Mediq Apothekers Opleiding. Zorg voor een uitstekende bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Mediq Apothekers Opleiding Zorg voor een uitstekende bedrijfsvoering

2 Agenda Thema Tijdsduur 1. Welkom + introductie + Doel Business perspectief op Zorgsector Mediq als Keten 5 4. Basis Finance Principes 30 Pauze Basis Operationele processen Key Performance Indicators (KPI s) Case Uitleg Vragen 5 1

3 Wie is wie? Jaap Haaksema Regiomanager Operations 36jaar Anke van der Mel Assistent Regiomanager Operations 26 jaar Sven Schroder Recruiter Human Resource 36 jaar Willem van Barneveld Business Controller Finance 28 jaar 2

4 Doel Inzicht geven in het Financiele bouwstenen Apotheek Inzicht geven in operationele factoren van een apotheek en hun effect op het resultaat Zelf laten nadenken over hoe een apotheek werkt. Klaarzetten voor Business Case: Mediq Apotheek MC Wijngracht 3

5 De Zorgsector vanuit Business Perspectief Het transactieproces: Wie betaald bepaald! 4

6 De Zorgsector vanuit Business Perspectief Het transactieproces: Wie betaald bepaald! 5

7 Mediq als Keten Leveranciers System Farma (baxtering) Incontinentie materiaal Mediq Zelfzorg Mediq (OTC) Farmaline (bereiding ) 3e Leveranciers (onbekend specialite) Verzekeraar Mediq Farma Logistics Distrimed Farma Groothandel (locatie Oss) Farma Groothandel (locatie Oss) Mediq Instelling Apotheek Total Filing Mediq Apotheken (100% eigendom Mediq) (>50% eigendom Mediq) (<50% eigendom Mediq) Particulieren (rechtstreeks) ZVW Zorginstellingen AWBZ instellingen (<100 bedden) OPERATIONS Arts SALES Ziekenhuizen Apotheek Houdende Huisartsen (AHH) Zelfstandig Openbaar Apotheker (ZOA) Partners (0% eigendom Mediq) AWBZ instellingen (>100 bedden) Franchise (0% eigendom Mediq) 6

8 Rapportages KPI Rapportage

9 Rapportage Cyclus

10 Rapportages Doel Lange termijn vs. korte termijn Verschillende facetten van Apotheek 9

11 Basisprincipes Finance

12 4. Theorie Winst- en verliesrekening Term Winst- en verliesrekening Omzet en Inkomsten Omschrijving De winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van een onderneming over een bepaalde periode. Het saldo van de winst-en-verliesrekening is de over de periode behaalde winst (positief saldo) of geleden verlies (negatief saldo).? Kosten en Uitgave?

13 Basis Opbouw P&L Winst & Verlies rekening (P&L) P&L Jan Omzet Inkoopwaarde materiaal Bruto marge Bedrijfskosten Resultaat (EBIT) Bruto Omzet Materiaal Regelvergoeding afk eur -660 Ink oopmarge Materiaal 16,0% Inkoopwaarde Materiaal Bruto Marge Personeelskosten Huur Ovrg Huisvestingsk osten Huisvestingskosten Bedrijfsmiddelen Verkoopkosten Algemene kosten Afschrijving inventaris 0 Afschrijving pand Afschrijvingskosten EBIT (excl Huur & Afschr pand) EBIT 148 Bruto Marge / Regel 7,39 EBIT (ex) / Regel 0,72

14 Operationele Processen

15 Het standaard proces 14

16 Het Central / Total Filling proces (Vervolg Uitgiften) Waarom doen we dit? Efficiëntie verbetering in de apotheek keten Wat levert het op? Per vervolg uitgifte regels (VU) 1 FTE in de apotheek aan uitvullen Minder voorraad in de apotheek Minder lang wachten voor de klant Wat kost het? Kosten per recept regel 0,59 15

17 Het Baxtering proces (Week Uitgifte) Waarom doen we dit? Medicatie optimalisatie, therapietrouw verhogen, klanttevredenheid verhogen Wat levert het op? Hogere regelvergoeding voor extra activiteiten Vb. Weekregel vergoeding = 3 euro * 52 weken = 156 euro Vervolg Uitgifte vergoeding = 6 euro * 4 = 24 euro Wat kost het? Kosten per recept regel 0,59 Richtlijnen voor baxtering zie link voor richtlijnen KNMP (H1 en H2.1) 16

18 Apotheek Proces Total Filling Uitvullen Groothandels Opruimen Opruimen Uitgifte balie Patient Huisartsen Recept Aanschrijven Voorraadkast Uitvullen Afhaal/ bezorgkast Bezorgen Opruimen Instelling System Farma Baxtering 17

19 KPI s

20 KPI s Toelichting Dashboard EBIT ex huur & afschrijvingen (Earnings Before Interest & Tax) Bedrijfsresultaat voor financieringskosten en belastingen Exclusief huur en afschrijvingskosten op het pand 19

21 KPI s Toelichting Dashboard Financiele Voorraadwaarde Voorraad zoals gewaardeerd door de financiële afdeling (niet relevant voor de Business Case) Operationele Voorraadwaard Voorraad gewaardeerd door operations afdeling (niet relevant) Voorraad dagen Financiele Voorraadwaarde uitgedrukt in dagen (niet relevant) Formule ( Financiele Voorraad waarde / inkoopwaarde ) * 30 dagen 20

22 KPI s Toelichting Dashboard GFZ_Doelmatigheid Kostenbesparing voor de verzekeraar GFZ_Kwaliteit Aantal interventies gepleegd van de openstaande issues opgespoord door de medicijnmonitor (GFZ) Target Afgesloten: 50% van openstaand Target Succesvol: 18% van openstaand Wat levert het op: 0,35 per receptregel ALS we alle beide targets halen. (Zit al in het regeltarief; Zie Appendix Omzet & Kosten) Verbeterde contracten 2015/2016 met zorgverzekeraars Wat kost het: Tijd van de apotheker & assistenten om reviews af te handelen 21

23 KPI s Toelichting Dashboard Marktaandeel Apotheek Markt* 13% Martkaandeel groei Deel van de lokale markt dat de apotheek bediend. 87% YTD 22

24 KPI s Toelichting Dashboard Productiviteit Aantal gewogen regels per FTE Regels geëxtrapoleerd naar een volledig jaar Gecorrigeerd voor werkdagen Weging regels: - EU = 2,95 - AWBZ = 0,3 - CF = -0,74 - VU = 1,18 - MHM = 1,71 - OTC = 0,63 - NWMG = 1,71 - Week = 0,38 Rekenregel 10% minder personeel = 10% betere productiviteit Impact 10% meer regels is afhankelijk van van het type: een inschatting is goed. 23

25 KPI s (compliance) Hoe goed is het aanschrijven in de apotheek? Preferentie compliance Percentage correct aangeschreven volgens preferentie afspraken met verzekeraar Mandaat compliance Percentage correct aangeschreven volgens het door Mediq voorgeschreven inkoopmandaat (geeft extra inkoop voordelen) Generiek stubstitutie Percentage generieke (goedkope) medicatie aangeschreven vs Specialite (duur). Hier zijn afspraken met de verzekeraar over gemaakt Margegap IDEA per regel Het verschil in inkoopprijs op multisource geneesmiddelen voor Achmea patiënten, rekening houdend met het geldende mandaat. Totale IDEA contract Parallel substitutie Parallelomzet als percentage van het theoretisch maximum aan parallel wat aangeschreven had kunnen worden Rekening houdend met beschikbaarheid (zie ook appendix Omzet en Kosten) Formule (Parallel omzet / Theoretisch maximale parallel omzet) * 100% 24

26 KPI s Toelichting Dashboard Preferentie compliance Percentage correct aangeschreven volgens preferentie afspraken met verzekeraar (bij VGZ en Menzis gecontracteerd) Medische noodzaak Percentage medische noodzaak (afwijkend specialite ) afwijkende van het (generieke) preferentiecontract. Mediq gemiddelde = 3%, te hoge percentage geeft risico op controle van zorgverzekeraar en terugvordering) 25

27 KPI s Toelichting Dashboard Mandaat compliance Percentage correct aangeschreven volgens het door Mediq voorgeschreven inkoopmandaat (geeft extra inkoop voordelen) Per verzekeraar gemeten om te segmenteren tussen verzekeraars. 26

28 KPI s Toelichting Dashboard Generiek stubstitutie Percentage generieke (goedkope) medicatie aangeschreven vs Specialite (duur). Hier zijn afspraken met de verzekeraar over gemaakt Per verzekeraar gemeten om onderscheid te kunnen maken 27

29 KPI s Toelichting Dashboard Parallel substitutie Parallelomzet als percentage van het theoretisch maximum aan parallel wat aangeschreven had kunnen worden Rekening houdend met beschikbaarheid Formule (Parallel omzet / Theoretisch maximale parallel omzet) * 100% 28

30 KPI s Toelichting Dashboard Verzuim Het aantal verzuimuren als percentage van het totaal aantal Roosteruren Segmentatie in kort, middellang en lang verzuim in te kunnen schatten wat voor verzuim er is. Is het structureel of alleen kortdurend door griepgolf? Waarom als KPI? Personeel wat ziek is kan niet ingezet worden in productieproces Indicator voor tevredenheid, werkdruk 29

31 Business Case: MC Wijngracht

32 Doel Schrijf een business case om Mediq Apotheek MC Wijngracht rendabel te maken. Focus hierbij op: Omzetgroei Margeverbetering Efficiëntere personeelsinzet (prijs * hoeveelheid) Lange termijnsvisie 2 e sesie: Per groep van 5 personen 10 presentatie & 10 vragen 31

33 Appendix : Winst en Verlies rekening

34 KPI Rapportage Toelichting Details (Tab P&L) 33

35 KPI Rapportage Toelichting Details (Tab P&L) Omzet Verkopen afgelopen maand Materiaal Regelvergoeding Afkeur (negatief) Inkoopwaarde omzet Materiaal Personeelskosten Loonkosten vast personeel Kosten voor uitzendkrachten (assistenten of apothekers) 34

36 KPI Rapportage Toelichting Details (Tab P&L) Huisvestingskosten Uitgesplitst naar: Huur Overige huisvestingskosten : Energie Schoonmaak Onderhoud gebouw Bedrijfsmiddelen Computer hardware Software ICT doorbelasting hoofdkantoor Verkoopkosten Bezorg kosten Total Filling Fee Systemfarma Fee 35

37 KPI Rapportage Toelichting Details (P&L) Algemene kosten Advies Kantoorartikelen Doorbelasting hoofdkantoor administratie (personeel, financieel) Afschrijvingskosten Verbouwing Apotheek inventaris Computer EBIT (Earnings Before Interest and Tax = Winst voor rente en belastingen) Winst na alle kosten behalve belasting en financieringskosten EBIT = Bruto winst Personeelskosten Huisvestingskosten-verkoopkosten-bedrijfsmiddelen-algemene kosten-afschrijving EBIT (exclusief Huur en afschrijving pand) EBIT exclusief huur en afschrijving op het pand 36

38 KPI Rapportage Toelichting Details (Verander KPI s) Cijfermatige toelichting voor alle KPI s in dashboard 37

39 KPI Rapportage Toelichting Details (Regels) Regelaantallen Receptregel is een ander woord voor een voorschrift op recept. Op één recept kunnen meerdere receptregels staan. Een receptregel omschrijft de hoeveelheid van een bepaald geneesmiddel, voorgeschreven door een arts ten behoeve van een patiënt. De termen verstrekking, voorschrift en aflevering worden vaak door elkaar gebruikt. Receptregel (systematiek) WMG (Wet Marktordening Gezondheidszorg) regels Hieronder vallen de regels die receptplichtig zijn en waar zowel een materiaal- als regelvergoeding (handelingsfee) tegenover staat welke wordt betaald door de verzekeraar. De handelingsfee is afhankelijk per zorgverzekeraar (zie ook bovenstaande hyperlink) Reguliere WMG regel Reguliere (3 maands) verstrekking van medicijnen EU regel Eerste Uitgifte is een karakteristiek van een WMG recept regel vaarvoor een hoger tarief beschikbaar wordt gesteld door verzekeraars omdat er een additionele prestatie moet worden geleverd door de apotheek. De onderverdeling tussen eerste en vervolg uitgifte wordt alleen gemaakt voor reguliere regels omdat dit de grootste categorie EU is (97%-99%) van totale EU. EU percentage is een indicator voor nieuwe patienten in de apotheek en ligt gem. rond de 14% VU regel Vervolg uitgifte is een karakteristiek van een WMG recept regel.(zie hyperlink) Ook wel herhaal recept genoemd. Dit is een 3 maands verstrekking, vaak voor chronische medicatie. 38

40 KPI Rapportage Toelichting Details (Regels) WMG Week regel Weekregel is een recept dat op (1 of 2) wekelijkse basis wordt verstrekt door de apotheek aan patienten. Gem ligt het weekregel % rond de 40% van het aantal WMG regels afhankelijk van het type apotheek NWMG Week regel Vroegere definitie van alle regels die buiten WMG vielen. In de huidige samenstelling van de regels is dit de restpost van regels die niet binnen de andere definities passen. AWBZ regels Regels die bestemd zijn voor AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Zorg) instellingen. Dit zijn voornamelijk (..%) weekleveringen, maar deze regels worden door de instellingen betaald en worden aanbesteed. De marge op deze regels is ook significant minder. In deze casus wordt niet met AWBZ gerekend OTC OTC (Over The Counter) zijn regels die niet receptplichtig zijn, die door de klant zelf worden betaald en die binnen 1 van de productcategorieen van mediq vallen. (zie ook bruto marge) MHM (Medische HulpMiddelen) Onder medische hulpmiddelen valt een scala aan producten. Medische hulpmiddelen markt Binnen apotheken zijn de grootste categorieen hulpmiddelen: Diabetes Incontinentie (deels overgeheveld naar Mediq Direct) Wondzorg 39

41 KPI Rapportage Toelichting Details (Bruto Marge) In de apotheek zijn er een aantal financiele, dan wel operationele factoren die de bruto marge positief / negatief kunnen beinvloeden OTC verkopen Op OTC zit een hogere productmarge dan op reguliere medicijnen. Extra verkopen OTC levert dus een hogere bruto marge. 40

42 KPI Rapportage Toelichting (personeel) Doordat personeelskosten het grootste aandeel in de kosten voor z n rekening neemt is er detail en aanvullende Informatie voor deze kosten categorie beschikbaar. Uitsplitsing personeelskosten De personeelskosten worden verdeeld in loonkosten en overige personeelskosten. Binnen de loonkosten is een splitsing gemaakt per functie categorie (apothekers, assistenten, uitzendkrachten (assistenten en apothekers) en overig personeel. Overige personeelskosten zijn op categorieën ingedeeld. FTE s Het aantal FTE s dat in de apotheek geregistreerd staat is opgedeeld per functie categorie en is gedaan op basis van onderstaande randvoorwaarden, te weten: 41

43 KPI Rapportage Toelichting (personeel) Loonkosten per FTE Loonkosten per FTE om wijzigingen in het personeelsbestand te monitoren. Kan over de maanden fluctueren door Variabele beloningen. Grafisch is de loonkoste per FTE over 9 maanden weergegeven. Uitbetaalde overuren Van de uitbetaalde overuren worden uren boven bandbreedte en extra gewerkte uren monitored omdat we deze willen minimaliseren i.v.m. het vertekende beeld qua FTE. Verzuim Verzuim opgesplitst in duur van verzuim om snel onderscheid te kunnen maken tussen structureel en tijdelijk verzuim. Kort = aaneengesloten periode van zelfde ziektebeeld welke minder lang is dan 7 dagen Middel = periode tussen 8-42 dagen Lang = periode langer dan 42-dagen Productiviteit Productiviteit zoals ook in het dashboard is opgenomen. Hier aan toegevoegd om relatie met bezetting te zien. 42