Dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvb

Transcriptie

1 Dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvb White Paper January 2011 Inventive Designers ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn

2 Inhoud Management summary... 3 De oplossing IntelliStamp... 4 Inleiding... 4 Hybride handtekeningen: IntelliStamp... 4 Het wettelijke kader... 5 Toepassingsgebieden en voordelen... 6 Resultaten uit een studie naar steden en gemeentes... 9 Inleiding... 9 Context... 9 E-loket... 9 Toekomst... 9 Toegang tot het e-loket Communicatie e-loket Hoe komen de aangevraagde documenten bij de burger terecht? Meest aangevraagde documenten aan e-loket IntelliStamp Conclusie IntelliStamp White Paper 2

3 Management summary België speelt vandaag een leidende en sturende rol op vlak van innovatie en creativiteit in de digitale wereld. De opmars van digitalisering is een duidelijk bewijs van de voordelen van digitale processen. Op hetzelfde moment zien we duidelijk dat papieren processen toch noodzakelijk blijven en dat er een werkelijke nood is aan een brug tussen de digitale en papieren wereld met end-to-end beveiligde en legale communicatie. Communicatie die niet alleen bestaat uit digitale e-communicatie, maar ook een legaal verlengstuk heeft op papier, heeft een extra beveiligingslaag nodig om de transformatie digitaal-papier te doorstaan. IntelliStamp, als hybride handtekening, kan hier voor zorgen. (IntelliStamp is patent pending). Met IntelliStamp heeft België in co-existentie met de e-id kaart, een innovatieve oplossing die uniek is in de hele wereld. Ten slotte hebben we een samenvatting toegevoegd van een enquête bij de Vlaamse steden en gemeenten waarbij het duidelijk is dat verschillende overheden op korte termijn de stap naar werkelijk e-government zullen zetten. IntelliStamp White Paper 3

4 De oplossing IntelliStamp Inleiding Digitale documenten kunnen op een wettelijke manier ondertekend worden met een digitale handtekening. Deze digitale handtekening kan bijvoorbeeld geplaatst worden met een eid kaart maar ook met andere certificaten. Wanneer een digitaal document met een digitale handtekening wordt afgedrukt, verdwijnt de digitale handtekening. Dit wil zeggen dat de burger die ergens zijn digitale handtekening plaatst, geen wettelijk afgedrukt document kan verkrijgen, terwijl papier voor de meeste mensen nog het medium bij uitstek is, omdat ze zich daarmee het meest vertrouwd voelen. Hiervoor zijn hybride handtekeningen een uitstekende oplossing. Hybride handtekeningen: IntelliStamp Hybride handtekeningen worden op digitale documenten geplaatst, maar zijn ook zichtbaar op het document. Dit zorgt ervoor dat als het document wordt afgedrukt, de hybride handtekening ook mee op het papier verschijnt. Dit laat toe zowel het digitale document en het papieren document te verifiëren. Hybride handtekeningen is een concept ontwikkeld door Inventive Designers. Ze kunnen er als volgt uitzien (ook andere vormen zijn mogelijk). IntelliStamp White Paper 4

5 Hybride handtekeningen zijn een wettelijke manier om de authenticiteit van documenten te garanderen. Ze maken op een legale manier de brug tussen digitale en papieren documenten, zodat elke betrokken partij zelf kan kiezen welk medium hij verkiest (papier of digitaal). Dit maakt een graduele evolutie mogelijk naar de digitale wereld, in tegenstelling tot een revolutie, waarbij plots iedereen uitsluitend digitaal moet werken. Daarenboven zorgen hybride handtekeningen ervoor dat documenten die online aangevraagd worden (bijvoorbeeld bij een klantenportaal van een bedrijf, e-loket van een gemeente, of bij my.belgium.be of andere overheids- of privésites), door de burger zelf afgedrukt kunnen worden zonder hun authenticiteit te verliezen. Hierdoor moeten documenten niet meer door de verzender afgedrukt, getekend en gestempeld te worden, maar is het de keuze van de ontvanger om zelf het document af te drukken terwijl de authenticiteit gegarandeerd blijft. Het wettelijke kader Om e-government of e-service en de digitalisering van de maatschappij in zijn geheel te stimuleren is ook op vlak van wetgeving een stabiel en transparant kader nodig. Momenteel is IntelliStamp een volledig valabel, wettelijk en juridisch onderbouwde oplossing die de authenticiteit, betrouwbaarheid & legaliteit van documenten garandeert. IntelliStamp White Paper 5

6 Toepassingsgebieden en voordelen IntelliStamp maakt het werkelijk toepassen van een paperless-office en het gebruik van een e-loket mogelijk, ook voor documenten die ondertekend moeten worden. Bijkomend laat IntelliStamp de rentabilisering van de e-id kaart toe, één van de grote troeven van België op gebied van e-government. Digital push Digital pull Stap 1: Eindgebruiker vraagt een document aan Stap 1: Eindgebruiker vraagt een document aan Via website, telefoon of loket. Via website, telefoon of loket Stap 2: Organisatie of overheid Stap 2: Organisatie of overheid. Automatische afhandeling van de aanvraag. Een IntelliStamp wordt toegevoegd en eventueel ook een digitale handtekening. Het beveiligde document wordt naar de eindgebruiker verzonden via het kanaal van zijn voorkeur. ( , postal mail, archive,...) Automatische afhandeling van de aanvraag. Een IntelliStamp wordt toegevoegd en eventueel ook een digitale handtekening. Het beveiligde document wordt in een online safebox (digitale kluis) geplaatst Stap 3: De eindgebruiker haalt zijn document zelf op wanneer het hem past. De digitale kluis kan worden geraadpleegd via een beveiligde portaalsite. Resultaat: Resultaat: Digitaal beveiligd document. Kan worden afgedrukt zonder de legale waarde te verliezen. Kan door een derde partij worden geverifieerd op authenticiteit. 24/7 beschikbaar Digitaal beveiligd document. Kan worden afgedrukt zonder de legale waarde te verliezen. Kan door een derde partij worden geverifieerd op authenticiteit. 24/7 beschikbaar IntelliStamp White Paper 6

7 Door de gebruiksvriendelijkheid, de legale onderbouw en het kostenbesparende karakter van IntelliStamp kan de eid een belangrijke katalysator worden in de verdere ontwikkeling van e-services naar klanten toe. Bij de meeste bedrijven en overheden moeten zowel de klant als het bedrijf nog steeds gebruik maken van papier om een officieel document met stempel te verkrijgen (met oplopende portkosten en langere wachttijden als gevolg). Bij de overheid komt het e- loket stilaan in opmars, maar kan enkel gebruikt worden om bepaalde documenten (informatieve documenten zoals flyers en brochures) aan te vragen of te downloaden. Voor alle documenten waar een handtekening en/of stempel vereist is, moet ofwel nog steeds naar het gemeente- of stadhuis gegaan worden of moet de overheidsinstantie de gevraagde documenten intern opmaken, handtekenen en/of stempelen en opsturen. Het gebruik van Hybride handtekeningen kan resulteren in: Administratieve vereenvoudiging: Automatiseren van manuele processen (zetten van stempels en handtekeningen, verwerking, printen, etc.) naar volledig digitale processen Kostenbesparing: Elk document kan nu werkelijk digitaal verstuurd worden met een handtekening en stempel van de bevoegde ambtenaar. Hierdoor zijn er minder print- en verzendingskosten. Verhoging van de dienstverlening: Klanten moeten niet meer naar het loket, maar kunnen nu digitaal getekende documenten krijgen (die legaal blijven, zelfs bij het uitprinten) via , of via een persoonlijke digitale kluis of portaalsite. Snellere dienstverlening: Klanten hebben hun documenten onmiddellijk ter beschikking. Werkelijk toepassen van paperless office en e-government E-archiving: Kos effectieve digitale archivering van documenten. Stimulans voor het gebruik van de eid kaart Verminderde CO2-uitstoot: Doordat documenten niet langer per post, maar wel elektronisch worden verstuurd wordt CO2-uitstoot verminderd Milieu en duurzaamheid: Documenten worden pas afgedrukt wanneer het echt nodig is 24 uur op 7 dagen effectieve bereikbaarheid IntelliStamp White Paper 7

8 In deze gevallen waar authenticiteit, legaliteit en identiteitscontrole vereist zijn kan de hybride handtekening het middel zijn om e-service mogelijk te maken over heel het proces van aanvraag over verwerking tot ontvangst. Bijkomend zijn er verschillende andere partijen waar een bedrijf of stadsbestuur officiële documenten mee uitwisselt, zoals partners, leveranciers, andere overheden, veiligheidsdiensten, etc.. Via IntelliStamp kunnen al deze documenten volledig digitaal uitgewisseld worden, terwijl de mogelijkheid blijft ze later in de keten, zonder verlies van authenticiteit, af te printen IntelliStamp White Paper 8

9 Resultaten uit een studie naar steden en gemeentes Inleiding In een studie, in samenwerking met de katholieke Hogeschool Mechelen opgezet rond digitale dienstverlening, werden er zeer interessante resultaten opgetekend. Belangrijke elementen in het welslagen van de implementatie van dergelijke nieuwe technologieën en manier van werken zijn; 1. Gebruiksvriendelijkheid van de oplossing 2. Meerwaarde dat dit brengt t.o.v. hedendaagse manier van werken 3. Open platform dat door alle steden en gemeentes gebruikt kan worden 4. Communicatie van de voordelen, awareness naar de burger toe Context Het doel van dit onderzoek is om een beeld te vormen van hoe het gesteld is met de e- loketten binnen de Vlaamse steden en gemeenten. Dit is gebeurd a.d.h.v. een online enquête bij 305 Vlaamse steden en gemeenten. Er hebben in totaal 83 gemeenten geantwoord, ofwel 27% van alle steden en gemeenten in Vlaanderen. De zaken die onderzocht zijn, zijn welke steden en gemeenten een e-loket hebben, over welke documenten het gaat en hoe zij denken over hun e-loket. Verder werd ook gepolst naar de kennis over IntelliStamp en welke steden en gemeenten denken dat deze oplossing interessant kan zijn voor hen. E-loket Van de ondervraagden geeft 72% aan een e-loket te hebben. Vooral de provincie Oost Vlaanderen scoort hier hoog met een percentage van 83% zoals te zien in onderstaande tabel. Antwerpen 71% West Vlaanderen 70% Oost Vlaanderen 83% Vlaams Brabant 71% Limburg 70% Percentage met e-loket per provincie In de andere provincies liggen de percentages ongeveer rond 70%. Bij gemeenten met minder dan inwoners heeft slechts 54% een e-loket. Toekomst Maar liefst 83% van de steden en gemeenten zonder een e-loket geven aan in de toekomst wel één te willen installeren. De meerderheid wil dit realiseren tussen de 1 en 3 jaar zoals weergegeven in de grafiek. IntelliStamp White Paper 9

10 57% 17% 26% Geen plannen < 1 jaar 1-3 jaar E-loket in de toekomst? Toegang tot het e-loket Alle ondervraagden met een e-loket gaven aan dat hun e-loket beschikbaar is via de website. Er was maar één gemeente die ook een terminal hadden waarop het e-loket beschikbaar is. Voor de burgers zijn er verschillende mogelijkheden om zich te identificeren op het e- loket. Degene die het meest worden aangeboden zijn af te lezen op de grafiek. Aangezien er verschillende mogelijkheden zijn in sommige steden en gemeenten is het totaal niet gelijk aan 100%. 100% 75% 62% 50% 25% 0% 28% 25% 21% 8% Identificatie op e-loket De meest aangeboden manier is via de e-id. In 21% van de steden en gemeenten is er geen identificatie mogelijk via het e-loket. IntelliStamp White Paper 10

11 Communicatie e-loket Op de vraag welke kanalen er gebruikt worden of in het verleden al gebruikt werden om naar de burger te communiceren over het e-loket komen er twee kanalen ver boven de rest uit. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 98% 91% 48% 41% 27% 14% 13% 9% 5% 4% 7% Gebruikte communicatiemiddelen voor het e-loket De website en het stedelijk of gemeentelijk magazine worden het meest gebruikt. Andere veelgebruikte middelen zijn lokale persberichten, nieuwsbrieven en flyers, folders en brochures. Bij anderen werd vaak infomomenten geantwoord of er moest nog een communicatiecampagne worden opgestart. Hoe komen de aangevraagde documenten bij de burger terecht? Onderstaande grafiek geeft weer welke kanalen worden gebruikt om documenten die via het e-loket zijn aangevraagd, bij de burger terecht te brengen. De meest steden en gemeenten gebruiken verschillende kanalen om de documenten te versturen. IntelliStamp White Paper 11

12 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 77% 63% 38% 10% Post Zelf ophalen Andere Gebruikte kanalen om documenten bij burger terecht te brengen Bij andere werd er vooral via fax of thuis afgeleverd geantwoord. Als we kijken welk kanaal het meest gebruikt wordt bij elke stad of gemeente krijgen we een ander beeld. Aangezien er maar één kanaal het grootste kan zijn bij elke gemeente komen we hier wel aan een totaal van 100% 10% 8% 18% 64% Post Zelf ophalen Weet niet Grootste kanaal voor verzenden van documenten De post is in de meeste steden en gemeenten het belangrijkste medium om de aangevraagde documenten bij de burger terecht te brengen. Opvallend is dat hoger scoort dan zelf komen ophalen. Dit komt vooral omdat in veel steden en gemeenten het e-loket enkel wordt gebruikt om vragen, meldingen en klachten in te dienen. Deze worden voornamelijk via beantwoordt. Een vaak vermelde opmerking is dat niet kan gebruikt worden vanwege problemen met de wettelijkheid. IntelliStamp White Paper 12

13 Meest aangevraagde documenten aan e-loket De meest aangevraagde documenten aan het e-loket komen overeen met die aan het klassieke loket. We zien dezelfde top vier terugkomen die er bovenuit steekt, enkel in een licht gewijzigde volgorde. 100% 75% 50% 50% 43% 40% 38% 25% 17% 15% 7% 3% 3% 15% 0% Meest aangevraagde documenten aan e-loket Bij anderen werd vooral rijbewijzen, paspoorten en identiteitskaarten geantwoord. We zien ook dat meldingen en klachten hier als enige hoger scoren dan aan het klassieke loket om bovenvermelde reden. IntelliStamp Uit de resultaten blijkt dat één op drie van de ondervraagden al gehoord had van IntelliStamp. Vooral in Antwerpen lag dit percentage hoog (50%). Dit waarschijnlijk door omdat Mechelen de IntelliStamp al gaat invoeren. In Vlaams Brabant was slechts 15% op de hoogte van het bestaan hiervan. In totaal geeft 42% aan dat ze IntelliStamp kunnen gebruiken in hun stad of gemeente. 47% zegt dat het misschien nuttig kan zijn. Opvallend is dat ook gemeenten zonder e- loket aangeven dat dit voor hen interessant kan zijn in de toekomst. In totaal zei 39% dat dit een mogelijkheid was en 49% misschien. De helft van de ondervraagden zegt dat ze mogelijkheden zien om IntelliStamp te gebruiken voor het uitwisselen van documenten met zowel andere overheidsinstanties als met andere gemeenten. 23% ziet een mogelijkheid om het als middel voor digitale archivering te gebruiken. IntelliStamp White Paper 13

14 Conclusie Beveiligde e-service voor zowel overheden als bedrijven is cruciaal voor de verdere ontwikkeling van België en de economie. Het gebruik van de e-id en een extra legaal kader voor papieren processen kan in belangrijke mate bijdragen tot een vooruitstrevende efficiënte communicatie tussen overheid en burger waarmee België op de voorgrond van internationale innovatie kan treden. IntelliStamp wordt momenteel in de verzekeringssector gebruikt om contracten digitaal tot bij klanten te krijgen dit betekent voor de klanten een enorme tijdsbesparing en voor de verzekeraar een grote winst wat betreft port- en verwerkingskosten. Bij de lokale overheden is men in Vlaanderen op verschillende plaatsen bezig met de implementatie van IntelliStamp binnen de context van 100% digitale dienstverlening. Voor meer informatie, contacteer ons: Inventive Designers Sint-Bernardsesteenweg Hoboken Tel: info@inventivegroup.com Contactpersonen; Klaas Bals Luc Van Utterbeeck Een webcast over de mogelijkheden van IntelliStamp kan u vinden op: IntelliStamp White Paper 14