Raadsvoorstel onderwerp Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Raadsvoorstel onderwerp Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015 Portefeuillehouder Steller drs. Theo Weterings en Marjolein Steffens-van de Water Joost Bijl Collegevergadering 6 Oktober Raadsvergadering Wat willen we bereiken? Wij willen - conform de Visie op communicatie de online communicatiemogelijkheden over de volle breedte en zo volledig mogelijk benutten. Mede om dit te bereiken wordt de hele keten, van binnenkomst tot archivering, digitaal gemaakt. Inmiddels zijn diverse besluiten genomen over elektronisch archiveren. Elektronisch communiceren en elektronische besluitvorming zijn het sluitstuk. Deze manier van werken is kostenefficiënt, leidt tot een betere dienstverlening, is duurzamer en sneller. Het elektronisch communiceren, post verwerken en archiveren is aanzienlijk goedkoper dan werken met papier. Dat komt doordat het minder bewerkelijk is en ook de opslagkosten veel lager zijn. De dienstverlening verbetert in de eerste plaats doordat de klant altijd en overal ons antwoord kan lezen. Dat is voor veel mensen inmiddels de normale werkwijze. In de tweede plaats kunnen we beter informatie bundelen en zijn de gegevens altijd beschikbaar. We kunnen daardoor beter en sneller antwoorden. Elektronisch werken komt de duurzaamheid ten goede: grondstoffen worden uitgespaard. Elektronisch werken is tot slot slim werken: de mandaathouder kan zijn akkoord ook geven als hij buiten de deur is. Wettelijke kader De huidige situatie is dat de gemeente - met enkele uitzonderingen - alleen de papieren weg formeel heeft open gesteld voor formele communicatie, zoals aanvragen van gemeentelijke producten en diensten, het doen van meldingen enzovoort. Het is wettelijk toegestaan elektronisch berichtenverkeer te onderhouden en een elektronische 'handtekening' te gebruiken. We moeten daar wel toe besluiten. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het Burgerlijk Wetboek openen die mogelijkheden. Deze wetten hanteren het begrip 'elektronisch' in plaats van het in het spraakgebruik gangbare 'digitaal'. Elektronische berichten worden overigens alleen in behandeling genomen als deze naar een aangewezen postbus, via een webformulier of via een erkende derde partij, zoals Tendernet worden verstuurd. Hierdoor verzekeren wij dat inkomende stukken worden behandeld. Als een afzender een verkeerd kanaal gebruikt, zenden wij het stuk door of geven wij aan dat er geen opvolging zal volgen en geven wij de juiste digitale weg aan. Er zijn naast deze algemene regeling al specifieke wetten die het digitale verkeer regelen. De Wet op de ruimtelijke ordening bijvoorbeeld regelt het verplicht digitaal openbaar maken van bestemmingsplannen. Een ander voorbeeld: binnenkort kan digitaal aangifte worden gedaan van geboorte van een kind.

2 onderwerp Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015 Volgvel 2 De keuze ligt bij de klant De klant kan aangeven of ze de elektronische weg kiest of de papieren weg. Kiest deze voor papier, dan krijgt hij een papieren antwoord. We gaan bij een elektronisch bericht van de klant wel uit van het "ja, tenzij" principe. De klant moet in een of webformulier aangeven als deze een papieren antwoord wil. We zullen in de webformulieren de vraag voorleggen: wilt u antwoord per of op papier. Een deel van de procesvoordelen blijft dan ook behouden. Zo kan de ondertekening tijd en plaats-onafhankelijk worden gedaan. Brieven kunnen dan eerder uit, klanten hebben (dus) eerder antwoord. Ook papieren brieven als resultaat van een gedigitaliseerd proces kunnen eerder worden verzonden Elektronische handtekening Wij kiezen voor de variant, waarin de samenhang tussen de uiterlijke verschijningsvorm (format, beeldmerk, namen) en de herkomst ( adres of gemeentelijke envelop) duidelijk maken dat het bericht afkomstig is van de gemeente. Daarnaast wordt vastgelegd dat een besluit is goedgekeurd door het bevoegde gezag of een persoon met mandaat. In sommige gevallen worden door bijzondere wetten nadere eisen gesteld. Deze gaan natuurlijk voor onze (lagere, algemene) regels. Een "natte" handtekening is niet meer verplicht. Toch vinden wij het bij brieven aan inwoners en ondernemers wenselijk gebruik te maken van een zichtbare handtekening. Een ondertekende brief komt meer betrokken en persoonlijk over. Ondertekenen kan in geval van een papieren document met een pen. We verwachten echter dat in de toekomst een groot deel van de processen volledig digitaal zal verlopen. Voor digitale documenten, maar ook bij papieren documenten kan ondertekening plaats vinden door een afbeelding in te plakken. Verder is het bij de ondertekening van contracten die door derden zijn opgesteld nog geregeld nodig om "nat" te tekenen. Tot slot kan het voorkomen dat de wet een vormvereiste kent, dat de elektronische handtekening uitsluit. Dit komt overigens bijna niet voor. Wat gaan we daarvoor doen? De Algemene wet bestuursrecht stelt een besluit van de bestuursorganen als voorwaarde voor elektronische ondertekening. De tweede voorwaarde, het vastleggen van de goedkeuring in een registratiesysteem, is mogelijk binnen ons documentmanagementsysteem en diverse speciale applicaties. De voorbereiding aan de automatisering vindt in 2015 plaats. In 2016 wordt werkproces na werkproces hiervoor ingericht. Ook kan de keuze worden gemaakt om per organisatieonderdeel over te gaan. Wat mag het kosten? De nodige activiteiten om de applicaties aan te passen worden uitgevoerd binnen bestaande budgetten door vrijval op andere kosten, zoals kosten van papier en verzending. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Het openstellen van de elektronische weg moet plaatsvinden door de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de heffings- en invorderingsambtenaar, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft. De Raad stelt de verordening vast en de andere overheidsorganen verklaren deze van toepassing op de onderwerpen waarvoor zij bevoegd zijn.

3 Onderwerp Volgvel Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer In de vorige versie van dit raadsvoorstel (d.d. 19 mei 2015 ( ), die in juni 2015 in een raadssessie is besproken) was de verordenende bevoegdheid gedeeld: zowel de raad als college, burgemeester en heffingsambtenaar ondertekende de verordening. Deze verantwoordelijkheid ligt, conform de Gemeentewet, echter geheel bij de gemeenteraad. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen consequenties hebben voor deze verordening. Wanneer hiervan sprake is, zal een nieuw voorstel aan de raad worden voorgelegd. Voorstel Op grond van het voorgaande besluiten het college, de burgemeester, de heffings- en invorderingsambtenaar, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft, onder voorbehoud van goedkeuring van de verordening door de raad: 1. het elektronische berichtenverkeer open te stellen; 2. de Verordening elektronisch berichtenverkeer 2015 Haarlemmermeer van toepassing te verklaren. Voorts besluit het college de raad voor te stellen: 1. het elektronische berichtenverkeer open te stellen; 2. de Verordening elektronisch berichtenverkeer 2015 Haarlemmermeer vast te stellen. Ondertekening Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Bijlage(n) Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015

4 Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015 De raad van de gemeente Haarlemmermeer, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 oktober 2015; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit: vast te stellen de Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015 Artikel 1 Begripsomschrijving In deze verordening verstaan wij onder: a. elektronische berichten: formele communicatie zoals aanvragen, bezwaren, zienswijzen, aanvaarding van overeenkomsten die in de vorm van aan de aangewezen postbussen of door middel van door de gemeente aangewezen webformulieren aan de gemeente zijn verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer zijn uitgesloten, tenzij deze door het bevoegd gezag zijn aangewezen; b. gemeentelijke website: een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen internetadres; c. algemene postbus: de elektronische postbus/ box van de gemeente Haarlemmermeer info@haarlemmermeer.nl.; d. aangewezen postbus: andere door de gemeente aangewezen elektronische postbussen/ boxen; e. webformulier: een formulier dat door de gemeente is aangewezen als legitiem communicatiemiddel voor gebruik van de elektronische weg; f. Elektronische identificatiesystemen; landelijke systemen om de identiteit van personen en organisaties te controleren, die langs elektronische weg contact zoeken met een bestuursorgaan, bijvoorbeeld DigiD; g. Bevoegd gezag: het bestuursorgaan dat bevoegd is het besluit te nemen. Artikel 2 Openstellen elektronische weg 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Haarlemmermeer worden verzonden. 2. Berichten worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde elektronische kanaal. 3. Elektronische berichten waarvoor geen specifiek webformulier bestaat, worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verzonden via een algemeen webformulier, als naar de algemene postbus of naar aangewezen postbussen. Elektronische berichten aan andere, niet aangewezen postbussen/ adressen, worden niet in behandeling genomen. 4. Het bevoegd gezag kan bepalen dat nader te bepalen onderwerpen worden uitgezonderd van elektronisch berichtenverkeer. 5. Uitgesloten van elektronisch berichtenverkeer zijn in ieder geval verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en ingebrekestellingen als bedoeld in artikel 4:17 Algemene wet bestuursrecht.

5 Artikel 3 Ondertekening van webformulieren en 1. Indien de wet ondertekening vereist, zal gebruik gemaakt worden van landelijk erkende elektronische identificatie systemen. 2. Elektronische berichten, waarop een inhoudelijk antwoord wordt verwacht, bevatten naam en adres, dagtekening en een weergave van de zakelijke inhoud van het gevraagde. Artikel 4 Weigering van elektronische berichten Berichten die niet bij de gemeente worden afgeleverd, bijvoorbeeld vanwege de omvang of een virus, kunnen niet in behandeling worden genomen. De ontvanger ontvangt hierover automatisch een bericht. Artikel 5 Ontvangstbevestiging Voor elektronische berichten die binnen komen via een webformulier op de gemeentelijke website, de algemene postbus of een aangewezen postbus, wordt automatisch een ontvangstbevestiging gestuurd. Artikel 6 Elektronisch antwoord en elektronische handtekening 1. De gemeente antwoordt langs de elektronische weg tenzij de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dit niet te wensen. 2. Zowel elektronische als papieren besluiten kunnen worden ondertekend met een elektronische handtekening. Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waar deze verordening niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op haar bekendmaking. Artikel 9 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeenteraad, de griffier, de voorzitter, John van der Rhee B. Ha drs. Theo Weterings Bijlage: Toelichting op de Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015

6 Bijlage: Toelichting op de Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015 Algemene toelichting Gemeente Haarlemmermeer heeft in de nota Visie op communicatie 2012 de uitgangspunten van de gemeentelijke communicatie geformuleerd. De online-mogelijkheden maximaal benutten is daar één van. Elektronisch communiceren past daar bij en elektronische besluitvorming is het sluitstuk. De gemeente stelt deze weg open door bekend te maken dat we elektronisch communiceren en besluiten. We geven hiermee invulling aan artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze verordening is op de reguliere manier gepubliceerd. De verordening is van toepassing op besluiten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de heffingsambtenaar. Artikel 1 Begripsomschrijving Het huidige adres van de website is, De extensie kan wijzigen. Daarom is dit adres niet in de verordening opgenomen. De elektronische berichten die wij accepteren, staan in dit artikel genoemd. Andere vormen accepteren we niet. Een voorbeeld is SMS. Het bevoegd gezag heeft de mogelijkheid andere vormen van elektronische berichten toe te staan. Het is waarschijnlijk dat er kanalen bij komen waarvan het gebruik wenselijk wordt gevonden. Artikel 2 Openstellen Elektronische weg Het eerste lid is bedoeld om aan artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht te voldoen. We maken kenbaar dat we de elektronische weg openstellen. De twee andere leden regelen hoe contact kan worden gemaakt met de gemeente. Andere wegen staan niet open. We voorkomen dat willekeurige postbussen worden gebruik en grip op de documentenstroom ontbreekt. We bereiken daarnaast door het gebruik van webformulieren dat burgers en bedrijven maximaal geïnformeerd zijn over de informatie die ze moeten aanleveren. Artikel 3 Ondertekening van webformulieren en Momenteel accepteren we alleen de digitale identificatie (DigiD). We verwachten in de toekomst dat er andere identificatiesystemen zullen worden geaccepteerd. eherkenning voor bedrijven wordt wel door de Rijksoverheid gebruikt. Daarnaast zijn er derde partijen, zoals Tendernet die de elektronische weg hebben opengesteld. Informatieve vragen en ook meldingen openbare buitenruimte worden ook behandeld als ze niet aan de eisen van dit artikel voldoen. In die gevallen is het niet van belang zekerheid te hebben over de (rechts)persoon achter het contact.

7 Artikel 4 Weigering van elektronische berichten Wanneer een bijlage een virus bevat of te groot is, kan het bericht niet binnen komen. Er zijn ook andere oorzaken denkbaar, zoals Phishing. Dit wordt met een automatisch antwoordbericht aan de afzender gemeld. Veel andere redenen om een aanvraag buiten behandeling te stellen hoeven we niet te regelen in deze verordening. Zij vallen onder de algemene regels van het bestuursrecht. Voorbeelden zijn een afwijkend bestandsformaat of een vreemde taal. Artikel 6 Elektronisch antwoord en elektronische handtekening We gaan uit van het ja, tenzij-principe. Iemand die ons een stuurt, krijg per mail antwoord, tenzij hij aangeeft een papieren antwoord te willen ontvangen. In de webformulieren wordt de keuze geboden tussen wel/niet elektronisch antwoorden. De klant houdt hiermee de keuze tussen de verschillende kanalen. Het tweede lid bepaalt dat zowel bij de elektronische als de papieren afdoening, de elektronische handtekening wordt gehanteerd. De samenhang tussen de uiterlijke verschijningsvorm (format, beeldmerk, namen) en de herkomst ( adres of gemeentelijke envelop) maakt duidelijk dat het bericht afkomstig is van de gemeente. Daarnaast moet in een systeem worden vastgelegd dat een besluit is voorgelegd aan het bevoegde gezag of een persoon met mandaat. Dit gebeurt in het Document managementsysteem. Er bestaan al systemen waarbij in het bestand echtheidskenmerken worden opgenomen. Dit is een wenselijke toekomstige ontwikkelingen. We verwachten dat die op termijn breed en goedkoper beschikbaar komt. Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden De onvoorziene omstandigheden kunnen optreden bij alle vier de bevoegde gezagen. Zij moeten dus ook ieder de mogelijkheid hebben, bij onvoorziene omstandigheden de nodige maatregelen te nemen. Daarom noemt dit artikel het betreffende bestuursorgaan.