I. Technische bepalingen. I.1 Perceel 1 (Videoreportages) ALGEMEEN

Transcriptie

1 I. Technische bepalingen ALGEMEEN De Dienst Marcom wenst een raamcontract af te sluiten m.b.t. audiovisuele producties voor het stadsbestuur van Genk. De bestellingen gebeuren op afroep en na prijsofferte naargelang de behoefte van het bestuur. Het raamcontract loopt over een periode van 2 jaar, met ingang op de dag na de schriftelijke toewijzing. Het stadsbestuur behoudt zich het recht voor om ten alle tijden het contract op te zeggen, met een opzegperiode van 3 maanden. INLEIDING EN CONCEPT Het stadsbestuur zoekt voortdurend naar kanalen en media om diverse doelgroepen zo goed mogelijk te bereiken en te informeren. Naar audiovisuele beeldvoering toe is het stadsbestuur op zoek naar één of meerdere partners voor het aanmaken van videoreportages, spots / commercials en videoproducties. I.1 Perceel 1 (Videoreportages) Enerzijds om het stedelijk archief te vervolledigen, anderzijds om de informatieopdracht naar de Genkse bevolking zo volledig mogelijk te vervullen wenst de stad een aantal professionele videoreportages te laten aanmaken en de rechten hierop te verwerven. De reportages zullen via stedelijke kanalen ter beschikking van de bevolking worden gesteld. Specificaties De opdracht bestaat uit het opnemen, produceren en monteren van een aantal video-opnames. Het stadsbestuur gaat uit van ca. 10-tal opnames op jaarbasis, van telkens 3 à 4 minuten. Het stadsbestuur wenst zich echter niet te binden aan een minimum-aantal reportages. In overleg worden de onderwerpen en de inhoudelijke klemtoon besproken, de opdrachtnemer is voorts verantwoordelijk voor het concreet uitwerken van de briefing (i.c. interviews, opnames, selecteren van de meest bruikbare fragmenten, muziekkeuze, montage, inspreken van een offscreen commentaar, ). Het strekt tot aanbeveling wanneer deze reportages kunnen gepubliceerd worden op één of meerdere online platforms. Het stadsbestuur vraagt aan de inschrijvers om hierop een visie te formuleren en om aan te geven op welk platform(s) de inschrijver de reportages wil publiceren. De video s worden per onderwerp digitaal aangeleverd aan het stadsbestuur. De stad behoudt zich het recht voor om de video te reproduceren en te gebruiken in het stedelijk belang. Aan de inschrijvers wordt gevraagd:

2 - een totaalprijs per reportage op te geven (alle mogelijke kosten inbegrepen). De inschrijver specificeert hierbij mogelijke deelkosten (bv. SABAM, kost van een extra copie, ) op basis van 10 reportages op jaarbasis. Bijkomend een totaalprijs per reportage op te geven op basis van aangeleverd beeldmateriaal (video) door het stadsbestuur of andere; - een timing en stappenplan op te geven voor het aanmaken en afleveren van een reportage (aantal werkdagen); - aan te geven of er een maximum aantal opdrachten per jaar aan te nemen zijn door de inschrijver; - een referentielijst toe te voegen. I.2 Perceel 2 (Spots / Commercials) Het stadsbestuur wenst haar identiteit en haar activiteitenaanbod profilerend in de kijker te plaatsen via commercials. Specificaties De opdracht bestaat uit de pre-productie (het bedenken van een onderscheidend concept, de uitwerking), de productie en de post-productie (montage, animatie,..) van een aantal spots voor Genk. Het stadsbestuur gaat uit van een 5 à 10-tal commercials van 30 seconden op jaarbasis, voornamelijk uit te zenden via regionale televisie. In overleg worden de onderwerpen en de inhoudelijke klemtoon besproken, de opdrachtnemer is voorts verantwoordelijk voor het concreet uitwerken van de briefing (i.c. concept, selecteren van de meest bruikbare fragmenten, muziekkeuze, montage, inspreken van een off-screen commentaar, ). De commercials of spots worden digitaal aangeleverd aan het resp. medium en aan het stadsbestuur. De stad behoudt zich het recht voor om de commercial/spot te reproduceren en te gebruiken in het stedelijk belang. Het stadsbestuur kan eveneens aan de inschrijver vragen om beeldmateriaal te maken (bv. van bepaalde events), ten behoeve van toekomstig gebruik door de stad, de inschrijver of door derden, evenals het gebruiksrecht op dit beeldmateriaal. In dit geval levert de inschrijver het ruwe materiaal aan het stadsbestuur, in HD kwaliteit en digitaal. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij zich houdt aan de huisstijl die het stadsbestuur heeft ontwikkeld voor commercials/spots en dat hij optreedt als bewaker van deze huisstijl bij de verschillende producties. Aan de inschrijvers wordt gevraagd: - een totaalprijs per spot van 30 seconden op te geven (alle mogelijke kosten inbegrepen). De inschrijver specificeert hierbij mogelijke deelkosten:

3 Pre-productie Bedenken concept + uitwerking Productie Cameraman Belichting Regie team Productiekosten Post-productie Montage Rechtenvrije muziek Animatie prijs / track Eventuele bijkomende kosten in te vullen - voorstel van aanpak voor een spot van 30 seconden voor Genk on stage; - een timing en stappenplan op te geven voor het aanmaken en afleveren van een commercial (aantal werkdagen); - aan te geven of er een maximum aantal opdrachten per jaar aan te nemen zijn door de inschrijver; - een referentielijst toe te voegen van gemaakte spots op basis van een top-3 ranking. I.3 Perceel 3 (Videoproducties) Het stadsbestuur wenst haar identiteit en haar activiteitenaanbod profilerend in de kijker te plaatsen via videoproducties ter versterking van haar imago. Specificaties De opdracht bestaat uit de pre-productie (het bedenken van een onderscheidend concept, scenario, storyboard,..), de productie en de post-productie (montage, animatie,..) van een aantal videoproducties (5 à 10 minuten) voor Genk. Het stadsbestuur gaat uit van een 1 à 2 videoproducties van 5 à 10 minuten op jaarbasis. In overleg worden de onderwerpen en de inhoudelijke klemtoon besproken, de opdrachtnemer is voorts verantwoordelijk voor het concreet uitwerken van de briefing (i.c. opnames, selecteren van de meest bruikbare fragmenten, muziekkeuze, montage, inspreken van een off-screen commentaar, ).

4 De videoproducties worden digitaal aangeleverd aan het resp. medium en aan het stadsbestuur. De stad behoudt zich het recht voor om de reportage/spot te reproduceren en te gebruiken in het stedelijk belang. Het stadsbestuur kan eveneens aan de inschrijver vragen om beeldmateriaal te maken (bv. van bepaalde events), ten behoeve van toekomstig gebruik door de stad, de inschrijver of door derden, evenals het gebruiksrecht op dit beeldmateriaal. In dit geval levert de inschrijver het ruwe materiaal aan het stadsbestuur, in HD kwaliteit en digitaal. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij zich houdt aan de huisstijl die het stadsbestuur heeft ontwikkeld voor videoproducties en dat hij optreedt als bewaker van deze huisstijl bij de verschillende producties. Aan de inschrijvers wordt gevraagd: - een totaalprijs per videoproductie van 5 minuten op te geven (alle mogelijke kosten inbegrepen). De inschrijver specificeert hierbij mogelijke deelkosten: Pre-productie Bedenken concept + uitwerking Scenario (storyboard) Copywriting Productie Cameraman Belichting Regie team Post-productie Montage Rechtenvrije muziek Animatie prijs / track Eventuele bijkomende kosten in te vullen - voorstel van aanpak voor een algemene imagofilm van Genk rond Toerisme, Sport, Economische luik, aan de hand van een draaiboek; - een timing en stappenplan op te geven voor het aanmaken en afleveren van een commercial (aantal werkdagen); - aan te geven of er een maximum aantal opdrachten per jaar aan te nemen zijn door de inschrijver; - een referentielijst toe te voegen van producties op basis van een top-3 ranking.

5 ALGEMENE BEMERKINGEN De inschrijver verkoopt tevens de rechten aan het stadsbestuur, waardoor het stadsbestuur de uitzending, spot, film, in eigendom verwerft en kan gebruiken en/of reproduceren naar eigen goeddunken. Voorts verwacht het stadsbestuur: - advies omtrent de concrete uitwerking van de onderwerpen (reportages en commercials), toon en inhoud; - een directe en vlotte communicatie met de verantwoordelijke ambtenaar; - service en klantvriendelijkheid naar de geïnterviewden en betrokkenen; - de inschrijver dient rekening te houden met de formaliteiten mbt het portretrecht en bij alle producties hiermee in orde te zijn het stadsbestuur wenst de schriftelijke goedkeuringen van alle geportretteerde mensen eveneens te ontvangen; - een gedetailleerde prijsofferte per deelopdracht n.a.v. de specifieke briefing. Bij de beoordeling van de offertes zal rekening worden gehouden met volgende criteria: - visie op de uitvoering van de opdracht / plan van aanpak; - referenties en expertise; - prijs. Voor bijkomende inlichtingen kan er contact worden opgenomen met mevrouw Sonja Schrijvers van de Dienst Marcom via sonja.schrijvers@genk.be of op het nummer Opgemaakt te Genk op 23 mei Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in vergadering van:

6 Rudi Haeck Secretaris Wim Dries burgemeester