Agenda Bestuursvergadering december 2014 S.D.V.N. DANCE FEVER

Transcriptie

1 Agenda Bestuursvergadering december 2014 S.D.V.N. DANCE FEVER Locatie en tijd Secretariaat Villa van Schaeck, uur Aanwezigen Tom Lormans, Carine Eskes, Roxanne Oude Alink en Kim Schuurman Agenda 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen 4. Vaststellen notulen Bij dit punt worden de notulen van BV10 besproken (zie mail) en de ledennotulen van BV09 (zie mail). 5. Bespreekpunten a. Agenda ALV Een tijdje terug is de eerste versie voor de ALV agenda g d. Wat moet erop komen te staan? Zijn er dingen vergeten? b. Sollicitatie docent c. Tijden secretariaat d. De redactiecommissie e. Beleidsplan Het verenigingsgevoel is een belangrijk punt in ons beleidsplan. Zijn er concrete zaken waar we aan kunnen werken? f. Lustrumcie Het is moeilijk om de commissie gevuld te krijgen. Wat te doen? g. Nieuwjaarsgala Veel geluiden gehoord over het oneens zijn met de prijs en de locatie. Hoe kan het gala duurder zijn dan vorig jaar terwijl het beleid nadrukkelijk is activiteiten goedkoper te maken? Wat is er mis gegaan? Wat kunnen we hieruit leren voor het Open Feest? h. Eigen locatie Plan maken hoe we het komende half jaar te werk kunnen/zullen gaan. i. Statuten Tom bespreekt artikel uit de Statuten (zie website) 6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst b. Bestuursleden 7. Ingekomen stukken 8. WVTTK 9. Rondvraag 10. Sluiting

2 1. Opening Tom opent de vergadering om 13:09. Notulen BV11 2. Vaststellen agenda Tijdens de W.V.T.T.K. zal besproken worden: Batterijen stijldansen (Cenna) Docenten mailen reserveren balie (Cenna) Evaluatieformulieren (Roxanne) Open feest FeBo (Kim) De agenda is hiermee vastgesteld. 3. Mededelingen Cenna Het incassocontract van de Rabobank is verhoogd, getekend en verstuurd. Tom De KVK-formulieren heb ik op de post gedaan en na de vakantie zal dat verwerkt worden. Carine Cenna en ik hebben de kerstkaarten verstuurd. Ze zijn gestuurd aan alle docenten, de RvA, Teamcaptain(s) en de actieve leden. Carine We hebben bericht van de toetsingscommissie van bestuursbeurzen: 4. Vaststellen notulen Notulen BV10 De notulen zijn vastgesteld Ledennotulen BV09 Tom Graag even naar kijken, dan maak ik ze af. 5. Bespreekpunten a. Agenda ALV Agenda is ok. Weinig punten, maar dat was de bedoeling van 5 ALV s. Bij de uitnodiging vraagt Carine om input van de leden. b. Sollicitatie hiphop docent Roxanne gaat proberen een proefles in te plannen om te zien of deze sollicitant geschikt is. Pagina 2 van 5

3 Notulen BV11 c. Tijden secretariaat maandag 5 januari 19:00-21:30 X woensdag 7 januari 12:00-13:30 Tom en Rox maandag 12 januari 19:00-21:30 X woensdag 14 januari 12:00-13:30 Tom en Rox maandag 19 januari 19:00-21:30 Cenna en Carine woensdag 21 januari 12:00-13:30 Kim??? en Manon??? 19:00-21:30 Kim??? en Manon??? maandag 26 januari 19:00-21:30 Cenna en Carine woensdag 28 januari 12:00-13:30 Tom Carine Ik heb hier nog wel meer vragen over. Moet ik daar een mail voor sturen of misschien weten jullie daar antwoorden op: Hoe krijgen we internet? Tom: Daar heb ik over g d, gebeld en geappt. Wc-papier. Dat was laatst op, dus ik vroeg mij af of dat wel echt door de Villa geregeld moet worden. Tom: Michel zei dat het de verantwoordelijkheid van de Villa is. Carine: Maar misschien moeten we zelf wat reservepapier hier neerleggen. Tom: Ja dat zal ik doen. Wie heeft er allemaal een sleutel van onze kamer? Phocas volgens mij ook. Tom: En ik vind dat er 6 sleutels moeten komen. Hoe zit het met de bel? Kan onze naam erbij en welke moeten we dan precies gebruiken? Hoe krijgen we ons logo in de gang? Cenna: En ons logo moet ook op het raam van Phocas. Wie gaat er wanneer mee spulletjes kopen? Cenna! d. De redactiecommissie De redactiecommissie loopt tegen enige problemen aan die na de vakantie opgepakt en opgelost zullen worden. e. Beleidsplan Iedereen moet tijdens de vakantie nadenken over hoe we de borrels het beste kunnen aanpassen. Tom mailt de RvA hierover. Tijdens de vakantie bekijken welke vragen er evt. in de enquête zouden kunnen. f. Lustrumcie Kim gaat verschillende mensen persoonlijk mailen. g. Nieuwjaarsgala De communicatie tussen de Acco en ons moet adequater, zodat we elkaar makkelijker kunnen bijstaan. h. Eigen locatie Carine gaat contact opnemen met verhuurder van de stationsruimte die leegstaat. Op ALV vertellen we hoe we er nu voor staan. Pagina 3 van 5

4 i. Statuten Wij gaan de ALV-notulen voortaan ondertekenen. Dit is namelijk statutair zo geregeld. Notulen BV11 6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst Actiepuntenlijst is doorgelopen. b. Bestuursleden Kim Ik heb eindelijk de fotografieworkshop geregeld. Die is voor het gala en ze gaan langs de Old Cave om te oefenen met de belichting. 7. Ingekomen stukken Vooraankondiging NSSR ALV 14 januari, 19:30, CC5. Manon, Tom, Kim, Roxanne. 8. WVTTK Batterijen stijldansen Cenna mailt Saskia de Haan en zoekt batterijoplaadding uit Docenten mailen reserveren balie Tom mailt de docenten over deze kwestie en sluit de mail van Monique Rozenboom bij. Evaluatieformulieren Er worden vragen over het mailbeleid opgesteld en deze zal Roxanne verwerken in de evaluatieformulieren. Open Feest FeBo Kim vraagt Saskia om mee te helpen/denken over een locatie voor het open feest. 9. Rondvraag Kim Ik heb al wekenlang geen presentielijsten gezien. Tom: Ik heb ze wel gezien. Kan wel zijn dat het pas na de C-les is. Kim Roxanne, ik wil het bestuursweekend plannen. Ik dacht aan maart, april Roxanne Ik heb mail van Ellen Damen over het NTDS. Sturen we dat door of niet? JA Dit in de eerste week na de kerstvakantie naar de stijldansers mailen. Roxanne Heerlijke momenten: afzeggen, want is al in januari en klassiek doet sowieso niet mee. Roxanne Ik heb een vacature van Jazz gemaakt. Ik zet hem in de mail. Carine Hoe gaat het met de tegenprestaties? Tom: Ik ben bezig om een datum te prikken. Ga ik dit weekend doen. Het gaat hoe dan ook door. Voor de tegenprestatie van januari ga ik een reminder sturen, want daar hebben we nog helemaal geen reactie op. Carine: Wie zorgt voor alles? Tom: Ik kan voor de BBQ Pagina 4 van 5

5 Notulen BV11 en boodschappen zorgen. Tom: Ik mail en zeg dat ze voor 1 januari moeten reageren. Gaat alleen door voor mensen die voor die tijd hebben gereageerd. Carine Tom, heb jij al goed contact gehad met de RvA over het meerjarenplan? Tom: Ik wil de afspraak van 9 januari verzetten, want dan hebben we die tegenprestatie. Ca: Ik vind de RvA wel even iets belangrijker dan een tegenprestatie. Tom: Ok, dan ga ik daar heen. Carine Is alles geregeld voor de NADB? Moeten we daar nog iets mee/voor doen in de toekomst? Tom: waarschijnlijk ieder jaar verlengen. Carine: zet in het draaiboek. Cenna zet jij dit in een draaiboek voor begroting volgend jaar? Carine Wat waren de reacties op de commissi ? Kim: Alleen praktische reacties. Ellen Damen gaf de tip om de adressen van de Cie s erin te zetten. Geen klachten en Cie s zijn volgens mij wel blij. Carine Willen jullie aub de beantwoorde/gelezen mails uit het postvak halen of op ongelezen zetten? Carine Verdelen wie er in de kerst wanneer even in de mail kijkt. Kim/Roxanne: Ik kijk sowieso tijdens de vakantie wel. Ca: Ok, dan hoeven we geen dagen te verdelen! Voor de vakantie wel graag ALLE MAILS uit het postvak weg hebben. Cenna Controle Judith Dolman en Nathalie Teeuwen bij HH. Tom: Ik mail de HH sowieso apart over de schoenen dus dan kan het daar bij in. Cenna Wie stelt het automatisch antwoord voor de kerstvakantie in? Carine Tom Iedereen moet het juiste adres van Tim en Peia gebruiken! 10. Sluiting Tom sluit de vergadering om 15:23. Pagina 5 van 5