Gemeente Eemsmond September Notitie Sponsorbeleid

Transcriptie

1 Gemeente Eemsmond September 2009 Notitie Sponsorbeleid

2 Inhoud 1 Aanleiding Definitie sponsoring en sponsorbeleid Visie & Doel Toetsingskader. 5 5 Financieel kader 6 6 Uitvoeringskader.. 6 2

3 1 Aanleiding De gemeente Eemsmond krijgt regelmatig verzoeken om evenementen en activiteiten te sponsoren. Momenteel worden verzoeken om sponsoring per aanvraag door het college beoordeeld. Hierbij wordt meegewogen of het evenement bijdraagt aan positieve naamsbekendheid van de gemeente in de regio. Ook wordt meegewogen of het evenement bijdraagt bij aan het verstevigen van relaties die de economische en maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente en de regio stimuleren. Het college wil sponsoring als communicatiemiddel steviger en zakelijker inzetten en heeft daarom behoefte aan heldere criteria en een duidelijk kader, vastgelegd in een gemeentelijk sponsorbeleid. Ook de raad vraagt om een transparant sponsorbeleid. Na vaststelling in de raad, valt de uitvoering van het sponsorbeleid onder de verantwoordelijkheid van het college. 2 Definitie sponsoring en sponsorbeleid Er zijn verschillende definities in omloop, maar in essentie wordt onder sponsoring het volgende verstaan: Onder sponsoring wordt een zakelijke overeenkomst verstaan die gericht is op profijt voor beide partijen. De sponsor ondersteunt een persoon, instelling of evenement financieel en/of materieel en de gesponsorde levert een tegenprestatie die de sponsor helpt bij het bereiken van diens doelen. Dat gebeurt door het geven van bekendheid aan diens naam, handelsmerk, imago, activiteiten of realisaties. Onder sponsorbeleid wordt een beleidskader verstaan waarmee de gemeente Eemsmond aan de hand van criteria sponsorverzoeken kan beoordelen. Het sponsorbeleid van de gemeente Eemsmond is nadrukkelijk niet bedoeld om evenementen (lees voortaan ook: activiteit, instelling, persoon) financieel te ondersteunen. Het is géén donatie of subsidie die wordt verstrekt als tegemoetkoming in de kosten om de begroting van een evenement sluitend te krijgen. Subsidie en sponsorschap kunnen naast elkaar aangevraagd worden. Bij subsidie gaat het om financiële input zonder verwachte wederdienst. Bij sponsoring gaat het om een wederdienst zoals eerder beschreven. Bij sponsoring van een evenement door de gemeente is er sprake van een privaatrechtelijke overeenkomst, zoals ook een bedrijf deze aangaat als het zijn naam verbindt aan een evenement. Er wordt in alle gevallen een tegenprestatie verwacht in de vorm van een sponsorpakket, dat mogelijkheden moet bieden voor relatiebeheer en gemeentegrensoverstijgende promotie. Het gemeentelijk sponsorbeleid staat niet op zichzelf, maar is een integraal onderdeel van het communicatiebeleid van de gemeente Eemsmond. 3

4 3 Visie & Doel Sponsoring moet bijdragen aan het versterken van (onderdelen van) het imago van Eemsmond, het verkrijgen van naamsbekendheid en het verstevigen van relaties. Het imago of de uitstraling van Eemsmond bestaat uit de volgende elementen: - Eemsmond is een toeristisch aantrekkelijke gemeente aan de waddenkust waar men kan genieten van het uitgestrekte landschap en de boeiende historie. - Eemsmond is een dynamische gemeente. De Eemshaven breidt zich razendsnel uit en ontwikkelt zich tot dé energiehaven van Nederland. - Eemsmond heeft levendige dorpen en een bruisend winkelhart in Uithuizen. Rust en ruimte op het platteland gecombineerd met goede voorzieningen op het gebied van cultuur, onderwijs en sport. Het te sponsoren evenement moet een promotionele meerwaarde hebben om zodoende recreatie en toerisme te stimuleren en Eemsmond op de kaart zetten. Daarom moeten de te sponsoren doelen een bovengemeentelijke uitstraling hebben en belangstellenden van buiten de gemeentegrenzen trekken. De doelgroepen waarop sponsoring zich richt, bestaan uit potentiële bezoekers (in brede zin zoals toeristen en winkelpubliek), toekomstige inwoners, werkgevers en werknemers. Met de te sponsoren doelen wil de gemeente zich onderscheiden van andere gemeenten. Ook wil de gemeente met het te sponsoren evenement mogelijkheden creëren voor het aanknopen en onderhouden van relaties die een positieve bijdrage (kunnen) leveren aan de economische en maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente en de regio. De gemeente Eemsmond heeft liever drie of vier goede sponsorprojecten dan een veelvoud daarvan. Deze voorkeur is van invloed op de maximale hoogte van de sponsorbijdragen (die is daardoor hoger). 4

5 4 Toetsingskader Aan de hand van onderstaande criteria wordt een sponsorverzoek beoordeeld.? Het evenement moet bij het doel en de visie van de gemeente passen. Dit aangezien het evenement de gemeente moet kunnen representeren en promoten. Het is daarom ook van belang dat de sponsoring binnen het communicatiebeleid van de gemeente past.? Het evenement moet minimaal 250 bezoekers trekken.? Het evenement moet minimaal regionaal gepromoot worden (alleen lokale promotie is niet genoeg) in minimaal één buurgemeente. Het evenement moet minimaal regionale media-aandacht genereren.? Het evenement moet openbaar zijn: iedereen moet het evenement kunnen bezoeken, of als deelnemer, of als toeschouwer.? Het evenement moet (deels) plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Eemsmond of georganiseerd worden door inwoners van Eemsmond.? De organisatie heeft een eigen communicatieplan waarin wordt aangegeven welke meerwaarde de sponsorbijdrage voor de gemeente heeft. Daarnaast beschikt de organisatie over voldoende communicatiemiddelen.? De organisatie biedt een concrete en effectieve tegenprestatie (sponsorpakket).? De gesponsorde organisatie staat positief bekend en straalt kwaliteit uit.? Het sponsorproject is bij voorkeur meerjarig.? De sponsoring past binnen het jaarlijks sponsorbudget van de gemeente. Ter overweging:? Wat is de positie van de gemeente versus andere sponsors (exclusiviteit of solidariteit)?? Wat is het afbreukrisico? Randvoorwaarden:? Het aanvraagformulier sponsoring is volledig ingevuld.? Het aanvraagformulier moet minimaal twee maanden voor aanvang van het evenement zijn ingediend.? Het te sponsoren evenement moet beschikken over de benodigde vergunningen/ontheffingen en moet voldoen aan de eisen die vanuit de gemeente en/of andere overheidsinstanties aan het evenement worden gesteld. Op een aantal verzoeken voor sponsoring gaat het college van B&W niet in:? Verzoeken van individuen (bijvoorbeeld voor een studiereis).? Verzoeken voor particuliere feesten, bingo's, fancy fairs en dergelijke.? Verzoeken die een politiek of religieus doel hebben. Het toetsingskader is een leidraad aan de hand waarvan sponsorverzoeken worden getoetst. In bijzondere gevallen kan het college hiervan afwijken. 5

6 5 Financieel kader In de kadernota is structureel , - onder de ambities opgenomen voor de uitvoering van het sponsorbeleid. De post Representatie was eerder al verhoogd met een structureel bedrag van , - voor sponsoring. Het college van B&W beschikt voor de uitvoering van het sponsorbeleid vanaf 1 januari 2010 jaarlijks structureel over , -, dan wel over , -. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van de besluitvorming in de raad ten aanzien van de Begroting Afhankelijk van deze besluitvorming wordt deze notitie al dan niet herzien wat betreft het financiële deel. In 2012 wordt bekeken of dit budget bijgesteld moet worden. 6 Uitvoeringskader Meerjarige sponsoring Twee derde van het sponsorbudget, een bedrag van , - per jaar, is bestemd voor meerjarige sponsoring. Elk jaar maakt de gemeente Eemsmond bekend of en hoeveel ruimte er is voor organisaties om voor een bepaalde datum sponsorverzoeken in te dienen voor een nieuw kalenderjaar. Hiervoor moet een aanvraagformulier worden ingevuld. De gemeente gaat bij voorkeur een langetermijnrelatie aan van één tot drie jaar en sluit sponsorovereenkomsten met organisaties tot een maximum van 7.000, - per organisatie per jaar. Het sponsorbedrag is inclusief immateriële bijdragen. Er vindt twee keer per jaar een evaluatie plaats tussen gemeente en gesponsorde partij. Voor het verstrijken van de sponsortermijn ontvangt de gesponsorde partij een brief van de gemeente en kan de partij besluiten opnieuw een sponsorverzoek in te dienen. Incidentele sponsoring Het college reserveert een bedrag van , - per jaar voor incidentele sponsorverzoeken. De gemeente maakt twee keer per jaar bekend dat organisaties een verzoek tot sponsoring kunnen indienen bij de gemeente, maar incidentele sponsorverzoeken mogen het hele jaar ingediend worden. Ook hiervoor moet een vragenformulier worden ingevuld en wordt een sponsorovereenkomst getekend. Dezelfde organisatie krijgt in een aaneengesloten periode van vier jaar, maximaal twee keer een incidentele sponsorbijdrage. Het maximale bedrag voor een incidenteel sponsorverzoek is 5.000, -. Uitzonderingen Het college kan in uitzonderlijke gevallen (binnen het totale jaarbudget en de beschikbare financiële ruimte) afwijken van de maximumbedragen voor structurele en incidentele sponsoring. Hoogte sponsorbedrag De hoogte van het sponsorbedrag is afhankelijk van de geboden tegenprestatie en de bijdrage van de gesponsorde partij aan de gemeentelijke doelen. De hoogte van het sponsorbedrag wordt per aanvraag bepaald en in een overeenkomst vastgelegd. 6

7 Tegenprestatie De tegenprestatie kan bestaan uit: het opnemen van het gemeentelogo in diverse uitingen zoals programmaboekje, advertentie, website. Maar ook uit het geven van publiciteit aan de gemeente in een interview, het verzenden van een persbericht, vertonen van de gemeentevlag, verstrekken van vipkaarten, omroepen gemeentenaam tijdens het evenement, plaatsen advertentie en dergelijke. Procedure sponsorverzoeken Sponsorverzoeken worden door het cluster Communicatie getoetst. Verzoeken om een sponsorbedrag vanaf 2000, - die aan de criteria in het toetsingskader voldoen, worden voorzien van een advies en ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Verzoeken om een bedrag minder dan 2000, - die aan de criteria in het toetsingskader voldoen, worden niet aan het college voorgelegd, maar aan de portefeuillehouder. Verzoeken die niet binnen het sponsorbeleid passen, worden afgewezen. Binnen drie weken na het indienen van een aanvraag, ontvangen aanvragers een reactie van de gemeente (een uitnodiging voor een sponsorgesprek of een afwijzing). Sponsorovereenkomst Alle afspraken die de gemeente maakt met organisatoren worden in een sponsorovereenkomst vastgelegd en door beide partijen ondertekend. Een kort schriftelijk verslag dat de organisator na afloop van het evenement aan het college voorlegt, maakt deel uit van de afspraken. In dit verslag staan kort de volgende elementen: uitvoering communicatieplan, behaalde media-aandacht, aantal en herkomst deelnemers of bezoekers. Uren & planning Het verwachte aantal uren dat een medewerker zal besteden aan de voorbereiding en uitvoering van het sponsorbeleid, inclusief het schrijven en uitvoeren van een communicatieplan, is:? laatste helft van 2009 en in 2010 in totaal: 35 uur? vanaf 2011, jaarlijks: 20 uur Na instemming van de raad met deze notitie, valt de uitvoering van dit beleid onder de verantwoordelijkheid van het college. Beslispunt raad De notitie sponsorbeleid vaststellen. Halverwege 2011 vindt een evaluatie plaats. De raad wordt hierover geïnformeerd. In 2012 wordt bekeken of het budget bijgesteld moet worden. 7