2014/AFM/OA/ De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek.

Transcriptie

1 VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP VOOR FACILITAIR MANAGEMENT AFDELING REGIONALE DIENSTVERLENING BOUDEWIJNLAAN 30, BUS BRUSSEL Besteknummer Opdracht voor aanneming van Wijze van gunning 2014/AFM/OA/30303 Leveringen Open Aanbesteding Voorwerp van de opdracht: Levering CPV-classificatie : Leveren van dranken : Niet-alcoholische dranken De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. De opening van de offerteformulieren zal plaatsvinden op 29/09/ 2014 om uur, ten overstaan van de administrateur-generaal of zijn afgevaardigde, Agentschap voor Facilitair Management team Aanbestedingen, Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 - bus Brussel, lokaal 5 E01. Nadere inlichtingen kunnen bekomen worden via onderstaand adres: aanbestedingen.afm@bz.vlaanderen.be Er kunnen over deze aanbesteding schriftelijk vragen gesteld worden t.e.m. 10/9/2014. Deze vragen dienen gericht te worden aan het team Aanbestedingen via mail op aanbestedingen.afm@bz.vlaanderen.be. De antwoorden worden gepubliceerd als terechtwijzend bericht bij de aankondiging op e-notification. De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in e-notification en/of in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. 1

2 Er wordt een informatievergadering voorzien op 16/9/2014 om 10u00 op het onderstaand adres: Boudewijngebouw (lokaal 4.E.02) Boudewijnlaan Brussel De vragen dienen per mail bezorgd te worden uiterlijk tegen 10/9/2014, mailadres: Tijdens de informatievergadering worden geen bijkomende vragen beantwoord en worden er ook geen vragen meer aanvaard. Bij het indienen van de vragen dient het besteknummer als referentie vermeld te worden. De antwoorden worden ook gepubliceerd op 2

3 INHOUD DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN AANBESTEDENDE OVERHEID VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT GUNNINGSWIJZE TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING... 7 DEEL II: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN PLAATSING VAN DE OPDRACHT SELECTIE UITSLUITING, RSZ- EN FISCALE VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62, 63 EN 64 KB PLAATSING) KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67 EN 71 KB PLAATSING) BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) MODALITEITEN PERCELEN (ART. 11 en 89 KB PLAATSING) VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING) VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) PRIJS PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)

4 GUNNINGSCRITERIA UITVOERING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) PLAATS VAN LEVERING EN MODALITEITEN (ART. 118 KB UITVOERING) LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 117 KB UITVOERING) BETALINGEN (ART. 66, 120, 127 KB UITVOERING) WIJZE VAN BETALING (ART. 66 KB UITVOERING) PROCEDURE (ART. 120 en 127 KB UITVOERING) OVERIGE BEPALINGEN SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN KB UITVOERING) RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) OPLEVERING OPLEVERING (ART. 129, 131 en 135 KB UITVOERING) BIJKOMENDE INFORMATIE DEEL III: TECHNISCHE BEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN SERVICE LEVEL AGREEMENT PRODUCTLIJST DEEL V: INVENTARIS CHECKLIST VOOR HET INDIENEN VAN DE OFFERTE

5 DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Facilitair Management. 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Regionale Dienstverlening Boudewijnlaan 30 bus Brussel Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van volgend punt. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. 4. De aanbestedende overheid treedt in deze opdracht in hoofde van de Vlaamse Gemeenschap op als opdrachtencentrale cfr. art. 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006, ten aanzien van alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Voorwerp van de opdracht: Levering CPV-classificatie : Leveren van dranken : Niet-alcoholische dranken Deze opdracht heeft als voorwerp de levering van dranken zoals beschreven in de technische bepalingen van dit bestek. Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van art. 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via: open aanbesteding. 5

6 1.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Behoudens afwijkingen in onderhavig bestek en met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver, zijn op deze opdracht onder meer toepasselijk: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni U kunt deze regelgeving terugvinden op: TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN a. De HACCP richtlijnen. b. Koninklijk Besluit betreffende natuurlijk mineraalwater en bronwater en eventuele latere wijzigingen, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht van 8 januari c. Alle geldende wetgeving die van toepassing is op de producten die geleverd worden OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN a. In geval van een raamovereenkomst: Deze opdracht is een raamovereenkomst, d.w.z. dat de opdracht wordt uitgevoerd door middel van bestellingen naargelang van de werkelijke behoeften, ZONDER verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. Alle in dit bestek vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden. De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 1 jaar te rekenen vanaf de datum vermeld bij sluiting. In het kader van deze opdracht wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen. Voor de toepassing van de administratieve bepalingen wordt hierna verstaan onder: 1 de aanbestedende overheid: het Agentschap voor Facilitair Management (AFM), dat belast is met de administratieve opvolging van deze opdracht. 2 de besteller: elke entiteit waarvoor de aanbestedende overheid optreedt als opdrachtencentrale die een bestelling plaatst. Een door de besteller geplaatste bestelling verbindt enkel de besteller voor wat betreft de betaling en oplevering. Het Agentschap voor Facilitair Management kan als aanbestedende overheid niet aansprakelijk worden gesteld voor de moeilijkheden met betrekking tot betaling en oplevering van die bestelling, tenzij het Agentschap voor Facilitair Management zelf de besteller is. Alle briefwisseling met betrekking tot specifieke bestellingen dient dan ook te gebeuren via de besteller. 6

7 Wanneer de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, zal het Agentschap voor Facilitair Management in zijn rol als aanbestedende overheid optreden om de opdrachtdocumenten verder te verduidelijken. b. Exclusiviteitsrecht al of niet in te voeren. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier geen exclusiviteitrecht. Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. c. Verlengingen Voorliggende opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. Teneinde de overgang met de volgende leverancier te overbruggen, kan de initiële looptijd van deze opdracht éénmaal verlengd worden met een termijn van drie maanden aan identieke voorwaarden (art Wet Overheidsopdrachten). De verlenging wordt door de aanbestedende overheid uiterlijk één maand voor het verstrijken van de looptijd van de opdracht aan de leverancier per aangetekend schrijven meegedeeld d. Levering van evenwaardige producten De inschrijver verbindt er zich toe vanaf de sluiting tot het einde van het contract de in zijn offerte opgegeven producten te kunnen leveren. Bij een eventuele productaanpassing wordt een evenwaardig product geleverd tegen dezelfde voorwaarden als in de oorspronkelijke overeenkomst, waaronder de prijs. Het evenwaardig product dient te voldoen aan de technische bepalingen zoals bepaald in het bestek. De goedkeuring van dit product is het voorwerp van een bijakte, bekrachtigd door de aanbestedende overheid en de inschrijver. e. Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Deze vertaling gebeurt op kosten van de inschrijver LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING De bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (hierna KB uitvoering) (algemene uitvoeringsregels) waarvan wordt afgeweken zijn: - Art. 25 Borgtocht, gelet op de looptijd van het bestek en het werken met deelbestellingen wordt het bedrag van de borgtocht beperkt; - Art. 45 Straffen; teneinde bestraffing van een recidiverende leverancier mogelijk te maken, zijn aangepaste strafbepalingen noodzakelijk. 7

8 DEEL II: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1. PLAATSING VAN DE OPDRACHT SELECTIE UITSLUITING, RSZ- EN FISCALE VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62, 63 EN 64 KB PLAATSING) Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1 KB plaatsing. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2 KB plaatsing. Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. 8

9 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67 EN 71 KB PLAATSING) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: - Beschikken over een gemiddelde omzet van minstens euro in minstens één van de laatste drie boekjaren voor de vermelde producten in onderhavig bestek. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - Een verklaring betreffende de gemiddelde omzet van de onderneming voor de producten vermeld in onderhavig bestek over de laatste drie boekjaren. (Stuk 5a) De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: - Minimum vijf opdrachten met een minimale waarde van euro per jaar per klant gedurende de afgelopen 3 boekjaren. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - Een lijst van de voornaamste opdrachten die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, met vermelding van naam en telefoonnummer van een contactpersoon. (Stuk 5b); De inschrijver gaat ermee akkoord dat de aanbestedende dienst, de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde, eventueel vergezeld van andere deskundigen, zich ter plaatse in de onderneming en in de vestiging of het bedrijf van waaruit de goederen gedistribueerd worden, van de technische bekwaamheid komen vergewissen BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 61 KB Plaatsing MODALITEITEN PERCELEN (ART. 11 en 89 KB PLAATSING) Er zijn geen percelen. 9

10 VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van varianten is niet toegestaan op straffe van nietigheid van de offerte OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) Het indienen van opties is niet toegestaan op straffe van nietigheid van de offerte OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 29/09/2014 om uur INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art 52, 1 van het KB Plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ). Een gescande handtekening is onvoldoende. De elektronische handtekening moet geschieden door middel van een geavanceerde handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat. Een elektronische handtekening kan geplaatst worden op 3 manieren: 1. Door middel van een eid (elektronische identiteitskaart); 2. Door middel van een gekwalificeerd certificaat, aan te kopen bij een private actor; 3. Door middel van een eigen elektronisch middel waarbij de inschrijver garandeert dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van art. 52, 1 van het KB plaatsing. Enkele praktische instructies: De offertes moeten worden opgemaakt in PDF-formaat. De inventaris moet worden opgemaakt in Excel. Het offerteformulier en de inventaris moeten wel afzonderlijk worden ingediend. De ingediende documenten mogen niet gezipt worden. De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Om het indienen door middel van elektronische middelen toe te lichten is een zip-file Elektronisch_Indienen toegevoegd. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e- procurement helpdesk op het nummer +32 (0)

11 Art VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 81. Proefmonsters Door op deze opdracht in te schrijven verbindt de inschrijver zich er toe om op aanvraag van de aanbestedende overheid binnen de tien kalenderdagen de dranken, zoals in zijn offerte beschreven, ter beschikking te stellen voor evaluatie en controle, en dit op straffe van onregelmatigheid van zijn volledige offerte. Per aangeboden product wordt minstens 1 exemplaar ter beschikking gesteld. De proefmonsters moeten: - Gratis ter beschikking gesteld worden; - Voldoen aan de technische specificaties zoals beschreven in de offerte; - Eigendom van de aanbestedende overheid blijven; - Binnen een termijn van 10 werkdagen na schriftelijke vraag worden afgegeven. De inschrijvers zullen hiertoe een aangetekend schrijven ontvangen. De termijn van 10 werkdagen vangt aan op datum van dit schrijven. Indien enig voorbehoud wordt gemaakt of indien de proefmonsters laattijdig worden gegeven, heeft dit de nietigheid van de volledige offerte tot gevolg. Art. 82. Aanvullende documenten Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte gevoegd moeten worden: - De documenten die de handtekenbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte staven (Stuk 3); - Uittreksel strafregister of een gelijkwaardig document (Stuk 4); - De documenten inzake selectiecriteria (Stuk 5 a en b); - Een uitgebreide technische fiche met de volledige beschrijving van elk product, inclusief de vermelding van de nutritionele samenstelling, ingrediëntenlijst in afnemende volgorde, details over verpakking en hoeveelheden per verpakking, bewaarcondities, houdbaarheid, allergeneninformatie, Het louter ter beschikking stellen van deze fiches via een website is niet voldoende (Stuk 6) VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver dient in de daarvoor voorziene ruimte op het offerteformulier aan te geven welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke de identiteit van de onderaannemers is die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid 11

12 INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING) De inschrijver vult de bij dit bestek gevoegde inventaris in. Alle vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden (VH). Alle vermoedelijke hoeveelheden zijn geformuleerd in termen van aantal stuks VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand vanaf de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes PRIJS PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn: door de forfaitaire eenheidsprijzen op de vermoedelijke hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen wordt het te betalen bedrag vastgesteld PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a. Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot twee decimalen preciseren; b. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt deze bij de prijs van de offerte INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) De opgegeven prijzen dienen het volgende omvatten: 1) de prijs van de in DEEL II beschreven goederen; 2) het laden, lossen en de levering in België op de plaats aangeduid door de besteller; 3) de kosten voor verpakking, verzekering, inklaren, 4) de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 5) de tol- en accijnsrechten en om het even welke andere belasting, met uitzondering van de BTW; 6) de kosten m.b.t. de opvolgingsvergaderingen en rapportering ; 7) alle andere kosten verbonden aan de leveringen. Indien in de offerte hiertegen enig voorbehoud wordt opgemaakt, heeft dit de onregelmatigheid van de volledige offerte tot gevolg PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) Tijdens het eerste jaar van de overeenkomst (te rekenen vanaf de datum vermeld bij sluiting van de opdracht) kunnen de opgegeven prijzen niet gewijzigd worden. Nadien kan één prijsherziening doorgevoerd worden per jaar door de volgende formule toe te passen. De aangepaste prijzen zijn geldig voor de rest van het jaar. 12

13 De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: p = het aangepast te betalen bedrag i p = P a + c I P = het volgens contract vastgesteld bedrag I = consumptieprijsindex subgroep Mineraalwater, frisdranken, fruit en groentesap (volgens de COICOP-indeling) van kracht 1 maand voor de opening van de offertes. i = consumptieprijsindex subgroep Mineraalwater, frisdranken, fruit en groentesap (volgens de COICOP-indeling) van kracht 2 maanden voor ingang van de prijsherziening a = parameter c = vaste term De contractuele waarde toegekend aan de parameter a bedraagt 0,80 en deze aan de vaste term c bedraagt 0,20. Deze waarden worden in de loop van de opdracht niet gewijzigd. De consumptieprijsindex subgroep Voeding (volgens de COICOP-indeling) is terug te vinden op de website van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie: De verhogingen na het eerste jaar van de overeenkomst mogen enkel worden toegepast na aanvraag. De aanvraag wordt ten laatste 15 kalenderdagen voor de ingang van de prijsherziening gericht aan de aanbestedende overheid en is gestaafd met de nodige bewijsstukken. De aanbestedende overheid kan eveneens de prijsherziening vragen volgens voorgaande modaliteiten door middel van een aangetekend schrijven PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt GUNNINGSCRITERIA Het enige gunningscriterum is prijs. 13

14 2.2. UITVOERING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) De leveringstermijn bedraagt maximaal twee werkdagen. De leveringstermijn vangt aan op datum van opmaak van de bestelbon. In onderling overleg met de leverancier wordt (worden) er (een) vaste bestel- en leveringsdag(en) bepaald. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat er minstens één keer per week moet geleverd worden in elk gebouw. Elke bestelling gebeurt schriftelijk, inbegrepen correcties. Indien melding wordt gemaakt van de levering van producten waarvan de maximale houdbaarheidsdatum reeds overschreden is of waarvan de verpakking ernstig beschadigd is met mogelijk effect op de kwaliteit, dienen de desbetreffende producten onmiddellijk vervangen te worden. Deze vervanging dient te gebeuren uiterlijk op de dag volgend op de dag van de melding. De leveringstermijn wordt geschorst voor de duur van de sluiting van de firma wegens jaarlijkse vakantie. Deze periode(s) moet(en) vermeld worden onder punt G. van het offerteformulier PLAATS VAN LEVERING EN MODALITEITEN (ART. 118 KB UITVOERING) Elke bestelbon zal het adres of de adressen vermelden waar de goederen geleverd moeten worden. Hieronder vindt u een overzicht van de mogelijke leveringsadressen. Dit overzicht in niet-exhaustief. In de loop van de overeenkomst kunnen bepaalde adressen geschrapt of toegevoegd worden. - BRUSSEL: Boudewijngebouw Boudewijnlaan Brussel Leveringsadres: Antwerpsesteenweg Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: Volkstraat 1000 Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: Marktstraat Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Arenberggebouw Arenbergstraat Brussel Levering op het gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u 14

15 Ellipsgebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: De Molstraat Brussel Levering in magazijn keuken op verdieping -1. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Rozenstraat Brussel Leveringsdagen: elke werkdag. Wetsstraat 61/ Brussel Leveringsdagen: elke werkdag. - ANTWERPEN: Anna Bijnsgebouw- Lange Kievitstraat Antwerpen Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: strikt van 7 u tot 9 u Loodswezen Antwerpen Tavernierkaai Antwerpen Leveringen: om de veertien dagen. Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 8 u tot 11 u en van 14 u tot 15 u - HASSELT: Hendrik van Veldeke gebouw Koningin Astridlaan Hasselt Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - LEUVEN: Dirk Bouts gebouw - Diestsepoort/hoek Vuurkruisenplein 3000 LEUVEN Leveringsadres: Dietsepoort Leuven Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - BRUGGE: Jacob van Maerlant gebouw - Koning Albert I-laan Brugge Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - GENT: VAC Gent Virginie Loveling gebouw Koningin Maria Hendrikaplein Gent Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u 15

16 De leveringen dienen te gebeuren op werkdagen tussen 7u en 11u. Deze leveringstijden kunnen in de loop van het contract door de aanbestedende overheid aangepast worden. In onderling overleg met de leverancier wordt (worden) er (een) vaste bestel- en leveringsdag(en) bepaald. Indien de leverancier ondanks de gemaakte afspraken om de een of andere reden, ter plaatse, verhinderd wordt de goederen te leveren, stelt hij de op de bestelbon vermelde contactpersoon hiervan onmiddellijk in kennis. De leverancier is verantwoordelijk voor de aflevering van de producten op het juiste adres, bij de op de bestelbon aangegeven persoon. De afgetekende leveringsbon (duidelijk leesbaar) geldt als bewijs LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) De leidend ambtenaar wordt aangeduid bij elke bestelling. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat uit: a. De technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; b. De keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. Het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; d. Het opstellen van de processen-verbaal; e. De opleveringen. In zijn rol als opdrachtencentrale zal de aanbestedende overheid instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, alsook het nemen van maatregelen van ambtswege cfr. 47 en 124 KB uitvoering BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) Bij de sluiting zal een forfaitaire borgtocht van 5000 euro worden gevraagd. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en voor de inhaalrustdagen bepaald bij een K.B. of in een algemeen bindend verklaarde Collectieve Arbeidsovereenkomst. Deze periodes moeten vermeld worden in het offerteformulier. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. 16

17 c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in art. 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. d) De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na het einde van de opdracht, op voorwaarde dat de opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen heeft voldaan VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 117 KB UITVOERING) Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden. Alle vermelde aantallen zijn vermoedelijke hoeveelheden BETALINGEN (ART. 66, 120, 127 KB UITVOERING) WIJZE VAN BETALING (ART. 66 KB UITVOERING) De leveringen worden maandelijks betaald PROCEDURE (ART. 120 en 127 KB UITVOERING) De besteller beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De leveringen worden gefactureerd per maand en per leveringsadres. De leverancier maakt een factuur op en stuurt deze samen met de ondertekende leveringsbons op naar het facturatieadres vermeld op de bestelbon. De factuur vermeldt elke bestelbon afzonderlijk, aantallen worden niet samengeteld. De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. De betalingsvoorwaarden van de leverancier zijn niet van toepassing OVERIGE BEPALINGEN a) De factuur vermeldt het (de) nummer(s) van de bestelbon(s), de referentie van de leveringsbon(s), soort(en) artikel(s), eenheidsprijzen en aantallen gegroepeerd per bestelbon. Het totaalbedrag excl. en incl. BTW worden afzonderlijk vermeld, evenals het BTW-bedrag. b) Leeggoed wordt apart gefactureerd per maand en per locatie. De factuur vermeld duidelijk de hoeveelheid leeggoed dat werd opgehaald en geleverd alsook de waarde van het leeggoed per soort. c) De factuur wordt door de leverancier gedateerd en ondertekend; d) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt; e) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. f) De levering wordt uitgevoerd voor rekening van de besteller. 17

18 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, 2, 1 en 2 KB Uitvoering De enige straf wordt bepaald op 270 euro; de dagelijkse straf op 25 euro. Verdere specifieke straffen zijn van toepassing bij specifieke non-conformiteiten of inbreuken, meerbepaald geldt: Bij het vaststellen van non-conformiteiten bij leveringen wordt door de keuken een klacht opgesteld. Deze klachten worden door de cel Aankoop geregistreerd in een klachtenopvolgingsysteem. Voor elke non-conformiteit is een maximale frequentie bepaald per vestiging en over het geheel van de vestigingen van de Vlaamse Overheid. De cel Aankoop gaat over tot het opleggen van een enige of dagelijkse straf indien één van de opgelegde maximum frequenties bereikt wordt voor een specifieke non-conformiteiten opgenomen in onderstaande tabel. Hierna worden de tellers voor de desbetreffende non-conformiteit opnieuw op nul geplaatst. Onderstaande tabel bevat een overzicht van mogelijke non-conformiteiten die resulteren in een klacht, en de bijhorende maximale frequentie: Max. Max. Straf Nr. Omschrijving frequentie / jaar/locatie frequentie / jaar/vo 1. Leveren van producten van een afwijkende kwaliteit. Organoleptische kenmerken. 3 7 Enige straf 2. Leveren van afwijkende producten als variante op de bestelde zonder voorafgaand overleg/akkoord met cel aankopen of keuken (merknamen, ras, ). 3. Leveren van afwijkende aantallen volgens afspraak (bijvoorbeeld vlees 10%). 4. Geen etikettering aanwezig Minimale vermeldingen etikettering: 1) Bewaarvoorschrift 2) Vermelding ingrediënten 3) Ten minste houdbaar tot en/of te gebruiken tot 4) Productiedatum 5) Netto hoeveelheid 6) Lotnummer 5. Leveringen gebeuren niet conform de HACCP-normen (incl. staat vrachtwagen, persoonlijke hygiëne chauffeur, ). 6. Afwijkende temperatuur bij levering (algemene norm) 7. Leveren van producten die minder lang houdbaar zijn dan voorgeschreven 8. Leveren van producten waarvan de maximale houdbaarheid is verstreken 5 10 Enige straf 3 7 Enige straf 1 1 Enige straf 1 1 Enige straf 5 10 Enig straf 3 7 Enige straf 1 1 Enige straf 18

19 Nr. Omschrijving 9. (Ernstig) beschadigde verpakking bij levering met mogelijk effect op de kwaliteit. Dit wil zeggen scheuren, blutsen, schimmel, 10. Geen levering hoewel de bestelling conform de afspraken werd geplaatst. Max. frequentie / jaar/locatie Max. frequentie / jaar/vo Straf 5 10 Enige straf 3 7 Enige straf 11. Levering op foutieve locatie. 3 7 Enige straf 12. Levering zonder ontvangstbevestiging van de bevoegde persoon. 13. Niet leveren binnen de afgesproken leveringsuren (zie punt ) 3 7 Enige straf 5 10 Enige straf 14. Niet leveren op de aangegeven dag 1 1 Dagelijkse straf per werkdag vertraging 15. Niet naleveren van ontbrekende goederen binnen de afgesproken termijn voor naleveringen (zie punt ) 16. Niet deelnemen aan de opvolgvergadering zonder melding van geldige reden 1 1 Dagelijkse straf per werkdag vertraging 1 1 Enige straf 17. Niet aanreiken van rapporten 1 1 Dagelijkse straf per rapport 18. Niet tijdig aanreiken van het bewijs dat de geleverde goederen geproduceerd werden in volle nalevering van de technische bepalingen. 19. Onaangekondigde / niet goedgekeurde prijsverhogingen toepassen bij facturatie. 20. Klachtenopvolging. Meldingstijd zelfde werkdag voor 15u Oplossingstijd binnen 24 uur Enige straf 5 10 Enige straf 5 10 Enige straf Deze afwijking van de bepalingen van het KB Uitvoering wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende leverancier mogelijk is VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN KB UITVOERING) Ingeval van laattijdige levering zal de leidend ambtenaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de leveringstermijn, zoals in Leveringstermijn (art. 116 KB uitvoering) vermeld, een boete wegens laattijdige levering opleggen. Voor de berekening van eventuele boetes wordt deze leveringstermijn in aanmerking genomen. 19

20 RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding OPLEVERING OPLEVERING (ART. 129, 131 en 135 KB UITVOERING) De voorlopige oplevering verloopt volgens een volledige oplevering op de plaats van de levering, die zonder gedeeltelijke oplevering verloopt, op de plaats van de fabricage. De besteller beschikt over de verificatietermijn van 30 kalenderdagen om de leveringen te onderzoeken en de beslissing tot aanvaarding of verwerping ervan mee te delen. In geval van verwerping wordt binnen de 30 kalenderdagen na de levering een proces-verbaal van weigering opgesteld. De leverancier verbindt zich er toe de geweigerde goederen kosteloos terug te nemen binnen de 15 kalenderdagen na de kennisgeving van de weigering via aangetekend schrijven. De definitieve oplevering van elke levering heeft plaats binnen de termijn van één jaar vanaf de dag van voorlopige oplevering van betreffende levering. Ze gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende deze termijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven BIJKOMENDE INFORMATIE a. Overzicht vermoedelijk verbruik gedurende één jaar Het totaal van de geraamde hoeveelheid op één jaar wordt vermeld op de inventaris. Dit cijfer is louter indicatief en verwijst niet naar een gegarandeerde minimumafname of een maximaal bestelquotum. b. Overzicht van de geplaatste bestellingen informatie voor de aanbestedende overheid De inschrijver dient er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat de aanbestedende overheid, uit hoofde van haar verplichtingen, zal overgaan tot de organisatie van opvolgingsvergaderingen, maximum 2 per jaar, welke doorgaan in één van de gebouwen van het Bestuur in Vlaanderen of Brussel. Tevens dient de inschrijver er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat hij de nodige rapportering aangaande het gebruik van deze overeenkomst dient te voorzien. Uit hoofde van deze opdracht wenst de aanbestedende overheid dan ook op regelmatige basis, zijnde minimaal per kwartaalbasis, een overzicht te ontvangen van de op deze opdracht geleverde prestaties. Concreet houdt dit in dat op de 1 e werkdag van elk kwartaal (volgens het kalenderjaar) een overzicht dient bezorgd te worden aan het Bestuur, op het mailadres welk door het Bestuur hiertoe wordt gecommuniceerd bij de eerste opvolgingsvergadering. Het staat de uitvoerder vrij om deze rapportering te bezorgen op basis van totalen van het afgelopen kwartaal of op cumulatieve wijze (= alle voorbije kwartalen). 20

21 c. Voorzorgsmaatregelen Te allen tijde moeten tijdens het vervoer en bij de levering de meest hygiënische voorzorgsmaatregelen getroffen worden conform de HACCP richtlijnen. Indien bij controle van de levering blijkt dat er problemen zijn, behoudt de besteller het recht om de levering te weigeren, de producten retour te sturen en een levering nieuwe goederen te eisen. Het lossen en het uitpakken geschiedt door toedoen en ten laste van de leverancier. Indien tijdens het vervoer of bij de levering schade veroorzaakt wordt door de leverancier of zijn vervoerder, zullen de beschadigde goederen geweigerd worden en moeten zij onmiddellijk op kosten van de leverancier vervangen worden. Eventuele schade aan het gebouw of de roerende goederen van de besteller, veroorzaakt door de leverancier of zijn vervoerder, moet door de leverancier vergoed worden. d. Controle van de kwaliteit van de geleverde producten Telkens dit nodig geacht wordt, kunnen door de aanbestedende overheid onaangekondigd steekproeven genomen worden en analyses van de producten gedaan worden ten einde na te gaan of de geleverde waren conform blijven aan alle wettelijke voorschriften en bepalingen van dit bestek. e. Prijzentabel Na sluiting van de opdracht en na elke eventuele prijsaanpassing bezorgt de leverancier een Excelbestand met hierin minimaal volgende velden voor elk product: 1) de artikelcode bij de leverancier 2) de verpakkingshoeveelheid 3) de eenheidsprijs per verpakking 4) de omschrijving van het artikel f. Klachtenopvolging De klachten worden dezelfde werkdag voor 15u gemeld. Wij verwachten een oplossing binnen de 24 uur. g. Non-discriminatie De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid) 21

22 De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. 22

23 DEEL III: TECHNISCHE BEPALINGEN VLAAMSE OVERHEID Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Regionale Dienstverlening Boudewijnlaan 30 bus BRUSSEL OPEN AANBESTEDING Leveren van dranken Besteknr. 2014/AFM/OA/30303 BELANGRIJK: Aan alle onderstaande voorwaarden moet op straffe van nietigheid van de volledige offerte voldaan worden ALGEMENE BEPALINGEN Van elk product dient men een uitgebreide technische fiche bij te voegen (Stuk 6). Het louter ter beschikking stellen van deze fiches via een website is niet voldoende. In de inventaris dient de prijs per vermelde hoeveelheid opgegeven te worden. Vermoedelijke hoeveelheden zijn uitgedrukt in termen van aantal stuks. Merken: - Er worden steeds A-merken vereist. Een A-merk wordt hierbij aanzien als een merk met ruime naambekendheid, goeie reputatie en een grote distributiespreiding. - Huis- of budgetmerken zijn niet toegestaan op straffe van nietigheid van de offerte. - De productenlijst bevat voor een aantal posten voorbeeldmerken. Deze merken dienen enkel ter illustratie van het bedoelde product en hoeven niet te worden gevolgd. Het aanbieden van een ander, gelijkwaardig merk is steeds toegestaan. Minimale vermeldingen etikettering: - Verkoopsbenaming - Ingrediëntenlijst (in aflopende volgorde) + de E-nummers (additieven) in de ingrediëntenlijst - Allergeneninformatie - Nettogewicht - Datum te gebruiken tot - Lotnummer - Gebruiksvoorwaarden & bewaaradvies - Naam & adres van de fabrikant verpakker of verkoper 23

24 Houdbaarheidsdatum: - Producten moeten minstens drie maanden houdbaar zijn. - Producten met afwijkende houdbaarheidsdatum en/of beschadigde verpakking waardoor de houdbaarheidsdatum in het gedrang komt, zullen bij levering geweigerd worden. 24

25 3.2. SERVICE LEVEL AGREEMENT Bij het vaststellen van non-conformiteiten bij leveringen wordt door de keuken een klacht opgesteld. Deze klachten worden door de cel Aankoop geregistreerd in een klachtenopvolgingsysteem. Voor elke non-conformiteit is een maximale frequentie bepaald per vestiging en over het geheel van de vestigingen van de Vlaamse Overheid. De cel Aankoop gaat over tot het opleggen van een enige of dagelijkse straf indien één van de opgelegde maximum frequenties bereikt wordt voor een specifieke non-conformiteiten opgenomen in onderstaande tabel. Hierna worden de tellers voor de desbetreffende non-conformiteit opnieuw op nul geplaatst. Bijhorende straffen zijn opgenomen onder punt Straffen (art. 45 KB Uitvoering). Onderstaande tabel bevat een overzicht van mogelijke non-conformiteiten die resulteren in een klacht, en de bijhorende maximale frequentie: Max. Max. Straf Nr. Omschrijving frequentie / jaar/locatie frequentie / jaar/vo 1. Leveren van producten van een afwijkende kwaliteit. Organoleptische kenmerken. 3 7 Enige straf 2. Leveren van afwijkende producten als variante op de bestelde zonder voorafgaand overleg/akkoord met cel aankopen of keuken (merknamen, ras, ). 3. Leveren van afwijkende aantallen volgens afspraak (bijvoorbeeld vlees 10%). 4. Geen etikettering aanwezig Minimale vermeldingen etikettering: 1) Bewaarvoorschrift 2) Vermelding ingrediënten 3) Ten minste houdbaar tot en/of te gebruiken tot 4) Productiedatum 5) Netto hoeveelheid 6) Lotnummer 5. Leveringen gebeuren niet conform de HACCP-normen (incl. staat vrachtwagen, persoonlijke hygiëne chauffeur, ). 6. Afwijkende temperatuur bij levering (algemene norm) 7. Leveren van producten die minder lang houdbaar zijn dan voorgeschreven 8. Leveren van producten waarvan de maximale houdbaarheid is verstreken 9. (Ernstig) beschadigde verpakking bij levering met mogelijk effect op de kwaliteit. Dit wil zeggen scheuren, blutsen, schimmel, 10. Geen levering hoewel de bestelling conform de afspraken werd geplaatst Enige straf 3 7 Enige straf 1 1 Enige straf 1 1 Enige straf 5 10 Enig straf 3 7 Enige straf 1 1 Enige straf 5 10 Enige straf 3 7 Enige straf 11. Levering op foutieve locatie. 3 7 Enige straf 12. Levering zonder ontvangstbevestiging van de bevoegde persoon. 3 7 Enige straf 25

26 Nr. Omschrijving 13. Niet leveren binnen de afgesproken leveringsuren (zie punt ) Max. frequentie / jaar/locatie Max. frequentie / jaar/vo Straf 5 10 Enige straf 14. Niet leveren op de aangegeven dag 1 1 Dagelijkse straf per werkdag vertraging 15. Niet naleveren van ontbrekende goederen binnen de afgesproken termijn voor naleveringen (zie punt ) 16. Niet deelnemen aan de opvolgvergadering zonder melding van geldige reden 1 1 Dagelijkse straf per werkdag vertraging 1 1 Enige straf 17. Niet aanreiken van rapporten 1 1 Dagelijkse straf per rapport 18. Niet tijdig aanreiken van het bewijs dat de geleverde goederen geproduceerd werden in volle nalevering van de technische bepalingen. 19. Onaangekondigde / niet goedgekeurde prijsverhogingen toepassen bij facturatie. 20. Klachtenopvolging. Meldingstijd zelfde werkdag voor 15u Oplossingstijd binnen 24 uur Enige straf 5 10 Enige straf 5 10 Enige straf 26