FACULTEITSVERENIGING DER RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN Ibn Battuta

Transcriptie

1 Inhoudsopgave: blz. 2 Actief bij Ibn battuta blz. 2 Handige informatie en tips blz. 5 Voorbeeld van een agenda voor een vergadering blz. 7 Pagina 1 van 7

2 IBN BATTUTA (spreek uit: Ibbun Battoeta), is de faculteitsvereniging van de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen van de Rijksuniversiteit Groningen. De faculteit telt ruim 1000 studenten en voorziet in de studies Sociale Geografie en Planologie en Technische Planologie. Van de ruim 1000 studenten zijn er zo n 750 lid van de vereniging. Onze vereniging is opgericht op 19 juni 1961, we hebben dus net ons 10 de lustrum gevierd! Ons ere-lid W.W. de Jong heeft de vereniging opgericht. Binnen de commissies zijn ongeveer 100 leden actief, die studiegerelateerde activiteiten, zoals lezingen, workshops, excursies en reizen organiseren. Voorbeelden hiervan zijn de buitenlandse excursie naar een willekeurig Europees land en een wintersportvakantie. Op dinsdagavond is er vaak een borrel of een feest, georganiseerd door de vereniging. Het doel van is enerzijds iets toe te voegen aan de studie en anderzijds het onderlinge contact tussen de studenten te bevorderen. Het werkveld en het vakgebied worden gecombineerd met sociale activiteiten. De vereniging is genoemd naar de veertiende-eeuwse Marokkaanse ontdekkingsreiziger Abdallah Muhammad ibn Abdallah ibn Muhammad ibn Ibrahim al-lawati ibn Battuta, ook wel Ibn Battuta. Ibn betekent trouwens zoon van. is volgens velen een van de grondleggers van de geografie, op zijn kameel heeft hij vele landen aangedaan. In totaal heeft hij in zijn leven meer dan kilometer afgelegd, een prestatie waar Marco Polo een puntje aan kan zuigen! Actief bij De vereniging kenmerkt zich door het grote aantal actieve leden. We spreken over een actief lid als deze in een commissie (dan wel werkgroep) zit. Op dit moment heeft Ibn Battuta tien commissies en daarnaast ook nog werkgroepen (het aantal actieve werkgroepen varieert), dus er zit voor iedereen wel iets tussen. Bijna alle commissies houden regelmatig een vergadering bij iemand thuis. Tot in de late uurtjes is het gezellig en wordt er gesproken over belangrijke en minder belangrijke zaken. In zowel commissies als in werkgroepen zit er naast de commissieleden, ook iemand uit het bestuur in. Werkgroepen hebben een wat lossere structuur dan commissies, ze worden door het bestuur in het leven geroepen en voor een bepaalde tijd aangesteld. Een werkgroep is meestal gericht op het organiseren van één specifieke activiteit, en wordt na deze activiteit weer opgeheven. Daarnaast wordt een werkgroep soms ook gebruikt als een soort testcommissie: om te kijken of het daarna eventueel een commissie kan worden. De commissies waar je bij voor kunt solliciteren zijn de: * Legenda is op blz 4 Commissie Toelichting Functies ** Week in het jaar van de sollicitatie Mediacommissie Maakt posters en foto s + Vz & Sec 39, 2013 Eerstejaarscommissie Excursiecommissie Carrièredagcommissie eventuele activiteit Eerstejaars kunnen elkaar leren kennen. D.m.v. feesten en activiteiten Organiseert (geografische/planologische) excursies Organiseert de carrièredag: een dag met bedrijfsbezoeken, workshops en lezingen van bedrijven waar studenten van onze faculteit later een baan kunnen vinden Vz & & AQ 39, , , 2013 Pagina 2 van 7

3 Sport en spelcommissie Meestal wedstrijdgerichte activiteiten met als belangrijkste de liftwedstrijd, Batavierenrace en de Ruimtelijke Wetenschappen Quiz 07, 2014 Almanakcommissie Maakt een almanak (jaarboek) & Ind & AQ Buitenlandse Excursie Organiseert een buitenlandse Commissie reis met geografisch/ & AQ, Ext planologisch georiënteerde activiteiten Wintersportcommissie Organiseert de Lezingencommissie EGEA Groningen Lustrumcommissie wintersportvakantie Organiseert verschillende lezingen op verschillende locaties Verzorgt de introductie van de buitenlandse studenten op de faculteit, uitwisselingen en buitenlandse congressen Bij elk lustrum wordt er een hele week aan feestelijke activiteiten georganiseerd om te vieren dat de vereniging weer vijf jaar erbij heeft. Het volgende lustrum is over twee jaar en anderhalf jaar voor het lustrum wordt er een commissie samengesteld. De lustrumcommissie zal dus halverwege dit jaar worden aangesteld! & AQ & CL & CP & CU &CA & CI, AQ, CP 07, x in de vijf jaar (07, 2014) ** Toelichtingen : - Er zijn meer commissieleden dan functies. Sommige leden hebben dus vrij spel. - De functies geven een overzicht en een richtlijn weer in de commissie. Flexibel zijn binnen de commissie mag altijd! De Werkgroepen waar je bij voor gevraagd kunt worden zijn de: Werkgroep Toelichting Functies Werkgroep Bedrijfsbezoeken De organisatie van het bezoeken van bedrijven waarbij je met de opleiding SG&P en TP later een baan Werkgroep Ameland (introkamp) Werkgroep Schier kan vinden. De nieuwe eerstejaars gaan op introkamp naar Ameland. Hier moet veel voor geregeld worden. Na het collegejaar wordt er een weekend naar Schiermonnikoog Pagina 3 van 7 Vz & & Hb & Hs &Hc Vz & Sec & & Hot

4 Werkgroep Archief Werkgroep Lustrumboek * legenda afkorting Vz Vvz Sec Ext AQ CL CP CU CA CI Hb Hs Hc Hoz georganiseerd om de vakantie goed te beginnen. Zorgt dat alle documenten van het archief weer overzichtelijk geordend worden. Zie ook Lustrumcommissie. Bij zo n lustrumjaar hoort een mooi lustrumboek met de geschiedenis van door de jaren heen en alle activiteiten die zij heeft georganiseerd. Functie Voorzitter Vicevoorzitter Secretaris ningmeester Commissaris Externe Betrekkingen Acquisitie Commissaris Locatie Commissaris Promotie Commissaris Uitwisselingen Commissaris Activiteiten Commissaris Introductie Hoofd boodschappen Hoofd spellen Hoofd corvee Hoofd overige zaken Activiteiten van het bestuur Niet alleen de commissies organiseren verschillende activiteiten. Ook het bestuur houdt zich, naast de andere taken die bij het besturen van een vereniging komen kijken, bezig met het organiseren van verschillende activiteiten voor haar leden. Zo staat er dagelijks van 09:30-13:30 koffie en thee klaar in de koffiekamer, is er gemiddeld eens in de twee of drie weken een borrel (in de vaste borrelkroeg café Mambo Jambo (Peperstraat 31)) en wordt er één keer per jaar een Korte Buitenlandse Excursie georganiseerd. Verder organiseert het bestuur onder andere de introductie voor eerstejaars en schakelaars en de boekenverkoop. Daarnaast organiseren we samen met onze zusterverenigingen uit Nijmegen, Utrecht, Amsterdam en Wageningen een symposium voor zowel geografen als planologen: het Nationaal Geografisch en Planologisch Symposium. Dit jaar vindt het NGPS plaats in Groningen! Tot slot wordt er drie keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden door het bestuur. Binnen het bestuur zijn de volgende functies bekleed: Voorzitter, Vicevoorzitter, Secretaris, ningmeester, Commissaris Interne Betrekkingen en Commissaris Externe Betrekkingen. Ieder lid is vrij om te solliciteren voor een bestuursfunctie. De sollicitaties hiervoor gaan open rond eind maart. Al met al is er voor iedere student wel wat te beleven! Pagina 4 van 7

5 HANDIGE INFORMATIE EN TIPS Locaties Bestuurskamer In de bestuurskamer staan vijf computers, waarachter het bestuur al haar taken verricht. Als je vragen hebt aan iemand van het bestuur kun je naar de bestuurs- of koffiekamer toe komen. Commissiekamer In de commissiekamer kun je aan commissietaken werken. Er zijn twee computers plus werkplekken voor laptops en twee telefoons. Deze telefoons kun je gebruiken als je voor je commissie naar een persoon/bedrijf moet bellen. Voor je het nummer draait moet je eerst een extra nul intypen. De commissiekamer is handig, omdat je als commissie naast elkaar kunt zitten. Daarnaast is het mooi meegenomen dat je ook in de buurt van het bestuur zit, voor als je vragen hebt en ook in de buurt bent van de koffiekamer, voor een lekker kopje koffie of thee. Koffiekamer Van maandag tot en met donderdag wordt er van 09:30 tot verse koffie en thee gezet door het bestuur. Op vrijdag duurt het koffie-uur van 10:30 tot 12:30. De kosten voor een kopje zijn slechts 10 eurocent. Deze kun je op je gemak op een van de banken van de koffiekamer opdrinken, maar je kunt het ook meenemen naar college of naar de commissiekamer. Breng het kopje daarna wel weer terug! Y schijf Op elke computer op het Zernike (en ook in de universiteitsbibliotheek) kun je bij je Y-schijf komen. Dit gaat als volgt: My computer Y-schijf BER IBN BATTUTA. Ook kun je thuis via Nestorage op de Y-schijf komen Op de site van staat een linkje naar Nestorage In de map IBN BATTUTA staat onder 2a.commissies, de almanak commissie. De overige commissiemappen staan onder 2b.commissies. In elke commissiemap staan weer submappen, waar je al je bestanden kwijt kunt die je voor de commissie maakt, zoals agenda s en notulen, maar ook begrotingen en bijvoorbeeld een brief naar alle deelnemers van een reis. Daarnaast kun je ook in de mappen van de vorige commissies kijken, voor inspiratie en om te kijken hoe zij het hebben gedaan of wat ze georganiseerd hebben. Het is daarom belangrijk dat de y-schijf goed bijgehouden wordt, hier heeft de volgende commissie veel baat bij. Praktische zaken Kopiëren Als je voor je commissie iets moet printen/kopiëren, kon je tot voorkort de kopieerkaart van Ibn Battuta gebruiken. Er is nu een nieuw print systeem, op basis van je studentnummer. Er wordt nog gezocht naar een oplossing hoe studieverenigingen kunnen kopiëren. Subsidie aanvragen voor commissiekleding Bij elke commissie kun je per persoon 5 euro subsidie krijgen als je commissiekleding hebt gekocht. Dit doe je door te declareren. Hiervoor niet je de bon van jullie kleding/drukker aan een declaratieformulier in de declaratie map, deze is te vinden in de bestuurskamer. Voor de bedrukking van commissiekleding kun je terecht bij Shirt à la Minute (Vismarkt 44) of Inventus (Oude Kijk in t Jatstraat 5). Dit zijn drukkerijen waar je korting krijgt als je zegt dat je van Ibn Battuta bent, daarnaast zijn onze logo s bij hen bekend. Posters Als je een poster voor je commissie wil laten afdrukken kun je dit bij de Repro doen op naam van. Zorg ervoor dat je altijd 3 x A3 en 1 x A4 (voor het posterarchief) laat afdrukken. De A3-posters komen te hangen op het bord voor de koffiekamer van, op het bord voor de groene zaal en op het bord in de gang van de faculteit. Formele en informele overdracht De formele overdracht wordt door de oude commissie georganiseerd. De nieuwe commissie krijgt een overdrachtsboek, en je hebt één gezamenlijke vergadering. Pagina 5 van 7

6 De nieuwe commissie organiseert de informele overdracht. Je bedenkt voor de oude commissie een leuke activiteit en/of je gaat gezellig samen eten en drinken. Een activiteit organiseren Traject Brainstormen voor een leuk onderwerp/leuke activiteit Datum prikken, vraag naar de jaarplanning bij het bestuur en geef potentiële data door aan het bestuur zodat geen data dubbel geboekt wordt Taken verdelen binnen de commissie Persoon of bedrijf aanspreken/benaderen Locatie regelen Kosten bespreken, subsidie aanvragen Poster maken, informatie met alle details en afbeeldingen naar de Me'cie sturen Ook alle informatie naar het bestuur sturen, zodat het op de website kan komen te staan Poster printen en ophangen (zie praktische zaken) en een inschrijflijst ophangen op het bord voor de koffiekamer Mondeling promoten Cadeautje voor de spreker/het bedrijf/de instelling kopen Inschrijflijst meenemen en eventueel kluisje regelen bij penningmeester van het bestuur Geld innen van deelnemers Mensen die niet komen: opbellen met de vraag waar ze blijven Na afloop spreker/bedrijf/instelling bedanken en een cadeautje geven! Na afloop de begroting eventueel aanpassen om een goed overzicht te krijgen Evalueren op de volgende vergadering Planning Probeer een activiteit minstens 3 weken van te voren te regelen zodat er voldoende tijd is voor promotie en het maken van de poster. Posters kun je het best minimaal twee weken van te voren ophangen. Benader de Me cie dus minstens een week voordat je de posters wil ophangen. Promotie Mond op mondreclame werkt altijd goed als promotie. Daarnaast wordt er ook gepromoot d.m.v. posters, een bericht op de website, eventueel een facebook-evenement en een collegepraatje door het bestuur. De BEC is de enige commissie die zelf voor de collegezaal een promotiepraatje mag houden. Posters van activiteiten, gemaakt door de Me cie, kunnen het best in de Me cie map en ook in een map bij de commissie zelf opgeslagen worden. Afhandeling Je bedankt de spreker/het bedrijf/de instelling en geeft een cadeautje! Nadat er een activiteit is gehouden, moet de begroting vaak nog een beetje aangepast worden met wat er definitief is binnengekomen en uitgegaan voor het uiteindelijke resultaat. Daarnaast is het zeker handig om op de vergadering na het houden van een activiteit, deze activiteit te bespreken. Wat er goed ging, wat er minder goed ging en wat er van geleerd kan worden bij het organiseren van de volgende activiteit (denk ook vast aan het overdrachtsboek). Verder betaalt soms (een deel van) een activiteit. Vaak schiet je in eerste instantie zelf het geld voor. Om het geld terug te krijgen moet je het bonnetje/de factuur goed bewaren. Deze kun je in de declaratie map nieten en een paar dagen later staat het geld weer op je rekening. Pagina 6 van 7

7 VOORBEELD VAN EEN AGENDA VOOR EEN VERGADERING Hieronder zie je een voorbeeld van een standaard agenda. Het gebruikelijke lettertype van Ibn Battuta is Garamond. Datum: Tijd: Locatie: Afwezig: Agenda 1 e.vergadering Opening (Bij notuleren zet je hier de begintijd van de vergadering.) 2. Mededelingen (Vertel iets over wat je meegemaakt hebt of gaat doen.) 3. Vaststellen agenda (Is de agenda compleet? Moet er nog een puntje bij?) 4. Vaststellen notulen (Iets aan te merken op de vorige notulen?) 5. IP/UP/OC ( inkomende post / uitgaande post / overige communicatie) 6. Takenlijst (Het is handig om een takenlijst te maken, dan vergeet je niet snel iets belangrijks.) 7. Inhoudelijke punten per commissie W.V.T.T.K. (Wat Verder Ter Tafel Komt) 13. Rondvraag (Laatste mogelijkheid voor deze vergadering om nog iets te vragen wat er in je opkomt.) 14. Volgende vergadering (Prik alvast de volgende vergadering.) 15. Sluiting (Bij notuleren zet je hier de eindtijd van de vergadering.) Pagina 7 van 7