Subsidies evenementen. Trudy van Gurp Dunja Hendrix Eric Boselie (Eindhoven365)

Transcriptie

1 Subsidies evenementen Trudy van Gurp Dunja Hendrix Eric Boselie (Eindhoven365) 1

2 1. Inleiding Opbouw presentatie 2. Juridisch kader: ASV en Eindhovenementen. 3. Front office Eindhoven365: advisering subsidies 3 categorieën evenementen 4. Uniek evenement: roze zaterdag 2

3 Uitgangspunten mbt subsidies evenementen 1. Onderscheid on brand/off brand evenementen 2. Opbrengst toeristenbelasting: Kleinschalige wijkevenementen ( ) Eindhoven Traditie ( ) begrotingssubsidies Eindhovenementen ( ) Sport, Cultuur en Overig 3. Subsidieregels off brand evenementen 4. Uitgangspunten Laagdrempelig (zo min mogelijk bureaucratie) Uitnodigend naar organisatoren 3

4 Aantal gesubsidieerde off brand evenementen (2015) Kleinschalige evenementen (23) Evenementen t/m (10) Evenementen (22) Evenementen vanaf (3) 4

5 Algemene subsidieverordening Nieuwe Algemene subsidieverordening gemeente Eindhoven (ASV) in 2011 vastgesteld. Subsidiesystematiek ingrijpend gewijzigd in overleg met de stad. Subsidieproces vereenvoudigd en administratieve lasten verlicht. Evaluatie in 2014 uitgevoerd. 5

6 Subsidieproces in het kort Wettelijke grondslag ASV algemeen kader Subsidieregeling Eindhovenementen inhoudelijke uitwerking van ASV Subsidie versus opdracht 6

7 Beschikbare middelen evenementensubsidies College stelt jaarlijks subsidieplafond vast Drie deelplafonds: Sport, Cultuur en Overig Subsidies aan de hand van vastgestelde berekeningssystematiek. 7

8 Subsidieproces in het kort Subsidieaanvraag Advies Eindhoven365 Beschikking Betaling Vaststelling 8

9 Aanvraag subsidie off brand evenement Aanvraagtermijn vóór 1 oktober en na 1 oktober Vastgesteld aanvraagformulier. Subsidie voldoen aan bepaalde eisen. Aanvragen vóór 1 oktober beoordeeld in onderling vergelijk. Aanvragen na 1 oktober beoordeeld op volgorde binnenkomst. 9

10 Advies Eindhoven 365 Eindhoven 365 adviseert over aanvragen Voldoet aanvraag aan subsidievereisten Welke kosten zijn subsidiabel en wat is het maximale subsidiebedrag 10

11 Verlenen Aanvraag vóór 1 oktober ingediend? Besluit college vóór 31 december Aanvraag na 1 oktober ingediend? Besluit college binnen 8 weken na ontvangst aanvraag. 11

12 Vaststellen subsidie Drie verantwoordingsarrangementen: 1. Subsidies tot en met Subsidies > tot en met Subsidies >

13 Subsidies tot en met Subsidie worden direct bij verlening, vastgesteld, verantwoording niet nodig Betaling subsidie 100 % Steekproefsgewijze controle achteraf 13

14 Subsidies van > Inhoudelijke verantwoording. Geen financiële verantwoording, tenzij geen inzicht is in kosten. Betaling subsidie 95%. Verantwoording uiterlijk 13 weken na evenement. College stelt subsidie binnen 13 weken na ontvangst verantwoording vast. 14

15 Subsidies > Inhoudelijke en financiële verantwoording. Subsidies tot en met verantwoording met beoordelingsverklaring. Voor subsidies van meer dan verantwoording met controleverklaring. Verantwoording uiterlijk 13 weken na evenement. College stelt subsidie 13 weken na ontvangst verantwoording vast. 15

16 Front office bij Eindhoven365 advisering subsidies 16

17 Categorieën 1. Aanvragen t/m 5.000,- 2. Aanvragen > 5.000,- t/m ,- 3. Aanvragen van ,- of meer 17

18 1 e Categorie Voorbeeld: Concertifetti Live concert voor max mensen met een beperking en hun begeleiders met Nederlandse artiesten. Totale projectkosten: Financiële aanvraag: Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels): Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7): Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 3.000,- Volgens de subsidieregels komt Concertifetti in aanmerking voor een bedrag van 6.700,-. De organisatie vraagt 3.000,- aan en wij achten dat bedrag meer dan legitiem voor dit leuke evenement met een hoge maatschappelijke waarde.

19 2 e Categorie Voorbeeld: Ameezing Ameezing Eindhoven is een groots meezing spektakel waarbij het publiek het grote meezingkoor vormt, daarbij ondersteund door live band en het Lampegats Gemengd Mannenkoor. Totale projectkosten: Financiële aanvraag: Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Facilitaire kosten Organisatiekosten Marketing/PR kosten Infrastructurele kosten/verkeer Beveiligingskosten Totaal % Subsidiehoogte % van subsidiehoogte 2812,50 A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) 1406,25 B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) 703,12 C: Economische Spin-Off (100k, 500k, , ) 703,12 Totaal 5624,99

20 Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 9.600,- Het koor heeft een aanvraag ingediend voor ,- wat de noodzaak op subsidie duidelijk maakt. (Vorig jaar was de aanvraag ,-.) Projectkosten komen dit jaar op ,-, vorig jaar was dat ,- wat een stijging van 20% in de kosten laat zien. Advies wat volgens toetsingscriteria is ingevuld komt uit op 5.625,- Wij adviseren echter dit evenement te ondersteunen met 9.600,- om zo de stijgende kosten op te vangen. Dit is een breed gedragen evenement wat door alle leeftijden wordt bezocht. Tevens genereert het veel positieve publiciteit voor de stad gezien de positieve recensies in de media. Het evenement betreft een grote doelgroep waar in de basis weinig aanbod voor is (45+). Ameezing is daarom een grote toevoeging op de evenementenkalender waardoor wij meer ondersteuning adviseren dan de toetsing van de subsidieregels laat zien. Volgens de regels is dit voorgelegd aan het college die dit advies hebben overgenomen.

21 2 e Categorie Voorbeeld: ZLM Toer Categorie Ster ZLM Toer is Nederlands belangrijkste meerdaagse wielerwedstrijd met deelname van vele absolute wielertoppers. Totale projectkosten: Financiële aanvraag: Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,-

22 3 e Categorie Voorbeeld: Muziek op de Dommel Muziek op de Dommel is een gratis toegankelijk festival voor klassieke muziek in de groene omgeving van rivier de Dommel. Gestart in 2010 bij het Van Abbe, vindt het enige klassieke muziekevenement in de buitenlucht in Eindhoven en omgeving tegenwoordig plaats op de campus van de Technische Universiteit Eindhoven. In 2014 sloot het 30 jaar bestaande Kamermuziek in het Groen zich aan bij het festival, waardoor Muziek op de Dommel tegenwoordig een meerdaags klassiek programma voor diverse doelgroepen biedt. Het festival vindt zijn oorsprong in de regio, in de uitzonderlijke klassieke kracht en creativiteit van de aanwezige amateurs en professionals. Totale projectkosten: Financiële aanvraag: Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Facilitaire kosten Organisatiekosten Marketing/PR kosten Infrastructurele kosten/verkeer Beveiligingskosten Totaal ,- 25% Subsidiehoogte ,-

23 Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: ,- 25% van subsidiehoogte A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) C: Economische Spin-Off (100k, 500k, , ) Totaal Volgens de subsidieregels heeft dit evenement recht op een subsidie van Dit is het laatste jaar van de samensmelting tussen Kamermuziek in het groen en Muziek op de Dommel. In de aanvraag, beoordeling en subsidiebeschikking van 2014 staat tevens vermeld dat dit event, wat in 2014 voor het eerst een samensmelting was van Muziek op de Dommel en Kamermuziek in t Groen, minimaal 2 vervolgedities krijgt en in de eerste 3 edities nog moet rusten op een groot deel publieke middelen. In 2014 is dit zo overeengekomen met het college van bestuur van de TU/e. EHV365 gaat in eerste kwartaal 2016 in overleg met de organisatie om het subsidiebedrag vanaf 2017 af te bouwen om zo de financiële situatie van dit evenement te normaliseren.

24 Uniek evenement Voorbeeld: Roze Zaterdag - Aanvraag en beoordeling Roze Zaterdag. - Wat ging eraan vooraf. - Hoe is het gelopen? - Evaluatie Roze Zaterdag. - Leerpunten voor de toekomst. 24

25 Beoordeling Roze Zaterdag Stichting Vrienden Roze Zaterdag Gedurende drie dagen (waarbij de zaterdag de belangrijkste dag is) worden gasten ontvangen onder het motto Diversiteit kleurt je leven. De festiviteiten vinden plaats op het Stadhuisplein, de Markt, 18 Septemberplein, de Parade door de binnenstad, Infomarkt, Camping. Totale projectkosten: Financiële aanvraag: Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Facilitaire kosten Organisatiekosten Marketing/PR kosten Infrastructurele kosten/verkeer Beveiligingskosten Totaal % Subsidiehoogte

26 Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: ,- 25% van subsidiehoogte A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) 8.437,50 C: Economische Spin-Off (100k, 500k, , ) Totaal ,50 In augustus 2013 is door de Stichting Roze Zaterdag reeds een aanvraag gedaan van euro welke in december 2013 ook is toegekend. Als je deze nieuwe aanvraag van Stichting Vrienden Roze Zaterdag door de nadere regels haalt kom je uit op een bedrag van 59062,50, afgerond Omdat er voor de andere stichting al is toegezegd en gelet op de beschikbare middelen, brengen we deze in mindering op de euro en adviseert Eindhoven365 nu een bedrag van ,- In december 2013 is hét plan voor Roze Zaterdag concreet geworden met een realistisch programma en in januari 2014 is de externe horeca-aanbesteding afgerond. Daaruit voortkomend is de Stichting Vrienden van Roze zaterdag opgericht wie nu deze realistische aanvraag met goed beeld op inkomsten en uitgaven en dito begroting.

27 Wat ging eraan vooraf/organisatie van het evenement - Organisatie - Aanpak - Waar liepen we tegenaan - Resultaat 27

28 Leerpunten voor de toekomst 1. Indien een evenement wordt georganiseerd voor een uniek maatschappelijk thema dient extra nadruk te worden gegeven en getoetst aan het organiserend vermogen van de organisatie (ervaring). 2. In subsidiebeschikking een aantal milestones opnemen ter toetsing en objectivering van stand dan zaken (tussenrapportage). 3. Optie overwegen om deel subsidie om te zetten in externe organisatie ondersteuning om risico te managen. 28