Verslag over het jaar (15 februari 2014)

Transcriptie

1 Stichting Molendocumentatie Stichting voor het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van archieven en collecties van de Vereniging De Hollandsche Molen te Amsterdam Verslag over het jaar (15 februari 2014) De Stichting Molendocumentatie De Stichting Molendocumentatie is in 1980 opgericht om het beheer van de documentatie en het archief van de vereniging De Hollandsche Molen juridisch veilig te stellen. De stichting zorgt voor het in stand houden, uitbreiden en toegankelijk worden van de archieven, verzamelingen en collecties van de Vereniging "De Hollandsche Molen" om daarmee de Nederlandse molinologie te bevorderen. Om dit te bewerkstelligen is het Meerjarenbeleidsplan SMD vastgesteld waaruit jaarlijks een Jaarplan wordt opgesteld, dat halverwege het jaar en na afloop wordt geëvalueerd. Alle activiteiten worden verricht door uitsluitend vrijwilligers, de bestuursleden met ieder hun eigen deskundigheid en de medewerkers die wekelijks daadwerkelijk met de collectie bezig zijn. Bestuur In 2013 waren de bestuursleden F. Houwaard en G. Ottevanger aftredend conform het Rooster van Aftreden. Zij stelden zich herkiesbaar en werden beiden benoemd voor een vierde termijn. Derhalve bleef het bestuur ongewijzigd en was het op 31 december 2013 als volgt samengesteld: Voorzitter Secretaris Penningmeester Coördinator vrijwilligers Bibliothecaris Lid Lid Lid J. Hoekstra drs. J.G.S. Schemmekes E.P. Hannema E. Stoop F. Houwaard drs. D.M. Bunskoeke drs. F.P. Don G. Ottevanger Rouveen Houten Haarlem Woerden Groningen Beilen Bunnik `s Heer Hendrikskinderen Het Algemeen Bestuur kwam in 2013 bijeen op 14 februari, 16 mei en 19 september. Het Dagelijks Bestuur, met de Coördinator-medewerkers, vergaderde op 8 januari, 4 april, 10 juli en 5 november. Medewerkers De heer C. van Hees, die vanaf de oprichting altijd nauw bij de SMD betrokken en zeer waardevol is geweest, moest helaas geleidelijk steeds meer afstand van de SMD-activiteiten nemen, maar wil nog wel beperkt oproepbaar zijn. Aangezien hij graag op de hoogte wil blijven van het wel en wee van de SMD wordt hij medewerker in buitengewone dienst en blijft hij gelukkig toch verbonden met de SMD. Het medewerkersteam werd dit jaar echter wel uitgebreid door het aanmelden van een nieuwe vrijwilliger, dhr. A. Zelders, die reeds langere tijd actief was als vrijwilliger bij het Allemolens.nl-project. Het medewerkersteam was op 31 december dus als volgt samengesteld: - mevrouw A. Oomen Amsterdam - de heer R.H. Duurhoud Vorden - de heer C.A. van Hees* Amsterdam - de heer C.A.J. Hoek Gouda - de heer J.A.C. de Kroon Veenendaal (Hans) - de heer P.J. de Moes Hilversum - de heer J.A.Vermeulen Amersfoort - de heer A. Zelders Hilversum - de heer G.H. Keunen* Utrecht ( * = in buitengewone dienst ) 1

2 Zoals in de voorgaande jaarverslagen steeds is opgemerkt blijft het team door de stijgende leeftijd erg kwetsbaar en zal er dus voortdurend getracht moeten worden het team te versterken. Hierbij wordt met name ook gedacht aan personen die i.v.m. het digitaliseren hoofdzakelijk thuis werken. Het periodieke overleg tussen bestuur en medewerkers vond plaats op 14 februari en 19 september. Hierbij kwamen o.a. ter sprake: - het vrijwilligersbestand en de posteractie. - de eindevaluatie van het Jaarplan 2012 en de inhoud van het Jaarplan het Jaarverslag de Rekening SMD-2012 en de Begroting SMD de verhuizing van de SMD naar de benedenverdieping.. - de werkzaamheden m.b.t. Allemolens.nl. - de evaluatie van de excursie 2012 en de voorbereiding van de excursie Werkzaamheden Ook dit jaar werd er weer veel tijd besteed aan het project Allemolens.nl, vooral waar het de opbouw van de site betreft. Dit laatste wordt door DHM gecoördineerd, maar vanuit de SMD is hiervoor veel input vereist. Op dit gebied werd ook weer veel werk verricht door de heren De Kroon en Hooijberg. Het meeste werk werd vanuit huis gedaan, waarbij de heer De Kroon gedurende de wintermaanden regelmatig in Amsterdam is om de door derden geleverde verbeteringen ook door te voeren in het fysieke fotobestand. Tevens doet hij veel werk door het invoeren van nieuw gescande foto s in Allemolens.nl. Nu de site nog in de vervolgfase is, en er dus nog steeds heel wat aan verbeterd en aangevuld moet worden, laat deze al duidelijk de vele toekomstige mogelijkheden zien. Onder de verantwoordelijkheid van mevr. Pouwels (DHM medewerkster) zullen de externe vrijwilligers en de SMD-medewerkers samen met een klankbordgroep, bestaande uit dhr. Endedijk, mevr. Pouwels en de heren Hannema en Stoop, voor de continuïteit zorgen. De afspraak hierbij is dat de vereniging De Hollandsche Molen, als eigenaar van de digitale bestanden en de website, ook verantwoordelijk is voor het juiste beheer en opslag. De website wordt gehost door DHM die daarvoor ook de kosten draagt. Het bijhouden van de digitale bestanden en de website, evenals de externe contacten, gebeurt door de vereniging De Hollandsche Molen Voor inhoudelijke vragen wordt de SMD ingeschakeld. Voor intern gebruik kan de SMD beschikken over werkkopieën van de digitale bestanden. Het analoge materiaal kan na het digitaliseren in theorie permanent worden opgeborgen maar zal gedurende 2 jaar, om praktijkervaring op te doen, bij de SMD blijven. (Zo is bijvoorbeeld bij het determineren van molenafbeeldingen het vergelijken met analoge afbeeldingen veel eenvoudiger dan met digitale afbeeldingen.) In het verslagjaar is opnieuw gebleken dat de afbeeldingen in analoge vorm niet te missen zijn voor de voortgang van andere werkzaamheden. De ervaring bij een aantal archieven leert dat het aantal bezoekers daalt als er gegevens op het internet worden gepubliceerd. Hoewel Allemolens.nl pas in het derde kwartaal van 2011 werd gelanceerd was de komst al wel op redelijke schaal bekend. In tegenstelling tot het voorgaande jaar is het aantal bezoeken in 2013 significant afgenomen. Ook het aantal vragen nam licht af terwijl het aantal geleverde scans iets toenam. Door DHM werd besloten dat de foto s via hun kanalen te koop zullen worden aangeboden, zodat in de toekomst het aantal te leveren scans verder zal afnemen tot volledig verdwijnen Persoonlijke bezoeken Binnengekomen verzoeken Uitgegane reacties Geleverde producten (scans/foto s) Mevrouw Oomen heeft op nieuw zeer veel bijgedragen aan het beschrijven van de scans in Allemolens.nl. Daar dit werk te langzaam vorderde heeft zij aangeboden, naast de donderdag, ook op dinsdag hieraan te werken. Dit jaar zette zij deze werkzaamheden op dezelfde wijze voort, en beschreef zij ruim prentbriefkaarten. Andere werkzaamheden werden hiervoor voorlopig stopgezet. Mevrouw Oomen nam tevens de taken van de heer Stoop waar tijdens diens vakantie. 2

3 Daar de heer Van Hees zijn werkzaamheden vrijwel geheel heeft afgebouwd kwam het inventariseren van de laatste restjes van de nalatenschap van de heer I.J. de Kramer tot stilstand. Door de heer Hoek werden vooral de losse (uitgeknipte) plaatjes en platen uit de diverse documentatiebestanden per molen geordend. Daarnaast worden door hem diverse schenkingen en legaten, bestaande uit vele mappen met opgeplakte foto s en gegevens over individuele molens, geordend en bij de dossiers gevoegd in de daarvoor bestemde hangmappen. De heer De Moes heeft het inventariseren en het digitaliseren van de technische foto s uit de nalatenschap van I.J. de Kramer afgerond. Dit jaar heeft hij de meeste tijd besteed aan het uitzoeken van de enorme collectie kleinbeelddia s. Deze collectie bevat veel afbeeldingen die niets toevoegen aan de bestaande collectie en veel dia s zijn bovendien zowel fotografisch als technisch van slechte kwaliteit. Dit materiaal wordt daarom inmiddels ontzameld waarbij tot nu toe 3000 dia s werden gescand en beschreven. Aan dit werk werd niet alleen in Amsterdam gewerkt, doch veel digitaliseringsarbeid vond weer bij de heer De Moes thuis plaats. De heer Vermeulen ging verder met het opzetten van een database waarin de technische rapporten van de heer A.J. de Koning worden opgenomen. De heer De Koning startte zijn werk in 1946 en maakte van elk molenbezoek een verslag met veel technische informatie. De heer Zelders is bezig met het nader omschrijven van de bestaande inventaris. Het betreft de correspondentie tussen bestuursleden van de Vereniging De Hollandsche Molen en externe correspondenten, met betrekking tot specifieke molens. Inmiddels heeft hij ca foto s gemetadateerd. De heer Stoop hield zich opnieuw bezig met de coördinatie van de vrijwilligers en besteedde veel tijd aan het beantwoorden van vragen. Veel tijd wordt ook besteed aan de contacten met DHM. De database met molenbranden werd opnieuw verder uitgebreid en bevat nu ruim 5400 branden tussen 1300 en nu. Nieuw opgenomen is Blikseminslag zonder brand te veroorzaken, dit omdat vaak gedacht wordt dat blikseminslag altijd leidt tot brand. Tot nu toe zijn 158 van dit soort gevallen opgenomen. Om deze bestanden te kunnen koppelen aan Allemolens.nl moet iedere molen voorzien worden van het bijbehorende Ten Bruggencate-nummer. Veel tijd werd hieraan besteed, voornamelijk thuis. Hij verzorgde bovendien voor een bejaardenclub een lezing over molens en waterbeheersing. De getoonde foto s van molens in en rond Dordrecht waren afkomstig uit de verzameling van de Vereniging De Hollandsche Molen. Tevens gaf hij een lezing over molens voor groep zes en zeven van een basisschool in Bodegraven. Net als vele voorgaande jaren verzorgde het vrijwilligersteam van de SMD tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging De Hollandsche Molen de verkoop van overtollige materiaal waardoor het mogelijk was door aankoop de bibliotheek extra aan te vullen. De verkoop lag op hetzelfde niveau als de voorgaande jaren. Dit ondanks het feit een lagere verkoop werd verwacht omdat met name bij de prentbriefkaarten de mooiste exemplaren in de voorgaande jaren van eigenaar zijn gewisseld. Excursie Dit jaar vond de jaarlijkse excursie, voorbereid door de heren Hoekstra en Schemmekes, plaats op 25 september. Met 16 personen (medewerkers en bestuur en Allemolens.nl-vrijwilligers) werd een bezoek gebracht aan NW Overijssel. Na de ontvangst in het museum van Staphorst, waar ook de roskarnmolen werd bezichtigd, ging het per bus naar de molen De Leijen, die helaas niet draaide maar wel toegankelijk was. Daarna ging de tocht via Nijeveen ( De Sterrenberg met zelfzwichting) naar Stoomgemaal Mastenbroek te Genemuiden. Hier kregen wij een uitvoerige rondleiding waardoor het niet-onder-stoom zijn ruimschoots gecompenseerd werd. De tocht ging vervolgens via Kampen ( d Olde Zwarver ) en Zalk ( De Valk ) naar Molecaten te Hattem waar, na een uitstekende lunch in het gelijknamige restaurant, de bovenslagwatermolen bezichtigd werd. Ook werd in Hattem De Fortuin bezocht, een walmolen die opvallend veel educatief molenmateriaal bleek te bezitten. Als klap op de vuurpijl werd daarna in Zwolle de oliemolen De Passiebloem bezocht. Hoewel tegen sluitingstijd werden we in 2 groepen door enkele enthousiaste vrijwilligers rondgeleid: een fantastisch besluit van de molenexcursie. Terug in Staphorst werd als afsluiting genoten van een afzakkertje bij de voorzitter in Rouveen! 3

4 Staphorst, Rosmolen Staphorst, De Leijen Mastenbroek, d' Olde Mesiene Molecaten Molecaten, de lunch Hattum, De Fortuin Hattum, De Fortuin (Handbuil) Zwolle, De Passiebloem 4

5 Aanwinsten Naar aanleiding van fusies, reorganisaties e.d. waar organisaties bij betrokken zijn die archiefmateriaal betreffende molens bezitten is besloten via het blad Molens en de Molenadviesraad aandacht te vragen voor het veiligstellen van dit materiaal. Dit geldt zeker ook voor analoog materiaal dat na digitalisering gevaar loopt. Om alert te kunnen reageren bij onverwachte situaties is voor intern gebruik tevens een lijst gemaakt van potentiële schenkers van archiefmateriaal. Naast de belastingvoordelen van de ANBI-status van de vereniging De Hollandsche Molen beziet de vereniging De Hollandsche Molen incidenteel of het nodig is bij te dragen aan de kosten van een notariële schenkingsakte. Omdat het aantal foto s van moleninterieurs bij de SMD maar ook bij de Rijksdienst erg beperkt is wordt actie ondernomen om dit te vergroten. Ook in 2013 werden de verzamelingen van de SMD verrijkt met enige schenkingen en legaten: Nalatenschappen en schenkingen Mevr. Anneke Dekkers Papendrecht boeken en fotoalbums Dhr. J.M. de Jong Varsseveld boeken, tijdschriften en albums Dhr. van Dommelen Uitdam fotoalbums uit de nalatenschap van dhr. C.M.J. van Dommelen ( ). Bibliotheek De reeds ten behoeve van allemolens.nl gescande Kuijperatlasjes zijn bij Restauratie-atelier Helmond gerestaureerd. Helaas bleken een aantal katernen daarna ondersteboven te zijn ingebonden. Dit zal door het restauratieatelier worden gecorrigeerd en zal begin 2014 worden afgerond. De kosten hiervoor bedroegen 2800,- en werden uit eigen middelen van SMD bekostigd. Ook werden de jaargangen en van het blad Molens door deze firma ingebonden. De bibliotheek van de vereniging De Hollandsche Molen is in 2013 uitgebreid met nieuw verschenen (30) of antiquarisch aangeschafte (20) boeken. Ook werden weer landelijke en regionale molentijdschriften ontvangen, die op artikelniveau zijn ontsloten, zodat ook de gegevens hiervan nu in de catalogus op de site allemolens.nl te vinden zijn. In totaal bevatte deze catalogus op 31 december van het verslagjaar records (4.703 boeken/tijdschriften, artikelen). In 2013 is door de vrijwilligers verder gewerkt om de toegankelijkheid van de catalogus via allemolens.nl te verbeteren. Zo zijn veel literatuurvermeldingen gekoppeld aan het record van de daarin beschreven molen, zodat van de molen op een eenvoudige manier naar de beschrijving daarvan in artikel of boek verwezen wordt, en omgekeerd bij de literatuur de gegevens van de molen gevonden kunnen worden. Verder zijn veel records nu voorzien van een afbeelding van het omslag van boek of tijdschriftaflevering. Tevens is er een begin gemaakt met het opstellen van een lijst van Nederlandse archieven waarin zich relevante molenliteratuur bevindt. Deze zal ook via de site allemolens.nl online raadpleegbaar zijn. 5

6 Landelijk Molens (Vereniging De Hollandsche Molen) nr nr Molenwereld jrg. 15: 1-12 jrg. 16: 1-12 Gildebrief (Gilde van Vrijwillige Molenaars) jrg. 31: 1-4 jrg. 32: 1-4 Molinologie (TIMS Nederland-Vlaanderen) nr nr Tijdschrift voor Waterstaatsgeschiedenis jrg. 21: 1-2 jrg. 22: 1 Heemschut (Bond Heemschut) jrg. 89: 1-6 jrg. 90: 1-6 Vitruvius (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) nr nr Provinciaal / Regionaal De Zelfzwichter (Groninger Molenhuis) jrg. 16: 1-4 jrg. 17: 1-4 De Utskoat (De Fryske Mole) nr nr Stellingnieuws (Molenstichting Drenthe) nr nr Wiek en Rad (De Overijsselse Molen) jrg. 31: 1-4 jrg. 32: 1-4 De Gelderse Molen (Vrienden van de Gelderse Molen) jrg. 39: 1-4 jrg. 40: 1-4 De Wijerd (Behoud van de Sprengen en Beken op de Veluwe) jrg. 33: 1-4 jrg. 34: 1-4 De Windbrief (De Zaansche Molen) nr nr Molenpost (Alkmaarse Molenvereniging e.a.) nr nr De Windmolen (De Zeeuwse Molen) nr nr De Meule (De Westbrabantse Molens) nr nr Peellands Molennieuws (Peellandse Molenstichting) nr nr Buitenland / Internationaal International Molinology (TIMS) nr nr Molenecho's (België) jrg. 40: 1-4 jrg. 41: 1-4 Levende Molens (België) jrg. 34: 1-12 jrg. 35: 1-12 Mill News (Groot-Brittannië) nr nr Der Mühlstein (Duitsland) jrg jrg. 30 Niet ontv. Overleg met de Vereniging De Hollandsche Molen. Het bestuurlijk overleg van het DB met DHM vond plaats op 4 april (DHM vertegenwoordigd door de voorzitter de heer N. Salm en mevr. N. Bakker), 16 mei (namens DHM de vice-voorzitter de heer P. v.d. Brink en mevr. I. Pouwels) en op 5 december (namens DHM de directeur de heer L. Endedijk en mevr. I. Pouwels). In dit overleg kwamen onder meer aan de orde: - de eindevaluatie van het Jaarplan 2012, en het Jaarplan het Jaarverslag de Rekening SMD-2012 en de Begroting SMD de verhuizing van de SMD naar de benedenverdieping. - de werkzaamheden m.b.t. Allemolens.nl. - het voorbereiding van een aantal monografieën. - de acceptatievoorwaarden van archieven met documentatie over molens. Molenadviesraad. De heer Schemmekes vertegenwoordigde, als reserve-lid van de Molenadviesraad, de SMD in de vergadering van 22 maart in de molen De Windhond te Soest, de heer Hoekstra, als lid van de Molenadviesraad, in de vergadering van 8 november. De diverse besprekingen resulteerden in 2013 in een lijst met 35 actiepunten waarvan er 21 geheel waren afgewerkt op 31 december