Continuïteitsplan Hulpverlening Gelderland Midden VERSIE 2.0

Transcriptie

1 Continuïteitsplan Hulpverlening Gelderland Midden VERSIE 2.0

2 Versiebeheer Datum Versie Redactie Aangeboden aan Status Concept 0.1 M. Ancher Voorbereidingsoverleg Concept Influenzapandemie Versie 1.0 M. Ancher HGM Vastgesteld Versie 2.0 M. Ancher HGM Vastgesteld Continuïteitsplan HGM versie september

3 Versie 2.0 vastgesteld door directie HGM Dhr. Y.R. Schat, directie 8 september 2009 Continuïteitsplan HGM versie september

4 Inhoud 1. Inleiding Leeswijzer Besluitvorming Aanvang en einde continuïteitsplan Crisisteam Te nemen besluiten Maatregelen met directiebesluit HGM breed Maatregelen met directiebesluit sector Brandweer Maatregelen met directiebesluit sector Facilitaire Zaken Maatregelen met directiebesluit sector Volksgezondheid Communicatie Vervolg Bijlage 1: Continuïteitsplan sector Brandweer Bijlage 2: Continuïteitsplan sector Facilitaire Zaken Bijlage 3: Continuïteitsplan sector Volksgezondheid Bijlage 4: Inzet medewerkers tijdens pandemie Bijlage 5: Communicatieplan Continuïteitsplan HGM versie september

5 1. Inleiding Voor u ligt het continuïteitsplan van Hulpverlening Gelderland Midden. De aanleiding voor dit plan is de voorbereiding op een influenzapandemie. Het plan is toegeschreven naar influenza, maar is ook toepasbaar op andere situaties waarbij de bedrijfscontinuïteit in gevaar komt. Wat vooraf ging In mei 2008 geeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aan dat de inzet van het kabinet is dat 80% van de vitale organisaties in Nederland eind 2009 een continuïteitsplan heeft opgesteld dat rekening houdt met een grieppandemie. 1 Hulpverlening Gelderland Midden (HGM) is door het Ministerie van BZK gekenmerkt als vitale organisatie. 2 In juli 2009 stelt de minister van VWS dat de (publieke gezondheids)zorg de continuïteitsvoorbereiding met urgentie moet oppakken, en voor september 2009 klaar moet hebben. Reden hiervoor is de verwachte piek van het aantal zieken in oktober 2009 tijdens de huidige influenzapandemie. 3 Doel continuïteitsplan Bij een influenzapandemie wordt uitgegaan van het massaal optreden van griepverschijnselen onder de bevolking. Uit voorgaande influenzapandemieën in de vorige eeuw is gebleken dat tijdens de piek van een pandemie circa 30% van de bevolking ziekteverschijnselen had. Voor de bedrijfscontinuïteit van HGM heeft een dergelijke personeelsuitval uiteraard consequenties. Voorliggend continuïteitsplan heeft als doel deze consequenties zoveel mogelijk op te vangen, door maatregelen voor te bereiden die de consequenties en knelpunten bij grote personeelsuitval ondervangen. Hiermee kan ten tijde van dreigende continuïteitsproblemen snel gereageerd worden en gezorgd worden dat belangrijke processen binnen HGM niet in gevaar komen. HGM HGM bestaat uit 3 sectoren: Brandweer, Facilitaire Zaken en Volksgezondheid. Onder deze sectoren vallen verschillende afdelingen. Elke sector heeft een continuïteitsplan opgesteld voor alle afdelingen binnen de sector. Hierbij is gebruik gemaakt van de Handleiding continuïteitsmanagement decentrale overheden uit de toolkit Grieppandemie, die is samengesteld door het Ministerie van VWS en het Ministerie van BZK. De continuïteitsplannen per sector zijn opgenomen in de bijlagen. 1 Voortgangsbrief Nationale Veiligheid 2008 van minister BZK aan Tweede Kamer, TK nr 6, van 30 mei Als vitale organisatie zijn benoemd de organisaties die vallen onder de vitale sectoren Energie, Telecommunicatie/ICT, Drinkwater, Voedsel, Gezondheid, Financieel, Keren en Beheren van Oppervlaktewater, Openbare Orde en Veiligheid, Rechtsorde, Openbaar Bestuur, Transport en Chemische en Nucleaire Industrie. 3 Brief van minister VWS aan zorginstellingen betreft continuïteitsvoorbereiding grieppandemie, kenmerk PG/CI Continuïteitsplan HGM versie september

6 2. Leeswijzer Voorliggend algemeen deel van het continuïteitsplan HGM bevat algemene informatie over het continuïteitsplan. De inhoudelijke continuïteitsplannen van de verschillende afdelingen binnen HGM zijn opgenomen in het continuïteitsplan van de sector waartoe de afdeling behoort. Voor informatie op sector of afdelingsniveau wordt verwezen naar de bijlagen. In hoofdstuk 1 is algemene achtergrondinformatie opgenomen. In hoofdstuk 3 staan de algemene besluitvorming en de samenstelling van het crisisteam beschreven. In hoofdstuk 4 zijn de maatregelen uit de continuïteitsplannen van de afdelingen gelicht waarvan de directie in de koude fase (voorbereidende fase) moet besluiten of ze mogen worden toegepast en wie de maatregel mag toepassen in de warme fase (op het moment van bedreigde continuïteit). In de continuïteitsplannen van de afdelingen staan overigens naast deze maatregelen ook de maatregelen benoemd waarvan de directie vooraf niet hoeft te besluiten of ze mogen worden toegepast. In hoofdstuk 5 is het communicatieproces beschreven. In hoofdstuk 6 wordt afgesloten met vervolgafspraken. In bijlage 1 is het continuïteitsplan van de sector Brandweer van HGM opgenomen. In bijlage 2 is het continuïteitsplan van de sector Facilitaire Zaken, inclusief ICT, opgenomen. In bijlage 3 is het continuïteitsplan van de sector Volksgezondheid opgenomen. In bijlage 4 zijn de personele randvoorwaarden voor de inzet van medewerkers tijdens een pandemie opgenomen. In bijlage 5 is het uitgebreide communicatieplan opgenomen. Continuïteitsplan HGM versie september

7 3. Besluitvorming 3.1 Aanvang en einde continuïteitsplan De directie van HGM besluit wanneer het continuïteitsplan van HGM van kracht wordt en wanneer weer wordt overgegaan naar de normale situatie. De directie wordt hierbij geadviseerd door de leden van het crisisteam. De mate waarin het primaire proces van afdelingen wordt bedreigd is een belangrijke graadmeter. Daarnaast kan uitval van personeel gebruikt worden als graadmeter voor de besluitvorming. Deze uitval zal in belangrijke mate voortkomen uit ziekteverzuim. Op sommige afdelingen speelt echter ook verschuiving van personeel naar andere functies een rol, bijvoorbeeld naar repressieve functies. Hiermee zal ook rekening gehouden moeten worden. 3.2 Crisisteam Het crisisteam dat zich bezighoudt met borgen van de bedrijfscontinuïteit bestaat binnen HGM uit beide directieleden, alle afdelingshoofden, de directiesecretaris en een medewerker van de afdeling communicatie. Het crisisteam komt tijdens de grieppandemie regelmatig bijeen. Deze frequentie wordt bepaald door het crisisteam en hangt af van de mate van bedreiging van de bedrijfscontinuïteit. Continuïteitsplan HGM versie september

8 4. Te nemen besluiten Ten tijde van een grieppandemie kan de situatie ontstaan dat de bezetting van personeel zodanig is afgenomen, dat besloten moet worden bepaalde maatregelen te treffen om de belangrijkste bedrijfsprocessen te continueren. De verschillende maatregelen zijn terug te vinden in de continuïteitsplannen van de afdelingen in bijlage 1, 2 en 3. In onderstaande tabellen zijn de maatregelen uit de continuïteitsplannen van de afdelingen opgenomen waarvan de afdelingen vinden dat de directie in de koude fase (voorbereidende fase) moet besluiten of ze mogen worden toegepast en wie ze in de warme fase (op het moment van bedreigde continuïteit) mag toepassen. Deze maatregelen zullen in de koude fase, als de directie akkoord is, moeten worden voorbereid door de verschillende afdelingen. In de continuïteitsplannen van de afdelingen staan naast deze maatregelen ook de maatregelen benoemd waarvan de directie vooraf niet hoeft te besluiten of ze mogen worden toegepast. Door ondertekening van het continuïteitsplan geeft de directie aan akkoord te zijn met de maatregel en het niveau waarop binnen HGM besloten wordt de maatregel toe te passen in de warme fase. Als de maatregel en/ of het niveau niet akkoord is, staat dit in onderstaande tabellen vermeld in rood Maatregelen met directiebesluit HGM breed Maatregel OTO (opleiden, trainen, oefenen) activiteiten worden tijdelijk stil gelegd Scholing medewerkers kan tijdelijk komen te vervallen Tijdelijk geen beleidsontwikkelingen laten plaatsvinden Richtlijn P&O over inzet medewerkers tijdens pandemie van kracht verklaren, daarin maatregelen beschreven Mogelijkheden voor thuiswerken creëren voor functies waarvoor dit mogelijk is Besluit nemen het Arbeids Tijden Besluit tijdelijk te overschrijden en roosters aan te passen. De arbeidsinspectie hier vooraf van op de hoogte stellen. Wie mag maatregel toepassen Afdelingshoofd Afdelingshoofd 4 Uiteraard moet op het moment dat de maatregel daadwerkelijk nodig is (in de warme fase ) directie ofwel het afdelingshoofd het besluit nemen de maatregel al dan niet toe te passen. Continuïteitsplan HGM versie september

9 4.2. Maatregelen met directiebesluit sector Brandweer Maatregel Bij vrijwillige functies geldt dat regionale specialistische functies (met een algemeen belang) voorrang hebben op andere, lokale vrijwillige functies (met een lokaal belang). Vrijwillige lokale functies gaan voor een koude functie (bij de regio). Binnen de regio wordt ten tijde van de grieppandemie gezamenlijk afgestemd over de bezetting van repressieve functies. Per dag wordt geïnventariseerd welke functionarissen er zijn en wordt een rooster gemaakt. Indien nodig gevonden door de operationeel leider kan een permanente bezetting voor het ROT worden vastgesteld met diensten 12 u op 12 u af. OVD gebieden worden geclusterd en opkomsttijden worden verhoogd. De regio wordt afgedekt door 1 ROGS in plaats van 2. De regio wordt afgedekt met 1 voorlichter van dienst in plaats van 2. Voor Eagle is inhuur van personeel van Geodan mogelijk. Daarvoor vooraf waakvlamafspraken maken o.a. over tarieven. Geldt voor afdeling RAW RAW RAW RAW RAW RAW RGO Wie mag maatregel toepassen Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: vastgesteld. Dit moet worden geaccordeerd in het RCO van 26/08/09) Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: vastgesteld. Dit moet worden geaccordeerd in het RCO van 26/08/09) Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: besproken. Dit voorstel wordt voorbereid voor het RCO van 26/08/09. Daar wordt het geaccordeerd) Regionale brandweercommandant (Dit punt moet gemeentelijk worden vastgesteld, wordt meegenomen in het RCO van 26/08/09. ) Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: in voorkomende gevallen wordt met 1 ROGS in plaats van 2 gewerkt) Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: in voorkomende gevallen wordt met 1 voorlichter van dienst in plaats van 2 gewerkt. Wordt meegenomen in het RCO van 26/08/09.) Regionale brandweercommandant (MT 05/08/09: Jan Slakhorst voert dit punt uit) Continuïteitsplan HGM versie september

10 Maatregel Voor repressieve functies worden diensten ingesteld van 12 uur per functionaris. Dit geldt ook voor de meldkamer. Daarvoor ook afstemmen met politie over gelijke aanpak. Repressieve functies krijgen voorrang op koude functies. Met BZK overleggen over het opschorten van de projecten die voortvloeien uit de Wet Veiligheidsregio s: risicoprofiel, beleidsplan en crisisplan. Of aankaarten via koepelorganisaties van GHOR en brandweer. Bestuurlijk vaststellen dat planning voor wettelijke producten (risicoprofiel, crisisplan en beleidsplan veiligheidsregio) vertraagd raken. BRZO taken en taken op gebied van milieuadvisering opschorten / vertragen. Formeel besluit over nemen omdat dit een wettelijke taak is. Geldt voor afdeling RAW, GHOR RAW RGO, PPP,GHOR GHOR RGO Wie mag maatregel toepassen 4.3. Maatregelen met directiebesluit sector Facilitaire Zaken Maatregel Bij uitval salarisadministratie besluit a) alleen basissalarissen uitbetalen of b) RAET inhuren Bij uitval communicatieadviseurs verlenging tijdelijke inhuur communicatiemedewerker Bedrijf met Foxpro-kennis inschakelen Uitleg geven beheersapplicatie vaccinaties USB sticks preventief beveiligen Ondersteunen medewerkers bij uitval Aanvragen tijdelijke accounts Bij uitval personeelsconsulenten en op dat moment noodzakelijke functies, inhuren uitzendkrachten om overgang brandweer Renkum te garanderen Wie mag maatregel toepassen Afdelingshoofd Afdelingshoofd Afdelingshoofd Afdelingshoofd Continuïteitsplan HGM versie september

11 4.4. Maatregelen met directiebesluit sector Volksgezondheid Maatregel Wie mag maatregel toepassen GHOR 1. afspraken maken met andere regio s over dekking regio en bijstandsverlening 2. Afdekking van de regio door 1 OvD-G 3. Inhuren van uitzendkrachten t.b.v. logistiek Afdelingshoofd RAV 1. Samenwerken met andere RAV s Afdelingshoofd 2. Terug naar 1 nachtdienst / afdelingshoofd 3. Beperkt B-vervoer 4. Diensten schrappen Afdelingshoofd JGZ 1. Spreekuren artsen en verpleegkundigen Afdelingshoofd JGZ vervallen (na selectie prioritering 2. Deelname ZAT s VO vervallen Afdelingshoofd JGZ 3. Uitstellen triage 4. Telefonisch s.u. in virtueel CJG incorporeren Afdelingshoofd 5. DD JGZ pilot later starten (tijdgebonden prioriteit) MZ 1. FG: bloedproeven, DNA monsters, urine onderzoek en verklaringen achterwege laten 2. JGZ en SMA artsen inzetten in FG rooster 3. Detachering functionarissen, i.h.b. RAC er / KON directeuren Toos Waegemaekers, tijdelijk opheffen 4. JGZ en SMA artsen op IZ inwerken en inzetten 5. Opslagcapaciteit vaccins vergroten voor het geval bevoorrading stagneert 6. Reizigers spreekuren minimaliseren 7. THZ inspecties en SMA werkzaamheden opschorten 8. MMK: Frisse lucht stopzetten (tijdgeboden prioriteit) 9. FG en medische advisering IND combineren 10. Extra kosten pandemie laten dekken 11. inkomstenderving opvoeren bij extra kosten 12.HKZ (her)certificering uitstellen 13 Hygiëne onderzoek ZonMW uitstellen 14. EU onderzoeken en academische werkplaats opschorten 15. Automatisering forensisch uitstellen (tijdgebonden prioriteit) 16. Reizigers: marketingplan uitstellen 17. Soa aanbesteding labdiagnostiek uitstellen, contract met Alysis aangaan voor 2 jaar (tijdgebonden prioriteit) 18. Management info project BBV-MZ door laten gaan BBV 1. Afbouwen bereikbaarheid informatielijnen op Afdelingshoofd basis van prioriteitenlijst Continuïteitsplan HGM versie september

12 Maatregel Wie mag maatregel toepassen 2. Niet meer secretarieel ondersteunen van afdelingshoofden VGZ 3. BBV heeft adviesplicht over de wijze waarop VGZ haar personele capaciteit optimaal kan inzetten om de binnen dit continuïteitsplan benoemde activiteiten te laten doorgaan 4. Communiceren naar cliënten en ketenpartners Afdelingshoofd over het annuleren van afspraken voor productie afdelingen. 5. Door de benodigde capaciteit voor het annuleren van gemaakte afspraken, zullen de lange termijn planningen voor JGZ en MZ in het gedrang komen. Dit betekent extra productieverlies indien niet langer vooruit gepland kan worden. Besluit nemen over prioritering in het herstarten van de lange termijn planningen na afloop van de griepgolf. Stafbureau 1. Toeleiding reguliere zorg waarborgen OGGZ Afdelinghoofd 2. Bezetting en bereikbaarheid meldpunt gaat Afdelinghoofd boven alle andere activiteiten 3. Bezetting evt opvangen met sociaal verpleegkundigen andere afdelingen 4. Zo mogelijk extra uren verpleegkundige zorg Afdelingshoofd voor spreekuur. dak- en thuislozen (kwetsbare groep!) 5. Verhuizing Bureau Zorgregie (tijdgebonden prioriteit) Continuïteitsplan HGM versie september

13 5. Communicatie De interne communicatie binnen HGM naar het eigen personeel is een belangrijk aandachtspunt. De medewerkers dienen tijdig betrokken te worden om zodoende de continuïteit van HGM te waarborgen. Ook de externe communicatie is onmisbaar tijdens het in werking stellen van een continuïteitsplan en nadien. Wanneer HGM niet meer aan bepaalde taken kan voldoen, dienen de betrokken partijen goed geïnformeerd te worden. Het uitgangspunt van de interne communicatie is: Alle HGM medewerkers weten dat het continuïteitsplan bestaat en kennen de hoofdlijnen Bij dit uitgangspunt kan een tweedelig doel geformuleerd worden: 1. Draagvlak creëren en behouden zodat medewerkers meewerken aan de voorbereidingen. 2. Vertrouwen in HGM vergroten en vasthouden zodat zoveel mogelijk personeel tijdens een grieppandemie aan het werk blijft en de aanwijzingen van HGM opvolgt. Het uitgangspunt van de externe communicatie is: Organisaties waar HGM voor werkt of mee samenwerkt weten wanneer HGM dit continuïteitsplan in werking stelt en wanneer HGM nadien weer normaal functioneert Bij dit uitgangspunt kan tevens een tweedelig doel geformuleerd worden: 1. Draagvlak creëren en behouden bij organisaties waar HGM voor werkt of mee samenwerkt zodat zij begrip hebben voor de situatie. 2. Vertrouwen van de organisaties waar HGM voor werkt of mee samenwerkt in HGM behouden. Hoe en wat er precies extern gecommuniceerd moet worden hangt af van de situatie en zal besproken worden in het crisisteam. In het crisisteam is een medewerker van de afdeling Communicatie aanwezig die hier op dat moment direct bij betrokken is. In het communicatieplan in bijlage 5 wordt beschreven hoe de interne communicatie met betrekking tot het continuïteitsplan dient te verlopen gedurende de volgende stadia: de voorbereiding op een mogelijke grieppandemie, de aanloop naar een grieppandemie, tijdens een grieppandemie en na een grieppandemie. Voor dit communicatieplan is gebruik gemaakt van de Handleiding Continuïteitsmanagement voor Decentrale Overheden van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) uit december Continuïteitsplan HGM versie september

14 6. Vervolg Het continuïteitsplan van HGM is een dynamisch document. Op grond van actuele interne en externe ontwikkelingen en op basis van voortschrijdend inzicht wordt het plan bijgesteld. Evaluatierapportages na gebruik van het continuïteitsplan zijn een belangrijk hulpmiddel om verbeteringen aan te brengen in het continuïteitsplan. Over de manier van evalueren zullen afspraken gemaakt moeten worden. Na eerste vaststelling van het document eind augustus, zal het plan in 2009 eenmaal per maand worden geupdate. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het bijhouden en aanleveren van een nieuwe versie. Per sector is een persoon verantwoordelijk voor het bundelen en doorsturen van de bijstellingen naar de projectleider. Bij wijzigingen stelt de directie de nieuwe versie vast. Voor overzicht van de verschillende versies zie het versiebeheer op bladzijde 2. Planning Activiteit Door wie Wanneer Bespreken concept in Influenzaoverleg 25 augustus Vaststellen versie augustus 2009 Bespreken in OR 7 september 2009 Vaststellen versie september 2009 Eventueel bijstellen Afdelingshoofden Eenmaal per maand in 2009 Vaststellen nieuwe versies Eenmaal per maand, als bijstelling Continuïteitsplan HGM versie september