gemeente Eindhoven 13R5586 RaadsvoorstelUitrol bibliotheekbesluiten 23 april 2013

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer Inboeknummer 13R bst01799 Beslisdatum B&W 22 oktober 2013 Dossiernummer RaadsvoorstelUitrol bibliotheekbesluiten 23 april 2013 Inleiding Op 23 april 2013 is de gemeenteraad akkoord gegaan met het raadsvoorstel Lezen, Leren&Innoveren. Dit met inbegrip van de volgende moties en amendementen: M3, M4, A7A, A14. Bovendien heeft het college hierbij toegezegd er vanuit te gaan dat de Bibliotheek Eindhoven (BE) nieuwe ontwikkelingen op het gebied van uitleen en lezen niet zal negeren en waar mogelijk zal faciliteren. Dit is door de BE bevestigd in hun brief van 3 juli (zie bijlage) Het college heeft ook toegezegd om vóór de begrotingsbehandeling aan te geven of er voor de sociale alternatieven extra subsidiebudget nodig is. In de raad is afgesproken dat via een raadsdossier voorafgaand aan de behandeling van de begroting 2014 de resultaten van de diverse onderwerpen zullen worden voorgelegd. Het gaat per saldo om het volgende: 1. Het resultaat van het cocreatieproces van de BE met de SPIL partners en de gemeente met betrekking tot het plan van aanpak voor het Educatief Programma, inclusief de financiering ervan. 2. Het resultaat van de inspanningen van de BE met betrekking tot de realisatie van de Kenniswerkplaats en daarmee het voorkomen van frictiekosten in de exploitatie van de BE in de jaren 2014 en verder. 3. Motie M3: Samen met de BE de impact in kaart brengen van de bijzondere huisvestingssituatie op de meerjarenbegroting met inachtneming van de vragen hierover van de stuurgroep van het experttraject over verleden, heden en toekomst. 4. Inzicht verschaffen in de concrete mogelijkheden van regionale samenwerking bij de aanpak van de bibliotheekinnovatie. 5. Motie M4: Een aanvullend plan te leveren in samenspraak met de BE, de scholen en de kinderopvangorganisaties voor de toegankelijkheid van de schoolbibliotheken buiten de schooltijden voor kinderen die in de kinderopvang en BSO verblijven en voor kinderen die gewoon thuis zijn. 6. Amendement A7A: De benodigde vierkante meters voor de schoolbibliotheken per locatie inzichtelijk te maken in het IHP. 7. Inzichtelijk maken of er naast het eenmalig beschikbaar gestelde budget van voor de sociale alternatieven nog een extra investering nodig is.

2 Amendement A14: Met betrekking tot de verdere uitwerking van amendement A14 van 23 april 2013 heeft de gemeenteraad aanvullende besluiten genomen op 17 september 2013 bij de behandeling van het raadsvoorstel Uitvoering Amendement A14 sociale wijkfuncties bibliotheek. Bij die gelegenheid heeft de Raad tevens ingestemd met motie M2 van de VVD. Deze motie is leidend voor de afstemming met de Raad. In het bestek van dit dossier wordt daarom op dat onderdeel van de bibliotheekinnovatie niet nader ingegaan. Met de Raad zijn afspraken gemaakt omtrent de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de motie. Tweewekelijks zal de raadscommissie MC worden geïnformeerd op basis van een geaccordeerd procesformat en een toelichting daarop van de wethouder. In het format zijn de fatale termijnen voor raadsbesluitvorming vastgelegd. De Raad wordt wel verzocht om kennis te nemen van de daartoe strekkende kanttekening in dit dossier. Bestuurlijk kader a Wettelijke taak <Klik hier voor toelichting> x Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college <Klik hier voor toelichting> x Onvermijdelijk <Klik hier voor toelichting> Doelstelling Beoordelen van de voortgang van de uitrol van de bibliotheekbesluiten van 23 april 2013 en de eventuele gevolgen hiervan voor de meerjarenbegroting Voorstel 1. Akkoord gaan met het voorlopige resultaat van de cocreatie en cofinanciering van BE, Spilpartners en gemeente met betrekking tot het Educatief Programma waarin ook een jaarlijks subsidiebudget van ten behoeve van de realisatie van doelstellingen van het VVE beleid is opgenomen (zie bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 2. Kennisnemen van de huisvestingsproblematiek van de BE, van het ontstaan daarvan, van de visie van het college dat maatschappelijke partijen gezamenlijk moeten optrekken in zaken als huisvesting, en van de inspanningen op dit moment om de BE in dit proces te ondersteunen Besluiten tot verdere acties om te komen tot een regionale samenwerking bij de realisatie van de bibliotheekinnovatie op basis van de resultaten tot nu toe (zie bijlage reactie BE d.d. 17 september 2017) - Kennisnemen van het recente voornemen van de BE om aan het regionaliseringsproces een lage prioriteit toe te kennen. 2

3 4. Instemmen met de wens van de scholen en de kinderopvangorganisaties om de zorg voor de toegankelijkheid van de schoolbibliotheken buiten de schooltijden voor kinderen in de kinderopvang en BSO en voor kinderen die thuis verblijven toe te vertrouwen aan de SPIL partners (M4) (zie ook bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 5. Kennisnemen van de voorgenomen uitwerking van amendement A7A van 23 april 2013 waarbij in het IHP een specifieke melding wordt gemaakt van benodigde vierkante meters voor dié schoolbibliotheken waarvoor -op basis van een beoordeling van het gezamenlijke IHP overleg- in de bestaande huisvesting definitief géén ruimte is. (zie ook bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 6. Instemmen met het huidige inzicht dat er voor de realisatie van de alternatieven voor de sociale wijkfuncties van de filialen, niet zijnde de uitleenfuncties, geen extra budget nodig is bovenop de op 23 april 2013 door de Raad toegezegde initiële uit de investeringskredieten Kleine Verbouwingen VTA s. Argumenten 1. De uitrol van het Educatief Programma is door de BE voortvarend opgepakt: De feitelijke uitrol van het Educatief Programma vindt inmiddels plaats. Grotendeels op basis van de eerder vastgestelde planning. Nagenoeg alle betrokken besturen hebben ingestemd met de implementatie van een schoolbibliotheek zoals in het programma Wijzer! met taal en media beschreven. De wijze waarop is maatwerk en berust op een hoge mate van flexibiliteit. Binnen de uitwerking van motie M2 van 17 september 2013 wordt de implementatie met de Raad afgestemd. Ook de eventuele belemmeringen of stagnaties die zich hierbij voordoen. Voor wat betreft de VVE doelstellingen is een relatie tot stand gebracht met de portefeuille van de wethouder Onderwijs en de sector M&M. De doelstellingen van het Educatief Programma sluiten in voldoende mate aan op het VVE beleid en het daarmee samenhangende subsidiekader. De eerder gecalculeerde subsidiebehoefte van is door de BE vertaald in een subsidieaanvraag. De beoordeling daarvan is nog niet afgerond. Er bestaat inmiddels ook concreet uitzicht op het sluiten van een overeenkomst tussen bibliotheek, gemeente, de scholen en de kinderopvangorganisaties m.b.t. het Educatief Programma. Hierin zal de rolverdeling en de inhoudelijke richting verder worden uitgewerkt. De verdeling van de kostensoorten (cofinanciering) is onderdeel van de genoemde overeenkomst. Partijen zijn met elkaar overeengekomen dat het uitblijven van de ondertekening van de overeenkomst geen beletsel is voor de implementatie van de schoolbibliotheken. De scholen en kinderopvangorganisaties financieren naar vermogen mee hetgeen met name tot uitdrukking komt in de beschikbaarstelling van ruimtelijke faciliteiten en personeel. (zie de bijlage 1 van de bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc... 3

4 2. Voor de leegstand in de Witte Dame die in 2014 ontstaat als gevolg van de aanpassing van het bibliotheekprogramma is door de BE resp. DWD nog geen oplossing gevonden. De Witte Dame Monumenten B.V. (DWD) is een afzonderlijke rechtspersoon met eigen taken en bevoegdheden die in haar eerste juridische gedaante in 1996 is opgericht. DWD heeft hoofdzakelijk ten doel het in stand houden van het beschermde rijksmonument De Witte Dame. Het pand De Witte Dame is in bezit en beheer van DWD. Het pand heeft circa m2 verhuurbare oppervlakte. De stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven (BE) huurt circa m2. Vanwege substantiële leegstand is de exploitatie van DWD verliesgevend. In haar brief van 3 juli 2013 (bijlage) geeft de BE aan bij punt 5 dat, ook bij verdere toename van deze problemen, de samenhangende risico s voor de BE beperkt zullen zijn. Vanwege het nieuwe programma voor de toekomst heeft de BE vanaf 2014 een overmaat aan vierkante meters in de Witte Dame. Met motie M3 vraagt de Raad om inzicht in de impact hiervan. In de exploitatie van de BE is er vanaf 2014 geen budget meer beschikbaar voor deze vierkante meters. In de raadsbesluiten van 23 april 2013 is geen rekening gehouden met extra subsidieverplichtingen als gevolg van frictiekosten in de huisvestingssfeer van de BE. In de brief van 18 februari 2013 (zie bijlage) heeft de Raad van Toezicht van de BE immers aangegeven nog goede mogelijkheden te zien voor het realiseren van cocreatie en cofinanciering met andere partners binnen de doelstellingen van de Kenniswerkplaats. De BE geeft nu aan met diverse mogelijke partners, waaronder het CKE, in gesprek te zijn (geweest) over cocreatie en cofinanciering in de locatie van De Witte Dame. Dit heeft inhoudelijk geleid tot kleine successen maar niet tot noemenswaardige verhuur van vloeroppervlakte. Per saldo dreigt er dus een huisvestingsfrictie voor de BE. Deze is eerder gecalculeerd op maximaal per jaar vanaf 1 januari Het is nog maar de vraag óf en in hoeverre de gemeente als subsidiegever voor de dekking hiervan middelen beschikbaar moet stellen. Het vigerende gemeentelijke beleidskader hiertoe zal worden toegepast als de BE formeel gaat verzoeken om compensatie van deze kosten. Een eerste stap zal dan zijn om te beoordelen of de BE deze kosten in de eigen (meerjaren)exploitatie kan opvangen. De BE heeft in 1996 onder gunstige condities en met instemming van de gemeente een huurcontract verworven in de Witte Dame. Maar wel onder de garantie van afname van de overeengekomen m2 tot Hiermee werd het destijds een aantrekkelijke deal voor alle partijen: huurders eigenaar financier(s). Complicerende factor daarbij is nu dat de BE via de Stichting OBE zelf medebestuurder en 50% aandeelhouder is van De Witte Dame Monumenten BV, en dus voor 50% eigenaar is van het gebouw. Met de verminderde behoefte aan vloeroppervlakte voor de hoofdvestiging van de bibliotheek ontstaat er een gat in de exploitatie van de DWD indien de BE niet meer aan haar huurverplichtingen zou voldoen. 4

5 De gemeente is geen partij in DWD en haar vastgoed, de BE is dat dus wel. De constructie van de bijzondere huisvestingssituatie op zich heeft geen impact op de gemeentelijke begroting. Als dat aan de orde zou zijn leggen wij dat uiteraard aan uw raad voor. De gemeente heeft wel te beoordelen als er frictiekosten als gevolg van de overbodige m2 zijn of hij dat moet / wil compenseren. Het is de vraag of de BE de huidige problemen zelfstandig kan oplossen. In de opvatting van de gemeente moeten partijen in het maatschappelijk speelveld meer samenwerken op terreinen zoals huisvesting. Dat moet leiden tot een betere inzet van het maatschappelijke kapitaal. Daarvoor is het essentieel dat de betrokken partijen op bestuurlijk niveau dit met elkaar delen en vastleggen. Vanuit die filosofie doet de gemeente nu inspanningen om een overeenkomst met de BE te sluiten teneinde geformaliseerd haar expertise in te zetten voor deze instelling teneinde de dreigende frictiekosten te voorkomen. Onderwijl zijn en worden al de nodige acties uitgezet om tot een oplossing te komen. Ondanks intensief onderhandelen, zijn er nog geen concrete resultaten. Dit heeft meer tijd nodig. De verwachting is dat tegen de datum van 1 januari 2014 meer duidelijkheid kan worden gegeven over de exact te verwachten fricties en de duur ervan in de jaren vooruit. Voor dit moment is niet meer aan te geven dan dat de impact van de huisvestingsfrictie, vanwege de bijzondere huisvestingssituatie, maximaal zal bedragen voor het jaar Het vormgeven aan regionale samenwerking werpt vruchten af. De mogelijkheden van regionale samenwerking zijn door de BE met de zeven bibliotheekorganisaties verkend. De focus lag hierbij vooral en met name op de uitrol van het Eductief Programma Wijzer! met taal en media. Hoewel de bibliotheken Best, Veldhoven en Dommeldal vooralsnog niet willen participeren in een gecoördineerd regionaal verband is er in feite voldoende aanleiding om de regionale samenwerking verder krachtig ter hand te nemen. De bibliotheken Helmond-Peel, De Kempen, De Lage Beemden en Eindhoven hebben hiertoe hun samenwerking geïntensiveerd en het plan opgevat om over te gaan tot een haalbaarheidsonderzoek (SWOT). De BE heeft inmiddels een akkoord gegeven voor deze aanpak. Van de andere bibliotheken wordt de beslissing nog afgewacht. Na besluitvorming zal het onderzoek vier tot zeven maanden in beslag nemen alvorens verdere conclusies kunnen worden getrokken. Op 10 oktober j.l. heeft de BE aan de gemeente laten weten dat in de strekking van de rapportage van 17 september j.l. (zie de bijlage) over dit onderwerp gelezen moet worden dat de BE aan het regionaliseringsproces een lage prioriteit geeft. In onze gesprekken met de BE zullen wij, indachtig de bovenstaande conclusie dat er voldoende aanleiding is om de regionale samenwerking krachtig ter hand te nemen, inzetten op een verdere implementatie van deze samenwerking. 4. De Spilpartners willen zelf de verantwoording nemen voor een sluitende inzet van de schoolbibliotheken voor alle kinderen. In de bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc wordt uit de doeken gedaan hoe de SPILpartners om willen gaan met de doelstellingen van motie 5

6 M4 en wat hierbij de kansen zijn. Zij zijn algemeen van mening dat het in SPIL verband niet ingewikkeld moet zijn om de toegankelijkheid te garanderen voor de eigen populatie buiten de schooltijden. De manier waarop zal echter zeker niet altijd hetzelfde zijn en afhangen van lokale mogelijkheden en onmogelijkheden. Er is dus niet één manier. Voor wat betreft de kinderen die nog niet deelnemen aan het basisonderwijs zijn vanuit het VVE beleid afspraken gaande met ZuidZorg en met de generalisten van WIJ Eindhoven om de verbinding tot stand te brengen met de voorzieningen op de scholen waar het kind tzt op terecht zal komen. Lumensgroep en de kinderopvang hebben aangegeven gezamenlijk mogelijkheden tot zien voor een efficiënt beheer van de boekenuitleen. De BE heeft de bereidheid om vrijwilligers te werven in de eigen achterban in het geval de onderwijspartners hier problemen in tegenkomen. 5. Amendement A7A beoogt helderheid te verschaffen met betrekking tot knelpunten bij de huisvesting van de schoolbibliotheken. Amendement A7A vraagt om een opgave in het IHP van de vierkante meters die per school nodig zijn voor de realisatie van de schoolbibliotheek. In praktische zin kan en mag de realisatie van deze bibliotheken echter enorm afwijken. Het is dan ook in verreweg de meeste gevallen haalbaar om op basis van de bestaande mogelijkheden op de betreffende locatie de schoolbibliotheek op maat in te richten. Dat kan in een vaste ruimte, dat kan mobiel in de setting van een aula, dat kan verdeeld over meerdere lokalen, dat kan.! De pilots in Tongelre hebben een en ander bevestigd. Het uitgangspunt is dan ook dat het naar tevredenheid op alle locaties zal lukken tenzij dit om specifieke en gefundeerde redenen anders blijkt. Vanwege amendement A7A zullen bij de uitwerking van het IHP alleen die locaties specifiek worden vermeld -met de bijbehorende probleemachtergrond en de oplossingsmogelijkheden- waarvan gebleken is dat de pogingen tot maatwerk geen soelaas bieden. In deze gevallen is het onderliggende probleem altijd aan de orde geweest in het gezamenlijke IHP overleg in een ultieme poging om alsnog tot een oplossing te komen. Binnen de SPIL setting is het daarbij denkbaar dat de benodigde ruimte bijvoorbeeld gevonden wordt in de BSO of kinderopvang. (Zie bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 6. Het initiële budget van is voldoende voor alternatieven voor de sociale wijkfuncties. De voorgenomen alternatieven voor de sociale wijkfuncties betreffen géén uitleenfuncties. Het zijn voorzieningen in de vorm van leestafels, tijdschriften, internetcomputer e.d. die per locatie kunnen verschillen. Vanuit dit vertrekpunt zijn er tot op heden geen indicaties dat voor de sociale alternatieven extra gelden ingezet dienen te worden, bovenop de eerder toegezegde initiële maximaal. De sociale alternatieven worden geïntegreerd in bestaande voorzieningen en er wordt gestreefd naar een opzet die ook een meerwaarde heeft t.o.v. die voorzieningen. (zie ook de opmerkingen op pagina 2 mbt de uitwerking motie M2) Er 6

7 is bij de eerdere behandeling wel aangegeven dat burgerinitiatieven om te komen tot een pluspakket op de sociale alternatieven, bijvoorbeeld door een ruilbibliotheek, desgevraagd zullen worden beoordeeld en zo mogelijk zullen worden ondersteund vanuit de daartoe geëigende (buurt- en participatie) budgetten. Dat zal van geval tot geval worden bepaald. De BE heeft per brief aangegeven deze initiatieven eveneens te zullen faciliteren binnen hun mogelijkheden. Deze basishouding ligt volledig in lijn met de toezegging van het college met betrekking tot dit onderwerp. Kanttekeningen 1. De dynamiek in het proces is enorm groot: De gevolgen van de bibliotheekbesluiten leiden tot heel veel bewegingen waar erg veel actoren, waaronder de belanghebbenden, bij zijn betrokken. In alle gevallen is maatwerk aan de orde omdat bij een combinatie van hoge ambities en schaarse middelen het vooral aankomt op creativiteit, draagvlak en efficiency. Wat nu voorligt in hoofdlijnen kan daardoor lokaal toch gaan afwijken zonder dat daarbij afbreuk wordt gedaan aan de doelstellingen. Ook kunnen op de ene doelstelling extra accenten nodig blijken terwijl wellicht in een andere wijk een ambitie volledig overbodig is. Het proces zal gedijen op een acceptatie van dit gegeven terwijl het voortdurend inzoomen op en het publiek maken van de spanningen die er mee samenhangen ongetwijfeld negatief zal doorwerken op het draagvlak en de beschikbaarheid van sterke schouders. Het is nu een kwestie om consequent en gedreven de paden te kappen waarover in een later stadium het asfalt gelegd kan worden. Niet elk pad zal begaanbaar blijken of leiden naar het doel. 2. De SPIL partners hechten aan bewegingsruimte en eigen verantwoordelijkheid. De SPIL partners geven aan dat ze zich achter de doelstellingen scharen en de voordelen zien van hetgeen in dit dossier voorligt. Zij willen hier aan bijdragen. Vanwege de veelheid aan taken waarmee zij worden geconfronteerd en de diversiteit die zij in eigen gelederen hebben als het erom gaat hier vorm en inhoud aan te geven, vragen zij om maximale ruimte om binnen de gegeven kaders hiermee om te gaan. Personele consequenties Voor wat betreft de gemeentelijke inzet worden de personele gevolgen opgevangen in de bestaande werkstructuur. 7

8 Kosten Nvt Communicatie Nvt Planning en uitvoering Nvt Evaluatie Nvt Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b Rapportage dhr. K. Kock (M&M): Bibliotheekvoorziening en educatief programma in het SPIL centrum of stand alone basisschool b Memo sector M&M m.b.t. inzet VVE middelen. b Brief per de BE d.d. 17 september 2013: Beantwoording openstaande vragen uit uw brief van 30 mei 2013 b Brief van de BE 3 d.d. juli 2013 n.a.v. raadsbesluiten 23 april 2013 b Brief van de Raad van Toezicht van BE d.d. 18 februari 2013 x De bijlagen worden meegestuurd Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,, secretaris. 8

9 Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 oktober 2013; besluit 1. Akkoord te gaan met het voorlopige resultaat van de cocreatie en cofinanciering van BE, Spilpartners en gemeente met betrekking tot het Educatief Programma waarin ook een jaarlijks subsidiebudget van ten behoeve van de realisatie van doelstellingen van het VVE beleid is opgenomen (zie bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 2. Kennis te nemen van de huisvestingsproblematiek van de BE, van het ontstaan daarvan, van de visie van het college dat maatschappelijke partijen gezamenlijk moeten optrekken in zaken als huisvesting, en van de inspanningen op dit moment om de BE in dit proces te ondersteunen. 3. Besluiten tot verdere acties om te komen tot een regionale samenwerking bij de realisatie van de bibliotheekinnovatie op basis van de resultaten tot nu toe (zie bijlage reactie BE d.d. 17 september 2017) - Kennisnemen van het recente voornemen van de BE om aan het regionaliseringsproces een lage prioriteit toe te kennen. 4. In te stemmen met de wens van de scholen en de kinderopvangorganisaties om de zorg voor de toegankelijkheid van de schoolbibliotheken buiten de schooltijden voor kinderen in de kinderopvang en BSO en voor kinderen die thuis verblijven toe te vertrouwen aan de SPIL partners (M4) (zie ook bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 5. Kennis te nemen van de voorgenomen uitwerking van amendement A7A van 23 april 2013 waarbij in het IHP een specifieke melding wordt gemaakt van benodigde vierkante meters voor dié schoolbibliotheken waarvoor -op basis van een beoordeling van het gezamenlijke IHP overleg- in de bestaande huisvesting definitief géén ruimte is. (zie ook bijlage Bibliotheekvoorziening en educatief programma etc ) 6. In te stemmen met het huidige inzicht dat er voor de realisatie van de alternatieven voor de sociale wijkfuncties van de filialen, niet zijnde de uitleenfuncties, geen extra budget nodig is bovenop de op 23 april 2013 door de Raad toegezegde initiële uit de investeringskredieten Kleine Verbouwingen VTA s. 9

10 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 november ir. J. Rozendaal, waarnemend voorzitter. J. Verheugt, griffier. fdi/sd