hoe zorgt u voor uw werknemers en organisatie?

Transcriptie

1 Pandemie: hoe zorgt u voor uw werknemers en organisatie? De laatste jaren zijn er diverse dreigingen voor het ontstaan een pandemie geweest. Denk aan SARS en het vogelgriepvirus H5N1. Daarbij werd telkens verondersteld dat de dreiging met name uit Azië afkomstig is. Echter enkele maanden geleden werd de wereld geconfronteerd met een nieuwe dreiging en wel afkomstig uit een heel ander deel van de wereld, namelijk Mexico. Dit virus, het Nieuwe Influenza A (H1N1), is inmiddels daadwerkelijk uitgegroeid tot een pandemie volgens de World Health Organisation (WHO). In figuur 1 is de verspreiding van Nieuwe Influenza A te zien. Er is nog geen sprake van paniek in Nederland, mede door het feit dat het virus nog redelijk mild van aard is en het aantal besmettingen beperkt. Dit kan veranderen nu veel mensen op vakantie zijn geweest in het buitenland en daardoor de kans groter wordt dat mensen het virus mee hebben terug genomen. De verwachting is dan ook dat het aantal besmettingen na de vakantieperiode aanzienlijk zal toenemen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat het huidige griepvirus muteert naar een ernstigere variant. Experts zijn het erover eens dat een tweede griepgolf in het najaar van 2009 zeer waarschijnlijk is. Dit past ook in het beeld van eerdere pandemieën (zie figuur 2).

2 UW ROL ALS ORGANISATIE EN WERKGEVER De overheid, die dit jaar al had uitgeroepen tot het jaar van de pandemie, onderneemt allerlei acties om overheidsinstellingen en de vitale infrastructuur (denk aan energiemaatschappijen, waterbedrijven, voedselketen, IT, banken, zorgsector) voor te laten bereiden op de pandemie door het verstrekken van informatie en draaiboeken. Ook bedrijven beginnen te beseffen dat ze met dit onderwerp aan de slag moeten. Elk bedrijf heeft volgens het Burgerlijk Wetboek (art. 7: 658) een zorgplicht naar haar werknemers voor het creëren van een veilige werkomgeving. Hoe zorgt u nu voor de veiligheid van uw werknemers tijdens deze pandemie? DE IMPACT OP UW BEDRIJFSVOERING Een pandemie raakt de gehele maatschappij, dus ook elke organisatie die hier onderdeel van uitmaakt. Stel dat uw organisatie geconfronteerd wordt met een ziekteverzuim van 30% tijdens de piek van een pandemie gedurende 4-6 weken, en nog eens 20% van het personeel thuisblijft om te zorgen voor zieke familieleden, kinderen die thuis moeten blijven doordat scholen en kinderdagverblijven worden gesloten of door angst. Dit zal enorme gevolgen hebben voor de continuïteit van uw kritische activiteiten, zeker als voor uw sector een toename in de vraag zal plaatsvinden, zoals in de voedsel- en medische sector. Bovendien zal de impact zich voordoen in de toeleveringsketen van uw organisatie, doordat bepaalde gebieden in de wereld zijn afgesloten, of dat leveranciers in risicogebieden niet meer in staat zijn om te leveren. Hiervoor zal een continuïteitsplan uitkomst bieden, waarmee u uw organisatie kunt voorbereiden op de gevolgen van de pandemie op uw bedrijfsvoering. In een continuïteitsplan worden de crisisorganisatie, de communicatie en de acties beschreven die moeten plaatsvinden voor, tijdens en na de pandemie. BELANGRIJKE ISSUES ROND BEDRIJFSCONTINUÏTEIT: Welke processen mogen absoluut niet onderbroken worden, en welke activiteiten kunnen bijvoorbeeld gerust 2 tot 6 weken blijven liggen? Wat is de impact op de toeleveringsketen? Welke plannen hebben uw leveranciers? Hoe is dat contractueel geregeld? Welke eisen stellen uw klanten? Welke contractuele verplichtingen heeft u, en kunt u die nog nakomen? Kan niet nakomen van verplichtingen als overmacht aangemerkt worden? Wat is het voorraadniveau? Hoe lang kunt u daarmee vooruit? Wat gebeurt er met de vraag naar uw product of dienst? Neemt deze af, of zal er juist sprake zijn van een toename van de vraag? Wanneer komt uw organisatie in de problemen, als u 10%, 20% verzuim heeft of pas bij 50%? DE IMPACT OP UW PERSONEEL Doordat wij in de recente geschiedenis in zeer beperkte mate te maken hebben gehad met een wereldwijde pandemie is het moeilijk te voorspellen wat het gedrag zal zijn van personeel. De mens die van nature risico-avers is ingesteld, zal naar verwachting zelf voorzorgsmaatregelen gaan treffen of deze van anderen kopiëren. Het is belangrijk om vooraf na te denken welke effecten een pandemie heeft op het personeel. Angst kan een belangrijke drijfveer worden. Het is dus zaak om deze

3 angst zo veel als mogelijk weg te nemen door bijvoorbeeld te laten zien dat uw bedrijf is voorbereid en maatregelen treft voor werknemers. Enkele issues die u dient te adresseren zijn: Hoe gaat u om met werknemers die thuis wensen te blijven? Wordt dit getolereerd of wordt dit juist aangemoedigd om onderlinge besmetting te voorkomen? Biedt u mensen de mogelijkheid om thuis te werken? Mensen kunnen geneigd zijn om niet meer met het openbaar vervoer te komen. Hoe zorgt u ervoor dat deze mensen toch naar het werk komen en is er voldoende parkeergelegenheid? Hoe voorkomt u dat de werkdruk voor met name de mensen op kritische posities niet te hoog wordt door het wegvallen van collega s? Is het ethisch verantwoord om mensen als kritisch te bestempelen? En hoe motiveert u de zogenaamde niet-kritische werknemers? Hoe faciliteert u mensen die ziek zijn en bespoedigd u het herstel? Bestelt u bijvoorbeeld Tamiflu via uw bedrijfsarts of adviseert u dringend vaccinatie? Alleen voor uw kritische werknemers en hun familie? Of verwijst u medewerkers naar de reguliere instanties (RIVM, VWS) en het reguliere zorgcircuit (huisarts, GGD), hetgeen ook een voorwaarde is voor vergoeding van aniti-virale middelen en vaccins door zorgverzekeraars. Hoe voorkomt u dat mensen ziek op het werk verschijnen en daarmee andere mensen besmetten? Bij dit soort vragen is het van het grootste belang de managers van duidelijke richtlijnen te voorzien, zodat iedereen op dezelfde manier handelt en wordt behandeld. MAATREGELEN Door het nemen van diverse praktische en concrete maatregelen kunnen de effecten van een pandemie op de organisatie tot een acceptabel niveau beperkt worden. We noemen hieronder een aantal voorbeelden met maatregelen (niet limitatief). ORGANISATORISCHE MAATREGELEN: Informeren van het personeel over de preventieve maatregelen die zij zelf kunnen nemen. Verhogen van de aandacht bij medewerkers door het verstrekken van voorlichtingsmateriaal over de symptomen, preventieve maatregelen en communicatie over hoe uw verzuimbeleid voorziet in omgaan met pandemie. Beperken van zakenreizen en in plaats daarvan tele/video conferences; Het beperken van niet noodzakelijke vergaderingen; Het besluit om bepaalde groepen personeel thuis te laten of vanuit huis te laten werken; Het in kaart brengen van medewerkers met kritische kennis en vaardigheden; Etc. MAATREGELEN VAN MEDISCHE EN HYGIËNISCHE AARD: Het schoonmaakbedrijf de opdracht geven om extra schoon te maken op kwetsbare plaatsen, zoals sanitair, deurklinken, bedrijfsrestaurant, etc; Het voorhanden hebben en verstrekken van mondkapjes; Het verlenen van nazorg aan (familie van) medewerkers die zwaar getroffen worden door de pandemie; Etc. COMMUNICATIE Voor, tijdens en na een pandemie is communicatie naar alle stakeholders (medewerkers, klanten, leveranciers, etc.) van vitaal belang. Niet alleen de inhoud van de boodschap is van belang, maar ook de timing. Wanneer breng je welke boodschap. Zaai vooral geen onnodige paniek. Overheidsinstanties zoals het RIVM of ministerie van buitenlandse zaken geven richtlijnen op het gebied van gezondheid, hygiëne en reizen.

4 Indien u als organisatie hiervan afwijkt, door nog strenger te handelen, moet daar wel een duidelijke reden voor zijn. Informatie over preventieve maatregelen en duidelijkheid aan medewerkers in welke gevallen ze wel en geen verzuimmelding kunnen overwegen, is met name in het beginstadium cruciaal. Het is ook belangrijk dat de interne en externe communicatie met elkaar in overeenstemming zijn. Een goed ingerichte crisisorganisatie zal hierover besluiten moeten nemen. Het is te adviseren om in de crisisorganisatie zowel Human Resources als Communicatie een prominente rol te geven. VERANTWOORDELIJKHEID VAN PANDEMIEVRAAGSTUK Gedurende de laatste maanden merken wij als Aon dat veel organisaties kampen met de vraag wie het pandemievraagstuk op moet pakken. Wij krijgen veel vragen van HR managers, met name gericht op communicatie naar personeel. Echter dit vormt slecht een onderdeel van het geheel aan maatregelen. Het pandemiescenario zou idealiter een deel moeten vormen van het continuïteitsplan. In de meeste organisaties zien wij plannen die gericht zijn op fysieke evenementen zoals brand, of uitval van IT systemen. De verantwoordelijkheid voor deze plannen ligt vaak niet bij Human Resources, maar bij de operatie of IT. In onze overtuiging moet het pandemievraagstuk dan ook gezamenlijk door het Management Team worden opgepakt, waarin de belangrijkste bedrijfsfuncties zijn vertegenwoordigd. VERZEKERINGSASPECTEN Op dit moment is er geen aanleiding tot zorg over een aantal belangrijke verzekerde risico's, zoals de zorgverzekering, verzuimverzekering, levensverzekering of de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Tot op heden hebben verzekeraars geen beperkingen in de dekking aangebracht. Wij constateren dat er bij deze verzekeringsvormen niet gewerkt wordt met maximum verzekerde limieten. Als de pandemie zou leiden tot een crisis, dan zou de situatie kunnen ontstaan dat ook de verzekeringssector de lasten niet meer kan dragen. Op dit moment beperken verzekeraars de dekking op dit gebied niet. Wij zullen onze klanten op de hoogte houden van toekomstige ontwikkelingen. Wij ervaren met betrekking tot een drietal verzekeringsvormen aanzienlijk meer vragen die betrekking hebben op de pandemie. Deze zullen we hieronder kort toelichten. ZORGVERZEKERING De zorgverzekering biedt dekking voor de behandeling en medicijnen die nodig zijn. Het aanleggen van voorraden van antivirale middelen door individuen of ondernemers is niet gedekt voor zover het om mensen gaat die niet besmet zijn. VERZUIMVERZEKERING Werkgevers die eigen risicodrager zijn voor het verzuimrisico moeten zich realiseren dat er als gevolg van de pandemie meer dan gebruikelijk aan loondoorbetaling kan worden betaald. Als het verlies aan eigen arbeidscapaciteit leidt tot hogere kosten voor inhuur of verlies van omzet kan het verstandig zijn een herverzekering van het risico te overwegen. Premies voor nieuwe verzekeringen om het risico van een pandemie te dekken, kunnen echter op dit moment beïnvloed worden door het huidige risiconiveau. BEDRIJFSSCHADEVERZEKERING Een pandemie kan voor ondernemingen enorme gevolgen hebben voor de bedrijfscontinuïteit, bijvoorbeeld door het wegvallen van grote groepen zieke werknemers, interrupties in de toeleveringsketen en uitval van de vraag door afnemers. Aangezien er geen sprake is van materiele schade zal een bedrijfsschadeverzekering hiervoor geen dekking verlenen. De verzekeringsmarkt biedt momenteel wel de mogelijkheid om in bepaalde situaties de zogenaamde nietfysieke schade te verzekeren. Hieronder valt ook pandemie of ernstige epidemie. Belangrijk uitgangspunt is

5 echter dat de huidige pandemie bij het aangaan van een dergelijke verzekering is uitgesloten van dekking. Om van de dekking gebruik te kunnen maken moet er sprake zijn van een onzeker voorval, en dat is bij de huidige pandemie niet meer aan de orde. CONCLUSIE Bij een wereldwijde pandemie zal geen bedrijf ontkomen aan de effecten hiervan. Aon is van mening dat wanneer een organisatie zich terdege en tegelijk pragmatisch voorbereidt op een pandemie, de gevolgen relatief beperkt kunnen worden en er zelfs concurrentievoordeel behaald kan worden. Daarnaast geeft u door een goede voorbereiding het signaal af aan uw medewerkers, klanten en leveranciers dat hun belangen door u zo goed als mogelijk worden gewaarborgd. VOOR MEER INFORMATIE: Voor actuele informatie over de pandemie, en de ondersteuning die Aon u kan bieden verwijzen wij u graag naar onze speciaal ingerichte website. Daarnaast kunt u voor specifieke vragen ook direct contact opnemen met één van onze specialisten op het gebied van pandemie planning en crisis management: Aon Global Risk Consulting Iwan Drost Managing Consultant Tel: iwan_drost@aon.nl Rubert Nieuwenhuis Senior Consultant Tel: rubert_nieuwenhuis@aon.nl Aon Consulting Maurice van den Brink Consultant Tel: maurice_van_den_brink@aon.nl 5948aa