Algemene Ledenvergadering Ibn Battuta Datum: 18 juni 2013 Aanvang: 19:30 Locatie: Het Heerenhuis (Spilsluizen 9)

Transcriptie

1 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Algemene Ledenvergadering Datum: 18 juni 13 Aanvang: 19: Locatie: Het Heerenhuis (Spilsluizen 9) Aanwezig (49): Amarinske Verkerk, Aniek Wichers, Anne Boer, Anne Gmelig Meyling, Berber Oosterhagen, Cristian Perton, Dion Glastra, Evelien Meinders, Ewout van Spijker, Guido Roegholt, Heloise van Houten, Herman Nienhuis, Hester Bijen, Ilse Nederlof, Ingo van Lohuizen, Jan Aike Noordermeer, Jeroen Veerman, Jesse Zwiers, Johnno Kuipers, Jos de Lange, Kim van der Zande, Lieke Visser, Lisa Katuin, Lisette Woltjer, Lucas Vaartjes, Marc Boogert, Marjolijn Dijk, Martine Mollema, Myrthe Leystra, Neeltje Westra, Nick Klappe, Niels van den Brink, Paul Steeneken, Paula Bongertman, Peter Schotsman, Pieter Meijer, Rick Oostendorp, Robin Groenewold, Ronald Kleine, Roos van Schie, Sietze Soet, Stan Vergeer, Suzanne de Groot, Tim van Huis, Titia Leutscher, Wendy Oude Vrielink, Wieke IJbema, Wouter Gaastra, Yaniek Schuring 1. Opening Bij dezen wil ik graag de eerste Algemene Leden Vergadering van het verenigingsjaar van openen. - Hamerslag - Opening om 19:47 - Linten om - Hartelijk welkom allemaal op deze Algemene Ledenvergadering van. Ik wil iedereen verzoeken zijn of haar telefoon uit te zetten, of deze in ieder geval op stil te zetten. Daarnaast wil ik mededelen dat Wiecher Nip Cristian Perton heeft gemachtigd om te stemmen. Dan wil ik iedereen vragen te gaan staan om het verenigingslied te zingen. - Zingen verenigingslied - Dan gaan we nu naar het tweede punt op de agenda: het vaststellen van de agenda. 2. Vaststellen agenda Voor de pauze zullen we de bestuursmededelingen behandelen en het beleidsplan evalueren. Ook zullen het secretarieel en financieel jaarverslag worden gepresenteerd en worden vastgesteld. Tot slot zullen we de oude Kascommissie bedanken en de nieuwe benoemen. Na de pauze zal er een discussiepuntje wat betreft de Mediacommissie voorbij komen, gevolgd door een hele rits aan commissies die worden bedankt en voorgesteld, waarna het tijd is om het Pagina 1 van 32

2 bestuur voor te benoemen. Nadat het nieuwe bestuur bekend is, zal mijn opvolger het overnemen en verder gaan met de bestuursoverdracht. Tot slot zullen de W.V.T.T.K. s, waarvan er vier zijn ingediend en de rondvraag worden behandeld. Voorzitter: Zijn er vragen over de agenda? Nee? Dan stel ik bij dezen de agenda vast. - Hamerslag - Vastgesteld om 19:49 3. Vaststellen vorige notulen De afgelopen twee weken hebben de notulen van de ALV van 19 februari ter inzage gelegen in de ALV-map in de koffiekamer en op internet gestaan. Voorzitter: Zijn er vragen of opmerkingen over de vorige notulen? Nee? Dan stel ik bij dezen de notulen van de vorige ALV met de genoemde correcties vast. - Hamerslag - Vastgesteld om 19:49 4. Bestuursmededelingen Pellenbarg: Op de afgelopen februari-alv heeft de ALV unaniem besloten dat Piet Pellenbarg erelid van onze vereniging zou moeten worden. Naar aanleiding hiervan hebben we hem uitgenodigd om een lezing te komen geven op 29 mei in het Van Swinderen Huys. Dit was een lezing in samenwerking met de Professor Keuning Vereniging. Na een interessante lezing over de geografie van Geluk en Welzijn in Nederland was het tijd voor de uitreiking van het erelidmaatschap. Hij was zeer verrast en vereerd deze uitgereikt te krijgen. Al met al een zeer geslaagde avond waar s avonds in de bar van het Van Swinderen Huys nog onder het genot van een hapje en drankje over nagepraat werd. W. J. van den Bremenlezing: Dit jaar kwam dhr. Haijo Apotheker de W.J. van den Bremenlezing verzorgen. Hij is burgemeester van Súdwest-Fryslân en minister van landbouw geweest. Hij gaf een lezing over Noord Nederland. De lezing was getiteld Noord-Nederland als planconcept: passie of construct. Een zoektocht naar de betekenis van Noord-Nederland. Helaas viel, waarschijnlijk vanwege het mooie weer, de tentamens en andere studieverplichtingen, het aantal aanwezigen tegen. Er waren ongeveer man aanwezig. Wel was de schoonzoon van dhr. Van den Bremen aanwezig. Ondanks de opkomst ontstond er een interessante discussie achteraf waarvan een deel later zelfs in de Leeuwarder Courant terug te lezen was. Almanakcommissie: De vorige ALV gaven we aan dat we zouden terugkomen op de almanakcommissie die destijds te weinig inschrijvingen had. Inmiddels hebben Berber Oosterhagen en Johnno Kuipers de almanakcommissie versterkt. Pagina 2 van 32

3 Voorzitter: Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? Jeroen Veerman: Over de W.J. van den bremlezing. De samenwerking met die familie wordt steeds lastiger, wordt het niet tijd om misschien een andere naam te binden aan deze lezingen? Voorzitter: Hier hebben wij niet over nagedacht. Het is wellicht iets dat meegenomen kan worden. Vicevoorzitter: Ik heb vorig jaar nog contact gehad met zijn vrouw en die vond het een mooie eer dat de lezingen verbonden werden aan de naam van haar man en wilde graag dat dit voortgezet zou worden. Stan Vergeer: Mag ik vooraan gaan zitten, ik hoor hierachter helemaal niks door die ventilator. Voorzitter: Ga je gang. - Stan gaat vooraan zitten - Voorzitter: dan ga ik verder met de volgende punten van de bestuursmededelingen. Hoofdsponsor: Ook komend jaar hebben we weer een hoofdsponsor! De samenwerking met Grontmij is afgelopen jaar erg goed bevallen. We hebben samen iets nieuws neergezet voor, de Business course. De belangstelling was groot, de casus was ontzettend interessant en niet te vergeten natuurlijk, ook een goede lunch én borrel. Vanuit Grontmij is dit ook erg goed bevallen, ze vonden onze leden gemotiveerd en enthousiast. Daarom zetten ze met plezier de samenwerking voort, met komend jaar opnieuw een Business course en een bezoek aan het nieuwe kantoor van Grontmij in Groningen. We zijn hier ontzettend blij mee en hopen dit goede contact nog lang te behouden. Borrelhappen: N.a.v. de W.V.T.T.K. van de vorige ALV hadden we besloten vaker borrelhappen te serveren. We hopen dat dit iedereen is bevallen en dat het heeft gesmaakt. We adviseren het, hopelijk straks ingehamerde bestuur, dit mee te nemen in hun jaar. Zwemfest: Vanaf dit jaar zal meedoen met het jaarlijkse Zwemfest. Dit is een terugkerende avond waarbij meerdere veelbelovende bands en artiesten zullen spelen. Omdat we nieuw in de groep zijn hoeven we dit jaar nog geen financiële bijdrage te leveren. Deze avond zal op 26 september gaan plaatsvinden en kaarten zullen dan bij het bestuur beschikbaar zijn. Voorzitter: Tot nu toe vragen of opmerkingen? Herman Nienhuis: Hoe hoog wordt die bijdrage voor Zwemfest als we wel moeten betalen? Secretaris: Tweehonderdvijftig euro. 0 Verzekering: Enige tijd geleden hebben Paula en ik contact gehad met onze tussenpersoon van Van Kampen & Dijkstra voor het bespreken van de verzekering van. Omdat de verzekering al sinds 1983 bij ASR loopt, zijn de polisvoorwaarden erg gunstig. Door geen nieuwe verzekering af te sluiten maar deze door te laten lopen kunnen we blijven profiteren van deze goedkope polisvoorwaarden. Een zogenoemde geïnformeerde verlenging. Het verzekerde bedrag per afspraak is echter wel omhoog gegaan van naar , het bedrag per Pagina 3 van 32

4 verzekeringsjaar van naar , waaronder per aanspraak voor schade door brand en/of explosie is. Incasso s: Vanaf 1 februari 14 zullen er een aantal dingen veranderen voor incasso s. Vanaf dan zal er aan strengere voorwaarden voldaan moeten worden voordat er een incasso uitgevoerd mag worden. Voor de leden van betekent dit dat er enkele zaken zullen gaan veranderen. Voordat een incasso uitgevoerd mag worden moet de incassant 6 dagen voor de incasso bericht hebben gehad over de afschrijving en om welk bedrag dit gaat. Een ander punt is dat leden een machtigingsnummer moeten krijgen waar zij zelf van op de hoogte zijn. Dit nummer dient als extra administratiemiddel voor alle partijen. Incasso s kunnen vanaf 1 februari 14 alleen maar uitgevoerd worden doormiddel van IBAN-nummers in plaats van de oude rekeningnummers. We proberen alvast op al deze veranderingen in te spelen door te zorgen dat nieuwe leden bij inschrijving via de site het IBAN-nummer moeten invullen in plaats van het rekeningnummer. Daarnaast hebben we goed contact met de bank om goed in de gaten te houden wat er nog meer moet gebeuren om incasso s goed te blijven uitvoeren. Inschrijvingen activiteiten: De in-en uitschrijvingen voor activiteiten blijkt nog steeds een lastig punt. We zijn dit jaar niet achter facebook inschrijvingen aangegaan en dat heeft ons wel een hoop werk bespaard. Het grootste probleem waar we een aantal keer tegen aangelopen zijn, was dat mensen zich inschrijven voor activiteiten en vervolgens niet op komen dagen of zich te laat afmelden. Het is voorgekomen dat we vlak van tevoren nog facebook berichtjes of sms jes ontvangen van mensen die opeens toch niet meekunnen. We willen iedereen vragen om je inschrijving voor een activiteit serieus te nemen. Als wij zien dat je ingeschreven staat, gaan we er ook vanuit dat je er bij bent en nagedacht hebt over je keuze. Tevens is op de site aangegeven wanneer de inschrijving sluit. Als mensen proberen zich hier aan te houden scheelt dat het bestuur en de commissie een hoop gedoe. Voorzitter: Zijn er tot zover vragen? Nee. Ok, dan gaan we door. Sticker bestuurskamer Op de deur van de koffiekamer zat al sinds de verhuizing naar de vleugel een grote sticker met het logo van. De deur van de bestuurskamer bleef echter leeg. In overleg met Bert Dieters van gebouwbeheer hebben we een extra sticker besteld voor op de deur van de bestuurskamer. Deze sticker hangt er nu al enkele maanden en maakt duidelijk dat ook deze kamer van is. Bestuurskamer: Het is ons vooral de laatste tijd opgevallen dat er vaak mensen in de bestuurskamer gaan zitten. Dit voor de gezelligheid of voor het werken aan hun studie. Natuurlijk vinden we het gezellig als er iemand langskomt in de bestuurskamer, maar het is niet de bedoeling dat je daar gaat zitten werken. Mocht je het toch even gebruik willen maken van een computer in de bestuurskamer, doe dit dan in overleg met het bestuur. Girugten We hebben meerdere gesprekken met Girugten gehad en daarin hebben we het onder andere over het HR gehad. Het HR ziet er op dit moment als volgt uit: 0 Artikel 1: Leden Pagina 4 van 32

5 1. Men wordt lid van de vereniging door zich op te geven bij een van de bestuursleden, of door aanmelding middels een door het bestuur aangegeven procedure (Statuten ). 2. Leden betalen een contributie van 14,00 (zegge veertien euro). Hiervan wordt 12,% gereserveerd voor het eerstvolgende lustrum, % voor de bezorging van de Girugten per stadspost en % voor de almanak, zodat de leden deze almanak gratis uitgereikt krijgen (Statuten 7). We denken dat het mogelijk is om het HR te wijzigen: % van de contributie zo specifiek vastleggen voor de bezorging van de Girugten per stadspost is misschien te star, zeker in deze tijden van nieuwe media. Het is volgens ons en de RvA logisch dat Girugten zwart op wit met een begroting voor de dag komt. Hoeveel geld heeft Girugten nodig c.q. komen ze tekort? Voor een daadwerkelijke HRwijziging hebben we nog niet genoeg informatie. We staan best positief tegenover een HRwijziging maar dit zal nog wel verder uitgewerkt moeten worden. Geo Promotion: We kunnen mededelen dat Geo Promotion een bestuur heeft kunnen samenstellen en zij zullen die namen binnenkort prijsgeven. Voorzitter: Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? Myrthe Leystra: Girugten heeft een plan om acquisitie te lopen. Hebben jullie daarover al contact gehad? Voorzitter: Ze hebben nog geen concreet plan hierover aangeleverd. Guido Roegholt: Gaat het nog steeds via stadspost? Gaat het niet via Post NL? Ik zou dit detail weglaten. Voorzitter: Ja klopt. Herman Nienhuis: Het ging hier toch over dat deze bijdrage niet meer gebonden zou zijn aan de verzending? Voorzitter: Klopt, het gaat hier om een algemene bijdrage, die dus ook te besteden zou zijn aan andere dingen dan aan de verzending. Wij willen echter wel eerst een duidelijk plan te horen krijgen voordat dit aangepast wordt. Jeroen Veerman: Zijn er meer ideeën om samen te werken met Geo Promotion om er voor te zorgen dat er echt een congres komt? Voorzitter: In eerste instantie zullen ze zelf een congres proberen neer te zetten. Wij staan ervoor open om eventueel bij te springen en mee te helpen. Next Na een jaar overleggen met de vertegenwoordigers van alle faculteiten is er eindelijk een document gemaakt met afspraken rondom Next waar zowel de verenigingen, faculteiten en het college van bestuur achter staan. Vanaf september zal de online database van stages, vacatures en activiteiten online gaan voor een groot deel van de studenten aan de RUG. Bereikbaar via het nieuwe tabblad in Nestor "My Career". Bedrijven krijgen in eerste instantie zelf geen toegang tot het systeem, dit blijft via de studieverenigingen gaan. Er blijft een maandelijks overleg met faculteitsvertegenwoordigers, voornamelijk voor de technische aspecten en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Na een half jaar zal er geëvalueerd worden hoe de huidige afspraken bevallen. Gisteren is er een bijeenkomst geweest van het FVOG waarbij alle studieverenigingen hebben kunnen zien hoe Career ConNext werkt en wat we er mee kunnen. Pagina van 32

6 Alle studieverenigingen staan achter de gemaakte afspraken en werken hier met een positieve instelling aan mee. Buitenlandse Excursie Van t/m 28 april heeft de Buitenlandse Excursie plaatsgevonden naar Estland, Letland en Finland! Een grote groep van wel 3 Ibn ers was mee op deze reis. Op een aantal kleine EHBO ongelukjes is de reis goed verlopen en keerden de deelnemers tevreden terug. De commissie heeft dus een goed georganiseerde reis afgeleverd. Voorzitter: Zijn hierover vragen of opmerkingen? Herman Nienhuis: Is er met Next ook gesproken over financiële consequenties? Gaan zij bijvoorbeeld meldingen voor vacatures overnemen van de studieverenigingen? Commissaris Externe Betrekkingen: In eerste instantie is dit niet de bedoeling. We hebben samen met Next en de andere studieverenigingen afgesproken dat bedrijven geen toegang krijgen tot het systeem. Voorzitter: Dan gaan we nu verder met het activiteitenoverzicht. Activiteitenoverzicht Dan zien jullie nu het Activiteitenoverzicht voor je, ik zal er een paar activiteiten uithalen. Op 22 maart vond het NGPS plaats met als thema Gebiedsontwikkeling. Dit jaar was Wageningen de stad waar het symposium plaatsvond, dagspreker was Co Verdaas, oudstaatssecretaris van Economische Zaken. Men kon zich inschrijven voor verschillende workshops. Vanuit waren er 16 mensen mee en in totaal waren er zo n 80 aanwezigen. De Carrièredag dit was dit jaar op 19 April in Martini Plaza en was met zo n 0 deelnemers zeer geslaagd. In de ochtend waren er verschillende bedrijfsbezoeken, s middags werd er begonnen met een lezing van Deloitte, daarna vonden er twee workshoprondes plaats en er werd afgesloten met een lezing georganiseerd door Next. De Businesscourse van Grontmij in Het Heerenhuis is erg goed bevallen. Een gevarieerde groep studenten werkte daar in groepjes aan een case rondom het stationsgebied Assen. Vooraf werd er uitgebreid geluncht en na afloop werd er nog lekker geborreld. De jaarlijkse Ses cie Rw-Quiz in Plaza Danza was ook een zeer geslaagde avond. Zo n fanatieke teams hadden zich opgegeven voor dit evenement. Zoals je kunt zien zijn er verder verschillende lezingen georganiseerd, waaronder de W.J. van den Bremenlezing door Haijo Apotheker. Er zijn vier Excursies georganiseerd en ook de Eerstejaarscommissie en EGEA hebben verscheidene activiteiten georganiseerd. Samen met andere verenigingen heeft het Interfacultair Gala plaatsgevonden, vanuit waren er zo n aanwezigen. Sanne Feenstra heeft bij de organisatie van het gala vertegenwoordigd. Dankjewel Sanne, voor je enthousiasme en inzet! 0 Pagina 6 van 32

7 Representatieoverzicht Zijn we nu aangekomen bij het representatieoverzicht. Kim is bij verschillende bedrijven langs geweest. Verder waren er verschillende afspraken voor het NGPS, Zwemfest en Next. Daarnaast zijn we nog bij verschillende borrels geweest en waren er een aantal constitutieborrels. Jos de Lange: De uitwisseling met Wenen heeft nooit plaatsgevonden. Evalueren Beleidsplan Beleidsplan Bestuur De Vereniging De betrokkenheid van zowel master-, bachelor-, PHD-, als schakelstudenten bij willen we stimuleren. Om dit te bereiken zullen we een breed scala aan activiteiten organiseren, waarbij de verhouding tussen serieuze en leuke activiteiten goed is. Dit hebben we zeker geprobeerd te doen. Er zijn dit jaar een groot aantal lezingen gegeven. Ook de businesscourse die in samenwerking met Grontmij georganiseerd is sluit hier bij aan evenals de bedrijfsbezoeken zoals bijvoorbeeld die bij Groningen Seaports in samenwerking met Procap en de gemeente Eemsmond. 0 - Thomas Kokshoorn komt binnen - :08 Professionalisering Career Services In het beleidsplan hebben we het over een goede samenwerking met Next gehad. Afgelopen jaar heeft Kim vanuit plaatsgenomen in de projectgroep die zich met de invulling van Next bezig houdt. In deze projectgroep zit namens elke faculteit een contactpersoon. Hier hebben we het zojuist in de bestuursmededelingen ook al over gehad. Schakelstudenten Dit jaar willen we meer schakelaars en masterstudenten actief betrekken bij. We zullen daarom de aparte introductiedag voor schakelstudenten behouden, dit is gebeurd. Daarnaast wilden we activiteiten aanbieden die zijn afgestemd op schakelaars en masterstudenten, zoals een lezing of een vakinhoudelijke excursie. De excursies naar Emmen en Europapark zijn hier voorbeelden van. Koffiekamer en werkkamers Zowel voor de koffiekamer als de werkkamers streefden we naar goed onderhoud. We hebben geprobeerd de ruimtes leefbaar te houden en zelf zijn we hier tevreden over. We hebben bijvoorbeeld een begin gemaakt met het vervangen van computers. We hebben twee gloednieuwe computers via de faculteit aangeschaft en nog twee gebruikte computers gekregen die ook goed functioneren. Y-schijf Het is belangrijk dat de Y-schijf op orde blijft. Dit is grotendeels gebeurd daarom zijn belangrijke documenten bewaard gebleven. Pagina 7 van 32

8 Voorzitter: Zijn er vragen? Nee, dan gaan we door. Acquisitie Het reeds actieve acquisitiebeleid hebben we afgelopen jaar voortgezet. De contracten zijn voor de afloopdatum verlengd. Daarnaast is er na de commissiewisseling een acquisitieoverleg gehouden tussen de Commissaris Externe Betrekkingen en een aantal verschillende commissies. Het contract met onze hoofdsponsor Grontmij is verlengd. Donateurs Als bestuur vinden wij onze donateurs erg belangrijk. Wij willen dit jaar veel aandacht besteden aan het benaderen van potentiële nieuwe donateurs en het onderhouden van het contact met de huidige donateurs. We hebben verschillende donateurs proberen te bereiken met een brief die in overleg met de BOE bij de bul werd bijgesloten samen met flyer. Contacten Verenigingen We hechten veel waarde aan de contacten die heeft. We willen deze behouden en waar mogelijk verbeteren. De Professor Keuning Vereniging hebben we bij betrokken door in samenwerking de Pellenbarg lezing te organiseren. Daarnaast staan wij ook open voor andere gezamenlijke activiteiten met andere studieverenigingen. Dit is onder andere gebeurd door wederom mee te doen aan het interfacultair gala. Daarnaast hebben we ons sinds dit jaar bij Zwemfest aangesloten en staan we op de wachtlijst voor Prominent in de Tent. Faculteit Het contact met de faculteit en is in onze ogen zeer waardevol. Dit contact was erg tijdens bijvoorbeeld de planning van de BEC die in eerste instantie best lastig bleek te zijn. Na overleg met verschillende docenten zijn we er toch samen uitgekomen. Ook tijdens de statistiekboekverkoop die niet helemaal probleemloos verliep hebben we goed contact met de faculteit gehad samen met Pro Geo. Daarnaast hebben we geprobeerd alle FB-vergaderingen bij te wonen om kort de bezigheden van mee te delen. Ook initiatieven vanuit de RuG over veranderingen in het onderwijs hebben we bijgewoond. Voorzitter: Zijn er op dit moment vragen? Myrthe Leystra: Hoe zat het de flyers? Heeft dat meer geld van donateurs opgeleverd? Voorzitter: Dit blijkt zo meteen uit het financieel jaarverslag 0 Amarinske Verkerk: Prominent in de tent. Wat is dit? Voorzitter: Een groot feest voor veel studieverenigingen Jeroen Veerman: Er zijn nu wel veel interfacultaire feesten. Jullie moeten niet je eigen feesten gaan verdringen met interfacultaire activiteiten. Houden jullie daar rekening mee? Voorzitter: Wij denken dat het goed op elkaar aan kan sluiten. Jeroen Veerman: Het zou jammer zijn als de eigen feesten minder mensen zouden trekken door die andere feesten. Commissies Wat betreft de begeleiding van commissies hebben we ons aan ons beleidsplan gehouden. De BEC en wintersport vielen afgelopen jaar niet in de planning zoals we in ons beleid voor ogen hadden. De BEC vond plaats in april en de Wintersport in januari. Dit in goed overleg met de Pagina 8 van 32

9 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN faculteit. De deelnemers van de BEC hebben zoals voorgenomen in het beleidsplan niet meer dan een collegeweek hoeven missen. De overdrachtsvergadering, voorbereid door de oude commissie heeft bij bijna alle commissies plaatsgevonden. Binnen de EJC is geen vaste functieverdeling ingesteld. Daarnaast is er zowel een voorzitters als acquisitieoverleg geweest. Promotie Wat betreft promotie hebben we ons grotendeels aan het beleidsplan gehouden. Facebook is slechts gebruikt ter versterking van promotie. We hebben bewust de leden niet overspoeld met evenementen. Contact tussen Me cie, bestuur en commissies kon soms beter. De standaard checklist hebben we niet aan kunnen houden. Posters zijn bijna elke keer teruggestuurd naar commissies hier werd alleen niet altijd op gereageerd. Internationalisering Buitenlandse studenten meer betrekken bij bleek toch lastig te zijn. EGEA is een erg zelfstandige commissie die veel doet voor en samen met buitenlandse studenten. De International Day, georganiseerd door EGEA, is een poging geweest om toch nader tot elkaar te komen. Om internationale studenten meer te betrekken bij andere activiteiten van bleek toch lastig te zijn. Koffie-uren Wat betreft koffie-uren zijn we dicht bij ons beleidsplan gebleven. De donaties zijn zo dadelijk terug te vinden in het financieel jaarverslag. Borrelkroeg We zijn afgelopen jaar tevreden geweest over het contact met de nieuwe eigenaar van t Pleidooi. Wat betreft fusten en borrelhappen waren er goede afspraken te maken. Er zijn na dit jaar echter een aantal veranderingen. De reden dat we vanavond de borrel in t fust hebben is omdat t Pleidooi gaat verbouwen. De kroeg krijgt vrijwel zeker de naam Mambo Jambo en zal meer richting een concept met cocktails en dergelijken gaan. Wat betekend dit voor : het contract blijft volgend jaar hetzelfde als dit jaar. Het wordt echter waarschijnlijk mogelijk om borrels volledig besloten te houden. Voorzitter: Zijn er vragen? Stan Vergeer: Wat stond er precies voor ogen wat betreft het betrekken van internationale studenten bij. Voorzitter: We hadden voor ogen om internationale studenten meer te betrekken bij de activiteiten van. Stan Vergeer: Misschien zou dit volgend jaar beter door gecommuniceerd kunnen worden. Martine Mollema: Hoe ging het met de International Day? Voorzitter: Niet een heel groot succes, er waren al heel veel buitenlandse studenten weg. Er valt meer uit te halen, maar er moet gekeken worden naar een andere manier van plannen. Titia Leutscher: Misschien is het een idee om het aan het begin van het jaar te houden. - Robin Groenewold komt binnen - :19 0 Pagina 9 van 32

10 6. Presentatie en vaststellen secretarieel jaarverslag In het afgelopen verenigingsjaar, wat liep van 1 juni 12 tot en met 31 mei 13, heeft Ibn Battuta weer veel verschillende activiteiten georganiseerd, 90 activiteiten om precies te zijn. Hierover is een secretarieel jaarverslag geschreven. Dit is ingebonden samen met het financieel jaarverslag. Graag geef ik bij dezen het woord aan Ewout om het secretarieel jaarverslag toe te lichten. - Ewout presenteert het secretarieel jaarverslag - Secretaris: Zijn er nog vragen of opmerkingen over het secretarieel jaarverslag? Thomas Kokshoorn: Ik zie de BALV(Bijzondere ALV) niet staan? Secretaris: Deze staat er wel in. Op pagina 24 Berber Oosterhagen: Ik zie zo snel niks over de samenwerking met Pro Geo voor de workshop Personal Branding. Secretaris: Dit zal mij dan ontschoten zijn. Ik zal dit meenemen voor de eindversie. Thomas Kokshoorn: Er is veel gerepresenteerd. Hoe zit het met de klassementen. Wordt dat nog besproken? Secretaris: Niet op deze ALV. Voorzitter: Dan stel ik bij dezen het secretarieel jaarverslag met de genoemde wijzigingen vast. Vastgesteld om :22 - Hamerslag - 7. Presentatie en vaststellen financieel jaarverslag Dan gaan we nu verder met de presentatie van het financieel jaarverslag. Graag geef ik bij dezen het woord aan Niels om het financieel jaarverslag toe te lichten. - Niels presenteert het financieel jaarverslag - Herman Nienhuis: Blijft dat geld van de reserveringen dan voor eeuwig staan of wordt het nog een keer gebruikt? Penningmeester: Elk jaar is geld vrijgemaakt om een gratis fust aan te bieden na de overdrachts-alv, dus de reserveringen worden wel elk jaar gebruikt. Stan Vergeer: Het geld voor het EGEA Summer Event? Is dat een bedrag uit het verleden? Penningmeester: Ja. - Tim van Huis komt binnen - :31 Pagina van 32

11 Voorzitter: Dankjewel Niels. De Kascommissie controleert de penningmeester en de financiën. Het adviesorgaan heeft het jaarverslag grondig doorgelicht. Heeft de Kascommissie nog opmerkingen? Wat zijn de bevindingen van de Kascommissie wat betreft het FJ die zij aan de ALV willen mededelen? Neeltje Westra: Het is jammer van enkele van die onvoorziene kosten van vorig jaar, maar het is goed dat het nu allemaal is opgelost. Peter Schotsman: Is het half jaarbalans goed bevallen? Gaan jullie dit doorgeven aan jullie opvolgers? Penningmeester: Ja. Dan stel ik bij dezen het financieel jaarverslag met genoemde wijzigingen vast en daarmee dechargeer ik Niels van den Brink als penningmeester van het bestuur van en onthef ik de Kascommissie van haar taken. - Hamerslag - Vastgesteld om :34 8. Bedanken oude en benoemen nieuwe Kascommissie Met het vaststellen van het financieel jaarverslag heeft ook de Kascommissie haar taak volbracht en is daarom ontheven van haar taak als controlerend orgaan. Ik wil Niels graag het woord geven om de Kas cie te bedanken. - Niels bedankt Guido, Moniek en Neeltje - - Dion Glastra komt binnen - : Voor volgend jaar is er uiteraard een nieuwe Kascommissie nodig. Namens het kandidaatsbestuur draagt het bestuur de volgende mensen voor een nieuwe Kascommissie voor: Guido Roegholt,, Neeltje Westra en Niels van den Brink Omdat het hier om personen gaat wordt hier schriftelijk over gestemd. Hiervoor hebben wij een kiescommissie aangesteld bestaande uit Stan Vergeer en Wieke IJbema. Zij zullen de stembriefjes uitdelen en weer ophalen. Ik wil iedereen vragen om rustig te blijven zitten totdat alle stembriefjes weer zijn opgehaald. De stemmen worden in de pauze geteld. Het bestuur adviseert iedereen om vóór de eerder genoemde personen te stemmen, zij hebben ons volste vertrouwen. - Stembriefjes en pennen uitdelen - Na de pauze maken we de uitslag van de stemming bekend. Pagina 11 van 32

12 Dan is het nu tijd voor een pauze van vijftien minuten. Willen degenen die de presentielijst nog niet hebben getekend dit alsnog doen? De vergadering is geschorst voor minuten. - Hamerslag - - Linten af - - Pauze- - Ingo van Lohuizen betreedt de zaal tijdens de pauze - :41 Welkom terug bij het tweede deel van deze Algemene Ledenvergadering. Bij deze verklaar ik de vergadering heropend. Heropening om: 21:03 - Hamerslag - - Linten om - In de pauze zijn de stemmen geteld en is de uitslag over het benoemen van de Kascommissie bekend. 1. Guido Roegholt: 43 voor 1 tegen 0 blanco 2. Neeltje Westra: 43 voor 0 tegen 1 blanco 3. Niels van den Brink: 42 voor 0 tegen 2 blanco Alle voorgedragen personen worden aangenomen. Bij dezen is de kascommissie voor benoemd. - Hamerslag - Benoemd om: 21:04 9. Discussiepuntje Mediacommissie Een punt waar we de laatste tijd over brainstormen is de invulling van de mediacommissie. We merken dat de commissie de laatste jaren steeds aan het eind van het jaar begint in te kakken. Leden worden binnengehaald met het idee dat ze al hun creativiteit kwijt kunnen in deze commissie. Dit valt dan op een gegeven moment een beetje tegen. De commissie wordt eigenlijk vooral gebruikt door andere commissies voor het maken van posters en promotiemateriaal. Dit gebeurt lang niet altijd twee weken van tevoren, commissies zijn vaak erg laat met doorgeven van activiteiten. Dit maakt commissiewerk voor de Me cie niet altijd even leuk. Je zou het maken van posters immers ook door de betreffende commissie zelf laten doen, evenals foto s maken. Als commissie ben je immers enthousiast over je eigen activiteit. Een commissaris promotie zou per commissie voor de posters kunnen zorgen. De commissie zou op haar activiteit foto s kunnen maken en het bestuur zou dit op borrels kunnen doen. Het zou een taak van de Commissaris Interne Betrekkingen kunnen worden om de foto s online te zetten. Daarom wil ik dit tijdens de Pagina 12 van 32

13 ALV als discussiepuntje aandragen. Wat is volgens jullie de beste invulling van de Mediacommissie? Is het een idee om in september geen mediacommissie aan te stellen? Berber Oosterhagen: Is het een idee om de mediacommissie met andere commissies mee te laten draaien? Voorzitter: We hebben het er met het kandidaatsbestuur over gehad over de mogelijkheid van een commissaris promotie in elke commissie. Deze personen zouden af en toe samen kunnen komen. Jeroen Veerman: Het moet duidelijker worden voor mensen wat ze kunnen verwachten en dat ze weten wat ze moeten doen. Tim van Huis: Mensen willen zichzelf ook ontwikkelen. In een Me cie kunnen mensen elkaar helpen ontwikkelen. Jeroen Veerman: De afgelopen jaren zag je dat er ervaren mensen elk jaar erin zaten, zodat kennis kon worden overgedragen aan nieuwe leden. Stan Vergeer: Mensen hebben een bepaald idee hoe een poster eruit moet komen zien. Ze maken dus eigenlijk alleen wat andere mensen willen. Het zou makkelijker zijn als de commissies dit zelf zouden doen. Jeroen Veerman: Ik snap dat punt wel, maar er moet dus van te voren duidelijker worden gemaakt wat het precieze takenpakket is. Yaniek Schuring: Wij moesten met de EJC zelf materiaal aanleveren aan de Me cie. Wieke IJbema: Ik heb dit hele jaar geen foto s van commissies binnen gekregen, maar ik heb niet ervaren dat we niet onze eigen creativiteit hebben kunnen uiten. Voorzitter: Jij ervaart dat het huidige takenpakket van de Me cie het recht geeft op het zijn van een volwaardige commissies? Wieke IJbema: Het kan wel werken, maar op deze manier gaat het niet optimaal. Neeltje Westra: Het kan soms lastig zijn als eerstejaars zich vergissen in het feit dat ze mee moesten naar vele activiteiten. Je kunt niet zeker weten wie er allemaal actief gaan worden. Thomas Kokshoorn: Posters is een van de taken. Daar kun je afspraken over maken. Er zijn ook vele andere taken. Het is een extra mogelijkheid om mensen actief te maken en te betrekken bij de vereniging. Voorzitter: Maar je gaat niet een commissie aanstellen om nieuwe leden actief te laten worden terwijl het takenpakket tegenvalt. Thomas Kokshoorn: Je moet het duidelijk communiceren en ervoor zorgen dat ze zelf initiatief nemen. Rick Oostendorp: Ik heb gemerkt dat we vooral zelf heel veel hebben moeten promoten. Veel mensen zien de posters überhaupt niet - Anne Gmelig Meyling komt binnen - 21:14 0 Vicevoorzitter: Ze hangen niet alleen bij de koffiekamer, maar ook bij de faculteit en de groene zaal, zodat andere mensen er ook naar kunnen kijken. Martine Mollema: Hoe moeilijk of makkelijk was het om de commissie te vullen? Voorzitter: Er was sprake van een over inschrijving. Martine Mollema: Als je in de commissies extra personen wil toevoegen heb je hetzelfde effect. Het zou goed zijn om een cursus Photoshop aan te bieden aan de commissieleden. Lisa Katuin: Vorig jaar heeft de Me cie een lan-party georganiseerd. Je kan de Me cie ook zelf meer activiteiten laten organiseren. Voorzitter: Dat is dit jaar geprobeerd, maar dat bleek toch lastig te zijn. Yaniek Schuring: Zijn jullie niet bang dat als er geen commissie is, dat de professionaliteit verdwijnt uit de posters? Voorzitter: Dat zou kunnen, maar dit kan voorkomen worden door duidelijke afspraken te Pagina 13 van 32

14 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN maken met de commissies. Amarinske Verkerk: Er zijn al heel veel activiteiten in het jaar, waardoor het lastig is voor de Me cie om hier nog tussen te komen. De lan-party kan ook bijvoorbeeld door de SeS cie overgenomen worden. Jeroen Veerman: Ik ben wel voor een commissie, omdat je hierin kan groeien. Ook met het maken en afleveren van foto s zou een probleem kunnen worden als je commissarissen aanneemt. Peter Schotsman: De Me cie is iets wat je echt moet liggen. Misschien is het een idee om mensen in deze commissie twee jaar aan te stellen. Er zijn genoeg activiteiten mogelijk. Guido Roegholt: Misschien is het een idee om de benaming van de commissie aan te passen, zodat ze weten waar ze aan beginnen. Stan Vergeer: Ik ben geen voorstander van de Me cie. Je zou de Commissaris Intern vergaderingen voor alle pr-functies kunnen laten organiseren. Voorzitter: Dit is een goed punt. We merken dat het gewoon niet werkt in de huidige vorm. Er moet of een nieuwe invulling gegeven worden of het moet worden afgeschaft. Thomas Kokshoorn: Ik denk dat je eerst naar de naam kan kijken. Je kan ook kijken naar de commitment van de commissie. Met een naam als Foto cie geef je een te enge benaming. Als je de Me cie een photoshop cursus aanbiedt, trekt dit mensen. Paul Steeneken: De Mediacommissie werkt niet in deze vorm. Met een toevoeging van een Photoshop cursus kan ervoor gezorgd worden dat de commissieleden er meer uit kunnen halen en daardoor ook gemotiveerder kunnen worden. Thomas Kokshoorn: Ik heb het idee dat het op papier in orde is maar dat er nog enige finetuning nodig is. Wieke IJbema: Je kunt ook mensen voor de Me cie aannemen en vervolgens koppelen aan de andere commissies. Voorzitter: Dus eerst solliciteren voor de Me cie en vervolgens aanschuiven bij de andere commissies? Wieke IJbema: Je blijft een commissie, maar je wordt ook een contactpersoon voor andere commissies. Roos van Schie: Het idee van een contactpersoon werkt gewoon niet. Nu hangt er vaak te laat een poster. Voorzitter: Maar zou jij de Me cie willen houden of juist afschaffen? Roos van Schie: Afschaffen. Anne Gmelig Meyling: Je kunt vanuit elke commissie een pr-functie ook nog laten zitten in een soort van Me cie. Je kunt eventueel nog andere commissies oprichten om het gemis van de Me cie te compenseren. Tim van Huis: Er kunnen motivatieproblemen ontstaan als mensen zo n pr-functie krijgen terwijl ze dit helemaal niet willen. Paul Steeneken: Ik ben benieuwd naar Ilse s mening. Ilse Nederlof: Als je eerst een Photoshop cursus aanbied, kan dat zorgen voor meer motivatie. - Pieter Meijer komt binnen - 21:31 0 Jeroen Veerman: De zwakte van Anne s en Stans verhaal is dat als die persoon die de pr gaat regelen niet gemotiveerd is en niet actief wil worden, je er nog minder mee opschiet. Sietze Soet: Het werkt nu gewoon niet. Er moet actiever achter de communicatie aangezeten worden. Berber Oosterhagen: Is het niet een idee dat het bestuur hier meer in kan inspelen? Amarinske Verkerk: Paula heeft het bij ons bij de Me cie heel goed gedaan. Berber Oosterhagen: Ja, maar ik heb het over bijvoorbeeld de Ex cie. Het bestuurslid van een andere commissie kan het ook tijdig doorgeven aan het bestuur, zodat die de Me cie op de Pagina 14 van 32

15 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN hoogte kan stellen. Pieter Meijer: Vroeger was het zo dat je dit allemaal goed communiceerde en dat er duidelijke afspraken waren. Voorzitter: We hebben nu genoeg gehoord voor nu. Dan gaan we nu verder met het bedanken en voorstellen van een hele hoop commissies. Allereerst de Carrièredagcommissie.. Bedanken Carrièredagcommissie Op 19 april was de Carrièredag van 13. Het was een mooie dag en ik wil graag de commissie naar voren roepen die dit mogelijk heeft gemaakt. Kom maar naar voren: Hajo Aldershof Jop Smit Jorian Wals Jorn van der Scheer Ylze Lindeboom Berber Oosterhagen Kim van der Zande Kim van der Zande heeft deze commissie vanuit begeleid en haar geef ik nu graag het woord om deze commissie te bedanken. - Kim bedankt Carrièredagcommissie 11. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Wintersportcommissie Van 4 tot 13 januari heeft de wintersport plaatsgebonden. Het was een mooie reis en ik wil graag de commissie naar voren roepen die dit mogelijk heeft gemaakt. Kom maar naar voren: Paul Steeneken Thom van der Gragt Ingo van Lohuizen Ik heb deze wintersportcommissie vanuit begeleid. De nieuwe commissie zal bestaan uit: 1. Roos van Schie 2. Elisa van Bergen 3. Sietze Soet 4. Rick Oostendorp. Jurre Bosman Hester zal deze commissie (als het goed is) vanuit het bestuur gaan begeleiden. Pagina van 32

16 12. Bedanken oude en voorstellen nieuwe EGEA Groningen EGEA heeft dit jaar weer verschillende activiteiten en uitwisselingen georganiseerd ik wil graag de mensen die dit mogelijk gemaakt hebben naar voren roepen. Cristian Perton Stan Vergeer Steven Wester Jos de Lange Amarinske Verkerk Anne Abbing Wiecher Nip Ewout van Spijker heeft de commissie vanuit het bestuur begeleid en graag wil hem bij dezen het woord geven om de commissie te bedanken. De nieuwe EGEA zal bestaan uit: 1. Stan Vergeer 2. Cristian Wessels 3. Wiecher Nip 4. Ellen Stoppels. Marc Boogert 6. Jorian Wals 7. Liesbeth de Vries Jos zal deze commissie (als het goed is) vanuit het bestuur gaan begeleiden. 13. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Buitenlandse Excursiecommissie Van tot 28 april heeft de BEC plaatsgebonden. Het was een mooie reis en ik wil graag de commissie naar voren roepen die dit mogelijk heeft gemaakt. Kom maar naar voren: Jan-Aike Noordermeer Yaniek Schuring Tom Moekotte Niek Panman Constanze Renzelmann Eva Bakker Marjolijn Dijk heeft de commissie vanuit het bestuur begeleid en graag wil haar bij dezen het woord geven om de commissie te bedanken. De nieuwe buitenlandse excursiecommissie zal bestaan uit: 1. Dion Glastra 2. Heloise van Houten 3. Suzanne de Groot Pagina 16 van 32

17 4. Wouter van Heugten. Niels Heegstra 6. Jeroen de Regt Lisette zal deze commissie (als het goed is) vanuit het bestuur gaan begeleiden. 14. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Lezingencommissie De Le cie heeft dit jaar veel verschillende lezingen georganiseerd ik wil graag de mensen die dit mogelijk gemaakt hebben naar voren roepen. Cristian Wessels Steven Wester Jorren Westra Neeltje Westra Sanne Kasten Ellen Verbeek Marjolijn Dijk heeft de commissie vanuit het bestuur begeleid en graag wil haar bij dezen het woord geven om de commissie te bedanken. Thomas Kokshoorn: Er is een krantenartikel over een lezing geweest. Op de oude website was er een punt van in de media. Misschien is dit een goed idee om terug te brengen? Voorzitter: We nemen het mee. De nieuwe Lezingencommissie zal bestaan uit: 1. Ellen Stoppels 2. Lianne Hummel 3. Nick Klappe 4. Anja Boekenoogen. Wessel van Vliet 6. Myrthe Sablerolle Amarinske zal deze commissie (als het goed is) vanuit het bestuur gaan begeleiden.. Benoemen bestuur Voordat we verdergaan met het benoemen van het bestuur 13-14, wil ik graag eerst mijn eigen bestuur bedanken. - Lucas bedankt bestuur Guido verlaat de zaal - 21:1 Pagina 17 van 32

18 En iedereen die heeft meegeholpen, RvA, Vertrouwenspersonen, de kascommissie, alle commissies etc. Eigenlijk iedereen die ons dit jaar heeft meegeholpen om er zo n prachtig jaar van te maken. Sinds vorige ALV zijn wij hard op zoek gegaan naar een kandidaatsbestuur. Na de sollicitaties hebben wij met trots zes kandidaatsbestuursleden kunnen presenteren. Na de overdrachtsperiode van de afgelopen tijd kunnen we zeggen dat we het volste vertrouwen hebben in deze zes personen. Als er geen andere kandidaten zijn, wil het bestuur de volgende personen voordragen als nieuw bestuur van : Lisette Woltjer, Hester Bijen, Jos de Lange, Amarinske Verkerk, Evelien Meinders en Paul Steeneken als voorzitter. Als dit voorstel wordt aangenomen wordt het 2 e bestuur bestaande uit Paula Bongertman, Ewout van Spijker, Niels van den Brink, Marjolijn Dijk, Kim van der Zande en Lucas Vaartjes als voorzitter automatisch gedechargeerd als bestuur van. Over dit voorstel zal als zaak worden gestemd, dus per handopsteken. Dit in het algemene belang van de vereniging om een goed functionerend en gemotiveerd bestuur te hebben. Is er stemming gewenst over dit voorstel? - Vanuit de zaal wordt Ja geroepen - We stemmen om het kandidaatsbestuur aan te nemen als bestuur voor het verenigingsjaar Het bestuur stemt vóór en adviseert de ALV om dit ook te doen. Wie stemt er vóór? 46 Wie stemt er tegen? 0 Wie onthoudt zich van stemming? 0 - Marjolijn en Kim tellen stemmen - Met 46 stemmen voor, 0 stemmen tegen, en 0 onthoudingen is het voorstel bij dezen aangenomen! - Hamerslag - - Linten af - 0 Aangenomen om: 21: Dan heeft nu een nieuw bestuur! Als oud-voorzitter wil ik graag verder gaan naar het volgende punt op de agenda, als de voorzitter van de vereniging en de vergadering, Paul het daarmee eens is? Pagina 18 van 32

19 16. Bestuursoverdracht Graag wil ik als oud-voorzitter namens het 2e bestuur als eerste het 3 e bestuur ontzettend veel succes en plezier wensen het komende jaar. Voor ons zit een prachtig jaar erop. Ik wil graag het bestuur naar voren roepen zodat we de officiële overdracht kunnen doen. - Feliciteren, linten overdragen - - Paul neemt het over - Nu we hier toch met zijn allen staan wil ik gebruik maken van de gelegenheid om het 2 e bestuur te bedanken voor afgelopen jaar en de overdrachtsperiode. - Paul bedankt 2 en overhandigt cadeaus - Voorzitter: Ik wil even zeggen, wow, eindelijk zitten we hier! Ik zie dat er al een vraag is van Pieter, dus ik wil graag Pieter eerst het woord geven voordat ik zelf verder ga. Pieter Meijer: Ja, ik denk dat ik namens de hele ALV spreek, ik wil graag voorstellen om het oude bestuur nog even heel erg te bedanken door middel van een applaus. Voorzitter: Pieter, bedankt voor deze woorden. Dan wil ik nu verder gaan, ik wil graag het bestuur aan jullie voorstellen, zodat jullie ook weten wie er voor jullie zitten en wie welke functie gaat vervullen. Het was apart, op een avond werden we gebeld dat we het kandidaatsbestuur zouden worden. De volgende avond zaten we al bij elkaar en die avond daarna vertrokken eigenlijk drie van ons alweer met de BEC, terwijl de andere drie een prachtige buitenlandse reis maakten. Dit zorgde voor een onderbreking in onze kandidaatsperiode. Na die tijd zijn we gelukkig regelmatig samengekomen en hebben we elkaar goed leren kennen. We zijn een groep met veel verschillen, maar misschien dat dat er juist voor zorgt dat we goed samen kunnen werken. Nu wil ik eerst verdergaan met het voorstellen van het 3 e bestuur, waarna we ons beleidsplan zullen presenteren. Ik begin helemaal aan de rechterkant van mij. Daar zit Evelien Meinders, de Commissaris Externe Betrekkingen van komend verenigingsjaar. Zij zal zorgen voor de externe contacten. Daarnaast zal zij zitting nemen in de Carrièredagcommissie, de werkgroep Bedrijfsbezoeken en zal zij vanuit het bestuur de Werkgroep Ameland begeleiden. Naast Evelien zit Hester Bijen, onze secretaris. Zij zal zorgen voor alle communicatie namens het bestuur. Ook zal zij zich bezighouden met het ledenbestand. Daarnaast zal ze zitting nemen in de Sport- en Spelcommissie, de Wintersportcommissie en de Werkgroep Ameland. Aan mijn rechterhand zit Lisette Woltjer. Zij zal mij ondersteunen waar en wanneer dat nodig is. Ook zal ze zitting nemen in de Buitenlandse Excursiecommissie en zal ze komend jaar helpen bij de organisatie van het NGPS. Dan links van mij, Jos de Lange, onze penningmeester. Hij zal zich komend jaar bezig houden met de financiën. Ook zal hij zitting nemen in EGEA en de Excursiecommissie. 0 Helemaal aan mijn linkerkant zit Amarinske Verkerk, onze Commissaris Interne Betrekkingen van komend verenigingsjaar. Amarinske is komend jaar verantwoordelijk voor de website, de Ibn Pagina 19 van 32

20 Battuta-app en de jaarplanning. Daarnaast zal ze zitting nemen in de Eerstejaarscommissie, de Lezingencommissie en de Almanakcommissie. Ook zal ze zich, samen met Lisette, buigen over de organisatie van het NGPS. Als laatste zal ik mezelf nog even voorstellen. Mijn naam is Paul Steeneken, de voorzitter van dit jaar. Ik zal me bezig houden met alle overleg- en adviesorganen. Daarnaast zal ik fungeren als het centrale aanspreekpunt. Ook zal ik me bezighouden met de donateurs. Vanuit het bestuur zal ik zitting nemen in de Mediacommissie en zal ik me bezig houden met de Professor Keuningvereniging en de organisatie van Zwemfest. Tenslotte wil ik nog even mededelen dat wij er ontzettend veel zin in hebben en heel erg blij zijn dat wij hier mogen zitten. Dan wil ik nu graag verdergaan met het presenteren van het beleidsplan. Tussendoor zal er de gelegenheid zijn tot het stellen van vragen. - Presenteren beleidsplan - Beleidsplan Imago Wij achten het van belang dat een open, gezellige en toegankelijke vereniging blijft. De huidige sfeer is prettig en hier zijn we dan ook trots op. Om ervoor te zorgen dat alle leden zich kunnen ontwikkelen zal er komend jaar een groot aantal activiteiten plaatsvinden. Hierbinnen zal de verdeling tussen serieuze en gezellige activiteiten behouden worden. Wij zullen ons naar de buitenwereld representatief presenteren en onder de leden een open houding hebben. Carrière Wij willen masterstudenten en schakelstudenten actief betrekken bij de vereniging, hiervoor willen wij ze persoonlijk benaderen voor de Carrièredagcommissie en de Werkgroep Bedrijfsbezoeken. Verder willen wij carrièregerichte activiteiten organiseren, denk hierbij bijvoorbeeld aan een workshop cv-schrijven of solliciteren, eventueel in samenwerking met Next. Daarnaast willen wij een goede samenwerking met Next in de hand werken zodat Ibn Battuta als vereniging hier wat aan kan hebben. Vrijdagmiddagborrel Wij pogen minstens twee vrijdagmiddagborrels te organiseren waarbij de focus ligt op schakelstudenten, masterstudenten, alumni en bedrijfscontacten. Dit zou in samenwerking kunnen met de Professor Keuning Vereniging. Tijdens deze borrels zullen de verschillende workshops, bedrijfsbezoeken en de carrièredag gepromoot worden. Aanwezigheidsuren Wij beogen dat ten minste een bestuurslid dagelijks in ieder geval aanwezig zal zijn van 11:00 tot :00 uur. Dit om ervoor te zorgen dat het voor contacten als leden en externe relaties van Ibn Battuta duidelijk is wanneer zij een bestuurslid aan kunnen treffen. Bestuurszaken zullen zoveel mogelijk op het Zernike worden uitgevoerd, daarnaast streven wij naar de aanwezigheid van tenminste twee bestuursleden bij iedere activiteit. Koffie-uren Koffie-uren worden op maandag tot en met donderdag gehouden van 09:-13:, om de Pagina van 32

21 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN studenten zowel voor, na als tijdens het college de gelegenheid te geven tot het nuttigen van een kop koffie of thee. Op vrijdag zal het koffie-uur plaatsvinden van : tot 12:, dit is uiteraard afhankelijk van het aantal bezoekers in de koffiekamer. Daarnaast zullen de koffie-uren, wanneer gewenst, worden opgesplitst in twee delen. De reden hiervoor is dat het langer maken van het koffie-uur ook meer tijd van het bestuur vraagt. Het splitsen van het koffie-uur zou hiervoor in eerste instantie een oplossing kunnen bieden, zodat iedereen alsnog zijn/haar taken kan afronden. Bij elk van de delen zal dus een ander bestuurslid het koffie-uur kunnen verzorgen. Verder streven wij ernaar dat een commissie, werkgroep of genootschap minstens één keer in het jaar een koffie-uur gaat draaien om zo zowel de commissie zelf als haar activiteiten te kunnen promoten. Ook willen wij Pro Geo, Geo Promotion en Girugten de gelegenheid bieden één of meerdere koffie-uren in het jaar te verzorgen. Voorzitter: Zijn er tot zover vragen? Myrthe Leystra: We hebben een aantal jaar al geprobeerd een vrijdagmiddelborrel te organiseren, maar dit was niet heel succesvol. Hebben jullie een concreet idee hoe jullie dat dit jaar gaan aanpakken? Voorzitter: Ja, hier hebben we al veel over nagedacht. Wij denken dat alleen collegepraatjes niet echt helpen, dus wij willen de persoonlijke benadering gaan toepassen, dus echt als bestuurslid op een groepje masterstudenten of schakelstudenten afstappen en ook bijvoorbeeld tijdens de schakeldag deze vrijdagmiddagborrels promoten. Myrthe Leystra: Maar zijn jullie dan ook bij de colleges om ze aan te spreken? Voorzitter: Nou we zullen ook de collegepraatjes gaan houden, maar daarnaast, ook in de pauze, mensen proberen aan te spreken of ze benaderen. Jeroen Veerman: Misschien is het dan ook een idee om de alumni hierover te benaderen, dat zowel studenten als alumni hier op af komen? Voorzitter: Ja, dat is zeker een goed idee, we zullen het meenemen. Zijn er verder nog vragen met betrekking tot het eerste deel van het beleidsplan? Dan ga ik verder met het tweede deel. 0 Website & -app heeft sinds anderhalf jaar een prachtige nieuwe website, die ook wij zeker willen blijven gebruiken. Om ervoor te zorgen dat de informatie op de website niet achterhaald raakt, zullen wij de website voor zover mogelijk actueel houden. Het gebruik van de -app willen we verbeteren en de informatie moet up-to-date worden gehouden. De informatievoorziening op de - app en de website zal synchroon gaan lopen. Via de -app willen we geen mogelijkheden geven tot het aanmelden van activiteiten en het bekijken van foto s. Dit zal via de website blijven gebeuren. Sociale media Wij willen sociale media in blijven zetten voor het promoten van bepaalde activiteiten. Het gaat hier dan vooral om activiteiten die, bij te weinig animo, op deze manier onder de aandacht van de leden kunnen worden gebracht. Ook hier zal inschrijving voor activiteiten alleen via de website gebeuren. Commissies Voor de commissies willen wij een andere aanpak dan voorheen hanteren. Elke commissie wordt verplicht gesteld een overdrachtsboek te schrijven (of deze te updaten). Verder willen wij iedereen die is aangenomen voor een commissie, direct het overdrachtsboek mailen. Er zal vast Pagina 21 van 32