Koersnotitie. (Be)sturing Panta Rhei. SG Panta Rhei Amstelveen. René van Drunen

Transcriptie

1 Koersnotitie (Be)sturing Panta Rhei SG Panta Rhei Amstelveen René van Drunen 23 februari 2010

2 Inhoudsopgave 1 Wijziging bestuur en toezicht Het nieuwe bestuursmodel Gevolg van het nieuwe bestuursmodel De rol van bestuurder/algemeen directeur 4 2 Aansturingsfilosofie Omvang van de directie Rol van de directie 5 3 De nieuwe directiesituatie Globale taakomschrijving directieleden Functiebeschrijvingen Managementstatuut Organigram 9 4 Het managementoverleg Werkoverleg teamleiders Directieoverleg MT sessies 10 5 Planning 11 CPS Onderwijsontwikkeling en advies 2

3 1 Wijziging bestuur en toezicht Scholengemeenschap Panta Rhei maakt deel uit van de Stichting voor Voortgezet Onderwijs Amstelveen. De bestuurssituatie van deze stichting zal per 1 augustus 2010 aangepast worden aan gewijzigde wetgeving. De wijziging beïnvloedt de aansturing van de medewerkers binnen SG Panta Rhei. Deze notitie gaat over gevolgen binnen de school van dit nieuwe bestuursmodel. 1.1 Het nieuwe bestuursmodel Het algemeen bestuur is belast met het besturen van de Stichting. Het algemeen bestuur bestaat uit een uitvoerend deel en een toezichthoudend deel. Het algemeen bestuur wijst uit het algemeen bestuur één persoon aan die het uitvoerend deel van het bestuur vormt. Deze persoon maakt deel uit van het algemeen bestuur. De resterende leden van het algemeen bestuur vormen het toezichthoudende deel van het bestuur. Het lid van algemeen bestuur dat tevens lid is van het uitvoerend deel van het bestuur functioneert als directie als bedoeld in de Wet op het voortgezet onderwijs en als de schoolleiding als bedoeld in de Wet medezeggenschap scholen en legt aan het algemeen bestuur verantwoording af over het functioneren van de school. Het uitvoerend deel van het algemeen bestuur wordt in deze notitie verder bestuurder/algemeen directeur of algemeen directeur genoemd. In deze naamgeving komen de beide rollen tot uitdrukking, namelijk de rol van bestuurder en de rol van algemeen directeur binnen de school. 1.2 Gevolg van het nieuwe bestuursmodel Het nieuwe bestuursmodel heeft gevolgen voor de aansturing van de medewerkers van SG Panta Rhei. Per 1 augustus 2010 zal de directeur van de school naast zijn rol als (algemeen) directeur ook de rol van bestuurder op zich nemen. Door deze bestuurdersrol zal de afstand van de algemeen directeur tot de operationele processen in de school groter worden. De bestuurder/algemeen directeur is bevoegd om een deel van zijn taken en bevoegdheden bij mandaatbesluit te doen uitvoeren door andere functionarissen die onder zijn gezag staan in overeenstemming met een managementstatuut. Deze notitie gaat in op die wijzigingen in de interne aansturing binnen SG Panta Rhei. CPS Onderwijsontwikkeling en advies 3

4 1.3 De rol van bestuurder/algemeen directeur Het toezichthoudend deel van het algemeen bestuur wordt door de bestuurder/algemeen directeur regelmatig geïnformeerd over onder andere de kwaliteit van het onderwijs en de verleende zorg- en dienstverlening. Om aan deze informatieplicht te kunnen voldoen zal kwaliteitszorg een belangrijk aandachtsgebied van de bestuurder/algemeen directeur zijn. Hierbij is de dialoog het instrument om sturing te geven aan die kwaliteit. In de komende tijd zal een model verder ontwikkeld worden dat past bij SG Panta Rhei, recht doet aan de kernwaarden van de school en gebaseerd is op het model sturen op vitaliteit. CPS Onderwijsontwikkeling en advies 4

5 2 Aansturingsfilosofie Met de invoering van het systeem van kernteamleiders in 2007 heeft de school een principiële keuze gemaakt. Dat is de keuze om de aansturing van de medewerkers zo dicht mogelijk op de werkvloer te laten plaatsvinden. Verreweg de meeste docenten en ondersteunende medewerkers maken deel uit van kleine teams die worden aangestuurd door een kernteamleider (hier verder teamleider genoemd). Deze teamleiders geven integraal leiding aan het eigen team en zijn hiërarchisch leidinggevend, wat wil zeggen dat ze de functioneringsgesprekken met de eigen teamleden voeren. Het aansturen van de medewerkers vindt in deze setting plaats. Alle overige managementtaken zijn ondergebracht bij de directie. Zoals het (strategisch) beleid van de school op gebieden als Onderwijs, Personeelsbeleid, Financiën en Beheer, PR etc. 2.1 Omvang van de directie De keuze voor de invoering van een besturingsmodel met teamleiders heeft gevolgen voor de omvang van de directie. Nu zijn uitvoerende taken en aansturing van medewerkers nog voor een deel bij directieleden ondergebracht. Met de groei van de kernteamleiders in hun functie en de ontwikkeling van de daarvoor benodigde competenties, zullen steeds meer van deze uitvoerende- en sturende taken door kernteamleiders worden verricht. Dat heeft wel tijd nodig. Hoe lang dat proces zal duren is nu nog niet te zeggen. Dit hangt af van het ontwikkeltempo van de teamleiders en de acceptatie van hun leidinggevende rol bij hun teamleden. De verwachting is dat bij voltooiing van dit proces er behoefte is aan één directielid naast de bestuurder/algemeen directeur (totaal 1,8 fte). Daar waarin bepaalde specialismen niet meer of onvoldoende worden voorzien zal een beleidsmedewerker worden aangesteld of worden taken buiten de organisatie door gespecialiseerde aanbieders verricht (outsourcing). Vooralsnog wordt gekozen voor een directie van drie personen. In ieder geval twee directieleden zullen in 2011 gebruik maken van de bapo-regeling, zodat het aantal directie-fte s minder dan 3 fte zal bedragen. Bij natuurlijk verloop binnen de directie in de komende jaren zal op dat moment weer kritisch gekeken worden naar de omvang van de directieformatie. 2.2 Rol van de directie Niet alleen de omvang, ook de rol van de directie zal gaandeweg veranderen. Het is onvermijdelijk maar ook wenselijk dat directieleden meer afstand krijgen ten opzichte van de werkvloer. Het is echter niet de bedoeling om een weg in te slaan die leidt tot ongewenste bureaucratisering en onzichtbaarheid van directieleden. De kracht van de aansturing van SG Panta Rhei in de afgelopen jaren is juist de aanwezigheid van een directie die makkelijk benaderbaar is, zichtbaar in de school en een stempel drukt op CPS Onderwijsontwikkeling en advies 5

6 de gewenste cultuur: zo doen we het. Dat wil men ook graag zoveel mogelijk behouden. Tegelijkertijd dienen teamleiders de ruimte te krijgen om zich te profileren als direct leidinggevende van hun teamleden. Daar passen bepaalde interventies van directieleden niet meer bij. Zoals het direct ingrijpen in situaties in de school die gesignaleerd worden. In sommige situaties zal dat nog steeds nodig zijn, maar soms is het raadzaam om dat niet te doen en er later bij een teamleider op terug te komen. Het zijn subtiele keuzes van directieleden om te beslissen wanneer de verantwoordelijkheid van teamleiders overgenomen wordt en wanneer niet. Maar altijd moet helder zijn dat de teamleiders in hun kracht gezet en gehouden moeten worden. Hierin zit misschien wel de grootste uitdaging voor de komende jaren. CPS Onderwijsontwikkeling en advies 6

7 3 De nieuwe directiesituatie Het directieteam zal per 1 augustus 2010 bestaan uit 3 personen. Een bestuurder/algemeen directeur (hier verder te noemen: algemeen directeur) en twee adjunct-directeuren. Ieder directielid heeft een aantal portefeuilles en stuurt een aantal medewerkers aan. Hierbij gaat het om taken en bevoegdheden die aan het uitvoerend deel van het bestuur zijn toegewezen en die door de bestuurder/algemeen directeur of door de beide adjunct-directeuren (bij mandaatbesluit) worden uitgevoerd. De bestuurder/algemeen directeur heeft ten allen tijde vetorecht bij besluiten van de adjunct-directeuren en de teamleiders. 3.1 Globale taakomschrijving directieleden Bestuurder/algemeen directeur. In paragraaf 1.3 is al aangegeven dat de bestuurder/algemeen directeur expliciet verantwoordelijk is voor de kwaliteitszorg van de school vanuit het - in de reglementen verwoorde - vereiste van rapportage aan het overig deel van het algemeen bestuur over de kwaliteit van het onderwijs en de verleende zorg- en dienstverlening. Een onderdeel hiervan is de professionalisering van de medewerkers daar waar het de pedagogische kwaliteit betreft. De overige taken van de algemeen directeur zijn beschreven in de concept statuten Panta Rhei 1. Behalve de hierin beschreven taken heeft de algemeen directeur ook de verantwoordelijkheid voor de beleidsportefeuille Personeelsbeleid. In de uitvoering van het personeelsbeleid is de algemeen directeur betrokken bij een aantal niches in het huidige personeelsbeleid en bij gecompliceerde personeelsvraagstukken zoals schorsing en ontslag samen met de plv. alg. directeur. Zoals hierboven beschreven zal de algemeen directeur meer op afstand komen te staan van een aantal processen in de school. Dat betekent echter niet dat de algemeen directeur niet meer betrokken zou zijn bij deze processen. Wel betrokken, echter niet in eerste instantie verantwoordelijk. De algemeen directeur stuurt de beide adjunct-directeuren, de directiesecretaresse, de docentbegeleider/coach en de PR medewerker aan en voert met hen de cyclus uit van functionerings- en beoordelingsgesprekken Adjunct directeur /plv.alg.directeur De adjunct directeur/plv.alg.directeur is verantwoordelijk voor het gehele primaire proces van de school, namelijk de uitvoering van het onderwijskundig beleid en het beleid ten aanzien van de zorg voor leerlingen zoals in het Schoolplan is vastgelegd. Hij 2 vervangt tevens de algemeen directeur bij diens afwezigheid. Deze adjunct directeur stuurt de teamleiders Onderbouw en Bovenbouw aan, een aantal docenten met speciale taken en de hoofdconciërge en voert met hen de cyclus uit van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Bij de aansturing van de 1 2 Concept Statuten Panta Rhei - versie 1.0 blz. 4,5 Daar waar hij staat, dient ook zij gelezen te worden. CPS Onderwijsontwikkeling en advies 7

8 conciërgerie is overleg met de collega adjunct directeur met beheer in zijn portefeuille noodzakelijk omdat het dagelijks beheer van het gebouw en het daaruit voortvloeiende klein onderhoud een belangrijke taak van de conciërges is. Het gaat hier om een nieuwe functie waarvoor een profiel is opgesteld. Dit profiel zal een belangrijke rol spelen bij de werving Adjunct directeur Deze adjunct directeur is verantwoordelijk voor de portefeuilles Financiën en Beheer. Dit zijn alle secundaire processen in school, behalve Personeelsbeleid. De adjunct directeur stuurt de teamleider Informatietechnologie (IT) en de medewerkers van de leerling-administratie en financiële administratie aan en voert met hen de cyclus uit van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Bij de aansturing van de teamleider IT is overleg met de collega adjunct directeur met onderwijs in zijn portefeuille noodzakelijk omdat de teamleider IT dienstverlenend is aan het onderwijsproces. 3.2 Functiebeschrijvingen Voor de nieuwe functies van bestuurder/algemeen directeur en van adjunctdirecteur/plv.alg.directeur zullen functiebeschrijving worden gemaakt en gewaardeerd door een gecertificeerd FUWA adviseur. De functiebeschrijving van adjunct-directeur zal aangepast worden aan de nieuwe situatie en zonodig opnieuw gewaardeerd. 3.3 Managementstatuut In het managementstatuut 3 zijn de taken en bevoegdheden van de directie van SG Panta Rhei geregeld. Alsook de communicatie en besluitvorming met het bestuur van de school. Met het ingaan van de nieuwe bestuurssituatie per 1 augustus 2010 is het huidige managementstatuut niet meer overeenkomstig de nieuwe bestuurlijke verhoudingen. Er zijn concept statuten 4 ontworpen die taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur beschrijven vanaf 1 augustus In het nieuwe managementstatuut dat handelt over de algemeen directeur en de managementlagen daaronder wordt verwezen naar de (concept) statuten. 3 4 Managementstatuut Scholengemeenschap Panta Rhei, versie 4 juli 2007 Concept statuten Panta Rhei - versie 1.0 CPS Onderwijsontwikkeling en advies 8

9 3.4 Organigram Algemeen bestuur Bestuurder/Algemeen directeur Stafdocent(en) Directiesecretaresse Medewerker PR Adjunct directeur Adjunct directeur Teamleiders Onderwijs Teamleider IT Stafdocent(en) Medewerker leerling-administratie Hoofdconciërge Medewerker financiële administratie CPS Onderwijsontwikkeling en advies 9

10 4 Het managementoverleg Het managementteam (MT) van SG Panta Rhei bestaat uit: Bestuurder/alg.directeur Twee adjunct directeuren Teamleiders onderbouw en bovenbouw Teamleider IT De volgende overlegvormen vinden plaats: 4.1 Werkoverleg teamleiders De teamleiders hebben minimaal één maal in de twee weken werkoverleg met het leidinggevend directielid. Hierin worden de lopende zaken doorgenomen. Er wordt een beknopte besluitenlijst opgesteld. Terugkerende knelpunten worden in het directieoverleg besproken. Pm. In de beginfase na 1 augustus 2010 zullen nog gezamenlijke MT vergaderingen over de lopende zaken plaatsvinden. Geleidelijk zal dit type vergaderingen worden afgebouwd. 4.2 Directieoverleg Wekelijks vindt er overleg plaats tussen de directieleden. Hierin worden zaken besproken die ingebracht worden door de portefeuillehouders en zaken die vanuit het werkoverleg met de teamleiders naar voren komen. Vanuit het kwaliteitsbeleid van de school zullen evaluaties een belangrijke rol spelen. Tevens worden de MT sessies in dit beraad voorbereid. 4.3 MT sessies In de MT sessie wordt nieuw beleid of belangrijke beleidswijzigingen besproken. Deze vergaderingen zullen een dagdeel in beslag nemen en zonodig wordt hiervoor een hele dag uitgetrokken. Deze sessies zullen drie à vier maal per jaar plaatsvinden. De MT sessies worden in het directieoverleg voorbereid al of niet met de assistentie van docenten met taken op bepaalde terreinen. CPS Onderwijsontwikkeling en advies 10

11 5 Planning Koersnotitie (be)sturing Panta Rhei Maart 2010, bespreking in personeelsraad Profiel adjunct-directeur Onderwijs Maart 2010 Managementstatuut Mei 2010 (VBS) Functiebeschrijvingen alg. directeur, adjunctdirecteur Mei 2010 (beschreven en gewaardeerd) (CPS) Onderwijs en adj.directeur Bedrijfsvoering CPS Onderwijsontwikkeling en advies 11