Oefenen op maat. Verslag van de werkplaatsen en werkgroepen die hebben plaatsgevonden ter voorbereiding op Oefenen op maat. Beheerder: Marc Meijs

Transcriptie

1 Oefenen op maat Status: Definitief Verslag van de werkplaatsen en werkgroepen die hebben plaatsgevonden ter voorbereiding op Oefenen op maat. Beheerder: Marc Meijs Datum: november 2014

2 Dit stuk Dit stuk schets de veranderingen binnen het oefenlandschap in Drenthe voor de komende periode. Het is een beschrijving van de plannen die zijn voortgekomen uit werkplaatsen en de daaropvolgende werkgroepen onder de noemer Oefenen op maat. Dit stuk beschrijft het kader en een aantal concrete acties. De aanleiding De aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan over Oefenen op maat komt voort uit twee ontwikkelingen: 1. Minder uitgaven Begin 2014 zijn alle brandweeronderdelen opgegaan in de nieuwe organisatie Brandweer Drenthe. Brandweer Drenthe is onderdeel van de Veiligheidsregio Drenthe. Een van de eerste punten op de agenda van de nieuwe organisatie was de invulling van onze taakstelling. Begin 2014 kon iedereen die werkzaam is bij brandweer Drenthe ideeën inbrengen die onze uitgaven beperken. 2. VRD 1.1 Daarnaast is er vanaf de start een trendbreuk ingezet door de commandant van brandweer Drenthe. De ambitie is om de rol van procedures, regels en andere administratieve handelingen te veranderen. Administratieve handelingen lijken nu soms een doel op zichzelf geworden, in plaats van ondersteunend aan de bedoeling van ons werk. Dat verwijdert mensen van hun motivatie en passie om het werk te doen De ambitie is om mensen meer professionele ruimte te geven zodat ze met minder administratieve druk en gebruik makend van hun kennis en vaardigheden zelf hun werk kunnen organiseren. We gaan op zoek naar een juiste balans. De ontwikkeling Deze twee ontwikkelingen zijn het startpunt geweest voor het indienen van ideeën die enerzijds de uitgaven beperken en anderzijds de sturing terugbrengen naar de bedoeling. Een aantal voorstellen die zijn ingediend, zijn geclusterd onder de naam Oefenen op maat. Om duidelijkheid te krijgen wat we hieronder verstaan en hoe we dit vorm willen geven zijn er bijeenkomsten (werkplaatsen) georganiseerd waarbij groepen collega s met elkaar beelden en ideeën hebben uitgewisseld. De rode draad die uit de werkplaatsen naar voren kwam is beschreven in een soort nieuwsbrief. Dit document is als bijlage bij dit stuk gevoegd. Een aantal collega s is na de werkplaatsen verder gegaan in werkgroepen en hebben deze rode draad uitgewerkt tot een praktische uitwerking. Dit stuk beschrijft deze uitwerking. Alle sessies hebben s avonds plaatsgevonden en zowel fulltime (backoffice) als parttime (vrijwilligers) collega s hebben hier samengewerkt. Pagina 1

3 Oefenen en leren Op een dag wil je brandweerman of-vrouw worden en als men denkt dat je geschikt bent, start je een opleiding tot manschap. Iedere aspirant manschap heeft zijn eigen vooropleiding en ervaring. Dit kan zijn als agrariër, automonteur, administratief medewerker, etc. Gaandeweg de opleiding word je meer en meer een manschap, met behoud van je unieke achtergrond. Na de opleiding word je onderdeel van een ploeg en leer je verder tijdens uitrukken en tijdens oefeningen of vervolgopleidingen. Ieder mens leert daarbij op een eigen manier. Waar de ene leert door vooral te doen en zijn hoofd te stoten, leert de ander door een boek te pakken en daarna uit te proberen (en vele manieren daartussen). Iedereen heeft dus een unieke aanleg, achtergrond en leerstijl. Toch werden (en worden) opleidingen en oefeningen voor iedereen vaak hetzelfde aangeboden. Binnen het opleiden is daar verandering in gekomen en wordt het aanbod veel meer afgestemd op de individuele (leer)behoefte. Deze slag willen we ook bij het oefenen gaan maken onder de noemer Oefenen op maat. Met maatwerk wordt bedoeld, alleen de risico s beoefenen die redelijkerwijs kunnen plaatsvinden in het verzorgingsgebied en mensen dat laten oefenen waar ze het meest behoefte aan hebben. Om tot maatwerk te komen is het van belang om te weten welke risico s er zijn binnen een verzorgingsgebied en welke specifiek oefen- en bijscholingsbehoefte iemand heeft. Zo zal iemand moeten weten welke onderdelen hij goed, voldoende, dan wel matig of onvoldoende beheerst. Deze input is dan de basis voor een oefenprogramma. De begeleiding tijdens het oefenprogramma kan dan door de oefenbegeleiding zo worden vormgegeven dat individuele behoeften en leerstijlen kunnen worden ingevuld. Schematisch is dit hiernaast weergegeven in de maatwerkcyclus. Pagina 2

4 Hoe gaat Oefenen op maat er uit zien? Aan de hand van de maatwerkcyclus is een beschrijving van Oefen op maat voor de komende periode uitgewerkt. Per onderdeel zijn actiepunten beschreven. Deze punten zullen de komende tijd worden uitgewerkt en vormen de basis voor het implementeren van Oefenen op maat. Standaarden voor basis en specifieke risico s verzorgingsgebied De komende periode ontwikkelt een landelijke projectgroep standaarden per repressieve functie. In deze standaarden is vastgelegd welke onderdelen iemand minimaal moet beheersen. Ook collega s uit Drenthe zijn betrokken geweest bij de ontwikkeling van deze standaarden. Voor manschap, bevelvoerder en officier zijn deze in concept klaar en kunnen gebruikt worden. Deze set standaarden zijn basisstandaarden. Hiermee wordt bedoeld dat ze zijn Voorbeeld van een standaard voor de functie Manschap afgeleid van basis risico s. Basis risico s zijn risico s die voor iedere brandweerman of-vrouw in een bepaalde functie van toepassing zijn. Aan deze basis risico s kunnen specifieke risico s worden toegevoegd die van toepassing zijn op een bepaald verzorgingsgebied. Voorbeeld: een post heeft het risico van een liftopsluiting in zijn verzorgingsgebied. Dit risico is geen basis risico en niet opgenomen in de standaarden. In dat geval zal de regio zelf een standard moeten ontwikkelen voor dit risico en toevoegen aan de basis standaarden. Met deze werkwijze is maatwerk mogelijk. In Drenthe zullen de specifieke risico s per post of cluster van posten in kaart moeten worden gebracht. Vervolgens kunnen er standaarden worden ontwikkeld. Aktie: per post of rayon de specifieke risico s en extra standaarden vastleggen. Logboek vakbekwaamheid Als alle standaarden bekend zijn is de basis vastgelegd voor wat iemand moet beheersen in een bepaalde repressieve functie binnen zijn post. Deze standaarden zullen de basis gaan vormen voor het vastleggen en onderhouden van de persoonlijke vakbekwaamheid. Aan de hand van de standaarden (landelijke standaarden + extra standaarden, de risico s van het verzorgingsgebied van de post) wordt er een persoonlijk logboek gemaakt. In dit logboek kan iedereen vastleggen wat hij/zij aan oefening/ervaring heeft opgedaan per standaard. Oefening/ervaring kan voortkomen uit incidenten, wedstrijden, oefeningen, opleidingen, dagelijks werk, etc. En niet alleen bij de eigen post, maar ook elders, de Eerder Verworven Competenties (EVC). Ook kan het begeleiden van collega s als eigen oefening worden gezien. Dit logboek wordt geen officieel document met bindende afspraken over wat wel niet vastgelegd mag worden. Het is een document waarin iemand voor zichzelf vastlegt wat hij/zij aan opleiding/oefeningen/bijscholing/ervaring heeft opgedaan in een bepaalde periode. En daarnaast is een logboek handig om zaken vast te leggen, je kunt nu eenmaal niet alles onthouden. Aktie: uitwerken van een opzet voor een logboek. Pagina 3

5 Voortgangsgesprek vakbekwaamheid Het logboek vormt de basis voor iemand zijn oefenbehoefte. Als iemand een of meerdere standaarden matig of onvoldoende beheerst, kan binnen de oefenplanning ruimte worden gevonden om op dit onderdeel extra te oefenen. Als iemand een of meerdere standaarden voldoende beheerst, kan besloten dit onderdeel cyclisch te onderhouden. En als iemand een of meerdere standaarden (zeer) goed beheerst, kan binnen de post besloten worden dat diegene anderen helpt op dit onderdeel. Om tot dit persoonlijke maatwerk te komen wordt het logboek besproken tijdens een voortgangsgesprek en samen met de post- of ploegchef wordt bekeken waar de oefenbehoefte ligt. Moet je extra oefenen of kun je beter anderen helpen zijn zo maar twee uitkomsten die uit dit gesprek naar voren kunnen komen. Als iemand zijn logboek niet bijhoudt, is er geen voortgangsgesprek en maatwerk mogelijk. De werkgroep vindt het een verantwoordelijkheid van de post- en ploegchefs om (eventueel) samen met de hoofden IB hierop toe te zien. Individuele gesprekken moeten duidelijk maken waarom iemand niet mee doet. Ook consequenties verbinden aan deze gesprekken is een verantwoordelijkheid van de post- /ploegchef met ondersteuning van hoofd IB. Aktie: voorstel voor voortgangsgesprek bespreken met hoofden IB/postchefs. Wellicht koppelen aan project zelforganiserende brandweerpost. Maatwerk oefenplanning Het logboek is dus de basis voor een gesprek over iemand zijn vakbekwaamheid. Uit de gesprekken komt naar voren hoe de individuele postleden ervoor staan en waar de oefen- en bijscholingsbehoefte ligt voor een komende periode. Met deze informatie kan een post, in samenwerking met de oefencoördinator die is toegewezen aan zijn post, een oefen- en bijscholingsschema opstellen. De planning is dan de basis voor de oefeningen die worden georganiseerd. Hoe de organisatie en uitvoering van oefeningen verloopt is maatwerk tussen de posten en de mensen van de back-office die werken bij de afdeling Vakbekwaamheid. Ter ondersteuning van dit proces zijn de volgende afspraken gemaakt: Er komt een basisstructuur voor een oefenplanning. De posten vullen binnen deze structuur zelf in wat er geoefend kan en moet worden en met welke frequentie. Er komen ondersteunende producten zoals instructie kaarten voor elementaire oefeningen en scenario s en oefendoelen (geen uitgebreide draaiboeken) voor inzet oefening. De producten worden zowel hard copy en digitaal beschikbaar. Als de post ondersteunend materieel en materiaal nodig heeft, wordt dat in overleg met de toegewezen oefencoördinator geleverd. Iedere post krijgt hiervoor een globaal budget zodat op de kosten gestuurd kan worden. Aktie: bullits hierboven uitwerken. Bibliotheek/ oefenmiddelen Alle producten krijgen zo veel als mogelijk een relatie met de standaarden. Op die manier kan gemakkelijk een onderdeel beoefend worden. Stel een post wil een oefening voorbereiden gebaseerd op de standaard stabilisatie en bevrijdingstechnieken HV. De oefenvoorbereiders krijgen dan, via de bibliotheek, toegang tot scenario s, zwaartepunten, waarnemingsformulieren, les- en leerstof, filmpjes, oefenkaarten etc. die zijn gekoppeld aan deze standaard. Ook kunnen bijvoorbeeld geschikte oefenmiddelen hieraan Pagina 4

6 worden gekoppeld zoals bijvoorbeeld een autowrak. Dit alles is ter ondersteuning en is geen verplichting. Aktie: bibliotheek opzetten a.h.v. de standaarden. Digitaal en hard copy Ben je er klaar voor peilmoment Naast de oefeningen op de posten, kennen we ook oefeningen buiten de posten. Voorbeelden hiervan zijn de themaweek voor bevelvoerders en de sessies op Wijster. Uit de werkgroepen komt naar voren dat er behoefte is aan externe oefeningen die ons een spiegel voorhouden om te zien of we er klaar voor zijn. Op ieder moment kan iemand opgeroepen worden voor een inzet, waaraan risico s zijn verbonden. Daarom moet iedereen voldoende fysiek en technisch voorbereid zijn om de klus te klaren. Het paspoort en de brandweerkeuring geeft iedereen inzicht in het er klaar voor zijn. Als vangnet stelt de werkgroep voor om iedereen af en toe eens te peilen. Met peilen wordt bedoeld een geënsceneerde inzet waarbij externe waarnemers bekijken of iemand er ook echt klaar voor is. Deze peilmomenten vinden per individu bijvoorbeeld eens per drie jaar plaats. Voor een brandinzet is dat op Wijster en voor andere inzetten kan dat best op de post zelf. De uitkomst van het peilmoment geeft de deelnemer inzicht of hij/zij er daadwerkelijk klaar voor is. De uitkomsten kunnen gekoppeld worden aan het paspoort en weer onderdeel zijn van het voortgangsgesprek. Aktie: uitwerken van ben je er klaar voor peilmomenten. Bijscholen Naast het onderhouden van vaardigheden die voorkomen uit de standaarden is er ook behoefte aan bijscholen. Collega s die 20 jaar geleden bevelvoerder zijn geworden, zijn anders opgeleid dan de huidige bevelvoerders. Bij vele beroepsgroepen is het gebruikelijk om eens in de zoveel tijd bijgeschoold te worden. Uiteraard wordt er tijdens verschillende soorten oefening nieuwe onderwerpen en procedures/werkwijzen beoefend, maar het apart bijscholen van collega s kennen we eigenlijk niet. Hier is wel behoefte aan. Aktie: de bijscholingsbehoeften van de posten in kaart brengen. Oefenleiders en -begeleiders Tijdens oefeningen is het goed om mensen aanwezig te hebben die oefeningen uitzetten of die inhoudelijk les- en bijscholingsstof kunnen uitleggen en die deelnemers en/of groepen kunnen waarnemen en feedback geven. Er worden in de begeleiding van oefeningen een aantal rollen beschreven: Externe oefenleider: (zogenaamde oefenleider plus) Dit is iemand van buiten de post die expertise heeft in een bepaald onderwerp ( THV of Brand of etc). Hij/zij wordt ingezet omdat het een complex onderwerp is en de kennis en kunde op dit gebied niet binnen de post aanwezig. Ook kan er behoefte zijn aan vreemde ogen. Daarom is deze oefenleider iemand die leidt, begeleidt, feedback geeft, waarneemt en beoordeelt. De externe oefenleider heeft een opleiding gevolgd om deze functie te kunnen uitoefenen. Voor de huidige oefenleiders kan dit inhouden dat ze een bijscholing volgen om op dit niveau uit te komen. Deze oefenleider is Drenthe breed inzetbaar en wordt in overleg met de post/ploeg op verzoek ingezet. Vergoeding volgens vastgesteld tarief. Pagina 5

7 Aktie: 1) Criteria vastleggen en training/opleiding/bijscholing samenstellen 2) Vergoedingstarief vaststellen Oefenleider intern: Dit is de oefenleider op de post. Hij/zij heeft expertise en kennis/kunde op een bepaald oefengebied en verzorgt oefening binnen eigen post. Deze oefenleider heeft niet het zware karakter van de oefenleider plus of externe oefenleider. De interne oefenleider heeft een minder zware train de trainer sessie gevolgd. Deze sessies kunnen bestaan uit bepaalde oefeningen voorspelen met meerdere oefenleiders van meerdere posten. Het uitgangspunt is dat iedere post minimaal beschikt over twee oefenleiders intern. Hiermee wordt de eigen kennis van de eigen post benut en dat verhoogt de motivatie. Aktie: 1) Criteria vastleggen en train de trainer sessies vormgegeven 2) Vergoedingstarief is conform oefentarief Oefenondersteuner Zoals de naam zegt, zijn dit collega s die tijdens het oefenen ondersteunen. Dit kan in verschillende rollen. Zo kan iemand oefeningen uitzetten of specifieke kennis overdragen. Die kennis kan iemand hebben vanuit persoonlijke hobby/werksfeer of door bijscholing. Bijscholing door train de trainer sessies kan plaatsvinden omdat vanuit de back-office bijscholing wordt aangeboden op een nieuw onderwerp. Bijscholing kan ook plaatsvinden op verzoek van de posten omdat ze graag tijdens een of meerdere oefeningen een onderwerp willen uitdiepen. Aktie: aanbod train de trainer uitwerken Randvoorwaarde Als Oefenen op maat vorm krijgt zal de oefenavond er anders uit gaan zien. De avond zal meer gericht zijn op individuele behoeften. Tijdens de bijeenkomsten wordt benadrukt dat deze ontwikkeling samen moet gaan met behoud van het groepsgevoel. We rukken uit in groepen en de groep maakt gebruik van de sterke punten van de individuele groepsleden. Het is daarom van belang dat we als groep blijven oefenen. Enerzijds voor de sociale binding en anderzijds om elkaars sterke punten zo goed als mogelijk in te blijven zetten. Vervolg, de toon maakt de muziek Dit stuk wordt besproken met de werkgroepleden. Met hun worden ook afspraken gemaakt over het vervolg. Wie gaat de acties uitwerken en hoe komen we tot implementatie? Uit de werkgroepen komt duidelijk naar voren dat de toon die wordt gebruikt van essentieel belang is. Een goed idee kan het soms niet halen omdat het verkeerd wordt gebracht. Er is vertrouwen nodig om te werken aan Oefenen op maat. En liever met kleine stappen vooruit dan met grote stappen vastlopen. Dit vertrouwen willen we bereiken door ook na de werkgroepen met elkaar in gesprek te blijven over het doel van wat we aan het doen zijn: Vakbekwame mensen die namens de Brandweer hulp verlenen. Door op maat te oefenen en maatwerk te leveren aan de posten denken we een nog betere bijdrage te kunnen leveren aan deze doelstelling als dat we nu al doen. Om vertrouwen te krijgen in Oefenen op maat willen we van start gaan met pilots. Met pilots kun je proefondervindelijk ontwikkelen en dat geeft verdieping, ervaring en vertrouwen. Er heeft zich al een post aangemeld voor een pilot project. We gaan op zoek naar meer posten die op verschillende Pagina 6

8 onderwerpen ervaring op willen doen en de ervaring onderling willen delen. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat er een goede samenwerking is tussen de back-office en de posten. De relatie met de centrale oefenorganisatie Naast de bezuiniging Oefenen op maat is er een voorstel gedaan onder de naam centraliseren oefenorganisatie. Het centraliseren Back-office van de oefenorganisatie wordt op dit moment stap voor stap vormgegeven. In de praktijk betekent dit niet dat alle werkzaamheden centraal worden uitgevoerd. Het betekent alleen dat de coördinatie van de werkzaamheden centraal wordt afgestemd. Uitvoering van werkzaamheden gebeurt nog steeds waar nodig in de districten en dicht bij de posten. Centrale coördinatie is nodig om effectiever te kunnen werken. Nu vindt er regelmatig werkoverleg plaats in de districten en op centraal niveau. Deze overleggen kunnen nu vervangen worden door één centraal werkoverleg waarin de complete werkvoorraad binnen Drenthe wordt besproken. De werkvoorraad wordt verdeeld in een aantal hoofdonderdelen en per onderdeel komt er een trekker. De trekkers kunnen dan samen met de mensen in de back-office en in de posten het werk uitvoeren. De gedachte is dat we met deze manier van werken beter kunnen aansluiten op de werkzaamheden die voorkomen uit Oefenen op maat. Ook de pilots die we willen opstarten kunnen zo goed worden begeleid. Financiën De hierboven beschreven centrale oefenorganisatie heeft in 2014 een bezuiniging opgeleverd van drie FTE. Naast deze bezuiniging wordt in 2015 het oefenbudget met 10% verminderd. Dit vindt plaats vanuit het bezuinigingsvoorstel langere oefencyclus. Dit betekent simpelweg oefeningen die nu bijvoorbeeld jaarlijks plaatsvinden, te laten plaatsvinden binnen een langere periode, van bijvoorbeeld anderhalf jaar. Maar ook andere bezuinigingen zijn toegepast om deze taakstelling te behalen. Zo zijn de kosten voor de officiersoefeningen behoorlijk teruggebracht door minder met externen te werken. Ze worden nu in samenwerking met collega s uit Groningen en Fryslân voorbereid en uitgevoerd. Ook Oefenen op maat zal een bijdrage moeten leveren aan de taakstelling. Deze bezuiniging staat gepland voor De bezuiniging zou gerealiseerd kunnen worden door bijvoorbeeld het aantal oefenavonden terug te brengen, als blijkt dat er in totaal minder geoefend gaat worden door het maatwerk. Een dergelijk voorstel is in 2014 al ingevoerd. Deze maatregel had echter een tijdelijk karakter en kwam voort uit een ander project. Bezuinigen door het vastleggen van het maximaal aantal oefenavonden is echter geen maatwerk. Bij maatwerk kan dit per post verschillen. Het is dan ook de ambitie in 2016 niet te bezuinigen met een algemene maatregel. Oefenen op maat levert een bezuiniging op als we op uren en/of op kosten besparen. We willen dit realiseren door te gaan werken met een budget per post. Geen werkelijk budget waar je geld bij overhoud of tekort komt, maar een fictief budget om de kosten per post/ploeg te kunnen vergelijken. Zodoende kunnen we met posten in gesprek gaan die relatief hoge kosten hebben en samen bekijken waar dat door komt. We kunnen dan proberen om samen met de post de kosten naar beneden te brengen. Dit mag uiteraard best de nodige tijd in beslag nemen. Iedere post kent zijn eigen geschiedenis en verschillen zullen er altijd blijven. In overleg met de post kan dan gekeken worden naar het aantal uren ondersteuning, kosten aan oefenmiddelen en geschreven oefenuren. Pagina 7