Samenwerking in de afvalwaterketen gemeente Weert en WPM/WBL. Schakelen in de waterketen

Transcriptie

1 Samenwerking in de afvalwaterketen gemeente Weert en WPM/WBL Schakelen in de waterketen

2 Samenwerking in de afvalwaterketen door te schakelen tussen de ketenpartners: gemeente Weert Waterschap Peel en Maasvallei Waterschapsbedrijf Limburg Inhoudsopgave 1 Inleiding Doel van de samenwerking Aanpak onderzoek Beheer en onderhoud (algemeen) Rioleringsbeleid, berekeningen en data Organisatievorm Casus Beheer en onderhoud gemalen en drukriolering Samenvatting van de conclusies verkennend onderzoek Hoe nu verder: aanbeveling voor besluit stuurgroep versie 7:

3 1 Inleiding Bestuursopdracht gemeente Weert De gemeente Weert heeft in het jaar 2012 haar ambtelijke organisatie aangepast. Zij ontwikkelt zich verder naar een regiegemeente. De gemeenteraad heeft aan het college van burgemeester en wethouders in 2011 een opdracht gegeven een onderzoek te doen naar de uitbesteding van uitvoerende taken. De bestuursopdracht heeft een taakstelling van 20 % besparen op personele kosten. In deze bestuursopdracht ( Samenwerken en uitbesteden ) wordt in 2014 de deelopdracht 'Uitvoerende taken openbaar gebied' uitgevoerd. Onderdeel hiervan is het gemalenbeheer en de drukriolering. Beoogd is om in het voorjaar van 2015 de gemeenteraad hierover te laten besluiten. In de verkenningsfase van de deelopdracht is het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) als mogelijke samenwerkingspartner naar voren gekomen. Totaal benadering afvalwatersysteem Daarnaast is Weert ervan overtuigt dat met een totaalbenadering van het systeem, inzameling en zuivering, meerwaarde kan worden gegenereerd. Wanneer vanuit een totaal overzicht investeringen worden afgewogen kunnen beperkte investeringen elders tot kostenbesparingen leiden. Andere samenwerkingsverbanden Andere gemeenten binnen de samenwerkingsverbanden Limburgse Peelen en Waterpanel Noord hebben enerzijds aangegeven dit initiatief van gemeente Weert, WPM en WBL te waarderen, anderzijds echter ook dat zij zelf nog niet zover zijn om nu al dergelijke stappen te zetten. Afgesproken is dat zij actief over de uitkomsten van de verkenning worden geïnformeerd en zullen worden betrokken bij de uitwerking van organisatiealternatieven. De organisatievorm die de ontwikkelingen in de samenwerking in de afvalwaterketen moet dienen zal zoveel als mogelijk moeten kunnen accommoderen met de wensen van gemeenten die op enig moment wensen toe te treden. versie 7:

4 2 Doel van de samenwerking Algemeen Gemeenten hebben een zorgplicht voor de inzameling van stedelijk afvalwater (riolering), waterschappen hebben een zorgplicht voor het transport van het afvalwater vanuit de gemeentelijke rioleringsstelsels naar en de verwerking daarvan in zuiveringen. Gemeenten bekostigen de uitvoering van hun zorgplicht uit de rioleringsheffing, waterschappen bekostigen dit uit de zuiveringsheffing. In Limburg hebben de twee Limburgse waterschappen, Waterschap Peel en Maasvallei en Waterschap Roer en Overmaas de uitvoering van transport en zuivering gebundeld en ondergebracht in een samenwerkingsorganisatie, het WBL. Het WBL is een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam. In 2010 is landelijk het feitenonderzoek Doelmatig beheer waterketen uitgevoerd. Op basis van dit onderzoek werd geconcludeerd dat er door verdergaande samenwerking in de waterketen forse winst geboekt kan worden op de 3 k s van kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Dit onderzoek lag aan de basis van door Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen in het Bestuursakkoord Water (BAW, 2011) gemaakte afspraken om een besparing in de waterketen te realiseren oplopend tot 450 miljoen in 2020 structureel. Daarvan moet 70 miljoen gerealiseerd worden door de drinkwaterbedrijven en 380 miljoen door gemeenten en waterschappen. Hierbij is in beginsel de volgende verdeling gehanteerd: 140 miljoen op het rioleringsbeheer door gemeenten 100 miljoen op zuiveringsbeheer door waterschappen 140 miljoen door verdergaande samenwerking van gemeenten en waterschappen in de afvalwaterketen. Het BAW en in het verlengde daarvan, ook het werk van de Visitatiecommissie, hebben een sterke impuls gegeven aan de samenwerking tussen met name gemeenten en waterschappen in een vijftigtal samenwerkingsregio s. Inmiddels is daadwerkelijk zichtbaar dat: de beoogde kostenbesparingen met de nodige inzet haalbaar zijn de kwaliteit verbeterd kan worden door kennisdeling en benutting van de bij de participerende partijen beschikbare kennis de kwetsbaarheid verminderd wordt door samenwerking. De specifieke Limburgse context Uniek voor Limburg is dat de twee Limburgse waterschappen hun krachten op het gebied van transport en zuivering al gebundeld hebben in de vorm van het WBL als gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie. Een organisatie die primair wordt aangestuurd op bedrijfsmatige prestatieindicatoren en op innovatiekracht. De inzet van het WBL kan aan de samenwerking tussen de Limburgse gemeenten en waterschappen meerwaarde geven. versie 7:

5 Verkenning verdergaande samenwerking Weert-WPM-WBL De gemeente Weert, WPM en WBL werken op het gebied van de afvalwaterketen al jarenlang samen in de samenwerkingsregio Limburgse Peelen en het Waterpanel Noord, als overkoepelend orgaan. Dit geheel vormt een netwerkorganisatie waarin door samenwerking veel wordt bereikt, maar waarbij elke deelnemende partij in beginsel de eigen taken in de afvalwaterketen zelf blijft uitvoeren. Weert streeft ernaar zich wil zich verder te ontwikkelen en de kerntaken en werkprocessen op regiebasis in te richten. En wil die taken die binnen beleidsmatige kaders in opdracht door een gekwalificeerde uitvoeringsdienst of marktpartij kunnen worden uitgevoerd meer op afstand plaatsen. Dit geldt ook voor een groot deel van de taken die de gemeente in het rioleringsbeheer nu zelf uitvoert. Omdat het WBL op dit terrein ook de nodige kennis en ervaring bezit zoals op het gebied van pompen en gemalen, rekenmodellen, databeheer en sturing vanuit een regiekamer van afvalwatersystemen verkent de gemeente Weert nu in samenwerking met WPM (als moederorganisatie van WBL) en WBL, om de mogelijkheden die het WBL als publieke uitvoeringsorganisatie biedt hiervoor te benutten. Verwacht wordt dat een dergelijk meer structurele samenwerking (meer dan een netwerkorganisatie kan bieden) tot aanvullende winst op de 4 k s kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en klantgerichtheid zal leiden. Hierbij zij opgemerkt dat een dergelijke verdergaande samenwerking de gemeentelijke autonomie met betrekking tot het rioleringsbeheer niet aantast: De gemeente blijft vanuit haar wettelijke zorgplicht verantwoordelijk voor het rioleringsbeheer en de financiering daarvan via de gemeentelijke rioleringsheffing; De riolering en bijbehorende voorzieningen blijven eigendom van de gemeente; De financiële reservering riolering blijft eigendom van de gemeente alsmede het autonome beslissingsrecht over de inzet hiervan; De gemeente blijft verantwoordelijk voor de periodieke vaststelling van het Verbreed Gemeentelijk Rioleringsplan (vgrp) en voor investeringsbeslissingen De gemeente blijft ook het eerste aanspreekpunt voor burgers en bedrijven met betrekking tot het stedelijk afvalwaterbeheer. versie 7:

6 3 Aanpak onderzoek De basis van de opdracht ligt in het door partijen getekend convenant d.d. 1 september Met name de volgende passages uit dit document zijn relevant voor deze opdracht: Te onderzoeken of een verregaande samenwerking tussen de gemeente Weert en het Waterschap Peel en Maasvallei met inschakeling van het Waterschapsbedrijf Limburg zal leiden tot de beoogde besparingen en beantwoordt aan het door de gemeenteraad genomen besluit. Te onderzoeken welke vorm van samenwerken het meeste rendement oplevert voor alle partijen Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: De beoogde samenwerking moet voldoen aan criteria van flexibiliteit, bestuurlijke transparantie en ruimte voor innovatie De partijen op basis van gelijkwaardigheid de samenwerking vormgeven. De samenwerking vormgeven in een groeimodel waarin andere gemeenten kunnen deelnemen. Binnen de samenwerking worden investeringsbeslissingen voorbereid gebaseerd op afweging van alle belangen binnen de (afval)waterketen en de laagst maatschappelijke kosten. Onderzoekproces Om dit onderzoek zorgvuldig uit te voeren is een werkroep opgericht waarin vertegenwoordigers van de gemeente, het WBL en het WPM zitting nemen. Het onderzoekproces is uitgevoerd middels het houden van twee workshops met medewerkers van de drie ketenpartners. Tijdens de workshops zijn drie taakvelden onderscheiden en als sub-werkgroepen met een vraag en aanbod analyse aan de slag gegaan. De volgende sub-werkgroepen zijn gemaakt: 1. Operations, beheer en onderhoud 2. Rioleringsbeleid, berekeningen en data 3 Organisatie en management. Ten behoeve van de concrete casus gemalen beheer en onderhoud drukriolering is separaat expertise toegevoegd vanuit Human Resource en Financiën. Onder het motto "Schakelen in de waterketen' hebben we twee productieve workshops gehouden op een inspirerende locatie, de Uffelse Watermolen in Haler. Uffelse Molen in Haler versie 7:

7 Verkenningsopdracht werkgroepen De sub-werkgroepen zijn na een plenaire zitting aan de slag gegaan met de volgende vragen. Verken voor ieder onderdeel van de rioleringszorg de kansen van samenwerking. Doe dit door binnen de groep de volgende vragen te beantwoorden: Welke activiteiten voert WBL uit? Welke activiteiten voert de gemeente Weert uit? Waar zit de meerwaarde? (overeenkomst, aansluiting in de keten) Wat kunnen we voor elkaar betekenen? Wat wil je halen? Wat kun je brengen? Uitwerking verkenning De in het vorige hoofdstuk genoemde vragen zijn tijdens de eerste workshop uitgewerkt en vervolgens in een matrix gevat. Aan de linkerkant van de matrix zijn de autonome activiteiten van de betrokken partijen weergegeven. Hierin is ook aangegeven of deze volledig door de organisatie worden uitgevoerd of slechts gedeeltelijk of niet. Vervolgens wordt de meerwaarde van samenwerking op de 4 k s beoordeeld en in kleur weergegeven. Ook wordt toegelicht wat deze meerwaarde precies inhoudt. Op basis van deze uitwerking worden conclusies getrokken en in matrix vorm weergegeven. De resultaten van deze sub-werkgroepen zijn verwerkt in de hoofdstukken 4, 5 en 6. De conclusies in deze hoofdstukken zijn in kaders gedrukt, terwijl hoofdstuk 7 een samenvatting geeft uit deze conclusies. versie 7:

8 4 Beheer en onderhoud (algemeen) Inleiding operationele samenwerking Weert wil zich verder ontwikkelen als regiegemeente en wil operationele taken die binnen beleidsmatige kaders kunnen worden uitgevoerd uitbesteden of in samenwerking tot stand brengen. Dit geldt voor zowel taken die de gemeente in het rioleringsbeheer zelf uitvoert als voor taken die door samenwerkingspartners worden uitgevoerd. Omdat WBL op dit terrein de nodige kennis en ervaring bezit is gekeken of operationele samenwerking tussen beide partijen meerwaarde oplevert en of samenwerking bijdraagt tot ontwikkeling tot regiegemeente. Onderzocht is of een dergelijke structurele samenwerking tot aanvullende winst op de 4 k s zal leiden. Samenwerking tussen Weert en WBL lijkt logisch gezien hun partnerschap in de afvalwaterketen. De keten van huisaansluiting naar rioolwaterzuivering kan het beste in samenhang worden bekeken voor een doelmatige en efficiënte inzameling en verwerking. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan wetgeving, vergunningen en onderhoud. In bijlage 3 zijn het beheer en onderhoud nog verder onderverdeeld en is per onderdeel aangegeven of samenwerking leidt tot verbetering van de 4 k's. Foto presentatie tijdens 1 ste workshop versie 7:

9 Door samenwerking tussen Weert en WBL krijgen beide partijen beter inzicht in het functioneren van het totaal areaal (objecten en verbindingen) van de afvalwaterketen en kan hierop beter worden ingespeeld op beheer en onderhoud, nieuwe aanleg en reconstructies. Hierdoor kan doelmatiger en efficiënter gewerkt worden, waarbij Weert in eerste instantie mogelijk eerst moet investeren. Hierdoor zal Weert de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van hun installaties kunnen verhogen en op (middel)lange termijn kosten kunnen besparen. Door meer nadruk te leggen op het preventieve onderhoud is de verwachting dat in eerste instantie het aantal storingen afneemt en in tweede instantie het correctieve onderhoud gereduceerd wordt. De besparing die hiermee gerealiseerd wordt zal de eerste jaren terugvloeien in optimalisatie van het areaal. Dit leidt tot vermindering van kosten en kwetsbaarheid in de afvalwaterketen en verhoging van kwaliteit en klantgerichtheid. Het is moeilijk om er een tijdspad aan te verbinden in verband met de diversiteit (o.a. besturingen pompen) van het areaal. Er zal een nulsituatie opgesteld moeten worden voor de gemalen van Weert om inzicht te krijgen in de te verwachten investering. Foto Centrale Regelkamer WBL Ketenafstemming genereert meer inzicht in het functioneren van het geheel (areaal waterketen). De betrouwbaarheid en dus beschikbaarheid van installaties kan worden verhoogd. Met meer aandacht naar preventief i.p.v. correctief onderhoud kan het aantal storingen afnemen. Besparingen worden in eerste instantie gekoppeld aan optimalisatie van het areaal. Bepaling van nulsituatie is noodzaak voor inzicht te krijgen op te verwachten investeringen. Deelconclusies beheer en onderhoud versie 7:

10 5 Rioleringsbeleid, berekeningen en data Beleid De gemeente Weert heeft een zorgplicht voor het afvalwater, regenwater en grondwater. Dit wordt vastgelegd in een vgrp. Focus in deze ligt met name op het gemeentelijk rioolstelsel. Omvangrijk onderdeel van de gemeente is de invulling van het beheer van dit areaal. Middels asset-management worden investeringen afgewogen op basis van risico, kosten en ambitieniveau. Het Waterschapsbedrijf Limburg heeft een zorgplicht voor het transport en zuiveren van afvalwater. Dit komt voort uit het Waterbeheerplan en Zuiveringsplan. Onderdeel van de activiteiten is het beheer van de transport infra en zuiveringsinstallaties. Middels asset-management worden investeringen afgewogen op basis van risico, kosten en ambitieniveau. Systeemanalyse De gemeente Weert stelt een BRP op waarin functioneren van het systeem wordt berekend en gemodelleerd. Op basis hiervan wordt er een maatregelen pakket opgesteld om het systeem aan de gestelde eisen te laten voldoen. Om dit te kunnen doen is databeheer erg belangrijk. Hiervoor gebruikt de gemeente Weert het programma Dg Dialog waarin objectgegevens zijn vastgelegd. Momenteel wordt dit beheersysteem vervangen door Obsurv. De hoofdgemalen in Weert zijn voorzien van het systeem TMX, de mechanische riolering heeft geen telemetrisch systeem. Het WBL stelt een Zuiveringsplan op waarin functioneren van het systeem wordt berekend en gemodelleerd. Op basis hiervan wordt er een maatregelen pakket opgesteld om het systeem aan de gestelde eisen te laten voldoen. Het gemeenschappelijke doel van zowel WBL als Weert is droge voeten door voldoende afvoercapaciteit en daarnaast beperken van de emissies naar het oppervlaktewatersysteem. WBL stelt een zuiveringsplan op en de gemeente stelt een BRP op. In beide plannen wordt de toestand en het functioneren van het systeem geanalyseerd en daar waar nodig maatregelen voorgesteld om het systeem aan de gestelde eisen te laten voldoen. Door dit gezamenlijk te doen worden investeringen op de juiste plaats gedaan tegen de laagste maatschappelijke kosten. Licenties van rekenprogramma s kunnen worden gedeeld. In bijlage 4 zijn het beleid en de systeemanalyse nog verder onderverdeeld en is per onderdeel aangegeven of samenwerking leidt tot verbetering van de 4 k s. versie 7:

11 Water trekt zich niets aan van grenzen. Door samenwerking doen we hier recht aan. Door samenwerken wordt de gemeenschappelijke kennis opgeschaald en leren we van en met elkaar. De brede basis stelt mensen in staat in hun kracht te functioneren. Specialisten gaan de diepte in en generalisten de breedte. Specialisme is noodzakelijk om bestaande taken goed uit te voeren, nieuwe taken in te vullen en te vernieuwen. Samenwerking maakt integrale benadering en planvorming mogelijk. De juiste maatregel op de juiste plek. Integrale benadering draagt bij aan procesoptimalisatie. Standaardiseren waar mogelijk, maatwerk waar nodig. Efficiencyvoordelen worden maximaal benut met oog voor specifieke behoeften van partners. Samenwerken zorgt voor vernieuwing in systeembenadering en oplossingen. Samenwerking vergroot innovatievermogen. Communicatie schept duidelijkheid en begrip bij inwoners en bedrijven. Deelconclusies Rioleringsbeleid, berekeningen en data versie 7:

12 6 Organisatievorm Het verkennend onderzoek richt zich op samenwerking in het publieke domein en het betreft taken waarbij bestuurlijke zeggenschap en democratische legitimatie van belang zijn. De publiekrechtelijke organisatievormen liggen voor de hand. Dit sluit uitbesteding van uitvoerende deeltaken aan de markt wanneer dat doelmatig is uiteraard niet uit. De Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) biedt voor publieke samenwerking een aantal mogelijkheden, waarbij in dit geval de volgende drie in beginsel relevant zijn: Een bestuursovereenkomst. Daarbij wordt een bestuursovereenkomst gesloten vanwege een gemeenschappelijk belang. De bestuursovereenkomst regelt de wijze waarop de taken in de samenwerking worden georganiseerd: hoe de bestuurlijke aansturing plaats vindt, wie wat doet, hoe kosten en risico s worden toegedeeld, etc. In deze variant wordt geen samenwerkingsorganisatie met rechtspersoonlijkheid gevormd. Een bedrijfsvoeringorganisatie. Deze mogelijkheid bestaat sinds kort (zomer 2014) en is bedoeld voor uitvoeringstaken. De samenwerkende partijen richten hierbij een openbaar lichaam op met een uitvoeringsorganisatie en een eigen bestuur, dat wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de besturen van de samenwerkende partijen. Omdat het om uitvoeringsgerichte taken gaat, kan worden volstaan met een enkelvoudig bestuur, waardoor onnodige bestuurlijke drukte wordt voorkomen. De Wgr regelt bestuurlijke zeggenschap en verantwoording van de moederorganisaties. Een (volledig) openbaar lichaam. De samenwerkende partijen richten hierbij eveneens een openbaar lichaam op met een uitvoeringsorganisatie en een eigen bestuur, dat wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de besturen van de samenwerkende partijen. Deze vorm is echter gericht op taken die een grotere bestuurlijke aandacht vereisen, reden waarom in dit geval een geleed bestuur wordt gevormd: een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Omdat het bij rioleringsbeheer overwegend gaat om taken met een uitvoeringskarakter, lijkt de laatste vorm (openbaar lichaam met geleed bestuur) onnodig zwaar en is deze niet nader onderzocht. Wel zijn de bestuursovereenkomst en de bedrijfsvoeringorganisatie nader onderzocht, waarbij de factoren tijd en schaal van groot belang zijn. In deze verkenning zijn als samenwerkingsvormen de bestuursovereenkomst en de bedrijfsvoeringsorganisatie als keuze toepasbaar. Deelconclusie organisatie Tijd en schaal De schaal en daarmee de omvang van de taken waar het om gaat in de samenwerking Weert-WPM- WBL rechtvaardigen niet het optuigen van een aparte bedrijfsvoeringorganisatie. Dat is wel het geval als meerdere gemeenten zouden toetreden. De verwachting is dat dit ook gaat gebeuren, maar daar zal meer tijd over heen gaan, omdat de gemeenten binnen de samenwerkingsverbanden Limburgse Peelen en Waterpanel Noord zich in verschillende fasen van visie- en besluitvorming bevinden. versie 7:

13 Voor de specifieke casuïstiek in de samenwerking Weert-WPM/WBL is op dit moment een bestuursovereenkomst de aangewezen vorm. Deelconclusie organisatie Waterschap Peel en Maasvallei, Waterschap Roer en Overmaas en WBL werken al met een zevental gemeenten in deze vorm samen, met name voor het beheer en onderhoud van pompen en gemalen. Verdere stapeling van dergelijke ad hoc samenwerkingsverbanden leidt echter niet tot een voldoende efficiënt en stabiel geheel. Een bestuursovereenkomst Weert-WPM-WBL kan echter wel benut worden als overgangsmodel, met een bedrijfsvoeringorganisatie van meerdere gemeenten met waterschap en WBL de stip op de horizon is. Dan kan op korte termijn substantiële winst op de 4 k s op de schaal van Weert toch al verzilverd worden, waarbij parallel in samenspraak met andere gemeenten het model van de bedrijfsvoeringorganisatie verder ontwikkeld kan worden. De samenwerking Weert-WPM-WBL in een bestuursovereenkomst is zo bezien een overgangsconstructie, een stap op een groeipad. Vergelijking bestuursovereenkomst (overgangsconstructie) en bedrijfsvoeringorganisatie. Vanuit dit perspectief op tijd en schaal is onderstaande vergelijking gemaakt van een bestuursovereenkomst als overgangsconstructie en de bedrijfsvoeringorganisatie als structurele oplossing en stip op de horizon: De scores in de matrix worden vergeleken met de nulsituatie (huidige wijze van werken, zonder samenwerken). Scoringsmodel organisatievormen kosten kwaliteit kwetsbaarheid klantgerichtheid flexibiliteit bestuurlijke transparantie Samenwerking o.b.v. bestuursovereenkomst Bedrijfsvoeringorganisatie schaal score ++, +, 0, -, -- bestuurlijke zeggenschap partijen gelijkwaardig groeimodel afstemming in de afvalwaterketen afstemming andere plannen en activiteiten toekomstbestendigheid juridische risico's financiële risico's Bestuursovereenkomst is een overgangsconstructie, de bedrijfsvoeringsorganisatie is een constructie waar we naar toe gaan werken. Deelconclusie organisatie Met een bestuursovereenkomst kan ten opzichte van de huidige situatie op korte termijn winst worden geboekt met betrekking tot kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en flexibiliteit. Deze winst ontstaat doordat de afvalwaterketen in de samenwerking als één samenhangend systeem wordt beheerd, zodat afstemming in de afvalwaterketen daadwerkelijk verder tot stand komt. De klantgerichtheid, dat wil zeggen het samenspel met burgers en bedrijven, verandert niet wezenlijk. Wel komen uiteraard de kostenbesparingen, toegenomen kwaliteit en verminderde organisatorische kwetsbaarheid uiteindelijk ten goede aan burgers en bedrijven. Bij een bestuursovereenkomst blijft de sturing ongewijzigd, de bestuurlijke transparantie en zeggenschap veranderen niet. De samenwerking in een bestuursovereenkomst is echter niet helemaal gelijkwaardig, omdat in deze constructie de gemeente in de rol van opdrachtgever stapt en WBL als dochter van WPM (en WRO) in de rol van opdrachtnemer. versie 7:

14 Een bestuursovereenkomst is voor een samenwerkingsmodel niet helemaal gelijkwaardig vanwege de opdrachtgever - opdrachtnemersrol. Hierdoor ontstaat een eenzijdig risicoprofiel voor de opdrachtnemer. Bij toepassing van de bestuursovereenkomst dient voor de risico beheersing separate borging plaats te vinden in de vorm van instandhouding stuurgroep en het benoemen van de risico beheersing in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) en of uitvoeringsovereenkomst (UVO). Deelconclusie organisatie Waar de afstemming in de afvalwaterketen sterk gediend is in deze samenwerkingsconstructie, is aandacht nodig voor de afstemming van het rioleringsbeheer met andere plannen en activiteiten. Een stapeling van dergelijke bestuursovereenkomst leidt op grotere schaal bezien niet tot een toekomstbestendig geheel. Zo n stapeling kent juridische risico s en financiële risico s en deze zouden dan vooral bij waterschap en WBL terecht komen. Met een bedrijfsvoeringorganisatie ervan uitgaande dat daaraan meerdere gemeenten deelnemen nemen als gevolg van de grotere schaal de voordelen ten aanzien van kwaliteit, kwetsbaarheid en flexibiliteit verder toe. Omdat in deze vorm (openbaar lichaam met enkelvoudig bestuur) de bestuurlijke zeggenschap en transparantie explicieter geregeld zijn dan bij een bestuursovereenkomst, wordt ook hier winst geboekt. In de bedrijfsvoeringorganisatie kunnen volgende gemeenten eenvoudig toetreden, dit is in die zin een toekomstbestendig groeimodel, te meer daar deze constructie juridisch robuust is en er bovendien voor zorgt dat de financiële risico s komen te liggen waar ze thuishoren. Verdere samenwerking kan succesvol zijn als de bedrijfsvoeringorganisatie conform een groeimodel wordt opgezet. Kaders voor horizontale uitbreiding in een breed samenwerkingsverband zoveel mogelijk uniform opzetten waarbij ruimte is voor maatwerk. Partners moeten volgens eigen ambities de verticale uitbreiding i.c. verbreding en verdieping van taken kunnen invullen. De stip op de horizon, een gezamenlijke bedrijfsvoeringorganisatie, dient hierbij echter uitgangspunt te zijn. Deelconclusie organisatie Een model bestuursovereenkomst overeenkomstig bovenstaande aanbevelingen is bijgevoegd (Bijlage 5). In dit model zijn de volgende bepalingen opgenomen t.a.v. de tijdelijkheid en de risicoverdeling. a. De wens om deze samenwerkingsvorm zodra dat mogelijk is over te doen gaan in een bedrijfsvoeringorganisatie samen met andere gemeenten onderdeel van de bestuursovereenkomst. b. Afspraak over de kosten die gemoeid zijn met een eventuele beëindiging van de samenwerking indien onverhoopt de ontwikkeling naar een bedrijfsvoeringorganisatie niet van de grond komt. c. Gebruik maken van tijdelijke oplossingen, zoals detachering van personeel, om risico s in de overgangssituatie zoveel mogelijk te beperken. Voor de borging van de risicoprofielen van de verschillende ketenpartners wordt bij de uitvoering van de bestuursovereenkomst een bestuurlijke stuurgroep geformeerd voor sturing en controle. De huidige stuurgroep zou hiertoe in stand gehouden moeten worden. Deelconclusie organisatie Noot: Bovenstaande is mede gebaseerd op een advies van Twijnstra en Gudde versie 7:

15 7 Casus Beheer en onderhoud gemalen en drukriolering Huidige situatie Het huidige contract van Weert met betrekking tot beheer en onderhoud aan de gemeentelijke gemalen loopt tot 1 januari Dit betreffen de drukrioolgemalen en de grote systeemgemalen en het telemetriesysteem. Eenmaal per jaar worden de alle gemalen geïnspecteerd en een maal per 4 jaar wordt een NEN inspectie uitgevoerd op alle gemalen. Tijdens deze inspecties worden onderdelen op basis van preventie vervangen. Tevens is in dit contract ook de storingsdienst van de drukriolering en systeemgemalen opgenomen. De gemeente heeft een telefoonlijn waarop storingen kunnen worden gemeld. De betreffende medewerker die de storingsintake doet beoordeeld de urgentie en zet indien noodzakelijk vervolg acties uit. De vervolg acties worden uitgevoerd door onze huidige aannemer die de storingen verhelpt. De aannemer levert een rapportage aan waarin alle werkzaamheden worden verantwoord. Het beheer en onderhoud van grote gemalen als onderdeel van een vitaal transportsysteem is dé core bussiness van WBL. Daarnaast voert WBL het beheer en onderhoud uit aan de gemalen van 7 gemeenten. In deze gemeenten heeft WBL ervaring opgedaan in zowel het beheer en onderhoud als met het uitvoeren van de storingsdienst. Gezien de aflopende overeenkomst van Weert en de ervaring bij WBL op het gebied van onderhoud gemalen en drukriolering alsmede storingsdienst is samenwerking (op heel korte termijn) een logische stap. Insteek van beide partijen is dat door deze samenwerking een verschuiving in kosten plaatsvindt van curatief (oplossend) naar meer planmatig (beheersbaar) onderhoud. WBL is een maatschappelijk betrokken partij die geen winstoogmerk heeft, maar functioneert vanuit maatschappelijk belang. Vanuit het verkennend onderzoek samen schakelen in de waterketen is deze casus een voorbeeld project voor nadere uitwerking. De deelopdracht uitvoerende taken Openbaar Gebied vraagt om een nadere uitwerking om te toetsen of deze vorm van samenwerking kansrijk is op de 4 k s. versie 7:

16 Gemalenbeheer in een Gemeenschappelijke regeling. Gemeente Weert en WBL hebben besloten om mogelijkheden te verkennen voor verdere samenwerking. In de workshops, zie rapportage, is uitgebreid stilgestaan bij de beheeractiviteiten van de verschillende partners. Een van de conclusies is dat WBL en Weert taken hebben die bij elkaar aansluiten. Een van die zorgtaken is het gemalenbeheer. Het WBL doet het onderhoud aan de grote pompen voor het transportsysteem en verzorgt daarnaast nog naar tevredenheid het onderhoud aan drukrioolsystemen in 7 verschillende Limburgse Gemeenten. Vanuit de verkenning over verregaande samenwerking tussen gemeente Weert en Waterschapsbedrijf Limburg is het gemalenbeheer en onderhoud als eerste project aangemerkt om in de samenwerking te worden opgenomen. Zowel de gemeente Weert als WBL hebben ideeën over gemalenbeheer en de verwachting is dat met dit project een goede basis wordt gelegd voor verdere samenwerking. Van belang is dat de uitgangspunten van beide partijen dezelfde zijn en die zijn voor zowel gemeente Weert als Waterschapsbedrijf Limburg de 4 k s. De K van Kwaliteit Door te sturen op risico wordt de kwaliteit van het functioneren en beschikbaarheid geborgd en waar mogelijk verbeterd. Dit betreft enerzijds de risico s ten gevolge van niet functioneren en anderzijds het beheersen van de hoeveelheid storingen. Met WBL is afgesproken om vanuit een positieve proactieve houding verbetervoorstellen op te stellen voor alle gemalen met prioriteit voor die gemalen die bovengemiddeld vaak in storing vallen., De verwachting is dat het aantal storingen fors zal afnemen (tot 50% reductie). Inzet is dat de bespaarde middelen gedurende de eerste jaren worden geïnvesteerd in verdere systeemoptimalisatie totdat de doelstelling is gehaald. Uitgangspunt is dat door samenwerking van WBL en Weert er kennis, kunde en ervaring wordt gedeeld. Hiermee kan naar verwachting een forse kwaliteitsimpuls worden gehaald. Daarnaast ontstaan er door het opschalen van de grootte ook mogelijkheden tot verdere specialisatie en professionaliteit met als mogelijke spin- off innovatie. Voor het gemalen onderhoud gaat het om het vergroten van de betrouwbaarheid van het functioneren van de pompsystemen, met andere woorden dat er minder storingen ontstaan en hogere beschikbaarheid, en minder storingen betekent ook een hogere klanttevredenheid. Toetsing aan de standaard van Weert Is minimaal gelijk aan huidige wijze van uitvoering indien gestuurd wordt op vermindering van storingen en de koppeling met het elektrotechnisch onderhoud. De markt is met technieken als GPS in staat om direct bij de uitvoering van het onderhoud het areaal exact in beeld te brengen. Door meer planmatig onderhoud uit te voeren neemt het aantal meldingen waar nu ad hoc op wordt ingesprongen, af. In samenwerking met WBL Er worden proactieve verbetervoorstellen gedaan om het functioneren van het systeem te verbeteren. De planning wordt verbeterd omdat de locaties van de pompsystemen GPS gepeild worden. Investeringen verschuiven van correctief naar preventief onderhoud tot een verhouding van ca. 50/50. versie 7:

17 Op het gebied van kwaliteit worden de standaarden ruimschoots gehaald door proactieve opstelling van de samenwerkingspartner. Hiermee functioneert het systeem beter en nemen de klachten af. Doordat locaties van de gemalen bekend zijn kunnen de onderhoudsroutes optimaal worden berekend. De K van Kwetsbaarheid De gemeente Weert heeft vanuit de Wet gemeentelijke Watertaken de zorgplicht voor het huishoudelijk afvalwater, hemelwater en daarnaast het grondwater. Door het samenwerken met een partner met kennis van zaken kan een deel van de specialistische kennis worden verworven en ingezet. Ontbrekende capaciteit kan op de momenten dat dat nuttig en noodzakelijk is gemakkelijk worden georganiseerd. Personele kwetsbaarheid wordt hierdoor verminderd terwijl doelstellingen worden gehaald. Gemalenbeheer is een van de taken van de gemeente terwijl dit voor WBL corebusiness is. In de huidige werkwijze van gemeente Weert wordt 1 fte aan arbeidskracht ingezet, dit wordt als zeer kwetsbaar ervaren. Bij het WBL zijn een veelvoud aan vergelijkbare arbeidskrachten actief waarbij vervanging bij uitval direct gewaarborgd is. Toetsing aan de standaard van Weert De dienstverlening is niet meer afhankelijk van inzetbaarheid van eigen personeel en materieel. Marktpartijen zijn verantwoordelijk voor risico van uitval van medewerkers en materieel. In samenwerking met WBL: Er is direct specialistische kennis beschikbaar. Bij ziekte van personeel blijft de huidige hoge kwaliteit van dienstverlening gehandhaafd. De kwetsbaarheid van de gemeente wordt verminderd door de beschikbaarheid aan specialisten en personeel die eventueel bij ziekte vervangbaar zijn. Continuïteit wordt geborgd door kennis en kunde te delen met grotere groep specialisten. De K van Klantgerichtheid Op dit moment heeft Weert een hoog niveau van dienstverlening. Het klantcontact wordt in eerste aanleg door de gemeente verzorgd via het meldingensysteem openbare ruimte. In de uitwerking is aandacht voor de 1 ste lijns en 2 de lijns storing interventies via een calamiteitenregeling. Men belt en er wordt meteen snel geschakeld (1 ste lijn) om het knelpunt op te lossen en daar waar nodig de aannemer ingezet (2 de lijn) om het knelpunt op te lossen.. Uitgangspunt voor Weert is dat deze hoge kwaliteit van dienstverlening wordt gehandhaafd. Door de verwachtte afname van storingen zal de klanttevredenheid hoog blijven of eventueel toenemen. De storingen nemen naar verwachting af waardoor de overlast vanwege disfunctioneren rioolsysteem wordt beperkt. De zekerheid van een functionerend afvalwatersysteem neemt voor de individuele burger (aansluiting drukriool) toe. Dit komt ten goede aan de mate van dienstverlening (stijging basisniveau van klanttevredenheid). Toetsing aan de standaard van Weert Het programma van eisen is bepalend voor de mate van klantgerichtheid. Klantgerichtheid als aspect van dienstverlening moet worden vertaald in het programma van eisen om willekeur te voorkomen. versie 7:

18 In de samenwerking met WBL Het hoge niveau van dienstverlening storingsdienst en regulier onderhoud blijft gehandhaafd. Geeft naar tevredenheid invulling aan de storingsdienst en op termijn wanneer WBL daar voldoende klaar voor is wordt de telefonische intake van klachten gefaseerd onder regie van Weert overgenomen door WBL. Het huidige hoge niveau van klantgerichtheid wordt gehandhaafd door de telefonische intake voorlopig in eigen beheer te houden en de uitvoering van de storingsdienst door WBL te laten uitvoeren. De K van Kosten In het verkennend onderzoek is tussen Weert en WBL uitgewisseld dat de kosten kunnen worden verlaagd door te richten op het principe van levensduur verlengend onderhoud. Dit betekent dat, mits de pomp voor de rest in goede staat is, er alleen de noodzakelijke onderdelen worden vervangen om de totaal vervanging uit te stellen. Met preventief onderhoud wordt er voor gezorgd dat de onderhoudsconditie optimaal is waardoor geen onnodige slijtage ontstaat ten gevolge van achterstallig onderhoud aan elektromechanische techniek. Het oplossen van storingen is een kostbare aangelegenheid. Door op een slimme manier de storingen te voorkomen en de resterende niet urgente storingen op een andere wijze te benaderen kan geld worden bespaard. Door aan te sluiten in het collectief met WBL neemt het areaal dat WBL beheert fors toe, zodat er door ondermeer schaalgrootte inkoopvoordelen kunnen gaan ontstaan die weer ten gunste komen voor het samenwerkingsverband. Daarnaast wordt richting gegeven aan het combineren van werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van NEN inspecties met de reguliere inspecties. Tevens worden de engineeringskosten gereduceerd omdat dit onderdeel is van de samenwerking en door WBL verzorgd wordt in groter verband. In de uitvoeringsovereenkomst worden de volgende zaken opgenomen: Reinigen en inspectie drukrioolgemalen 403 stuks Reinigen en inspectie hoofdgemalen 50 stuks Pompen bergingsvoorzieningen 5 stuks Reinigen en inspectie overstorttellers 5 stuks De administratieve organisatie voor de beheersactiviteiten waaronder evaluatie van de resultaten. Storingsdienst pm De vaste kosten die op jaarbasis met dit contract zijn gemoeid bedragen ca per jaar. De variabele kosten (storingen en curatief onderhoud) zullen naar verwachting op termijn ontwikkelen naar een vergelijkbaar bedrag. De verdeling wordt dan gelijkwaardig: 50% vaste kosten en 50% variabele kosten. (huidige verdeling 20/80) Uit een marktoriëntatie (fase 2 Samenwerken en uitbesteden ) blijkt er sprake is van fors lagere markttarieven. Indicatie van de jaarlijkse besparing met een bandbreedte tussen ,- en ,-. versie 7:

19 WBL heeft de volgende begroting opgesteld als voorbereiding om op te nemen in de uitvoeringsovereenkomst: planmatig periodiek onderhoud incl. reiniging aan alle gemalen ca (excl. materiaalkosten, incl. vaste kosten beschikbaarheidsdienst ca ). streefgetal correctief onderhoud ca op termijn (excl. materiaalkosten en ingaand na uitvoering nulmeting) Geprognotiseerde vervangingsinvesteringen voor volledig areaal electro-mechanische techniek De totale gemeentelijke kosten in 2013 waren ca (454 mille uitvoeringskosten en 57 personeelskosten). In deze samenwerking wordt in een termijn van 10 jaar het jaarlijkse kostenniveau teruggebracht naar structureel ca voor preventief en correctief onderhoud (incl. 24/7 storingsdienst). Momenteel ontbreekt het inzicht op de technische staat waardoor een realistische inschatting is aangehouden voor jaarlijkse investeringen van ca ,--. De nulmeting gaat hier meer zicht in geven van waaruit een jaarprognose van uitgaven kan worden geprogrammeerd. Op basis van de huidige kosten van ca ,-- voor onderhoud ( ,-- minus ) geeft dit een kostenbesparing van ca ,-- per jaar. Dit afgezet tegen het huidige kostenniveau maakt een mogelijke kostenbesparing van 26%. De financiële consequenties per jaar worden verder uitgewerkt in het tot stand brengen van de uitvoeringsovereenkomst. Het uitgavepatroon op basis van een jaarprognose wordt voor de looptijd van de overeenkomst inzichtelijk gemaakt en jaarlijks bijgesteld. Op het gebied van kostenbeheersing wordt een structurele besparing gehaald (beoogd 26%). Het moment van besparen is afhankelijk van de resultaten van de nulmeting en de investeringsstrategie die vastgelegd wordt in de uitvoeringsovereenkomst. Gezamenlijke ambitie De ketenpartners willen in een uitvoeringsovereenkomst het volgende overeenkomen: Terugdringen van aantal storingen met 50% Vaste prijzen aanrijden Afname correctieve reparaties met 20% Kosten preventief versus correctief onderhoud 50/50 Samenvatting Kosten kwetsbaarheid Klantgerichtheid Kwaliteit Op de 4 k s wordt een verbetering verwacht. Het aangaan van de samenwerking is dus zeer kansrijk. Daarnaast stemmen de ambities en doelen overeen hetgeen een forse kwaliteitsimpuls betekent. versie 7:

20 8 Samenvatting van de conclusies verkennend onderzoek Water trekt zich niets aan van grenzen. Bij samenwerking vervallen grenzen tussen de organisaties en wordt de gemeenschappelijke kennis uitgewisseld en vergroot. Door samenwerking tussen Weert en WBL krijgen partijen een beter inzicht in het functioneren van de totale afvalwaterketen. Dit zal leiden tot een grotere betrouwbaarheid en functioneren van de assets. De plannen vanuit de rioleringszorg en vanuit de zuiveringszorg zullen beter op elkaar worden afgestemd, hetgeen tot maatschappelijk lagere kosten zal leiden. De kwetsbaarheid zal niet alleen in kwantiteit verbeteren maar ook in kwaliteit (professionaliteit). Een grotere schaal zal leiden tot een grotere noodzakelijke innovatiekracht. De stelling uit het BAW dat samenwerking zal leiden tot lagere (maatschappelijk) kosten, minder kwetsbaarheid en hogere kwaliteit wordt door de werkgroep onderschreven. De klantgerichtheid zal door de kwaliteitsverbetering van de werkprocessen verbeteren maar dient in de verdere uitwerking nog aandacht te krijgen. Voor de samenwerking dient een stabiele samenwerkingsvorm te worden gekozen. De bedrijfsvoeringorganisatie lijkt hiertoe geschikt. Voor een enkele samenwerking Weert/WBL lijkt deze samenwerkingsvorm te zwaar. De bestuursovereenkomst (met voorwaarden) biedt een geschikte overgangsconstructie. In de onderstaande tabel wordt de verzameling van conclusies weergegeven die dit breed verkennend onderzoek tussen de ketenpartners heeft opgeleverd. Verzameling conclusies verkennend onderzoek Schakelen in de waterketen Conclusies Beheer en onderhoud: 1. Ketenafstemming genereert meer inzicht in het functioneren van het geheel (areaal waterketen). 2. Met meer aandacht naar preventief i.p.v. correctief onderhoud kan het aantal storingen afnemen. 3. Besparingen worden in eerste instantie gekoppeld aan optimalisatie van het areaal. 4. Bepaling van nul-situatie is noodzaak voor inzicht te krijgen op te verwachten investeringen. Conclusies Rioleringsbeleid, berekeningen en data: 5. Water trekt zich niets aan van grenzen. Door samenwerking doen we hier recht aan. 6. Door samenwerken wordt de gemeenschappelijke kennis opgeschaald en leren we van en met elkaar. 7. De brede basis stelt mensen in staat in hun kracht te functioneren. Specialisten gaan de diepte in en generalisten de breedte. Specialisme is noodzakelijk om bestaande taken goed uit te voeren, nieuwe taken in te vullen en te vernieuwen. 8. Samenwerking maakt integrale benadering en planvorming mogelijk. De juiste maatregel op de juiste plek. versie 7: