BIJLAGE B: PRESTATIEAFSPRAKEN -- SPECIFIEK DEEL VAN DE BESCHIKKING

Transcriptie

1 BIJLAGE B: PRESTATIEAFSPRAKEN -- SPECIFIEK DEEL VAN DE BESCHIKKING d.d. 3 maart 2009 [zaaknr / briefnr /10/A.12, CW] VOOR Groninger Molenhuis. DEEL 1. Beschrijving feitelijke situatie a. Missie organisatie en provinciaal kader Missie organisatie (kort en bondig beschreven) Het Groninger Molenhuis is de koepel en kenniscentrum voor moleneigenaren, molenvrijwilligers en molenvrienden in de provincie Groningen. Het Molenhuis bevordert de instandhouding van het molenbezit door (financieel) draagvlak te genereren, door molens draaiend te houden, door molenaars en molengidsen op te leiden en door presentaties en manifestaties te bevorderen waarbij molens een vanzelfsprekende plaats krijgen binnen het integrale Verhaal van Groningen. Provinciaal kader (algemene omschrijving voor betreffende programma en indien relevant specificatie voor de betreffende sector) Het Groninger Molenhuis valt binnen de taakstelling zoals geformuleerd binnen het tweede beleidsprogramma van de Cultuurnota , te weten Het Verhaal van Groningen - Identiteit door Ontwikkeling. De Collectie Groningen is hierbij het vertrekpunt als het collectief van de verschillende collecties (immaterieel erfgoed, archieven, bibliotheken, musea, monumenten, archeologie en landschap). De Provincie Groningen continueert de doelen van (integrale) presentaties en instandhouding van de Collectie Groningen, waarbij samen met partners een verdere verdieping van het beleid wordt gerealiseerd. De collecties zijn ons publiek bezit en ons collectief geheugen. De Provincie Groningen ziet het als een opdracht om samen met partners de Collectie Groningen in stand te houden en de informatie die hierin besloten ligt in samenhang, actueel, interactief, kritisch en in relatie met de omringende wereld te presenteren aan de bewoners van, bezoekers aan en geïnteresseerden in de provincie Groningen. Het doel van dit beleid is om de rijkdom en dynamiek van de eigen regio (verhalen van en over Groningen) nog meer zichtbaar te maken, waar mogelijk in samenhang en bredere context. Het concept Culturele Biografie dient hierbij als inspiratiebron. Culturele instellingen hebben naast hun taak als beheerder juist hierin een taak om meer als gids of bemiddelaar op te treden om gebruikers de weg te wijzen. De Provincie Groningen ziet de (ondersteunings)organisatie Groninger Molenhuis als een belangrijke partner voor de realisatie van Het Verhaal van Groningen, zowel wat betreft de (integrale) presentaties als instandhouding. Het Molenhuis vervult als koepel een ondersteunende rol voor de moleneigenaren in de provincie Groningen, is het Groninger kenniscentrum voor de molensector. Het functioneert in een regionaal en landelijk erfgoednetwerk. Het Groninger Molenhuis heeft een stimulerende en samenbindende functie voor het veld en een belangrijke positie met betrekking tot de netwerk- en platformfunctie, zelfs breder dan het erfgoedveld. Dit laatste ziet de Provincie Groningen als een goede ontwikkeling omdat organisaties en sectoren niet meer los van elkaar kunnen functioneren. b. Beschrijving van de huidige organisatiestructuur en beschrijving van wat de organisatie in huis heeft om resultaten te bereiken. (de organisatie is en heeft ) Organogram en typering organisatie Het Groninger Molenhuis is een stichting met een bestuur en een directeur. De stichting volgt de Code Cultural Governance. 1

2 Bestuur, personeel, vrijwilligers: fte's en functie (wie zitten in het bestuur, wie voeren de dagelijkse gang van zaken uit en voor hoeveel fte's) Het bestuur bestaat uit: Voorzitter: Erik Triemstra (burgemeester Bellingwedde), tevens voorzitter Museumhuis Secretaris: Tony Dam, bestuur De Widde Meul n Penningmeester: Lid: Theo Bos, accountant Grieto de Vries, Slochter Molenstichting; Molenstichting Oldambt, vrijwillig molenaar De Stichting deelt een directeur en denbureauorganisatie met het Museumhuis Groningen. De directeur geeft leiding aan de dagelijkse gang van zaken. De taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in een directiestatuut. De gemeenschappelijke medewerkers (directeur, secretariaat, pr en opleidingen) worden voor 30% toegerekend aan het Molenhuis. Daarnaast staan op de loonlijst een bouwkundig medewerker voor 6 uur per week. Voor bureauwerkzaamheden kan het Molenhuis een beroep doen op een administratieve kracht die wordt gefinancierd vanuit de seniorenregeling van de gemeente Groningen. Daarnaast zijn verschillende vrijwilligers actief, zoals de redacteur van het tijdschrift De Zelfzwichter, redactieleden van dit tijdschrift, commissieleden en vrijwilligers van het Molenarchief. Bestuur Groninger Molenhuis = Bestuur Groninger Molenarchief Gilde Vrijw. Molenaars, afd.groninger Directeur (8 uur) Biotoopwacht (1 vrijwilliger) Administratie & secretariaat Admin. medewerker (20 u) Admin. medewerker (14 u; externe financiering) Werkgroep Collectie Bouwkundig medewerker (6 u) Werkgroep Publiek Redacteur Zelfzwichter (10 u) 3 medewerkers archief (3x 8 u) Coördinator archief (8 u) Commissie Instandhouding - Commissie Archief - Redactie Zelfzwichter 2

3 Feitelijk gemeten doelgroepen (welke doelgroepen en hoeveel bezoekers zijn er nu gemeten) Moleneigenaren (31) Vrijwillig molenaars (150) Molengidsen (40) Molenvrienden (300) Liefhebbers cultuuurhistorie Beleidsmakers provincie en gemeenten Feitelijk netwerk (met wie wordt momenteel samengewerkt) Regionaal: Museumhuis Groningen Collega instellingen zoals Libau en Stichting Oude Groninger Kerken Gilde van Vrijwillig Molenaars, afdeling Groningen. Groninger Archieven Landschapsbeheer Groningen Fryske Molen Drents Plateau Nationaal: Vereniging De Hollandsche Molen OPEN: Overleg Provinciale Erfgoedhuizen Nederland RCE: Rijksdienst Cultureel Erfgoed Huidige collectie (welke collectie heeft de organisatie in huis en beschrijf de MUSIP inventarisatie ervan) Het Groninger Molenhuis is een tweedelijns organisatie en heeft als zodanig geen eigen collectie anders dan het Groninger Molenarchief. De archiefbescheiden liggen in de Groninger Archieven. Het Molenarchief heeft verder nog foto s, kaarten, molenboeken, krantenknipsels en bouwkundige gegevens, per molen geordend. De collectie bevat zowel gegevens over bestaande als verdwenen molens. c. Financiën Om de subsidierelatie te kunnen monitoren hanteert de Provincie Groningen een classificatie waarbij structureel gesubsidieerde instellingen ingedeeld worden op basis van de gegevens van de ingediende jaarrekeningen, afhankelijk van hun financiële positie en risico's. Dit doet de Provincie ten behoeve van de continuïteit van de te leveren prestaties en een gezonde subsidierelatie. De mate van waakzaamheid wordt weergegeven door middel van sterren (* tot en met *****). Hoe meer sterren, des te groter het risico en derhalve de waakzaamheid. In het Rapport Professionalisering Subsidierelaties van de Provincie (te vinden op de website staan diverse relevante zaken ten aanzien van het beheer van de subsidierelatie. Overzicht inkomsten (op jaarbasis) ,- ; Voor projecten vraagt het Groninger Molenhuis subsidies aan bij Fondsen. Overzicht uitgaven (op jaarbasis) 75% personeelskosten 10% huisvesting 10% organisatiekosten 5% activiteiten De personeelskosten kunnen over drie deelgebieden worden verdeeld: bouwkundige adviezen en begeleiding, deskundigheidsbevordering en opleiding, publieksactiviteiten en voorlichting. 3

4 d. Informatieverstrekking aan de provincie bestuurlijk overleg indien relevant; aanleveren van een meerjarenbeleidsplan (één maal per vier jaren); ambtelijk overleg, zo vaak als nodig; jaarlijks toesturen van de begroting vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar, inclusief een activiteiten-/jaarplan; jaarlijks aanleveren van een jaarrekening vóór 1 juli van het daarop volgende jaar, inclusief een inhoudelijk jaarverslag; deze financiële verantwoording gaat vergezeld van een op een controleopdracht gebaseerde accountantsverklaring en is vergelijkbaar qua opzet met de ingediende begroting van het betreffende jaar; het tijdig toezenden van aanvullende stukken voortvloeiend uit de uitvoering van het Rapport Professionalisering Subsidierelaties wanneer relevant, de verplichting de Provincie direct op de hoogte te stellen wanneer zich omstandigheden of ontwikkelingen voordoen die de financiële positie in negatieve zin substantieel beïnvloeden, dan wel een reëel risico zijn voor de besteding van de subsidiemiddelen aan de beoogde prestaties; toezenden uitnodigingen en persberichten en digitale nieuwsbrieven. DEEL II. Beschrijving toekomstige situatie middels afspraken Resultaten voor de komende 4 jaar ( ) ("de organisatie doet en wil") De volgende afspraken worden overeengekomen tussen de provincie Groningen en het Groninger Molenhuis en gelden voor de cultuurnotaperiode In het jaarlijks toe te zenden jaarplan + begroting geeft het Groninger Molenhuis een concrete uitwerking van de te behalen resultaten voor dat jaar. Het jaarverslag en de jaarrekening geven vervolgens helder inzicht in de behaalde resultaten. De behaalde resultaten refereren aan de gemaakte afspraken (zie onder). Afspraken in relatie tot het beleidsprogramma Het Verhaal van Groningen - Identiteit door Ontwikkeling: Het Groninger Molenhuis is verantwoordelijk voor de volgende taken / resultaten: Ondersteunen en adviseren van de moleneigenaren bij de instandhouding van de molen. Dit betreft zowel beleidsmatig, als financieel en organisatorisch. Meer dan de helft van de Groninger molens is in bezit van organisaties die uit vrijwilligers bestaan. De overige molens zijn eigendom van gemeenten, waterschappen en van de Stichting Het Groninger Landschap. Ontwikkelen en verkrijgen van kennis voor molenbeheer en behoud. Bevorderen van een goede biotoop voor molens zodat die kunnen blijven draaien. Adviseren van overheden (provinciaal en gemeentelijk) op gebied van molenonderhoud, biotoop en beleid. Vertalen van regionale knelpunten en mogelijkheden naar een nationaal niveau (De Hollandsche Molen en Erfgoed Nederland) Geven bij cursussen voor eigenaren en vrijwilligers op het gebied van instandhouding, wet- en regelgeving, veiligheid, ARBO zaken, publieksbereik en educatie. Organiseren van platformbijeenkomsten voor kennisuitwisseling en kennisdeling. Integreren van de geschiedenis en de plaats van de molens in de algemene geschiedenis van Groningen. Dit gebeurt door een bijdrage te leveren aan door publieksactiviteiten te organiseren met collega-instellingen en door samenwerking te bevorderen binnen gebiedsgerichte thema s zoals Waddenland. Opzetten van projecten om een breder publiek bij molens te betrekken, waarbij de molen niet alleen als werkend monument wordt gezien, maar ook vanuit de functie die de molen in de samenleving had/heeft met aandacht voor mensen. Werven van vrijwillig molenaars, molengidsen en molenvrienden 4

5 Opleiden van molengidsen en het ondersteunen van de opleiding tot vrijwillig molenaar (het gilde van vrijwillig molenaars, afdeling Groningen is hierin leidend). Dit is noodzakelijk omdat stilstaande molens eerder vervallen dan draaiende molens. Geven van lezingen over Groninger molens Geven van informatie en belangstelling wekken voor Groninger molens. Dit gebeurt via de digitale nieuwsbrief (voor specialisten) en via De Zelfzwichter (voor een breed publiek). Het bevorderen en organiseren van publieksactiviteiten op Groninger molens. Dit gebeurt door eerst rond de molens vrijwilligers op te leiden die in staat en bereid zijn publiek te ontvangen. Speciale aandacht gaat uit naar educatie. Samen met het Museumhuis wordt een aantal molenaars/molengidsen opgeleid om kinderen te ontvangen. Hierbij is zowel aandacht voor het verhaal als voor de veiligheid. 5. Overige afspraken o Tijdige informatieverstrekking zoals vermeld in Deel I, punt d., is verplicht. 5