Verslag van de Stichting Molendocumentatie te Amsterdam over het jaar 2017

Transcriptie

1 Stichting Molendocumentatie Stichting voor het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van archieven en collecties van de Vereniging De Hollandsche Molen te Amsterdam Verslag van de Stichting Molendocumentatie te Amsterdam over het jaar 2017 De Stichting Molendocumentatie De Stichting Molendocumentatie is in 1980 opgericht om het beheer van de documentatie en het archief van de vereniging De Hollandsche Molen juridisch veilig te stellen. De stichting zorgt voor het in stand houden, uitbreiden en toegankelijk maken van de archieven, verzamelingen en collecties van Vereniging De Hollandsche Molen ten dienste van de molinologie in Nederland. Om dit te bewerkstelligen is het Meerjarenbeleidsplan SMD vastgesteld van waaruit jaarlijks een Jaarplan wordt opgesteld. Dit jaarplan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd. Alle activiteiten worden verricht door vrijwilligers: bestuursleden met ieder een eigen deskundigheid en archiefmedewerkers die wekelijks daadwerkelijk met de collectie bezig zijn. Bestuur In 2017 was er in het bestuur één mutatie. Op eigen verzoek is de heer Houwaard terug getreden als secretaris. In zijn plaats trad de heer R. van der Burg toe tot het bestuur in de functie van secretaris. Het bestuur bestond op 31 december 2017 daarom uit: Voorzitter, lid DB J. (Jippe) Hoekstra einde bestuursperiode: 2020 Secretaris, lid DB R. (Rob) van der Burg einde bestuursperiode: 2021 Penningmeester, lid DB E.P. (Eric) Hannema einde bestuursperiode: 2019 Coördinator vrijwilligers, lid DB E. (Erik) Stoop einde bestuursperiode: 2019 Lid AB J.G.S. (Hans) Schemmekes einde bestuursperiode: 2018 Lid AB D.M. (Dick) Bunskoeke einde bestuursperiode: 2018 Lid AB F.P. (Peter) Don einde bestuursperiode: 2020 Lid AB D. (Dick) Zweers einde bestuursperiode: 2021 Het Algemeen Bestuur kwam in 2017 bijeen op 23 februari, 11 mei, 14 september en 14 december. Het Dagelijks Bestuur vergaderde op 24 januari, 11 april en 24 november. Medewerkers Het medewerkersteam, vrijwilligers die op donderdag werkzaam zijn in het kantoor, bestond dit jaar naast coördinator Erik Stoop en bibliothecaris Frank Houwaard uit de volgende vrijwilligers: mevrouw A. (Agnes) Oomen de heer R.H. (Ruud) Duurhoud de heer P.P.M. (Pieter) Lemmens de heer P.J. (Peter) de Moes de heer J.A. (Jan) Vermeulen de heer A. (André) Zelders Amsterdam Vorden Bilthoven Hilversum Amersfoort Hilversum Daarnaast is er één medewerker 'in buitengewone dienst', de heer G.H. Keunen uit Utrecht secretariaat: Rob van der Burg blz. 1/5

2 De voorgaande jaren als medewerker in buitengewone dienst genoemde heer C.A. van Hees moest door een ernstig herseninfarct zijn zeer waardevolle inbreng stoppen. Medewerkers die extern (vanuit huis) veel nuttig werk aan allemolens.nl verricht hebben door het doorgeven van aanvullingen en het verfijnen van beschrijvingen bij afbeeldingen: de heer M. (Michiel) Hooijberg, die o.a. alle binnenkomende opmerkingen in allemolens.nl verwerkt. Hij is tevens de contactpersoon voor Atlantis en Defend-It. de heer E. (Erwin) Esselink de heer L. (Leo) van der Drift de heer L. (Lolke) Rang de heer G.L. (Geert) Nienhuis. Tevens is er een aantal personen die op incidentele basis aanvullingen cq verbeteringen in allemolens.nl doorgegeven. Zoals in de voorgaande jaarverslagen steeds is opgemerkt blijft het team door de stijgende leeftijd erg kwetsbaar en zal er dus voortdurend getracht moeten worden het team te versterken. Hierbij wordt vooral ook gedacht aan personen die i.v.m. het digitaliseren hoofdzakelijk thuis werken. In 2017 vond het periodieke overleg tussen bestuur en medewerkers plaats op 23 februari en op 14 september, voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur. Hierbij kwamen o.a. ter sprake: het jaarplan en begroting 2018 het jaarverslag 2016 en de jaarrekening 2016 de verbouwing van de bovenverdieping de werkzaamheden van de vrijwillige medewerkers de werkzaamheden en beleidsvoornemens die verband houden met allemolens.nl de voorbereidingen van het project voor digitalisering van het deel van het archief van voor Immaterieel Cultureel Erfgoed Door de inspanningen van Het Gilde van Vrijwillige Molenaars, Vereniging De Hollandsche Molen, het Ambachtelijk Korenmolenaarsgilde en het Gild Fryske Mounders is het gelukt om het ambt van molenaar op te nemen op de Representatieve Lijst van Immaterieel Cultureel Erfgoed van de mensheid bij UNESCO. Tijdens een persconferentie bij Krijtmolen d Admiraal in Amsterdam werd dit op 7 december 2017 bekend gemaakt. De SMD was hierbij vertegenwoordigd. Werkzaamheden Verbouwing bovenverdieping De verbouwing van de bovenverdieping van het huis van DHM en de SMD heeft in 2017 plaatsgevonden. De ruimtes zijn opnieuw ingericht en de toiletten vernieuwd. Er is nu een bibliotheek annex vergaderzaal beschikbaar voor zowel DHM als de SMD. De vrijwilligers hebben veel tijd besteed aan het inpakken en uitpakken van de verhuisdozen en het opnieuw inrichten van de bibliotheek. De boeken staan nu geordend in grote kasten en zijn beschikbaar voor gebruik. secretariaat: Rob van der Burg blz. 2/5

3 Project digitalisering Veel werk is verzet voor de voorbereiding van de digitalisering van het archief van voor 1950, enerzijds het maken van inventarislijsten, anderzijds de beoordeling van de uitgevraagde offertes. Er is subsidie aangevraagd via het project Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek. De KB heeft via dit project al veel archieven laten archiveren. De KB stelt daarvoor financiële middelen beschikbaar, maar stelt dan wel voorwaarden aan de vorm van digitalisering. De bedoeling is dat afgeleide scans ter beschikking komen van de website en raadpleegbaar worden. In december werd bericht ontvangen van de KB dat een subsidie van 100% wordt verleend. Om de digitalisering te kunnen uitvoeren is er eerst een voorbereiding nodig in de vorm van het ordenen van de dossiers, nietjes en paperclips verwijderen, ezelsoren recht strijken, scheuren herstellen etc. Daarna kan een ander bedrijf de digitalisering uitvoeren. Er zijn bij twee bedrijven offertes gevraagd voor de voorbereiding en bij drie bedrijven voor de digitalisering. De vrijwilligers Jan Vermeulen en André Zelders hebben samen met de coördinator Erik Stoop en de nieuwe secretaris van SMD Rob van der Burg, de offertes beoordeeld, analyse tabellen ingevuld, gesprekken met partijen gevoerd en uiteindelijk een voorstel naar DHM gebracht. Het advies heeft geleid tot de selectie van de firma Hoogduin in Delft voor de voorbereiding en de firma GMS in Alblasserdam voor de digitalisering. In 2018 en 2019 zal de voorbereiding en de digitalisering worden uitgevoerd. Voor het digitaliseren van het archief van na 1950 moet nog naar financiële middelen worden gezocht om ook dat deel van het archief te kunnen digitaliseren. Website allemolens.nl Ook dit jaar werd er weer veel tijd besteed aan het project allemolens.nl, vooral waar het de opbouw van de site betreft. Dit laatste wordt door DHM gecoördineerd, maar vanuit de SMD is hiervoor veel input vereist. Tijdens de jaarvergadering van DHM in maart 2017 is aandacht besteed aan de totaal vernieuwde website. Er werden 952 opmerkingen van bezoekers van de site verwerkt, 127 zoekplaatjes opgelost en 469 nieuwe molenrecords toegevoegd. Het aantal bezoekers (8 bezoekers in 2017) aan het documentatiecentrum in Amsterdam vertoont al jaren een dalende tendens. Omdat inmiddels al veel informatie beschikbaar is via de website allemolens.nl is dit verklaarbaar. In een tweetal gevallen is bezoek uitgesteld tot 2018 in verband met de verbouwing, waardoor boeken niet te raadplegen waren. Werkzaamheden van de vrijwilligers Agnes Oomen: het inventariseren van dozen voor het digitaliseringsproject, het beschrijven van de negatieven van De Kramer (gereed), het uitzoeken van foto s. Agnes Oomen is bezig geweest met het invoegen van de ordeningsschema s in Atlantis, zodat nu bijvoorbeeld het gedeponeerde archief van de Stichting Electriciteitsopwekking door Windmolens daar een plaats kan vinden. Een nieuw verworven voorraad ansichtkaarten wordt door haar uitgezocht. Jan Vermeulen: het inventariseren van dozen voor het digitaliseringsproject, de voorbereiding van dit project (projectplan) en een ordening maken van het archief van de Stichting Elektriciteitsopwekking. Erik Stoop: besteedt veel tijd aan het beantwoorden van s met molinologische vragen. Ruud Duurhoud: het ordenen van steeds weer toestromende prentbriefkaarten voor de jaarvergadering, volgens hem zelf is het dweilen met de kraan open. Hij heeft het idee dat de verkoop van kaarten door de aantrekkende economie weer wat toeneemt. secretariaat: Rob van der Burg blz. 3/5

4 Pieter Lemmens: het sorteren van boeken en ander materiaal voor verkoop bij de jaarvergadering, het onderbrengen van de prutsmolentjes (modelmolens) buiten ons archief in Amsterdam is geslaagd, zij hebben allemaal een zinvolle herbestemming gekregen. Hij stelt voor meer vergaderingen van molenorganisaties te bezoeken om daar boeken te verkopen, zodat zoveel mogelijk overtollig materiaal een herbestemming vindt. André Zelders: zorgt dat het digitaliseringsproject blijft lopen, maken en bijhouden van werkschema s, ordenen en inventariseren van de gedeponeerde archieven van voor Peter de Moes: digitaliseren van de negatieven van Tersteeg (de helft is gedaan) De negatieven van Frieke (circa 3500, vooral watermolens, jaren ) zijn verwerkt en worden nu in Atlantis ingevoegd; dit zijn voornamelijk afbeeldingen van watermolens en zij vormen een goede aanvulling op de collectie. Frank Houwaard: is bezig geweest met het opnieuw inrichten van de boekenkasten, nu de verbouwing voltooid is en de verhuisdozen teruggebracht zijn. Er lijkt voldoende ruimte om de bibliotheek onder te brengen en ook de verwachte groei van de komende jaren te plaatsen. Ook voor de boeken die elektronisch beschikbaar komen is het een taak van SMD om bij te houden waar deze te vinden zijn. Nog een punt van discussie vormt de ontsluiting van de diverse bij SMD gedeponeerde particuliere archieven. Excursie Dit jaar vond de jaarlijkse excursie, voorbereid door de heren Hannema en Stoop, plaats op woensdag 20 september. Met 22 personen (medewerkers, bestuur en externe vrijwilligers van de SMD en Janny Zwerver en Nicole Bakker van DHM) werd een bezoek gebracht aan Noord- Limburg. Er werd een bezoek gebracht aan de windmolens in Horn (De Hoop en De Welvaart) en De Grauwe Beer in Beesel. Tevens werd een bezoek gebracht aan de Friedesse molen in Neer en de Leumolen in het Leudal. De ontvangst en het diner vonden plaats in de Elisabethshof in Haelen. Hier bevindt zich een bijzondere watermolen, welke wordt gebruikt voor het opwekken van elektrische energie ten behoeve van de Elisabethshof. Excursieleider deze dag was Paul van den Bercken Nalatenschappen en schenkingen Namens De Hollandsche Molen werden dit verslagjaar door de SMD weer een aantal schenkingen in ontvangst genomen en verwerkt. Het betrof hier kleine schenkingen van boeken en dergelijke. Bijzonder is de scriptie van de heer Brons uit ca 1910 over molen De Roos in Delft welk we ontvingen van zijn kleindochter mevrouw Marijke Voskamp in Maastricht. Bibliotheek De bibliotheek van de vereniging De Hollandsche Molen is in 2017 uitgebreid met circa 100 nieuw verschenen, via nalatenschappen verkregen of antiquarisch aangeschafte boeken. Ook werden weer landelijke en regionale molentijdschriften ontvangen, waarvan de artikelen in de catalogus zijn opgenomen. In totaal bevatte de catalogus op 31 december van het verslagjaar records (5.152 boeken, artikelen). In 2017 is door de vrijwilligers verder gewerkt om de toegankelijkheid van de catalogus via allemolens.nl te verbeteren. Overleg met De Hollandsche Molen Het bestuurlijk overleg van het DB met vereniging De Hollandsche Molen (vertegenwoordigd door Nicole Bakker en Janny Zwerver) vond plaats op 11 mei en op 14 december. Bij dit overleg kwamen onder meer de volgende punten ter sprake: onderzoek of afbeeldingen van molens via een link op de nationale beeldbank mogelijk is secretariaat: Rob van der Burg blz. 4/5

5 het jaarverslag 2016 het jaarplan en de begroting van SMD voor 2018 de verbouwing van de bovenverdieping van het pand aan de Zeeburgerdijk de analyse van het gebruik van de website allemolens.nl de voorbereiding voor digitalisering van een deel van het verenigingsarchief de noodzaak of verzuring van het archief nu of later moet worden aangepakt Molenadviesraad De heer Hoekstra vertegenwoordigde, als lid van de Molenadviesraad, de SMD in de bijeenkomsten van de Raad op 7 april 2017 in Soest en op 3 november 2017 in Amersfoort. Zo bleven wij op de hoogte van de recente ontwikkelingen en ideeën van de diverse organisaties in de Nederlandse molenwereld. Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van secretariaat: Rob van der Burg blz. 5/5