E-book & template: Communicatieplan

Transcriptie

1 E-book & template: Communicatieplan

2 E-book & template: Communicatieplan - 2 E-book & template: Communicatieplan

3 E-book & template: Communicatieplan - 3 Inleiding Om een project tot een goed einde te brengen, is een goed plan een absolute noodzaak. Een efficiënte communicatie voer je enkel op basis van een uitgekiende strategie. Een stevig huis bouwen kan je niet zonder een doordacht plan, een efficiënte communicatie voeren evenmin. Wanneer we een boodschap willen verspreiden, wordt in de meeste gevallen meteen nagedacht over de in te zetten kanalen. Dat klinkt logisch, maar is het niet. Om te beslissen via welke kanalen je wil gaan communiceren, dien je te weten wat het doel is van je communicatie, welke boodschap je wil overbrengen en wie je wil bereiken. Deze parameters vormen de basis van je communicatiestrategie die je kan gebruiken als leidraad bij al je verdere beslissingen. Het opmaken van een communicatieplan is geen eenvoudige opdracht. Daarom bieden we je graag een template aan die je als basis kan gebruiken en makkelijk aangevuld kan worden op maat van je bedrijf of organisatie. Inhoud p4. Over C-Works! p5. Stappenplan voor een uitgekiende communicatie p5. Stap 1: Situering p5. Stap 2: Doelstellingen p6. Stap 3: Doelgroepen p7. Stap 4: Boodschappen p7. Stap 5: Kanalen p8. Stap 6: Planning en uitvoering p8. Stap 7: Evaluatie en bijsturing p9. Template voor het communicatieplan p13. Mijn plan is klaar, wat nu? p13. Meer info en ondersteuning

4 E-book & template: Communicatieplan - 4 Over C-Works! C-Works! staat voor communication works. Met een doordachte strategie, uitgekiende concepten, gerichte advisering en nauwkeurige opvolging zorgen wij er als onafhankelijk communicatieadviesbureau voor dat uw bedrijf of organisatie op de meest efficiënte manier haar communicatiedoelstelling bereikt. Communicatiestrategie: het uitwerken van een uitgekiende strategie, vertrekkende van uw missie en visie, doelstelling, en doelgroepen. Deze vormt de basis voor al uw communicatieve acties. We voorzien tevens in de nodige ondersteuning en opvolging bij uitvoering en productie en zorgen voor de nodige evaluatie en bijsturing. Communicatieconcept: het uitwerken van afzonderlijke concepten als onderdeel van uw communicatieplan. Dit kan onder meer het concept zijn van een website of een publicatie, het opmaken van gerichte inhoud voor online en offline toepassingen, het vinden van een nieuwe bedrijfsnaam, het in de markt plaatsen van een nieuw product, het opstarten en uitvoeren van een marketingcampagne of een social media concept. Trainingen en infosessies: wij stellen onze kennis en ervaring te uwer beschikking. Dit kan onder meer in de vorm van een (interactieve) infosessie of seminarie, waarbij groepen vanaf 7 personen geïnformeerd of opgeleid worden over een afgebakend onderwerp. Ook individuele trainingen over diverse onderwerpen zijn mogelijk. Ad hoc adviesverlening: C-Works! fungeert als spreekwoordelijke stok achter de deur op momenten waarop communicatieve ondersteuning nodig is. U kan op ons een beroep doen voor snelle ondersteuning, crisiscommunicatie, perscommunicatie, aankondigingen, presentaties of gewoon wanneer u een klankbord kan gebruiken. Onze flexibele werkwijze wordt volledig afgestemd op uw noden om u op de best mogelijke manier een antwoord te kunnen bieden. Wij werken waar nodig op regelmatige basis, volgens project of ad hoc. We beogen steeds een (h)echte samenwerking met onze klanten om zowel op korte als op lange termijn tot een win-winsituatie te komen. Over de auteur Hans Claesen is zaakvoerder van C-Works bvba en meer dan 15 jaar actief in de wereld van online en offline communicatie. Als ervaringsdeskundige op gebied van audiovisuele, gedrukte en online media staat hij bedrijven en organisaties bij in het voeren van een efficiënte communicatie. Blog: /blog hans@c-works.be

5 E-book & template: Communicatieplan - 5 Stappenplan voor een uitgekiende communicatie Een communicatieplan opmaken doe je niet in één-twee-drie. Door er voldoende tijd voor uit te trekken en de opmaak in verschillende fasen te laten verlopen kan je doordachter te werk gaan. Het onderstaande stappenplan helpt je bij het invullen van de template verderop in dit document. Stap 1: Situering Omschrijf de werkwijze en het aanbod van je bedrijf of organisatie alsook de meerwaarde ervan voor je doeplubliek. Stel jezelf de onderstaande vragen. Soort bedrijf Is het een handelszaak, horeca, groothandel, online shop,...? Aanbod Welke goederen of diensten worden er aangeboden? Omzet Welke omzet wordt er gehaald? Wat zijn de betrachtingen en vooruitzichten? Klanten Wie zijn vandaag de klanten Hoe zijn zij hier terecht gekomen? Waarom zijn zij klant? Waarom zijn er klanten vertrokken? Wie zijn de potentiële klanten? Kostprijs Wat kost het product of dienst? Hoe werd deze kostprijs berekend? Is dit een redelijke prijs? Ontwikkeling Welke ontwikkelingen doen zich voor in de sector? Wordt er met deze ontwikkelingen rekening gehouden? Concurrentie Wie zijn de concurrenten? Wat zijn de sterke punten ten opzichte van de concurrenten? Is het aanbod beter dan dat van de concurrentie? Stap 2: Doelstellingen Bepaal duidelijk wat je wil bereiken met je communicatie. Extra verkoop? Bewustmaking? Het mobiliseren van mensen? Imgoverbetering? Tracht de doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren volgens het SMART-principe: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en tijdsgebonden. Je communicatieplan kan meerdere doelstellingen bevatten, elk met een gepaste strategie om de doelstelling te behalen.

6 E-book & template: Communicatieplan - 6 Stap 3: Doelgroepen Bepaal nauwkeurig de te bereiken doelgroepen. Houd rekening met het type markt, demografische gegevens, interessegebieden, enz. Stel jezelf de onderstaande vragen om je doelgroep af te bakenen. Welke demografische eigenschappen heeft je doelgroep? Breng zo nauwkeurig mogelijk de eigenschappen van je doelgroep in kaart. Hoe specifieker je te werk gaat, hoe gerichter je een boodschap kan uitsturen. Houd hierbij rekening met onder meer: Geografische locatie Leeftijdsgroep Geslacht Burgerlijke staat (alleenstaand, gehuwd, kinderen, ) Opleidingsniveau Beroep Inkomensniveau Enz. Hoe denkt je doelgroep? Breng in kaart hoe je doelgroep on het leven staat. Houd rekening met onder meer: Interesses Hobbies Waarden Levensstijl Persoonlijkheid Enz. Welke noden en uitdagingen leven er bij je doelgroep? Door mensen te helpen in plaats van hen simpelweg een dienst of product aan te smeren bereik je een beter resultaat. Ga na welke noden er leven bij je doelgroep en bied hen een concrete oplossing. Opgelet! In een B2B-markt houd je rekening met factoren zoals geografische locatie, omzetcijfer, personeelsleden en sectoren.

7 E-book & template: Communicatieplan - 7 Stap 4: Boodschappen Denk goed na over welk type boodschap zou kunnen bijdragen tot het behalen van je doelstellingen. Ga na voor welk probleem je aanbod een oplossing biedt en wat de meerwaarde is. Deze informatie kan je gebruiken bij de ontwikkeling van het communicatieve concept. Om je doelpubliek te motiveren, moet je zelf nauwkeurig vastleggen wat de gewenste actie is. Hoe concreter de actie wordt omschreven, hoe duidelijker de communicatie en hoe groter het succes. Plaats jezelf in de schoenen van je doelpubliek en ga na op welke manier zij gemotiveerd kunnen worden om een bepaalde actie te ondernemen. Besteed tevens voldoende aandacht aan de verpakking van je boodschap. Zorg voor een goed concept dat de beoogde doelgroep aanspreekt en motiveert om de gewenste actie te ondernemen. Houd rekening met het imago dat je wenst te bewaken of op te bouwen en doe een beroep op professionals bij de uitwerking. Stap 5: Kanalen Maak de ideale match tussen de te berspreiden boodschap, het te bereiken publiek en de in te zetten kanalen. Tracht een ideale mediamix te bekomen en zorg voor een optimale integratie van online en offline media. Een globale 70/30-verhouding tussen offline en online is de trend die momenteel merkbaar is. Dit betekent echter niet dat deze verhouding ook voor uw bedrijf of organisatie de juiste is. Door te achterhalen via welke kanalen je doelgroep het meest efficiënt bereikt kan worden, kan je bepalen welke de meest geschikte kanalen zijn. Het is van groot belang om alle acties op elkaar af te stemmen op inhoudelijk en visueel vlak zodat de verschillende kanalen mekaar ondersteunen. Dit versterkt je imago, verhoogt de bekendheid en zorgt voor een meer effectieve bewustmaking. Een QR-code op een advertentie kan bijvoorbeeld mensen naar een landing page leiden. Of je kan luisteraars via radiopubliciteit aansporen om je site te bezoeken.

8 E-book & template: Communicatieplan - 8 Stap 6: Planning en uitvoering Maak een planning waarin al je acties beschreven worden. Ga na op welke manier een spreiding of concentratie van de verschillende acties tot een beter resultaat kan leiden. Daarnaast is een goede planning belangrijk om de communicatie tijdig te kunnen voorbereiden en de samenwerking met ontwerpers, ontwikkelaars, uitvoerders en andere partijen vlot te laten verlopen. Indien het omvangrijke acties betreft, kan een apart draaiboek met meer gedetailleerde gegevens opgemaakt worden. Een globale tijdslijn of Gantt-chart waarop alle acties weergegeven worden, biedt een visueel overzicht van de tijdsplanning. Stap 7: Evaluatie en bijsturing Elke actie dient voorzien te worden van de nodige meetpunten en nauwkeurig opgevolgd te worden. Op die manier kan het communicatieplan aangepast worden en kan je toekomstige acties proactief bijsturen. Stel jezelf de volgende vragen bij een evaluatie: Komt de verspreide boodschap op de juiste manier over? Spreek ik mijn doelgroep aan? Bereik ik mijn doelgroep met kanalen die ik gebruik? Motiveer ik de ontvanger om een actie uit te voeren? Is mijn aanbod duidelijk en wordt de meerwaarde aangetoond? Kom ik op een professionele manier naar buiten? Worden afzonderlijke acties op elkaar afgestemd en werken ze versterkend? Worden de afzonderlijke acties op de juiste momenten uitgevoerd? Kan ik het resultaat makkelijk meten en doe ik iets met deze gegevens? Wat is de kostprijs en de return van mijn acties, en is deze voldoende? Plan je evaluatiemomenten vooraf in en verwerk de nodige meetpunten in de gevoerde acties. Evalueer elke actie afzonderlijk en voorzie een periodieke evaluatie om het globale plan op regelmatige tijdstippen aan te passen.

9 E-book & template: Communicatieplan - 9 Communicatieplan voor:

10 E-book & template: Communicatieplan Situering 2. Doelstellingen (DS1, DS2,...) 3. Doelgroepen (DG1, DG2,...)

11 4. Boodschappen (BS1, BS2,...) E-book & template: Communicatieplan Kanalen (KA1, KA2,...) Online Offline

12 E-book & template: Communicatieplan Planning (gebruik de afkortingen uit stap 2 tot 5) Datum Doelgroep Boodschap Kanaal Afzender Frequentie Materiaal Verantw. 7. Evaluatie

13 Mijn plan is klaar, wat nu? E-book & template: Communicatieplan - 13 De in dit e-book geformuleerde stappen en de aangeboden template bieden je de mogelijkheid om een basisversie van een communicatieplan op te maken. Dit plan stelt je in staat om op een efficiëntere en gerichtere manier te communiceren met je publiek. Dit basisplan kan naar wens uitgebreid worden met onder meer een SWOT-analyse, een doelgroep-middelenmatrix, een doelgroep-boodschappenmatrix, overzicht en beheer van afzenders, communicatiestrategie, gedetailleerd plan van aanpak, marketingplan, organisatieplanning, sociale media planning en policy, enz. Hoe uitgebreider het plan wordt opgevat, hoe efficiënter de communicatie gevoerd kan worden en hoe hoger de return zal zijn. Wij vernemen graag wat je ervaringen zijn bij de opmaak van het communicatieplan en geven in ruil een korte vrijblijvende feedback. Bezorg ons gerust je bevindingen en het ingevulde plan! Bezorg ons je communicatieplan als volgt: 1. Vervolledig de invulvelden 2. Bewaar het document (bv. op je bureaublad) 3. Surf naar /mijncommunicatieplan 4. Vul het formulier in, voeg dit opgeslagen document toe en klik op Verstuur. Meer info en ondersteuning Wens je meer info en ondersteuning bij het opmaken van een uitgekiend communicatieplan en bij het efficiënt uitvoeren van je communicatieacties? Contacteer C-Works! voor een vrijblijvend gesprek en ontdek op welke manier wij u kunnen bijstaan bij het voeren van een efficiënte en doelgerichte communicatie! C-Works bvba Communicatiestrategie - communicatieconcepten - trainingen en infosessies Website: info@c-works.be Telefoon: +32 (0) Twitter: Facebook: LinkedIn: Pinterest: Meer informatie over ons aanbod en onze werkwijze vind je in onze BEDRIJFSBROCHURE bekijk online of vraag een gratis exemplaar op onze website

14