I. Technische bepalingen. I.1 Perceel 1 DIENST JEUGD GENK

Transcriptie

1 I. Technische bepalingen Het communicatieplan heeft als doel het imago en de positie van Dienst Jeugd Genk, Club 26 en De BeGenkers te versterken, haar aanbod en werking op een creatieve en consistente manier bij een breed en divers publiek kenbaar te maken. I.1 Perceel 1 DIENST JEUGD GENK Dienst Jeugd Genk wenst met een vernieuwde huisstijl en verbeterde communicatiekanalen de communicatie drastisch te versterken. Dienst Jeugd Genk moet haar beleid, activiteiten, evenementen en dergelijke kunnen bekendmaken aan verschillende doelgroepen tussen 0 en 30 jaar aan de hand van uitgekiende strategieën op maat. Hierbij wordt onder andere gedacht aan gerichte communicatie naar kinderen tot 12 en hun ouders, naar jongeren vanaf 12 jaar en naar studenten. Kader: Uitgangspunten waarbinnen de opdracht dient uitgevoerd te worden: o de stad Genk heeft een eigen huisstijl: hierop kunnen afgeleiden gemaakt worden die een jong publiek tussen 0 en 30 jaar aanspreken. Hier moet rekening gehouden met de verschillende doelgroepen die de jeugddienst kan aanspreken: kinderen, jongeren, studenten, jeugdbewegingen, ; o de branding van Dienst Jeugd Genk moet aansluiten op de branding en marketingvisie die voor de stad werd uitgewerkt; o het concreet ontwerpen en uitwerken, is in handen van de stad Genk. 1. Concept: brandontwikkeling - Het opstellen van een SWOT-analyse - Profielbepaling: o Hoe kan Dienst Jeugd Genk een eigentijdse communicatie voeren op maat van de verschillende doelgroepen / leeftijdscategorieën. o Bepalen van profiel van Dienst Jeugd Genk op basis van de doelgroepen die de dienst aanspreekt. 2. Strategie: product marktanalyse Het merk Dienst Jeugd Genk binnen het stadsmerk Genk, uitgaande van het aanbod: o Er moet een logo ontworpen voor Dienst Jeugd Genk (de dienst Jeugd beschikt niet over een eigen logo en gebruikt daarom al jaren het logo van jeugdcentrum Rondpunt 26 waarin de dienst gehuisvest is) dat verder kan toegepast worden in een duaal logo met stad Genk; o het in beeld brengen van de diversiteit aan activiteiten en het beleid waarrond Dienst Jeugd Genk wil communiceren; o het in beeld brengen van de doelgroepen waarop het aanbod/de communicatie zich richt en op welke motieven of drijfveren Dienst Jeugd Genk tbv deze doelgroepen wil inspelen.

2 3. Brandcommunicatie en consistentie Het vertalen van de ambities/branding in communicatieboodschappen en vormgeving en dit afgestemd op de stedelijke huisstijl waarbij ruimte is voor vrijheid. Uitwerken van een huisstijl-gids: o bepalen van hoe de boodschappen tot de verschillende doelgroepen geformuleerd worden en het consistent toepassen ervan; o bepalen van welk soort beeldmateriaal hiervoor kan gebruikt worden; o brandconsistentie: de brand wordt niet alleen gecreëerd op basis van communicatie, maar ook door het aanbod; o het ontwikkelen van een toolbox die gebruikt kan worden door de Grafische Cel van de stad Genk om mee aan de slag te gaan. 4. Communicatiemix - het uitwerken van een mix aan communicatiekanalen die best ingezet worden om de vooropgestelde ambities te realiseren. Hierbij wordt gedacht aan merchandising, maar ook aan een nieuwe gebruiksvriendelijke en overzichtelijke website (gebaseerd op de wire frames van webdesignbureau Inventis) en nieuwsbrief. Dienst Jeugd Genk wenst voor zowel Club 26 als voor Dienst Jeugd Genk een website te bouwen. Sociale media (Facebook, Instagram, Snapchat, ) zijn belangrijke aandachtspunten. 5. Implementatie - het opstellen van een implementatieplan met timing en adviesverlening bij de implementatie. 6. Evaluatie en bijsturing - het uitvoeren van een evaluatie op het project na een periode van 6 maanden; - adviesverlening en ondersteuning wanneer bijsturing nodig is. I.2 Perceel 2 CLUB 26 Dienst Jeugd Genk zoekt een professionele partner voor het opstellen, uitwerken en opvolgen van een strategisch communicatieplan voor Club 26. Club 26 is het vernieuwde zaalconcept van jeugdcentrum Rondpunt 26 en moet dé hotspot worden voor jongeren op vlak van concerten en fuiven in Limburg. Dienst Jeugd Genk wenst de polyvalente zaal van jeugdcentrum Rondpunt 26 verder uit te bouwen onder de nieuwe naam Club 26 met eigen look & feel. Het communicatieplan moet de communicatie van Club 26 op verschillende vlakken drastisch versterken. Kader: Uitgangspunten waarbinnen de opdracht dient uitgevoerd te worden: - Club 26: o de branding van Club 26 moet een eigen look & feel hebben die jongeren van 16 tot 30 jaar aanspreekt; o het concreet ontwerpen en uitwerken, is in handen van de stad Genk. 1. Concept: brandontwikkeling - Het opstellen van een SWOT-analyse

3 - Profielbepaling en positionering: o op welke manier kan Club 26 zich onderscheiden van andere concert-, fuif- en polyvalente zalen. Samen te vatten in branding of merkbepaling/mission statement. 2. Strategie: product marktanalyse Het merk Club 26, uitgaande van het aanbod: - het in beeld brengen van de diversiteit aan activiteiten waarrond Club 26 wil communiceren. Club 26 schuift vier thema s naar voor in de communicatie: activiteitenagenda, repetitieruimten, zaalverhuur en educatie; 3. Brandcommunicatie en consistentie Het vertalen van de ambities/branding in communicatieboodschappen en vormgeving. Uitwerken van een huisstijl-gids: - Club 26: o bepalen van hoe de vier thema s geformuleerd worden en het consistent toepassen ervan. Dit van zowel interne activiteiten en werkingen als van externe partijen die een activiteit in de zaal organiseren; o bepalen van welk soort beeldmateriaal hiervoor kan gebruikt worden; o brandconsistentie: de brand wordt niet alleen gecreëerd op basis van communicatie maar ook door het aanbod, de inrichting en inkleding van de polyvalente zaal (van inkom tot toog en alles daartussen). De huisstijl van Club 26 moet doordringen in verschillende items, van affiches tot en met merchandising zoals pennen en T-shirts; o het ontwikkelen van een toolbox die gebruikt kan worden door de Grafische Cel van de stad Genk om mee aan de slag te gaan. 4. Communicatiemix - het uitwerken van een mix aan communicatiekanalen die best ingezet worden om de vooropgestelde ambities te realiseren. Hierbij wordt gedacht aan merchandising, maar ook aan een nieuwe gebruiksvriendelijke en overzichtelijke website (gebaseerd op de wire frames van webdesignbureau Inventis) en nieuwsbrief. Dienst Jeugd Genk wenst voor Club 26 website te bouwen. Sociale media (Facebook, Instagram, Snapchat, ) zijn belangrijke aandachtspunten. 5. Implementatie - het opstellen van een implementatieplan met timing en adviesverlening bij de implementatie. 6. Evaluatie en bijsturing - het uitvoeren van een evaluatie op het project na een periode van 6 maanden - adviesverlening en ondersteuning wanneer bijsturing nodig is.

4 I.3 Perceel 3 DE BEGENKERS Dienst Jeugd Genk zoekt een professionele partner voor het opstellen, uitwerken en opvolgen van een strategisch communicatieplan voor de BeGenkers. In het kader van een Europees subsidiedossier zal Dienst Jeugd samen met UCLL en LUCA het project de BeGenkers opzetten. Dit regionale ecosysteem wil ondernemingszin, als opstap naar ondernemerschap, bij jongeren in en om Genk stimuleren. Kader: o o de branding van de BeGenkers moet een eigen look & feel hebben die jongeren van 18 tot 24 jaar, met zin in ondernemerschap aanspreekt; het concreet ontwerpen en uitwerken, is in handen van de Stad Genk. Deze opdracht omvat: 1) identiteitsontwikkeling van het project (bepalen look & feel BeGenkers); 2) uitwerken en mee opvolgen communicatieplan (oa boodschap bepalen, doelgroepen en kanalen afbakenen per boodschap, concrete acties inplannen, ). Het communicatieplan heeft dan ook als doel om het imago en de positie van de BeGenkers te versterken, haar aanbod en werking op een creatieve en consistente manier bij een breder publiek kenbaar te maken, en de instroom van geïnteresseerde jongeren te optimaliseren. 1. Concept: brandontwikkeling - Profielbepaling en positionering: het bepalen van de eigen kwaliteiten waarmee de BeGenkers zich kan onderscheiden. 2. Strategie: product- marktanalyse Het merk BeGenkers uitgaande van het aanbod: - het in beeld brengen van de diversiteit aan activiteiten waarrond er gecommuniceerd wordt. 3. Brandcommunicatie en consistentie Het vertalen van de ambities/branding in communicatieboodschappen en vormgeving. Uitwerken van een huisstijl-gids: o bepalen van hoe de verschillende boodschappen geformuleerd worden en het consistent toepassen ervan; o bepalen van welk soort beeldmateriaal hiervoor kan gebruikt worden; o brandconsistentie: de brand wordt niet alleen gecreëerd op basis communicatie maar ook door aanwezigheid op evenementen. 4. Communicatiemix: - Het uitwerken van een mix aan communicatiekanalen die best ingezet worden om de vooropgestelde ambities te realiseren.

5 5. Implementatie: - het opstellen van een implementatieplan met timing en adviesverlening bij de implementatie. 6. Evaluatie en bijsturing: - het uitvoeren van een evaluatie op het project na een periode van 6 maanden; - adviesverlening en ondersteuning wanneer bijsturing nodig is. BEMERKINGEN Timing: Dienst Jeugd Genk wenst midden oktober een eerste overleg in te plannen. In januari 2017 pakt Dienst Jeugd Genk uit met de tiende verjaardag van de polyvalente zaal en wil hiermee het vernieuwde zaalconcept Club 26 (perceel 2) extra in de verf zetten. Offerte: De inschrijver dient de offerte te vervolledigen met: - een toelichting van de voorgestelde algemene visie en bijhorende aanpak per fase; - een gedetailleerde kostberekening per fase, met telkens een overzicht van de te investeren uren door de communicatiepartner, met vermelding van het uurtarief zodat een bespreking over spreiding over de uitwerking en bijhorende kost mogelijk blijft; - specifiek voor fases 5 en 6: voor het gedeelte adviesverlening en advies en ondersteuning wordt een geraamd aantal uren gevraagd met bijhorend uurtarief; - een overzicht van de totale voorziene kost; - representatieve referenties met korte toelichting. Bij de beoordeling van de offertes zal rekening gehouden worden met: - de omschrijving van de creatieve visie en de aanpak van de opdracht; - timing en haalbaarheid voor zowel Club 26, De BeGenkers en Dienst Jeugd Genk; - de expertise, jeugdigheid en referenties van het bureau; - de kostprijs. Voor bijkomende inlichtingen kan er contact worden opgenomen met het diensthoofd en communicatieverantwoordelijke van de Dienst Jeugd Genk, respectievelijk M. Luyts op en A. Wolters op Bijlagen: - huisstijlhandleiding

6 - stadslogo s - enkele voorbeelden van lay-out