1 Zelforganisatie in de zorg. Waarom, wat en hoe?

Transcriptie

1 1 Zelforganisatie in de zorg Waarom, wat en hoe?

2 Zelforganiseren Waarom doen we het? De kwaliteit van zorg en dienstverlening van patiënten centraal stellen Flexibele organisatie, zodat er makkelijker kan worden meebewogen met andere doelgroepen, andere zorgvragen of zorgverlening op een andere plek Goed werkgever zijn, waar medewerkers met plezier en betrokkenheid werken Ondernemerschap en vakmanschap Financieel gezonde organisatie Het werken in zelforganiserende teams helpt bij het bereiken van deze doelen. Het is daarmee ook een middel, geen doel op zich. Betere aansluiting persoonlijke wensen cliënt Sneller inspelen op verstoringen Minder verschillende gezichten (vertrouwen en nabijheid) Hogere betrokkenheid Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling Grip op lastige cliëntsituaties Medewerker Cliënt Organisatie Betere productiviteit Minder overhead Aantrekkelijke werkgever (boeien en verbinden) Lager ziekteverzuim Onderzoek Matthijs Almekinders, 2006 Teams beter thuis in de zorg & Evaluatie uit eerste teams bij thuiszorg Amstelring, 2012 De nieuwe thuiszorg naar wijkgerichte en zelfsturende teams 2

3 Zelforganiseren Wat is dat? De directe zorg en ondersteuning aan cliënten / patiënten en de focus op hun eigen regie en welbevinden is leidend Dát bepaalt hoe de organisatie en de werkprocessen worden ingericht En dit betekent een kanteling in denken en organiseren WAT HEEFT U NODIG? WAT HEEFT U NODIG? CLIËNT EN INFORMELE NETWERK ZORGPROFESSIONALS MANAGEMENT EN ONDERSTEUNING 3

4 Zelforganiseren Hoe doe je dat? Een blauwdruk voor het werken met zelforganiserende teams bestaat niet Elke organisatie: en/of onderdeel van een organisatie: start met een andere beginsituatie heeft haar eigen sterke en zwakke kanten heeft een eigen organisatiecultuur en een eigen veranderingsvoorkeur Het invoeren van zelforganisatie moet daar bij aansluiten. Wel zijn er aan aantal werkende principes 4 4

5 5 2 Zelforganisatie in de zorg Werkende principes

6 Werkende principes 1. Zorg voor strategische helderheid De visie van de organisatie, ook ten aanzien van zelforganisatie en het dienstverleningsconcept, en de kernwaarden zijn: helder, kort en krachtig geformuleerd vanuit het belang van de cliënt bekend bij alle medewerkers door de medewerkers in hun eigen bewoordingen vertaald naar de betekenis voor hun eigen werk een meetlat bij keuzes, beslissingen en discussies Bestuurder, directie en management tonen voorbeeldgedrag in het nastreven van deze visie en kernwaarden 6

7 Werkende principes 2. En vervolgens voor een consequente vertaling Opleidingen Structuur Stuurinformatie ICT-systemen en devices Omvang MT en teams Coördinatie mechanismen Landelijk, regionaal en/of lokaal Centrale en/of decentrale ondersteuning TBV-verdeling Middelen Visie op dienstverlening en zelforganisatie Processen Evenwichtige teamsamenstelling Gewenst gedrag medewerkers & teams Cultuur Wijze van inrichting Besluitvorming Eigenaarschap TBO-cyclus 7

8 Werkende principes 3. Faciliteer het ontwikkelingsproces Sluit aan bij de eigen veranderstijl van de organisatie en/of van het betreffende organisatieonderdeel Zoek hierbij naar de balans tussen blauw en wit (structuren en plannen vs. natuurlijke ontwikkelingen bevorderen en faciliteren) Richt een project- of programmaorganisatie in, inclusief besluitvormingsproces, communicatie, planning en budget Betrek alle gremia: COR, CCR en RvT/RvC. En indien het een organisatieonderdeel betreft uiteraard ook de RvB. 8

9 Werkende principes 4. En neem hiervoor de tijd Op basis van literatuur weten we: Afhankelijk van de uitgangssituatie kan het twee tot vijf jaar duren voor het complete organisatieveranderingsproces rondom de invoering van zelforganiserende teams voltooid is & Binnen een half jaar zijn vaak de eerste resultaten al zichtbaar De praktijk, althans in de zorg, blijkt wat weerbarstiger. Het vinden en behouden van het juiste tempo blijft een uitdaging: Verklaar niet van de één op de andere dag leidinggevenden en ondersteunend personeel boventallig Betrek medestanders bij de implementatie Stel wel heldere doelen en mijlpalen in de organisatie- en teamontwikkeling 9

10 BERENSCHOT CANVAS ONDERSTEUNING EN ZELFORGANISATIE (BeCOZ) Onze kennis omtrent zelforganisatie en bedrijfsvoering hebben wij gebundeld in BeCOZ: een spel ontwikkeld om bestuurders, leidinggevenden en medewerkers in de zorg te laten ervaren wat de relatie is tussen de primaire dienstverlening van de organisatie, het werken met zelforganisatie teams en de aansluiting hierop vanuit de bedrijfsondersteuning. Ook geeft het spel inzicht in welke kaders en implementatiestappen om welke reden noodzakelijk zijn. 10

11 Aanpak 1. Diagnose van de IST situatie van teams en ondersteuning (eventueel met Becoz spel). 2. Definiëren strategische speerpunten 3. Bepalen van de SOLL situatie op basis van de strategische speerpunten 4. Bepalen van de GAP 5. Definiëren van de kaders voor de implementatie 6. Implementatieplan 11

12 3 Zelforganisatie in de zorg Casus VVT instelling - HRM

13 Casus VVT-instelling Visie van de organisatie: We zijn in beweging. Naar elkaar toe. Elke dag ontmoeten mensen elkaar. Op onze locaties, bij mensen thuis of op straat, klanten en medewerkers, elke dag ziet iemand je staan. Door waar te nemen, te luisteren en ons te realiseren dat het leven komt zoals het komt, leggen we de basis voor een aangenaam leven van mensen. Een aangenaam leven betekent dat iemand kan zijn wie hij/zij is. Dat mensen kunnen leven zoals zij dat willen. Dat ze er toe doen. Daar dragen wij graag de zorg voor. Bij aangenaam leven hoort ook aangenaam werken. Onze medewerkers zijn onze kracht en hebben de ruimte om invulling te geven aan de zorg voor onze klanten. Wij willen dit met name realiseren door het werken met kleinschalige zelforganiserende teams. En dit vraagt een passende ondersteuning: niet langer uitgaan van diverse functies en afdelingen, maar omvorming van kolom naar proces denken.

14 Casus VVT-instelling Inrichten van het medewerkersproces : Samen met betrokken bij het medewerkersproces (o.a. zorgprofessionals, HR-adviseurs, salarisadministratie, ICTmedewerkers, etc.) verkenning uitgevoerd naar huidige en gewenste situatie Uitkomst is een nieuw ontwerp van het medewerkersproces, met een bijzondere focus op de onderdelen werving & selectie én administratieve indiensttreding

15 Casus VVT-instelling Enkele vragen bij ontwerp en implementatie: Op wie heeft het proces betrekking: ook leerlingen, PNIL ers, uitzendkrachten, etc.? Hoe gaan we om met boventalligen én re-integranten? Wat is de rol van de leidinggevende, coach, het team en de individuele medewerker? Werken met een standaard vaststellingsovereenkomst? Wat moet minimaal in een digitaal personeelsdossier staan? Hoe gaan we digitaliseren? Op basis van profielen (OE en/of functie) standaard rechten en middelen automatisch toekennen?

16 Teamvolwassenheid Dimensie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Professionaliteit Verkleinen van de kwetsbaarheid Team houdt opleidingsplan zelf bij Leden beoordelen en coachen elkaar op de uitvoering Team leidt a.d.h.v. veranderingen nieuwe taken af Taakverdeling Invoeren van eenvoudige regeltaken Team stemt direct op elkaar af en regelt zelfstandig werkverdeling Samenwerken Leiding verbetert het werkoverleg Opstellen van teamspelregels en leden spreken elkaar hierop aan Resultaatgericht werken Leiding koppelt regelmatig de prestaties van een ieder terug Problemen worden systematisch geanalyseerd en prestaties verbeterd Leden beoordelen en coachen elkaar op regeltaken Leden leren van elkaar Het team beslist mee over de doelen van de organisatie Met de omgeving worden zelfstandig afspraken gemaakt Conflicten met de omgeving worden zelfstandig opgelost Het team stelt de doelen bij als gevolg van veranderingen in de omgeving 16

17 1 Zelforganisatie en ICT Trends in de langdurige zorg

18 Zelforganisatie en ICT Medewerker Cliënt Organisatie 18

19 Zelforganisatie en ICT Informatie vraag van (relaties van) cliënten - Zelfredzaamheid en duizenden apps Tablet verdringt bord van schoot (CBS, 2015) o 76% van de ouderen (65-75) gebruikt dagelijks internet t.o.v. 43% in 2006 o 55% van de ouderen hebben smartphone o 96% van de huishoudens heeft internetaansluiting Cliënt Meer dan de helft van de respondenten is van mening dat beeldschermzorg bij cliënten van grote invloed is op de wijze waarop een organisatie over vijf jaar zorg verleent - Berenschot Weinig 20% Neutraal 28% Heel veel 12% Veel 40% 19

20 Zelforganisatie en ICT Informatie vraag van (relaties van) cliënten - Zelfredzaamheid en duizenden apps Cliënt Heel veel 5% 42% van de respondenten zegt nu weinig bezig te zijn met beeldschermzorg bij cliënten - Berenschot Weinig 42% Veel 16% Neutraal 37% 20

21 Zelforganisatie en ICT Cliënt (Relaties van) cliënten verwachten transparantie (middels cliëntportalen) Cliënten zijn minder bang voor ICT dan we denken o Onderzoek Erasmus Universiteit (2014) naar bereidheid om met tablets te gaan werken 21

22 Zelforganisatie en ICT Informatie vraag van medewerkers Medewerker Andere informatie behoefte van medewerkers o Consumentenmarkt heeft veel invloed (Whatsapp, tablets) Vrouwen tussen jaar, Whatsappen gemiddeld 40 minuten per dag Vrouwen tussen jaar, gamen gemiddeld 22 minuten per dag o Kennis en vaardigheden verbeteren o En.. vraagarticulatie wordt steeds beter ( medewerkers weten beter wat ze willen ) 22

23 Informatie vraag van medewerkers Medewerker Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties (met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie 13% van de respondenten is van mening dat het ECD (zelforganiserende) teams ondersteunt in hun informatiebehoefte - Berenschot Niet van toepassing 21% Neutraal 29% Eens 13% Oneens 37% 23

24 Informatie vraag van medewerkers Medewerker Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties (met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie 25% van de respondenten is van mening dat het ECD de zelforganiserende teams goed ondersteunt - Berenschot Niet van toepassing 25% Neutraal 33% Oneens 17% Eens 25% 24

25 Zelforganisatie en ICT Medewerker Informatie positie van cliënt en medewerker Cliënt Traditionele domeinen vervagen (cliënt, financieel, HRM): Generiek proces, met één portaal Team informatie (bijv. declarabiliteit) 25

26 Zelforganisatie en ICT Medewerker Informatie positie van cliënt en medewerker Cliënt Informatie afkomstig van sensoren of zelfmeetapps - Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het ECD Weinig 4% Neutraal 20% Heel veel 20% meer dan drie kwart van de respondenten is van mening dat het smartphone apps invloed hebben op de wijze waarop een organisatie over vijf jaar zorg verleent - Berenschot Veel 56% 26

27 Zelforganisatie en ICT Medewerker Informatie positie van cliënt en medewerker Cliënt Informatie afkomstig van sensoren of zelfmeetapps - Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het ECD Heel veel 0% Veel 9% 55% van de respondenten zegt nu weinig bezig te zijn met smartphone apps - Berenschot Weinig 55% Neutraal 36% 27

28 Zelforganisatie en ICT Medewerker Cliënt Informatie positie van cliënt en medewerker Big Data en het Internet of Things (IoT) -met zijn groeiende hoeveelheid zelfmeetapps- bieden cliënten en zorgprofessionals mogelijkheid om data te verzamelen en te combineren. 28

29 Zelforganisatie en ICT Behoefte aan meer flexibiliteit in contracten SaaS & contracten Organisatie ICT enabler voor realiseren van strategie inkoop mogelijkheden om te digitaliseren Regelgeving omtrent informatiebeveiliging wordt strakker Europese privacy verordening ICT kosten stijgen Maar wat krijg ik er voor terug? Outsourcing van ICT infrastructuur en beheer wordt meer gemeengoed 29

30 Zelforganisatie en ICT Medewerker Teams hebben behoefte aan stuurinformatie Andere (verfrissende) blik van teams t.o.v. stuurinformatie 1 of 2 indicatoren per resultaatgebied Organisatie Teams hebben behoefte aan informatie op 1 plek ECD biedt 80% van de (dagelijks) benodigde informatie Persoonlijke ervaring en beleving van de medewerker wordt belangrijk(-er) Is de vraag reëel? HRM processen ingericht op selfservice Teams hebben behoefte aan CRM Behoefte aan digitale kennisdeling 30

31 Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren? 31

32 Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren (2)? Beslissende rol: besluitvorming over ICT-organisatie en beleid, budgethouder. Aanbiedende rol: als leverancier leveren van ontwikkeling en beheer van ICT. Vragende rol: als proceseigenaren (klant) articuleren van de behoefte aan ICT. Regisserende rol: afstemming tussen proceseigenaren (klant) en ICTorganisatie (aanbod). Strategische rol: advies over strategische mogelijkheden en toepassing van ICT. Innovatieve rol: stimuleren ICT-innovaties en adviseren over externe ICTontwikkelingen. Controlerende rol: controle op de uitvoer van beleid, het nakomen van ICTrichtlijnen, en faciliteren van het investeringsproces. 32

33 2 ICT waardebepaling

34 ICT, zelforganisatie en het nut van waardebepaling Waarom? ICT kosten stijgen (3% naar 5% afgelopen jaren) ICT vraag stijgt door (o.a.) zelforganisatie Zelforganisatie zet medewerker (en cliënt ) centraal en dus dient ICT meer op hun wensen ingesteld te worden, maar dat moet goed georganiseerd worden. En de aanname is dat alignment van ICT en de business zorgen voor betere prestaties (Venkatraman) 34

35 Zelforganisatie en ICT waardebepaling - Medewerkers In hoeverre zijn medewerkers blij met het systeem? In hoeverre gebruiken ze het ook? Wat zijn de financiële baten voor de organisatie? Sluit ICT aan op onze organisatiedoelstellingen? Voorbeeld: cliënt centraal en ontsluiting van het dossier voor de cliënt Hoe volwassen is onze dienstverlening? 35

36 ICT waardebepaling wrap up (4) ICT kosten ICT waarde 36

37 Marco Jansen Senior consultant Sinds 2015 werkzaam bij Berenschot Voorheen informatiemanager bij een VVT-organisatie Gespecialiseerd in informatievoorziening en ICT binnen zorgorganisaties Eveline Castelijns Senior managing consultant Sinds 2009 werkzaam bij Berenschot Gespecialiseerd in zelforganisatie binnen zorgorganisaties Berenschot Groep B.V. Europalaan 40, 3526 KS Utrecht T