Zaterdag 20 oktober 2012, uur. NJR kantoor, zolderkamer. Kromme Nieuwegracht 88, Utrecht. Jaarverslag: Notulen Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Zaterdag 20 oktober 2012, uur Aanwezigen: NJR kantoor, zolderkamer Huidig bestuur: Paulien Gankema (voorzitter JMA), Kromme Nieuwegracht 88, Utrecht Caroline Verduin (secretaris JMA), Kantoor: Arlinde Plomp, Thessa Meijlis (notulist) Leden: Anneke Rooth, Alexandra Bekker, Joost Leuven, Emma Daniëls, Daphne Bisterbosch, Lisa Olsthoorn, Iris Kater, Martine de Zoeten, Silja Coombs, Jojanneke van der Veen, Anna Kruseman. Voorzitter: Rob de Jeu Afwezig: Koen Glotzbach (JMA bestuurslid media), Eva Feijen (penningmeester JMA) 1. Opening Opening: 16:00 uur. 2. Mededelingen Paulien: geeft een korte uitleg over stemprocedure. Bij de ALV geldt een meerderheidsbesluit via acclamatie (bij JMA is dit normaal via consensus). Mocht iemand een bezwaar hebben moet dat duidelijk gemaakt worden aan de voorzitter. Als niemand een opmerking heeft gaat de ALV akkoord. Over personen stemmen we schriftelijk. Thessa en Arlinde stellen zich voor en vertellen wat ze doen. Paulien vertelt dat Eva in het buitenland is voor vrijwilligerswerk en Koen in Engeland studeert. Anna: wat is een erelid? Paulien: Dat is iemand die iets heeft voor de vereniging dat beloont kan worden met die titel. 3. Notulen vorige vergadering Paulien: de notulen van vorig jaar zijn ter goedkeuring. Er wordt eerst als geheel naar gekeken en dan per bladzijde. Er zijn geen opmerkingen of punten. De notulen van de vorige ALV zijn goedgekeurd. 4. Vaststellen agenda Punt 9 heeft een verkeerd jaartal. Het was , maar moet zijn. Punt 11 wordt bij punt 7 behandeld en niet apart behandeld. 5. Jaarverslag en Financieel Jaarverslag balans Paulien: Er wordt geen presentatie gegeven, iedereen heeft de stukken kunnen voorbereiden en mag vragen stellen of opmerkingen maken. Het jaarverslag en de jaarrekening zullen behandelt worden door Paulien, de balans door Thessa. Jaarverslag: Emma: Wanneer werd de nieuwe website geïntroduceerd? Paulien: Dat was in augustus 2012 en zal dus in het jaarverslag van 2012 aan de orde komen.

2 Er zijn verder geen vragen/opmerkingen en er hoeven geen aanpassingen gemaakt te worden in het jaarverslag van Financieel jaarverslag (hier is zowel uitleg gegeven door Paulien en Thessa als vragen door leden gesteld. Indien het een vraag/opm. van een lid betreft staat er een naam bij) Emma: geeft aan dat de het bedrag voor de contributies in de begroting van 2011 niet juist staan weergegeven. Dit bedrag klopt niet. Het bedrag van contributies moet rond de 1500 zijn. De kantoormedewerker zal dit oppakken met financiële administratie om het te verbeteren. De rente en bankkosten zijn hoger uitgevallen vanwege de afschaffing van korting op bankverkeer bij de ING. In de begroting van 2013 zal hier rekening mee worden gehouden. De bestuurskosten zijn hoger uitgevallen vanwege hogere reiskosten door de frequentie van de vergaderingen. De ALV was duurder dan begroot vanwege het huren van een zaaltje en een overnachting en eten. Er is minder aan publiciteit uitgegeven omdat we veel materialen uit subsidies konden betalen (i.e. promotiematerialen). De reiskosten van de werkgroepen zijn lager uitgevallen dan begroot omdat de groepen minder hebben vergadert dan verwacht. Er was meer begroot voor JMA activiteiten dan uiteindelijk uitgegeven. De boeking op de post 'Groen Café' was een foutje. Dit was eigenlijk bedoelt voor het cadeau voor 40jarig jubileum van Milieudefensie (MD) en had onder de post 'bijdrage aan projecten' moeten staan. Sommige posten voor 'bijdragen' moeten geschrapt worden en de namen van de posten aangepast worden. Dit zal opgepakt worden met de financiële administratie door de nieuwe penningmeester en de kantoormedewerker. De bijdragen projecten moet worden aangepast in de jaarrekening. Bij uitgaven 2011 moet nog 1500 bij de 1500 bijgeschreven (het moet dus verdubbelt worden vanwege een extra verkregen subsidie) Emma en Jojanneke: Er is onduidelijkheid of 'Mag 't Licht Uit' onder de projecten valt of niet. Dit wordt direct uitgezocht door Emma en het project Mag 't Licht Uit staat gespecificeerd in de jaarrekening. De grootste uitgave van de post 'projecten' is voor de vormgeving van het EKOokboek. Thessa meldt nog dat er nog geld komt van het NJMO fonds voor Mag 't Licht Uit (Rob de Jeu, bestuurslid van NJR, zal het hier met de penningmeester van de NJR over hebben). Jojanneke: waarom 'JMA bijdragen'. Thessa: het is lastig opgeschreven, maar hier worden gewoon bijdragen aan JMA mee bedoelt. Het financieel jaarverslag is goedgekeurd Balans Thessa geeft een toelichting op de balans. Goed om te weten is dat het bij 'postback cash' en 'kruisposten' om geld gaat dat overgezet wordt naar een andere (eigen) rekening. Jojanneke: waarom is JMA weggegaan bij de Triodos? Emma: JMA is bezig met het opzeggen van vele rekeningen zodat we straks makkelijker met één rekening naar een duurzame bank kan overstappen. Vanuit de leden komt een voorstel om het eigen vermogen van JMA op spaarrekening te zetten. We

3 weten namelijk al ruim van tevoren hoeveel geld wel of niet uitgegeven wordt. Dit zal opgepakt worden door het nieuwe bestuur. Verder vragen de leden aan het toekomstige bestuur om de financiële stukken beter voor te bereiden zodat deze ook voor de leden makkelijker te begrijpen zijn. Het is nog steeds vrij onduidelijk hoe credit/debet werkt. Anna legt het nogmaals uit. De balans is goedgekeurd. 6. Advies Kascontrolecommissie Anneke lid van de kascontrolecommissie leest het verslag voor. Anneke en Eva kwamen ook op de vragen die hierboven behandeld zijn. Als advies geeft de kascontrolecommissie mee dat de grootboeknummers veranderd moeten worden. Sommige grootboeknummers waren vaag, maar zijn uitgelegd door de kantoormedewerker. Het is beter om ook deze nummers duidelijker weer te geven. 7. Verslag 2012 tot nu toe Paulien geeft een korte presentatie over het 2012 tot nu toe. Een paar highlights van het jaar zijn hieronder ook weergeven. De speerpunten van dit jaar waren: leden werven, participatie verhogen, betrokkenheid bij YFoEE vergroten, Nieuwe Media beter inzetten, vaker in de media komen. Om meer leden te werven heeft het bestuur binnenkort een afspraak met MD om te kijken hoe zij ons versterken met leden krijgen via MD. MD heeft sinds dit jaar ingezet op straatwerving. Hier wordt JMA ook in meegenomen en heeft al geresulteerd in een flinke stijging leden (specifieke aantal bekend aan het einde van het jaar). In 2012 is het de keuze geweest om ons niet te richten op ledenwerving tijdens festivaltour, maar op werven voor het Jongeren Milieu Panel (JMP) leden. Dit is erg succesvol gebleken: we zijn gestegen van 30 naar 363 panelleden. Het is erg lastig gebleken om de werkgroepen vol en actief te krijgen. Via de nieuwsbrief hebben wel veel geïnteresseerden zich aangemeld, dus we gaan door met 'thema-nieuwsbrieven' om meer vrijwilligers aan te trekken. Dit jaar heeft er niemand in de ledenraad gezeten omdat niemand er interesse in had. Emma: moet je nog steeds in een werkgroep zitten om lid te worden van de ledenraad? Paulien: ja, dat moet nog steeds. AxieFabrique is dit jaar vanwege gebrek aan capaciteit niet opgestart. We gaan dit anders vormgeven in Voor details zie het jaarplan De JMA Academy is wel van start gegaan en dat was een succes. In mei is er een workshop persberichten schrijven georganiseerd dat we jaarlijks terug willen laten komen. Om onze betrokkenheid bij YFoEE te vergroten was er een bestuurslid internationaal en Thessa zat in Steering Group van YFoEE. Alle bestuursleden en een paar vrijwilligers hebben activiteiten van YfoEE bezocht. Dit jaar is er een beleid voor Facebook gemaakt en we zijn (weer) gestegen in het aantal volgers op Twitter. Het bestuur begon in 2011 met vier mensen, maar Eva had wat minder tijd vanwege haar eindexamen. Dit jaar hebben we een aantal keer op kantoor gewerkt met vrijwilligers onder het mom van Doe Iets Saais voor JMA (DIS'en).

4 In augustus is de vernieuwde website gelanceerd. Green Canteen en waren erg succesvol en zetten we volgend jaar door. Mag 't Licht Uit wordt nu uitgevoerd door lokale afdelingen van MD. Vragen/adviezen: Jojanneke: wat was het beste van dit jaar? Unaniem: De nieuwe website. Emma: hoe zit het precies met het sojavrij product? Thessa legt constructie uit met MD. Omdat we geen extra subsidie hebben gekregen voor het project 'Vet Goed' gaan we deze campagne in samenwerking met MD uitvoeren. Het heeft enige vertraging opgelopen, maar zal nog voor het einde van het jaar van start gaan. Algemeen geluid dat de naam 'sojavrij product' niet lekker klinkt. Thessa: we zijn hier van op de hoogte en het is vooralsnog een werktitel. 8. Financiën 2012 tot nu toe Thessa en Paulien geven een korte toelichting. Vooralsnog gaan we nergens over budget heen. 9. Voorstel dechargeverlening bestuur Paulien: meestal wisselen we bij JMA van bestuur en worden de stukken goedgekeurd, wat we niet doen is een bestuur decharge verlenen. Hiermee zegt de ALV dat ze het bestuur ontslaat van hun financiële verantwoordelijkheid. We willen dit graag voorleggen. Jojanneke: wat als we dit niet goedkeuren? Paulien: Dan kunnen wij ook na een paar jaar nog financieel verantwoordelijk gehouden worden. Decharge verlening wordt goedgekeurd. 10. Voordracht erelid Job van den Assem (erelid van JMA) wil Kimo van Dijk voordragen als erelid. Caroline leest de voordracht geschreven door Job voor. Opmerking Thessa: wat als ze ouder dan 28 zijn? Paulien: Iemand boven de 28 kan wel lid zijn, maar dat is een uitzondering. Hier kunnen we misschien iets in het HR zetten dat we ereleden hebben en hier regels over opstellen. NB: Volgens de statuten hebben we officieel geen ereleden. De ALV heeft er geen bezwaar bij dat Kimo erelid wordt. 11. Ledenraad Dit is reeds behandeld bij punt Verkiezing bestuur Paulien neemt het woord namens de sollicitatiecommissie en geef een toelichting over de procedure. Kandidaten worden voorgesteld, eerst door Paulien en dan kunnen ze zelf een toelichting van één minuut geven. Stemcommissie: Jojanneke, Joost en Anna geven zich op. Sollicitanten: Caroline, Alexandra, Koen en Anneke. In de pauze worden de stemmen door de stemcommissie geteld en alle sollicitanten zijn toegelaten

5 tot het bestuur. Pauze: Silja heeft ondertussen de vergadering verlaten. 13. Jaarplan 2013 Er wordt geen presentatie gegeven, vragen en opmerkingen zijn welkom: Er is een algemeen geluid dat het sojavrij product duidelijker uitgelegd moet worden in het jaarplan. Jojanneke: zijn er ook ideeën voor ledenwerving? Thessa: voor de duidelijkheid, we hebben nu 251 leden. Caroline: Er zijn ideeën om leden van MD te trekken naar JMA, maar er is nog geen duidelijk plan om jongeren van buiten MD/JMA aan te trekken. Thessa: Idee: we kunnen de JMP leden ook meer betrekken bij JMA. Jojanneke: of jullie kunnen langs komen op congressen van politieke jongerenorganisaties. Anneke: Hoe zit het met internationale studenten? Die kunnen nu bij SHARE terecht, maar veel willen ook lid worden van JMA. Anneke: Wellicht kunnen we een Engels-talige werkgroep opzetten. Emma: Hoe gaat het bestuur de werkgroepen activeren, maar ook minder intensief aansturen? De werkgroep moet wat zelfstandiger worden zodat het aansturen door bestuursleden minder nodig wordt. Caroline: we gaan werken met Facebookgroepen als test. Dan gaan we de werkgroepen wat meer als een netwerk opzetten i.p.v. een werkgroep. Het jaarplan 2013 is goedgekeurd mits de aanpassingen en aanvullingen erin opgenomen worden. 14. Begroting 2013 Paulien geeft een korte toelichting. Thessa: we moeten nog de rente en bankkosten aanpassen. Thessa: eerder in de vergadering kwam het idee op om een spaarrekening te regelen. Dit moet het nieuwe bestuur doen. Paulien: de post voor de activiteiten zijn begroot voor de zekerheid, meestal is het nauwelijks nodig. Paulien: de post voor projecten kan naar beneden omdat het meestal toch niet uitgegeven wordt. Tegenwoordig is het zo dat wanneer je iets verzint je er toch geld voor moet zoeken. Paulien: We lijden structureel verlies, maar dat proberen we op te vangen met subsidies, en anders teren we in op ons eigen vermogen. Emma: JMA heeft als kleine vereniging een groot eigen vermogen. Je kan ervoor kiezen als bestuur om in te teren op het vermogen. Laat je in ieder geval niet afschrikken tot het uitvoeren van acties/projecten vanwege de begroting, vaak blijft nog wat over aan het eind van het jaar. Paulien: dit is inderdaad goed voor het volgende bestuur om te weten. Alle leden gaan akkoord dat JMA mag interen op het eigen vermogen mocht er een project/campagne niet doorgaan vanwege de financiën. De begroting 2013 is goedgekeurd. 15. Verkiezing Kascontrolecommissie Emma, Jojanneke, Joost. De controle zal in februari/maart zijn. De nieuwe penningmeester en de

6 kantoormedewerker zorgen dat dit zal gebeuren. 16. W.V.T.T.K. Er is geen W.V.T.T.K. 17. Rondvraag Paulien: feliciteert het nieuwe bestuur en feliciteert de leden op een vlot verloop van de ALV. Jojanneke: hoe zit het met consensus op de ALV? Paulien: Daar zijn geen ideeën over, maar het is wel een wens van JMA en het is opgenomen in het jaarplan. Handig voor komend jaar om voorstelstukjes van de kandidaten op te sturen. Wie zat er in de sollicitatiecommissie? Paulien: Dat was een initiatief van het bestuur en er zat iemand van MD in. Stukken komende keer dubbelzijdig geprint. Anna: zijn jullie open voor meer informatieve activiteiten? Caroline: Ja, bijvoorbeeld de ReCAP film op 1 november. Anneke: bedankt Paulien voor voorzitterschap bij JMA. Caro: bedankt ook iedereen. In het bijzonder Paulien. Allen bedanken Rob voor het voorzitterschap tijdens deze ALV. 18. Sluiting 18:04 gesloten.