Intergemeentelijke samenwerking van Rekenkamers

Transcriptie

1 Intergemeentelijke samenwerking van Rekenkamers Voor- en nadelen op een rij Griffie Coevorden Tinus Jeuring September 2010 Eindversie [1]

2 INLEIDING Tijdens de raadsvergadering op 3 juni 2010 heeft de gemeenteraad van Coevorden naar aanleiding van de evaluatie van de rekenkamercommissie en de daarin opgenomen aanbevelingen unaniem een amendement aangenomen. Met het amendement vraagt de gemeenteraad enerzijds de rekenkamercommissie zelf met een plan te komen op welke wijze zij kan bezuinigen, en vraagt de raad anderzijds het Seniorenconvent in overleg met de griffie een nader onderzoek te doen naar de voor- en nadelen van een intergemeentelijke rekenkamer. In de voorliggende rapportage wordt op deze laatste vraag ingegaan. In dit onderzoek worden de voor- en nadelen van intergemeentelijke samenwerking van rekenkamers verkend. In het vervolg van deze rapportage wordt onder rekenkamer elke vorm van rekenkamerfunctie verstaan, waaronder een rekenkamercommissie. Sinds de oprichting van gemeentelijke rekenkamers in 2005/2006 is een aantal gemeenten overgegaan tot een vorm van samenwerking. Landelijk gezien werkt bijna driekwart van alle rekenkamers niet samen met andere rekenkamers, aldus de landelijke rekenkamermonitor In Drenthe is vanaf het begin alleen bij de gemeenten Meppel en Westerveld (samen met Steenwijkerland) sprake van een intergemeentelijke rekenkamer volgens de constructie van een personele unie. Anno 2010 zijn dat in onze provincie nog steeds de enige rekenkamers die samenwerken. In de omliggende provincies Groningen, Friesland en Overijssel komt een intergemeentelijke rekenkamer veel meer voor. In dit onderzoek is nagegaan welke ervaringen de betreffende gemeenten daarmee hebben opgedaan. Opzet van het onderzoek In dit onderzoek is een aantal gemeenten met een intergemeentelijke rekenkamer gevraagd wat hun ervaringen zijn. Na een algemeen hoofdstuk over samenwerking (hoofdstuk 1) wordt een drietal samenwerkingsvormen beschreven (hoofdstuk 2). Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de voor- en nadelen van de verschillende vormen van samenwerking tussen rekenkamers op een rij gezet. In hoofdstuk 4 wordt aan de hand van praktijkvoorbeelden vooral de personele unie nader uitgediept. In hoofdstuk 5 worden mogelijke opties voor de rekenkamer in de gemeente Coevorden naar voren gebracht. Dit ten behoeve van een eerste bespreking in het Seniorenconvent. In hoofdstuk 6 volgen conclusies en aanbevelingen. [2]

3 Het doel van samenwerking Uit het amendement van de gemeenteraad over intergemeentelijke samenwerking van rekenkamers is af te leiden dat het doel van een eventuele samenwerking kostenbesparing is, waardoor een efficiencyverbetering en een bezuiniging op het budget van de rekenkamer Coevorden kan worden doorgevoerd. Het kan zijn dat de raad (tevens) andere doelen voor ogen heeft met samenwerking zoals benchmarking of betere controle op de BOCEsamenwerking. Als dit zo is dan heeft dat consequenties voor de partnerkeuze. Omdat in het amendement alleen wordt uitgegaan van mogelijke bezuinigingen en het plaatsen van de rekenkamer in het geheel van de controletoren, is in dit onderzoek uitgegaan van kostenbesparing en bezuiniging als doel. Andere effecten van de verschillende samenwerkingsvormen zullen wel worden genoemd. [3]

4 HOOFDSTUK 1 SAMENWERKING VAN REKENKAMERS Waarom samenwerking van rekenkamers? Samenwerking tussen rekenkamers komt vaak voor in situaties waarin gemeenten al samenwerken op bepaalde gebieden. De doelen van samenwerking gaan bijna altijd over het verhogen van de kwaliteit van de onderzoeken en het van elkaar kunnen leren als gemeenten (benchmarking). Het financiële aspect staat niet voorop. Het beheersbaar houden van het budget was toen, bij de oprichting van rekenkamers, niet de primaire overweging om tot een intergemeentelijke rekenkamer te besluiten. Meestal ging het om gemeenten die al op bepaalde beleidsterreinen met elkaar samenwerkten. De algemene voordelen van samenwerking zijn: - Door schaalvergroting is het gemakkelijker een onderzoek uit te besteden (inhuren externe deskundigheid). - Meerdere onderzoeken leveren meer ervaring en kennis op. - Benchmarking: het vergelijken van gegevens en het uitwisselen van (onderzoeks)ervaringen tussen gemeenten wordt gemakkelijker. - De kosten van organisatie en uitvoering worden over meerdere gemeenten verdeeld evenals een deel van de kosten van een gezamenlijk onderzoek. Algemene nadelen van samenwerking zijn: - Het ontstaan van een grotere afstand tot de gemeenteraad. - De specifieke problemen van een gemeente komen minder aan bod. Hoe vaak wordt samengewerkt Uit onderzoek in 2009 (Van Dieren, Elte) blijkt dat Nederland 275 lokale rekenkamers heeft. Recent onderzoek (Hakvoort, Klaassen) onder bijna alle griffiers van gemeenten toont aan dat bijna 40% van de rekenkamerfuncties in een samenwerkingsverband plaatsvinden. De rekenkamermonitor 2009 (Jacques Necker) stelt dat 28% van de rekenkamers samenwerkt met andere rekenkamers. Gesteld kan daarom worden dat uit recente onderzoeken blijkt dat ongeveer 1 op de 3 rekenkamers samenwerkt. [4]

5 HOOFDSTUK 2 Verschillende vormen van samenwerking Gemeentelijke rekenkamers kunnen op verschillende manieren samenwerken. De drie meest voorkomende vormen van samenwerking worden beschreven. A. De intergemeentelijke rekenkamer De Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad kan kiezen voor een rekenkamer volgens een in de wet vastgelegd vast model (rekenkamer in wettelijke zin genoemd), of voor een rekenkamercommissie waarbij de raad, uiteraard binnen wettelijke kaders, veel ruimte heeft voor een eigen invulling van de rekenkamerfunctie. Een rekenkamer in de wettelijke zin verschilt qua samenstelling en bevoegdheden (vooral op het gebied van informatievoorziening) en enkele andere punten van een rekenkamercommissie. Het meest wezenlijke verschil is dat leden van de gemeenteraad niet tevens lid mogen zijn van een op de wet gebaseerde rekenkamer maar wel van een rekenkamercommissie. Een op de wet gebaseerde intergemeentelijke rekenkamer komt niet veel voor (ongeveer 10% van het totale aantal, vooral in stedelijk gebied), wat te verklaren is door de vrij formele en vaste opzet en de mede daardoor ontstane grote afstand tot de raad. Volgens de wet is voor een rekenkamer in wettelijke zin een gemeenschappelijke regeling nodig en worden de leden voor zes jaar benoemd. De keuze voor een dergelijke rekenkamer is niet gebaseerd op de keuze voor het hebben van alleen externe leden, want in Nederland bestaat ongeveer de helft van alle rekenkamers en rekenkamercommissies uit alleen externe leden. Bij de hier genoemde rekenkamer in wettelijke zin komt het zelf verrichten van (grote) onderzoeken wel veel vaker voor dan bij rekenkamercommissies (85% tegenover 50%). Overigens is het ook mogelijk met een (lichte) gemeenschappelijke regeling een intergemeentelijke rekenkamercommissie op te richten. Op die manier worden de formele wettelijke vereisten omzeild. B. De personele unie De personele unie is een vorm van een gezamenlijke rekenkamer die veel voorkomt. Uit de cijfers in het vorige hoofdstuk is af te leiden dat ongeveer 18% van alle rekenkamers via een personele unie samenwerkt. Elke deelnemende gemeente stelt dezelfde rekenkamer in, wat betekent dat elke rekenkamer dezelfde externe leden heeft. De externe leden vormen de personele unie. Elke gemeente heeft dus een eigen rekenkamer, met dezelfde externe leden en met dezelfde werkwijze. Doordat elke deelnemende gemeente een eigen rekenkamer houdt, is het mogelijk dat een onderzoek voor alleen de eigen gemeente wordt gedaan. In de praktijk gebeurt dit dan ook altijd. Het blijkt dat de betreffende rekenkamers zowel gezamenlijke onderzoeken als separate onderzoeken voor de individuele gemeenten uitvoeren. De personele unie bevat bijna altijd alleen externe leden, hoewel het niet verboden is raadsleden in de rekenkamer(s) op te nemen. Deelname van raadsleden aan deze vorm van rekenkamer komt niet veel veer, maar is uiteraard wel mogelijk. In dit onderzoek is gestuit op één voorbeeld van een personele unie van externe leden met daarnaast interne leden: de rekenkamers voor de gemeenten Oldenzaal, Tubbergen, Dinkelland en Losser. Daar is sprake [5]

6 van vier rekenkamers met dezelfde externe leden en met per rekenkamer verschillende interne leden. C. Incidentele samenwerking door rekenkamers Elke rekenkamer heeft de mogelijkheid voor een onderzoek samenwerking te zoeken met een andere rekenkamer. Dit zo zijnde kan de gemeenteraad ervoor kiezen de eigen rekenkamer te handhaven en te trachten de samenwerking op incidentele basis te stimuleren. De gemeenteraad kan onderzoeksvoorstellen aandragen met daarbij de opmerking dat bepaalde onderwerpen zich lenen voor een gezamenlijke aanpak met andere rekenkamers. Omdat de rekenkamer onafhankelijk is, beslist zij zelf over de onderzoeken die worden uitgevoerd en over de vorm waarin dit gebeurt. Het komt voor dat bij een incidentele gezamenlijke aanpak vanuit elke rekenkamer enkele externe leden de coördinatie van het onderzoek gaan doen. De betrokken rekenkamers moeten eerst beslissen om een gezamenlijk onderzoek uit te voeren en kunnen dan pas het onderwerp van onderzoek vaststellen. De kans is namelijk minimaal dat de beoogde samenwerkingspartners zonder deze afstemming toevallig op het zelfde moment besluiten naar het hetzelfde probleem onderzoek te doen. Naast het uitvoeren van een gezamenlijk onderzoek, georganiseerd door de rekenkamers zelf, bestaan andere vormen van samenwerking. Zo zijn er benchmark-onderzoeken van onderzoeksbureaus als Jacques Necker, Partners & Pröpper en SGBO-BMC.0 Rekenkamers kunnen zich in dat geval aansluiten bij een onderzoek over een meer algemeen onderwerp, bijvoorbeeld het bestuursprogramma (Coevorden deed hier in 2006 aan mee). Samenwerking kan zich ook richten op gegevensuitwisseling op basis van een verricht onderzoek in een buurgemeente, mogelijk gevolgd door een eigen rekenkameronderzoek. Als de gemeenteraad deze lossere constructie (incidentele samenwerking van rekenkamers) op prijs stelt, is een goede communicatie met de rekenkamer nodig om de wensen van de raad over te brengen. [6]

7 HOOFDSTUK 3 VOOR- EN NADELEN VAN MOGELIJKE SAMENWERKINGSVORMEN EN ENKELE VOORBEELDEN In dit hoofdstuk worden de voor- en nadelen van de drie in het vorige hoofdstuk genoemde samenwerkingsvormen opgesomd. A. Eén intergemeentelijke rekenkamer Voordelen: - Duidelijk omschreven bevoegdheden. - De onafhankelijke positie wordt benadrukt door een grote afstand tot de raad. Nadelen: - Een grote afstand tot de raad. - Weinig vrijheid voor de gemeenteraad om een eigen invulling aan de rekenkamerfunctie te geven. Als voorbeeld hiervan: de samenstelling met alleen externe leden maakt het onmogelijk interne leden toe te voegen. Sommigen zien het hebben van alleen externe leden overigens als een voordeel. - De rekenkamer identificeert zich minder met de gemeenteraad door de grote afstand. Beoordeling nadelen: een grote afstand tot de raad kan worden verholpen door een goede communicatie, bijvoorbeeld door een jaarlijks overleg van de rekenkamerleden met de raad en de fracties. Een afgeleide vorm is de intergemeentelijke rekenkamer via een gemeenschappelijke regeling waarbij de gemeente qua bevoegdheden en samenstelling van de rekenkamer meer vrijheid ten opzichte van het model zoals hierboven omschreven heeft. Verder mogen gemeenteraadsleden lid zijn van de rekenkamer. B. De personele unie Voordelen: - Een structurele vorm van samenwerking waardoor eerder gezamenlijk onderzoek plaatsvindt. - Elke gemeente heeft een eigen rekenkamer. - Bij elk zich aandienend onderzoeksvoorstel komt de vraag naar voren of een gezamenlijk onderzoek tot de mogelijkheden behoort. - Efficiencyvoordelen en daardoor kostenbesparingen bij gezamenlijke onderzoeken (zie hoofdstuk 3, ervaringen bij andere gemeenten). Het financiële voordeel is als volgt te bepalen. Bij een gezamenlijk onderzoek wordt bespaard op vooral het algemene deel van een onderzoek dat voor alle gemeenten hetzelfde is. Als dit algemene deel op 20% van het geheel wordt gesteld (een gemiddelde uit de praktijk), dan wordt de besparing bij een onderzoek van euro voor twee gemeenten 1000 euro per gemeente. Verder wordt bespaard op de overheadkosten en mogelijk ook op de totale onderzoekskosten omdat een sterkere positie wordt ingenomen [7]

8 tegnover externe bureaus. Al met al wordt de besparing per gemeente bij twee gezamenlijke onderzoeken per jaar, geschat op 2x1000 plus 1000 euro is totaal 3000 euro. - Mogelijkheid tot benchmarking. Nadelen: - Een grotere afstand tot de raad. Het opnemen van interne leden komt in de praktijk niet vaak voor. Gemeenteraadsleden zijn afkomstig uit verschillende gemeenteraden. Sommigen zien het hebben van alleen externe leden overigens als een voordeel. Het opnemen van interne leden hoeft dus geen nadeel te zijn. Beoordeling nadelen: gerichte en selectieve communicatie met de gemeenteraden is nodig. Dit kan door het voeren van een jaarlijks overleg met de raad en de fracties. De mogelijkheid bestaat om vanuit elke gemeenteraad interne leden op te nemen. C. Incidentele samenwerking Voordelen: - Elke gemeenteraad beslist zelf over de opzet en de samenstelling van de rekenkamer. - Op basis van opgedane ervaringen kan later worden besloten over het aangaan van een samenwerking via een intergemeentelijke rekenkamer. Nadelen: - De kans is kleiner dat gezamenlijke onderzoeken worden gedaan, vergeleken met een personele unie. - De raad kan er niet op sturen, maar is afhankelijk van de rekenkamer. - Omdat de betrokken rekenkamers eerst moeten beslissen om een gezamenlijk onderzoek uit te voeren en dan pas het onderwerp van onderzoek kunnen vaststellen, verkleint dit de vrijheid in de onderwerpskeuze. Samengevat: De personele unie is de meest voorkomende samenwerkingsvorm. De besparingsmogelijkheden bij deze samenwerkingsvorm zijn ongeveer 3000 euro per jaar uitgaande van twee gezamenlijke onderzoeken. De geraadpleegde gemeenten zijn tevreden over hun ervaringen met de personele unie. Omdat de personele unie een voor de hand liggende samenwerkingsvorm is onder andere doordat hij gemakkelijk is te realiseren, wordt in het volgende hoofdstuk een aantal praktijkvoorbeelden nader bekeken. [8]

9 HOOFDSTUK 4 DE PERSONELE UNIE: ENKELE VOORBEELDEN NADER BESCHOUWD De personele unie is een samenwerkingsvorm die veel voorkomt. De hierna beschreven voorbeelden van personele unies zijn gebaseerd op gesprekken met de betreffende griffiers. 1. Meppel, Westerveld en Steenwijkerland In Drenthe hebben de gemeenten Meppel en Westerveld samen met de gemeente Steenwijkerland sinds de start in 2005 een personele unie voor de drie rekenkamers. In de gemeenten Meppel en Westerveld zijn de afgelopen periode twee gezamenlijke onderzoeken uitgevoerd: in 2007 een onderzoek naar communicatie en in 2009 naar inhuur derden. Uit een evaluatie is gebleken dat de raden tevreden zijn over de huidige constructie. 2. Vier gemeenten in Westerkwartier (Leek, Zuidhorn, Marum en Grootegast) hebben het voornemen op 1 januari 2011 een personele unie te vormen. De gemeenten werken op verschillende terreinen al met elkaar samen. Gekozen is voor een personele unie omdat verwacht wordt dat de kwaliteit van de onderzoeken stijgt en omdat aan benchmarking kan worden gedaan. Tegelijk kiezen de gemeente ervoor alleen externe leden met onderzoekervaring aan te trekken. Men verwacht dat gezamenlijke onderzoeken per gemeente minder gaan kosten: er hoeft slechts een keer een onderzoeksopzet te worden gemaakt, het algemene deel van de onderzoeken is voor elke gemeente hetzelfde en bij bureaus kan door de rekenkamer een lagere prijs worden bedongen. (In de huidige markt ligt deze verwachting voor de hand, maar hoe lang dit zo blijft, is moeilijk te zeggen-tj). De gemeenten in Westerkwartier kiezen voor rekenkamers met alleen externe leden. Het contact met de raden vindt men zeer belangrijk en dat moet gestalte krijgen via een regelmatig gesprek met (een delegatie van) de raad. De gemeenten in Westerkwartier hebben als voorbeeld voor hun opzet de samenwerking van rekenkamers in Noordoost Friesland genomen, ook een personele unie (3. Achtkarspelen, Dantumadeel, Dongeradeel en Kollumerland). Deze samenwerking loopt al sinds maart De griffiers van deze Friese gemeenten geven aan dat de samenwerking goed loopt en dat die heeft gezorgd voor professionele onderzoeken. Er wordt een kostenvoordeel behaald door een onderzoek naar hetzelfde onderwerp bij twee of meer gemeenten te doen. Dit kostenvoordeel zit vooral in de voorbereidende werkzaamheden (zelfde onderzoeksopzet) en de uitbesteding aan een extern bureau. Daarnaast wordt gewezen op de mogelijkheid van benchmarking. 4. Oldenzaal, Dinkelland, Tubbergen en Losser hebben een gezamenlijke rekenkamer in de vorm van een personele unie van externe leden maar met daarnaast per rekenkamer nog drie interne leden. Elke gemeente heeft een eigen gemengde rekenkamer waarvan de twee externe leden (de voorzitter en de onderzoeker) dezelfde zijn. Dit is een bijzondere constructie die niet vaak voorkomt. Bij een evaluatie binnen de vier gemeenten is besloten deze constructie voort te zetten, de gemeenteraden waren tevreden. De indruk is dat de rekenkamers (en de gemeenten) vrij onafhankelijk van elkaar opereren wat het rekenkamerwerk betreft; de griffiers hebben wel regelmatig overleg. De afgelopen vier jaar is één keer een gezamenlijk onderzoek voor alle vier gemeenten uitgevoerd. Daarnaast zijn enkele keren gezamenlijke onderzoeken voor twee of drie gemeenten uitgevoerd. Per [9]

10 gemeente wordt één onderzoek per jaar uitgevoerd. De gemeenten variëren licht qua omvang: van tot inwoners. Het kan ook wel eens verkeerd aflopen met een personele unie: de gemeente Stadskanaal (5) is in 2008 uit de personele unie met drie andere buurgemeenten gestapt (rekenkamercommissie De Ommelanden). De redenen lagen op het vlak van de onderlinge verhoudingen en de communicatie. Ervaringen in buurgemeenten Borger/Odoorn: deze gemeente heeft een gemengde rekenkamer. De rekenkamer heeft geen gezamenlijke onderzoeken met andere rekenkamers verricht tot nu toe. Enkele raadsleden hebben geopperd om tot samenwerking met andere rekenkamers te komen. Emmen: ook Emmen heeft een gemengde rekenkamer die al van voor het dualisme dateert. Er is één keer in een Doe Mee-onderzoek geparticipeerd. Vanuit de raad bestaat interesse voor samenwerking van de rekenkamer Emmen met rekenkamers van andere gemeenten. De Wolden: er is een rekenkamer met alleen externe leden. In 2007 is een gezamenlijk onderzoek gedaan met de rekenkamers Meppel, Westerveld en Steenwijkerland met als onderwerp sturing van gemeenschappelijke regelingen. Wel participeert de secretaris in een regionaal secretarissenoverleg, waaraan ook de ambtelijk secretaris van de Coevorder rekenkamer deelneemt. Er bestaan geen voornemens tot samenwerking. Midden-Drenthe: de rekenkamercommissie bestaat uit vijf externe leden. Er zijn tot nu toe geen gezamenlijke onderzoeken uitgevoerd en er bestaan geen plannen dit te gaan doen. Hardenberg: de rekenkamer is eind 2009 opgeheven. In 2010 is een nieuwe verordening vastgesteld waarin is opgenomen dat de rekenkamer bestaat uit een externe voorzitter en vier interne leden. De rekenkamer is nog niet actief. Hardenberg: wegens verschillende problemen is de rekenkamer eind 2009 gestopt met de werkzaamheden. In 2010 is een nieuwe verordening aangenomen met een nieuwe opzet: een externe voorzitter en een aantal interne leden. Voor die tijd bestond de rekenkamer uit alleen externe leden. Er bestaan bij de raad geen uitgesproken voornemens tot samenwerking. De rekenkamer is nog niet actief. [10]

11 HOOFDSTUK 5 MOGELIJKE OPTIES VOOR COEVORDEN Uit de evaluatie is gebleken dat de gemeenteraad de gemengde samenstelling wenst te handhaven, dat is reden om de optie personele unie met alleen externe leden niet verder te bespreken. Er bestaan daarom de volgende opties voor Coevorden: 1. De bestaande situatie van een eigen rekenkamercommissie Coevorden wordt gehandhaafd waarbij de raad de rekenkamercommissie verzoekt de komende twee jaar met andere rekenkamers te gaan samenwerken en enkele onderzoeken samen met buurgemeenten te doen. De raad kan adviseren welke onderwerpen hiervoor in aanmerking komen. 2. Er wordt toegewerkt naar een personele unie met een of meer rekenkamers van buurgemeenten met handhaving van de gemengde samenstelling. 3. Een derde optie is voortzetting van de huidige situatie. OPTIE 1: bestaande situatie handhaven en stimulering incidentele samenwerking. Deze optie houdt in dat de komende twee jaar ervaring wordt opgedaan met samenwerking met rekenkamers van buurgemeenten. De rekenkamercommissie wordt verzocht samenwerkingsmogelijkheden te verkennen. Vervolgens zal bij elk voorgenomen onderzoek door de rekenkamercomissie worden bezien of het onderzoek daadwerkelijk gezamenlijk kan worden uitgevoerd. Ook kan bij de jaarlijkse onderzoeksprogrammering rekening worden gehouden met de mogelijkheden voor gezamenlijk onderzoek. In het verlengde hiervan kunnen de betrokken gemeenteraden tijdens de twee jaar hun ervaringen met elkaar uitwisselen en na afloop van die periode een evaluatie uitvoeren. OPTIE 2: toewerken naar een personele unie met handhaving van interne leden. De gemeenteraad van Coevorden heeft in zijn evaluatie van de rekenkamercommissie van voorjaar 2010 uitgesproken dat de gemengde samenstelling van de rekenkamercommissie goed bevalt en wordt voortgezet. Met dit gegeven is optie 2 geformuleerd: als de raad een verdergaande vorm van intergemeentelijke samenwerking wenst, wordt het model van de personele unie ingevuld in de vorm van een gemengde rekenkamer, voor elk van de deelnemende gemeenten. Dat betekent dat vanuit elke deelnemende gemeente één of meer raadsleden deelnemen aan de personele unie. Er zijn twee mogelijkheden als gekeken wordt naar buurgemeenten: een samenwerking met Emmen en/of Borger-Odoorn of met Hardenberg. Gezien de samenstelling van de rekenkamer Hardenberg (één extern lid, de voorzitter, en vier interne leden) ligt wat deze optie betreft een samenwerking met de rekenkamer daar wat eenvoudiger: het ene externe lid in Hardenberg is gemakkelijk met de drie externe leden vanuit Coevorden samen te brengen in één personele unie. Daarbij speelt mee dat de rekenkamer Hardenberg dit jaar een nieuwe start maakt. De rekenkamer Hardenberg heeft echter nog geen enkel idee welke kant zij op wil, eenvoudigweg omdat zij nog niet met haar werk is gestart. Een voorkeur voor Emmen en/of Borger-Odoorn kan zijn gebaseerd op de al bestaande samenwerking in BOCE-verband. In deze rapportage wordt geen voorkeur uitgesproken voor Emmen+Borger-Odoorn of Hardenberg. [11]

12 OPTIE 3: voortzetting huidige situatie. Als optie 1 en 2 worden afgewezen valt de raad terug op optie 3: deze spreekt voor zich. [12]

13 HOOFDSTUK 6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Samenwerking, de bevindingen 1. Ongeveer een op de drie rekenkamers heeft een samenwerkingsverband met andere rekenkamers. In Drenthe nemen de rekenkamers van Meppel en Westerveld deel in een gezamenlijke rekenkamer in de vorm van een personele unie. 2. De meest voorkomende samenwerkingsvorm is de personele unie bestaande uit alleen externe leden. 3. De personele unie blijkt een goed werkende samenwerkingsvorm te zijn. De meeste geraadpleegde gemeenten die er in 2006 mee zijn gestart, willen deze vorm voortzetten. Een aantal andere gemeenten heeft naderhand besloten met buurgemeenten over te gaan tot het vormen van een samenwerkingsverband van rekenkamers in de vorm van een personele unie. 4. De reden om tot een personele unie te besluiten, blijkt bij de geraadpleegde gemeenten niet te zijn gelegen in financiële overwegingen. Andere overwegingen speelden in 2006 en daarna een doorslaggevende rol, zoals het feit dat gemeenten al op verschillende terreinen samenwerkten. 5. Naast vaste samenwerkingsverbanden bestaan lossere vormen van (ad hoc) samenwerking. Voorbeelden zijn de onderzoeken georganiseerd door bureaus of een op zichzelf staand gezamenlijk onderzoek. Het is niet bekend hoeveel rekenkamers hieraan meedoen. Ook komt het voor dat rekenkamers kennis en ervaring uitwisselen, zoals Coevorden door deelname aan een regionaal secretarissenoverleg. Het is echter niet zichtbaar of samenwerking bij onderzoeken hierdoor dichterbij komt. 6. Losse vormen van samenwerking bieden mogelijkheden tot ad hoc of meer structurele vormen van samenwerking. Het komt erop aan dat beide rekenkamers en beide gemeenten elkaar goed liggen. Als dit het geval is, kan de rekenkamer in zijn planning jaarlijks aangeven bij welk(e) onderzoek(en) samenwerking plaats zal vinden. 7. In de praktijk komen wat verdergaande losse vormen van samenwerking (d.w.z. vaker samenwerken dan één gezamenlijk onderzoek zoals een Doe mee-onderzoek) nauwelijks voor. 8. Van een personele unie mag worden verwacht dat eerder wordt overgegaan tot het verrichten van een gezamenlijk onderzoek dan bij een losse vorm van samenwerking. 9. De buurgemeenten van Coevorden hebben, net als de gemeente Coevorden zelf, niet veel ervaring met het doen van gezamenlijke onderzoeken. Uit een evaluatie van de rekenkamer Emmen begin 2010 blijkt dat meerdere raadsleden stellen dat gestreefd moet worden naar samenwerking. In Borger-Odoorn worden dezelfde geluiden waargenomen. Conclusie samenwerking: Een personele unie is de meest voorkomende en duurzame vorm van intergemeentelijke samenwerking. Interne leden kunnen deel uitmaken van de rekenkamer. In de praktijk blijkt niet elk jaar sprake van gezamenlijke onderzoeken te zijn, de wensen van elke gemeente afzonderlijk staan voorop. Een keuze voor een personele unie is veelal gebaseerd op niet- [13]

14 financiële overwegingen, zoals gemeenten die toch al samenwerken en de mogelijkheid tot benchmarking. Financiële effecten, bevindingen 10. Het is moeilijk om de mogelijke financiële voordelen van een gezamenlijke rekenkamer in de vorm van een personele unie te kwantificeren. Als hetzelfde aantal onderzoeken wordt gedaan als voorheen, vindt geen besparing plaats op de kosten voor externe leden. 11. Als een gezamenlijk onderzoek wordt gedaan, treedt een besparing op bij de onderzoekskosten. In hoofdstuk 2 is berekend dat bij twee gezamenlijke onderzoeken van elk euro, samen met één andere gemeente, de jaarlijkse besparing ongeveer 3000 euro per gemeente bedraagt. 12. Lossere vormen van samenwerking bieden dezelfde besparingsmogelijkheden als bij een personele unie. De rekenkamer heeft hier wel de vrijheid gericht naar partners te zoeken om mee samen te werken, een gezamenlijk onderzoek te doen of op een andere manier samen te werken. Het is een illusie om aan te nemen dat dit gemakkelijk zal zijn. Conclusie financiële effecten: Samenwerking levert efficiencyvoordelen en besparingen op, zij het dat deze gering zijn. Het biedt daarom slechts geringe bezuinigingsmogelijkheden. Dit geldt vooral voor losse vormen van samenwerking. Intergemeentelijke samenwerking in de vorm van een personele unie biedt meer besparingsmogelijkheden: maximaal 3000 euro per jaar per gemeente als jaarlijks twee gezamenlijke onderzoeken met een omvang van elk euro worden gedaan. Aanbevelingen 1. Verzoek de rekenkamercommissie Coevorden om in een proefperiode van twee jaar minimaal twee gezamenlijke onderzoeken met een of meer ander rekenkamer(s) te doen. 2. Verzoek de rekenkamercommissie Coevorden tegelijkertijd het regionaal secretarissenoverleg uit te breiden met de buurgemeenten Emmen en Borger- Odoorn. 3. Draag het Seniorenconvent op om tijdens deze proefperiode de ervaringen te volgen en tegelijk voorbereidingen te treffen om de raad na twee jaar de volgende twee mogelijkheden voor te leggen: of doorgaan op de ingeslagen weg (meer gezamenlijk regionaal onderzoek via losse samenwerkingsvormen), of toewerken naar een personele unie met interne leden. 4. De raad hoort de leden van de rekenkamercommissie jaarlijks over de ervaringen met samenwerking en wisselt met de rekenkamercommissie van gedachten over mogelijke vervolgacties. De rekenkamercommissie verneemt van de raad hoe hij tegen de vorderingen aankijkt. [14]