Algemene Voorwaarden , versie 2.3

Transcriptie

1 Algemene Voorwaarden , versie 2.3 Gegevens van de regeling Organisatie Organisatietype Eigen onderwerp Heerlen mijn Stad Stichting Ondersteuning projecten VOORWAARDEN ONDERSTEUNING PROJECTEN Heerlen Mijn Stad is actief in de ondersteuning van zowel grote als kleine projecten in de binnenstad van Heerlen. Projecten die georganiseerd worden met als doel ontmoeten faciliteren met als doel een betere centrumbeleving. De inzet van bewoners, ondernemers, bezoekers en stakeholders om activiteiten en evenementen te organiseren, wordt enorm gewaardeerd. Daarom is het mogelijk om ondersteuning te ontvangen van Heerlen Mijn Stad. Heerlen Mijn Stad kan een project op verschillende manieren ondersteunen: Het bieden van ondersteuning op het gebied van communicatie Het delen van organisatorische kennis Het gebruik maken van een professioneel netwerk Het financieren van initiatieven De projecten waar Heerlen Mijn Stad bij betrokken is, zijn verdeeld onder vier Urban focusgebieden: Culture, Experience, Heritage, Living. Ieder project wordt getoetst aan de kaders van deze Urban focusgebieden. In het geval dat de projectaanvraag een financiële bijdrage betreft, wordt de voorkeur gegeven aan aanvragen voor een aanjaagbijdrage en aanvragen die betrekking hebben op uitbreiding van evenementen (bijvoorbeeld in de vorm van side events, of het aanspreken van een bredere doelgroep). Daarnaast zijn er een aantal algemene voorwaarden waaraan het project moet voldoen om in aanmerking te komen met bovenstaande ondersteuning. Artikel 1. Definitiebepaling van de vier focusgebieden 1. Heritage: De stad heeft een rijk erfgoed dat een betekenisvolle omgeving heeft gecreëerd. Het vertalen van rijke verleden naar het hier en nu is een stap richting de toekomst. Het verhaal van het verleden wordt niet alleen verteld in tastbaarheden, maar ook in waardevolle momenten. 2. Culture: Het gevoel van onderop is gebaseerd op verwondering, waarbij traditie versus avant-garde in één moment wordt neergezet. De subculturen worden vertaald naar 1

2 unieke momenten en kunstvormen voor Heerlen. De authenticiteit wordt zichtbaar gemaakt in openbare ruimtes van de binnenstad. Thinking in new Boxes is de sleutel tot succes. 3. Experience: Het is in karakter verassend, vol lef en geeft per direct een gevoel naar meer. Het is een ervaring om nooit te vergeten en is voor iedereen geschikt. Meerdere zintuigen worden geprikkeld. De muren van de stad functioneren als een vast behang en de elementen van een experiment zorgen voor interactie en dialoog met de gebruikers van de stad. 4. Living: De balans tussen wonen, werken en leven met als doel leefbaarheid en levendigheid te verankeren in de stad. Groen, water en mooie ontmoetingen op bijzonder ingerichte plekken zorgen voor deze leefbare reuring. Het alledaagse leven gecultiveerd in een levendige stad. Artikel 2. Basiscriteria voor projecten 1. Het project vindt plaats in de binnenstad van Heerlen. Zie bijlage 1 voor de plattegrond van de binnenstad. 2. De aanvrager is een privaatrechtelijke rechtspersoon en beschikt over kennis en ervaring op het gebied van projectorganisatie (incl. vrijwilligers) en financiën. In alle gevallen dient de projectaanvrager achteraf de besteding financiering te verantwoorden. a. In uitzonderlijke gevallen wordt ook financiering toegekend aan nietprivaatrechtelijke rechtspersonen. In dat geval dient een projectaanvrager zijn/haar kennis en ervaring op het gebied van projectorganisatie (incl. vrijwilligers) en financiering, aan te tonen door middel van zijn/haar curriculum. 3. Het project wordt voor minimaal 20% van de ex btw-financiering gefinancierd door andere betrokken partijen. 4. Het project is van maatschappelijke aard en wordt niet primair vanuit commerciële belangen gevoerd. 5. De organisatie van het project levert een projectplan inclusief draaiboek aan, waarin doel, beoogd resultaat, projectorganisatie, communicatie, plattegrond en financiering zijn opgenomen. 6. Het project is voor aanvang waar nodig afgestemd met Gemeente Heerlen en voldoet aan de wettelijke eisen, bijvoorbeeld het aanvragen van een vergunning. Artikel 3. Specifieke criteria voor projecten De mate waarin het project ontmoeten faciliteert in de binnenstad van Heerlen. Passend binnen een evenwichtige activiteitenkalender in het aanbod van projecten in de binnenstad van Heerlen. Het verhogen van de verbinding van jong en oud in de binnenstad van Heerlen. De mate waarin het aanbod van het project is afgestemd op de behoefte van de doelgroep. De mate waarin de projectorganisatie samenwerkingsmogelijkheden zoekt met ondernemers en overige stakeholders. info@heerlenmijnstad.nl 2

3 De mate waarin het project economische spin-off genereert. De mate waarin het project innovatief is. De mate waarin het project aansluit bij de Urban identiteit van de binnenstad van Heerlen. De mate waarin het project aansluit bij de ambities van de organisatie. Artikel 3.1 Criteria voor communicatie 1. De organisatie stemt de onderlinge communicatie en de communicatie uitingen af met Heerlen Mijn Stad. 2. Het copyright recht van de huisstijl bestanden, evenals het eigendomsrecht op beeldmateriaal gemaakt door Heerlen Mijn Stad blijft bij Heerlen Mijn Stad. Huisstijl en door Heerlen Mijn Stad gemaakt beeldmateriaal mogen niet voor commerciële doeleinden gebruikt worden door een derde partij. 3. Het project vermeldt/gebruikt het logo van Heerlen Mijn Stad in alle uitingen waar sponsoren in worden meegenomen. Waar beeldmateriaal van Heerlen Mijn Stad gebruikt worden moet de organisatie ook vermeld worden, bijvoorbeeld - Foto: Heerlen Mijn Stad. 4. De organisatie gebruikt de huisstijl bestanden zoals deze aangeleverd zijn (zonder aanpassingen). 5. Er is voor het project een communicatieplan opgesteld. 6. Heerlen Mijn Stad biedt drie vormen van communicatie aan, basis, extra en uitgebreid. Zie bijlage 2 voor de specificaties. a. De activiteiten die vallen onder de basis communicatie worden door Heerlen Mijn Stad aangeboden aan de organisatoren van evenementen, ondernemers en/of andere projectaanvragers. b. De activiteiten die vallen onder de extra communicatie kunnen door Heerlen Mijn Stad in onderling overleg worden aangeboden of gesponsord. Indien wenselijk moet dit aangegeven worden in het projectvoorstelformulier. c. De activiteiten die vallen onder de uitgebreide communicatie worden door Heerlen Mijn Stad in onderling overleg tegen een vergoeding aangeboden. Artikel 3.2 Criteria voor organisatorische kennis en het gebruik van het netwerk 1. Indien een projectaanvrager interesse heeft in het gebruiken van kennis en het netwerk van Heerlen Mijn Stad, kan hij of zij dit aangeven in het projectvoorstelformulier zodat hier gezamenlijk actie op kan worden ondernomen. 2. Nadat het projectvoorstelformulier is ontvangen streeft Heerlen Mijn Stad ernaar binnen 10 werkdagen contact met de project aanvrager op te nemen. Artikel 3.3 Criteria voor financiering 1. In verband met het opstellen van de begroting moeten substantiële aanvragen ingediend woorden vóór oktober in het voorafgaande jaar. Uitzonderingen zijn in overleg mogelijk. info@heerlenmijnstad.nl 3

4 2. Projectaanvragen in het lopende kalenderjaar dienen minimaal 8 weken voorafgaande aan het project te zijn ingediend. 3. Aanvragen voor een project worden in volgorde van binnenkomst behandeld. 4. Bij annulering van de activiteit waarvoor de bijdrage is aangevraagd, dan is de organisatie verplicht deze bijdrage te restitueren. a. Alleen in het geval van overmacht buiten de organisatie is er een regeling rondom restitutie van de bijdrage bespreekbaar. 5. Financiële bijdrages worden na afloop van het project uitbetaald wanneer er aan de overige voorwaarden zoals beschreven in dit document, voldaan is. a. In overleg is financiering voorafgaande aan het project mogelijk conform een 90%-10% regeling. De 10% wordt na afloop van het project uitbetaald wanneer er aan de overige voorwaarden zoals beschreven in dit document, voldaan is. info@heerlenmijnstad.nl 4

5 BIJLAGE 1. Plattegrond werkgebied 5

6 BIJLAGE 2. Vormen van communicatie Facebook (primair communicatiekanaal) Aankondiging Reminder Teaser (op de dag van het evenement) Fotoverslag of videoverslag (afhankelijk wat Heerlen Mijn Stad het meest geschikt acht) Website Vermelding in agenda Publicatie aangeleverd persbericht (indien van Publicatie aangeleverd persbericht (indien van toepassing) op de voorpagina c.q. nieuws & toepassing) op de voorpagina c.q. nieuws & events pagina events pagina Aankondiging/reminder op de nieuws & event page a.d.h.v. een door Heerlen Mijn Stad geschreven tekst Nieuwsbrief Vermelding in de rubriek Evenementen (vooruitblik) (in de maand voorafgaand aan het evenement) Vermelding in de rubriek Evenementen (vooruitblik) (in de maand voorafgaand aan het evenement) Het evenement wordt opgenomen in meerdere edities Twitter Aankondiging Reminder Live verslag (foto/video/tekstueel) gedurende het evenement. 6