MONODISCIPLINAIR CONTINÜITEITSPLAN

Transcriptie

1 MONODISCIPLINAIR CONTINÜITEITSPLAN Team Operationele Voorbereiding Datum: 30 juli 2009 Versie: 0.2 Status: Concept

2 INHOUD 1. Inleiding Aanleiding Doel van het document Uitgangspunten Status van het document Gerelateerde documenten 5 2. Scenario analyse Worst case (scenario 1) Realistic case (scenario 2) Best case (scenario 3) 7 3. Analyse prioriteiten, kwetsbaarheden en knelpunten Bepalen van de kritieke bedrijfsprocessen Bepalen kwetsbaarheden en knelpunten Maatregelen Maatregelen algemeen Maatregelen per kritiek bedrijfsproces Bijlagen Bijlage tabel aannames voor NL op basis van voorgaande grieppandemieën Bijlage bij maatregel 4.1: uitgangspunten (intern) communicatieplan Bijlage maatregelen arbeidsomstandigheden Bijlage implementatieoverzicht maatregelen Bijlage inventarisatie van kritieke bedrijfssprocessen Bijlage inventarisatie van afhankelijkheden, kwetsbaarheden en knelpunten 31 blz 2 van 35

3 DOCUMENTGEGEVENS DOCUMENTINFORMATIE Nummer Naam Monodisciplinair Continuïteitsplan Bestandsnaam Datum 30 juli 2009 Versienummer 0.2 Status Concept Classificatie Vertrouwelijk Opdrachtgever Auteur (s) Documentbeheer 1 keer per jaarlijks bijstelling door Team OV en vaststelling door MT 1. DOCUMENTLOKATIE Team Operationele Voorbereiding Adres Kamer Telefoon STATUS EN VERSIEHISTORIE Status Versie nr Datum Omschrijving status en aanpassingen document CONCEPT juli 2009 Eerste consultatieversie REVIEW BESLUITVORMING DEFINITIEF blz 3 van 35

4 1. INLEIDING 1.1 AANLEIDING Mede naar aanleiding van de voorbereidingen op uitval van vitale infrastructuur i (waartoe ook de Openbare Orde en Veiligheidssector toe behoort), maar met name door de mogelijke dreiging van een ziektegolf heeft de minister van BZK verzocht om continuïteitsplannen van de OOV diensten. De dreiging van de nieuwe influenza H1N1 heeft dit proces, maken van een continuïteitsplan Grieppandemie, in een stroomversnelling gebracht. Doelstelling van dit plan is om ingeval van een uitbraak van een breed verspreide epidemie of grieppandemie aan te geven op welke wijze de <brandweer> de continuïteit van de operationele processen borgt. Kort gezegd hoe kan <brandweer> door functioneren bij uitval van personeel en toch het werk blijven doen dat men als brandweer verplicht, volgens de wettelijke kaders, is om te doen. Voor de beeldvorming en uitwerking van dit continuïteitsplan is een maatgevend scenario, landelijk, bepaald waarbij 30% van de bevolking als gevolg van de epidemie uitvalt. Voor de bedrijfsvoering van de brandweer dient dan ook rekening gehouden te worden met een uitval van 30% van het personeel. De borging van de basisbrandweerzorg wordt weggezet bij de districten. De commandanten nemen op basis het monodisciplinair continuïteitsplan passende maatregelen voor de borging van de continuïteit van basisbrandweerzorg en specialistische taken. De analogie met het vakantierooster, waarbij geconstateerd wordt dat de organisatie geconfronteerd wordt met een uitval van 50%, gaat niet op vanwege het gegeven dat de vakantiepiek een kortere periode is en men niet heeft te maken met effecten van maatschappelijke onrust. Bovendien zijn vakantieroosters, in tegenstelling tot personeelsuitval als gevolg van een grieppandemie, gepland. Voor de volledigheid wordt verwezen naar bijlage 5.1 waaruit blijkt in welke vorm en grote een grieppandemie toe kan slaan. Voorts dient er rekening gehouden worden met het feit dat de totale doorloop van de grieppandemie langer doorloopt. Vanaf de start tot de nafase kan dit 9 tot 12 weken duren. 1.2 DOEL VAN HET DOCUMENT Doelstelling van dit monodisciplinair continuïteitsplan is om ingeval van een uitbraak van een breed verspreide epidemie of grieppandemie aan te geven op welke wijze <brandweer> de continuïteit borgt van respectievelijk de primaire, secundaire en sturende processen. Het gaat hierbij om de bepaling welke van deze processen geborgd dienen te worden en op welke wijze. Kort gezegd hoe kan <brandweer> de aan haar toegekende wettelijke en/of afgesproken taken blijven uitvoeren ondanks een mogelijke uitval van het personeel als gevolge van het maatgevende epidemie scenario. Voor de beeldvorming en uitwerking van dit plan is een maatgevend scenario gehanteerd waarbij 30% van de bevolking als gevolg van de epidemie uitvalt. Voor de bedrijfsvoering van de brandweer dient dan ook rekening gehouden te worden met een uitval van 30% van het personeel 2. 2 Ter vergelijking is de verwachting dat in de zorg/medische sectoren een uitval van 50% wordt verwacht als gevolg van veelvuldige contacten met griep besmette patiënten. blz 4 van 35

5 1.3 UITGANGSPUNTEN Voor dit continuïteitsplan worden de volgende uitgangspunten gehanteerd. Het virus moet aantoonbaar aanwezig zijn in Nederland; Het virus moet aanwezig zijn bij één of meerdere personen binnen <brandweer>; Er moet vanuit het ministerie van BZK of VWS het bericht komen dat er sprake is van een grieppandemie in Nederland; Er is (waarschijnlijk) sprake van een volledige bezetting van de crisisorganisatie in de regio (GRIP 4) 3 30% van de bevolking en daarmee ook 30% van het personeel van de brandweerorganisatie wordt ziek; 1.4 STATUS VAN HET DOCUMENT Onderhavig document verkeert in conceptstatus. Het thans voorliggende concept monodisciplinair continuïteitsplan wordt ter consultatie ingebracht bij de diverse belanghebbenden binnen <brandweer> (en multidisciplinaire partners). Na consultatie en bijstelling van het concept wordt het eindconcept van het continuïteitsplan ter vaststelling ingebracht bij het MT <brandweer>. Na (indien van toepassing) bestuurlijke vaststelling zal het continuïteitplan geïmplementeerd worden door de districtscommandanten en de hoofden van de betrokken stafafdelingen Crisis- en Risicobeheersing en Bedrijfsvoering. 1.5 GERELATEERDE DOCUMENTEN De volgende documenten zijn geraadpleegd: Algemeen draaiboek <brandweer> Draaiboek Aviaire Infectieziekten, <GGD> Incidentele introductie Nieuw Humaan Influenzavirus, <GGD> Bestrijding Influenza grieppandemie, <GGD> Continuïteitsplan <Politie> Websites Regionaal draaiboek Grieppandemie Gemeenten, concept juli 2009 Voorbereid op een grieppandemie, BZK/VWS december 2008 Brandweerwet 1985 Wet rampen en zware ongevallen 1985 Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding 2004 Grip Regionaal Repressief Dekkingsplan 3 Regionaal Draaiboek Grieppandemie Gemeenten, pag.10 blz 5 van 35

6 2. SCENARIO ANALYSE Om een inzicht te geven in de gevolgen van een grieppandemie voor organisatie van <brandweer>, worden hieronder drietal scenario s uitgewerkt: een worst case, realistic case en best case scenario. De gegevens voor de beschrijving van deze scenario s zijn ontleend aan de publicatie Voorbereid op een Grieppandemie, handleiding continuïteitsmanagement voor decentrale overheden Ministerie van VWS en BZK, december De scenarioanalyse wordt uitgevoerd om inzicht te krijgen in het effect van een grieppandemie op de beschikbaarheid van personeel in termen van percentage personeelsuitval. Tijdens de laatste drie grieppandemieën in de vorige eeuw was het uitval steeds ongeveer 30% van de bevolking. Een grieppandemie is niet alleen een medisch probleem. Ziekte, zorg voor zieke naasten en angst om ziek te worden (voorzorg) zullen er voor zorgen dat veel mensen tijdens een grieppandemie niet naar hun werk gaan. Tijdens de piek van een ernstige grieppandemie is dat naar verwachting gemiddeld 30% 4. Een grieppandemie kan in twee tot drie golven over het land trekken. Iedere golf kan negen tot twaalf weken duren en heeft een piekperiode van ongeveer twee weken. Het realistic case scenario (scenario 2) wordt als uitgangspunt voor het continuïteitsplan gehanteerd. Reden hiervoor is dat dit in landelijke aanbevelingen door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt aangegeven op basis van ervaringsgegevens met voorgaande grieppandemieën. Figuur 1: Verloop ziekte en afwezigheid tijdens een ernstige grieppandemie 4 Voorbereid op een Grieppandemie, handleiding continuïteitsmanagement voor decentrale overheden Ministerie van VWS en BZK, december 2008, pagina 7 ev. blz 6 van 35

7 2.1 WORST CASE (SCENARIO 1) 30 tot 50% van de bevolking in Nederland wordt ziek. Het virus heeft ten opzichte van de jaarlijkse seizoensgriep een hoge virulentie en mortaliteit (ca. 5 miljoen respectievelijk mensen). Er is geen vaccin beschikbaar en antivirale middelen zijn beperkt beschikbaar. Duur van de ziekte en hersteltijd twee weken, duur van de griepgolf 9 tot 12 weken met een piekmoment van twee weken rond de zesde week 5. Voor <brandweer> betekent dit dat 30 tot 50% van het personeel zowel beroeps als vrijwilliger ziek wordt. Uitgaande van 550 personen betekent dit dat 165 tot 225 personen binnen de organisatie ziek wordt. Daarnaast nog een niet in te schatten percentage personeel dat thuis blijf voor het verzorgen van hun gezinsleden en personen die thuis blijven uit angst voor besmetting (schattingen lopen uiteen van 20 tot 30%). Gevolgen hiervan zijn een verminderde bezetting op de posten (kazernes), zowel door uitval van beroeps als vrijwillig personeel met als gevolg onder andere (in toenemende ernst): langere aanrijtijden; beperkte inzet door minder bezetting; geen inzet mogelijk door het ontbreken van personeel. Verder kan verwacht worden dat het werkaanbod van de brandweer in deze periode zal toenemen, denk aan achterstallig onderhoud brandmeldinstallaties en uitvallen vitale infrastructuur door onderbezetting waardoor storingsmeldingen gaan toenemen. 2.2 REALISTIC CASE (SCENARIO 2) 20-30% van de bevolking valt uit en/of wordt ziek (ca 5 miljoen ziek respectievelijk mensen overlijden). Het virus is virulenter dan het normale jaarlijkse influenzavirus, maar heeft een veel hogere mortaliteit onder de risicogroepen. Vaccins komen beschikbaar. Antivirale middelen zijn beperkt beschikbaar. Voor <brandweer> betekent dit dat 20 tot 30% van het personeel zowel beroeps als vrijwilliger uitvalt. Uitgaande van 550 personen betekent dit dat 110 tot 180 personen binnen de organisatie uitvalt. Daarnaast nog een niet in te schatten percentage personeel dat thuis blijf voor het verzorgen van hun gezinsleden of uit angst voor besmetting (schattingen lopen uiteen van 4 tot 10%). Duur van de ziekte en hersteltijd bedraagt twee weken, de duur van de griepgolf negen tot twaalf weken met een piekmoment van twee weken rond de periode van de zesde tot de tiende week. 2.3 BEST CASE (SCENARIO 3) 20-30% van de bevolking valt uit en/of wordt ziek. Het virus is virulenter dan het normale jaarlijkse influenzavirus en veroorzaakt een niet verhoogde mortaliteit onder de normale risicogroepen voor influenza. Antivirale middelen zijn volop beschikbaar. Er is een vaccin ontwikkeld dat in voldoende mate geproduceerd wordt. Voor <brandweer> betekent dit dat 20 tot 30% van het personeel zowel beroeps als vrijwilliger valt uit. Uitgaande van 550 personen betekent dit dat zo n 110 tot 180 personen binnen de organisatie uitvallen. Daarnaast nog een niet in te schatten percentage personeel dat thuis blijf voor het verzorgen van hun gezinsleden (schattingen lopen uiteen van 4 tot 10%). Het realistic case scenario (scenario 2) wordt als uitgangspunt voor het inrichten van maatregelen in dit continuïteitsplan gehanteerd. De maatregelen worden echter zodanig beschreven dat toepassing in de andere scenario s mogelijk is. 5 Een scenario is een denkexercitie op basis van ervaringsgegevens uit het verleden, echter een scenario heeft geen voorspellende waarde. blz 7 van 35

8 3. ANALYSE PRIORITEITEN, KWETSBAARHEDEN EN KNELPUNTEN In dit hoofdstuk worden de navolgende stappen benoemd en behandeld: 1. Het bepalen van de kritieke bedrijfsprocessen; 2. Vaststellen van kwetsbaarheden en knelpunten. 3.1 BEPALEN VAN DE KRITIEKE BEDRIJFSPROCESSEN Kritieke bedrijfsprocessen worden bepaald door een indeling in drie groepen: 1. Processen of clusters van activiteiten die geen dag uitgesteld kunnen worden; 2. Processen of clusters van activiteiten die maximaal twee weken kunnen worden uitgesteld (de duur van piek tijdens een griepgolf); 3. Processen of clusters van activiteiten die maximaal drie maanden uitgesteld kunnen worden (de duur van een griepgolf). In bijlage 5.5 staat de analyse weergegeven van de prioritering van de bedrijfsprocessen van <brandweer> aan de hand van de bovengenoemde indeling. Op basis van deze prioritering zijn de volgende bedrijfsprocessen of clusters van activiteiten als prioriteit 1 ofwel kritieke processen benoemd: Basisbrandweerzorg en specialismen (brandbestrijding, ongevalbestrijding gevaarlijke stoffen, technische hulpverlening en waterongevallenbestrijding); Instandhouding staven crisisorganisatie (Leiding en Coördinatie); GMK/RAC (alarmering en opschaling); Onderhoud repressief/operationeel materieel; Voorlichting en communicatie (intern en extern, warm en koud); Bedrijfsvoering (P&O: ziekteverzuimbegeleiding, ARBO, Facilitaire Zaken: schoonmaak); Ambtelijke en bestuurlijke ondersteuning van de organisatie. Hieronder wordt een nadere argumentatie per kritiek bedrijfsproces gegeven voor de prioritering in prioriteit 1. Deze kritieke processen die geen dag uitgesteld kunnen worden vormen de basis voor verdere uitwerking in dit continuïteitsplan. Er wordt geen uitwerking gegeven van prioriteit 2 en 3 bedrijfsprocessen. Borging van de Basisbrandweerzorg en specialismen De basisbrandweerzorg is een wettelijke taak conform Brandweerwet 1985, waarbij de uitvoering is neergelegd bij de brandweerorganisatie. De specialismen waarvoor de brandweer ingezet wordt liggen in het verlengde van de genoemde wetgeving. Bovenstaande is de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden voortvloeiende uit de wettelijke taken en de rol die de brandweerorganisatie speelt in het kader van openbare orde en veiligheid. Gelet op de inhoud van de taken tevens onuitstelbaar. Instandhouding staven crisisorganisatie Het organiseren en bemensen van de staven, met (brandweer) personeel, in het CoPI, ROT, GBT en RBT vloeit voort uit de GRIP procedure E.e.a. is gebaseerd op wettelijke taken van de brandweer in het kader van crisisbeheersing en rampenbestrijding zoals vermeld in de Wet Rampen en zware ongevallen 1985 (Wrzo) en de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding 2004 (WKR). De brandweer heeft bij opschaling blz 8 van 35

9 in eerste instantie een leidende rol 6. Bovendien is een grieppandemie een regionale dan wel een landelijke crisis. Conform de landelijke planvorming wordt er opgeschaald naar GRIP 4. Dit heeft tot gevolg dat er een regionale dan wel een landelijke crisisorganisatie wordt ingericht en opgeschaald. Hiermee is/zijn zowel de betrokken functionarissen ten behoeve van de randvoorwaardelijke rampenbestrijdingsprocessen als de processen zelf sleutelfiguren respectievelijk kritieke bedrijfsprocessen geworden. GMK/RAC Alarmering en opschaling gebeurt via de Gemeenschappelijke meldkamer Flevoland (GMK/RAC). Van hieruit worden de benodigde mensen en eenheden gealarmeerd en gecoördineerd bij een inzet. Tevens wordt van hieruit de opschaling gecoördineerd en in werking gezet met behulp van P2000, C2000 en de Communicator. Het in stand houden van een Regionale Brandweeralarmcentrale is een wettelijke taak van de <brandweer> op basis van de Brandweerwet 1985, Wrzo 1985, WRK 2004 en de gemeenschappelijke regeling Flevoland. De bemensing van de meldkamer, inmiddels gecoloceerde en deels geïntegreerde gemeenschappelijk (MKP, MKA/RAC) geschiedt door de GGD Flevoland voor wat betreft centralisten GGD en brandweer. De brandweerorganisatie is afhankelijk van het goed functioneren van de meldkamer qua alarmering, coördinatie en verbindingen. Onderhoud repressief materieel Inzetten ten behoeve van de basisbrandweerzorg en specialismen kunnen niet zonder de inzet van goed beheerd materieel. Onderhoud is van essentieel belang voor het goed kunnen uitvoeren van een inzet. Binnen <brandweer> is een onderscheid te maken waar en bij welk onderdaal bepaalde zaken georganiseerd zijn. Technische Dienst: reparatie en periodiek onderhoud van materieel, delen van dit werk zijn uitbesteed aan derden. Hier dient te worden nagegaan of deze derden bij een grieppandemie nog kunnen voldoen aan de door <brandweer> gestelde eisen. Ademluchtwerkplaats (en) zijn aanwezig in X en X. Kleding, met uitzondering van bluskleding heeft in dit plan de laagste prioriteit. Communicatie en voorlichting (intern en extern, warm en koud) Tijdens een grieppandemie is het van belang dat communicatie intern naar de medewerkers toe helder en duidelijk is. Hiervoor zal een intern communicatieplan <brandweer> voor opgesteld moeten worden. Uiteraard gebruikmakend van de GGD voorlichting over de grieppandemie. Communicatie tijdens (de voorbereidingen op) een grieppandemie heeft een tweeledig doel: draagvlak creëren en behouden, zodat personeel meewerkt aan de voorbereidingen; vertrouwen in de organisatie vergroten en vasthouden, opdat zo veel mogelijk personeel tijdens een grieppandemie aan het werk blijft en de aanwijzingen van de organisatie opvolgt. Goede externe communicatie en voorlichting is tevens van belang voor andere organisaties waarmee <brandweer> samenwerkt op het gebied van Proactie en Preventie. Bedrijfsvoering Tijdens een grieppandemie zijn de Facilitaire Zaken (hygiënische maatregelen) en P&O (ziekteverzuimbegeleiding en salarisbetalingen) van cruciaal belang. Verder dienen ten aanzien van bedrijfsvoering de beslissings- en tekenbevoegdheid geregeld te zijn voor het betalen van rekeningen en de aanschaf van materialen ten behoeve van de grieppandemie. Het schoonmaken van de panden dient i.v.m. hygiënemaatregelen extra aandacht te krijgen. 6 Ingevolge artikel 11 lid 2 Wrzo, treedt degene die de belast is met de leiding van de brandweer op als Operationeel Leider, echter tijdens een pandemie is het goed voorstelbaar dat de operationele leiding wordt uitgevoerd door de GHOR. blz 9 van 35

10 Ambtelijke en bestuurlijke ondersteuning van de organisatie Ten tijde van een grieppandemie zal frequente afstemming op bestuurlijk niveau buiten de reguliere kaders noodzakelijk zal zijn. Ondersteuning van de ambtelijke top op het gebied van juridische advisering en ondersteuning op het gebied van personeelsaangelegenheden, mandatering, bevoegdheden, advisering naar bestuur zijn van groot belang. 3.2 BEPALEN KWETSBAARHEDEN EN KNELPUNTEN Om de hierboven geïdentificeerde kritieke bedrijfsprocessen te borgen, is het nodig te bepalen waar in de bedrijfsprocessen afhankelijkheden, kwetsbaarheden en knelpunten zitten. De analyse van knelpunten gaat over een tweetal aspecten: personeelsuitval; producten en diensten geleverd door derden. Ten aanzien van personeelsuitval worden per kritiek bedrijfsproces twee zaken geïnventariseerd: sleutelfuncties en -figuren; of bij een personeelsuitval van 30% of meer de bedrijfsprocessen gecontinueerd kunnen worden en welke knelpunten hierbij optreden. Hieronder worden per kritiek bedrijfsproces, aan de hand bovenstaande criteria, de afhankelijkheden, kwetsbaarheden en knelpunten bepaald. De personeelsuitval tijdens de piek is gemiddeld 30%. Maar dat kan zowel in tijd als plaats verschillend uitpakken. Bovendien gaat de personeelsuitval niet in één dag van 0% naar 30% of 50%, maar zit daar een geleidelijke opbouw in. En ook na de piek is personeelsuitval niet direct weer 0%. Voor bepaalde producten en diensten is <brandweer> afhankelijk van leveranciers en externe dienstverleners. Ook derden kunnen problemen krijgen als gevolg van personeelsuitval. Zij kunnen daardoor mogelijk niet de producten en diensten leveren die benodigd zijn om de kritieke processen door te laten gaan. Denk hierbij aan onderhoud van operationele voertuigen dat uitbesteed is, de dienstverlening van de AGS of het proces alarmering en opschaling dat uitbesteed is aan GGD. De afhankelijkheid van derden maakt <brandweer> kwetsbaar, immers sturing op derden is beperkt mogelijk. Alleen door binnen de kaders van het contract of overeenkomst afspraken te maken met derden wordt inzichtelijk welke kwetsbaarheden er zijn en hoe die te minimaliseren. In bijlage 5.6. staat de analyse beschreven van de bepaling van de afhankelijkheden, kwetsbaarheden en knelpunten in de kritieke bedrijfsprocessen aan de hand van bovengenoemde aspecten. Op basis van deze indeling zijn de volgende afhankelijkheden, kwetsbaarheden en knelpunten per kritiek bedrijfsproces geïdentificeerd. Basisbrandweerzorg en specialismen Een belangrijke kwetsbaarheid bij <brandweer> is dat de organisatie voor een groot deel afhankelijk is van vrijwilligers. Ook nu al hebben sommige posten moeite om alle diensten gevuld te krijgen, zeker onder werktijd. Tijdens de piek van een grieppandemie is de verwachting dat gemiddeld 30% van deze vrijwilligers niet beschikbaar zal zijn. Tevens zal de verwachting zijn dat op de rest van de vrijwilligers de betalende (eerste) werkgever mogelijk een extra beroep zal doen in verband met de eigen continuïteit. Noord Zuid Min. bezetting Min. bezetting % % Toe- Toe- blz 10 van 35

11 huidige bezetting huidige bezetting continu (factor 2) Noord continu (factor 2) Zuid Noord Zuid gestaan uitval Noord Repressieve beroepskrachten ,4% 21,9% 28 (63,6%) Repressieve ,2% 66,7% 88 vrijwilligers (30,8%) Totalen ,8% 48,6% 116 (35,2%) Tabel 1 Minimaal continue bezetting t.b.v. repressieve dekking gestaan uitval Zuid 57 (78,1%) 36 (33,3%) 93 (51,4%) Op basis van bovenstaande tabel (zie ook bijlage Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) kunnen we in theorie concluderen dat <brandweer> voor wat betreft de bezetting ten behoeve van repressieve basis brandweerzorg een gemiddelde personeelsuitval van 30% zou moeten kunnen opvangen. Een extra knelpunt tijdens een personeelsuitval van 30% vormen de reeds nu schaarse sleutelfiguren zoals bijvoorbeeld bevelvoerders 7 en specialisten als AGS en (L)MPO. Voor de AGS zijn contractuele afspraken gemaakt met de regio s Amsterdam Amstelland en IJsselvecht. Deze organisaties zullen echter met dezelfde knelpunten worden geconfronteerd tijdens een grieppandemie. Ten aanzien van de LMPO bestaat het bestand uit vier functionarissen met veelal een operationele dubbelrol als (H)OVD. Er zijn met de omliggende regio s geen structurele afspraken gemaakt over gezamenlijke poulevorming voor de LMPO. Instandhouding staven crisisorganisatie Inzetten en bemensing van de staven in Flevoland geschiedt op basis van de GRIP Functies zijn beschreven in het concept functieboek staven in de rampenbestrijding. De functionarissen die vanuit de <brandweer> worden ingezet, nl. de OvD, HoVD en CvD, draaien in een hard piket waarmee de borging qua opkomst is afgedekt los van de locatie waar men aanwezig dient te zijn. Op ROT niveau, met uitzondering van de HovD, is geen hard piket georganiseerd en is afhankelijk van vrije instroom. De facilitaire ondersteuning, de sectie brandweer en de LMPO zijn geheel ingericht op basis van vrije instroom. Op RBT niveau is, met uitzondering van de CvD, vanuit de brandweer geen inzet met personeel georganiseerd. Een grieppandemie is een crisis. Er is sprake, conform landelijke afspraken, van een opschaling naar GRIP 4 en dit betekent een volledige bezetting van de crisisorganisatie in de regio Flevoland. Voor de crisisorganisatie zijn dus veel functionarissen benodigd. Continuïteit bij permanente inzet wordt een extra knelpunt. Op basis van de huidige beschikbare aantallen piketofficieren ten opzichte van het aantal minimaal continu benodigde aantal, kan in theorie worden geconcludeerd dat, tot 30% personeelsuitval, de continuïteit van de piketten geborgd blijft. Vanaf gemiddeld 30% uitval wordt de continuïteit van met name de HOVD piketten kritiek, mede door dubbelfuncties. Vanaf 30% uitval kan de continuïteit worden geborgd door het combineren van piketten OvD- HOvD, HOvD-CvD. Echter dan dient de vervangings- en mandateringsregeling adequaat geregeld te zijn. Indien dit niet het geval is creëert dit een extra kwetsbaarheid. 7 Regionaal Repressief Dekkingsplan Regio Flevoland, SAVE, 31 augustus 2007 blz 11 van 35

12 Piket Huidige bezetting ( ) Min. noodz. bezetting continu (factor 1,5) Toegestaan uitval Toegestaan uitval % OVD % HOVD % CVD % Totalen % Tabel 2 minimale dagdagelijkse continue bezetting ten behoeve regionale piketten officieren GMK/RAC (alarmering en opschaling) De bezetting en aansturing van de meldkamer, GMK/RAC valt onder de verantwoordelijkheid van de GGD organisatie. Indien door personeeluitval onder centralisten het rooster niet gevuld is, is het proces alarmering en opschaling niet geborgd. Voor dit plan is het noodzakelijk dat door de GGD aangegeven wordt dat zij de noodzakelijke bezetting tijdens een grieppandemie kunnen garanderen. Onderhoud repressief materieel Materialen dienen van goede kwaliteit te blijven, want het repressieve optreden dient op een veilige wijze plaats te vinden. Personeel moet met goed materieel werken om de eigen veiligheid te waarborgen. Om deze veiligheid van het materieel te blijven garanderen bij een grieppandemie speelt de technische dienst van de brandweerorganisatie een belangrijke rol. De kwetsbaarheid die hier een rol speelt komt neer op personele inzet en beschikbaarheid. Daarnaast de afhankelijkheid van leveranciers van onderdelen en de beschikbaarheid van gespecialiseerde bedrijven. Voorlichting en communicatie (intern en extern, warm en koud) Binnen <brandweer> zijn thans vier medewerkers die zich bezighouden met voorlichting en communicatie. Naast het optreden als voorlichter in het CoPI houden deze collega s zich bezig met de instandhouding van de website en interne communicatie. Daarnaast heeft één collega een andere functie binnen de organisatie op het terrein van bedrijfsvoering. De grootste kwetsbaarheid binnen dit gebied is de personele bezetting tijdens de grieppandemie waardoor de tijdens een grieppandemie noodzakelijke extra inspanningen op het gebied van interne voorlichting niet (adequaat) kunnen plaatsvinden. Bedrijfsvoering Het team P&O bestaat momenteel uit vier personen in vaste dienst en 1 persoon op basis van inhuur. De registratie van uitval van personeel vindt niet alleen tussen maandag en vrijdag maar gedurende de grieppandemie 24/7 plaats. Betekent dat er continu iemand beschikbaar moet zijn voor registratie. Dit is van belang voor het proces operationele dekking. Knelpunt is ook hier de personele bezetting van team P&O. Daarnaast is extra inspanning noodzakelijk op het gebied van ziekteverzuimbegeleiding. De bezetting en aansturing van de het schoonmaken valt onder verantwoordelijkheid van FZ maar wordt uitgevoerd door derden. Voor dit plan is het noodzakelijk dat door derden aangegeven wordt dat zij de bezetting tijdens een grieppandemie ten behoeve van de uitvoering van extra hygiëne maatregelen kunnen garanderen. Ambtelijke en bestuurlijke ondersteuning van de organisatie De ondersteuning op dit terrein is kwetsbaar vanwege de beperkte personele bezetting binnen de organisatie. Deze functie wordt uitgevoerd door slechts één medewerker. Deze bekleedt hiermee de rol van een eenmansfunctie hetgeen zeer kwetsbaar is. Dit is tevens een knulpunt ten tijde van een grieppandemie daar immers frequente afstemming op bestuurlijk niveau buiten de reguliere kaders noodzakelijk zal zijn. blz 12 van 35

13 4. MAATREGELEN 4.1 MAATREGELEN ALGEMEEN De algemene maatregelen betreffen generieke maatregelen ter voorbereiding op een grieppandemie. Let op per kritiek bedrijfsproces worden eveneens maatregelen genoemd die voorbereidend zijn. Maatregel 0.1 Instellen Taskforce Bedrijfscontinuïteit Ten tijde van een grieppandemie is een Taskforce Bedrijfscontinuïteit (TB) voor de periodieke 8 monitoring en continuïteit van de organisatie ingesteld. De TB bestaat uit de regionaal commandant, de districtscommandanten, teamleider P&O, hoofd bedrijfsvoering en de adviseur communicatie. Punten die in dit gremium (dagelijks) aan de orde moeten komen staan vermeld in bijlage 0 Overzicht beleidskeuzen ten behoeve van Taskforce Bedrijfscontinuïteit. De TB staat los van de multidisciplinaire crisisstaven ten behoeve van de grieppandemie. De TB richt zich op de sturing van de eigen brandweerorganisatie en met name in hoofdlijnen op de volgende thema s: Handhaven operationele dekking (afschalingsmodel); Vervanging sleutelfuncties en eenmansposities; Salarissen en crediteurenbetaling Personeelsmanagement (intrekken verlof, hygiënemaatregelen, contact met werkgevers van vrijwilligers) In de voorbereiding richt de TB zich op interne communicatie en voorlichting naar het eigen personeel. Na afloop van de grieppandemie richt de TB zich op Nazorg. De TB wordt ingesteld op het moment dat één of meerdere personeelsleden binnen <brandweer> ziek zijn geworden als gevolg van een grieppandemie. Afstemming kan eventueel geschieden met conference call. Maatregel 0.2 Instellen Actiecentrum Brandweer Als het personeelsuitval 30% nadert wordt het Actiecentrum Brandweer ingesteld voor de coördinatie op de uitvoering van uitvoeringsmaatregelen in het verlengde van maatregel 2.1 (zie paragraaf 4.2.1). Maatregel 0.3 Bestuurlijke borging 1ste werkgever Het instellen van de verplichting voor vrijwilligers om op te komen voor alarmering, rooster, consignatie en/of kazernering. Zoals eerder beschreven in paragraaf 3.2 is het knelpunt dat de betalende (eerste) werkgever mogelijk een extra beroep zal doen op de vrijwilligers in verband met de eigen continuïteit (zie daarvoor website VNG) Maatregel 0.4 Regelen plaatsvervanging sleutelfuncties en éénmansposities Voor alle processen geldt dat <brandweer> plaatsvervangers voor sleutelfunctionarissen en eenmansposities benoemt. In ongunstige omstandigheden niet alleen uit de eigen gelederen maar via ook afspraken met partners en/of de naast gelegen veiligheidsregio s ten aanzien van mogelijke achterwacht/stand by functies. Daarnaast is het wellicht mogelijk om via het LOCC tijdelijk ondersteuning c.q. bijstand te verkrijgen. Maatregel 0.5 Opstellen en uitvoeren communicatieplan Zie bijlage 5.3 Maatregel 0.6 Zie bijlage 5.3 Instellen maatregelen arbeidsomstandigheden 8 De TB komt periodiek bij elkaar. De frequentie zal afhankelijk zijn van factoren zoals fase van de pandemie en de effecten op de genoemde thema s. Ten tijde van een griepgolf komt de TB dagelijks bij elkaar ten behoeve van voortgangmonitoring. blz 13 van 35

14 Maatregel 0.7 Instellen centraal Informatie en Meldpunt Grieppandemie Instellen van een centraal informatie en meldpunt Grieppandemie met telefoonnummer ten behoeve van ziekmeldingen, vragen en nazorg. 4.2 MAATREGELEN PER KRITIEK BEDRIJFSPROCES Basis brandweerzorg en specialismen Maatregel 1.1 Inwerkingstellen afschalingsmodel Het afschalingsmodel is een instrument om de bezetting van de brandweerposten zodanig op peil te houden dat de minimale operationele dekking wordt gegarandeerd9. Het afschalingsmodel wordt van kracht op het moment dat één of meerdere personeelsleden binnen <brandweer> ziek zijn geworden als gevolg van een grieppandemie. Naar mate meerdere mensen ziek worden, heeft dit personele consequenties op de posten. Door afschaling worden posten herbemenst dan wel gesloten om zo op (bestuurlijk afgestemde) sterkte te blijven, waarbij een andere post dit overneemt. In het ergste geval kan er sprake zijn van uitval van een cluster. Voor <de regio> is de volgende clusterindeling gehanteerd 10 : Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 De bovenstaande clusterindeling vormt de basis voor uitwisseling van personeel (en materieel) binnen en tussen clusters. FASE MAATREGEL 1 uitval 5% De post is nog in staat om zelfstandig de uitval van personeel op te lossen. Bij personeelsuitval >5% tot <30% als gevolg van een grieppandemie overgaan tot kazerneren en consigneren sleutelfiguren (bevelvoerders en specialisten) 2 uitval 30% De post is nog in staat zelf op te lossen door middel van kazerneren en consigneren van al het beschikbaar personeel. 3 uitval meer dan 30% De post is niet meer in staat de uitval van personeel op te lossen, maar door binnen het cluster te schuiven met personeel kan de post operationeel blijven. 4 De post is niet meer in staat de uitval van personeel op te lossen en dient gesloten te worden. Een andere (hoofd)post binnen het cluster wordt aangewezen om de dekking over te nemen. 5 Het gehele cluster is niet meer operationeel, dekking dient uitgevoerd te worden door posten buiten het cluster (en/of interregionaal) Tabel 3 afschalingsmodel brandweerposten Mogelijk moet een beroep worden gedaan op interregionale bijstand op basis van samenwerkingsovereenkomsten. Daarnaast moet worden gedacht aan landelijke bijstand via het LOCC. Voorts dient opgemerkt te worden dat bij hantering van het afschalingsmodel bij een uitval van meer dan 30% rekening gehouden moet worden met terugval in zorgniveau (opkomsttijden). Zulks ter afweging van de Taskforce Bedrijfscontinuïteit in afstemming met (het) gemeentelijk bestu(u)r(en). 9 Zie bijlage Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. voor de minimale repressieve bezetting. De genoemde getallen en percentages uit bijlage Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. dienen in relatie te worden gezien met de uitvalspercentages zoals gedefinieerd in het afschalingsmodel. 10 Clusterindeling gebaseerd op operationele grenzen uit het Regionaal Repressief Dekkingsplan Regio Flevoland, SAVE, 31 augustus 2007 blz 14 van 35

15 Deze set van maatregelen zijn niet van toepassing op borgen van de bezetting bij inzetten ten behoeve van grootschalig brandweeroptreden. Inzetten met de brandweercompagnie zijn vaak langdurig en vereisen aflossing na gemiddeld 8 uur. Wanneer tijdens een grieppandemie grootschalig brandweeroptreden noodzakelijk is dient (landelijke) bijstand te worden aangevraagd. Maatregel 1.2 Intrekken verloven Als het personeelsuitval 30% nadert wordt overgegaan tot intrekken verloven van het (repressief) beroepspersoneel. Op deze wijze wordt het inzetbare (repressief) beroepspotentieel vergroot. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat de doorlooptijd van een grieppandemie kan uitlopen tot de feestdagen. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met het gegeven dat intrekken van verloven financiële consequenties met zich meebrengt als gevolg van bijvoorbeeld claims van personeel naar aanleiding van annulering van geboekte vakanties. Maatregel 1.3 Bijstellen prioriteren uitruk Als het personeelsuitval 30% nadert wordt de prioriteitstelling van de uitrukken herzien. Prioriteit 1: basisbrandweerzorg, Prioriteit 2: leiding en coördinatie, prioriteit 3: specialismen, geen uitrukken ten behoeven van dienstverleningen. Als het personeelsuitval meer dan 30% wordt de prioriteitstelling herzien: geen/beperkte uitruk voor prio 2 (dieren, liftopsluitingen etc.). Maatregel 1.4 inzetten van niet repressief personeel voor repressieve taken. Deze maatregel wordt genoemd in diverse landelijke documenten 11 als laatste maatregel voor instandhouding repressieve dekking. <brandweer> staat echter op het standpunt dat dit een aanzienlijk afbreukrisico vormt omdat zowel de wettelijk vereiste vakbevoegdheid en vakbekwaamheid niet zijn geborgd. Maatregel 1.5 Toepassen TS-4 Uit landelijk onderzoek blijkt dat 90% van de uitrukken uitgevoerd kan worden met 4 personen in plaats van met 6 op een tankautospuit (TS). Toepassing van een zogenaamde TS-4 kan substantieel voordeel opleveren in termen van opkomsttijden en roosterefficiency. Dit vormt een (deel)oplossing voor het handhaven van de dekking tijdens een grieppandemie. Echter dan moeten bestaande procedures worden aangepast evenals oefeningen en opleidingen. Toepassing kan clustergewijs geschieden en/of aangevuld worden met maatregelen als tweezijdig aanrijden e.d. 11 Voorbereid op een Grieppandemie, handleiding continuïteitsmanagement voor decentrale overheden Ministerie van VWS en BZK, december 2008 blz 15 van 35

16 4.2.2 Instandhouding staven crisisorganisatie Maatregel 2.1 Inwerkingstellen afschalingsmodel Het afschalingsmodel is een instrument om de bezetting van de regionale piketten zodanig op peil te houden dat de minimale operationele dekking wordt gegarandeerd. Uitvoering van deze maatregelen geschiedt door de Taskforce Bedrijfscontinuïteit. FASE MAATREGEL 1 uitval 30% Het cluster is in staat om de uitval binnen het rooster op te vangen. 2 uitval 30% De continuïteit worden geborgd door het combineren van piketten OvD-HOvD, HOvD-CvD Bundeling van operationeel leidinggevenden is gewenst waarbij een regionaal 24-uurs rooster wordt gehanteerd uitval 50% Het aantal operationeel leidinggevenden is dusdanig laag, dan bijstand uit omliggende regio s gewenst is. Tabel 4 afschalingsmodel regionale piketten. Maatregel 2.2 Instellen kernbezetting staven Tijdens de grieppandemie wordt opgeschaald naar GRIP 4. Hierbij worden zowel het ROT als het RBT bezet. Gelet op de mogelijke langere inzettijd dan onder normale omstandigheden en de te verwachten schaarste aan personeel wordt een kernbezetting ingesteld in plaats van de gebruikelijke volledige bezetting. Deze bestaat uit 1 functionaris van de brandweer, politie, GHOR en gemeenten onder leiding van de OL. Toegevoegd 1 functionaris voor SITRAP/Logboek. De vergaderfrequentie is lager dan gebruikelijk. Voor het RBT geldt een vergelijkbare werkwijze GMK/RAC (alarmering en opschaling) Maatregel 3.1 Afspraken met derden t.a.v. levering producten en diensten. Concrete afspraken maken met GGD over de minimale hoeveelheid en kwaliteit te leveren diensten tijdens een grieppandemie. Voorbeeld continuïteitsmaatregel: Meldkamer: vanaf 40% uitval onvoldoende capaciteit voor 2 personen continu, terugval naar 2 overdag en 1 s nachts. Meldkamer: zonodig 2 personen 8 uur op 24 uur af, minimaal 8 personen noodzakelijk, bij 30% uitval continuïteit geborgd Voorlichting en communicatie (intern en extern, warm en koud) Zie bijlage 5.2 Maatregel 4.2 Gebruik maken van regionale pool voorlichting t.b.v. interne communicatie en voorlichting Alle aan de regionale pool deelnemende organisaties hebben te maken met dezelfde problematiek zowel inhoudelijk als op het gebied van personeelsuitval Onderhoud repressief materieel Maatregel 5.1 Afspraken met derden t.a.v. levering producten en diensten uursrooster i.v.m. GRIP 4 blz 16 van 35

17 Maatregel 5.2 Regelen plaatsvervanging sleutelfuncties en éénmansposities (Zie maatregel 0.4) Deze maatregel is vooral van toepassing op functionarissen voor het onderhoud van ademluchtapparatuur Bedrijfsvoering Maatregel 6.1 Afspraken met derden t.a.v. levering P&O producten en diensten. Afspraken maken met arbodiensten, GGD en Communicatie & voorlichting ten behoeve van interne communicatie en voorlichting medewerkers. Als het personeelsuitval 5% overschrijdt als gevolg van een grieppandemie worden derden ingehuurd om ondersteuning te leveren ten behoeve van de ziekmeldingregistratie, ziekteverzuimbegeleiding en coördinatie op de uitvoering van hygiënemaatregelen. Afspraken met arbodiensten over nazorg. Maatregel 6.2 Afspraken met derden t.a.v. levering FZ producten en diensten. Facilitaire Zaken: afspraken met derden aangaande de continuïteit en intensivering van onder andere de schoonmaak van de gebouwen en inkoop voorraden hygiënemiddelen. Hieronder een opsomming van de meest essentiële producten en diensten die met name tijdens een grieppandemie op voorraad moeten zijn: Catering (denk aan extra verstrekkingen vanwege grootschalige inzet crisisorganisatie); Mondkapjes; Handschoenen disposables; Schoonmaak Ambtelijke en bestuurlijke ondersteuning van de organisatie Maatregel 7.1 Afspraken met derden t.a.v. levering producten en diensten. Alle binnen de Veiligheidsregio deelnemende organisaties hebben te maken met dezelfde problematiek zowel inhoudelijk als op het gebied van personeelsuitval. Om deze reden worden afspraken gemaakt voor de vorming van een (inter)regionale pool. blz 17 van 35

18 5. BIJLAGEN 5.1 BIJLAGE TABEL AANNAMES VOOR NL OP BASIS VAN VOORGAANDE GRIEPPANDEMIEËN Jaarlijkse seizoensgriep Mild scenario (met antivirale middelen) Ernstig scenario (zonder antivirale middelen) Aantal mensen ziek 5% = % = ca 5 miljoen 30% = ca 5 miljoen Aantal doden Ca Ca Frequentie Jaarlijks Onbekend Onbekend Oorzaak Bij de mens bekend Nieuw type griepvirus Nieuw type griepvirus type griepvirus Duur van de ziekte 0 á 2 weken 0 á 2 weken 1 á 2 weken (tijd thuis per patiënt) Gemiddelde 6 dagen 6 dagen 8 dagen ziekteduur Duur griepgolf 6 tot 10 weken Ca 20 weken Ca 10 weken Piekmoment Na 3 tot 5 weken Rond de 10 e week Rond de 6 e week Piekbelasting 0,6 % 1 % (aantal nieuwe zieken per dag) Aantal zieken 4 % 5 10 % tijdens piek Aantal thuisblijvers tijdens piek 4 10 % 20 30% Aannames voor NL op basis van voorgaande grieppandemieën om het milde en het ernstige scenario te beschrijven, in vergelijking met een normale winterepidemie; bron Ministerie van Verkeer en Waterstaat blz 18 van 35

19 Bijlage overzicht beleidskeuzen t.b.v. Taskforce BedrijfscontinÜiteit Iedere grieppandemie verloopt anders. De situatie dient van dag tot dag bekeken te worden en (beleids-) keuzes dienen op de actualiteit aangepast te worden. Om een denkrichting mee te geven zijn hieronder de meest relevante beleidskeuzes uiteen gezet per onderwerp. Personeel Op welk percentage ligt de uitval van personeel en welke prioriteiten moeten hierbij worden gesteld? Kunnen vrijwilligers ten tijde van een grieppandemie verplicht worden ten behoeve van opkomst, consignatie en kazernering? Welk personeel kan en moet tijdelijk op een andere functie in de (crisis-)organisatie geplaatst worden? Worden zieke medewerkers direct naar huis gestuurd? Komen zij pas terug in dienst wanneer alle griepverschijnselen over zijn? Wat is de rol van de bedrijfsarts hierin? Mag gezond personeel met zieken thuis op het werk komen? Worden plaatsvervangers op leidinggevend niveau gevraagd zoveel mogelijk vanuit huis te werken? Worden medewerkers in een vroeg stadium of met voorrang op de burger gevaccineerd? Wordt er preventief Tamiflu verstrekt aan medewerkers in vitale functies indien er geen vaccin beschikbaar is?* 13 Worden alle verleende verloven ingetrokken? Over welke periode? Welke compensatie wordt hiervoor geboden (denk aan geboekte vakanties)? Kunnen er faciliteiten verschaft worden voor medewerkers met een zorgtaak (kinderen) thuis? Welke maatregelen voor sociale zorg moeten worden genomen voor zieke medewerkers die thuis zitten? Teneinde meer potentieel te genereren voor primaire taken is het raadzaam om, in een vroegtijdig stadium, medewerkers vanuit ondersteunende processen te instrueren en voor te bereiden op primaire en/of essentieel noodzakelijke ondersteunende brandweerprocessen Te overwegen is om de capaciteit gezonde brandweermensen in 12 uurs dienstverbanden op te laten treden en hen gedurende de ergste griepperiode afzonderlijk onder te brengen in een slaapgelegenheid en te fourageren. Gezondheid en hygiëne Welke hygiënemaatregelen kunnen genomen worden om besmetting op het werk tegen te gaan en komen er dwingende hygiënevoorschriften? Hoe kan de schoonmaak tijdelijk verhoogd worden? Worden er preventief mondkapjes gedragen op het werk en zo ja, welke? Zijn deze mondkapjes dezelfde als die van andere hulpverleningsdiensten? Komt er een draagverplichting voor de mondkapjes? Welke gedragsregels worden voorgeschreven om besmetting te verminderen? (stoppen vergaderen, lunch op werkplek nuttigen in plaats van in het bedrijfsrestaurant, medewerkers zo min mogelijk met openbaar vervoer laten komen, etc.) 13 Bij de aanschaf van antivirale middelen heeft de overheid weloverwogen een beslissing genomen deze middelen tijdens een grieppandemie enkel ter genezing (therapeutisch) in te zetten en niet ter voorkoming van griep krijgen (profylactisch) van welke Nederlander dan ook. Vanwege de nadelen is de overheid van mening dat profylactisch gebruik voor het waarborgen van de continuïteit van vitale functies is af te raden. Voor het profylactische gebruik van antivirale middelen ter bescherming van medewerkers die op het werk een groot risico lopen op besmetting - groter dan in het normale maatschappelijke verkeer - is de overheid van mening dat antivirale middelen een begrijpelijke maatregel kunnen zijn, maar dat dit een medisch inhoudelijke beslissing is. De werkgever is verantwoordelijk voor de aanschaf en het aanbieden van antivirale middelen. De bedrijfsarts heeft vervolgens een eigenstandige verantwoordelijkheid of hij een antiviraal middel voorschrijft aan een medewerker. Bron: BZK, 2008 blz 19 van 35

20 Voorraden Wordt er vaccin op voorraad genomen of bij het ontbreken daarvan virusremmers zoals Tamiflu, steeds meer komen er signalen dat het virus resistent is tegen Tamiflu? Worden er hygiënische voorraden aangelegd in de vorm van mondkapjes, handschoenen, desinfecterende zeep? Wordt er ten behoeve van de gekazerneerden vanuit het werk lunchpakketten verstrekt op de werkplek en hoe kunnen deze voorraden worden aangelegd of de levering worden veiliggesteld? Communicatie Welke berichten brengt de brandweer naar buiten over haar optreden tijdens crisistijd? Wat mag de burger verwachten en kan de brandweer hier ook aan voldoen? blz 20 van 35

21 5.2 BIJLAGE BIJ MAATREGEL 4.1: UITGANGSPUNTEN (INTERN) COMMUNICATIEPLAN Het is duidelijk dat het belangrijk is om de continuïteit van de brandweer te kunnen waarborgen ten tijde van een grieppandemie. Het is net zo belangrijk om de medewerkers van <brandweer> hier tijdig bij te betrekken. Zowel in de voorbereiding als in de aanloop naar een mogelijke grieppandemie. Zeker wanneer de grieppandemie daadwerkelijk uitbreekt is het van groot belang de medewerkers te betrekken en tijdig te informeren. Om de juiste communicatiestrategie te bepalen, dienen de volgende deelonderwerpen in kaart gebracht te worden: Doelgroepen (met wie dient er gecommuniceerd te worden?) Communicatiedoelen (wat willen we bereiken bij de doelgroep?) Communicatiemiddelen (op welke wijze brengen we de boodschap over bij de doelgroep?) Doelgroepen De primaire (interne) doelgroepen zijn: Beroepspersoneel van de <brandweer>; Vrijwilligers van de <brandweer>; Kantoorpersoneel van de <brandweer>. Daarnaast is het ook van belang om veranderingen in bedrijfsprocessen te communiceren naar multidisciplinaire partners, het bestuur van de veiligheidsregio en de burgers van de Flevoland. De secundaire (externe) doelgroepen zijn: multidisciplinaire partners; veiligheidsdirectie en bestuur; burgers in Flevoland. Om onrust en onzekerheid onder medewerkers ten tijde van een grieppandemie zoveel mogelijk te beperken is het zaak om tijdig te communiceren en te anticiperen op eventuele angst, geruchten en onjuiste informatie. Ook veranderingen en verstoringen in bedrijfsprocessen dienen eenduidig en tijdig gecommuniceerd te worden naar alle doelgroepen. Communicatiedoelen Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee communicatiedoelen, te weten: Het informeren van alle relevante doelgroepen over de veranderingen in de bedrijfsprocessen en de gevolgen die dit met zich meebrengt; Het instrueren van de primaire doelgroepen over het hoe te handelen in de aangepaste omstandigheden. Communicatiemiddelen Bij het overdragen van de communicatieboodschap aan de doelgroepen kan er gebruik worden gemaakt van diverse communicatiemiddelen. Burgers kunnen eenvoudig bereikt worden via (geschreven) media. Het personeel kan via nieuwsbrieven en informatiebijeenkomsten geïnformeerd worden over de grieppandemie en de maatregelen van <brandweer>. Ook mogelijke gezondheids- en veiligheidsmaatregelen en richtlijnen voor verlof kunnen op deze manier gecommuniceerd worden. Richt een communicatiepunt in zoals een website of een noodnummer voor het personeel. Daarnaast moet er een persoon worden aangewezen die in het geval van een grieppandemie aanspreekpunt voor de communicatie is. blz 21 van 35

22 5.3 BIJLAGE MAATREGELEN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Het griepvirus verspreidt zich vooral via de lucht door hoesten, niezen en praten. Buiten het lichaam kan het griepvirus nog enige tijd overleven. Na besmetting duurt het een paar dagen voordat iemand ziek wordt (de incubatietijd). Voordat iemand ziekteverschijnselen krijgt, kan hij of zij al wel besmettelijk zijn en andere mensen aansteken. Mensen verspreiden het griepvirus dus ook al vóór ze zelf ziek worden. Binnen onze organisatie moet een aantal maatregelen worden ingevoerd om het verspreiden van het griepvirus tijdens een grieppandemie tegen te gaan: persoonlijke hygiëne aanmoedigen; contact met mensen die griep hebben voorkomen; contact met anderen verminderen; werkplekken reinigen; voorraad hygiënische hulpmiddelen aanleggen. Persoonlijke hygiëne aanmoedigen Maatregelen op het gebied van persoonlijke hygiëne helpen om besmetting te voorkomen. Het is aan te raden via alle mogelijke kanalen (posters, briefings, etc.) de medewerkers van deze maatregelen op de hoogte te stellen en met klem aan te raden deze maatregelen op te volgen. Concrete maatregelen zijn: handontsmettingmiddelen uitreiken per functionaris of per voertuig. regelmatig handen wassen met water en zeep. Handen drogen met een papieren doekje. Het papieren doekje daarna meteen in de vuilnisbak gooien; zo min mogelijk ogen, neus en mond aanraken; papieren zakdoekje gebruiken tijdens hoesten en niezen. Het gebruikte zakdoekje meteen in de vuilnisbak gooien. Handen na het hoesten of niezen met water en zeep wassen; geen bekers, borden, lepels e.d. met anderen delen; eventueel gebruikte mondkapjes weggooien na hoesten of niezen. Dit geldt ook voor mondkapjes die vochtig geworden zijn. Contact met mensen die griep hebben voorkomen Zieke medewerkers en burgers zijn een bron van besmetting. Daarom is het van belang bij de (personeels-) toegangen tot de posten een mededeling op te hangen waarmee het personeel en de burgers/bezoekers worden verzocht om niet binnen te komen als ze griepsymptomen hebben. Stuur medewerkers naar huis zodra ze griepverschijnselen vertonen. Zo wordt het risico van besmetting van collega s verkleind. Adviseer de zieke medewerkers om snel mogelijk, in ieder geval binnen 48 uur na het begin van de symptomen, contact op te nemen met hun huisarts. Laat zieke medewerkers thuisblijven totdat ze helemaal genezen zijn. handontsmettingmiddelen uitreiken per functionaris of per voertuig. disposable handschoenen op de voertuigen Contact met anderen verminderen Het griepvirus verspreidt zich vooral via de lucht door hoesten, niezen of praten. Het griepvirus kan daarbij een afstand van ongeveer een meter tussen twee mensen overbruggen. Besmette mensen verspreiden het griepvirus ook al voordat ze griepsymptomen vertonen. Maatregelen om contact tussen mensen te verminderen helpen om besmetting te voorkomen. Maatregelen zijn: Bij zakelijke contacten zoveel mogelijk gebruik maken van , telefoon, fax, blz 22 van 35