Algemene Ledenvergadering Ibn Battuta 17 februari 2015 Aanvang: uur Grand Café The Crown (Zuiderdiep 2)

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering 17 februari Aanvang:.00 uur Grand Café The Crown (Zuiderdiep 2) Aanwezig (36): Amarinske Verkerk, Arnoud Damen, Baptiste Dullaart, Berber Oosterhagen, Cristian Wessels, Daniëlle Eleveld, Ellen Stoppels, Evelien Meinders, Ewout van Spijker, Gerben van der Pijl, Jeroen de Regt, Jos de Lange, Kim van der Zande, Lucas Vaartjes, Marc Baauw, Marc Boogert, Margo Enthoven, Marije Kootstra, Marins Hettinga, Marjolijn Dijk, Mathijs Mulder, Nick Klappe, Niels van den Brink, Nienke Mud, Paul Steeneken, Paula Bongertman, Pieter Meijer, Raoul Steyvers, Rian van Kempen, Ronald Kleine, Roos van Schie, Steven Wester, Wendy Daggenvoorde, Wiecher Nip, Wim Boerée, Wouter van Heugten. 1. Opening Bij dezen open ik de derde Algemene Ledenvergadering van het verenigingsjaar 14- van. - Hamerslag- Hartelijk welkom allemaal op deze Algemene Ledenvergadering. Ik wil iedereen verzoeken zijn of haar telefoon uit te zetten, of in ieder geval op stil. Ook wil ik mededelen dat Peter Schotsman Evelien Meinders gemachtigd heeft om te stemmen en dat Jorn van der Scheer Paul Steeneken gemachtigd heeft om te stemmen. Dan wil ik iedereen vragen te gaan staan om het verenigingslied te zingen. - Zingen verenigingslied - Dan gaan we nu naar het tweede punt op de agenda: het vaststellen van de agenda. 2. Vaststellen agenda Voor de pauze zullen we de bestuursmededelingen behandelen, waarna we overgaan op de evaluatie van het beleidsplan en de voorgestelde HR-wijziging. Ook zullen we de halfjaarbalans presenteren. Daarna zullen de kandidaatsleden voor de Raad van Adviseurs -16 voorgesteld worden. Hierna zal daarover een stemming plaatsvinden. Na de pauze zal de uitslag van die stemming bekend worden gemaakt waarna we verder gaan met het voorstellen en bedanken van de commissies. Na het voorstellen en bedanken staat er een discussiepunt op de agenda. Ook zullen wij de app evalueren en zal de eerste versie van de langetermijnvisie worden gepresenteerd. Tot slot de W.V.T.T.K. s, waarvan er drie zijn ingediend en de rondvraag. - Zijn er vragen over de agenda? Dan stel ik bij dezen de agenda vast. - Hamerslag- Pagina 1 van 42

2 3. Vaststellen vorige notulen 5 De afgelopen twee weken hebben de notulen van de ALV van 14 oktober ter inzage gelegen in de ALV-map in de koffiekamer. Daarnaast zijn deze ook rondgestuurd samen met de agenda. - Zijn er vragen of opmerkingen over de vorige notulen?- Pieter Meijer: Vroeger gaven we helemaal aan de linkerkant regelnummers aan, dat kun je heel makkelijk doen in word. Zodat als je wat te wijzigen hebt, je het heel makkelijk met regelnummers kunt aangeven. Ik zie ook dat de vorige agenda met de voorgestelde wijzigingen vastgesteld is terwijl er geen opmerkingen uit de zaal waren. Voorzitter: Wij hebben toen zelf een wijziging voorgesteld, we hadden een extra bijlage toegevoegd. Paul Steeneken: Ik zie dat Jan Aike Noordermeer hier met drie o s geschreven staat. Marjolijn Dijk: Het is allemaal best wel letterlijk geschreven. Het is heel erg spreektaal en dat is niet nodig. Pieter Meijer: Notulen hoeven niet zo letterlijk als transcriberen. Voorzitter: We zullen ernaar kijken. Bijzinnen hoeven er inderdaad niet per se in. Dan stel ik bij deze de notulen van de vorige ALV met de genoemde correcties vast. - Hamerslag- 4. Bestuursmededelingen Nu gaan we over naar de bestuursmededelingen. Tussendoor komen er momenten tot het stellen van vragen. Zwembadfeest We zijn van plan om samen met andere studieverenigingen een zwembadfeest te organiseren. Het zwembadfeest zal plaatsvinden rond begin juni in zwembad Kardinge. De afspraken met het zwembad staan vast en we hebben een offerte gekregen. Het feest gaat alleen door wanneer dit kostendekkend kan verlopen en daarom zijn we op dit moment op zoek naar verenigingen die mee willen werken. Mocht dit niet lukken, dan zal het ook niet doorgaan. Internationalisering Om ons op de internationalisering voor te bereiden zijn wij een aantal keer naar bijeenkomsten van het FVOG geweest. Hier hebben wij ook verschillende bestanden gekregen waarin de eerste stappen richting internationalisering staan. Het blijkt echter dat de bal echt begint te rollen wanneer de bachelors in het Engels gegeven worden. De bachelors van de andere verenigingen bij deze meetings waren namelijk al wel volledig in het Engels. Het is echter wel van belang om proberen in te springen op de toename van internationalisering, en daarom schenken wij hier ook aandacht aan in onze langetermijnvisie. Mambo Jambo Zoals jullie weten is de Mambo Jambo geheel failliet. Omdat wij nog een bedrag van hen krijgen, hebben we meermalen contact gehad met Constantijn de Lange, onze juridisch adviseur uit de RvA. Nu is het zo dat wij op de schuldeiserslijst staan bij de curator en we wachten nog af of wij nog geld terug kunnen krijgen. Fototoestel Twee jaar geleden is een nieuw fototoestel aangeschaft. Echter blijkt dat tijdens borrels de foto s zeer slecht zijn. Ook kunnen er binnenshuis geen foto s gemaakt worden zonder flits, omdat elke Pagina 2 van 42

3 beweging een schim wordt op de foto. Ook al wordt er goed ons best gedaan, de helft van de foto s is wazig. We gaan daarom de komende tijd kijken of we een beter alternatief kunnen vinden. 5 - Zijn hier verder vragen over? - Paul Steeneken: Twee zaken over het zwembadfeest: Twee jaar geleden is besloten mee te doen aan Zwemfest. Toen hebben we al gezegd dat we moesten uitkijken dat we niet aan teveel externe feesten meedoen. Dat is ten eerste iets, zorg dat je genoeg activiteiten voor je eigen leden hebt. Ten tweede, er is nogal veel onduidelijk rond de aansprakelijkheid bij het zwembadfeest. Zorg dat je dat op orde hebt, mocht er iets mislopen, wat met drinkende studenten in een zwembad wel aannemelijk is, zorg dan dat je je goed hebt ingedekt. Voorzitter: Bedankt voor deze opmerking. We hebben een afspraak gehad met Zwembad Kardinge en we hebben goede afspraken gemaakt en zij zorgen voor de beveiliging. We moeten inderdaad goed kijken dat we niet in zee gaan met deze vereniging voor er duidelijkheid is over de kaarten die ze gaan verkopen en er goed op papier staat wat er gaat gebeuren. Paula Bongertman: We zijn in ons jaar met de verzekeringen bezig geweest. We zijn heel goed verzekerd. Lucas Vaartjes: Ik zou het alsnog even nakijken. Maar hoe zijn jullie op het idee gekomen om mee te doen aan zo n zwembadfeest? Was er echt behoefte aan? Voorzitter: Het is meer ontstaan omdat Cristian Wessels ermee was gekomen. Het leek ons een leuk idee en toen we andere verenigingen benaderden waren zij ook enthousiast. Gezien onze jaarplanning was het ook mogelijk om het in die periode te plannen. Pieter Meijer: Jullie zijn duidelijk niet bij het eindfeest van de KEI-week in 07 geweest, want dat zwembadfeest was echt ongelooflijk goor. Voorzitter: We hopen dat niet mee te gaan maken, ons inziens kan het heel leuk gaan worden. Evelien Meinders: Ik vroeg mij af hoeveel we nog van Mambo Jambo zouden moeten krijgen. En heb je met internationalisering ook gekeken naar verenigingen met dezelfde grootte? Of dat echt werkt of dat we straks alles in het engels doen zonder dat het zin heeft? Voorzitter: Er zijn veel verenigingen die al een Engelse bachelor hebben en hadden goede voorbereiding met al een aantal activiteiten in het Engels. We zijn er in die zin wel een beetje vanaf gestapt omdat het pas echt zin heeft als de bachelors volledig in het Engels zijn. We willen internationale studenten van de masters erbij betrekken maar de vereniging hoeft nog niet volledig over op Engels. En over de Mambo jambo, we hadden een sponsorcontract van 10 euro en wij moeten daarnaast ook nog 990 betalen, dus het gaat om een bedrag van 3 euro. Paul Steeneken: Gaat het zwembadfeest drukken op onze begroting? Voorzitter: Nee, we willen ervoor zorgen dat het kostendekkend is. We hoeven ook niet van tevoren geld in te leggen. Nick Klappe: Is het een eenmalig feest? Voorzitter: We kijken hoe het gaat, het is niet gelijk een idee voor meerdere jaren nu. Ewout van Spijker: Zijn jullie van plan gelijk een nieuwe camera te kopen? Voorztitter: Ja, dat is de bedoeling. Evelien Meinders: We hebben vorig jaar besproken om degene die we nu hebben overdag te gebruiken en een andere speciaal voor borrels. Willen jullie dat ook of wil je een nieuwe aanschaffen en deze weg doen? Voorzitter: Als we een nieuwe kopen is het wel de bedoeling dat die voor alles wordt gebruikt. Niels van den Brink: Dat zwembadfeest wordt nu vooral georganiseerd met dezelfde verenigingen als het Zwemfest. Als het in de toekomst weer georganiseerd wordt, wil je dat dan Pagina 3 van 42

4 ook aan het vaste takenpakket gaan toevoegen? Ik dacht dat Cristian dat samen met het Zwemfest had bedacht, of kwam het helemaal uit hemzelf? Voorzitter: Cristian had het wel zelf bedacht maar er is wel deels overlap met verenigingen die ook het Zwemfest organiseren. Velen van hen waren ook enthousiast. Maar sommige verenigingen die wel bij Zwemfest betrokken zijn doen hier niet aan mee, zoals VIP. Berber Oosterhagen: Ik zou het advies geven om niet een compleet nieuw model camera te kopen, maar twee of drie versies ouder. Voorzitter: Bedankt voor de tip. Marjolijn Dijk: Je wilt niet teveel externe feesten maar een aantal is wel leuk, rond de drie. Ik kan me herinneren dat we ook nog op de wachtlijst staan voor prominent in de tent. Weten jullie daar meer van? Ik zou liever daarheen gaan dan naar het feest in een zwembad. Voorzitter: Ik weet niet hoe het staat met prominent in de tent. Dat kunnen we uitzoeken. Pieter Meijer: Hoe zit het met het interfacultair gala? Aangezien we nu afgelopen jaar ons eigen gala hebben gehad, bestaat het nog of doen wij er niet meer aan mee? Voorzitter: Vorig jaar ging het niet door vanwege het RUG-gala, dit jaar doen we er weer aan mee en Lisette zit daarvoor in de commissie. Machtigingen We zijn op dit moment bezig om een plan te ontwerpen om het machtigingssysteem te veranderen. We willen ervoor zorgen, dat leden zich machtigen voor voor de gehele lidmaatschapstijd. Hierdoor hoeft er niet voor elke nieuwe activiteit een nieuwe machtiging te worden uitgeschreven. We hebben hierover contact met andere verenigingen die dit al hebben doorgevoerd en ook de kascommissie is uiteraard op de hoogte. Werkgroep bedrijfsbezoeken Voor de organisatie van een bedrijfsbezoek dien je intensief contact te hebben met bedrijven. Uit dit contact komt dan een mogelijke datum dat het bedrijf het bezoek kan organiseren. Omdat er veel tijd overheen gaat, wanneer je in september wordt aangesteld, om een bedrijfsbezoek te organiseren, vinden de meeste bedrijfsbezoeken nu plaats in het begin van het nieuwe kalenderjaar. Om ook in de tweede helft van het kalenderjaar, na de zomervakantie, bedrijfsbezoeken neer te zetten, zullen wij twee momenten inlassen dat er een wisseling plaatsvindt in de werkgroep bedrijfsbezoeken. Deze wisselingen zullen plaatsvinden in september en in februari. Hierdoor zal de februarigroep bezoeken na de zomer kunnen organiseren, en de septembergroep voor de periode na de kerst. Commissiekamer De commissiekamer is een werkplek voor commissies. Daarnaast is het natuurlijk ook een plaats voor Girugten. Wanneer commissies of Girugten hier aan de slag willen, dan kunnen zij gebruik maken van deze computers. Als er geen commissie aan het werk is, dan kan er ook prima gestudeerd worden. In de komende periode zal het echter erg druk zijn met de topdrukte van de Buitenlandse Excursiecommissie en de Carrieredagcommissie. Let hier dus op als je wilt studeren. Bestuur 55 Dat wij momenteel alweer over de helft van ons bestuursjaar zijn, betekent ook dat we op zoek moeten naar onze opvolgers. Vanaf morgen is het mogelijk om je sollicitatiebrief en CV in te leveren bij het bestuur. Vanaf morgen staat ook alle informatie omtrent de sollicitaties online. Tot en met 27 maart 5 uur kun je individueel je sollicitatie voor een bestuursjaar bij ons inleveren. Dit kan door je sollicitatiebrief en CV in mijn postvakje in de koffiekamer te leggen. Mocht je twijfelen over een bestuursjaar, of meer willen weten over wat een bestuursjaar inhoudt, Pagina 4 van 42

5 dan kun je, naast de informatie op de website, langskomen op de informatiemiddag. Peter Schotsman en Kim van der Zande zullen donderdag 5 maart s middags aanwezig zijn in een zaaltje om alle vragen omtrent een bestuursjaar te beantwoorden. Ook kun je natuurlijk een afspraak met hen maken om erover te praten. Graag willen we duidelijk maken dat deze middag vertrouwelijk is. - Zijn hier verder vragen over? - Pieter Meijer: Over de Werkgroep Bedrijfsbezoeken, wil je de hele werkgroep keer op keer wisselen of wil je de helft wisselen? Of kijken wie er willen stoppen en dan naar nieuwe mensen zoeken? Voorzitter: Het wordt zo gevormd dat je een februarigroep en een septembergroep hebt. Ene helft start in februari, andere helft september. Ze zitten dus wel samen, je hebt twee wisselingen dus, maar dan wisselt maar de helft van de werkgroep. Evelien Meinders: Je wilt dus de groep opsplitsen. Wanneer ga je daar dan mee beginnen? Ga je daar nu al mee bezig of volgend jaar mee beginnen? Voorzitter: Hebben gepeild wie er door willen gaan. Marc wil doorgaan tot februari en we kijken nog naar een tweede persoon. Als er niet nog iemand is die door wil gaan laten we iemand nu aanstellen die weer tot februari doorgaat. Niels van den Brink: Ik weet niet zeker wat er in het HR en de statuten staat. Maar moet dat niet in het HR worden veranderd, dat de werkgroep ook in februari kan wisselen? Voorzitter: Nee, werkgroepen die kun je wel gewoon aanstellen. Lucas Vaartjes: Hoe gaat het er uitzien met de machtigingen? Machtig je dan voor bepaalde activiteiten? Welke activiteiten wil je dan gaan doen en wordt er dan überhaupt nog in cash betaald? Voorzitter: We maken nu ook al keuzes of we mensen cash laten betalen of machtigen. Bij sommige activiteiten is cash handiger maar bij bijvoorbeeld een gala van euro gebruiken we wel machtigingen. Het gaat erom dat je bij het introkamp gelijk machtigt dat we voor alle activiteiten geld bij je af kunnen schrijven. Het is alleen wel belangrijk nu dat als je ingeschreven staat op de website het wel duidelijk is voor de leden dat ze ingeschreven staan en wij dan gelijk gemachtigd zijn om geld af te schrijven. Lucas Vaartjes: Ja dat lijkt mij ook inderdaad want met het in- en uitschrijven op de site is het ook niet altijd duidelijk. Maar lijkt me wel heel erg handig, zelfs bij de lagere bedragen wel. Voorzitter: Ja, Idun van biologie die doet dit al dus daar hebben we ook contact mee. We zullen kijken of we dit goed neer kunnen zetten. Marjolijn Dijk: Over bestuur 55. Ik kan het iedereen aanraden om te doen. Ik denk dat ik vanuit alle oud-bestuursleden spreek als ik zeg dat je iedereen kunt vragen om informatie hierover. Dat vinden we allemaal alleen maar leuk om daar iets over te vertellen natuurlijk. Paul Steeneken: Op het moment dat je je inschrijft als lid van Ibn vink je al iets aan van bij deze machtig ik om geld af te schrijven van mijn rekening. Misschien kun je kijken of je het daarmee niet al gedekt hebt? Voorzitter: Volgens mij gaat dat puur om de contributie waarvoor je Ibn machtigt om af te schrijven. Berber Oosterhagen: Hoe wil je dat doen met huidige leden? Moeten wij allemaal langskomen om iets te tekenen of is het alleen voor nieuwe leden? Voorzitter: Het is natuurlijk makkelijk door te voeren bij nieuwe eerstejaars. Maar we willen het wel voor iedereen doorvoeren. Dus wanneer je meedoet aan een activiteit waarvoor gemachtigd moet worden teken je dan gelijk voor je hele lidmaatschapstijd. Pieter Meijer: Kan het niet gewoon dat je de inschrijflijst aanpast dat je gelijk ook machtigt om het bedrag af te schrijven voor die activiteit. Kennelijk is dat ook genoeg voor het Pagina 5 van 42

6 lidmaatschapsgeld, dus ik zie niet in dat dat veel moeilijker hoeft te zijn. Kim van der Zande: Wat ik van andere verenigingen hoor is dat je sowieso een handtekening nodig hebt van een lid voor een doorgaande machtiging. Op internet is voor een periodieke machtiging genoeg, maar voor altijd heb je wel een echt geschreven handtekening nodig. Pieter Meijer: Over de commissiekamer: Ik vind het sowieso een beetje vreemd dat je daar gaat zitten studeren. Het is inderdaad de commissiekamer. Er zijn op het Zernike genoeg plekken om te studeren, dus ga vooral daar zitten. Paula Bongertman: Zijn jullie bij bestuur 55 weer van plan een vicevoorzitter aan te nemen? Voorzitter: We hebben nog niet van tevoren vastgesteld hoe groot de groep wordt. Lucas Vaartjes: Ik vind dat je wel meer mag nadenken over de samenstelling van je opvolgers. Je hebt nota bene een langetermijnvisie geschreven. Je zegt dat hangt af van de aanmeldingen, ik vind dat wel een makkelijk antwoord. Voorzitter: We denken daar uiteraard wel over na. Maar uiteindelijk is het groepsproces het belangrijkst en of dat nou beter met 6 of met 5 personen gerealiseerd kan worden. Daar hebben we nu nog niet gelijk een mening over qua functies. Paula Bongertman: Waar mijn vraag vandaan kwam is dat het kan zijn dat iemand wil solliciteren op een bepaalde functie, misschien wel de functie van vicevoorzitter. Als jullie nu al zeggen van we weten niet of we daarmee doorgaan dan is dat voor mensen die willen solliciteren wel handig om te weten. Voorzitter: In principe staat de functie van vicevoorzitter ook gewoon open. Pieter Meijer: Om te reageren op Lucas. Ik denk niet dat het per se is als er 5 mensen aanmelden doen we er 5 en als er 6 aanmelden doen we dat. Je doet dat dan op basis van sollicitaties, daarmee bepaal je wat je keuze dan wordt. Ewout van Spijker: Lichtelijk aanhakend op puntje bestuur 55. Het is de afgelopen jaren zo geweest dat de overdrachts-alv s drukker bezocht worden dan andere ALV. Willen jullie hier dan weer zitten? Want het is hier dan misschien wel krap. Voorzitter: We zullen nog kijken naar een locatie voor de overdrachts-alv. Als we geen betere locatie kunnen vinden zullen we weer hier zitten maar dat zou inderdaad wel krap kunnen worden. Jeroen de Regt: Over de commissiekamer. Girugten houdt tegenwoordig elke maandag een werkmiddag van 1 tot 4. In hoeverre is er zekerheid dat wij in de commissiekamer terecht kunnen? Voorzitter: In principe mag Girugten hier gewoon zitten. Maar als er commissies zitten dan mogen die daar ook zitten. Je hebt in die zin geen zekerheid. Marjolijn Dijk: Overleg dat dan gewoon onderling met commissies. Marc Baauw: Als je een vaste dag plant lijkt het mij handig om wel een zaaltje te reserveren of iets dergelijks. Voorzitter: Dat kan handig zijn, dan heb je in ieder geval wel zekerheid dat je ergens kunt zitten. Paul Steeneken: Je zegt het wordt heel druk de komende tijd met commissies. De EBF heeft twee kamers in beheer met inschrijfijsten, je kunt ook die inschrijflijsten instellen voor de commissiekamer. Voorzitter: Er valt inderdaad over na te denken om dat systeem voor de commissiekamer te gebruiken. Evelien Meinders: De nieuwe computerruimtes op de faculteit zijn bijna altijd leeg en ook heel handig, daar kun je prima werken. Dus als er heel veel nood is kun je daar zitten ook al zijn er geen telefoons. Als er mensen zitten te studeren in de commissiekamer kun je ze ook daarheen sturen. Voorzitter: Als je er aan het studeren bent en er komt een commissie of Girugten dan heeft die Pagina 6 van 42

7 voorrang om daar te werken en moet je ergens anders heen om te studeren. 5 Afgelopen activiteiten: Dan gaan we over naar de afgelopen activiteiten. Zoals te zien is op het scherm zijn er vele activiteiten geweest de afgelopen tijd. Hiervan wil ik er graag een paar uitlichten. Korte Buitenlandse Excursie Van 14 tot en met 16 november zijn wij met 42 personen in busjes richting Praag gereden. In Praag zijn we gestart met een korte rondleiding rond de stad met een prachtig uitzicht op het centrum. De volgende dag hadden we al vroeg weer de benen genomen en klommen wij richting de top van een televisiemast. Vanaf deze mast was er wederom een prachtig uitzicht over de stad. Daarna hebben we de stadstour afgemaakt en zijn we gezamenlijk uit eten geweest. Al met al was het een zeer geslaagd weekend. Gala Het jaar werd afgelopen jaar wederom afgesloten met een spetterend gala, georganiseerd door de EJC. Op het gala, dat plaatsvond in het Newscafé, waren meer dan 0 mensen aanwezig. Dit zorgde er voor dat er ook erg veel gezelligheid te vinden was in het Newscafé. Het jaar kon niet beter afgesloten worden. Op het scherm zijn nu nog enkele afgelopen activiteiten te zien. - Zijn hier nog vragen over? - Jos de Lange: Ik zie de EGEA pubquiz staan. Maar die is helaas niet doorgegaan en staat er wel op. Voorzitter: Goed dat je het zegt, die moeten we eruit halen. Paul Steeneken: Ik kan me niet voorstellen dat het afscheidssymposium voor Paul Ike georganiseerd is door Ibn. Hoezo staat dat hier tussen? Hoezo staat het symposium voor Paul Ike ertussen, hoort dat hierbij? Voorzitter: Wij hebben deels meegeholpen met de organisatie hiervan. Arnoud Damen: Jullie hebben het over het gala waar wij weer aan mee gaan doen. Zal het normale gala dat door de EJC wordt georganiseerd nog wel door blijven gaan dan? Voorzitter: Ja, die zal gewoon doorgaan. Kim van der Zande: Ik zag het Geo Promotion Congres voorbij komen maar die hoort volgens mij ook niet op deze lijst. Dat is geen activiteit van Ibn. Voorzitter: Nee dat klopt. Dat is inderdaad wel een activiteit die bij ons op de site heeft gestaan maar hoort niet als officiële activiteit. Die had hier cursief gestaan moeten hebben. Goeie opmerking. Aankomende activiteiten: Ook staan er weer vele activiteiten op de agenda. Dit is allemaal te zien op het scherm. Hiervan wil ik er ook even kort een paar uitlichten. Alumni om de tafel en alumniborrel Op vrijdag 27 februari zal de alumniborrel worden georganiseerd in Café Buckshot. Deze borrel zal beginnen met de alumni rond de tafel. Hierin kunnen alumni hun eigen verhalen kwijt aan de studenten en kunnen de studenten in gesprek met alumni over hun toekomst. De studenten worden hierbij ingedeeld op hun interessegebied. Hierna gaan we borrelen en voor wie wil met elkaar eten. Pagina 7 van 42

8 5 Buitenlandse Excursie Natuurlijk staat er verder de buitenlandse excursie op het programma, die op zaterdag 14 maart zal vertrekken met een grote groep Ibners richting Turkije. In Turkije zullen wij Ankara bezoeken maar zullen wij ook het binnenland intrekken. De organisatie verloopt goed, het belooft een erg mooie reis te worden. NGPS Om je goed voor te bereiden op de buitenlandse reis, of om natuurlijk meer te weten te komen over het land Turkije via een breed scala aan invalshoeken, organiseren wij het NGPS over Turkije. Het NGPS, dat samen met de verenigingen uit Wageningen, Utrecht, Amsterdam en Nijmegen wordt georganiseerd zal plaatsvinden op 6 maart in Utrecht. De inschrijving hiervoor is nu open. Alfabetfeest Ook de inschrijving voor het alfabetfeest is open. Dit jaar is het thema Wicked and Wasted, oftewel, ga helemaal verkleed als iets met de beginletter W. Het feest zal op februari plaatsvinden in de Kokomo. De kaarten zijn voor 5 euro te koop in de koffiekamer. - Zijn hier nog vragen over? Nee, dan gaan we door naar het representatieoverzicht. Representatieoverzicht Op het scherm is nu het representatieoverzicht te zien. Wat minder constitutieborrels dan in de beginmaanden als bestuur, dat zal geen verrassing zijn. Wel wat meer afspraken met bedrijven, verenigingen en andere partijen zoals jullie kunnen zien. Nee. - Zijn hier vragen over? - 5. Evaluatie beleidsplan 14- Dan gaan we nu verder met de evaluatie van ons beleidsplan. Tijdens de vorige ALV zijn er al enkele delen van ons beleidsplan ter sprake gekomen, zoals bijvoorbeeld de introductieperiode, de cafeïnekaarten, bezuinigingen en de indeling van de koffiekamer. Nu willen wij ten eerste de commissaris promotie en de interne communicatie uitlichten. Commissaris promotie Vanaf begin dit verenigingsjaar wordt er in elke commissie een commissaris promotie aangesteld. Deze commissaris promotie moet de mediacommissie uit het geheugen doen verdwijnen. Ons insziens lukt dit goed. Door de commissaris promotie kunnen promotiemiddelen gemakkelijker worden geproduceerd, omdat dit niet via een tussenstation moet worden gedaan. Daarnaast merken wij dat de functie als commissaris promotie een volwaardige functie is en dat men er plezier aan beleeft om hun eigen activiteiten te promoten, in plaats van dat ze er een andere commissie voor inschakelen. Interne communicatie Door middel van een toename van voorzittersoverleggen wilden wij de onderlinge communicatie verbeteren tussen commissies onderling en tussen commissies en het bestuur. Dit bevalt erg goed. Daarnaast hebben wij goed contact met andere facultaire organisaties, bijvoorbeeld door het acquisitieoverleg. Ook hebben de commissarissen promotie een overleg gehad om uitleg te krijgen over hun functie en over het posterbestand. Dit is ook erg goed bevallen. Pagina 8 van 42

9 - Zijn hier ook vragen over? - Marjolijn Dijk: Over de communicatie intern: Ik kan me herinneren dat er vrij veel frustratie is geweest over de combinatie WBB en Ex cie. Hoe is dat dit jaar? Voorzitter: Er is wel soms overlap maar we communiceren goed hierover, Marc en ik overleggen vooral wel goed. En het bezoek aan de NAM van de Ex cie bijvoorbeeld wordt echt goed neergezet als echt een excursie, waarbij we ook het terrein opgaan om daar te kijken. Zodat het niet teveel op een bedrijfsbezoek lijkt. Lucas Vaartjes: Hoorde ik net nou echt de mediacommissie uit het geheugen doen verdwijnen? Hard om te zeggen voor mensen die deze commissie gedaan hebben. Voorzitter: Het is iets te hard uitgedrukt. We willen vooral natuurlijk het gat opvullen dat de mediacommissie heeft achtergelaten, laat ik het zo zeggen. Kim van der Zande: Volgens mij heeft Pieter ooit gevraagd om het beleidsplan weer duidelijk inzichtelijk te maken wanneer je hem gaat bespreken. Bijvoorbeeld om het mee te sturen als bijlage bij de uitnodiging. Klopt dat? Pieter Meijer: Ja, om het bijvoorbeeld op de website te zetten of iets dergelijks. Gewoon zodat je het wel weer even kan zien. Voorzitter: Het beleidsplan is sowieso te vinden op de website het hele jaar. Het zou wel een goed idee kunnen zijn om het toe te voegen als bijlage voor de overdrachts-alv. Goede opmerking. Dan gaan we nu over op: Borrellocatie en borrelfotografen Het jaar is inmiddels al vrij ver gevorderd, dus dit is een mooi moment om de borrellocatie te evalueren. Wij als bestuur zijn erg tevreden met de communicatie met het Fust. Vincent, de eigenaar van het Fust, is altijd goed te bereiken en wij hebben nog geen enkele keer problemen gehad met de planning van borrels, feesten of uitreikingen. Echter zien wij wel het probleem om de borrels volledig besloten te houden tot een bepaalde tijd. In het contract dat wij hebben opgesteld, staat dat wij de kroeg tot 12 uur voor onszelf hebben. Dit moet door ons strikter gehandhaafd worden. Over de borrelfotografen zijn wij ook erg enthousiast. De fotografen zien de verantwoordelijkheid voor het maken van foto s en de camera en wisselen het leuk af met elkaar. Het bestuur neemt de camera altijd mee en ontvangt deze dan aan het eind van de avond weer van de fotografen. Professor Keuningstoel De veelbesproken professor Keuningstoel is weer gerestaureerd. In samenwerking met de professor Keuningvereniging hebben we er voor kunnen zorgen dat de stoel weer beter in het daglicht staat. Hierdoor blijft een van onze enige erfstukken vanuit de faculteit bestaan. De restauratie is uiteraard in overleg gegaan met Piet Pellenbrag, ons erelid, die een warm hart toedraagt aan de stoel. Ook de Raad van Adviseurs en de langetermijnvisie zijn besproken in ons beleidsplan. Hier zullen wij echter later deze vergadering op terugkomen omdat dit ook agendapunten zijn. - Zijn er hier vragen over? - Evelien Meinders: Over de borrellocatie: Vraag ik me A af hoezo dat eerder niet gebeurd is en B hoe jullie nu van plan zijn dat aan te pakken. Voorzitter: We willen in de toekomst wel echt bij de deur gaan staan. We dachten eerder dat het wel oké was zo. Bij de laatste borrel werd er een fust uitgedeeld terwijl er al externen binnen Pagina 9 van 42

10 waren en dat willen we wel voorkomen. We gaan in de toekomst daar meer op letten. Evelien Meinders: Je helpt dat toch ook al met bandjes? Voorzitter: Ja, die moeten dan wel goed uitgedeeld worden bij de ingang dus dat gaan we voortaan doen. Marc Baauw: Zodra het warmer wordt gaan vaak de tussendeuren open. Dan wordt het makkelijker voor externen om binnen te komen. Daar zou misschien ook rekening mee gehouden kunnen worden. Pieter Meijer: Je kunt ook leden laten klikken over externen bij bestuur tijdens borrels. Paula Bongertman: Over de foto s, ik vind dat er hele leuke foto s op de website staan. Maar er mogen wel meer foto s op de site van activiteiten. Als je niet bij een activiteit bent geweest, wil je wel kunnen zien hoe het was. Raoul Steyvers: Daar wil ik als borrelfotograaf graag op inhaken. Het komt ook door kwaliteit van de camera, die presteert best wel matig. Zo kunnen er veel foto s weggegooid worden. Dus ik ben blij dat er een nieuwe camera komt zodat er meer en betere foto s gemaakt kunnen worden. Nick Klappe: Hoe gaat het borrelfotografen team er in de toekomst uitzien? Komt er elk jaar een nieuwe bij of wordt er elk jaar een nieuw trio aangesteld? Hoe zie je dat voor je? Voorzitter: Die keuze willen we graag laten aan onze opvolgers. Wij zouden zeggen dat je ze alledrie wel kunt omwisselen. Misschien is het komende bestuur het daar niet mee eens dus dat is wel een mooie beslissing voor hen. Dan gaan we nu over naar het volgende punt op de agenda 6. Wijziging Huishoudelijk Regelement Artikel 1.2 Verdeling Contributie Tijdens de afgelopen ALV is uitgebreid gepraat over een eventuele HR-wijziging met betrekking tot het percentage van de contributie dat gereserveerd is voor de almanak. Toen zijn de begrotingen van afgelopen jaren van de almanak gepresenteerd en is geconcludeerd via een peiling dat van de 54 aanwezigen, 52 personen voor een HR-wijziging waren, 0 mensen tegen en 2 onthoudingen. Daarnaast is gesproken over het geld dat per sponsorcontract wordt doorgeschoven richting de almanak. Wij hebben besloten dit niet meer te doen en voor de afgelopen almanak is dit ook niet nodig gebleken. De voornaamste reden hiervoor is dat wij zelf te maken hebben met bezuinigingen, de productiekosten van de almanak dalen en het contributiegeld dat richting de almanak gaat stijgt door middel van een toenemend ledenaantal. Gezien de begrotingen van de almanak van de afgelopen jaren en de financiële situatie van Ibn Battuta willen wij graag de volgende wijziging aanbrengen. Volgens het Huishoudelijk Regelement wordt % van de contributie momenteel gereserveerd voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen. Wij willen dit echter verlagen naar 22,5%. Daarom stellen wij voor om artikel 1 lid 2: Artikel 1: Leden 1. Men wordt lid van de vereniging door zich op te geven bij een van de bestuursleden, of door aanmelding middels een door het bestuur aangegeven procedure (Statuten 5). 2. Leden betalen een contributie van 14,00 (zegge veertien euro). Hiervan wordt 12,5% gereserveerd voor het eerstvolgende lustrum, % voor de productiekosten van de Girugten en % voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen (Statuten 7). 3. Men kan te allen tijde lid worden van de vereniging, met dien verstande, dat de inschrijving geschiedt voor het lopende verenigingsjaar. Pagina van 42

11 Te wijzigen in: 5 Artikel 1: Leden ( ) 2. Leden betalen een contributie van 14,00 (zegge veertien euro). Hiervan wordt 12,5% gereserveerd voor het eerstvolgende lustrum, % voor de productiekosten van de Girugten en 22,5% voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen (Statuten 7). Zijn er verder geen vragen? Dan gaan we over op de voorgestelde HR-wijziging betreffende verdeling van de contributie. Is er stemming gewenst? Nee Dan is het voorstel met algemene stemmen aangenomen. - Hamerslag - 7. Presentatie halfjaarbalans Dan gaan we nu over op het volgende punt van de agenda, en dat is de presentatie van de halfjaarbalans. Voor de presentatie van de halfjaarbalans geef ik Steven, onze penningmeester, het woord. - Steven presenteert de halfjaarbalans De halfjaarbalans neemt alle inkomsten en uitgaven mee tot en met 1 februari, terwijl de helft van het verenigingsjaar al op 1 december was. Deze balans gaat dus over 8 maanden in plaats van een half jaar. Toch heb ik hiervoor gekozen, omdat nu de maanden december en januari nog kunnen worden meegenomen, zodat er een actueler overzicht ontstaat. Je zou het dus ook wel de februaribalans kunnen noemen. In het grootste deel van de resultaten zijn de kosten en opbrengsten buiten beschouwing gelaten. Deze worden alleen meegenomen bij de commissies en activiteiten. Verder zijn overal het begroot resultaat, het halfjaarresultaat en het verschil met de begroting weergegeven. De vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen zijn bedragen die al wel ontvangen zijn, maar die ook weer worden uitgegeven en dus geen onderdeel uitmaken van het eigen vermogen. Het deelnamegeld van de BEC is hier een voorbeeld van. Verder heb ik een aantal nieuwe subrekeningen aangemaakt, om voor wat meer duidelijk te zorgen. Hierdoor is voor deze rekeningen geen begroot resultaat, omdat deze rekeningen nog niet bestonden tijdens het opstellen van de begroting. Eerste sheet: Eerst de post representatie en promotie. De algemene representatie en promotie staan voor algemene kosten, zoals gedrukte kerstkaartjes, consticadeautjes en stickers. Deze zijn nu ongeveer halverwege, en we verwachten niet hier overheen te komen. Ook voor de constitutieborrel, RvA en de ALV verwachten we binnen het begroot resultaat te blijven. Voor de nieuwjaarsreceptie staat er een verlies van 0 euro. Dit komt omdat Pro Geo op 1 februari de receptie nog niet had betaald, dat is inmiddels wel gebeurd. Er is hier dus dus quitte gespeeld. Dan de administratiekosten. Deze zijn redelijk hoog uitgevallen tot nu toe. De administratiekosten worden deels weer vergoed door de faculteit, vandaar dat ik deze post heb aangemaakt. Vooral de kosten voor de rekening bij de Rabobank zijn vrij hoog, dus vandaar de Pagina 11 van 42

12 redelijk hoge kosten. Wel verwacht ik dat we rond het begrote bedrag uitkomen. Tweede sheet: Bij de activiteitensubsidie heb ik ook subrekeningen toegevoegd, zodat er kan worden gezien hoeveel subsidie er per commissie is gegeven. Lang niet elke commissie heeft activiteitensubsidie gekregen. Zo worden de lezingen en EGEA-activiteiten vergoed door de faculteit, de almanak en lustrum krijgen een deel van het contributiegeld. Ook is er dit jaar al subsidie gegaan naar de KBE en het ontbijt voor eerstejaars. Bij de koffie-uren heb ik onderscheid gemaakt tussen koffiekosten, cafeïnekaarten en de kosten voor de mokken. Wij verwachten weinig extra inkomsten door de cafeïnekaarten te behalen, daardoor denken we aan het eind van het jaar rond het begrote bedrag uit te komen. Zijn er tot nu toe vragen? Kim van der Zande: Wat is jullie plan met de winst van de koffie-uren? Reservering voor volgend jaar net als met de acquisitie of gaan jullie dat dit jaar al gebruiken? Penningmeester: De winst is al begroot dus in principe is het in de begroting geen winst en al uitgegeven aan bepaalde kosten. Dus we gebruiken het dit jaar. Paul Steeneken: Waarvoor is de subsidie voor de WinterCom? Penningmeester: De activiteitensubsidie is voor het snert eten. Jij hebt daar volgens mij ook nog iets voor betaald wat je nog moet declareren. Derde sheet: Dan zijn we aangekomen bij de bestuurszaken. De meeste kosten hiervoor zijn vaste kosten. De commissies en werkgroepen staan op een behoorlijke winst, deze posten worden verder toegelicht in een aparte sheet over commissies en werkgroepen. Dan de ledenactiviteiten/zaken, we hebben nog de helft van het geld te besteden voor de merchandise. De tweede ronde merchandise komt er binnenkort aan en hier is dus nog ongeveer de helft van het geld beschikbaar voor. Voor de commissiebedankjes is er niet heel veel geld meer beschikbaar, maar er is ook nog maar 1 ALV waar er geld voor uitgegeven wordt, dus dit zal ook wel ongeveer uitkomen. Voor de commissiekamer/koffiekamer zijn we nog op zoek naar goede investeringen, hierin is jullie input ook welkom. Mocht er geen topidee hiervoor komen zal er met dit geld een nuttige reservering gemaakt worden. Pieter Meijer: Zijn de vaste kosten allemaal al gemaakt en zijn die normaal gesproken al voorbij? Of komen jullie krap uit met die dertig cent? Penningmeester: Al deze kosten zijn al gemaakt. Het is allemaal vaste lasten van bijvoorbeeld BHV-cursus. De kamer van koophandel viel dit jaar cent goedkoper uit, vandaar dat dit nog over is. Pieter Meijer: Ik zie dus ook gewoon dat jullie 53 eigenlijk een beetje met een laf cadeautje naar huis hebben gestuurd. Penningmeester: Dat is niet helemaal waar. Marc kan hier nog een deel van declareren. Pieter Meijer: Wat is die 4,67 die jullie nu aan de koffiekamer hebben uitgegeven? Penningmeester: Dat zijn een aantal spellen van de mama mini die we hebben gekocht, alleen die zijn nog niet heel veel gebruikt. Pagina 12 van 42

13 Paul Steeneken: Wat zijn de bestuurszaken? Er staat euro voor begroot waar jullie maar een paar euro van hebben uitgegeven. Penningmeester: Dat zijn algemene kosten voor het bestuur, geboortekaartjes zijn bijvoorbeeld van deze post gedaan. Het is een algemene post die niet echt bij een andere post past. Marc Baauw: De kameel is recentelijk kapot gegaan, dus misschien is een idee voor een investering in de koffiekamer een mooie nieuwe kamelenspaarpot. Penningmeester: Dat lijkt mij een goede optie. Evelien Meinders: Daar ben ik fel tegen, ik heb die spaarpot met heel veel liefde gekocht. Hij is heel mooi in elkaar gezet door het bestuur weer, dus je moet hem gewoon houden. Alleen het oortje er even weer aanlijmen. Vierde sheet: Dan gaan we verder naar Girugten. Hier is voor dit jaar nog behoorlijk wat marge. De facturen van de laatste twee nummers zijn hier nog niet in meegenomen, maar de kosten zullen waarschijnlijk binnen de reservering voor Girugten blijven. Ook is het Geo Promotion nummer lager in kosten uitgevallen, waardoor zij ook minder hoeven te betalen dan de 0 euro die staat begroot. Deze lagere kosten komen doordat er vorig jaar een nieuwe goedkopere drukker zijn gevonden en de oplage omlaag is geschroefd nu ze in college worden uitgedeeld. Hier moet wel bij gezegd worden dat er sinds 1 februari nog twee nummers zijn uitgekomen, dus dit geeft wel een lichtelijk vertekend beeld. We hebben nog iets meer dan de helft van onze fusten over, wel is dit bedrag iets minder na de almanakuitreiking. Voor feesten is het grootste gedeelte opgegaan naar het EJC Gala. Voor Zwemfest moet de precieze berekening worden gemaakt. Er zijn ook plannen om een eigen Zwemfestrekening/stichting te openen. Diverse kosten, daar staat ook nog een redelijk bedrag. Hier zit ook vooruit betaalde kosten voor de professor keuning stoel in, welke we nog terugkrijgen van de PKV. Dus hiervan kunnen wij nog de camera van gaan bekostigen. Pieter Meijer: Diverse kosten is ook al een vangnetpost, dus kan het kaartjes versturen algemeen niet ook in die post worden ingevoegd? Want je hebt nu in principe twee vangnetposten. Penningmeester: Dat kan in principe ook wel inderdaad. Diverse posten is wel voor de wat grotere zaken dan de post bestuurszaken maar kan het inderdaad goed samenvoegen. Het is wel een idee om de post bestuurszaken volgend jaar niet meer mee te nemen in de begroting. Roos van Schie: Hebben jullie ook al nagedacht wat er gaat gebeuren wanneer Girugten helemaal online gaat. Wordt er dan ook iets aangepast aan het aandeel van de contributie hiervoor? Want er gaat nu wel % van het lidmaatschapsgeld naartoe. Ik las dat ze bezig zijn met de website vernieuwen, dus wat gebeurt daar allemaal mee? Penningmeester: Ze zijn inderdaad druk bezig met de website vernieuwen. We hebben nog niet concreet nagedacht over contributiebijdrage voor Girugten maar het is inderdaad wel een puntje om daar de komende tijd naar te kijken. Het is nooit helemaal zeker hoe het precies zal gaan, want vorig jaar was er bijvoorbeeld een tekort voor Girugten. Pieter Meijer: Komt het er niet op neer dat wij die reservering wel hebben maar als het niet gebruikt wordt kun je het ook daar niet aan uitgeven, dat klopt toch? En als er dan een paar jaar op rij niks mee gedaan wordt kun je dat dan eventueel aanpassen. Penningmeester: Het hoeft inderdaad niet per se hiervoor te worden gebruikt en kan het aan een andere post worden besteed. Daarmee is het dus een ander principe dan bijvoorbeeld met de almanak. Paul Steeneken: Wat Steven al zei, het geeft wel een vertekend beeld. Er zijn twee nummers die Pagina 13 van 42

14 nog zijn uitgebracht en hier nog niet bij staan. Dat is dan weer 10 euro, toch? Penningmeester: Dat is rond de 800 euro aan drukkosten. Paul Steeneken: Er zit ook een kleine buffer in voor komende jaren, want volgend jaar worden we weer 0 euro gekort vanuit de faculteit. Pieter Meijer: Oh dus het geld van dit jaar blijft dan in principe voor Girugten gereserveerd? Penningmeester: Het punt is, de declaratie van de faculteit wordt steeds minder. Het heeft een reservering staan nog voor de aankomende jaren. Wat dat betreft kan het geld dit jaar ook ergens anders aan worden besteed, omdat de buffer voor Girugten op dit moment nog behoorlijk groot is. Pieter Meijer: Ze gaan de komende jaren nog niet in geldnood komen? Penningmeester: Nee. Pieter Meijer: Als dat wel gaat gebeuren dan zien we dat dan wel? Penningmeester: Ja, maar we komen zo nog bij de reservering voor Girugten. Vijfde sheet: Bij de baten is de contributie dit jaar al volledig geïnd, zoals begroot is. Donateurs is iets hoger, omdat er meer nieuwe donateurs bij zijn gekomen dan we eerst hadden verwacht. Hierdoor zijn de reserveringen voor commissies en Girugten ook uitgekomen zoals begroot is. Voor de boekenverkoop moeten de inkomsten van het tweede semester nog worden berekend. Dit is dus nog even afwachten, ik verwacht wel dat het goedkomt. Voor de acquisitie zal ik nog even zeggen dat het hier gaat om de acquisitie van afgelopen jaar. De acquisitie die dit jaar wordt opgehaald, kan volgend jaar pas worden besteed. De acquisitie voor dit jaar staat in ieder geval al op ruim 00 euro. Verder is er al zeker dat met de getekende contracten meegerekend de acquisitie voor dit jaar al boven de 00 euro ligt. Lucas Vaartjes: Wat voor contracten zijn het dit jaar met acquisitie? Zijn het veel kleinere contracten of hebben jullie ook grotere contracten? Commissaris Externe Betrekkingen: Het zijn sowieso Deloitte en KNAG en daar is Calco bijgekomen. Verder zijn het kleine contracten zoals vacatures, evenementen en directe mailings naar alle leden. Lucas Vaartjes: Positief, mooi. Pieter Meijer: Hoe zit het met het totaal? Het totaal moet toch overeenkomen? Penningmeester: Dit zijn de resultaten, dat is niet per se de balans waar het per se overeen moet komen. Het hoeft niet per se overeen te komen. Hier staat eigenlijk dat we nog ruim 9000 euro te besteden hebben dit jaar. In principe wordt het allemaal nog besteed. Het is vaak zo dat op een halfjaarbalans er een hoger bedrag is binnengekomen dan er is uit gegeven. Alle baten zijn in principe geïnd maar er komen nog wel een aantal grote posten aan. Pieter Meijer: Hoe zit het met de 1.56 aan het eind dan? Penningmeester: Dat is het begrote resultaat. Bij het maken van de begroting ben ik ervan uitgegaan dat we 1,56 winst zouden maken. Dat is het totaal van alle kosten en baten bij elkaar. Paul Steeneken: Ik wil ten eerste Marc feliciteren, goed resultaat al met de acquisitie, dus lekker bezig. En zijn wij zo naar beneden gegaan met het borrelcontract? Penningmeester: Er wordt altijd een deel gereserveerd voor de almanak, met de almanak advertentie. Dat is 3 euro, dus dat is waarom het niet op 10 euro staat maar 985. Zesde sheet: Commissies en werkgroepen. Op 1 februari was de almanak nog niet betaald, vandaar dat het op een dikke winst staat. Inmiddels is die wel betaald, dus dat staat nu ongeveer quitte, al is er een kleine winst gemaakt afgelopen jaar. De Carrièredagcommissie, het verlies daarvoor zit in de kosten voor de website die al zijn betaald. Schiermonnikoog staat nu 0 euro in de plus omdat Pagina 14 van 42

15 de boerderij nog niet volledig is betaald. Ik heb daarover een aantal keer een mailtje gestuurd, dat wij nog moeten betalen en dat ze een factuur moeten sturen. Maar dat hebben ze nog niet gedaan. 5 Wim Boerée: Hoe lang heeft het al geduurd nadat jij dat hebt gestuurd? Penningmeester: In oktober was de eerste keer dat ik heb g d, dus 4 maanden. Zevende sheet: Hier licht ik de KBE en de werkgroep Ameland uit. Bij de KBE hadden we vooral hoge vervoerskosten, door de verre locatie. Het is redelijk uitgekomen. De opkomsten voor het vervoer en het verblijf zijn de teruggave van de borg en het positief uitvallen van de wisselkoers. Werkgroep Ameland heeft dit jaar een kleine tien euro winst gemaakt, dus de begroting is bijna precies uitgekomen. Ewout van Spijker: Is er een reden waarom de minnetjes nu achter het bedrag staan in plaats van ervoor? Penningmeester: Nee, daar is geen reden voor. Achtste sheet: Het eerste deel van de balans, hier staan de verschillende rekeningen op. Hier is vooral opmerkelijk dat de spaarrekening achtendertigduizend euro staat in plaats van 3,3 duizend. Dat komt vooral doordat deelnemers van de BEC al hebben betaald. En debiteuren zijn erg naar beneden gegaan. We hebben er de afgelopen maanden aan gewerkt om dat zoveel mogelijk weg te krijgen en vooral bedrijven van de Carrièredag hebben nu wel betaald. Kim van der Zande: Je zou debiteuren ook gewoon kunnen uitschrijven. Penningmeester: Dat is overgenomen vanuit conscribo. Ik wou dit ook aanpassen maar dat werkte niet. Pieter Meijer: Is de laatste stropdas afgeschreven? Penningmeester: De laatste stropdas is cadeau gedaan aan Piet Pellenbarg, toen hij begin dit jaar op bezoek kwam. Er zijn nog stropdassen voor het archief, maar die hebben we niet meegenomen op de balans. Negende sheet: Dit is de passiva. Er is een reservering gemaakt voor commissies in het algemeen. We hebben ervoor gekozen om de kleinere commissies samen te voegen en daar een nieuwe reservering van te maken. Daarvoor staat hier nu 800 euro. Dat is handiger omdat het overzichtelijker is en als commissies het acuut nodig hebben, hebben ze daar recht op. Daarnaast zijn er een aantal reserveringen die nu niet meer van toepassing zijn, daarom staan die nu op nul euro. Geen vragen. Tiende sheet: Dit is een overzicht van vooruit ontvangen en vooruit betaalde bedragen. Bijvoorbeeld de Batavierenrace, we hebben daar al wel een betaling voor gedaan maar de deelnemers hebben dat nog niet betaald. Daarom is dat een vooruitbetaald bedrag. Geen vragen. - Applaus - Pagina van 42

16 8. Benoeming Raad van Adviseurs 5 Bij de derde ledenvergadering van het verenigingsjaar hoort de benoeming van de Raad van Adviseurs. Wij zijn heel tevreden over het contact met de RvA. Of het nou om een update gaat of een specifieke vraag, de leden van de RvA hebben eigenlijk altijd wel iets te zeggen of op te merken. Daarom willen we de leden van de RvA van 14- heel erg bedanken voor hun inzet en betrokkenheid. Deze bestaat uit: 1. Jouke van Dijk (medewerker Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW) 2. Jochem Dijkstra (commissaris financiën 04-05) 3. Anne Gmelig Meyling (voorzitter 07-08) 4. Jitze Maatman (penningmeester 05-06, studentlid faculteitsbestuur 06-07) 5. Marten Middeldorp (vice-voorzitter 06-07) 6. Herman Nienhuis (commissaris externe betrekkingen 08-09) 7. Thomas Kokshoorn (commissaris externe betrekkingen - 11) 8. Martine Mollema (voorzitter ) 9. Ewout van Spijker (secretaris 12-13). Constantijn de Lange (adviseur met juridische achtergrond) Het bestuur beoogt een continue doorstroom van RvA leden en zoekt leden met verschillende achtergronden en kwaliteiten zodat zaken vanuit verschillende perspectieven kunnen worden bekeken. Daarnaast beoogt het bestuur een bereikbare en actieve RvA. Het bestuur wil Jitze Maatman, Herman Nienhuis en Thomas Kokshoorn bedanken voor hun inzet. Door toenemende werkdruk en een toenemende afstand tot de vereniging is het niet meer mogelijk voor hen om de complete verbondenheid met de vereniging te behouden. Om de vereniging vanuit verschillende oogpunten te bekijken beoogt het bestuur advies te krijgen vanuit personen met bestuurservaring maar ook juist van personen die dit niet hebben. Ook is het belangrijk dat er mensen nog middenin de vereniging staan en gemakkelijk te bereiken zijn. Daarom wil het bestuur ten eerste graag Pieter Meijer voordragen. Pieter heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan binnen door middel van een bestuursjaar en vele commissies en werkgroepen. Deze ervaring willen wij niet kwijtraken, want het moment is gekomen dat Pieter aan het afstuderen is. Deze ervaring dient volgens ons niet verloren te gaan. Daarnaast draagt het bestuur Margo Enthoven voor. Margo heeft al eerder een commissie gedaan en is nu lid van de Carrièredagcommissie en we zien haar geregeld op activiteiten. Momenteel is ze begonnen aan de Research Master en zal zij dus nog op de faculteit rond blijven lopen. Hierdoor is Margo gemakkelijk te bereiken en zal zij met een kritische blik op zaken een andere invalshoek aan kunnen slaan. Als laatste draagt het bestuur Paul Steeneken voor. Paul heeft verschillende commissies gedaan en was voorzitter van het afgelopen bestuur. Hij is momenteel zeer actief, onder andere in de Lustumcommissie, en op vele activiteiten aanwezig. Hierdoor zal Paul gemakkelijk te bereiken zijn en zal hij snel voor eventueel ongevraagd advies kunnen zorgen richting het bestuur. Daarmee komen we tot de volgende lijst van personen die wij voordragen als leden van de Raad van Adviseurs -16: 1. Jouke van Dijk (medewerker Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen) 2. Jochem Dijkstra (commissaris financiën 04-05) Pagina 16 van 42

17 3. Margo Enthoven (student-lid ) 4. Constantijn de Lange (adviseur met juridische achtergrond) 5. Pieter Meijer (voorzitter 09- ) 6. Anne Gmelig Meyling (voorzitter 07-08) 7. Marten Middeldorp (vicevoorzitter 06-07) 8. Martine Mollema (voorzitter ) 9. Ewout van Spijker (secretaris 12-13). Paul Steeneken (voorzitter 13-14) De grootste motivatie voor de aangedragen personen zijn de goede ervaringen die wij met hen hebben. Wij hebben het vertrouwen dat wij met alle soorten vragen terecht kunnen bij deze groep en dat wij goed advies zullen krijgen. Deze groep bevat niet elke bestuursfunctie, maar deze groep kan vanuit het bedrijfsleven, vanuit bestuurservaring uit vele verschillende bestuursjaren, vanuit een kritische blik zonder bestuurservaring en als actief lid binnen de vereniging altijd een wijs advies geven. - Zijn hier vragen over? Evelien Meinders: Ik heb twee dingen: Eerst namens Thomas. Hij stuurde net een berichtje en wil ook namens Herman en Jitze spreken dat ze met veel plezier hebben gedaan. Ten tweede hoorde ik jou net zeggen dat jullie heel veel afwisseling willen en ik zie heel veel voorzitters en vicevoorzitters. Ik mis een beetje de afwisseling zeker bepaalde functies. En voorzitters zijn toch wel meestal een beetje dezelfde types en hebt hier niet voor afwisseling gekozen maar voor makkelijk. Dat vind ik een beetje storend. Voorzitter: Wij zijn ons ervan bewust dat niet elke bestuursfunctie is vertegenwoordigd in onze lijst van personen. Ten eerste is het zeer van belang dat er verschillende bestuursjaren van toepassing zijn in deze groep. Elk jaar is natuurlijk anders en elke voorzitter vind ik persoonlijk ook anders. Dus daardoor heb je aldoor een andere invalshoek. Daarnaast is het feit dat bijvoorbeeld Paul nog lang op de faculteit rondloopt en daarom is aangedragen. Dat vinden wij zeer nuttig, wij vinden het heel belangrijk dat hij de komende jaren nog actief zal blijven bij de vereniging. Evelien Meinders: Maar is dat het belangrijkste? Je ziet bijvoorbeeld dat Martine Mollema niet heel lang actief is geweest maar altijd wel een van de betere adviezen die je kan krijgen geeft. Ik denk niet dat je het moet baseren op alleen maar dat ze nog lang rondlopen en dat het dan makkelijk is. Voorzitter: Nee, zeker niet. Dit is alleen het voorbeeld van Paul. Wij vinden het wel heel belangrijk dat iemand snel advies kan geven en ook bereikbaar is. Daarom vinden wij het ook van belang dat iemand rond blijft lopen bij de vereniging. Evelien Meinders: Andere functies zijn daardoor minder belangrijk, omdat jullie alleen maar voorzitters uitkiezen? Voorzitter: Nee, dat was het voorbeeld van Paul. Daarnaast hebben we natuurlijk nog wel veel andere invalshoeken. Mensen uit het bedrijfsleven, uit eerdere bestuursjaren. Maar we zijn ons ervan bewust dat niet elke functie in deze groep aanwezig is. maar wij denken zeker dat het allemaal verschillende personen zijn met verschillende meningen. We hebben ook gemerkt dat iedereen op zijn eigen manier een mening geeft bij de huidige RvA. Wij hebben er het volste vertrouwen in dat we verschillende adviezen kunnen krijgen en alle vragen aan deze groep kunnen stellen. Pieter Meijer: Je moet je niet blindstaren op welke functie iemand heeft gedaan. Het is op gegeven moment een keertje ingesteld dat we uit elk jaar iemand willen hebben en van elke functie. Ik vind dat eigenlijk niet zo nuttig, het gaat om betrokkenheid en wat je verwacht dat ze voor advies gaan geven, ongevraagd en gevraagd. Uit mijn jaar heeft Tjerk een jaar in de RvA gezeten en die is er daarna uitgezet omdat hij niet reageerde. Het gaat niet zo zeer om functie. En ik vind ook niet dat voorzitters allemaal dezelfde types zijn. Pagina 17 van 42

18 Niels van den Brink: Ik vind het wel vervelend dat het allemaal dezelfde functies zijn omdat ik het gevoel hebt dat je er als voorzitter wel allemaal een beetje op dezelfde manier naar kijkt. Dat je als een andere functie er toch op andere dingen de nadruk willen leggen. Ben bang dat voorzitters minder snel vanuit een andere invalshoek kijken. Ze zullen vanuit hun eigen functie redeneren. Ik vind het fijn dat ieder jaar vertegenwoordigd is, maar ik zou functie boven verschillende jaren stellen. Voorzitter: Wij waren van mening dat verschillende jaren wel erg belangrijk is. Vooral de grote zaken waar je vaak vragen over hebt, bijvoorbeeld de introductietijd, die beleef je als bestuur zijnde en daar heb je altijd een andere mening over. Niels van den Brink: Ik ben dus bang dat, nu er twee externen en een penningmeester uit zijn en daar een voorzitter voor is teruggekomen, er toch nog zaken onbelicht zullen blijven. Je kijkt wel meer vanuit je eigen functie en wat je hebt meegemaakt. Dat vind ik jammer. Marjolijn Dijk: Ik wil me aansluiten bij Niels. Ben het hier niet mee eens. Omdat voorzitters hun eigen bril op hebben ook al is elke voorzitter anders. Maar toch zal de mening van twee voorzitters meer op elkaar lijken dan die van twee verschillende functies. Daarnaast, stel je bent bestuur en je hebt een conflict met je eigen voorzitter, dan moet iemand uit het bestuur aan een RvA met vijf voorzitters gaan vragen hoe het moet als je problemen hebt met je voorzitter. Zulke kleine dingen zijn wel belangrijk. Stel je geeft deze lijst aan iemand die niet van Ibn is of een eerstejaars, dan denkt die misschien wel dat de voorzitters heel erg belangrijk zijn in het bestuur, terwijl dat niet zo is. Voorzitter: Ik denk nog steeds dat je je niet hoeft blind te staren op de functies. Als ik terugkijk naar de reacties die ik heb gekregen van Anne Gmelig Meyling en Martine Mollema, dat was echt hun eigen mening en het was niet per se dat je daaraan zag dat het twee voorzitters waren. Marjolijn Dijk: Als je keuze hebt en je komt uit op twee extra voorzitters dan zou ik daar wel nog eens over nadenken. Je moet wel naar de persoon kijken maar daarna vind ik functie ook wel heel belangrijk. Het is niet zo dat deze mensen de enige geschikte personen zijn. Lucas Vaartjes: Ik ben het hier ook wel mee eens, het lijkt wel een beetje de Raad van Voorzitters op deze manier. Een voorzitter is bezig met binnen zijn bestuur taken verdelen en iedereen aan het werk te laten zijn. Daardoor ben je zelf misschien niet heel diep met iets bezig omdat je je richt op anderen goed te laten werken. Ik vind het wel erg veel voorzitters en ik denk niet dat het heel goed is voor het imago van de Raad van Adviseurs. Ik snap dat je heel veel aan Martine en Anne hebt, dat heb ik ook gehad. Maar Anne heeft natuurlijk ook heel veel andere ervaringen opgedaan dus je hoeft haar niet per se op de rol van voorzitter te selecteren. Voorzitter: Je punt is duidelijk. Het zal vaak gezegd worden dat je meer op functie wilt selecteren en dat wij vooral geselecteerd hebben op basis van in welke mensen wij veel vertrouwen hebben. Pieter Meijer: Ik wil het een beetje relativeren. Het is %, aan de ene kant is dat wel redelijk wat maar nog niet eens de helft. En je kunt als bestuurslid ook naar deze RvA stappen ook met problemen met de voorzitter. Daar stappen mensen vanuit de RvA wel overheen welke functie ze hadden. Je zit er uiteindelijk niet in vanwege je functie, ik ben eigenlijk wel voor het weghalen van dat tweede rijtje. Alleen onder andere niet van de FRW medewerker omdat die er volgens het HR in moeten zitten. Wat maakt het eigenlijk uit wat een RvA-lid heeft gedaan. Evelien Meinders: Je kijkt wel op een andere manier naar je bestuur vanuit de functie van voorzitter en een compleet andere functie kan wel ander beeld geven. Ik denk echt dat bepaalde functies door bepaalde personen uitgevoerd worden en hoe Ewout erin staat is heel anders dan de houding van voorzitters. Bij specifieke taken zeggen voorzitters alleen maar dat weet ik nog wel, maar niet meer hoe het precies zat. En ik vind het heel jammer dat je net zei we waren van mening, want ik neem aan dat jullie dat nog steeds van mening zijn. Voorzitter: Natuurlijk zijn we dat nog steeds van mening. Het zijn vier voorzitters en niet tien, er zijn nog wel andere functies. Daarnaast ben ik van mening dat het niet per se die functie is en dat wij het volste vertrouwen hebben in deze mensen. Lucas Vaartjes: Ik ben het wel eens met Pieter, wat ik net al probeerde te zeggen, dat de buitenfunctie wel belangrijk is. Vooral bij Anne en Martine, dat het ook buiten de functie Pagina 18 van 42

19 belangrijk is wat ze vertellen. Ik mis toch wel iemand die er financieel meer opstaat, los van de Kas cie, en de acquisitie mis ik ook in dit rijtje. Voorzitter: Je hebt de Kas cie inderdaad, die ook een adviesfunctie invult. Daarnaast hebben we gemerkt dat voor acquisitievragen we ook goede tips kunnen krijgen van mensen uit het bedrijfsleven, bijvoorbeeld Jouke van Dijk en Jochem Dijkstra. Daar waren we ook heel erg blij mee. Jos de Lange: Kas cie is iets heel anders dan de RvA, het staat vrij los van elkaar. In de ene zitten sluit de andere niet uit. Jammer dat je nu geen penningmeester in de RvA wilt zetten. En nu je die functies mist, mis je ook heel veel specifieke kennis. Het is jammer dat je dat nu mist. Lucas Vaartjes: Jos, kun je het verschil tussen een penningmeester in de Kascommissie en een penningmeester in de RvA uitleggen? Jos de Lange: De kascommissie gaat alleen over geld. De RvA zit je over het algemeen wat langer in. Het is meer over de grote lijn de RvA en de Kascommissie is veel specifieker. Ik geef mijn mening ook wel in de Kas cie natuurlijk, maar dat is wel anders. Niels van den Brink: Ik wil graag aanhaken op wat Jos zegt. Er zijn zaken die je vraagt aan de RvA, die een financieel plaatje kunnen hebben. Waarbij je als penningmeester zou kunnen zeggen van, wat is het financiële plaatje hierbij. Hoe ga je daarmee om, die vragen stel je meer vanuit je financiële achtergrond. Dat zou anders kunnen zijn voor de RvA. Voorzitter: Natuurlijk heb je wel Jochem Dijkstra die er nog steeds inzit als Commissaris Financiën, dus dat kan nog steeds wel aangereikt worden. Kim van der Zande: Ik ben het eens met wat door Lucas, Evelien en iedereen wordt gezegd. Daarnaast heb ik nog een andere vraag: Jochem Dijkstra staat er nog steeds in maar het contact met de website liep aldoor stroef dus ik vroeg mij af hoe gaat dat nu met de RvA? Hoeveel input krijgen jullie van hem? Voorzitter: Ik heb alle leden van de RvA gebeld, ook om hun motivatie gevraagd. Daaruit was bijvoorbeeld ook naar voren gekomen dat het voor Jitze en Herman niet meer te doen is en dat Thomas het heel druk heeft. Jochem zei dat hij nog de volledige motivatie heeft en dat zien wij ook, want hij reageert altijd vrij snel op updates en met goede adviezen en was aanwezig op onze borrel. Dus zijn inzet is er nog zeker. Marc Baauw: Ik wil aansluiten op Pieter, dat iemand die voorzitter is geweest er niet per se in hoeft te zitten als voorzitter. Dat ze wel een andere blik kunnen hebben en een financiële achtergrond op wat voor manier dan ook. Berber Oosterhagen: Ik snap dat mensen bang zijn dat er minder vanuit hun functie advies gegeven zal worden. Maar denk dat het niet een heel groot punt hoeft te zijn omdat hier ook genoeg mensen zitten bij de ALV en je hier ook altijd nog je mening en advies kunt geven. Pieter Meijer: Ik snap wel dat deze vragen ontstaan. Maar het bestuur en de hele RvA kunnen wel goed nakijken, dus er wordt ook wel naar het financiële plaatje gekeken. Je kunt altijd alsnog naar de Kas cie stappen als je daar toch een probleem mee hebt. Ik snap de zorgen dat dat niet wordt vastgelegd maar dat kan ook wel nog aan anderen gevraagd worden. Ook denk ik oprecht dat het een goed idee is, zeker als mensen bang zijn voor het imago van de RvA, zet de functies er gewoon lekker niet bij. Niels van den Brink: Ik ben vooral bang dat er simpelweg niet aan dingen wordt gedacht omdat je daar niet zo bij stilstaat. Dat wil ik vooral meegeven. Dat zaken onderbelicht blijven omdat je daar gewoon in je functie nooit mee bezig bent geweest. Evelien Meinders: Het is een afspiegeling van het soort mensen en een verschillend aantal functies. Het hoeft van mij heus niet een extern te zijn maar ik wil wel zeggen dat dit een nogal eenzijdige belichting geeft van wat bestuur is en wat je daarmee kan. Je moet natuurlijk wel eerst naar de persoon kijken, bereikbaarheid is wel essentieel. Maar er is een heel bestand van Ibners en dit is vast niet de enige optie geweest. Voorzitter: Natuurlijk is dit niet de enige optie geweest maar voor ons wel de beste. Wij hebben het vertrouwen in deze groep en het vertrouwen in deze personen. Daarom hebben wij deze groep voorgesteld. Pagina 19 van 42

20 Amarinske Verkerk: Jij denkt dat je helemaal niks misloopt nu je veel voorzitters hebt? Denk jij dat ze alles weten? Voorzitter: Ik denk dat wij alles kunnen vragen aan deze groep en goed advies van ze kunnen krijgen. Ik denk niet dat ze alles weten maar wel dat ze wijze adviezen kunnen geven. Pieter Meijer: Ik heb in ieder geval aangetoond dat ik toch wel veel weet. Ik zou willen zeggen dat het andere oud-bestuursleden ook vrij staat om gevraagd dan wel ongevraagd advies te geven. Paula Bongertman: Ik kan natuurlijk wel gevraagd en ongevraagd advies geven. Maar als je niet in de RvA zit ben je niet op de hoogte van alles wat er speelt en kan je daar dus ook geen advies over geven. Ik kan geen advies geven over dingen die niet naar buiten komen. Kim van der Zande: Ik wilde hetzelfde als Paula zeggen. Voordat we over gaan op het stemmen, wil ik graag de aandacht voor een brief die Jitze Maatman mij heeft gestuurd. Hij wilde graag nog eenmaal via mij het woord nemen op de ALV als RvA lid. Daarom lees ik hier nu zijn brief voor: Geachte ALV der, Ondanks dat het agendapunt enkel de Benoeming Raad van Adviseurs heet wil ik als afscheidnemend RvA-lid toch graag van de gelegenheid gebruikmaken om het woord tot u te richten. Vanaf 07 heb ik lid mogen zijn van de Raad van Adviseurs van onze mooie vereniging. Dit heb ik altijd met veel plezier gedaan. Ik heb het een eer gevonden er ooit voor te zijn voorgedragen, en ik heb het ook elk jaar weer een eer gevonden om door de ALV te worden herbenoemd. Ook de laatste RvA-bijeenkomst heb ik weer met veel plezier bijgewoond, het is altijd fijn om terug te komen in je studiestad en het nuttige met het aangename te kunnen verenigen. Diverse keren in mijn afgelopen acht jaar als RvA-lid is gebleken dat het orgaan er met een hele goede reden is. Behalve dat er gevraagd en ongevraagd advies wordt geleverd, vinden er ook regelmatig bijeenkomsten met de leden van de RvA en het zittende bestuur plaats waar ruimte is voor reflectie. Ook weten de bestuursleden dat zij er niet alleen voor staan en weten de leden dat er ook buiten de ALV om scherp op het handelen van het bestuur wordt toegezien en zij ter verantwoording kunnen worden geroepen. Dit draagt bij aan de continuïteit van de vereniging. Dat ik mij nu niet meer benoembaar stel betekent niet dat het plezier in mijn adviesrol is verdwenen, verre van dat zelf. Ik denk echter dat de afstand tot de vereniging voor mij te groot is geworden. Met een steeds vollere agenda en een relatief grote fysieke afstand wordt het lastiger om het contact goed te onderhouden. Voordat dit ten koste zal gaan van mijn kwaliteit van adviseren wil ik graag het stokje overdragen aan nieuwe leden die deze rol op dit moment beter kunnen invullen dan ik. Gezien de personen die hier vanavond worden voorgedragen heb ik het volste vertrouwen dat de RvA met meer dan voldoende kwaliteit zal worden ingevuld. Als laatste advies wil ik nog graag een advies uitbrengen aan alle leden die hier vanavond aanwezig zijn. Allereerst: Fijn dat jullie aanwezig zijn op deze ALV, het is de vergadering waarin jullie invloed kunnen uitoefenen op het reilen en zeilen binnen de vereniging. Dan het advies: Ik kan iedereen aanraden om actief te worden binnen de vereniging. Als lid van een werkgroep, commissie en uiteindelijk misschien zelfs het bestuur. Je doet er ervaring op die je ook later in het werkveld kunt gebruiken. Je studeert niet alleen aan de universiteit om kennis van je vakgebied op te doen. Je moet deze jaren ook gebruiken om je te ontwikkelen als mens. Wellicht heb je meer capaciteiten dan je denkt. Ontdek ze door je in te zetten voor de vereniging. Doe dat met verantwoordelijkheidsgevoel, al je energie en het belangrijkste: veel plezier. In mijn geval heeft het namelijk ook ontzettend veel mooie momenten opgeleverd waar ik nog steeds met Pagina van 42