Verslag over het jaar (15 februari 2013)

Transcriptie

1 Stichting Molendocumentatie Stichting voor het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van archieven en collecties van de Vereniging De Hollandsche Molen te Amsterdam Verslag over het jaar (15 februari 2013) De Stichting Molendocumentatie De Stichting Molendocumentatie is in 1980 opgericht om het beheer van de documentatie en het archief van de vereniging De Hollandsche Molen juridisch veilig te stellen. De stichting zorgt voor het in stand houden, uitbreiden en toegankelijk worden van de archieven, verzamelingen en collecties van de Vereniging "De Hollandsche Molen" om daarmee de Nederlandse molinologie te bevorderen. Om dit te bewerkstelligen is het Meerjarenbeleidsplan SMD vastgesteld waaruit jaarlijks een Jaarplan wordt opgesteld, dat halverwege het jaar en na afloop wordt geëvalueerd. Alle activiteiten worden verricht door uitsluitend vrijwilligers, de bestuursleden met ieder hun eigen deskundigheid en de medewerkers die wekelijks daadwerkelijk met de collectie bezig zijn. Bestuur In 2012 waren de bestuursleden J. Hoekstra en F.P. Don aftredend conform het Rooster van Aftreden. Zij stelden zich herkiesbaar en werden beiden benoemd voor respectievelijk een vierde en derde termijn. Derhalve bleef het bestuur ongewijzigd en was het op 31 december 2012 als volgt samengesteld: Voorzitter J. Hoekstra Rouveen Secretaris drs. J.G.S. Schemmekes Houten Penningmeester E.P. Hannema Haarlem Coördinator vrijwilligers E. Stoop Woerden Bibliothecaris F. Houwaard Groningen Lid drs. D.M. Bunskoeke Beilen Lid drs. F.P. Don Bunnik Lid G. Ottevanger `s Heer Hendrikskinderen Het Algemeen Bestuur kwam in 2012 bijeen op 16 februari, 5 juli, 20 september en 6 december. Het Dagelijks Bestuur, met de Coördinator-medewerkers, vergaderde op 10 januari, 17 april, 4 september en 6 november. Medewerkers Het team werd dit jaar uitgebreid met de heren R.H. Duurhoud en J.A.Vermeulen, beiden ook actief als vrijwillig molenaar. Helaas moest de heer Van Hees na de zomervakantie verlof nemen om zich voor te kunnen bereiden op een toekomstige verhuizing. Bovendien voelde de heer Pouw zich genoodzaakt te stoppen met zijn nuttig werk, het ordenen en beschrijven van de aanwezige tekeningen en topografische kaarten evenals het opzetten van een indeling voor de kleinbeelddia s. Het medewerkersteam was op 31 december dus als volgt samengesteld: - mevrouw A. Oomen Amsterdam - de heer R.H. Duurhoud Vorden - de heer C.A. van Hees* Amsterdam - de heer C.A.J. Hoek Gouda - de heer J.A.C. de Kroon Veenendaal (Hans) - de heer P.J. de Moes Hilversum - de heer J.A.Vermeulen Amersfoort - de heer G.H. Keunen* Utrecht ( * = in buitengewone dienst ) 1

2 Gelukkig is dit jaar het aantal zgn. donderdag-vrijwilligers dank zij de instroom min of meer gelijk gebleven. Dit neemt niet weg dat voortdurend getracht wordt het team te versterken. Dit is in 2012 onder meer gedaan door het schrijven van twee columns door de voorzitter in het blad Molens ( no 106 en 108). Deze hadden primair betrekking op een verzoek om moleninterieur-foto s toe te sturen en op de SMD-excursie maar riepen daarnaast ook op om als vrijwilliger bij de SMD actief te worden. De genoemde oproep voor het zenden van interieurfoto s leverde slechts een drietal reacties op, die in een aparte database zijn geplaatst. Het periodieke overleg tussen bestuur en medewerkers vond plaats op 16 februari en 20 september. Hierbij kwamen o.a. ter sprake: - het vrijwilligersbestand. - de eindevaluatie van het Jaarplan 2011, het Jaarplan 2012 en de halfjaarlijkse evaluatie hiervan. - het Jaarverslag de rekening SMD-2011 en de Begroting SMD de werkzaamheden m.b.t. Allemolens.nl. - de problemen m.b.t. Allemolens.nl (zoals onvolledige opname van het boekenbestand en van het Molenwoordenboek, beschadiging van materiaal en verwijdering zonder overleg). - de evaluatie van de excursie 2011 en de voorbereiding van de excursie Werkzaamheden Ook dit jaar werd er weer veel tijd besteed aan het project Allemolens.nl, vooral waar het de opbouw van de site betreft. Dit laatste wordt door DHM gecoördineerd, maar vanuit de SMD is hiervoor veel input vereist. Op dit gebied werd ook weer veel werk verricht door de heren De Kroon en Hooijberg. Het meeste werk werd vanuit huis gedaan, waarbij de heer De Kroon vanaf het derde kwartaal van 2011 gedurende de wintermaanden regelmatig in Amsterdam is om de door derden geleverde verbeteringen ook door te voeren in het fysieke fotobestand. Tevens doet hij veel werk door het invoeren van nieuw gescande foto s in Allemolens.nl. Nu de site nog in de vervolgfase is, en er dus nog steeds heel wat aan verbeterd en aangevuld moet worden, laat deze al duidelijk de vele toekomstige mogelijkheden zien. Onder de verantwoordelijkheid van mevr. Pouwels (DHM medewerkster) zullen de externe vrijwilligers en de SMD-medewerkers samen met een klankbordgroep, bestaande uit dhr. Endedijk, mevr. Pouwels en de heren Hannema en Stoop, voor de continuïteit zorgen. De afspraak hierbij is dat, daar de vereniging De Hollandsche Molen de eigenaar is van de digitale bestanden en van de website, deze ook verantwoordelijk is voor het juiste beheer en opslag. De website wordt gehost door DHM die daarvoor ook de kosten draagt. Het bijhouden van de digitale bestanden en de website, evenals de externe contacten, gebeurt door de vereniging De Hollandsche Molen Voor inhoudelijke vragen wordt de SMD ingeschakeld. Voor intern gebruik kan de SMD beschikken over werkkopieën van de digitale bestanden. Het analoge materiaal kan na het digitaliseren in theorie permanent worden opgeborgen maar zal gedurende 2 jaar, om praktijkervaring op te doen, bij de SMD blijven. (Zo is bijvoorbeeld bij het determineren van molenafbeeldingen het vergelijken met analoge afbeeldingen veel eenvoudiger dan met digitale afbeeldingen.) In het verslagjaar is al gebleken dat de afbeeldingen in analoge vorm niet te missen zijn voor de voortgang van andere werkzaamheden. De ervaring bij een aantal archieven leert dat het aantal bezoekers daalt als er gegevens op het internet worden gepubliceerd. Hoewel Allemolens.nl pas in het derde kwartaal van 2011 werd gelanceerd was de komst al wel op redelijke schaal bekend. In tegenstelling tot voorgaande jaren is het aantal bezoeken significant toegenomen. Een aantal bezoekers kwam meerdere keren voor onderzoek. Eén bezoeker kwam om research te doen voor het schrijven van een boek over verdwenen molens in de provincie Utrecht dat in 2013 moet verschijnen. Ook het aantal vragen nam licht toe evenals het aantal geleverde scans. Door DHM werd besloten dat de foto s via hun kanalen te koop zullen worden aangeboden, zodat in de toekomst het aantal te leveren scans verder zal afnemen tot volledig verdwijnen. 2

3 Bezoeken Binnengekomen verzoeken Uitgegane reacties Geleverde producten (scans/foto s) De heer Vermeulen zette het werk voort dat in het vorige jaar door mevrouw Engwirda was gestart, het opzetten van een database waarin de technische rapporten van de heer A.J. de Koning worden opgenomen. De heer De Koning startte zijn werk in 1946 en maakte van elk molenbezoek een verslag met veel technische informatie. Mevrouw Oomen heeft veel bijgedragen aan het beschrijven van de scans van de grote foto s in Allemolens.nl. Daar dit werk te langzaam vorderde heeft zij aangeboden, naast de donderdag, ook op dinsdag hieraan te werken. Dit jaar kwam het metadateren van de Grote Foto s klaar en zette zij dezelfde werkzaamheden voort, zij het nu voor de reeds op Allemolens.nl staande prentbriefkaarten. Andere werkzaamheden werden hiervoor voorlopig stopgezet. Het inventariseren door de heer Van Hees van de nalatenschap van de heer I.J. de Kramer werd voortgezet maar het probleem is nog steeds dat het vaak moeilijk te bepalen is waar iets moet worden ondergebracht. Daarnaast vorderde dit werk minder dan de heer van Hees had gehoopt door zijn tijdelijke afwezigheid wegens een voorgenomen verhuizing. In verband hiermee heeft hij besloten minder frequent aanwezig te zullen zijn. Zowel de heer Van Hees als mevrouw Oomen namen de taken van de heer Stoop waar tijdens diens vakantie. Door de heer Hoek werden vooral de losse (uitgeknipte) plaatjes en platen uit de diverse documentatiebestanden per molen geordend. Daarnaast worden door hem diverse schenkingen en legaten, bestaande uit vele mappen met opgeplakte foto s en gegevens over individuele molens, geordend en bij de dossiers gevoegd in de daarvoor bestemde hangmappen. De heer De Moes heeft ook dit jaar veel aandacht besteed aan de technische foto s uit de nalatenschap van I.J. de Kramer. Een extra probleem vormden de foto s waarbij niet de opnameplaats vermeld is. Aan dit werk werd niet alleen in Amsterdam gewerkt, doch veel digitaliseringsarbeid vond bij de heer De Moes thuis plaats. Hij verzorgde voor de Zuid-Hollandse afdeling van het Gilde van Vrijwillige Molenaars een lezing over Franse windmolens. De heer Pouw heeft het inventariseren van de technische tekeningen voortgezet en de gegevens in een digitaal bestand ondergebracht. Ten behoeve van Allemolens.nl werd een verklarende woordenlijst samengesteld die vrijwel klaar is en aan het einde van het verslagjaar 6000 lemma s bevatte! Zo vermeldt het jaarverslag van De heer Pouw ging er op dat moment vanuit dat zijn werk met het woordenboek vrijwel was afgerond. Ook in 2012 werd dit werk voortgezet. Momenteel bevat de lijst meer dan 9000 lemma s en nog wekelijks blijken er weer meer woorden te moeten worden opgenomen. Aan het eind van 2012 besloot de heer Pouw te stoppen met zijn werkzaamheden bij SMD. Hij zal het werk aan het woordenboek thuis voortzetten en hoopt het werk in maart 2013 gereed te hebben. De heer Stoop hield zich opnieuw bezig met de coördinatie van de vrijwilligers en besteedde veel tijd aan het beantwoorden van vragen. Veel tijd wordt ook besteed aan de contacten met DHM. De database met molenbranden werd opnieuw verder uitgebreid en bevat nu ruim 3400 branden tussen 1300 en nu. Om deze bestanden te kunnen koppelen aan Allemolens.nl moet iedere molen voorzien worden van het bijbehorende Ten Bruggencate-nummer. Veel tijd werd hieraan besteed, voornamelijk thuis. Hij verzorgde bovendien voor resp. de Vereniging Molenvrienden Rottemerengebied en de Zuid- Hollandse afdeling van het Gilde van Vrijwillige Molenaars een lezing over Molens wereldwijd. Net als vele voorgaande jaren verzorgde het vrijwilligersteam van de SMD tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging De Hollandsche Molen de verkoop van overtollige materiaal waardoor het mogelijk was door aankoop de bibliotheek extra aan te vullen. De verkoop lag op hetzelfde niveau als het voorgaande jaar. Dit ondanks het feit een lagere verkoop werd verwacht omdat met name bij de prentbriefkaarten de mooiste exemplaren in de voorgaande jaren van eigenaar zijn gewisseld. 3

4 Excursie Dit jaar vond de jaarlijkse excursie, voorbereid door de heer Ottevanger, plaats op 26 september. Met 16 personen (medewerkers en bestuur en Allemolens.nl-vrijwilligers) werd een bezoek gebracht aan het westelijk deel van de Alblasserwaard. Na de gastvrije ontvangst in het Wisboomgemaal werd per boot de zeer bijzondere Contramolen (= Molen Overwaard 4) bezocht en uitgebreid onderzocht. Daarna was de stomp van de korenmolen De Regt te Nieuw Lekkerland aan de beurt. Hier werden we ook weer ontvangen door vrijwilligers die ons allerlei, door de molenaars bedachte, slimme aanpassingen lieten zien. Gezien het enthousiasme van de vrijwilligers verbaasde het ons niet dat een week na ons bezoek bekend werd gemaakt dat deze molen de Molenprijs 2012 van de BankGiro Loterij, en daarmee een bedrag van , had gewonnen. Na de lunch in Cafe-Restaurant De Krom in Oud-Alblas werden we in Streefkerk door de Stichting tot Instandhouding van Molens in de Alblasserwaard en de Vijfheerenlanden (SIMAV) in hun korenmolen De Liefde geïnformeerd over hun activiteiten waarna tot besluit de molen zelf met de museumcollectie bezichtigd werd. 4

5 Aanwinsten Naar aanleiding van fusies, reorganisaties e.d. waar organisaties bij betrokken zijn die archiefmateriaal betreffende molens bezitten is besloten via het blad Molens en de Molenadviesraad aandacht te vragen voor het veiligstellen van dit materiaal. Dit geldt zeker ook voor analoog materiaal dat na digitalisering gevaar loopt. Om alert te kunnen reageren bij onverwachte situaties is voor intern gebruik tevens een lijst gemaakt van potentiële schenkers van archiefmateriaal. Naast de belastingvoordelen van de ANBI-status van de vereniging De Hollandsche Molen is afgesproken dat de vereniging De Hollandsche Molen incidenteel beziet of het nodig is bij te dragen aan de kosten van een notariële schenkingsakte. Omdat het aantal foto s van moleninterieurs bij de SMD maar ook bij de Rijksdienst erg beperkt is wordt actie ondernomen om dit te vergroten. Ook in 2012 werden de verzamelingen van de SMD verrijkt met enige schenkingen en legaten: Nalatenschappen en schenkingen Dhr. J. Udo Rossum Knipselalbum Dhr. S. Botma Houten geborduurde molens (weer afgestaan aan mevr.i. Pouwels) Mevr. T. Wieman Dronten dia s van dhr. W.Pot uit ca Dhr. De Kramer Arnhem Boeken en fotoalbum uit nalatenschap dhr. I.J. de Kramer Bibliotheek De reeds ten behoeve van Allemolens.nl gescande Kuijperatlasjes zijn bij Restauratie-atelier Helmond gerestaureerd. De kosten hiervoor bedroegen 2800,- en werden uit eigen middelen van SMD bekostigd. Ook werden de diverse jaargangen en door deze firma ingebonden. De bibliotheek van de vereniging De Hollandsche Molen is in 2012 uitgebreid met een aantal nieuw verschenen of antiquarisch aangeschafte boeken (ongeveer 70). Ook werden weer veel molentijdschriften ontvangen, die alle op artikelniveau zijn ontsloten, zodat ook de gegevens hiervan nu in de catalogus te vinden zijn. In totaal bevatte de catalogus op 31 december van het verslagjaar records (circa 360 meer dan eind 2011). In 2012 is door de vrijwilligers verder gewerkt om de toegankelijkheid van de catalogus via allemolens.nl te verbeteren. Zo zijn veel literatuurvermeldingen gekoppeld aan het record van de daarin beschreven molen, zodat van de molen op een eenvoudige manier naar de beschrijving daarvan in artikel of boek verwezen wordt, en omgekeerd bij de literatuur de gegevens van de molen gevonden kunnen worden. Verder zijn veel records voorzien van een afbeelding van boek of tijdschrift, wat de herkenbaarheid ten goede komt. Tevens is er een begin gemaakt met het opstellen van een lijst van Nederlandse archieven waarin zich relevante molenliteratuur bevindt. Deze zal ook via de site allemolens.nl online raadpleegbaar zijn. 5

6 Landelijk Molens (Vereniging De Hollandsche Molen) nr nr Molenwereld jrg. 14: 1-12 jrg. 15: 1-12 Gildebrief (Gilde van Vrijwillige Molenaars) jrg. 30: 1-4 jrg. 31: 1-4 Molinologie (TIMS Nederland-Vlaanderen) nr nr Tijdschrift voor Waterstaatsgeschiedenis jrg. 20: 1-2 jrg. 21: 1-2 Heemschut (Bond Heemschut) jrg. 88: 1-6 jrg. 89: 1-6 Vitruvius (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) jrg. 5: 1-4 nr Provinciaal / Regionaal De Zelfzwichter (Groninger Molenhuis) jrg. 15: 1-4 jrg. 16: 1-4 De Utskoat (De Fryske Mole) nr nr Stellingnieuws (Molenstichting Drenthe) nr nr Wiek en Rad (De Overijsselse Molen) jrg. 30: 1-4 jrg. 31: 1-4 De Gelderse Molen (Vrienden van de Gelderse Molen) jrg. 38: 1-4 jrg. 39: 1-4 De Wijerd (Behoud van de Sprengen en Beken op de Veluwe) jgr. 32: 1-4 jrg. 33: 1-4 De Windbrief (De Zaansche Molen) nr nr Molenpost (Alkmaarse Molenvereniging e.a.) nr nr De Windmolen (De Zeeuwse Molen) nr nr De Meule (De Westbrabantse Molens) nr nr Peellands Molennieuws (Peellandse Molenstichting) nr nr Buitenland / Internationaal International Molinology (TIMS) nr nr Molenecho's (België) jrg. 39: 1-4 jrg. 40: 1-4 Levende Molens (België) jrg. 33: 1-12 jrg. 34: 1-12 Mill News (Groot-Brittannië) nr nr Der Mühlstein (Duitsland) jrg. 28: 1-4 jrg Overleg met de Vereniging De Hollandsche Molen. Het bestuurlijk overleg van het DB met DHM vond plaats op 5 juli en op 6 december. Hierbij was DHM vertegenwoordigd door de vice-voorzitter de heer P. v.d. Brink en mevr. I. Pouwels. In dit overleg kwamen onder meer aan de orde: - de eindevaluatie van het Jaarplan 2011, de halfjaarlijkse evaluatie van het Jaarplan 2012 en het Jaarplan het Jaarverslag de rekening SMD-2011 en de Begroting SMD de werkzaamheden m.b.t. Allemolens.nl. - de problemen m.b.t. Allemolens.nl (zoals onvolledige opname van het boekenbestand en van het Molenwoordenboek, beschadiging van materiaal en verwijdering zonder overleg, de communicatie met de Allemolens.nl-vrijwilligers en de vorming van een Gebruikersgroep). - de wijze van archivering van het bestuursarchief van DHM en de wijze en beoordeling van een inventarisatie van het archief. - het voorbereiding van een aantal monografieën in het kader van het komend lustrum van DHM. - het vrijkomen van archieven met documentatie over molens bij het opheffen van instellingen. 6

7 Molenadviesraad. De heer Houwaard vertegenwoordigde de SMD op de vergadering van de Molenadviesraad van 23 maart in de molen De Windhond te Soest waarvan hij weer een verslag maakte. Aangezien de statutaire zittingsduur in de Molenadviesraad van maximaal 9 jaar voor de heer Houwaard in juni verstreken was heeft de SMD de heren Hoekstra en Schemmekes voor de periode juni 2012 juni 2015 als lid, respectievelijk reserve-lid afgevaardigd. De vergadering van de Molenadviesraad van 2 november werd door een misverstand onzerzijds niet bijgewoond. Zoals in 2011 besloten was zou de SMD regelmatig inventariseren welke onderwerpen vanuit de SMD voor advies bij de Molenadviesraad ingebracht konden worden. Dit resulteerde in februari in een verzoek aan de secretaris van de Molenadviesraad om het Allemolens.nl-project voor de Molenadviesraad te agenderen. De (vice-)voorzitter en secretaris van de Molenadviesraad vonden een bespreking echter nog prematuur en gaven aan dat het de bedoeling was het projectplan in april in het bestuur te bespreken en daarna in te brengen in het gezamenlijk overleg van vereniging en stichting. De diverse besprekingen resulteerden in 2012 in een lijst met 53 actiepunten waarvan er 30 geheel werden afgewerkt. 7