Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Studievereniging Cura Studievereniging HBO-V Hanzehogeschool Groningen Academie voor Verpleegkunde 2 februari 2016

2 Inhoudsopgave Begripsbepaling... 3 Beleid... 3 Het bestuur... 3 De ledenvergadering... 6 Lidmaatschap... 7 De commissies... 9 Ondersteunende organen Activiteiten Het kantoor Huisstijl Declaraties Facebook-pagina en website Contracten Donateurschap

3 Begripsbepaling ARTIKEL 1 In dit reglement wordt verstaan onder: a. De vereniging: de Studievereniging Cura, gevestigd te Eyssoniusplein CE Groningen Kamer CK08, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Groningen onder nummer ; b. De statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 19 september 2014 bij notaris mr. Hedrik Auke Broekema te Groningen; c. Het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel negen van de statuten; d. De leden: De personen die ingeschreven staan en lidmaatschap betalen bij Studievereniging Cura gevestigd te Groningen; e. De ledenvergadering: De ledenvergadering zoals deze beschreven staat in de statuten; f. Het kantoor: de vestiging, ook wel Kamer CK08, van Studievereniging Cura, aan Eyssoniusplein CE Groningen; g. Het beleidsplan: Het beleidsplan dat gepresenteerd en goedgekeurd is door de leden alvorens de aanvang van het verenigingsjaar; Beleid ARTIKEL 2 Het beleid dat gevoerd wordt, is vastgelegd in het beleidsplan en wordt aangevuld met de jaarbegroting. a. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd door het desbetreffende bestuur. b. Het beleidsplan wordt alvorens het ingaande verenigingsjaar gepresenteerd tijdens de eerste ledenvergadering. c. Tijdens de eerste ledenvergadering hebben leden inspraak in het beleidsplan en de begroting en kan er voor wijziging gestemd worden tijdens de ledenvergadering. Het bestuur ARTIKEL 3 Het bestuur bestaat uit drie tot zes personen die gedurende het verenigingsjaar de vereniging besturen. Zij worden tijdens de eerste ledenvergadering aangenomen waarna zij een jaar in functie treden. Ieder bestuurslid heeft zijn of haar eigen functie waarbij de functies voorzitter, secretaris en penningmeester ten alle tijden bezet zijn. Elke functie kent haar eigen verantwoordelijkheden waaraan voldaan moet worden. Een bestuurslid kan, zoals beschreven in de statuten, geschorst of ontslagen worden. 3

4 ARTIKEL 4 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de voorzitter: a. Het algemene beleid, vastgesteld in het beleidsplan, doorvoeren; b. Het voorzitten van elke bestuurs- en ledenvergadering; c. Het dragen van de eindverantwoordelijkheid; d. De agenda van elke bestuurs- en ledenvergadering opstellen; e. Het toezicht houden op de gang van zaken binnen het bestuur; f. Het delegeren van taken; g. Het overzicht houden van lopende processen binnen de vereniging; h. Het onderhouden van contact met de voorzitters van andere studieverenigingen binnen de Hanzehogeschool te Groningen; i. Het houden van wekelijks contact met de secretaris; j. Het houden van functiegesprekken met de bestuursleden; k. Samen met de intern coördinator op de hoogte zijn van het functioneren van commissies op relationeel niveau; l. Het inschrijven van het nieuwe bestuur bij de Kamer van Koophandel; m. Het ondertekenen van aangegane contracten; n. Het geven van toestemming voor uitgaven voor de vereniging; o. Het herkennen en benutten van kwaliteiten binnen een groep; p. Het lezen, archiveren en beantwoorden van de post, binnengekomen op het e- mailadres voorzitter@svcura.nl; q. Periodiek overleg met de Dean van de Academie voor Verpleegkunde ARTIKEL 5 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de secretaris: a. Het beheren van het algemene adres van de vereniging; b. Het lezen, archiveren en beantwoorden van alle post, binnengekomen via het e- mailsysteem; c. Het door communiceren van de ingekomen post; d. Het notuleren tijdens bestuurs- en ledenvergaderingen; e. Het wekelijks onderhouden van contact met de voorzitter van de vereniging; f. Het onderhouden van de ledenadministratie van de vereniging; g. Het onderhouden van de website van de vereniging in samenwerking met de penningmeester; h. Het aanleggen van een archief met daarin alle notulen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen gehouden in het verenigingsjaar, alle brieven die de vereniging gedurende het jaar ontvangen heeft en alle overige zaken als nieuwsbrieven en dergelijke. Daartoe spreekt de secretaris zo nodig personen aan die archiefstukken in hun bezit hebben; i. Communiceren naar alle studenten van de Academie van Verpleegkunde van de Hanzehogeschool te Groningen; j. Het onderhouden van contact met de secretarissen van andere studieverenigingen binnen de Hanzehogeschool te Groningen; ARTIKEL 6 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de penningmeester: a. Het aan het begin van het verenigingsjaar opstellen van een begroting. De begroting wordt tijdens de eerste ledenvergadering gepresenteerd; 4

5 b. Het dragen van de verantwoordelijkheid voor het controleren van de begrotingen en balansen van de commissies binnen de vereniging; c. Het bijhouden van boekingen en rekeningen betreffende de vereniging. d. Het bijhouden van de voorraden, waaronder het beheren van het kasgeld; e. Het opmaken van een tussenbalans en deze presenteren halverwege het jaar tijdens de ledenvergadering; f. Het opmaken van een eindbalans aan het einde van het verenigingsjaar; g. Contracten opstellen in samenwerking met de voorzitter en de extern coördinator betreffende de financiering van Studievereniging Cura door een sponsor; h. Het ondertekenen van contracten; i. Het onderhouden van de website van de vereniging in samenwerking met de secretaris; j. Zich bezig houden met belastingen, subsidies en juridische zaken; k. Het onderhouden van contact met de penningmeesters van andere studieverenigingen binnen de Hanzehogeschool te Groningen; l. Het lezen, archiveren en beantwoorden van de post, binnengekomen op het e- mailadres ARTIKEL 7 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de intern coördinator: a. Het aansturen van commissies in hun beleid en bij het uitvoeren van hun taken en beheren doelen; b. Het, minstens eenmaal per jaar, bijwonen van vergaderingen van de commissies; c. Het bijwonen van vergaderingen van commissies waarbij wordt geconstateerd dat deze niet goed lopen. d. Het voeren van functioneringsgesprekken met commissievoorzitters en eventueel leden van de commissies; e. Het fungeren als aanspreekpunt voor commissies en haar leden; f. Het begeleiden van commissies die nieuw opgestart worden; g. Het onderhouden van contact met commissieleden; h. Het toezicht houden op de gang van zake en de lopende processen binnen de commissies van de vereniging; i. Het lezen van de notulen van de vergaderingen van de commissies; j. Het aanleggen van een archief met daarin alle notulen van de vergaderingen van de commissies; k. Het onderhouden van contact met de intern coördinatoren van andere studieverenigingen binnen de Hanzehogeschool te Groningen; l. Het lezen, archiveren en beantwoorden van de post, binnengekomen op het e- mailadres intern@svcura.nl; ARTIKEL 8 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de extern coördinator: a. Het werven van sponsoring in geld en natura; b. Het onderhouden van contact met sponsoren; c. Het aanspreekpunt zijn binnen het bestuur voor aankomende alumni-leden; d. Het houden van contact met de notaris over notariële zaken van de vereniging; e. Het overzicht houden van de geldinzameling voor het goede doel van de vereniging; 5

6 f. Het onderhouden van contact met de extern coördinatoren van andere studieverenigingen binnen de Hanzehogeschool te Groningen; g. Het lezen, archiveren en beantwoorden van de post, binnengekomen op het e- mailadres ARTIKEL 9 De specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vicevoorzitter: a. Het overnemen van de taken van de voorzitter, bij haar afwezigheid; b. Het overnemen van taken van de overige bestuursleden wanneer deze ondersteuning nodig hebben; c. Het lezen, archiveren en beantwoorden van de post, binnengekomen op het e- mailadres vicevoorzitter@svcura.nl; De ledenvergadering ARTIKEL 10 a. De ledenvergadering wordt gehouden in de gemeente waar de vereniging statutair gevestigd is. b. De bijeenroeping van de ledenvergadering geschiedt door een schriftelijke mededeling aan de leden op een termijn van minstens twee weken. c. Toegang tot de ledenvergadering hebben leden die niet geschorst zijn, alsmede degene die door het bestuur zijn uitgenodigd. d. Een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering als diens schorsing wordt behandeld en is bevoegd om het woord te voeren. e. Stemgerechtigden in de vergadering zijn de leden van de vereniging. Ieder van hen heeft één stem. Ieder die stemgerechtigd is, kan een ander stemgerechtigde schriftelijke volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden. f. Alle besluiten waaromtrent de statuten worden overgeschreden, worden genomen bij een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. ARTIKEL 11 g. De ledenvergadering wordt geleid door de technische voorzitter of, bij diens afwezigheid, door het oudste aanwezige bestuurslid. Zijn er geen bestuursleden aanwezig zijn, voorziet de vergadering zelf in haar leiding. h. De technische voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemming in de ledenvergadering wordt gehouden. i. Het door de technische voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit. Wordt er echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de technische voorzitter de juistheid daarvan betwist door de aanwezigen, dan vindt er een nieuwe stemming plaats. ARTIKEL 12 j. Bij het aftreden van het bestuur tijdens de eerste ledenvergadering van het betreffende verenigingsjaar wordt per functie gestemd of het ontslag wordt geaccepteerd. 6

7 k. Wordt het ontslag van het bestuurslid tijdens de laatste ledenvergadering niet geaccepteerd, dan wordt diens bestuursjaar niet erkend. l. Bij het aantreden van het nieuwe bestuur wordt er per nieuw bestuurslid gestemd of deze wordt aangenomen voor de desbetreffende functie in het bestuur. Lidmaatschap ARTIKEL 13 a. Ieder studerend persoon aan de Academie voor Verpleegkunde van de Hanzehogeschool kan zich aanmelden als lid van de vereniging, door een machtigingsformulier in te vullen. b. Na goedkeuring van inschrijving door de secretaris, krijgt de desbetreffende persoon hier melding van. c. Leden die afstuderen moeten dit voortijdig aangeven bij de penningmeester en secretaris van het bestuur zodat omzetting naar een alumnilidmaatschap of uitschrijving kan plaatsvinden. d. Het lid heeft toegang tot alle activiteiten, georganiseerd door de vereniging. Hierbij geldt dat deze activiteiten 0bezocht mogen worden door alumnileden mits anders vermeld en dat activiteiten voor alumnileden alleen bezocht mogen worden door alumnileden mits anders vermeld. e. Het lid kan rekenen op kortingen tijdens activiteiten waarbij dit staat aangegeven. Hierbij kan de korting van leden ten opzichte van alumnileden verschillen. 7

8 ARTIKEL 14 a. Ieder lid van de vereniging kan solliciteren voor een van de samengestelde commissies. b. De aanmelding van een lid voor een commissie wordt behandeld door middel van een sollicitatieronde bij de intern coördinator en de desbetreffende commissievoorzitter. c. Commissieleden van de introcommissie worden benoemd voor een periode van maximaal drie jaar. Voor de overige commissies duurt de benoeming zolang dat lid diens studie voortzet. Zij zijn daarna niet herkiesbaar. Hierbij geldt uitzondering voor de alumnicommissie. d. Een actief lid dient binnen een commissie aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de commissie. Voor de consequenties van het niet aanwezig zijn met ongeldige reden: zie artikel 17 lid l. e. Bij verhindering of bij ziekte dient het actieve lid zich tijdig bij zijn of haar voorzitter af te melden. Voor de consequenties van het niet aanwezig zijn met ongeldige reden: zie artikel 17 lid l. voor de consequenties. f. Bij activiteiten van de commissie waarin het lid actief is, is het lid zoveel mogelijk aanwezig. ARTIKEL 15 a. Ieder lid van de vereniging betaald contributie. Het bedrag van de contributie bedraagt 15,- euro. b. Het bedrag voor de contributie is voor zowel de leden, actieve leden en bestuursleden, gelijk. c. Het bedrag dat de alumnileden aan contributie betalen, is afwijkend namelijk 5,- euro. 8

9 De commissies ARTIKEL 16 a. De voorzitter van de desbetreffende commissie bepaalt zelf in overleg met de intern coördinator wie aangenomen wordt voor deelname aan de commissie. b. Ieder actief lid heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden binnen de commissie. c. Op het moment dat het actieve lid zijn of haar functie niet naar behoren uitvoert binnen de commissie, volgt er een waarschuwing van zijn of haar commissievoorzitter. Bij herhaling van het niet naar behoren uitvoeren van de functie het commissielid een functioneringsgesprek met de commissievoorzitter en de intern coördinator. Blijft het actieve lid niet op komen dagen bij de vergaderingen, dan kan het lid met toestemming van de voorzitter van de vereniging uit de commissie worden gezet. ARTIKEL 17 a. Iedere commissie heeft zijn eigen taken zoals vermeld staat in het beleidsplan. b. De commissie dient binnen het, door het bestuur vastgestelde, budget te blijven. c. De commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten. Iedere voorzitter wijst een penningmeester aan.. De penningmeester van de commissie onderhoudt contact met de penningmeester van het bestuur. d. Na iedere vergadering van de commissie dienen de notulen van de vergadering naar de intern coördinator van het bestuur te gaan. Ook dienen de commissies hun notulen zelf te archiveren. e. De voorzitters van de commissies onderhouden contact met de intern coördinator van het bestuur. f. Tijdstippen van vergaderingen die commissies houden in het kantoor moeten bekend zijn bij de voorzitters van de andere commissies van de vereniging. Ook moet de voorzitter van de vereniging op de hoogte zijn van de data en tijdstippen waarop het kantoor in gebruik is voor vergaderingen van commissies. g. De commissie verzorgt samen met de penningmeester van de vereniging subsidieaanvragen zoals het HG activiteitenfonds. Hierbij heeft de penningmeester van het bestuur altijd de eindverantwoordelijkheid h. De commissie draagt zorg voor het opstellen van een stappenplan en een draaiboek van haar activiteiten met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken. i. Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Contracten kunnen alleen ondertekend worden door de voorzitter en de penningmeester van het bestuur. j. De commissie neemt in overleg met, en met toestemming van, de extern coördinator betrekkingen contact op met bedrijven. Hierbij speelt de extern coördinator een belangrijke rol in de communicatie tussen de commissie en de desbetreffende organisatie. k. De commissie draagt zelf verantwoordelijkheid voor het door communiceren van activiteiten aan de promotiecommissie. Op het moment dat de commissie de promotiecommissie niet op de hoogte stelt van een aankomende activiteit, is de commissie zelf verantwoordelijk voor haar promotie. l. Commissieleden die met ongeldige redenen afwezig zijn bij vergaderingen van diens commissie krijgen van zijn of haar commissievoorzitter een waarschuwing. Bij herhaaldelijke afwezigheid zonder geldige reden krijgt het commissielid een functioneringsgesprek met de voorzitter van de commissie en de intern coördinator. 9

10 Blijft het actieve lid niet op komen dagen bij de vergaderingen, dan kan het lid met toestemming van de voorzitter van de vereniging uit de commissie worden gezet. m. Het bestuur is te allen tijde gemachtigd beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Is hierover niet direct overeenstemming te bereiken met de desbetreffende commissie, dan worden alle acties die samenhangen met het geschil stilgelegd. 10

11 Ondersteunende organen ARTIKEL 18 De vereniging heeft twee organen die de vereniging ondersteunen. Dit zijn de Kascommissie en de Raad van Toezicht. Zowel de Kascommissie als de Raad van Toezicht hebben taken, ondersteunen het bestuur door adviezen uit te brengen. a. De Kascommissie controleert de penningmeester van de vereniging en geeft een goedkeuring van de boekhouding aan het einde van het jaar zodat de penningmeester na ontslag niet meer verantwoordelijk is en aangesproken kan worden op de financiën van de vereniging. b. De Kascommissie neemt de begroting, boekhouding en halfjaarlijks overzicht door en controleert deze. c. De adviezen die de Kascommissie uitbrengt over de financiën moeten opgevolgd worden door de penningmeester tenzij hier later weer over vergaderd wordt. ARTIKEL 19 a. De Raad van Toezicht komen met het bestuur periodiek samen om de huidige processen en gang van zaken door te spreken. b. De Raad van Toezicht ontvangt na iedere bestuursvergadering de notulen van de secretaris. c. De Raad van Toezicht controleert de notulen, de gang van zaken, de processen lopend binnen de vereniging. d. De raad heeft als doel gesteld om te functioneren ten gunste van het bestuur, daarbij rekening houdend met de grondwet, de statuten van de vereniging en het reglement wat is opgesteld door de raad; Activiteiten ARTIKEL 20 a. Bij de activiteiten die de vereniging organiseert, zijn alle leden representatief voor de vereniging. b. Tijdens studie gerelateerde activiteiten wordt geen alcohol geschonken. c. Het is ten alle tijden verboden om drugs te gebruiken tijdens activiteiten. d. Tijdens activiteiten waarbij het gepast is om alcohol te drinken, mag dit gedaan worden. Hierbij kan gedacht worden aan een bezoek aan een bierbrouwerij. Het bestuur beslist of er bij een activiteit dan wel of niet alcohol genuttigd mag worden. e. Tijdens een activiteit waarbij een bedrijf bezocht wordt, dienen de aanwezigen zich te gedragen volgens de gedragsregels van het bedrijf. Het kantoor ARTIKEL 20 a. Het kantoor is, als deze geopend is, toegankelijk voor alle leden van de vereniging. b. De sleutel van het kantoor kan door worden opgehaald door de voorzitters van elke commissie en het bestuur. c. Het kantoor is alleen ontgrendeld wanneer er leden aanwezig zijn. Bij het verlaten van het kantoor dient de deur vergrendeld te worden en de sleutel bij het front office van het Wiebengacomplex ingeleverd te worden. 11

12 d. Personen die niet lid zijn van de vereniging mogen alleen het kantoor betreden wanneer er leden aanwezig zijn. e. Op het moment dat het bij de voorzitter van de vereniging niet bekend is dat er een vergadering wordt gehouden in het kantoor, kunnen de bestuursleden commissieleden weigeren om te vergaderen in het kantoor als zij zelf taken voor de vereniging aan het uitvoeren zijn in het kantoor. f. Het bestuur mag vragen aan leden of zij het kantoor willen verlaten omdat het bestuur moet werken aan zijn of haar bestuurstaken. g. De sleutel van de kast van het bestuur is alleen op te halen door bestuursleden van de vereniging. h. Het kantoor dient altijd netjes achtergelaten te worden. Ieder lid is zelf verantwoordelijk voor de staat waarin het kantoor achtergelaten wordt. i. Wanneer het kantoor door leden vernield wordt of niet in de staat waarin het is getroffen, verlaten wordt, kan het lid maatregelen verwachten. De maatregelen die genomen worden kunnen variëren van een waarschuwing tot ontzegging van het lidmaatschap. Hoe zwaar de maatregel is, wordt bepaald tijdens de bestuursvergadering door het bestuur. Huisstijl ARTIKEL 21 a. In een doorlopende tekst wordt de vereniging genoemd als studievereniging Cura of S.V. Cura en niet enkel als Cura. Hierbij kan de toevoeging Studievereniging HBO-V Groningen gebruikt worden. b. Bij alle interne en externe communicatie namens de vereniging dient het verenigingslogo gebruikt te worden. Al dan niet met de ondertitel Studievereniging HBO-V Groningen, geschreven in lettertype Arial Black in de kleur zwart. c. Een digitale versie van het logo als DOC-bestand of PDF-bestand is op te vragen bij het bestuur of de promotiecommissie. d. De kleuren die gebruikt worden voor het logo zijn op te vragen bij het bestuur en de promotiecommissie. e. De promotiecommissie is in het bezit van een bewerkbare versie van de huisstijl voor de posters. f. De posters voor de activiteiten van de vereniging worden gedrukt in A3-formaat in kleur. Hierbij staat het logo links bovenin, in een zwarte balk staat de titel en eventueel de ondertitel van de activiteit. Onder in de poster staat opnieuw een zwarte balk met daarin verwijzingen naar sociale media; links een Facebook-logo en rechts een link naar de website in rood, in het lettertype Castellar. Het verdere design van de poster mag naar eigen inzicht opgesteld worden, zolang dit niet in strijd is met de visie van de vereniging. 12

13 Declaraties ARTIKEL 22 a. Declaraties moeten binnen twee maanden na de betaling met bon ingeleverd zijn bij de penningmeester met bijgevoegd een ingevuld en ondertekend declaratieformulier. b. Het declaratieformulier ligt in het kantoor in de kast die toegankelijk is voor de leden. c. De laatste bon voor declaratie van het verenigingsjaar dient op 1 juli van het verenigingsjaar ingeleverd te zijn bij de penningmeester met bijgevoegd een ingevuld en ondertekend declaratieformulier. d. Declaraties worden alleen volstrekt wanneer de uitgave is goedgekeurd door de penningmeester en de voorzitter van het bestuur. Facebook-pagina en website ARTIKEL 23 a. De website en Facebook-pagina wordt beheerd door de promotiecommissie, secretaris en penningmeester van het bestuur. De secretaris en de penningmeester van het bestuur dragen eindverantwoordelijk hiervoor. b. De intern coördinator heeft toegang tot de Facebook-pagina en mag hier berichten plaatsen. c. Het plaatsen van foto s van activiteiten, borrels, feesten en de magazine worden gedaan door de promotiecommissie. De secretaris en de penningmeester van het bestuur dragen eindverantwoordelijk hiervoor. Contracten ARTIKEL 24 a. De penningmeester van het bestuur stelt contracten op voor de partners van de vereniging. b. Ondertekende contracten zijn op te vragen bij de penningmeester van het bestuur en zijn voor alle leden van de vereniging inzichtelijk. c. Contracten die worden opgesteld waarbij een bedrag of waarde van 3.000,00 euro wordt overschreden, mogen niet getekend worden voordat deze zijn goedgekeurd tijdens de ledenvergadering. d. Contracten waarbij bankkrediet worden verleend mogen alleen ondertekend worden wanneer hiertoe toestemming is verkregen van de leden tijdens de ledenvergadering. e. Contracten moeten door minstens twee bestuursleden ondertekend worden waarbij alleen de voorzitter en de penningmeester van het bestuur bevoegd zijn. Donateurschap ARTIKEL Donateurs, zijn zij, die door het bestuur als zodanig zijn toegelaten. 2. Het bestuur is bevoegd het donateurschap door schriftelijke opzegging te doen eindigen. 3. Donateurs zijn verplicht jaarlijks aan de vereniging een geldelijke bijdrage te verlenen, waarvan de minimale omvang door de ledenvergadering wordt vastgesteld. 13

14 4. Donateurs hebben toegang tot de ledenvergadering wanneer het bestuur dit goedkeurt. 5. Donateurs hebben bij aanwezigheid op een ledenvergadering geen stemrecht. 14