Ibn Battuta Notulen Algemene Ledenvergadering Datum: 19 juni 2012 Aanvang: 19:30 Locatie: Unitas S.G. (Schuitendiep 74)

Transcriptie

1 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Notulen Algemene Ledenvergadering Datum: 19 juni 12 Aanvang: 19: Locatie: Unitas S.G. (Schuitendiep 74) 1. Opening Aanwezig (): Amarinske Verkerk, Anne Boer, Christianne Wouters, Cristian Perton, Cristian Wessels, Erik van Spijker, Ewout van Spijker, Guido Roegholt, Herman Nienhuis, Jacco Kuper, Jan-Aike Noordermeer, Jorren Westra, Jos de Lange, Kees Stiggelbout, Kim van der Zande, Loes Dragt, Louwe-Jan van der Velde, Lucas Vaartjes, Lucy Talens, Marjolijn Dijk, Martine Mollema, Moniek Daggenvoorde, Myrthe Leystra, Neeltje Westra, Niels van den Brink, Paul Steeneken, Paula Bongertman, Peter Schotsman, Pieter Meijer, Robin Groenewold, Thom van der Gragt, Thomas Kokshoorn, Tim van Huis, Titia Leutscher, Wiecher Nip Bij dezen wil ik graag de eerste Algemene Leden Vergadering van het verenigingsjaar van openen. Geopend om 19:47 - Hamerslag- Hartelijk welkom allemaal op deze Algemene Ledenvergadering, op de dies van. Ik wil iedereen verzoeken zijn of haar telefoon uit te zetten, of in ieder geval op stil. Ook wil ik mededelen dat Melanie Bakema, Thomas Kokshoorn en Stan Vergeer, Steven Wester gemachtigd heeft om te stemmen. Dan wil ik iedereen vragen te gaan staan om het verenigingslied te zingen. - Zingen verenigingslied - Dan gaan we nu naar het tweede punt op de agenda: het vaststellen van de agenda. 2. Vaststellen agenda Voor de pauze zullen we de bestuursmededelingen behandelen. Ook zullen het secretarieel en financieel jaarverslag worden gepresenteerd en vastgesteld. Tot slot zullen we de oude Kascommissie bedanken en de nieuwe benoemen. Na de pauze zal er een hele rits aan commissies worden bedankt en voorgesteld waarna het tijd is om het bestuur voor te benoemen. Nadat het nieuwe bestuur bekend is zal mijn opvolger het overnemen en verder gaan met de bestuursoverdracht en tot slot de W.V.T.T.K. s waarvan er vijf zijn ingediend en de rondvraag. - Zijn er vragen over de agenda? Agenda vastgesteld om 19:49. Pagina 1 van 32

2 Dan stel ik bij dezen de agenda (met voorgestelde wijziging(en)) vast. - Hamerslag- 3. Vaststellen vorige notulen De afgelopen twee weken hebben de notulen van de ALV van 14 februari ter inzage gelegen in de ALV-map in de koffiekamer en op internet gestaan. Er staat een bijzondere wijziging in de notulen die ik even apart wil benoemen. Op de vorige ALV is de Raad van Adviseurs voor benoemd. Na de ALV kwamen we erachter dat er een fout is gemaakt bij het tellen van de stemmen. De genoemde stemming wijkt dus af van de werkelijke stemming. Gelukkig had dit geen gevolgen voor de uitslag. Alle aanwezigen zijn op de hoogte gesteld en in de notulen staat de werkelijke stemming beschreven met daaronder de genoemde stemming tussen haken. - Zijn er vragen en/of opmerkingen? Erik van Spijker: Op pagina 1 ontbreekt de aanvangstijd van de ALV. Pagina 4, regel 28. Het Pedelgenootschap is met een hoofdletter. Erik van Spijker: Komen jullie nog terug op het boekencontract?. Voorzitter: Ja. Erik van Spijker: Ok, en fotolijstjes van oud-bestuursleden. fotolijstjes Voorzitter: Daar kan ik heel kort over zijn. De fotolijsten liggen klaar in de bestuurskamer met plaatsjes erop zodat straks bestuur 49, en 1 er hun handtekening op kunnen zetten. Moniek Daggenvoorde: Moeten we daar zelf een foto voor verzorgen. Voorzitter: Nee, daar zullen wij voor zorgen. Erik van Spijker: Laatste puntje, komen wij ook terug op printproblemen? Voorzitter: Nee, daar komen wij niet op terug. Marten Middeldorp: Komen jullie terug op het faillissement van t Pleidooi? Voorzitter: Ja, daar komen wij op terug. Marten Middeldorp: Wordt de website geëvalueerd? Voorzitter: Niet geëvalueerd, wel genoemd. Maar als je daar nog op wil terugkomen dan kan dat. - Zijn er vragen of opmerkingen over de vorige notulen?- Voorzitter: Dan stel ik bij deze de notulen van de vorige ALV met de genoemde correcties vast. - Hamerslag- 4. Bestuursmededelingen Na ruim een jaar het 1 ste bestuur van te mogen zijn geweest is, is dit als het goed de laatste keer dat ik aan jullie de bestuursmededelingen zal presenteren, en dat nog wel op de verjaardag van onze vereniging! Allereerst even een paar leuke puntjes. Vanochtend hadden we een verrassing in de koffiekamer. Onze eerstejaars kwamen met een echte slagroomtaart binnen! Heel erg bedankt voor dit bijzonder mooie gebaar, en we houden ook van jullie ;) De nieuwe website is online! Het heeft even geduurd, maar dan heb je ook wat. Er zijn sinds de onthulling nog een paar dingetjes die niet meteen soepel gingen. Dat ging onder andere over het Pagina 2 van 32

3 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN toegang geven van de Mediacommissie tot het CMS en vervolgens om het uploaden van foto s. Daarom heeft het iets langer geduurd voordat alle fotoalbums weer waren bijgewerkt, maar inmiddels is dat allemaal verholpen. We zijn er erg trots op en hebben vooral veel positieve reacties gehoord. Sommige leden vonden het lastig dat er een nieuw menu was, maar de website is zo gebruikersvriendelijk dat ik niet verwacht dat iemand daar nog problemen mee heeft. Wel een kleine waarschuwing. De foto die je zelf op je profiel plaatst wordt automatisch door gestuurd naar de Almanakcommissie. Als je dus niet graag een onflatteuze foto van jezelf of een vlag vereeuwigd wilt zien in de volgende almanak, pas dan even je foto aan op je eigen profiel. Speciale dank voor de website gaat uit naar in het bijzonder Jochem Dijkstra, maar ook de onofficiële officiële Werkgroep Website die bestond uit Gernand Stockmann, Marten Middeldorp, Tjerk Hoving, Luuk Huttenhuis en mijzelf voor het laatste jaar. Bij de lancering in april zijn deze mensen al erg bedankt met woorden en cadeautjes. Voorzitter: Dan geef ik nu Myrthe het woord om het nieuwe logo op onze posters te verklaren. Comm. Externe Betrekkingen: Ja, want we hebben namelijk een hoofdsponsor voor Ibn Battuta. Dat was al een tijdje bekend maar het is nu een aantal maanden echt definitief met een getekend contract. Grontmij is ons hoofdsponsor voor 00 euro als ook voor hetzelfde bedrag nogmaals bij de Carrièredag. Thomas Kokshoorn: Dat klinkt goed! Comm. Externe Betrekkingen: Het is een mooi bedrag. Dat betekent dat Grontmij nu ook op alle adverteeruitingen wordt geplaatst. Ook op de website staat het logo nu in de banner op de frontpage. Daarnaast heeft Grontmij aangegeven meer contact met ons te willen hebben. Zo zullen we een bedrijfsbezoek organiseren en een business course waarbij Grontmij naar Groningen komt. Dan wil ik daarnaast daarop ook op inhaken met sowieso de externe gelden voor dit jaar. We hebben namelijk dit jaar 486 euro opgehaald voor de vereniging en dat is exclusief almanak gelden. Voor de almanak is daarvoor nog 0 euro gereserveerd. Dus dat is een mooi bedrag voor komend jaar. En daar wil ik het eigenlijk wel bij laten. Op de vorige ALV had ik verteld dat we een boekhoudprogramma zouden aanschaffen voor de vereniging. Na een strenge selectieprocedure hebben we een goede keuze gemaakt. Met wat hulp van andere verenigingen en de inzet van Neeltje is het gelukt om ons financieel jaar helemaal in het nieuwe programma te krijgen. Dit betekent dat het eerste halfjaar opnieuw verwerkt moest worden. Het kostte even wat extra tijd, maar het voordeel is dat Neeltje nu weet hoe het werkt en het daardoor goed kan overdragen. Zoals het er nu uitziet hebben we met dit boekhoudprogramma geen hulp nodig van een financieel adviseur, het overgaan op dit nieuwe programma heeft namelijk geen problemen met zich meegebracht. Begin 13 loopt het boekencontract dat we hebben met Studystore af. Er zal gekeken worden naar andere mogelijkheden zoals studieboeken.com. Ook zal de boekenverkoop die in de zomer plaatsvindt goed geëvalueerd worden. heeft met een nieuw persoon contact waarmee alles geregeld wordt en dat is de laatste boekenverkoop goed bevallen. Die van de zomer is echter veel groter en ook zal er mogelijkheid zijn voor online betalen, dat alles zal dus meegenomen worden met de beslissing voor een nieuw contract. - Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? Marten Middeldorp: Ja, ik wil terugkomen op de financieel adviseur. Financieel adviseur hebben we het in mijn bestuursjaar over gehad omdat er niet goed genoeg werd nagedacht over het boekhouden. Ik denk dat het aanschaven van een boekhoudprogramma niet de problemen zal oplossen. Pagina 3 van 32

4 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Moniek Daggenvoorde: Absoluut wel, je kunt geen typfouten meer maken. Je hoeft niet alles meer drie keer te controleren. Je kunt nergens geen geld mee vandaan halen. Marten Middeldorp: Ok, de manier waarop wij geld bijhouden is naar mijn idee niet voldoende. Wat mij betreft is het nog steeds noodzakelijk om een financieel adviseur in touw te nemen. Thomas Kokshoorn: Moet iemand van een professioneel bureau moeten zijn dat doen of juist een losser iemand. Marten Middeldorp: Wat mij betreft is het een vriendje die iemand kent die accountacy heeft gedaan. Erik van Spijker: Ik wil toch graag reageren en aansluiten op Moniek. Het is niet zo dat wij copy paste hebben gedaan. Dat kon niet. Het is wel degelijk naar een goed standaard boekhoudingsprogramma veranderd. Het werkt nu goed. Marten Middeldorp: Maar hou alsjeblieft in je achterhoofd dat het aanschaffen van een programma niet de reden is om niet te kiezen voor een financieel adviseur. Moniek Daggenvoorde: Ik wil nog even wat toevoegen op het verhaal van Erik. Er is altijd een kundig persoon die ons direct heeft geholpen, een heel kundig iemand. Heeft ons helemaal wegwijs gemaakt met het programma. Thomas Kokshoorn: Als ik het begrijp van het verhaal zit er al een soort financieel adviseur achter die het programma snapt en weet hoe je ermee om moet gaan. Erik van Spijker: We hebben het de vorige ALV ook al gehad over een financieel adviseur. Er is een flink bedrag voor gereserveerd. Echter is het geld nu gebruikt om over te stappen op een goed boekhoudingsprogramma. Dat is goed gedaan. De roep om een financieel adviseur gaat eigenlijk meer om onze eigen boekhouding goed op orde te krijgen. Dit is nu wel redelijk goed gelukt. Voorzitter: Nou, ik wil het nu graag afronden met de woorden dat het volgende bestuur dit oppikt en dat er goed overlegd wordt met andere verenigingen. Erik van Spijker: Het boekencontract, in de vorige notulen stond dat die jullie in april zouden beginnen. Onder andere met het aanschrijven van StudyStore. Is hier al aan begonnen? Penningmeester: Hier ben ik nog niet heel actief mee begonnen. We krijgen bij studieboeken.com niet een vast bedrag. We hebben besloten in samenwerking met Niels hoe we de boekenverkoop eventueel anders kunnen doen. Erik van Spijker: Ik heb dit 3 jaar geleden in samenwerking met Jacco Kwakman gedaan. Dit kost redelijk veel tijd. Ik zou voor de vakantie dit al gaan vormgeven/aan de slag mee gaan. Penningmeester: Ok, bedankt voor de info. Thomas Kokshoorn: Studystore, heeft dat de maken met het faillissement van Selexyz. Voorzitter: Is niet Selexyz gelukkig. Wij houden wel rekening met het feit dat het contact eventueel anders zal verlopen. Marten Middeldorp: Gaan jullie nog meer leveranciers bekijken? Voorzitter: Ja, we gaan denk ik nog wel verder kijken. Pieter Meijer: Vraagje over de website. Toegang tot wat was moeilijk? Voorzitter: Het Content Management System. Voorzitter: Nog meer vragen over deze onderwerpen. Nee? Dan gaan we verder. Op Koninginnedag kregen we een triest bericht. Na gevochten te hebben voor haar leven is op die dag Hanneke gestorven aan de gevolgen van leukemie. Ik spreek de hele ALV lang natuurlijk namens het hele bestuur, maar nu even in het bijzonder. We zijn iedereen heel erg dankbaar voor alle steun. We zullen nooit vergeten met hoeveel liefde en steun de mensen zijn opgevangen die het dichtst bij haar stonden. Hierbij denken we in het bijzonder aan Pieter, Jeroen en Peter, Bas, Guido, Herman en Anoek. We hebben een rouwperiode van een week gehad. Hierin was de homepage uitgeschakeld en zijn alle activiteiten afgelast. Alleen de BEC-lezing hebben we door laten gaan. We hebben het er lang over gehad of dit wel een goede keuze was. Na afloop bleek dat er eigenlijk alleen BECdeelnemers aanwezig waren, zoals we hadden verwacht en wat ook de reden was om deze Pagina 4 van 32

5 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN voorbereiding en kennismaking met de BEC en haar deelnemers, wel door te laten gaan. Op donderdag hadden we een herdenkingsbijeenkomst voor iedereen. Dit hebben wij ervaren als een speciale mengeling van verschillende emoties en uitingen daarvan. Ondertussen hebben we heel fijn contact gehad met Diskartes en met de faculteit. In het bijzonder wil ik even Niels Rambags, Peter Groote en Inge Hutter hierbij noemen. Hun betrokkenheid, steun en samenwerking met ons is heel bijzonder geweest. Samen met Myrthe heeft Niels Rambags een herdenkingsruimte op de faculteit ingericht. Namens de hele faculteit stond in de Volkskrant een advertentie. heeft advertenties in de Universiteitskrant en in het Dagblad van het Noorden geplaatst. Op vrijdagavond zijn van ons Titia en Neeltje naar de herdenking van Hanneke geweest. Niels Rambags was hier ook bij. Op zaterdag is de rest van ons geweest bij de herdenking. Peter Groote heeft hier namens de faculteit ok gesproken en Herman namens het 48 ste bestuur en Ibn Battuta. Pieter, ik heb het ook al tegen je gezegd, maar je telefoontjes waren alles behalve storend. Het heeft ons juist erg geholpen. Wij hadden gelukkig geen ervaring met dit soort dingen. We hebben zoveel steun gehad van iedereen! Oud-bestuursleden, RvA, betrokken mensen, we willen iedereen heel erg bedanken dat jullie naar ons en onze twijfels hebben geluisterd en ons hebben geholpen om namens de vereniging Hanneke te geven wat ze verdiend. - Wil iemand hier graag nog iets over kwijt? - Pieter Meijer: Ik wil jullie graag allemaal bedanken voor al jullie kaartjes en steun. Ik ben er persoonlijk niet allemaal aan toe gekomen maar het wordt zeer gewaardeerd. Dan gaan we nu even flink omschakelen en verder met een totaal ander onderwerp, namelijk Bert Dieters en onze gebruikersovereenkomst met gebouwenbeheer. Ik had een tijdje geleden een afspraak gemaakt voor gister. Hierbij ben ik heel duidelijk geweest dat ik er vanuit ging dat de overeenkomst af zou zijn en dat ik die graag van te voren wilde lezen. Ik ben er gisterochtend nog achteraan geweest omdat ik niets had gehoord. Toen kreeg ik als antwoord dat de overeenkomst in principe af is, op het ICT gedeelte na en dat die daar ligt te wachten op behandeling. Ik heb toen vervolgens de afspraak afgezegd. De gebruikersovereenkomst zal dus opnieuw een puntje voor volgend jaar zijn. In mei hebben we alle potentiele donateurs van benaderd voor een donateurschap. Ook zijn de bestaande donateurs opnieuw benaderd. Dit is allemaal wat later gebeurd dan dat we ons hadden voorgenomen, het totaal aan binnengekomen donateursgeld over dit jaar is dan ook flink lager dan vorig jaar. Dit in verband met het einde van het financieel jaar wat snel volgende op de verzenddata. Door omstandigheden moesten we wat langer wachten. Allereerst wilden we eerst de website online hebben zodat we aan iedereen de nieuwe situatie konden uitleggen zonder onduidelijkheid te scheppen over de verschillen tussen de oude en nieuwe website, maar ook zodat alles meteen goed in het online donateursbestand zou komen. Na de lancering zijn we begonnen aan de brieven. Het versturen hiervan wilden en konden we uiteraard niet doen net na het overlijden van Hanneke. Daarop volgend was de helft van ons met de BEC mee en heb ik m n best gedaan om alles zo snel mogelijk zonder fouten de deur uit te krijgen. We zijn heel blij dat we een paar nieuwe donateurs en een paar voor in het vervolg vaste donateurs hebben mogen verwelkomen. We hebben samen met wat oud-leden gezocht naar een goede toon voor de brieven, omdat we van verschillende kanten hoorden dat hier wat op te winnen was. Dit is naar ons idee goed gelukt. We hebben een hoop positieve reacties gehad en we hopen een goed voorbeeld voor de volgende besturen te hebben neergezet. Inmiddels krijgen de afgestudeerde mensen ook een brief over het donateurschap bij Pagina van 32

6 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN in hun enveloppe mee, hier hebben we het de vorige ALV ook over gehad. Dan zal ik nu in het kort vertellen wat het donateursbeleid op dit moment inhoudt. We hebben een paar dingen wat duidelijker gestructureerd. Allereerst bieden we geen pakketten meer aan zoals we eerder al hadden aangekondigd. Je kan bij het invullen van het donateurs formulier op de website aangeven waar je wel en geen interesse in hebt. Denk hierbij aan een inlog voor op de website, de update en de Donateurs update bij een donatie vanaf euro, en de Girugten en de almanak als extra opties bij een donatie vanaf euro. Alles wat een donateur op dit formulier aangeeft wordt opgeslagen in het online donateursbestand zodat het bestuur altijd toegang heeft tot de laatste en nieuwste informatie. Voor het benaderen van donateurs en of potentiele donateurs en het versturen van de donateurs update zijn richtlijnen opgesteld. Dit is allemaal overgedragen en we hopen door deze eenvoudige maatregelen meer structuur in het donateurbeleid en de omgang met donateurs te geven. Dit is fijn voor de donateurs, maar ook voor de besturen. Ik denk dat iedereen inmiddels wel op de hoogte is van het faillissement van het Pleidooi. Ik zal even kort toelichten wat dit voor ons betekent. Het Pleidooi moest het contract van vorig jaar en dit jaar nog betalen. Ook is er een dubbele overmaking van onze kant geweest. Daar staat tegenover dat wij nog over ons jaar de constitutieborrel moeten betalen, en bestuur hun Nieuwjaarsborrel. In totaal verliest de vereniging 00 euro door dit faillissement. Dit zal Neeltje afboeken waardoor het niet jarenlang op de debi/credilijst komt te staan. is uiteraard schuldeiser bij het Pleidooi. We hebben samen met Ubbo Emmius een factuur gemaakt over het geld wat we nog zouden moeten krijgen. Door deze samenwerking staan we hopelijk sterker, maar volgens mij weet iedereen wel dat we er eigenlijk niet op hoeven te rekenen dat we ons geld nog krijgen. - Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? Marten Middeldorp: Hoe werkt het juridisch gezien als je een doorstart hebt? Voorzitter: Het is geen doorstart. Voorzitter: Officieel zijn wij schuldeiser en als er wat te (ver)halen valt zullen we dat zeker proberen te doen. Cristian Wessels: Wat hebben jullie afgesproken over het nieuwe contract? Vice-voorzitter: We hebben de borrel voor vanavond afgesproken zoals het oude contract. Daarnaast zal ook onze constitutieborrel er plaatsvinden. Ik heb samen met onze potentiële vice-voorzitter Paula om de tafel gezeten met de nieuwe eigenaar. Hij Vincent van der Schuur doet ons dezelfde aanbieding als vorig jaar. Pieter Meijer: Shit, wat wou ik ook alweer zeggen. Volgens mij het café t Pleidooi. Het is niet Het Pleidooi. Verder is Arthur Kamminga ook op de hoogte? Kan helpen met eventuele juridische mogelijkheden. Voorzitter: Ja, precies. We zullen het voor de zekerheid nog even doen. Moniek Daggenvoorde: Exact hetzelfde contract zoals vorig jaar? Hoe gaan jullie de constitutieborrel betalen? Vice-voorzitter: Het gedeelte over de constitutieborrel wordt gewoon overgenomen uit het contract van vorig jaar. Alleen het aankomende constitutieborrel die valt nu onder geen enkel contract. Dus dat is een losstaand iets. Je tekent een contract voor het constitutieborrel het jaar daarop en het contract van vorig jaar is ongeldig nu. Thomas Kokshoorn: Zolang het rond 800 a 900 euro blijft is het volgens mij prima. Thomas Kokshoorn: Vraagje over het dubbel overgemaakte bedrag. Wat was dat? Penningmeester: Dat was onze nieuwjaarsreceptie. Op mei hebben we de Carrièredag van 12 gehad. Het werd bij de organisatie hiervan Pagina 6 van 32

7 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN duidelijk dat de crisis waar we het al een tijdje over hebben, dit jaar echt is toegeslagen in onze sector. Ondanks alle tegenslagen en alle afwijzingen die de Carrièredagcommissie dit jaar heeft moeten verduren hebben jullie toch een prachtige dag weten neer te zetten! Tijdens de organisatie werd het vrij snel duidelijk dat de hoge standaard van de afgelopen jaren niet gehaald kon worden. De aankleding van de dag is aangepast aan de inkomsten van dit jaar, waardoor er geen verlies is gedraaid maar er wel een mooi evenement mogelijk was. Pro Geo, Melanie als studentlid van het FB en hebben samen overlegd hoe eventuele onduidelijkheden over kosten en opbrengsten kunnen worden voorkomen in het vervolg. Hier hebben we een heel simpele oplossing voor bedacht. Aan het begin van het collegejaar wordt er altijd een samenwerkingsovereenkomst tussen Pro Geo, Geo Promotion, Girugten en Ibn Battuta getekend. We willen op hetzelfde moment in het vervolg elk jaar, de overeenkomst tussen Pro Geo en over de Carrièredag tekenen. Deze wordt nu nog elk jaar stilzwijgend in de zomer verlengd voor een jaar. Als dit elk jaar getekend wordt, weet elk nieuw bestuur van het bestaan van de overeenkomst en wat er precies instaat. Deze overeenkomst zal aangevuld worden met een zin over dat mocht er verlies worden gedraaid op de Carrièredag, het verlies op dezelfde manier over de twee partijen wordt verdeeld als anders de winst. Uitgangspunt hierbij is uiteraard wel dat de inhoud en aankleding van de dag worden bepaald door de inkomsten. We hebben dit jaar voor het eerst meegewerkt aan het interfacultair gala. Deze was op 7 juni. Met zo n aanwezige Ibn-ers, dat was grofweg 1 op de 6 aanwezigen, kunnen we gerust van een succes spreken. Voor, dat zelf te klein is voor elk jaar een eigen gala, is dit een prima tussenoplossing. Volgend jaar zal opnieuw deze samenwerking aangaan. Ook zal dan waarschijnlijk Odiom zich bij de groep verenigingen aansluiten zodat het een nog wat groter evenement wordt. Anne Abbing heeft bij de organisatie van het gala vertegenwoordigd. Dankjewel Anne, voor je enthousiasme en inzet! Afgelopen juni was er een lezing in het Engels, van de Sign of Life campagne in samenwerking met stichting Rutgers SWF. Naast dat het een heel mooie lezing was, kwamen er ook heel andere bezoekers op af zoals phd-ers. zal dit volgend jaar wat gaan proberen uit te breiden. Zo zal er in de introductieweken voor uitwisselingsstudenten in september en februari een activiteit van EGEA en samen worden georganiseerd. Afgelopen jaar hebben we een International Day georganiseerd. Hier hebben mensen van verschillende culturen en achtergronden hier op de faculteit wat verteld. Het plan is om dit minimaal één keer per jaar te doen, maar sowieso in het eerste semester omdat er dan de meeste uitwisselingsstudenten zijn. Ook is het voorstel om commissies zoals de Lezingencommisse, Excursiecommissie en Sport- en Spelcommissie, naast EGEA ook elk jaar iets in het Engels te laten organiseren. Zoals jullie weten gebeurd en veranderd er tegenwoordig nogal wat op de RuG. Eén van die dingen is dat de universiteit beter wil scoren op de internationale ranglijsten. Op dit moment scoort de RuG bijzonder slecht op het voorbereiden van haar studenten op hun carrière. Voorheen hield het Talent & Career Center zich hier mee bezig, maar dat was niet zo zichtbaar. Vooral de studieverenigingen hebben in de loop van de tijd hierin mogelijkheden gezien en zijn workshops, bedrijfsbezoeken, carrièredagen et cetera gaan organiseren, waar de verenigingen een groot deel van hun acquisitie ook vandaan halen. De RuG wil nu door samen te werken met de studieverenigingen en die aan te vullen waar het nog beter kan, beter scoren op de voorbereiding op de toekomst van de studenten. Dit zal gaan onder de naam next, waar jullie misschien al wel een mailtje van voorbij hebben zien komen. Waar het voor in de praktijk op neer komt, is dat we een logo van next op de posters van onze carrièreactiviteiten kunnen plaatsen. Hier zien wij eigenlijk wel de voordelen van. Door een soort keurmerk van de RuG zelf te plaatsen, zullen misschien FRW-studenten die niet zo veel met hebben, toch eerder komen. Pagina 7 van 32

8 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Ook kunnen we bij de faculteit vragen om ons te helpen met het mogelijk maken van belangrijke carrièreactiviteiten in de vorm van locatie of zelfs vrij roosteren. Ook zijn er plannen om voor alle studenten een website aan te bieden, een soort portal, met daarop een overzicht van alle carrièregerichte activiteiten die RuG-breed georganiseerd worden. Ook is er een service punt in de Universiteitsbibliotheek en komt er één op het Zernike in de toekomst. Hier worden verschillende workshops en programma s aangeboden en kan je bijvoorbeeld als student even je CV checken. Dit klinkt allemaal best goed, maar er is één zorgenpuntje. Er zijn verenigingen die bang zijn dat bedrijven liever via dat portal van de RuG studenten benaderen, dan specifiek via de studieverenigingen. Wij hebben er vertrouwen in dat door ons goede en persoonlijke contact met bedrijven het voor wel goed komt, maar dit zorgenpuntje is vanaf het begin af aan wel opgepakt, ook door het FVOG. Het is nu vooral afwachten wat de RuG precies doet met het portal, alles moet nog specifiek vorm krijgen. - Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? - Pieter Meijer: Ik vind de internationalisering een goed streven. Maar sommige docenten moeten per se Engels praten en die talk English like so. Wanneer dat het geval is heb ik liever dat er Nederlands gesproken in plaats van Engels. Moniek Daggenvoorde: Twee dingen. Slecht sprekende Engels docenten; Dat kun je aankaarten bij Pro Geo. En daarnaast, gaan jullie de carrièreactiviteiten promoten als of als NEXT? Voorzitter: Het is vanuit Ibn, maar de keurmerk van NEXT. Ibn organiseert het. Erik van Spijker: Mag het bestuur zelf bepalen of de logo verschijnt? Voorzitter: Dat is nu nog niet duidelijk. Dat is iets waar nog niet heel veel over is nagedacht. Erik van Spijker: Over internationalisering, je zegt dat Ibn dat samen met EGEA wil organiseren maar EGEA is toch gewoon onderdeel van? Voorzitter: Nou, dat klopt maar het gaat meer om de naamsbekendheid. Het gaat erom zodat studenten ook weten dat EGEA en werken aan betere mogelijkheden. Dat was het meer. Erik van Spijker: EGEA is gewoon het aanspreekpunt voor exchange students, in september en februari komen ze en kunnen ze meelopen en meedoen aan feesten en natuurlijk ook rustigere activiteiten. Maar moet je dat verbinden met meerdere namen? Voorzitter: Dat is wel een goed punt, het is nog aftasten van hoe we het gaan promoten, via EGEA of. Het is goed om erover na te denken. Pieter Meijer: Er is ook de normale flyer, die kunt je ook vertalen naar het Engels. Voorzitter: Ik denk dat er wel wat gecreëerd kan worden. Erik van Spijker: Ik wil even opmerken dat de Carrieredag dit jaar minder uitgebreid en goed was dan het jaar ervoor. De locatie was wat minder, maar binnen wel goed geregeld.. Het aantal bedrijven was goed. Voorzitter: Het was dit jaar moeilijk. En dat hebben veel mensen vanuit de vereniging wel meegekregen denk ik. Ik blijf er wel heel positief over. Thomas Kokshoorn: Het was een hele mooie dag. Tim van Huis: Dat Interfacultaire gala, is dat een tegenhanger van het Galant gala? Voorzitter: Het is niet een tegenhanger, ook geen concurrent van elkaar. Het zijn gewoon verschillende verenigingen die een gala organiseren. De BEC is in mei naar Moldavië, Roemenië en Oekraïne geweest. Het was een mooie reis en na afloop waren de deelnemers allemaal hartstikke enthousiast. Op de heenreis is er wel iets voorgevallen wat nu even extra aandacht verdiend. Bij het boeken voor de vliegtickets zijn er 24 losse tickets en een groepsticket voor personen geboekt. Het verschil tussen de groepsboeking en de 24 losse tickets is dat de losse tickets wel Pagina 8 van 32

9 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN met volledige naam moesten worden geboekt en bij een groepsboekingen hoef je de namen nog niet in te vullen. De commissie heeft dagen voor vertrek geprobeerd de namen in te vullen. Volgens degenen die dit hebben gedaan was het toen niet mogelijk om de namen in te vullen. Het was alleen mogelijk om de paspoortnummers in te vullen. Deze paspoortnummers klopten per ticket wel en dat leek voldoende om mee te vliegen. Bij de WizzAir balie in Eindhoven bleek echter dat die tickets zonder naam, niet goed waren. Hiervoor was er een naamswijziging nodig om per persoon NAME/SURNAME te veranderen in desbetreffende naam. Dit is technisch gezien dezelfde verandering als wanneer er een typefout in je naam staat, of je roepnaam staat op de ticket in plaats van je paspoortnaam. Zo n verandering kost 1 euro. Het personeel op Eindhoven Airport heeft dit gedaan en dat kostte dus 00 euro. Op Eindhoven was geen personeel van WizzAir aanwezig. Hoewel het personeel de commissie verder niet wilde helpen gaven ze wel een telefoonnummer. Deze is gebeld, maar de slecht Engelssprekende persoon van het algemene callcenter kon de commissie alleen vertellen dat je niet kon vliegen zonder geldige naam. De commissie heeft nooit rechtstreeks met iemand van WizzAir kunnen spreken, waardoor is besloten om die 00 euro te betalen zodat de reis in ieder geval door kon gaan en daarbij, cancelen zou nog duurder zijn geweest. Het vliegveld in Boekarest was groter dan die in Eindhoven. De commissie is meteen op zoek gegaan naar een balie van WizzAir. Die was al snel gevonden. De meisjes achter de balie waren echter algemeen vliegveldpersoneel, en waren dus niet aan WizzAir verbonden. De website van WizzAir vermeld het volgende: Zorg ervoor dat u voor uw reis definitieve bevestiging (met de namen van de passagiers) hebt ontvangen. Als u de twee dagen voor de vertrekdatum niet hebt ontvangen, vraag er dan om door contact op te nemen met het callcenter. Zo n bevestigingmail heeft de BEC nooit gekregen. Wel een herinneringsmailtje voor de vlucht. Het is vreemd dat er een mailtje verstuurd werd voor een vlucht waarvan de tickets van geen kant klopten. De commissie had toen zelf contact op moeten nemen met WizzAir. Dit is niet gebeurd omdat niemand doorhad dat het niet goed zat met die tickets. Dit is onze eigen stomme fout geweest, zoals WizzAir waarschijnlijk ook zal aangeven. Wij denken dat we de namen niet konden invullen omdat er een fout was met de website. Er is nooit bevestigd van de kant van WizzAir dat er inderdaad een fout was. Het algemene personeel op het vliegveld van Boekarest heeft wel aangegeven dat het een websitefout zou kunnen zijn. Maar dat is geen hard bewijs, en zij werkten ook niet voor WizzAir. Maar hoe het ook zit, eigen fout of website fout, het is heel raar dat die tickets überhaupt konden worden uitgeprint. Want met een leeg veld voor naam zijn de tickets waardeloos. Normaal gesproken kun je niet verder als je je ergens aanmeld oid. Alle belangrijke velden zijn dan voorzien met een asteriskje en wanneer je dan op next/volgende klikt word je weer teruggestuurd. In dit geval is dat dus niet gebeurd en hebben we waardeloze tickets uitgeprint. De commissie had zorgvuldiger moeten zijn bij het boeken van de tickets, dat is iets wat ze zelf ook hebben aangegeven. Toch is onze mening dat WizzAir ook zeker haar verantwoordelijkheid heeft laten liggen. Zonder het te weten of een waarschuwing te krijgen kon de BEC maar liefst waardeloze tickets printen. Vervolgens was het nooit mogelijk om echt contact te krijgen met WizzAir en hadden we geen andere keus dan om maar te betalen voor naamswijzigingen. Tot op de dag van vandaag heeft de commissie nog steeds niemand van WizzAir kunnen spreken. Zowel niet om te bediscussiëren dat het hun fout was, als wel om op gronde van redelijkheid te bepleiten dat we nog iets van het geld terug konden krijgen. We hadden immers Pagina 9 van 32

10 wel hun halve vliegtuig geboekt. Afgelopen vrijdag is er gepraat met Jasper Post van HMV Actis, een studievereniging van onze collega s aan de Hanze Hoogeschool. Deze vereniging zit met hetzelfde. In dezelfde periode als wij hebben zij ook geprobeerd om namen in te vullen op hun groepsboeking. Zij hebben er wel achteraan gebeld, toen dit niet lukte. Het eerste antwoord was dat zij een naamswijziging moesten betalen, wat op hetzelfde neerkomt als ons vliegveldverhaal. Vervolgens kregen ze te horen dat ze helemaal niet meer mee konden vliegen. Vanaf de eerste dag is Arthur Kamminga, het lid van de Raad van Adviseurs met specifieke juridische kennis, ingeschakeld. In de loop van de tijd werden steeds meer details duidelijk waardoor er nu een duidelijk beeld is ontstaan over hoe we het gaan aanpakken. De eerste stap is dat we een brief gaan schrijven naar WizzAir, omdat de vliegtuigmaatschappij toch enige verantwoordelijkheid lijkt te dragen. We zijn wel afhankelijk van de toegeeflijkheid van WizzAir. Juridisch is de zaak niet hard genoeg om restitutie af te dwingen. Maar misschien wil WizzAir wel de naamwijzigingsboete geheel of gedeeltelijk kwijtschelden. Zij maken immers niet noemenswaardig meer kosten maar hebben wel x1 euro gevangen. Een argument kan dan zijn dat dat een onredelijk hoog bedrag is voor iets wat feitelijk één boeking is. In het Nederlandse recht wordt dat "in strijd met de redelijkheid en billijkheid" genoemd. Er is dus op zich nog wel een juridisch achterdeurtje, maar de vraag is in hoeverre WizzAir daarvan onder de indruk is. Het is sowieso niet echt de moeite waard om naar de rechter te stappen, want dat brengt ook kosten met zich mee terwijl de uitkomst daarvan onzeker is. We gaan ondertussen contact onderhouden met Jasper Post omdat zij een vergelijkbaar verhaal hebben. Ook zij hebben verschillen juridische personen ingeschakeld voor advies. Door contact te houden kunnen we van elkaars kennis gebruik maken en eventueel zelfs samenwerken, maar dat zal de tijd uitwijzen. - Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? - Erik van Spijker: Ik heb zelf ook een BEC georganiseerd. Het gaat meestal anders dan een personentickets. Hoe, wat, etc. Wat ik niet begrijp waarom de BEC er pas achterkomt als ze op het vliegveld gaan. Hoe is dit gekomen? Dit vind ik wel een grote fout. Voorzitter: Het is meer dat de commissie niet doorhad dat er wat fout was aan de tickets. Het is niet zo geweest dat de commissie op de gok die kant is op gegaan. Ik kan er weinig aan veranderen dat ze het niet doorhadden. Erik van Spijker: Je bent als commissie wel verantwoordelijk voor de reis van 49 personen. Het had van tevoren geregeld moeten zijn. Je mag verwachten dat iemand van te voren alles goed doorleest en controleert. Wij hebben zelf in het verleden ook met German Wings gevlogen. Dat soort maatschappijen verdienen gewoon geld juist doordat mensen dat soort fouten maken. Alleen een paspoortnummer is nooit geldig. Iemand die ooit gevlogen heeft weet dit. Het is bijna common sense dat als je vliegtickets niet goed zijn dat je simpelweg niet mag vliegen. En dat er van te voren niet is achteraan gebeld vind ik echt heel schadelijk. Marten Middeldorp: Ik denk dat duidelijk is dat er heel dom is gehandeld. Ik denk dat er nu niet meer zoveel aan is te doen afgezien van hopen dat het goed komt. En ik denk dat het een grote les is dat het bestuur wellicht meer toezicht moet houden op de BEC bij dit soort belangrijke transacties. Tim van Huis: Ik hoop dat redelijkheid en billijkheid en Nederlandse recht toepasbaar is in Hongarije. Comm. Interne Betrekkingen: Wij kregen twee dagen van te voren geen bevestigingsmail wat Pagina van 32

11 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN al heel vreemd is. Paul Steeneken: Wat is de financiële consequentie dat er 4 mensen eerst wel waren aangemeld maar later niet meekonden? Comm. Interne Betrekkingen: Geen consequenties. Marten Middeldorp: Hoe zit het met de financiële consequenties voor mensen die wel waren meegeweest en voor de vereniging? Penningmeester: De reservering was wel weg, maar er waren ook meevallers waardoor de deelnemers zelfs geld terug krijgen. Voorzitter: Wij proberen het geld terug te krijgen. Steven Wester: Ik wil wel zeggen dat wij als commissie wel ons best hebben gedaan om alles zo goed mogelijk te regelen. Myrthe heeft op het vliegveld zelf ook al contact gehad met Wizz Air zodat we alsnog mee konden vliegen. Pieter Meijer: Check het overdrachtsboek, check check trippelcheck. Elk jaar weer om zo problemen te voorkomen. Thomas Kokshoorn: Volgende ALV krijgen we dan een update? Voorzitter: Als er dan meer valt te vertellen, zeker. Herman Nienhuis: Net als bij Kassa. Dan is het nu tijd om ons beleidsplan te evalueren. Door het jaar heen hebben we dit op de verschillende ALV s gedaan. Ik zal alle punten bij langs lopen. Ik zal het hierbij kort en krachtig houden omdat eigenlijk alles al eerder is behandeld. Mocht het niet duidelijk zijn of toch te kort, dan kan tijdens de vragenmomenten om verheldering worden gevraagd uiteraard. Allereerst het imago. Naar ons idee is de vereniging er zeker niet asocialer op geworden. Nadat we strenge woorden op de vorige ALV hebben gesproken over de koffiekamer en onder andere bakjes filet americain, zitten hier zes tevreden mensen over dit gedrag. We hebben zelf er ook nog een schepje bovenop gedaan, figuurlijk dan anders wordt het meteen weer zo n bende, om de kamers zo opgeruimd mogelijk te houden. Na de Wintersport en de BEC is de vereniging er dankzij haar immer enthousiaste deelnemers er weer in geslaagd om een hoop nieuwe gezichten actief bij activiteiten en in de commissies te krijgen. Hier willen we iedereen heel erg voor bedanken! We hebben geprobeerd om meer aandacht te vestigen op de carrièregerichte- en zelfontplooiingactiviteiten, om jezelf te kunnen profileren in het toekomstige werkveld. De introductiedag voor schakelaars was zeer geslaagd en zal dit jaar opnieuw georganiseerd worden. Wel zien wij mogelijkheden om deze activiteit tot een hoger niveau te brengen waardoor het effect groter zal zijn. We hebben een aantal workshops georganiseerd. Helaas was de interesse hierin vanuit de vereniging niet zo overweldigend als we aanvankelijk dachten. We denken dat op dit terrein nog wat te winnen valt maar dat iedereen wel reëel moet blijven. Dat er een tekort aan dit soort activiteiten is zoals wel eens wordt genoemd, zien we namelijk niet terug in de deelnemersaantallen. Het plan was om voor het einde van dit jaar nog een vrijdagmiddagborrel te organiseren. Er is aan het einde van ons jaar veel gebeurd waardoor we wat minder tijd hadden dan vooraf ingeschat. Daarom hebben we besloten geen half werk te leveren en daardoor de agenda open te houden voor het nieuwe bestuur, waardoor hun borrel waarschijnlijk beter bezocht zal worden. Ook hadden we als doel om naar de buiten wereld professioneel te communiceren. We hebben de informatie documenten voor bedrijven flink aangepakt en aangepast aan deze tijd. De website is van alle moderniteiten en snufjes voorzien. Ook hebben we consequent aan de buitenwereld laten weten dat we zijn, geen iebn of IBN of kortweg Ibn, maar. Wel hebben we dit jaar opmerkingen gekregen over onze schrijfstijl. In bijvoorbeeld de mededelingen op de website stonden nog al eens wat spel- en stijlfouten. We hebben ons best gedaan om hier Pagina 11 van 32

12 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN beter op te letten, maar er glipt nog wel eens wat door, wat terecht wordt opgemerkt. Door het online ledenbestand zal het ledenbestand in het vervolg uniform zijn. Het gemak om hiermee te werken is veel groter dan het werken met Access. Alle bedrijven benaderd door Myrthe als commissaris extern, de Werkgroep Bedrijfsbezoeken en de Carrièredagcommissie zijn bijgehouden in bestanden. Dit geeft een goede basis voor de opvolgers. Met name ook de reacties en toezeggingen zijn hierin vastgelegd. Wat betreft de acquisitie is er inderdaad naar de pakketten gekeken. Alles is onder de loep gehouden aan het begin van het jaar en dit is verwerkt in het informatie document wat ik net al noemde. - Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? - Thomas Kokshoorn: Ik denk dat ook de promotie vrij cruciaal is. Dat is dit jaar bij master studenten tegengevallen. Ik denk dat daar nog flink te winnen valt. Marten Middeldorp: We hebben nu een nieuw ledenbestand waarin je ook kunt zien welke mensen welke masters volgen. Je kunt dan gericht mensen benaderen. Secretaris: Het is nu zo dat in het ledenbestand echt alles heel overzichtelijk en makkelijk aangevinkt kan worden. Je kunt nu precies aangeven op welke opleiding je wilt selecteren en je hebt gelijk de lijst klaarstaan die je wilt benaderen. Het is allemaal heel toegankelijk. Voorzitter: Daar kunnen we dus inderdaad gebruik van maken. Paul Steeneken: Als je momenteel op de homepage kijkt staan er afkortingen als Le cie en Wintercom. Ik denk dat voor buitenstaanders niet duidelijk is wat hiermee wordt bedoeld. Marten Middeldorp: Stijlregel: Eerste commissies voluit schrijven en dan verderop in afkorting schrijven. We wilden voor de donateurs nieuwe wervingsmethoden verkennen. We zijn helaas niet verder gekomen dan het plan om oud-actieve leden die al een tijdje aan de baan zijn opnieuw te benaderen via een , een activiteit van de PKV of een borrel van zelf. We hopen dat het nieuwe bestuur hier wel tijd voor weet vrij te maken omdat we denken dat op dit terrein nog veel te winnen valt. Over promotie hebben we het afgelopen jaar al veel gehad. We hebben ons best gedaan om meer collegepraatjes te houden zoals terecht werd opgemerkt. Om de maandag hebben we de docenten een collegesheet gestuurd. Deze is best goed opgepikt. Niet elke docent liet hem misschien zien, maar waar die zichtbaar was zorgde het wel voor gesprek. Zoals jullie vast wel opgemerkt hebben stuurt via facebook niet meer zoveel evenementuitnodigingen. Hier hebben we specifiek voor gekozen. We zijn ons bewust van de voordelen, maar we willen niet dat de website ondergeschikt wordt aan facebook, doordat iedereen alleen maar via facebook in de gaten houdt wat er gebeurd. Ook hebben we ons twitteraccount regelmatig gebruikt voor de twitterende volgers van. Het is ons erg goed bevallen om in elke commissie een bestuurs afgevaardigde te hebben. We vonden het leuk om te doen, het is een fijne aanvulling op je bestuursfunctie en we hebben echt het idee dat we op deze manier niet alleen het beste uit ons bestuursjaar hebben gehaald maar ook de commissies hebben geholpen om hun doelen te bereiken. Na elke sollicitatieronde hebben we een voorzittersoverleg gehouden. Hierin hebben we gezocht naar een vorm waarin dat het beste kan worden gehouden, s middags op het Zernike of s avonds gezellig bij iemand thuis. Het is ons op beide manieren goed bevallen en afwisseling lijkt ons het beste. In ieder geval hebben de voorzitters goede ideeën en ervaringen met elkaar uitgewisseld en daar gaat het om. Pagina 12 van 32

13 We waren in eerste instantie van plan om voor elke commissie een huisstijl door de Mediacommissie te laten ontwerpen. Hier hebben we toch vanaf gezien omdat dit toch niet zo belangrijk is als dat we eerst dachten. Juist de vrijheid in het maken van posters zorgt voor de mooiste en beste resultaten. Wel heeft de mediacommissie dit jaar voor het eerste een activiteit georganiseerd. Dit lijkt ons een mooie aanvulling van de taken van de commissie en de LANparty is goed ontvangen! In het tweede deel van het jaar heeft de lezingencommissie meer contact gehad bij verschillende mensen van de faculteit. We zijn gericht op zoek gegaan wie we voor wat het beste konden benaderen en daar zijn we erg positief over. De lezingencommissie heeft een mooi jaar achter de rug met in elk vakgebied wel een lezing, een Engelstalige lezing en op 9 juli nog de W.J. van den Bremenlezing. De afgelopen ALV ging het ook even over de eerstejaarscommissie. Ons is eerstejaars als aantal commissieleden erg goed bevallen. Op die manier had de commissie onderling veel contact met elkaar en dat werkt qua communicatie wel het beste. We hebben ons best gedaan om zoveel mogelijk aanwezig te zijn op de koffieuren. Soms komt het gewoon even lastig uit met andere dingen en combineren is lastig. Onze conclusie hierover is dan ook dat vier uur lang actief koffie-uur houden meer van een bestuurslid vraagt dan men in eerste instantie zou denken, en ook dan wat wij dachten aan het begin van ons jaar. Zonder het belang van de koffieuren te onderschatten is ons idee wel dat minder uren actief koffie-uur draaien goed zou zijn voor de aankomende besturen. We zijn toch voor een onaangename verrassing te komen staan wat betreft onze borrelkroeg. Hoewel het contact het afgelopen jaar goed is geweest wat betreft borreldata en dergelijke, heeft dat er niet voor gezorgd dat we betaald kregen. We willen alle volgende besturen op het hart drukken om niet zomaar de blauwe ogen van een kroegbaas te geloven, zodat het niet nog eens kan gebeuren dat een kroeg twee jaar niet betaald. -Zijn er tot zover vragen of opmerkingen? Kees Stiggelbout: Naar mijn idee waren andere jaren bestuursleden veel meer in de koffiekamer? Marten Middeldorp: Heeft te maken met het feit dat de oude garde allemaal afstuderen. Erik van Spijker: Tijden veranderen, vroeger zat je de hele dag koffie te schenken. Guido Roegholt: Vroeger was alles beter. Kan wel de mening hebben dat je vier uur daar moet zitten. Maar iedereen maakt zijn eigen keuze en dat mag. Pieter Meijer: De koffiekamer, als je daar als bestuur zit met je bestuursshirt ben je herkenbaar voor iedereen vooral voor mensen die anders niet in de koffiekamer komen. Ik vind wel dat dit de afgelopen twee jaar niet echt geval is geweest. Ik denk dat het voor de uitstraling heel belangrijk is om tussen bijvoorbeeld 11 en 14 gewoon aanwezig te zijn. Marten Middeldorp: Ik denk er van alles over te zeggen is. Ik denk dat je er gewoon goed bent, als je er bent. Ik denk dat je gewoon plezier moet uitstalen. Het enthousiasme is belangrijk. Ik ben blij dat het is veranderd. Voorzitter: Ons punt is dat 4 uur koffie-uur niet altijd goed te combineren is. Dat maakt het lastig. Zorg ervoor dat de uren dat je er bent als bestuur ook dat je goed aanwezig bent. Minder van belang is het aantal uur dat je er bent. Pieter Meijer: Jullie hadden anderen hoor die taken hadden kunnen overnemen. Cristianne Wouters: Jullie hadden een koffiezetapparaat. Erik van Spijker: Ik wil me aansluiten bij het eerder argument van Thomas over de Pagina 13 van 32

14 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN collegepraatjes. Ik zie eigenlijk geen verbetering. Moniek Daggenvoorde: Ik wou aansluiten bij wat Erik heeft gezegd. Maar niet alles gaat via het rooster. Spreek Master studenten meer aan of er wat is/speelt. Iets meer interactiever op inspelen dan bij bachelorstudenten. Erik van Spijker: Een idee van 48, een master contact persoon. Die houdt het in de gaten. Tip voor volgend jaar. Thomas Kokshoorn: Posters, een enorme hoop tekst. Ik vind dat er wel wat meer professionaliteit in mag komen. Het is belangrijk dat dit altijd goed gaat. Erik van Spijker: In de laatste notulen stond ook dat bij planologielezingen het logo van de lezingencommissie/ erop zou verschijnen. Is dit ook gebeurd? Voorzitter: Bij de laatste is dit nog niet gebeurd. We zijn er wel mee bezig. Vice-voorzitter: Leden van de commissie zijn ermee bezig. Op de digitale poster staat het er wel op. Wicher Nip: Ik nog een beetje een algemene opmerking over de koffiekamer. Ik kom er zelf niet veel maar ik merk een beetje dat het altijd een beetje hetzelfde groepje en sfeer is een ik heb niet het idee dat buitenstaanders er altijd welkom zijn. Voorzitter: Natuurlijk ben je welkom. Het is wellicht iets om te letten. Thomas Kokshoorn: Je kunt de koffiekamer gebruiken als promotie. Het is er vaak gezellig. Cristian Wessels: Ik kreeg pas een mailtje dat we een stuk moet schrijven over de commissie, wanneer gaan jullie daar kijken? Titia Leutscher: Dit staat los van het reguliere overdrachtsboek. Dit is voor een algemeen overdrachtsboek. Marten Middeldorp: Het bestuur staat altijd open voor opmerkingen. Cristian Wessels: Kan de Me cie zelf niet de posters printen en de postermuren bijhouden? Voorzitter: We zullen erover nadenken. Dan nemen we nu een kijkje naar de afgelopen activiteiten. Straks met de presentatie van het secretarieel jaarverslag zullen nog genoeg hoogtepunten worden genoemd. Wat ik hier even uit op wil lichten zijn de DUO-excursie en de RW-quiz en op de volgende sheet het Bedrijfsbezoek aan de NOM, het koffieuur met meneer Pellenbarg en het Eindfeest waar de EJC aan mee heeft geholpen. Dan gaan we verder met het representatieoverzicht. We zijn op veel bijeenkomsten en dergelijke geweest namens zoals jullie hopelijk kunnen zien. Aan het einde van ons jaar waren er ook nog een paar mooie constitutieborrels.. Presentatie en vaststellen secretarieel jaarverslag In het afgelopen verenigingsjaar, wat liep van 1 juni 11 tot en met 31 mei 12, heeft Ibn Battuta weer veel verschillende activiteiten georganiseerd. 9 activiteiten om precies te zijn, waarvan 3 activiteiten niet zijn doorgegaan door te weinig belangstelling. Hierover is een secretarieel jaarverslag geschreven. Dit is ingebonden samen met het financieel jaarverslag. Graag wil ik nu Robin het woord geven om het jaarverslag te presenteren. - Secretaris presenteert het secretarieel jaarverslag- Voorzitter: Dankjewel Robin. Zijn er nog vragen of opmerkingen over het secretarieel jaarverslag? Pieter Meijer: From Dusk Till Dawn mist van GGDL op het activiteiten overzicht. Marten Middeldorp: Er mist nog steeds een flink aantal activiteiten met deelnemersaantallen. Pagina 14 van 32

15 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Let op de deelnemersaantallen, die horen namelijk wel bij het overzicht. Moniek Daggenvoorde: SJ stukjes werden in ons jaar ook in CUOS vorm gezet. Daar horen dus ledenaantallen bij. Bestuur 3 moet weer zaken invullen voor de herijking. Voorzitter: Het CUOS systeem is veranderd, maar toch zijn de deelnemersaantallen inderdaad wel belangrijk. Voor de vorm is het belangrijk om daar aan te denken. Tim van Huis: De activiteitenoverzicht lopen tot 1 juni, maar hoe zit het representatieoverzicht met de data na 1 juni? Loopt dat door tot 19 juni? Pieter Meijer: Er zou moeten worden aangegeven waar het huidig bestuur en het kandidaatsbestuur aanwezig is geweest. Dat is de juiste manier om aan te pakken wie waar aanwezig was. Erik van Spijker: De N van BeNDeLux moet met een hoofdletter. Erik van Spijker : Verder pagina 23. Representatie activiteiten zou dikgedrukt moeten zijn. Jacco Kuper: De jongen uit Estland moet de jongen uit Letland zijn Secretaris: We zullen From Dusk Till Dawn in het secretarieel jaarverslag vastleggen. Marten Middeldorp: Het is op zijn plaats om te zeggen: dit is een leuke vereniging met veel activiteiten! Pieter Meijer: Er zou een gewijzigde versie van het jaarverslag in de archieven moeten komen. De versie waarbij de wijzigingen van de ALV zijn verwerkt. Secretaris: Dit is sowieso de bedoeling. Bedankt voor alle opmerkingen. Voorzitter: Dan stel ik bij dezen het secretarieel jaarverslag (met de genoemde wijzigingen) vast. -Hamerslag - 6. Presentatie en vaststellen financieel jaarverslag Dan gaan we nu verder met de presentatie van het financieel jaarverslag. De penningmeester van houdt het hele jaar de financiën bij en doet de betalingen. Via het financieel jaarverslag wordt verantwoording afgelegd aan de vereniging. Graag geef ik bij dezen het woord aan Neeltje om het financieel jaarverslag toe te lichten. - Penningmeester presenteert het financieel jaarverslag- Voorzitter: Dankjewel Neeltje. De Kascommissie controleert de penningmeester en haar financiën. Het adviesorgaan heeft het jaarverslag grondig doorgelicht. Heeft de Kascommissie nog opmerkingen? Wat zijn de bevindingen van de Kascommissie wat betreft het FJ die zij aan de ALV willen mededelen? - Zijn er nog vragen of opmerkingen over het financieel jaarverslag? - Pieter Meijer: Debi/credi \ staat stuk lager dan voorgaande jaren. Mooi. Thomas Kokshoorn: Ik wil erop wijzen dat er nog nooit zoveel acquisitie is binnengehaald Herman Nienhuis: Is dit met of zonder almanakgelden? Thomas Kokshoorn: Exclusief. Marten Middeldorp: Administratiekosten is veel meer dan verwacht. Penningmeester: Dit komt door printen en het boekhoudingsprogramma. Marten Middeldorp: Wordt hier bij de faculteit ook naar gekeken? Penningmeester: Ja, er wordt druk aan gewerkt. Herman Nienhuis: Constitutieborrel nooit betaald. Pagina van 32

16 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Penningmeester: Nee, maar ik heb het op de debi/credi lijst gezet. Marten Middeldorp: Wat is het verschil tussen onvoorziene kosten en kostoverschrijding? Penningmeester: Onvoorziene kosten zijn rouwadvertenties etc. Tim van Huis: Vorig jaar werd gepraat over de kosten van het bouwen van de website. Hoeveel heeft dit gekost? Penningmeester: Dit gaat ongeveer 00 euro kosten. Pieter Meijer: Ik vind het triest dat we 0 euro verlies moeten incalculeren voor koffie. Marten Middeldorp: Ik vind dat wel echt een bestuurstaak. Als je rammelt met het potje komt er vanzelf geld in. Cristianne Wouters: Wat hebben jullie met de Dies gedaan? Penningmeester: Bij Peter thuis gehouden. Marten Middeldorp: De oude bedragen, hoe zit het daar mee? Erik van Spijker: Dat is nu verrekend. Pieter Meijer: Ik vind het wel jammer dat Peter niet voor 1 juni zijn financiën heeft afgehandeld. Vice-voorzitter: Ik heb vorige week net mijn auto verkocht, dus komt snel goed. Marten Middeldorp: Algemene vraag debiteuren, hoeveel ga je echt niet meer binnenhalen? Guido Roegholt: Van een aantal is het hoogst onderzeker dat je nog dingen terug gaat krijgen. Marten Middeldorp: Dus ik moet mijn Pro Geo advertentie niet overmaken. Dan stel ik bij dezen het financieel jaarverslag (met eventuele een wijzigingen vastgesteld) en daarmee dechargeer ik Neeltje Westra als penningmeester van het bestuur van Ibn Battuta en onthef ik de Kascommissie van haar taken. - Erik van Spijker heeft het woord en bedankt Neeltje Westra- - Hamerslag- - Neeltje doet haar lint af 7. Bedanken oude en benoemen nieuwe Kascommissie Met het vaststellen van het financieel jaarverslag heeft ook de Kascommissie haar taak volbracht en is daarom ontheven van haar taak als controlerend orgaan. Ik wil Neeltje graag het woord geven om de Kas cie te bedanken. - Neeltje bedankt Erik, Guido en Moniek- Voor volgend jaar is er uiteraard een nieuwe Kascommissie nodig. Namens het kandidaatsbestuur draagt het bestuur de volgende mensen voor een nieuwe Kascommissie voor: Guido Roegholt, Moniek Daggenvoorde en Neeltje Westra. Omdat het hier om personen gaat wordt hier schriftelijk over gestemd. Hiervoor hebben wij een kiescommissie aangesteld bestaande uit Pieter Meijer en Thomas Kokshoorn. Zij zullen de stembriefjes uitdelen en weer ophalen. Ik wil iedereen vragen om rustig te blijven zitten totdat alle stembriefjes weer zijn opgehaald. De stemmen worden in de pauze geteld. Het bestuur adviseert iedereen om vóór de eerder genoemde personen te stemmen, zij hebben ons volste vertrouwen. - Stembriefjes en pennen worden uitgedeeld- Pagina 16 van 32

17 Na de pauze maken we de uitslag van de stemming bekend. Dan is het nu tijd voor een pauze van vijftien minuten. Willen degenen die de presentielijst nog niet hebben getekend dit alsnog doen? Met de vermelding dat koffie en thee gratis zijn wil ik bij dezen de vergadering schorsen voor vijftien minuten. - Hamerslag 21: pauze begonnen - Pauze- 21:1 weer begonnen Welkom terug bij het tweede deel van deze Algemene Ledenvergadering. Bij deze verklaar ik de vergadering heropend. - Hamerslag- In de pauze zijn de stemmen geteld en is de uitslag over het benoemen van de Kascommissie bekend. 1. Guido Roegholt 31voor 0tegen 2. Moniek Daggenvoorde 31voor 0tegen 3. Neeltje Westra 31voor 0tegen Alles voor gestemd. Alle voorgedragen personen worden aangenomen. En bij dezen is de kascommissie voor benoemt. - Hamerslag- Dan gaan we nu verder met het bedanken en voorstellen van een hele hoop commissies. Allereerst de Carrièredagcommissie. 8. Bedanken Carrièredagcommissie Op mei was de Carrièredag van 12. Hier hebben we het net ook al even over gehad, het was een mooie dag en ik wil graag de commissie naar voren roepen die dit mogelijk heeft gemaakt. Kom maar naar voren: Elisa Souverein Jimme Zoete namens Pro Geo Reinout Bosch Tom van der Meijs Stef Prinsen En Inge Galavazi, ondanks dat ze vanwege persoonlijke omstandigheden deze commissie niet heeft kunnen afronden. Myrthe heeft deze commissie vanuit begeleid en haar geef ik nu graag het woord om deze commissie te bedanken. Pagina 17 van 32

18 -Myrthe Leystra bedankt Carrièredagcommissie - 9. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Almanakcommissie In maart kwam de almanak uit met het thema Buiten Westen. Graag wil ik ook de volgende leden van de commissie naar voren roepen om ze te bedanken. Anne Abbing Caspar Vroege Cristian Wessels Evelien Meinders Fabian Wieland Marten Hoekstra Niels van den Brink En Stan Vergeer Robin heeft deze commissie vanuit begeleid en ik geef hem nu graag het woord om deze commissie te bedanken. - Robin Groenewold bedankt de Almanakcommissie Gelukkig staat er ook alweer een nieuwe almanakcommissie te trappelen om de nieuwe almanak voor ons te maken. Als je je naam hoort ga even staan zodat iedereen je kan zien: Daan Haanstra Eva Bouw Jos de Lange Peter Schotsman Roos van Schie Thom van der Gragt Wieke IJbema En Robin Groenewold Ewout van Spijker van het kandidaatsbestuur zal deze commissie begeleiden. Veel succes en creativiteit jongens!. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Wintersportcommissie In maart was er weer een spectaculaire wintersport van dagen. Het was een prachtige reis met gelukkig nog aardig wat sneeuw en genoeg feest. De commissie die dit mogelijk heeft gemaakt ga ik nu even naar voren roepen: Hajo Aldershof Jorren Westra Kim van der Zande Pieter Meijer En Rick Veldman Myrthe heeft deze commissie vanuit het bestuur begeleid en ik geef haar nu graag het woord om deze commissie te bedanken. - Myrthe Leystra bedankt Wintersportcommissie Uiteraard staat er een nieuwe groep enthousiaste mensen of eigenlijk om precies te zijn mannen Pagina 18 van 32

19 FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN te springen om een minstens net zo n mooi reis voor ons mogelijk te maken, ga maar even staan: Cristian Wessels Paul Steeneken Ingo van Lohuizen En Thom van der Gragt Lucas Vaartjes van het kandidaatsbestuur zal deze commissie begeleiden. Maak er wat moois van! 11. Bedanken oude en voorstellen nieuwe EGEA Groningen Ook dit jaar heeft EGEA Groningen weer een paar prachtige uitwisselingen georganiseerd. Kom maar naar voren dan gaan we ook jullie bedanken: Christianne Wouters Cristian Perton Guido Roegholt Jacco Kuper Kees Stiggelbout Loes Dragt En Saskia Zwiers Titia heeft deze commissie vanuit het bestuur begeleid en ik geef haar nu graag het woord om deze commissie te bedanken. - Titia Leutscher bedankt EGEA Groningen De nieuwe EGEA Groningen zal bestaan uit de volgende personen, graag even gaan staan: Stan Vergeer Steven Wester Anne Abbing Amarinske Verkerk Wiecher Nip Cristian Perton En Jos de Lange Ewout van Spijker van het kandidaatsbestuur zal deze commissie gaan begeleiden. Maak er een mooi jaar van! 12. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Buitenlandse Excursiecommissie Na een mooie reis naar Roemenië, Moldavië, Oekraïne en zelfs Transnistrië willen we natuurlijk ook graag deze commissie bedanken. Kom maar naar voren: Anne Boer Ewout van Spijker Louwe-Jan van der Velde Marjolijn Dijk Myrthe Sablerolle En Steven Wester Titia heeft hen vanuit het bestuur begeleid en ik geef haar nu graag het woord om de commissie te bedanken. Pagina 19 van 32

20 - Titia Leutscher bedankt de Buitenlandse Excursiecommissie - De nieuwe BEC zal bestaan uit de volgende personen: Yaniek Schuring Jan-Aike Noordermeer Eva Bakker Constanze Renzelmann Niek Panman En Tom Moekotte Marjolijn Dijk van het kandidaatsbestuur zal hen begeleiden, veel plezier met het voorbereiden van een paar mooie bestemmingen! 13. Bedanken oude en voorstellen nieuwe Lezingencommissie De laatste commissie die we gaan bedanken en voorstellen is de Lezingencommissie. Deze bestond dit jaar uit: Paula Bongertman Daan Haanstra Jimme Zoete Ries Knigge En Tom van der Meijs Ik heb hen vanuit het bestuur begeleid en ga jullie nu bedanken. - Martine Mollema bedankt Lezingencommissie - De nieuwe Le cie zal bestaan uit de volgende personen: Ellen Verbeek Cristian Wessels Steven Wester Sanne Kasten Neeltje Westra En Jorren Westra Marjolijn Dijk van het kandidaatsbestuur zal hen begeleiden, maak er een mooi en gevarieerd jaar van! 14. Benoemen bestuur Voordat we verdergaan met het benoemen van het bestuur 12-13, wil ik graag eerst mijn eigen bestuur bedanken. - Martine bedankt bestuur Pagina van 32