Bijlage bij Blauwdruk voor de organisatie van het materieelbeheer en de materieelbeheerfunctie van de Veiligheidsregio s

Transcriptie

1 Beslismatrix Veel aandacht gaat uit naar de regionalisering van de brandweer. Tempoverschillen in het doorvoeren van de regionalisering, bepalen het stadium waarin de verschillende regio s zich bevinden. Dit is van invloed op de te doorlopen processtappen voor de inrichting van geregionaliseerd materieelbeheer. In de beslismatrix is de mate van regionalisering het uitgangspunt. Het startstadium wordt hier bepaald. De verschillende startstadia zijn niet cumulatief, wat betekent dat men de verschillende stadia niet na elkaar hoeft te doorlopen. BEPALEN STARTSTADIUM Situatieschets: In een niet-geregionaliseerde regio staan er veel organisatieontwikkelingen op stapel. In de regio zal er een verkenning worden uitgevoerd hoe de regionalisering wordt doorgevoerd. Dit is het moment om materieelbeheer op de agenda te zetten. De landelijke uitgangspunten zijn bekend en kunnen in de vorming van de regionale visie worden meegenomen. Als een regio deels is geregionaliseerd, kan men nagaan in hoeverre de regionale organisatie wordt ingericht als districtenmodel of een afdelingmodel Situatieschets: In een volledig geregionaliseerde regio zijn de kaders gesteld. De structuur is aangepast en de medewerkers hebben binnen de regionale organisatie een plek gekregen. Met name de processen en de landelijke uitgangspunten voor het materieelbeheer moeten worden ingepast. 1

2 VASTSTELLEN STRATEGIE IMPLEMENTATIE MATERIEELBEHEER Pas op de plaats, tijdig aanvoeren landelijke visie t.b.v. regionale agenda. Materieelbeheer is een ondersteunend proces. - Inventariseer de huidige situatie m.b.t. materieelbeheer. - Destilleer gezamenlijke noemer uit de verschillende documenten. - Maak een SWOT-analyse, denk hierbij aan de volgende elementen: grootte verzorgingsgebied, landelijke of stedelijk, risicoprofiel, financiën en faciliteiten in de regio. - Maak strategische afweging tussen uitbesteden en zelf uitvoeren. Toets beleidsnota Materieelbeheer aan de vastgestelde blauwdruk en stel bij waar noodzakelijk - Controleer of de landelijke richtlijnen en afspraken zijn opgenomen? - Check of de gekozen organisatieinrichting overeenkomt met het voorstel uit blauwdruk. - Sluit de missie en visie aan bij de landelijke vastgestelde missie en visie? 2

3 INRICHTING ORGANISATIE Beleid en strategie Integraal inrichten van materieelbeheer, door medewerkers van verschillende afdelingen te betrekken bij de inrichting 1) Strategie- en beleidsontwikkeling m.b.t. materieelbeheer zijn: - regionaal gepositioneerd; - verantwoordelijkheid van DB. 2) Bepalen sturingsbehoefte, denk aan: - vaststellen KPI s. Management 1) Monitoring centraal beleggen; 2) Uitvoering materieelbeheer laag in de organisatie beleggen waar dat kan. 3) zie ook activiteiten in kolom hiernaast. Toetsen inrichting materieelbeheerfunctie aan uitgangspunten van de blauwdruk 1) Ga na of in het huidige beleidsplan het materieelbeheer: - regionaal is gepositioneerd; - onder de verantwoordelijkheid van het DB valt. 1) Neem de landelijke KPI s als uitgangspunt voor de inrichting van het P&C-systeem. 2) Bespreek in de managementteams ieders aandeel in het aanleveren van data. 3) Benoem een verantwoordelijke voor de jaarrapportage en kwartaalrapportage voor het materieelbeheer. Hij/zij ondersteunt de budgethouder door te voorzien in informatie. 4) De budgethouder bespreekt binnen het managementteam de voortgang en resultaten van materieelbeheer. 5) In het managementteam wordt bepaald welke informatie het bestuur van de veiligheidsregio benodigd heeft om adequat te kunnen sturen. 6) Ga na of de uitvoering van materieelbeheer zo laag mogelijk in de organisatie is belegd. Licht toe aan betrokkenen waarom hiervoor is gekozen. 3

4 INRICHTING ORGANISATIE Medewerkers 1) Organiseer een overleg met afdeling Vakbekwaamheid (opleiden en oefenen), om materieelbeheer op te nemen in opleidings- en oefenprogramma s. 2) Organiseer een overleg met de personeelsafdeling om de competenties, gevolgde opleidingen en te volgen opleidingen voor materieelbeheerders in kaart te brengen en te registreren. 3) Inventariseer huidige inzet medewerkers. Financiën 1) Ga aan de hand van de processtappen voor materieelbeheer na welke financiële middelen per stap gemoeid zijn. - inzet personeel; - vaste kosten; - huisvesting; - afschrijving; - variabele kosten (als: onderhoudsmateriaal, voorraad, opslag). 2) Beleg het budgethouderschap bij centraal gepositioneerde materieelbeheerder; 3) Stem met de afdeling financiën de behoefte aan management- en sturingsinformatie af. De gegenereerde gegevens uit het ICT-beheersysteem worden tezamen met de financiële analyse gepresenteerd. 1) Ga na of de afdeling financien en opleiden en oefenen op de hoogte zijn van de regionalisering van materieelbeheer en hierop hun activiteiten hebben aangepast/uitgebreid. 2) Organiseer een bijeenkomst waarin de betrokkenen van materieelbeheer bijeenkomen. Dit is het startsein voor de regionalisering van materieelbeheer. De betrokkenen worden ingelicht over de huidige ontwikkelingen en zijn/haar rol. 1) Ga aan de hand van de processtappen na of alle financiele middelen die per stap worden ingezet, zijn meegenomen. 2) Ga bij zowel het managementteam als het bestuur na of de mangementen sturingsinformatie voldoende inzicht geeft. 4

5 INRICHTING ORGANISATIE Informatie Processen 1) Ga na welke informatiestromen momenteel worden gebruikt binnen materieelbeheer. Verdeel dit in: - contact met de leverancier; - intern overleg; - overdrachtsmoment; - controle/monitoring. 2) Ga per contactmoment na hoe de informatie wordt uitgewisseld: - mondeling; - per en documentenbeheer; - geautomatiseerd. 3) Inventariseer de behoefte aan managementinformatie; 4) Inventariseer de behoefte aan sturingsinformatie. 1) Stel procesbeschrijvingen op denk daarbij aan: - rollen en verantwoordelijkheden - voorkomen van verspilling, inflexibiliteit en variabliteit 1) Ga na of de informatiestromen en contactmoment voor het materieelbeheer worden ingezet en informatie opleveren. 2) Stuur t.b.v. landelijke monitoring de gevraagde informatie toe aan het Instituut Fysieke Veiligheid. 1) Toets processen aan elementen van leanmanagement. 2) Beoordeel of alle verantwoordelijkheden en rollen goed beschreven zijn in de processen. 5

6 UITVOERING Normering en Kritieke succes factoren 1) Werk de uit de werkgroep WOU voortgekomen documenten uit voor de regio, neem daar tevens de gewenste indicatoren m.b.t. de regionale bedrijfsvoering in mee. 2) Richt bedrijfsvoeringssystemen zo in dat gewenste KPI s eenvoudig gerapporteerd kunnen worden. Materieel-overdracht 1) Doorloop de checklist zoals deze opgesteld zijn door de subwerkgroep van de werkgroep WOU. Onderhouds-concept 1) Stel een onderhoudsconcept op voor de regio, gebruik het concept van de LFR als basis voor dit document. Mogelijk kunnen reeds bestaande documenten binnen de regio samengevoegd worden. 2) Zorg dat definities m.b.t. onderhoud landelijk hetzelfde zijn. Beleidsnota 1) Stel beleidsnota op. Maak hier bij gebruik van bestaande nota s uit de regio en de bij de blauwdruk gevoegde concept nota. 1) Check of normering en KPI s in voldoende mate gedefinieerd zijn; en 2) pas indien noodzakelijk rapportages en systemen aan zodat landelijke indicatoren eenvoudig geleverd kunnen worden. 1) Ga na of alle in de checklists opgenomen punten doorlopen zijn bij de regionalisering. Indien dit niet het geval is, ga na waarom niet en of dit mogelijk nog noodzakelijk is om te doen 1) Controleer de definities met betrekking tot de onderhoudsechelons. 1) Pas beleidsnota aan aan nieuwe inzichten of stel een nota op indien deze nog niet opgesteld is (zie bijlage voor voorbeeld). 6

7 UITVOERING Financiën 1) Maak een financiële scan van de regio t.b.v. materieelbeheer. 2) Bepaal nieuwe budgetten op basis van inrichting organisatie en gekozen onderhoudsconcept Capaciteitsplanning 1) Maak een capaciteitsberekening op basis van beschikbare rekenhulpen uit andere regio s 1) Ga de financiele stromen na: - Passen de contractafspraken met leveranciers binnen de visie materieelbeheer? - Geven de financiele gegevens voldoende input voor de management- en bestuursrapportage? 1) Check capaciteitsberekening regio op basis van beschikbare rekenhulpen uit andere regio s 7