Statuten Nederlandse Vereniging in Mexico (NVMexico) CDMX, Augustus 2017

Transcriptie

1 Statuten Nederlandse Vereniging in Mexico (NVMexico) CDMX, Augustus 2017 Naam, zetel, oprichting en status 1. De Vereniging is genaamd Nederlandse Vereniging in Mexico, hierna te noemen: NVMexico. 2. NVMexico heeft haar zetel in Mexico Stad. 3. NVMexico is opgericht in NVMexico is een onafhankelijke organisatie zonder winstoogmerk. Doel NVMexico is een gezelligheidsvereniging met als doel om leden van de doelgroep in contact en bij elkaar te brengen door middel van activiteiten. Doelgroep De doelgroep van NVMexico bestaat uit de in Mexico woonachtige Nederlanders en alle inwoners van Mexico die affiniteit hebben met Nederland en de Nederlandse taal. Activiteiten 1. Alle activiteiten die NVMexico organiseert zijn toegankelijk voor alle leden van de doelgroep. Voor sommige activiteiten dient vooraf ingeschreven te worden en het aantal plaatsen kan beperkt zijn. Geregistreerde leden van NVMexico en sponsors hebben voorrang. 2. NVMexico kan entreegelden vragen om kosten te dekken. 3. Een aantal jaarlijks terugkerende activiteiten zijn: a. Het Koningsdagfeest. b. Het Sinterklaasfeest. c. Borrels. d. Sportieve, culturele en andere activiteiten. e. Website, PoPo tijdschrift en nieuwsbrieven. 4. NVMexico is niet verantwoordelijk voor ongelukken en schade tijdens activiteiten door haar georganiseerd. Deelnemers kunnen eventueel individueel verantwoordelijk gehouden worden. 5. NVMexico kan ondersteuning geven aan andere activiteiten relevant voor leden van de doelgroep, zoals bijvoorbeeld de Dutch Business Lunch, het Koningin Juliana Fonds in Mexico en activiteiten georganiseerd door groepen van Nederlanders woonachtig buiten Mexico-Stad. Leden Nederlandse Vereniging in Mexico Pagina 1

2 6. Leden van de doelgroep kunnen officieel lid worden van NVMexico door zich daarvoor in te schrijven. Alle inschrijvingen zullen worden beoordeeld door het bestuur. 7. Er zijn geen kosten verbonden aan het lidmaatschap. 8. Alle leden hebben stemrecht tijdens de algemene ledenvergadering. 9. Alle leden hebben recht om de nieuwsbrief in electronisch formaat te ontvangen. 10. Op voorstel van het bestuur kan de Algemene ledenvergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor NVMexico het predicaat "erelid" verlenen. Ereleden hebben dezelfde privileges als sponsors. Sponsors 11. NVMexico kan bijdragen ontvangen van sponsors. Sponsors kunnen financiele en materiele bijdragen leveren. NVMexico zal alle bijdragen schriftelijk bevestigen. 12. Bijdragen kunnen ontvangen worden ter ondersteuning van specifieke activiteiten of ter ondersteuning van NVMexico in het algemeen. 13. Het bestuur zal elk jaar het minimumbedrag vaststellen voor algemene financiele bijdragen van sponsors. 14. Sponsors hebben bepaalde voorrechten, zoals bijvoorbeeld gratis toegang en preferentiele plaatsing voor activiteiten. Sponsors hebben daarnaast ook recht op erkenning en reclame tijdens activiteiten van NVMexico. Het bestuur zal elk jaar de rechten en privileges van sponsors vaststellen. 15. Het algemeen sponsorschap is geldig voor 1 jaar (van november tot november). Donateurs 16. NVMexico kan donaties ontvangen van leden en niet-leden. Donaties kunnen financieel en materieel zijn. NVMexico zal alle donaties schriftelijk bevestigen. 17. Het bestuur zal elk jaar het minimumbedrag vaststellen voor financiele donaties. 18. NVMexico zal eenmaal per jaar de namen van donateurs publiceren. Bestuur 19. Het bestuur bestaat uit ten minste drie meerderjarige leden, voorgedragen ter goedkeuring aan de ALV. Eén van deze bestuursleden wordt door het bestuur voorgedragen aan de ALV als voorzitter. 20. Het bestuur beslist over aspirant bestuursleden. 21. Het bestuur kiest de vicevoorzitter, penningmeester, secretaris en webmaster en verdeelt de taken van de bestuursleden. De samenstelling wordt bekend gemaakt via de nieuwsletter, het blad PoPo en de website nvmexico.com. 22. Ieder bestuurslid zal zijn uiterste best doen om de opgedragen taken vervullen die hem/haar worden gegeven. Nederlandse Vereniging in Mexico Pagina 2

3 23. Ieder bestuurslid wordt benoemd voor een periode van minimaal 1 jaar. 24. Aftredende bestuursleden zijn herbenoembaar. 25. Als een bestuurslid weggaat uit het bestuur wordt verwacht dat hij/zij dat tijdig meldt en eventueel een vervanger voordraagt. 26. Het bestuur kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij dat nodig acht. Voor een besluit daartoe is een meerderheid vereist van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen. 27. Het bestuurslidmaatschap eindigt automatisch door vrijwillig afscheid te nemen of door onbehoorlijk gedrag. Bestuur: voorzitter (taken) 28. De voorzitter vertegenwoordigt NVMexico. De voorzitter leidt het bestuur en de vergaderingen. Hij/zij is de contactpersoon met de ambassade. 29. De voorzitter is de eindverantwoordelijke voor de financiën van NVMexico 30. De voorzitter is de eindverantwoordelijke voor alle communicatie namens de Nederlandse Vereniging, inclusief de website, de nieuwsletter, berichten namens NVMexico in de Popo en andere communicatiekanalen. Bestuur: vicevoorzitter (taken) 31. De vicevoorzitter neemt de taak van de voorzitter waar, als die niet aanwezig is. 32. Hij/zij is de tweede contactpersoon met de Ambassade. Bestuur: penningmeester 33. De penningmeester beheert de financiën van NVMexico en dient dit op een verantwoorde manier te doen, ter beoordeling van de Kascommissie. 34. De penningmeester houdt de lijst van leden, donateurs en sponsors bij. Bestuur: secretaris 35. De secretaris notuleert op vergaderingen en stuurt nadien zo snel mogelijk het verslag van elke vergadering naar de bestuursleden. 36. De secretaris beantwoordt alle correspondentie die de NVMexico ontvangt. Bestuur: webmaster 37. De webmaster is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website nvmexico.com en evt. aankondigingen van activiteiten op facebook van Nederlanders in Mexico en andere sociale media. Bestuur: vergadering 38. Het bestuur vergadert ongeveer 1 keer per maand, datum in overleg. Nederlandse Vereniging in Mexico Pagina 3

4 39. De voorzitter of de vicevoorzitter stuurt tijdig de agenda van de vergadering naar alle bestuursleden. Alle bestuursleden kunnen agendapunten aandragen. 40. Alle bestuursleden bevestigen hun aan- of afwezigheid. 41. Vergaderingen worden roulerend gehouden bij bestuursleden thuis of op een plek waar iedereen het over eens is. 42. De kosten die gemaakt worden voor de vergadering worden betaald door de gastheer/vrouw. 43. Bestuursvergaderingen hebben als hoofddoel om activiteiten te plannen, te organiseren en te evalueren. Mensen buiten het bestuur kunnen deelnemen in de organisatie van deze activiteiten op uitnodiging van het bestuur. 44. Voor elke activiteit wordt een subcommissie gemaakt en een budget besproken. 45. De vergaderingen worden genotuleerd, opgeslagen en rondg d aan de bestuursleden. 46. Belangrijke besluiten worden in de agenda gezet indien er gestemd moet worden. Meeste stemmen gelden bij het nemen van besluiten. 47. Bestuursleden kunnen voorafgaand aan de vergadering hun mening of ideeën uiten via e- mail als ze niet aanwezig kunnen zijn. 48. Afgelopen activiteiten en het financiële eindresultaat daarvan worden op de eerstvolgende vergadering besproken. Financiën 49. NVMexico heeft haar eigen financiële middelen om activiteiten te bekostigen. Het doel is dat elke activiteit zelfdragend is. 50. Een kascommissie analyseert elk jaar de financiën van NVMexico en doet daar verslag over tijdens de Algemene ledenvergadering. 51. De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid om de boekhouding op aanvraag te overleggen aan de kascommissie. 52. De financiële middelen van NVMexico worden gestort op een rekening van de penningmeester. De penningmeester is verantwoordelijk voor het afdragen van een periodiek overzicht van de aanwezige fondsen op zijn/haar rekening. 53. Bestuursleden die een activiteit organiseren, of actief meehelpen, kunnen vrijgesteld worden van betaling van entreegeld voor desbetreffende activiteit. 54. Het bestuur kan beslissen dat externe medewerkers bij bepaalde activiteiten geen entree hoeven te betalen voor het evenement waarbij ze geholpen hebben. 55. Voorafgaand aan ieder evenement wordt door de verantwoordelijke personen een budget opgesteld. Hierin worden de te verwachten kosten en opbrengsten vermeld. Er wordt ook een post opgenomen voor kosten die gemaakt worden door de organisatie van dat evenement. Alle budgets worden voor het evenement besproken en goedgekeurd door de bestuursleden van NVMexico. Algemene ledenvergadering Nederlandse Vereniging in Mexico Pagina 4

5 56. De Algemene ledenvergadering wordt jaarlijks gehouden in de maand november en is exclusief en gratis toegankelijk voor leden.. Indien mogelijk (met goedkeuring van ambassadeur) wordt de Algemene ledenvergadering gehouden op de residentie van de ambassadeur. 57. Tijdens de Algemene ledenvergadering zal de voorzitter: a. het bestuur (zowel huidige als nieuwe leden) voorstellen ter kennisneming en goedkeuring. b. een kort verslag geven van wat er het afgelopen jaar gebeurd is en wat de plannen zijn voor het komende jaar. c. de kascommissie het woord geven om het financieel verslag te doen. Ambassade 58. NVMexico werkt in speciale gevallen samen met de Nederlandse Ambassade, zoals voor sponsoring van activiteiten. 59. De Ambassadeur is erevoorzitter van de NVMexico. Deze statuten zijn opgemaakt, gepresenteerd en goedgekeurd tijdens de Algemene ledenvergadering van november HUIDIG BESTUUR: Voorzitter: Eric van Nuland Vicevoorzitter: Janneke de Geus Penningmeester: Aron Mulder Secretaris: Webmaster: Eric van Nuland Bestuursleden: Anne Schouten, Ellen Paap, Adriaan ten Kate. HUIDIGE KASCOMMISSIE: Karel van Laack, Piet Kabel, Niels van Vliet. Nederlandse Vereniging in Mexico Pagina 5