2015/HFB/OO/ Levering : Open offerteaanvraag voor de levering van wijnen en mousserende wijnen

Transcriptie

1 VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP FACILITAIR BEDRIJF AFDELING AANKOOPCENTRALE EN OVERHEIDSOPDRACHTEN BOUDEWIJNLAAN 30, BUS BRUSSEL Besteknummer Opdracht voor aanneming van Wijze van gunning 2015/HFB/OO/32408 Leveringen Open offerteaanvraag Voorwerp van de opdracht: Levering : Open offerteaanvraag voor de levering van wijnen en mousserende wijnen CPV-classificatie : Wijn Mousserende wijn De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. De opening van de offerteformulieren zal plaatsvinden op 10/07/ 2015 om uur, ten overstaan van de administrateur-generaal of zijn afgevaardigde, Agentschap Facilitair Bedrijf team Plaatsing en rapportering, Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 - bus Brussel, lokaal 5D04. Nadere inlichtingen kunnen bekomen worden via onderstaand adres: aanbestedingen.afm@bz.vlaanderen.be Er kunnen over deze offertaanvraag schriftelijk vragen gesteld worden tot uiterlijk 18/06/2015. Deze vragen dienen gericht te worden aan het team Aanbestedingen via mail op aanbestedingen.afm@bz.vlaanderen.be. Bij het indienen van de vragen dient het besteknummer als referentie vermeld te worden. De antwoorden worden gepubliceerd als terechtwijzend bericht bij de aankondiging op e-notification. De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in e-notification en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. 1

2 Informatievergadering Er wordt een informatievergadering voorzien op op 25/06/2015 om 10u op het onderstaand adres: Boudewijngebouw Boudewijnlaan Brussel Lokaal Balkon 2 links De vragen worden gesteld onder de voorwaarden zoals hierboven bepaald. Tijdens de informatievergadering worden geen bijkomende vragen beantwoord en worden er ook geen vragen meer aanvaard. De antwoorden worden ook gepubliceerd op Volgende items zullen toegelicht worden op deze vergadering: De antwoorden op de vooraf gestelde vragen die per mail bezorgd werden. Een toelichting van hoe men correct een offerte elektronisch kan indienen via e-procurement. Deze informatievergadering is niet verplicht. 2

3 INHOUD DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN AANBESTEDENDE OVERHEID VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT GUNNINGSWIJZE TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING... 8 DEEL II: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN PLAATSING VAN DE OPDRACHT SELECTIE UITSLUITING, RSZ- EN FISCALE VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62, 63 EN 64 KB PLAATSING) KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67 EN 71 KB PLAATSING) BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) MODALITEITEN PERCELEN (ART. 11 en 89 KB PLAATSING) VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING) VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) PRIJS PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) GUNNINGSCRITERIA

4 2.2. UITVOERING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) PLAATS VAN LEVERING EN MODALITEITEN (ART. 118 KB UITVOERING) LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 117 KB UITVOERING) BETALINGEN (ART. 66, 120, 127 KB UITVOERING) WIJZE VAN BETALING (ART. 66 KB UITVOERING) PROCEDURE (ART. 120 en 127 KB UITVOERING) OVERIGE BEPALINGEN SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN KB UITVOERING) RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) OPLEVERING (ART. 129, 131 en 135 KB UITVOERING) OPLEVERING VAN DE INDIVIDUELE BESTELLINGEN OPLEVERING VAN DE RAAMOVEREENKOMST BIJKOMENDE INFORMATIE DEEL III: TECHNISCHE BEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN SERVICE LEVEL AGREEMENT PRODUCTLIJST Basisaanbod Aanvullend aanbod DEEL IV: INVENTARIS DEEL V: INFORMATIEFICHE CHECKLIST VOOR HET INDIENEN VAN DE OFFERTE

5 DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap Facilitair Bedrijf. 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Regionale Dienstverlening Boudewijnlaan 30 bus Brussel Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van volgend punt. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. 4. De aanbestedende overheid treedt in deze opdracht in hoofde van de Vlaamse Gemeenschap op als opdrachtencentrale cfr. art. 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006, ten aanzien van het Vlaams Gewest en alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Voorwerp van de opdracht: Levering : Open offerteaanvraag voor de levering van wijnen en mousserende wijnen CPV-classificatie : Wijn Mousserende wijn Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van art. 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Deze opdracht betreft overwegend de levering van wijnen uit het verplichte basisaanbod (zie productlijst van deel III technische bepalingen). Daarnaast omvat deze opdracht ook de levering van wijnen uit het aanvullend aanbod, zie van deel III technische bepalingen). De Vlaamse overheid engageert zich in het Vlaams Actieplan duurzame overheidsopdrachten om tegen % duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Indien zulke duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten. 5

6 1.3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via: Open offerteaanvraag. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige regelmatige offerte indient TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Behoudens afwijkingen in de opdrachtdocumenten en met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver, zijn op deze opdracht onder meer toepasselijk: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni U kunt deze regelgeving terugvinden op: TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN a. GHP- plan b. Alle geldende wetgeving die van toepassing is op de producten die geleverd worden OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN a. Raamovereenkomst: Deze opdracht is een raamovereenkomst, d.w.z. dat de opdracht wordt uitgevoerd door middel van het plaatsen van op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten naargelang van de werkelijke behoeften, ZONDER verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. De op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten worden verder in dit bestek bestellingen genoemd. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. Alle in dit bestek vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden. De af te nemen hoeveelheden worden gespecifieerd in de inventaris. De initiële looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 1 jaar te rekenen vanaf de datum vermeld bij sluiting. 6

7 In het kader van deze opdracht wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen. Voor de toepassing van de administratieve bepalingen wordt hierna verstaan onder: 1 de aanbestedende overheid: het Agentschap Facilitair Bedrijf, dat belast is met de administratieve opvolging van deze opdracht. 2 de besteller: elke entiteit waarvoor de aanbestedende overheid optreedt als opdrachtencentrale die een bestelling plaatst. Het Agentschap Facilitair Bedrijf kan als aanbestedende overheid niet aansprakelijk worden gesteld voor de moeilijkheden met betrekking tot de binnen de raamovereenkomst geplaatste bestellingen,, tenzij het Agentschap Facilitair Bedrijf zelf de besteller is. Alle briefwisseling met betrekking tot specifieke bestellingen dient dan ook te gebeuren via de besteller. Wanneer de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, zal het Agentschap Facilitair Bedrijf in zijn rol als aanbestedende overheid optreden om de opdrachtdocumenten verder te verduidelijken, alsook het nemen van ambtshalve maatregelen cf. art. 47 en 124 KB Uitvoering. b. Exclusiviteitsrecht Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier geen exclusiviteitrecht. Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. c. Verlengingen Voorliggende opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. Na het verstrijken van de initiële looptijd van één jaar, wordt de overeenkomst jaarlijks stilzwijgend verlengd met een termijn van één jaar aan identieke voorwaarden (art Wet Overheidsopdrachten). De totale duur (incl. verlengingen) bedraagt maximaal 4 jaar. De aanbestedende overheid heeft jaarlijks het recht de overeenkomst niet te verlengen, zonder enige vorm van schadevergoeding. De beslissing tot niet verlengen wordt ten minste één maand voor het verstrijken van de respectievelijke jaarlijkse verjaardag van de sluiting per aangetekend schrijven genotificeerd aan de leverancier. Bij het verstrijken van de volledige termijn zal de overeenkomst van rechtswege, zonder voorafgaande opzeg, eindigen. Er kan geen sprake zijn van enige stilzwijgende verlenging voor onbepaalde duur. d. Levering van evenwaardige producten De inschrijver verbindt er zich toe vanaf de sluiting tot het einde van het contract de in zijn offerte opgegeven producten te kunnen leveren. Bij een eventuele productaanpassing wordt een evenwaardig product geleverd tegen dezelfde voorwaarden als in de oorspronkelijke overeenkomst, waaronder de prijs. Het evenwaardig product dient te voldoen aan de technische bepalingen zoals bepaald in het bestek en zal voor effectieve levering ter goedkeuring voorgelegd worden aan de aankoopcel. Alleen na goedkeuring kan overgegaan worden tot levering van het evenwaardige product.de technische fiche van dit product dient op het moment van een eventuele productaanpassing aan de aanbestedende overheid worden aangeboden. De goedkeuring van dit product is het voorwerp van een bijakte, bekrachtigd door de aanbestedende overheid en de inschrijver. 7

8 e. Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de aanbestedende overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Deze vertaling gebeurt op kosten van de inschrijver. f. Non-discriminatie De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van de anti-discriminatiewetgeving. Zie de bepalingen inzake non-discriminatie in punten en LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING De bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (hierna KB uitvoering) (algemene uitvoeringsregels) waarvan wordt afgeweken zijn: - Art. 129, 131 en 135 Oplevering, gelet op de specifieke van de goederen en de snel op elkaar volgende leveringen, wordt voor de afzonderlijke bestellingen een systeem van impliciete oplevering voorzien. Wat de raamovereenkomst betreft, wordt enkel voorzien in een definitieve oplevering. - Art. 134 Waarborgtermijn, rekening houdende met de bederfbare aard van de goederen wordt geen waarborgtermijn voorzien 8

9 DEEL II: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1. PLAATSING VAN DE OPDRACHT SELECTIE UITSLUITING, RSZ- EN FISCALE VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62, 63 EN 64 KB PLAATSING) Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische leverancier vraagt het bestuur het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1 KB plaatsing. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden (stuk 4): - de Belgische leverancier: een uittreksel uit het strafregister; - de Belgische leverancier die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; - de buitenlandse leverancier: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling ). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. - de Belgische leverancier die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan euro in de zin van art. 62, 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan euro in de zin van art. 63, 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de leverancier één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen; Non-discriminatie Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft het bestuur, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de leverancier uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijke sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in 9

10 kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: Art het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen mannen en vrouwen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67 EN 71 KB PLAATSING) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: - Beschikken over een gemiddelde jaarlijkse omzet van minstens euro over de laatste drie beschikbare boekjaren voor de vermelde producten in onderhavig bestek. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - Een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse omzet voor de vermelde producten in onderhavig bestek over de laatste drie beschikbare boekjaren. (Stuk 5a) De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: - Gedurende de laatste drie afgelopen boekjaren moeten minimum drie gelijkaardige opdrachten met een minimale leveringswaarde van euro per jaar zijn uitgevoerd. - Beschikken over een GHP-plan. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: - Een lijst van de voornaamste opdrachten die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, met vermelding van naam en telefoonnummer van een contactpersoon. (Stuk 5b); - Een beschrijving van goede hygiënepraktijken, traceerbaarheid en meldingplicht. (Stuk 5c) De inschrijver gaat ermee akkoord dat de aanbestedende overheid, de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde, eventueel vergezeld van andere deskundigen, zich ter plaatse in de onderneming en in de vestiging of het bedrijf van waaruit de goederen gedistribueerd worden, van de technische bekwaamheid komen vergewissen BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze 10

11 onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 61 KB Plaatsing. Voor deze onderaannemers of entiteiten moeten eveneens de toe te voegen documenten bedoeld onder toegevoegd worden aan de offerte. De documenten die de verbintenis aantonen alsook de voor deze onderaannemers of entiteiten toe te voegen documenten zoals bedoeld onder , gelden als stuk MODALITEITEN PERCELEN (ART. 11 en 89 KB PLAATSING) Er zijn geen percelen VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van varianten is niet toegestaan OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) Het indienen van opties is niet toegestaan OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 10/07/2015 om uur in lokaal 5D INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art 52, 1 van het KB Plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. 11

12 Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ) (stuk 3). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eid, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: Enkele praktische instructies: De offertes moeten worden opgemaakt in PDF-formaat. De inventaris moet worden opgemaakt in Excel. Het offerteformulier en de inventaris moeten wel afzonderlijk worden ingediend. De ingediende documenten mogen niet gezipt worden. De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Om het indienen door middel van elektronische middelen toe te lichten is een zip-file Elektronisch_Indienen toegevoegd. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e- procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Art VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 81. Proefmonsters Door op deze opdracht in te schrijven verbindt de inschrijver zich er toe om op aanvraag via aangetekend schrijven van de aanbestedende overheid binnen de veertien kalenderdagen vanaf de datum van het aangetekend schrijven de producten uit het basisaanbod, zoals in zijn offerte beschreven, ter beschikking te stellen voor evaluatie en controle, en dit op straffe van onregelmatigheid van zijn volledige offerte. Binnen de veertien kalenderdagen vanaf de datum van het aangetekend schrijven van de aanbestedende overheid geeft de inschrijver de producten uit het basisaanbod af op volgend adres: 12

13 Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten Team Aankoopprojecten t.a.v. Nele De Lannoy Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus Brussel Per aangeboden product wordt minimum 1 fles ter beschikking gesteld. De proefmonsters moeten: - Gratis ter beschikking gesteld worden; - Voldoen aan de technische specificaties zoals beschreven in de offerte; - Eigendom van de aanbestedende overheid blijven; Indien enig voorbehoud wordt gemaakt of indien de proefmonsters laattijdig worden gegeven, heeft dit de onregelmatigheid van de volledige offerte tot gevolg. De evaluatie en controle van de proefmonsters zal gebeuren d.m.v. blinde smaaktesten door een beoordelingsteam (zie gunningscriterium kwaliteit van het basisaanbod) Art. 82. Aanvullende documenten Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier (stuk 1) en de inventaris (stuk 2), bij de offerte gevoegd moeten worden: - De documenten die de handtekenbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte staven (Stuk 3); - Uittreksel strafregister of een gelijkwaardig document zoals bepaald in (Stuk 4); - De documenten inzake kwalitatieve selectiecriteria (Stuk 5 a, b en c); - Eventueel de nodige documenten waaruit de verbintenis van de onderaannemers of andere entiteiten blijkt (zo ja, eveneens de toe te voegen documenten bedoeld onder ), zoals gevraagd in punt (stuk 6); - Een uitgebreide Nederlandstalige techniche fiche per product. Zo ook voor de producten opgenomen in het aanvullende gamma. Deze fiche moet een beschrijving van het product, details over druivensoort(en), vinificatie, rijping, houdbaarheid, allergenen enzovoort bevatten. Uit deze bij de offerte gevoegde fiches blijkt dat de voorgestelde producten minstens voldoen aan de in de deel III technische bepalingen vermelde minimumeisen. Het louter ter beschikking stellen van deze fiches via een website is niet voldoende. (Stuk 7); - Catalogus met het aanvullend aanbod aan wijnen (inclusief prijslijst) zie van deel III technische bepalingen. (Stuk 8). 13

14 VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver dient op het offerteformulier aan te geven welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke de identiteit van de onderaannemers is die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING) De inschrijver vult de bij dit bestek gevoegde inventaris in. Alle vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden (VH). De vermelde vermoedelijke hoeveelheden hebben betrekking op een periode van 4 jaar VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand vanaf de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes PRIJS PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden vermoedelijk. Door de forfaitaire eenheidsprijzen op de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden toe te passen wordt het te betalen bedrag vastgesteld PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a. Prijzen worden in de offerte opgegeven in euro; b. Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot twee decimalen preciseren; c. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt deze bij de prijs van de offerte. 14

15 INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) De opgegeven prijzen dienen het volgende omvatten: 1) de prijs van de in DEEL III beschreven goederen; 2) het laden, lossen en de levering in België op de plaats aangeduid door de besteller; 3) de kosten voor verpakking, verzekering, inklaren, 4) de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 5) de tol- en accijnsrechten en om het even welke andere belasting, m.u.v. de BTW; 6) de kosten m.b.t. de opvolgingsvergaderingen en rapportering ; 7) alle andere kosten verbonden aan de leveringen PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) De prijzen kunnen zesmaandelijks worden herzien. De eerste zesmaandelijkse periode vangt aan op de dag van de sluiting van de opdracht. Gedurende deze eerste zesmaandelijkse periode is er geen prijsherziening mogelijk. De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: i p = P a + c I p = het aangepast te betalen bedrag P = het volgens contract vastgesteld bedrag I = consumptieprijsindex subgroep Wijn (volgens de COICOP-indeling) van kracht 1 maand voor de opening van de offertes i = consumptieprijsindex subgroep Wijn (volgens de COICOP-indeling) van kracht 2 maanden voor ingang van de prijsherziening a = parameter c = vaste term De contractuele waarde toegekend aan de parameter a bedraagt 0,80 en aan de vaste term c bedraagt 0,20. Deze waarden worden in de loop van de opdracht niet gewijzigd. De consumptieprijsindex subgroep Wijn (volgens de COICOP-indeling) is terug te vinden op de website van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie: De prijsherzieningen na de eerste zesmaandelijkse periode van de overeenkomst mogen enkel worden toegepast na geldige en goedgekeurde aanvraag. De aanvraag wordt ten laatste 15 kalenderdagen voor het verstrijken van een zesmaandelijkse periode per aangetekend schrijven gericht aan de aanbestedende overheid en is gestaafd met de nodige bewijsstukken. Deze aanvraag zal door de aanbestedende overheid al dan niet goedgekeurd worden binnen de 30 dagen. De aanbestedende overheid kan eveneens de prijsherziening vragen volgens voorgaande modaliteiten door middel van een aangetekend schrijven. In dat geval gaat de herziening 15 kalenderdagen na de verzending van de documenten in. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de leveringen die na de ingang van de prijsherziening gepresteerd zijn. De datum van de bestelbon bepaalt de toe te passen prijzen. 15

16 PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. 16

17 GUNNINGSCRITERIA De gunningscriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht : Basisaanbod (totaal 80 punten) Wordt beoordeeld op basis van de verhouding tussen volgende elementen: - Prijs (40 punten): o Totaalprijs offerte: 30 punten Het gunningscriterium totaalprijs offerte wordt beoordeeld op basis van de in de inventaris opgegeven eenheidsprijzen (zonder kwantumkorting) voor het verplichte basisaanbod vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden. Hierbij wordt volgende formule gehanteerd: totaalprijs laagste offerte score criterium prijs = totaalprijs huidige offerte x gewicht van het criterium prijs o Prijs bij kwantumhoeveelheden: 10 punten Dit criterium wordt beoordeeld op basis van de aangeboden kwantumkorting bij een afname tussen 48 en 96 flessen van een specifieke wijn per bestelling en een afname van meer dan 96 flessen van een specifieke wijn per bestelling. Hiertoe geeft de inschrijver in de informatiefiche de eenheidsprijzen op waarin deze kwantumkorting is verwerkt (zie de daarvoor voorziene ruimte: eenheidsprijs bij een bestelling vanaf 48 flessen en eenheidsprijs bij een bestelling vanaf 96 flessen. Het gunningscriterium prijs bij kwantumhoeveelheden wordt beoordeeld op basis van deze in de inventaris opgegeven som van de eenheidsprijzen bij bestelling vanaf 48 flessen en bij bestelling vanaf 96 flessen voor het verplichte basisaanbod. Hierbij wordt volgende formule gehanteerd: eenheidsprijzen laagste offerte score criterium kwantumkorting = eenheidsprijzen huidige offerte x gewicht van het criterium kwantumkorting - Kwaliteit: 40 punten Dit criterium wordt beoordeeld op basis van smaaktesten. Het beoordelingsteam bij deze testen zal bestaan uit een representatief panel van personen. Zowel keukenchefs als aankoop- en kwaliteitsverantwoordelijken zullen hierbij betrokken worden. Bij de smaaktesten zullen de producten van de verschillende inschrijvers vergeleken worden. Het beoordelingsteam is hierbij op de hoogte van de specificaties en het uitzicht van de (mousserende) wijn, maar weet bij de beoordeling niet welke (mousserende) wijn er door welke inschrijver wordt voorgesteld. Er is met andere woorden geen koppeling tussen de voorgestelde producten en de inschrijver in kwestie, dit om de beoordeling in anonimiteit te laten verlopen. Het beoordelingsteam houdt bij de smaaktesten rekening met onder meer de herkomst (land/streek), wijnstijl en oogstjaar, zoals bepaald in de technische bepalingen (zie deel III 3.3.1). 17

18 Aanvullend aanbod obv catalogus (totaal 20 punten): Wordt beoordeeld op basis van de verhouding tussen volgende elementen: - Uitgebreidheid en diversiteit aanvullend gamma: 10 punten Naast het gevraagde basisaanbod (zie DEEL III Technische bepalingen) dient de inschrijver een (op maat gemaakte) catalogus in te dienen met prijslijsten en de eventueel daarop geldende kortingen. Een hogere score wordt toegekend naarmate het geboden aanvullend gamma uitgebreider is (aantal producten) en meer divers (land van herkomst en streek). Een meer divers aanbod krijgt hierbij een hogere waardering dan een meer uitgebreid aanbod.versterkte wijnen zoals porto, sherry en pineau des Charentes komen hierbij niet in aanmerking alsook variantes in verpakkingseenheden niet. - Duurzaamheid: 10 punten Voor dit criterium worden extra punten toegekend naar mate een groter percentage van de voorgestelde wijnen voor het aanvullend aanbod van Belgische oorsprong zijn of een duurzaamheidslabel dragen (bv. Bio- of Fair Trade label). Deze producten dienen duidelijk gemarkeerd te zijn in de catalogus. Indien nog geen label werd toegekend, maar de inschrijver van mening is dat de voorgestelde (mousserende) wijn voldoet aan de criteria voor het verkrijgen van dit label, dient dit aangetoond te worden door middel van een uitgebreide documentatie. De inschrijver is gehouden om op een heldere en overzichtelijke manier, desnoods punt voor punt, de correlatie aan te tonen tussen de eisen van het label waarnaar wordt verwezen en de aangereikte documentatie. 18

19 2.2. UITVOERING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) Wat betreft de bestellingen van het Agentschap Facilitair Bedrijf geldt volgende regeling: De leveringstermijn bedraagt maximaal drie werkdagen. Deze leveringstermijn vangt aan op datum van opmaak van de bestelbon. Elke bestelling geplaatst door het Agentschap Facilitair Bedrijf gebeurt vanuit een centraal bestelsysteem. Dit systeem genereert bestelbons en verstuurt deze automatisch vanop het generieke adres naar de desbetreffende leverancier. Bestelbons worden opgemaakt en verzonden per leveringsadres en per leverdatum. Eventuele correcties worden door het Agentschap Facilitair Bedrijf per medegedeeld. In onderling overleg met de leverancier worden, met het oog op administratieve en operationele vereenvoudiging, vaste bestel- en leveringsdag(en) bepaald per leveringsadres. De bestellers, andere dan het Agentschap Facilitair Bedrijf, kunnen in een andere regeling voorzien. De leveringstermijn wordt geschorst voor de duur van de sluiting van de firma wegens jaarlijkse vakantie. Deze periode(s) moet(en) vermeld worden onder punt G. van het offerteformulier PLAATS VAN LEVERING EN MODALITEITEN (ART. 118 KB UITVOERING) Wat betreft de bestellingen van het Agentschap Facilitair Bedrijf geldt volgende regeling: Elke bestelbon zal het adres vermelden waar de goederen geleverd moeten worden, alsook de naam van de contactpersoon. Hieronder vindt u een overzicht (niet-exhaustief) van de mogelijke leveringsadressen per regio. Deze lijst is louter indicatief. In de loop van de overeenkomst kunnen bepaalde adressen geschrapt of toegevoegd worden. - BRUSSEL: Boudewijngebouw Boudewijnlaan Brussel Leveringsadres: Antwerpsesteenweg Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: Volkstraat 1000 Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: Marktstraat Brussel Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u 19

20 Ellipsgebouw Koning Albert II-laan Brussel Leveringsadres: De Molstraat Brussel Levering in magazijn keuken op verdieping -1. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u Arenberggebouw Arenbergstraat Brussel Leveringsadres: Arenbergstraat Brussel Levering op het gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - ANTWERPEN: Anna Bijnsgebouw- Lange Kievitstraat Antwerpen Leveringsadres: Lange Kievitstraat Antwerpen Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: strikt van 7 u tot 9 u - HASSELT: Hendrik van Veldeke gebouw Koningin Astridlaan Hasselt Leveringsadres: Koningin Astridlaan Hasselt Levering in magazijn keuken gelijkvloers. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - LEUVEN: Dirk Bouts gebouw Diestsepoort / hoek Vuurkruisenplein 3000 LEUVEN Leveringsadres: Dietsepoort Leuven Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - BRUGGE: Jacob van Maerlant gebouw - Koning Albert I-laan Brugge Leveringsadres: Koning Albert I-laan Brugge Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u - GENT: VAC Gent Virginie Loveling gebouw Koningin Maria Hendrikaplein Gent Leveringsadres: Koningin Maria Hendrikaplein Gent Levering in magazijn keuken. Leveringsdagen: elke werkdag. Leveringsuren: van 7 u tot 11 u De leveringen dienen te gebeuren op werkdagen tussen 7 en 11 u. In het VAC Antwerpen moet er geleverd worden voor 9u. Deze leveringstijden kunnen in de loop van het contract door de aanbestedende overheid aangepast worden. De goederen dienen tot aan het magazijn van de keuken gebracht te worden op het aangegeven adres. 20

21 Betreffende de verpakking van de goederen gelden volgende vereisten: De hoeveelheid verpakking wordt zoveel mogelijk beperkt. Verpakkingen zijn zoveel mogelijk herbruikbaar, of bestaan zoveel mogelijk (gedeeltelijk of volledig indien papier en karton) uit gerecycleerd materiaal en/of materialen afkomstig uit hernieuwbare bronnen. Alle verpakkingsmaterialen zijn zoveel mogelijk eenvoudig met de hand te scheiden in recycleerbare delen van één materiaal (bijv. karton, papier, kunststof, textiel). De leverancier is verantwoordelijk voor de aflevering van de producten op het juiste adres, bij de op de bestelbon aangegeven persoon. De afgetekende leveringsbon (duidelijk leesbaar) geldt als bewijs. Indien de leverancier ondanks de gemaakte afspraken om de een of andere reden, verhinderd wordt de goederen te leveren, stelt hij de op de bestelbon vermelde contactpersoon hiervan onmiddellijk in kennis. De bestellers, andere dan het Agentschap Facilitair Bedrijf, kunnen in een andere regeling voorzien LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) De leidend ambtenaar wordt aangeduid bij elke bestelling. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat uit: a. De technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; b. De keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. Het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; d. Het opstellen van de processen-verbaal; e. De opleveringen. In zijn rol als opdrachtencentrale zal de aanbestedende overheid instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, alsook het nemen van maatregelen van ambtswege cfr. 47 en 124 KB uitvoering BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) Bij de sluiting zal een forfaitaire borgtocht van 7 500,00 euro worden gevraagd. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en voor de inhaalrustdagen bepaald bij een K.B. of in een algemeen bindend verklaarde Collectieve Arbeidsovereenkomst. Deze periodes moeten vermeld worden in het offerteformulier. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. 21

22 Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in art. 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. d) De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de definitieve oplevering van de raamovereenkomst VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 117 KB UITVOERING) Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden. Alle vermelde aantallen zijn vermoedelijke hoeveelheden BETALINGEN (ART. 66, 120, 127 KB UITVOERING) WIJZE VAN BETALING (ART. 66 KB UITVOERING) Wat de bestellingen van het Agentschap Facilitair Bedrijf betreft, worden de leveringen maandelijks betaald. De bestellers, andere dan het Agentschap Facilitair Bedrijf, kunnen in een andere betalingsregeling voorzien PROCEDURE (ART. 120 en 127 KB UITVOERING) De betalingsprocedure kan verschillen naargelang de besteller. De leverancier moet zijn factuur hetzij op papier, hetzij in elektronische vorm (elektronische facturatie of facturatie ikv intelligente scanning en digitale verwerking) indienen. De wijze waarop de factuur wordt ingediend, wordt aangegeven op de bestelbon. Indien elektronische facturatie mogelijk is, wordt dit sterk aanbevolen. Besteller en leverancier stemmens steeds met elkaar af of beide partijen elektronische facturatie ondersteunen. Wat betreft de bestellingen van het Agentschap Facilitair Bedrijf geldt volgende regeling: De leveringen worden gefactureerd per maand en per leveringsadres. De factuur vermeldt elke bestelbon afzonderlijk, aantallen worden niet samengeteld. Enkel de bestellingen die overeenkomstig punt van het bestek definitief zijn opgeleverd mogen worden gefactureerd. Indien de termijn van 5 werkdagen nog niet is afgelopen en de goederen als gevolg daarvan nog niet stilzwijgend zijn opgeleverd, mogen deze niet worden gefactureerd. De bestellingen die in een maand zijn geleverd, mogen bijgevolg pas 5 werkdagen na de afloop van deze maand worden gefactureerd. De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de digitaal verwerkte factuur, of 30 dagen na de ontvangstdatum van de levering indien de factuur voor de levering werd ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat. 22

23 De betalingsvoorwaarden van de leverancier zijn niet van toepassing. De leverancier maakt een factuur op en factureert deze samen met de ondertekende leveringsbon(s) op de volgende wijze: 1. Elektronische facturatie (e-facturatie, e-invoicing) Vanaf 1 januari 2015 mag u e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse Overheid. a) De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U kunt ofwel uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik maken van een dienstverlener van uw keuze. b) Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de dienstverleners en de aangeboden ondersteuning vindt u op c) U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze. d) Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op e.procurement@vlaanderen.be e) U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens deze begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van verzending. f) De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd. Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese, Belgische en Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de standaard worden. De Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts overwegend e-facturen ontvangen. Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige voorbereidingen te treffen. 2. Facturen aangeleverd in het kader van de intelligente scanning en de digitale verwerking In voorbereiding van een volledige elektronische facturatie gebeurt er in tal van entiteiten van de Vlaamse overheid intelligente scanning van facturen en bijhorende digitale verwerking. Dit betekent dat uw facturen centraal ontvangen en gescand worden. U dient steeds op de factuur het inkoopordernummer apart te vermelden. a) U kunt uw factuur als pdf-bestand sturen naar het centraal adres: Postkamer Facturatie: postkamerfacturatie@fb.vlaanderen.be b) U kunt uw papieren factuur naar onderstaand adres sturen: Vlaamse Overheid Agentschap Facilitair Bedrijf DAB Catering Postkamer Facturatie Koning Albert II-laan 19 bus Brussel 23

24 Om de automatische verwerking van de facturen te optimaliseren, vragen we u tevens om de onderstaande richtlijnen te volgen: Bezorg uw facturen in één exemplaar. Gebruik geen nietjes. Als uw factuur uit verschillende pagina s bestaat of bijlagen bevat, voegt u die los toe. Vermijd gekleurde achtergronden. De bestellers, andere dan het Agentschap Facilitair Bedrijf, kunnen voorzien in een andere betalingsregeling OVERIGE BEPALINGEN a) De factuur vermeldt het nummer van de bestelbons of bestelbrieven, de referentie van de leveringsbons, soort(en) artikel(s) en aantal(len) gegroepeerd per bestelbon. b) De factuur wordt door de leverancier gedateerd; c) De factuur vermeld zowel de bedragen excl. als incl. BTW; d) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt; e) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van art van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten; f) De levering wordt uitgevoerd voor rekening van de besteller SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, 2, 1 en 2 KB Uitvoering Overeenkomstig art. 45, 1 KB Uitvoering zijn bijzondere straffen van toepassing bij specifieke nonconformiteiten of inbreuken. De enige straf wordt bepaald op 270 euro; de dagelijkse straf op 25 euro. Elke straf wordt afgehouden met inachtneming van de voorwaarden van artikel 44, 2 KB Uitvoering. Dit artikel dient echter samengelezen te worden met artikel 72 van het KB Uitvoering dat bepaalt: Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid is verschuldigd in het kader van de uitvoering van de opdracht, wordt in eerste instantie ingehouden op de door de opdrachtnemer om welke reden ook opeisbare bedragen en vervolgens op de borgtocht. Bij het vaststellen van non-conformiteiten of inbreuken bij leveringen wordt door de keuken een klacht opgesteld. Deze klachten worden door de besteller geregistreerd in een klachtenopvolgingsysteem. Voor elke non-conformiteit of inbreuk is een maximale frequentie bepaald per vestiging en over het geheel van de vestigingen van de Vlaamse Overheid. De besteller gaat over tot het opleggen van een enige of dagelijkse straf indien één van de opgelegde maximum frequenties bereikt wordt voor een 24