FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen

Transcriptie

1 Bestuur 2017/2018 Voor het verenigingsjaar is het FVOG op zoek naar een nieuw bestuur dat zich een jaar lang wil inzetten voor de belangenbehartiging van alle faculteits- en studieverenigingen van de Rijksuniversiteit Groningen. We zijn op zoek naar mensen die de volgende functies willen vervullen: Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Penningmeester Om je een beter beeld te geven wat het FVOG nu precies doet en wat je kan verwachten van een jaar FVOG-bestuur hebben we de structuur, de bezigheden en de functieomschrijvingen uiteengezet in dit document. Voor meer informatie mag je ook contact opnemen met Auke-Frank Tadema (secretaris & vice-voorzitter) op Direct solliciteren? Mail dan je cv + motivatie naar bestuur@fvog.nl. FVOG Het FVOG is in 1987 opgericht en vertegenwoordigt al 30 jaar de belangen van de faculteits- en studieverenigingen gelieerd aan de Rijksuniversiteit in Groningen. Statutair heeft de vereniging twee doelen: Het behartigen van de belangen van de faculteits- en studieverenigingen. Het bevorderen van de onderlinge samenwerking van de faculteits- en studieverenigingen. Om deze doelen te bereiken participeert het FVOG in diverse overleggen op universitair niveau en organiseert zij diverse activiteiten voor de aangesloten verenigingen. Enerzijds dient het FVOG als platform voor de aangesloten studieverenigingen waar zij informatie en kennis kunnen uitwisselen en waar nodig samen kunnen optrekken. Anderzijds behartigt de FVOG de gezamenlijke belangen van de studieverenigingen richting de universiteit, andere studentenorganisaties en derden. Het FVOG voorziet daarbij van advies en wordt door de RUG erkend als serieuze gesprekspartner Een overzicht van de verschillende overleggen en activiteiten is te vinden in dit document. Daarnaast onderhouden wij een informatie-index. Om de functie van spin in het web te vervullen is goede communicatie onmisbaar. Zowel interne als externe communicatie dient goed onderhouden te worden. Het is daarom gebruikelijk dat het bestuur minstens een keer in de twee weken vergadert. De communicatie, zowel naar de leden als naar hogere instanties, wordt middels mail, post en persoonlijke contactmomenten onderhouden. Hieronder vindt u de missie en visie van het FVOG. Missie Het FVOG heeft ten doel de gemeenschappelijke belangen van de faculteits- en studieverenigingen aangesloten bij het FVOG en de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) te behartigen met betrekking tot universiteitsbrede problematiek. Tevens tracht het FVOG de onderlinge samenwerking tussen deze verenigingen te bevorderen om zodoende een prettig klimaat te creëren waarin verenigingen gemakkelijk hun weg kunnen vinden, toekomst bestendig zijn en zich verder te kunnen ontwikkelen. Het FVOG is de overkoepelende vereniging voor alle faculteits- en studieverenigingen van de Rijksuniversiteit Groningen. Enerzijds dient het FVOG als platform voor de aangesloten studieverenigingen waar zij informatie en kennis kunnen uitwisselen en waar nodig samen kunnen optrekken. Anderzijds behartigt het FVOG de gezamenlijke belangen van de studieverenigingen richting de universiteit, andere studentenorganisaties en derden.

2 Visie De visie van het FVOG is: door middel van samenwerking over de verenigingsgrenzen heen de krachten te bundelen, om zodoende samen verder te komen dan als vereniging individueel. Het FVOG fungeert daarbij als spil van kennis en relaties binnen het FVOGnetwerk. Zo zal het FVOG voorzien in een bereikbaar kennisplatform waarin kennis en informatie actief gedeeld worden en zet zij aan tot interfacultaire samenwerking en activiteiten om zo het onderlinge verband te versterken. Het FVOG heeft een ondersteunende functie waar het gaat om de ontwikkeling van individuele verenigingen. Het FVOG heeft daarnaast een vertegenwoordigende functie. Zij zet zich in voor de belangen van de studie- en faculteitsverenigingen op het gebied van universiteitsbrede problematiek en voor zover dit nodig is. Zij is hierbij actief en alert om informatie en signalen die betrekking hebben op haar leden te inventariseren, te documenteren en terug te koppelen naar haar leden. Het FVOG maakt daarbij gebruik van diverse overlegstructuren om zo de belangen van haar leden, zowel individueel als vereniging als gezamenlijk, optimaal te kunnen behartigen. Het FVOG maakt het daarbij mogelijk om samen met een krachtige stem naar buiten te treden, waar ieder lid individueel en het netwerk als geheel ten volle van profiteert. Bestuur Het bestuur van het FVOG wisselt jaarlijks rond september. De zoektocht naar een nieuw bestuur begint dit jaar in april. Middels een open sollicitatieprocedure kunnen leden van de aangesloten verenigingen hun interesse kenbaar maken voor een positie in het bestuur. Vervolgens zal het zittende bestuur uit de sollicitanten een kandidaatsbestuur voordragen aan de Algemene Verenigingen Vergadering (AVV). Mochten er onvoldoende sollicitanten zijn dan wordt een beroep gedaan op een van tevoren vastgestelde lijst met verenigingen die een bestuurslid dienen te leveren (de vangnetregeling). De volgorde op deze lijst is in goed overleg met de verenigingen vastgesteld. Aangesloten verenigingen Het FVOG heeft op dit moment 54 aangesloten verenigingen. Alle faculteits- en studieverenigingen die alle studenten van een bepaalde studie of interessegebied accepteren als lid, kunnen zich aansluiten bij het FVOG. Tijdens de AVV s die 3 keer per jaar worden georganiseerd kunnen deze verenigingen met elkaar in discussie over bepaalde onderwerpen. Verder kunnen verenigingen advies geven en ontvangen van elkaar. Externe contacten Zoals eerder genoemd is goede communicatie onmisbaar om de functie van spin in het web te vervullen. De externe communicatie dient dus goed onderhouden te worden. De aangesloten verenigingen zijn goed te bereiken via de mail en tijdens (constitutie-)borrels. Universitaire instanties zijn ook via de mail goed te bereiken maar het is handig om persoonlijk contact te onderhouden met deze partijen. Het past binnen de cultuur van de RUG om veel in de wandelgangen te overleggen. Enkele belangrijke contacten zijn: SOG (studentenfractie Universiteitsraad) Lijst Calimero (studentenfractie Universiteitsraad) Lijst Sterk (studentenfractie Universiteitsraad) Presidiumlid studentfractie Contractus (koepelorganisatie van algemene gezelligheidsverenigingen) CUOS Student Assessor van het College van Bestuur Rector Magnificus

3 KEI ESN De partijen van het Centraal Faculteitsoverleg (CFO) van het FVOG Externe trainingspartners Via de fracties in de universiteitsraad kan je goed op de hoogte blijven van alles wat er op universitair niveau speelt en is het mogelijk om invloed uit te oefenen op beslissingen die op universitair niveau genomen worden. Als koepel van faculteits- en studieverenigingen ben je voor hen het eerste aanspreekpunt als er zaken ter sprake komen over de faculteits- en studieverenigingen en diens belangen. Je hebt in dat opzicht dan ook een kennisvoorsprong. In september wisselen alle fracties. Het presidium van de universiteitsraad wordt gevormd door een lid vanuit de personeelsfractie en een lid vanuit de studentenfracties. Zij houden direct contact met het College van Bestuur (CvB) van de universiteit. Dit is een uniek model van inspraak dat nergens anders in Nederland is te vinden (het Harmoniemodel). Op deze manier zijn de lijntjes tussen de universiteitsraad en het CvB kort en worden veel harde discussies voorkomen. Het presidiumlid van de studentenfracties is een makkelijk aan te spreken persoon die bijna alles weet wat er speelt op het hoogste universitaire niveau. Naast het presidiumlid is er de rol van student assessor. De student assessor is adviseur van het CvB en heeft een adviserende stem in het door het CvB te bepalen beleid, het is voor het FVOG erg nuttig en waardevol om contact met de student assessor te onderhouden. Het CUOS is verantwoordelijk voor de toetsing van beursaanvragen van o.a. studieverenigingen. Contractus is de koepel van acht algemene studentenverenigingen (ASV s) en vertegenwoordigt logischerwijs hun belangen. Daarnaast is er nog de Stichting Studentenactiviteiten (SSA), dit is de koepel van studieverenigingen van de Hanzehogeschool (HG). Zij vervullen daar voor de hboverenigingen de functie van zowel het CUOS als het FVOG. Sinds vorig jaar is er een nauwe samenwerking tussen stichting KEI en het FVOG. Tijdens de KEI-week krijgen faculteits- en studieverenigingen via het FVOG ruimte om e.e.a. te organiseren. Het CFO is een nieuw overleg sinds waarin per faculteit een vertegenwoordigende vereniging plaatsneemt. In dit overleg worden verschillende onderwerpen besproken waarbij elke faculteit bij monde van de haar vertegenwoordigende vereniging haar ontwikkelingen doorgeeft. Het afgelopen jaar waren de vertegenwoordigers JFV Groningen (faculteit Rechtsgeleerdheid), Clio (faculteit Letteren), EBF (faculteit Economie en Bedrijfskunde), MFV Panacea (faculteit Medische Wetenschappen), ODIOM (faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen), Chemische Binding (faculteit Science and Engineering), Ibn Battuta (faculteit Ruimtelijke Wetenschappen) en ten slotte STUFF (faculteit Wijsbegeerte). De externe trainingspartners van het afgelopen jaar waren BHV Noord-Nederland, Power2Improve en Sjoerd van den Spijker. Algemene Verenigingen Vergaderingen (AVV s) Het FVOG houdt driemaal per jaar een Algemene Verenigingen Vergadering (AVV). Tijdens deze vergaderingen worden alle belangrijke ontwikkelingen sinds de vorige AVV besproken. Vaak is dit een herhaling en verdieping van onderwerpen waar al eerder melding van is gemaakt, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief. Verenigingen zijn niet altijd even goed op de hoogte van alle zaken die er spelen. De AVV s zijn daarom een goede gelegenheid om de verenigingen te informeren en hun vragen te beantwoorden. Omdat de AVV s goed worden bezocht bieden ze ook een goede gelegenheid om de mening van de aangesloten verenigingen over een onderwerp te peilen. De overdrachts-avv vindt begin september plaats. Hierna worden normaal gesproken nog twee AVV s georganiseerd voor de volgende overdrachts-avv. Statutair is het FVOG overigens verplicht slechts e e n vergadering per jaar te organiseren, te weten binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar.

4 Functies Voorzitter Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Je hoofdtaak is er voor ogen dat het FVOG goed functioneert in de Groningse universitaire wereld. Vaak ben je de spreekbuis van het FVOG, of word je zo gezien. Dit houdt in dat je van alle zaken die spelen op de hoogte moet zijn. Ga ervan uit dat de meeste bestuursleden van aangesloten verenigingen weten wie je bent. Binnen het bestuur bewaak je de eenheid en geef je richting aan het algemene beleid van het orgaan. Ook zit je de bestuursvergaderingen en AVV s voor en maak je de agenda s hiervoor. De taken van de voorzitter: Algemene Verengingen Vergaderingen voorbereiden en voorzitten HR en statuten kennen en hier ook mee werken Activiteiten goed inplannen en het jaaroverzicht bijhouden/naleven Op constitutieborrels het bestuur voorstellen en ook op andere gelegenheden het woord nemen en het FVOG vertegenwoordigen Inschrijven bij de Kamer van Koophandel Contact houden met de aangesloten verenigingen Contact houden met de studentenfracties Erop toezien dat de bestuurstaken evenwichtig verdeeld worden over de bestuursleden en goed worden uitgevoerd Eventuele aanvraag bij het CUOS voor fondsen voor het FVOG opstellen en indienen Eigen invulling... Je takenpakket kan zo groot zijn als je hem zelf maakt Daarnaast zijn er zaken die, bijvoorbeeld naar aanleiding van je beleidsplan, om extra aandacht vragen. Vice-voorzitter Er liggen gevarieerde taken voor je als je je opwerpt als vice-voorzitter van de FVOG. Als vicevoorzitter vervang je de voorzitter wanneer deze afwezig is tijdens gewone bestuursvergaderingen, Algemene Verenigingen Vergaderingen maar ook tijdens constitutieborrels of andere officie le gelegenheden. Naast zulke gelegenheden waar je je op de hoogte stelt van alle zaken die de verenigingen bezighouden, schuif je elke maand aan bij het CUOS-koepel overleg, waar de grote lijnen binnen het gehele verenigingsleven van de studenten wordt aanschouwd en de positie van de studenten (en voor jou de studieverenigingen) het voornaamste punt op de agenda is. Zodra er iets interessants langskomt (van bijvoorbeeld de U- raad), is het zaak hierop in te spelen. Secretaris Als Secretaris is het jouw officie le taak contact te onderhouden met de leden. De nieuwsbrief die je samen met je bestuursgenoten hebt geschreven wordt uit jouw naam verstuurd. Verder houd je de mailbox bij en beantwoord je vragen. Vragen waar je geen antwoord op hebt, kan je bewaren tot de vergadering en dan ter sprake brengen of even doorsturen naar je bestuursgenoten. Vergaderingen Jouw taken tijdens de bestuursvergaderingen zijn: post meenemen, belangrijke mail uitprinten en het notuleren van de vergadering. Tijdens de AVV s draag je ook zorg voor het notuleren, het printen van alle benodigde stukken, het aftekenen van de presentielijst en het de aanwezigheid en het gebruik van stemlijsten.

5 Post De post voor het FVOG wordt bezorgd aan de Broerstraat 5, waar het FVOG een postvakje heeft. Er komt redelijk wat post binnen, voornamelijk constitutiekaartjes en verenigingsblaadjes van de leden. Constitutieborrels Wanneer verenigingen het FVOG uitnodigen voor hun constitutie, schrijf je in het gastenboek. In het geval dat het hele bestuur niet aanwezig kan zijn, stuur je een mailtje. Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor het financie le reilen en zeilen van het FVOG. Zo zorg je dat er geld binnenkomt en je zorgt ervoor waar het aan wordt uitgegeven. De boekhouding wordt bijgehouden met Excel. Door de relatief kleine begroting is een professioneel boekhoudprogramma niet nodig. De belangrijkste momenten voor de penningmeester zijn de financie le afhandeling van het besturenweekend, besturendag en BHV-cursus, alsmede de inning van de contributie. De penningmeester moet zijn administratie goed bijhouden. Naast deze vanzelfsprekende taken als penningmeester, ben je ook betrokken bij de organisatie van de activiteiten van het FVOG en het onderhouden van contacten van verenigingen en andere instanties. Er is veel ruimte voor eigen inbreng bij de verdeling van de taken van de bestuursleden. Het afgelopen jaar was de takenverdeling als volgt: Anna-Lijsbeth Klijnstra (Voorzitter: Universiteitsraad CUOS-Koepeloverleg Contactpersoon Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen Contactpersoon Faculteit Rechtsgeleerdheid Contactpersoon Faculteit Medische Wetenschappen Auke-Frank Tadema (Secretaris/Vice-voorzitter: Website en Social Media Contactpersoon Faculteit Letteren Contactpersoon Faculteit Godsgeleerdheid en Godsdienstwetenschap Contactpersoon Faculteit Wijsbegeerte Contactpersoon Faculteit University College & Honours College Floyd van den Berg (Penningmeester: Internationalisering NEXT Career Services University of Groningen Contactpersoon Faculteit Science en Engineering Contactpersoon Faculteit Economie en Bedrijfskunde Contactpersoon Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen