Sollicitatie- en aanstellingsprocedure bestuur Ibn Battuta

Transcriptie

1 Sollicitatie- en aanstellingsprocedure bestuur februari Aanmeldingsprocedure begint Als je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie bij lever je individueel in tweevoud een motivatiebrief in waarin je uiteen zet waarom je in een bestuursfunctie geïnteresseerd bent. Je kan deze in het postvakje van de voorzitter leggen. Schuw niet om jouw nieuwe ideeën voor de vereniging uiteen te zetten in deze brief. Probeer ook alvast te bedenken welke functie je zou willen bekleden. Voeg ook een CV toe met relevante informatie. 28 maart Sluiting aanmeldperiode De motivatiebrief met CV moet binnen zijn bij het bestuur. 7 t/m 11 april Sollicitatiegesprekken Op een van deze dagen vindt er een sollicitatiegesprek met het bestuur plaats. Dit gesprek zal ongeveer een uur duren. Je licht je motivatiebrief mondeling toe en beantwoordt verdere vragen over de vereniging. Hierna wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt of je al dan niet kandidaat-bestuurslid bent. 21 april Begin overdrachtsperiode De overdrachtsperiode begint nu echt. Het overdrachtsdocument wordt overhandigd aan het kandidaatsbestuur. Met je mede kandidaat-bestuursleden ga je overleggen over functieverdeling, beleid en planning. Het huidige bestuur zal hierbij een ondersteunende functie vervullen. 30 en 31 mei, 1 juni Beleids- en overdrachtsweekend Voor dit weekend moet de functieverdeling bekend zijn. Daarnaast moet ook over beleid en planning goed zijn nagedacht. Bij dit weekend op locatie moet je aanwezig zijn. Aan de hand van het overdrachtsboekwerk zullen tips en aanbevelingen gegeven worden. Na het weekend begint een meeloopperiode met een bestuurslid. De kandidaatsvoorzitter bereidt met de voorzitter de ALV voor. 17 juni Overdrachts-ALV Tijdens deze Algemene Ledenvergadering wordt het kandidaatsbestuur voorgesteld en door de ALV tot bestuur gekozen. Pagina 1 van 8

2 Voorzitter De voorzitter is vaak het eerste gezicht van de vereniging, zowel naar binnen als naar buiten toe. Je hebt een belangrijke functie: je moet van alles op de hoogte zijn en je moet het overzicht bewaren. Binnen het bestuur heb je een leidende functie, maar je moet je ook -meer dan andere bestuurders- kunnen openstellen voor meningen en kritieken van anderen en hier compromissen over sluiten. Je moet een goede balans zoeken tussen luisteren, samenvatten, leiden en hard optreden indien nodig; dat betekent ook dat je communicatief sterk bent. Maar je zorgt er altijd voor dat je bestuur een eenheid is en lost problemen op voordat ze uit de hand lopen. Je moet je kunnen verplaatsen in de ander en de karakters van je medebestuurders leren kennen en daar rekening mee houden. Tevens ben je beleidsmatig bezig. Als voorzitter heb je een goed overzicht hoe de vereniging in elkaar zit en wat voor consequenties bepaalde beslissingen hebben; hier ben je scherp in. Het voorzitterschap is niet altijd een dankbare taak. Niet al je werk is direct zichtbaar en tastbaar maar daar staat wel tegenover dat je de kans hebt om over structurele zaken binnen de vereniging na te denken en deze ook aan te pakken, en natuurlijk dat je het gezicht van de vereniging bent. Wat de voorzitter zoal doet: - Algemene Ledenvergaderingen voorbereiden en voorzitten. - Bestuursvergaderingen voorbereiden en leiden. - Beleidsplannen maken en deze uitwerken. - HR en statuten kennen en hier ook mee werken. - De Praesesmappen (met allerlei contracten, historie, lijsten, etc.) bijhouden en in de gaten houden. - Overal van op de hoogte zijn en scherp kijken waarom dingen zijn zoals ze zijn; ook over zaken buiten de vereniging. - Activiteiten goed inplannen en het jaaroverzicht bijhouden/in de gaten houden. - Het eerste gezicht zijn voor de nieuwe eerstejaars: presenteren en ook op Ameland op de voorgrond treden, maar ook aanwezig zijn bij activiteiten. - Op constitutieborrels het bestuur voorstellen en een constitutiepraatje houden, maar ook op andere gelegenheden het woord nemen. - Contact houden met de Faculteit (het Faculteitsbestuur ). - Contact houden met de Raad van Adviseurs. - Het bestuur representeren bij externe bijeenkomsten en vergaderingen, waaronder het FVOG (Faculteitsverenigingen Overlegorgaan Groningen). - Inschrijven bij de Kamer van Koophandel en de bestuursvergoedingen regelen. - Stukjes schrijven in almanakken van zusterverenigingen, in onze eigen almanak, het introboekje en de studiegids. - Erop toezien dat bestuurstaken evenwichtig worden verdeeld over de bestuursleden en de zwakke en sterke punten van je medebestuurders leren kennen en hier op inspelen. - Het houden van evaluaties en een meditatieve rol vervullen - Het taalgebruik in de gaten houden. Het staat bijzonder onprofessioneel als geschreven communicatie vol spelfouten staat. Pagina 2 van 8

3 Vice-voorzitter Als vice-voorzitter is je belangrijkste taak het aanvullen en indien nodig vervangen van de voorzitter. Je moet er rekening mee houden dat het daadwerkelijk voor kan komen dat een voorzitter wegvalt; als vice-voorzitter moet jij dan in staat zijn de voorzitterstaken op je te nemen. Omdat de meeste voorzitters het prima een jaar uithouden komt de taak van de vice-voorzitter er over het algemeen op neer dat je de voorzitter en andere bestuursleden probeert te ontlasten in hun taken. Als vice-voorzitter is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de taken die de voorzitter en de andere bestuursleden uitvoeren. Net als de voorzitter moet je goed op de hoogte zijn van alles wat er zich binnen de vereniging afspeelt. Het is verder van belang dat je net als de voorzitter goed op de hoogte bent van het HR, de statuten en dergelijke zaken. Omdat je als vice-voorzitter geen grote vast omlijnde taken hebt, kun je makkelijk een aantal grotere bestuurstaken op je nemen. Zo is het vaak zo dat de vice-voorzitter zich bezig houdt met het Nationaal Geografisch en Planologisch Symposium, waar mee je in nauw contact komt te staan met de besturen van de zusterverenigingen. Daarnaast zou je ook de penningmeester kunnen vervangen waar nodig. Verder hangen de taken van een vice-voorzitter vooral af van hoe de taken in het bestuur worden verdeeld. Als vice-voorzitter zul je vooral veel algemene taken doen die anders bij een voorzitter of commissaris extern of secretaris komen te liggen. Je kunt je taken dus voor een groot deel aan je eigen wensen en mogelijkheden aanpassen. Hou er rekening mee dat je door je flexibiliteit veel pieken en dalen zult meemaken in de hoeveelheid tijd, die je in je bestuurstaken steekt. Je moet in staat zijn om daar mee om te kunnen gaan. Handige vaardigheden voor een vice-voorzitter: - Overzicht kunnen houden - Goed kunnen communiceren - Stevig in je schoenen staan - Flexibel kunnen omgaan met steeds veranderende taken - Zelf op zoek gaan naar taken Taken onder de hoede van de vice-voorzitter waren de afgelopen jaren onder andere: - Bijhouden van het archief - Boekenverkoop - HR & Statuten en andere juridische zaken - Nieuws en Communicatie - Overleg met andere studieverenigingen - Organisatie NGPS - Organisatie van bijvoorbeeld de actieve ledenactiviteit - Organisatie van het Alfabetfeest - Bestuur afgevaardigde in de PKV zijn Pagina 3 van 8

4 Secretaris Tot het takenpakket van de secretaris behoren onder meer het opstellen van brieven, het beantwoorden van algemene post en het bijhouden van het secretarieel jaaroverzicht. Je verantwoordelijkheden liggen ook bij het bijhouden van alle informele post, dat wil zeggen contacten met de faculteit en leden. Daarnaast houdt de secretaris zich bezig met het bijhouden van het ledenbestand. Naast de vaste taken van de secretaris biedt deze functie genoeg ruimte om andere taken op je te nemen. Vaardigheden - Vriendelijk - Representatief - Communicatief vaardig - Goede beheersing van de Nederlandse taal - Sociaal - Alert Brieven - Brief sturen aan aankomende eerstejaars betreffende: het Introductieweekend in Appelscha en de boekenverkoop. - Brieven sturen aan donateurs en potentiële donateurs en het donateursbestand up-to-date houden. Verder zorg je er voor dat donateurs op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen omtrent de vereniging. - Wanneer je een bericht van de administratie binnen krijgt over buluitreikingen, stuur je een felicitatiebrief. Is de afgestudeerde nog lid, dan vertel je degene dat hij/zij automatisch donateur wordt. Is degene geen lid, dan vraag je of hij/zij donateur wil worden. - Commissieleden, oud-bestuursleden en RvA-leden uitnodigen voor ALV s - Uitnodigingen voor de nieuwjaarsborrel versturen. - Overige brieven opstellen en versturen Overige Post - Algemene post beantwoorden - Constitutiekaartjes versturen - Besturen die zich hebben geconstitueerd een felicitati /-brief sturen. Laten weten of je wel of niet op de constitutieborrel aanwezig zult zijn. - Noteer alle verjaardagen van medewerkers en stuur ze een felicitati tje of kaartje. - Bij gelegenheden: beterschaps-, condoleance-, en felicitatiekaartjes versturen. - Kerstkaarten versturen. - Ibnmail opstellen en versturen (ongeveer 1 keer in de twee maanden) Andere taken - Notuleren tijdens ALV s - Notuleren tijdens BV s - Secretarieel jaarverslag, activiteitenoverzicht en representatieoverzicht schrijven - Het ledenbestand bijhouden Pagina 4 van 8

5 Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor alles wat er speelt binnen op financieel gebied. Je controleert de geldstromen van de vereniging en houdt hier een boekhouding van bij. Je houdt alle debiteuren en crediteuren bij en begeleidt de penningmeesters van alle commissies. Een zeer verantwoordelijke taak voor iemand met gevoel voor financiën. Vaardigheden die essentieel zijn voor een penningmeester: - Zorgvuldigheid - Verantwoordelijkheidsgevoel - Geduld - Eerlijkheid Wat een penningmeester doet: - Maakt ruim vóór aanvang van het collegejaar (1 augustus) een begroting en laat deze goedkeuren op de eerstvolgende ALV. Het opstellen van de begroting kan grotendeels aan de hand van financieel jaarverslag van het voorgaande jaar. - Neemt het financieel jaarverslag van 2012/2013 door en zorgt ervoor dat het financieel jaarverslag voor het lopende verenigingsjaar wordt opgesteld. - Instrueert de penningmeesters van de commissies over het bijhouden van de financiën van hun commissies. - Controleert de begrotingen en balansen van de commissies en informeert regelmatig bij de penningmeesters van de verschillende commissies naar de (financiële) stand van zaken. - Zorgt er samen met de secretaris voor dat de contributie van de leden wordt geïnd. - Stelt een tussentijds financieel jaarverslag op, deze wordt gepresenteerd op de februari ALV. - Werkt minstens eens in de week de boekhouding bij en zorgt voor de tijdige betaling van facturen en declaraties. - Telt regelmatig de kas en probeert eventuele kasverschillen te verklaren en te verhelpen. - Bekijkt (eventueel met de penningmeester van de commissie) per activiteit of iedereen betaald heeft en zit de wanbetalers regelmatig achter de broek. - Is in het bezit van de betaalpasjes en bijbehorende pincodes en gaat hier zeer verantwoordelijk mee om. - Heeft regelmatig overleg met de Kascommissie. - Neemt gewoontegetrouw in het opvolgende jaar plaats in de Kascommissie. - Zorgt ervoor dat zijn bestuursgenoten op de hoogte zijn van de financiële mogelijkheden van de vereniging, hoeveelheden donateurs en sponsors, et cetera. - Daarnaast moet de vice-penningmeester hem op elk gewenst moment kunnen vervangen. Kortom: de penningmeester weet van elke cent waar deze vandaan komt, en waar deze heen gaat. Pagina 5 van 8

6 Commissaris Interne Betrekkingen De opzet van commissaris Interne Betrekkingen is sinds 2007 ietwat gewijzigd. Eerder had de commissaris intern niet veel vaste taken, behalve het onderhouden van het ledenbestand, en vice-penningmeester zijn. Momenteel ben je als Commissaris Intern voornamelijk verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de commissies van Ibn Battuta, de promotie van activiteiten en de website. Eens in de zoveel tijd hou je een voorzittersoverleg waar ervaringen uitgewisseld kunnen worden. Ook draag je dus zorg voor de promotie, waarbij je zorgt voor een lopend promotieschema, en ook de promotie voor commissies aanstuurt. Hiernaast houd je door het jaar heen de jaarplanning bij en zorg je ervoor dat de activiteiten goed in elkaar overlopen. Zoals eerder genoemd, zou je net zoals in het verleden ook de vervanger van de penningmeester kunnen zijn. Ook is het bijhouden van de website een taak van de commissaris interne betrekkingen, gezien je goede contact met commissies en je kennis over alle activiteiten. Als Commissaris Interne Betrekkingen: - ben je sociaal vaardig en betrokken - ben je zorgvuldig in de communicatie - kun je overzicht houden - ben je alert - ben je flexibel en kan je ook zelf op zoek naar taken Belangrijkste takenpakket - Verantwoordelijkheid voor de commissies. Je bent daarom dus aanspreekpunt voor alle commissies en omgekeerd ook binnen het bestuur. - De jaarplanning van de vereniging actief bijhouden. - Het maken en bijhouden van een promotieschema. - Het dagelijks onderhouden van de website. - Eventueel kan je vice-penningmeester worden. Andere taken onder de hoede van de intern waren de afgelopen jaren onder andere: - Vice-penningmeester, de taken overnemen wanneer de penningmeester verhinderd is. - Donateursbeleid - Het NGPS organiseren - Pagina 6 van 8

7 Commissaris Externe Betrekkingen Als Commissaris Externe Betrekkingen ben je de contactpersoon met het bedrijfsleven. Contact met het bedrijfsleven is behalve voor de carrièredag en bedrijfsbezoeken erg belangrijk voor het verkrijgen van adverteerders. Het is belangrijk een goede, zo persoonlijk mogelijk relatie met bedrijven en adverteerders te onderhouden. Tips voor de speurtocht naar adverteerders kun je lezen in het oude sponsorbeleidsplan en verschillende andere ondersteunende documenten. In de contracten/acquisitiemap vind je contracten en verdere informatie. Een goede digitale database is er van en kan zelf evt. aanvullen. Als Commissaris Externe Betrekkingen: - ben je sociaal vaardig - weet je de vereniging te verkopen - heb je een algemene interesse voor het bedrijfsleven - heb je een groot doorzettingsvermogen (adverteerders staan niet in de rij) - ben je bedrijfsgericht (je kan vanuit de invalshoek van een bedrijf denken) - vind je het leuk om contacten te onderhouden met bedrijven en instellingen - kom je representatief over Taken van een Commissaris Externe Betrekkingen zijn o.a.: - De naamsbekendheid van bij bedrijven vergroten door bijvoorbeeld bedrijven te bezoeken, het site-onderdeel voor bedrijven te onderhouden, regelmatig contact te onderhouden, etc. Persoonlijk contact is het sleutelwoord. - Adverteerders voor de vereniging binnenhalen en behouden. - De wensen van bedrijven in relatie met de vereniging monitoren en hierop inspelen middels een advertentiepakket op maat. Zet in op het juiste prijsniveau! - De advertentiemogelijkheden binnen de vereniging kennen en vernieuwen. - Contact houden met adverteerders middels een algemene informatievoorziening. - Het bestand met adverteerders bijhouden (gegevens, contacten en contracten). - De carrièredagcommissie begeleiden - Promotiedocumenten up to date houden. - Betalingen van adverteerders bijhouden met penningmeester. Pagina 7 van 8

8 Algemene bestuurstaken Overige bestuurlijke taken moeten verdeeld worden over de bestuursleden. De verschillen tussen de verschillende functies in het bestuur kunnen gecompenseerd worden door middel van deze andere algemene bestuurstaken. Daarnaast zijn er ook taken die het gehele bestuur op zich neemt, zoals het bepalen van de samenstelling van commissies en het draaien van koffie-uren. Het draaien van koffie-uren bestaat naast het zetten van koffie en thee ook uit het bemannen van de kamer, het behandelen van de post en het aannemen van de telefoon. Koffie-uren zijn uitermate geschikt om te socializen met de leden. Verder wordt er ook van je verwacht dat je bij zoveel mogelijk verenigingsactiviteiten bent, maar ook bij constitutieborrels van andere verenigingen en andere externe aangelegenheden om te representeren. Naast deze aanwezigheid is het ook de bedoeling dat het bestuur zich zo vaak mogelijk op het Zernike bevindt. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor het toevoegen van nieuwsberichten en het upto-date houden van de voorpagina en de activiteitenkalender van de site. Overige bestuurstaken zijn onder andere: Introductie op de faculteit Voorbereidingen introductieweekend Introductieweekend NGPS KBE Kledinglijn Archief Contact onderhouden met de alumnivereniging (PKV) Pagina 8 van 8