Gemeente Hoogeveen. Programma van eisen. voor de ACCOUNTANT

Transcriptie

1 Gemeente Hoogeveen Programma van eisen voor de ACCOUNTANT in

2 Inleiding Het huidige contract met de accountant loopt tot en met de controle van de jaarrekening Het is gesloten in de periode voor de ingang van dualisering. De gemeente Hoogeveen wil via de nieuwe aanbesteding met de accountant tot actuele afspraken komen, die passen in de Gemeentewet en de daarop gebaseerde voorschriften en gemeentelijke verordeningen. Op basis van de actuele afspraken moet de huisaccountant zowel de gemeenteraad als het college van burgemeester en wethouders adequaat ondersteunen in de uitoefening van hun taken en het afleggen van verantwoordelijkheid daaromtrent. Van hem wordt verwacht dat hij naast het inbrengen van zijn deskundigheid oog heeft voor de eigenheid van de gemeente Hoogeveen. Het programma van eisen is bedoeld om degene die de offerte uitbrengt duidelijkheid te verschaffen over wat de raad van hem verlangt. De keuze zal uiteindelijk vallen op degene die de beste prijs vraagt in verhouding tot de vereiste en geboden kwaliteit. Overeenkomst De overeenkomst omvat de werkzaamheden betreffende de boekjaren 2005 tot en met 2007 met de mogelijkheid tot verlenging voor de twee daarop volgende boekjaren. Verlenging (tot en met uiterlijk 2009) met telkens één jaar, behoort tot de mogelijkheden, maar hangt af van jaarlijkse evaluatie. De overeenkomst omvat in elk geval de werkzaamheden die verband houden met: Jaarrekening 2005 Jaarrekening 2006 Jaarrekening 2007 en de daaraan gerelateerde: Wettelijk voorgeschreven deelverklaringen Incidentele deelverklaringen voor specifieke onderwerpen De overeenkomst wordt aangegaan onder toepassing van de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hoogeveen. Wijze van aanbesteding Gelet op het karakter van de opdracht is gekozen voor aanbesteding op uitnodiging. De drie accountants die zijn uitgenodigd een offerte uit te brengen, zijn genoemd in bijlage 1 bij dit programma van eisen. Opmerking: Europese aanbesteding is niet verplicht, omdat de opdracht in dit geval jaarbedrag x aantal jaren (= drie), exclusief BTW het bedrag van niet te boven gaat. Ter onderbouwing: in bedraagt het uitgetrokken budget Het budget is puur indicatief verdeeld in voor werkzaamheden in verband met jaarrekening en voor incidentele verklaringen. Een exacte splitising is niet bekend. 2

3 Organisatorische gegevens De ambtelijke organisatie van Hoogeveen is sinds 1 januari 2004 ingericht volgens een directiemodel. Het organogram is als bijlage toegevoegd. In het Reglement betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met uitzondering van de griffie en met inbegrip van de instructie voor de gemeentesecretaris staat de hoofdstructuur. Het reglement met toelichting is als bijlage toegevoegd. Algemeen Hoogeveen verwacht van de accountant een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden met de daarmee verbonden natuurlijke adviesfunctie. Van de accountant wordt een stimulerende bijdrage verwacht bij de uitbouw van het planning- & controlinstrumentarium en de gemeentelijke bedrijfsvoering. De accountant moet signalen geven over risico s die de gemeente mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de jaarrekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie. Ook wordt van de accountant een moderne aanpak op het gebied van ICT verwacht. De gemeente is bezig met verbetering van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) met als beoogd neveneffect een toename van het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie. De accountant moet bereid zijn op dat vlak ondersteuning te verlenen en bereid zijn de offerteprijs naar beneden bij te stellen zodra het zelfcontrolerend vermogen is toegenomen. Verder moet hij ook bereid zijn de offerteprijs naar beneden bij te stellen op grond van het leereffect van het controleteam en als sprake is van het afstoten van taken of afdelingen door de gemeente. Kortom, Hoogeveen zoekt een sparringspartner, die ideeën aanlevert over verbetering van planning- & controlaangelegenheden, oog heeft voor de organisatie en die haar ondersteunt in haar streven de ambities te realiseren. Dit veronderstelt dat hij een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van modern functioneel overheidsbestuur. Het betekent ook dat hij bereid moet zijn in de gemeente te investeren door inzet van goede kwaliteit van expertise, waarbij een zekere flexibiliteit wordt gehanteerd als het gaat om accentverschuivingen binnen de gesloten overeenkomst. Tenslotte, het spreekt voor zich dat de accountant zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol moet waarborgen en professioneel moet zijn: dat wil zeggen kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn en een zakelijke en open houding ten opzichte van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie hebben. Prijs De offerte dient er vanuit te gaan dat de eerder in dit programma van eisen genoemde bedragen kaderstellend zijn. 3

4 De geoffreerde prijs moet worden gespecificeerd per onderdeel, zoals hierna omschreven onder a tot en met c. a. prijs voor de uitvoering van de controle van de jaarrekening Er moet een open calculatie worden gegeven van de geoffreerde bedragen per jaar over de boekjaren 2005 tot en met 2007 voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle van de jaarrekening (inclusief interimcontrole). De offerte moet zodanig zijn opgesteld dat achteraf een objectieve nacalculatie kan plaatsvinden. b. prijs voor de wettelijk vereiste accountantsverklaringen Er moet een open calculatie worden gegeven op basis van een door de accountant zelf te maken opsomming van de wettelijk vereiste verklaringen. Tevens dient een beschrijving gegeven te worden van de wijze van calculeren van tijdens de looptijd van de overeenkomst aanvullend uit te brengen verklaringen van incidentele aard, met vermelding van de te hanteren tarieven. c. prijs voor de uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie Van de wijze van calculeren van kosten in verband met de natuurlijke adviesfunctie moet een beschrijving worden gemaakt. Daarin moet in ieder geval worden vermeld: de te hanteren tarieven een opgaaf van het aantal adviesuren, begrepen in de caluculatie onder a een opgaaf van het aantal overige (geraamde) adviesuren. De prijsopgave(n) moet(en) worden gedaan exclusief de hiervoor geformuleerde prijsdrukkende aspecten (toename zelfcontrolerend vermogen, leereffect controleteam en afstoten van taken of afdelingen). Dààrover zal elk jaar een evaluatiegesprek plaatsvinden zonder over en weer kosten in rekening te brengen. Bij het gesprek met de accountmanager en de controleleider is in elk geval een vertegenwoordiger van de directie en de gemeenteraad aanwezig. De vertegenwoordiging wordt geregeld via de algemeen directeur c.q. de griffier. De prijsopgave van de offerte kan alleen dan in overleg met de gemeente naar boven worden bijgesteld als sprake is van onvoorziene, wijzigende wet- of regelgeving die noodzaakt tot substantiële extra inspannings- en resultaatverplichtingen van de accountantsberoepsgroep in het algemeen of in relatie tot de overeenkomst in het bijzonder. Uitgangspunt is daarbij de uurloonprijs in de offerte. Als door gewijzigd rijksbeleid of anderszins specifieke accountantsverklaringen worden vereist die niet tot de genoemde standaard accountantsverklaringen horen, wordt hiervoor een afzonderlijk offertetraject opgestart. Tenslotte moet bij de betalingsvoorwaarden worden vermeld hoe de jaarlijkse indexering wordt berekend en toegepast. Controleaanpak Er wordt een beschrijving van de controlefilosofie gevraagd: de controleaanpak, de eisen en wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie. Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verbetering van het planning- en control- 4

5 instrumentarium geldt hierbij de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges maar de risico's ook adequaat beheerst. Een en ander moet onder meer blijken uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie toeneemt. Hierbij dient het effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties van niet nakoming te worden aangegeven. Contactpotentieel De accountantswerkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met de betrokken eigen medewerkers van de gemeente te worden verricht. Dit geldt eveneens voor de samenwerking tussen accountant en ambtelijk management en gemeentebestuur. Het contactpotentieel betreft de mate waarin verwacht mag worden, dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. Er wordt een beschrijving gevraagd van de wijze waarop aan de samenwerking vorm wordt gegeven. Logistieke flexibiliteit Vermeld moet worden hoe wordt omgegaan met afspraken over de planning van de uit te voeren werkzaamheden. Daarbij ingaan op de wijze van vormgeving van de planning, de wijze van overleg en eventuele noodzakelijke bijstelling als gevolg van interne ontwikkelingen bij de gemeente, alsmede op de mogelijkheden om flexibel te kunnen inspelen op wijzigende omstandigheden. Samenstelling controleteams De offerte moet een beschrijving van de in te zetten medewerkers bevatten, in elk geval een overzicht van opleiding/expertise en een chronologische opsomming van relevante werkervaring. Bij samenstelling van het controleteam is deskundigheid op specifieke deelterreinen (bijv. grondexploitatie, sociale zekerheid en onderwijs) vereist. Tijdens de looptijd van de overeenkomst moet het aantal wisselingen in de samenstelling van het team zoveel als mogelijk worden beperkt. Eventuele nieuw in te zetten medewerkers moeten van hetzelfde niveau zijn en de accountant zorgt zelf voor interne kennisoverdracht. Binnen het team dient de rolverdeling duidelijk te zijn en het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiencyoogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. Tenslotte er wordt vanuit gegaan dat de presentatie wordt gehouden door de beoogde accountmanager met de controleleider. Controlewerkzaamheden De controle en certificerende functie De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het certificeren van de jaarrekening. 5

6 In de offerte moet worden aangegeven hoe vanuit de certificerende functie wordt ingespeeld op de begrippen getrouw beeld en met name de rechtmatigheid, vermeld in de Gemeentewet. De te verrichten werkzaamheden inclusief de verslaggeving moeten de planning- & controlcyclus van de gemeente volgen. Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf (en zonodig tussentijds) overleg met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad en het college/directie. De vertegenwoordiging wordt geregeld via de griffier respectievelijk de algemeen directeur. In het overleg worden de bijzondere aandachtspunten (speerpunten) voor de controle van dat jaar aangegeven. Ook vindt afstemming plaats van de werkzaamheden van interne en externe controle en worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt omtrent de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen informatie, als bedoeld in artikel 2 van de Controleverordening. Elementen van de controle, resultaten van de werkzaamheden en werkafspraken Interimcontrole Jaarlijks wordt direct voor de zomervakantie een interimcontrole gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne controle. Bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen of moeten worden, dan wel zaken die in algemene zin memorabel zijn, dienen in de rapportage te worden opgenomen. Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maken onderdeel uit van de administratieve organisatie en behoeven dus bij de interimcontrole eveneens aandacht. Ook de aandacht op afdelingsniveau voor de naleving van de centrale kaderstelling en controlrichtlijnen maakt onderdeel uit van de interimcontrole. Tenslotte wordt een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekeningcontrole gewenst. De interimcontrole dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 4 weken plaats te vinden, binnen de periode van 1 juni tot 15 juli. De bevindingen worden neergelegd in een rapport. Na bespreking met de daarvoor op grond van het principe hoor en wederhoor in aanmerking komende betrokkenen, wordt de managementletter (voor 1 september in ieder boekjaar) uitgebracht aan de directie. Van de accountant worden concreet toepasbare adviezen verwacht, die in de managementletter worden opgenomen. Jaarrekeningcontrole De controle van de jaarrekening vindt plaats zo spoedig mogelijk na afloop van het te controleren jaar. 6

7 De planning voor de controle van de gemeenterekening zal in overleg met de accountant uiterlijk op 1 december van het te controleren verslagjaar worden vastgesteld. De accountant brengt, na bespreking met de betrokkenen op grond van het principe van hoor en wederhoor, binnen 2 weken na de afronding van de controle van de gemeenterekening een rapportage uit aan de raad. Afschrift van de rapportage wordt gezonden aan het college en de directie. De verklaring ten behoeve van de jaarrekening moet voor uiterlijk 25 maart van het op het boekjaar volgende jaar zijn afgegeven. Naast het certificeren van de jaarrekening dient de inschrijver verklaringen af te geven over de afrekening van structurele en incidentele regelingen. Doel hiervan is zorg te dragen voor afrekening van subsidies en andere bijdragen conform de voorwaarden. De accountant dient: de rapportages transparant op te stellen in zijn rapportages een consistente gedragslijn te volgen tekortkomingen en risico s tijdig te signaleren en hierbij oplossingen aan te geven ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen bij de adviezen in een rapportage ook aan te geven hoe de uitvoering van bevindingen vorm kan krijgen. De schriftelijke verslaglegging omtrent de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden dient als volgt plaats te vinden: rapportage over de jaarrekening (inclusief de af te geven verklaringen), uit te brengen aan de gemeenteraad managementletter naar aanleiding van de interimcontrole, uit te brengen aan de directie. De managementletter zal met commentaar van de directie naar het college worden toegezonden structurele en incidentele verklaringen, uit te brengen aan het college Goedkeurings-/rapporteringstoleranties Voor de goedkeurings-/rapporteringstoleranties wordt de minimum-certificeringseis aangehouden. Dat wil zeggen maximaal 1% van de omzet voor fouten in de jaarrekening en maximaal 3% voor onzekerheid in de controle. De natuurlijke adviesfunctie De natuurlijke adviesfunctie is onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden. De advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de gemeente. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen op o.a. het gebied van planning & control, fiscale aangelegenheden en risicobeheer. Van de accountant wordt dus een pro-actieve houding verwacht, waarbij afstemming plaats vindt met de gemeentecontroller. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en uiteraard op de Hoogeveense situatie toegespitst zijn. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie kan tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden evenals het gestructureerd overleg met de gemeentecontroller. 7

8 Tot de natuurlijke adviesfunctie wordt ook ondersteuning van de bestuurlijke organisatie gerekend. In dit kader kan onder andere genoemd worden: noodzakelijk geachte advisering over wettelijke en bedrijfsvoeringstechnische zaken activiteiten ten behoeve van de lokale rekenkamercommissie en de commissie voorbereiding jaarrekening i.c. het op verzoek bijwonen van hun vergaderingen overleg met de ambtelijke en bestuurlijke aanspreekpunten binnen de gemeentelijke organisatie het - op verzoek - geven van informatie, alsmede het adviseren van het college, o.m. over doelmatigheid participatie in eventuele werk- of projectgroepen verband houdend met de op te dragen werkzaamheden. Uitgangspunt naar de aard van de dienstverlening is, dat de accountant activiteiten verricht voor zover deze een directe relatie hebben met het toetsen van de jaarrekening en het vervullen van de natuurlijke adviesfunctie. De accountant verricht in beginsel geen activiteiten voor zover deze een relatie hebben met managementconsultancy of met het ondersteunen van de administratieve functies binnen de gemeente Hoogeveen. Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie zal van de accountant gevraagd worden binnen redelijke termijn na verzoek van de gemeente (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om de benodigde capaciteit te leveren. Communicatie Om een optimale communicatie met de gemeente te realiseren, moet de verantwoordelijke accountant tenminste éénmaal per half jaar gestructureerd mondeling overleg voeren met de relevante vertegenwoordigers van de gemeente, waarbij de lopende zaken aan de orde komen. Daarnaast worden incidenteel op verzoek vergaderingen bijgewoond. Bij voorkeur stelt de accountant een accountmanager aan, die verantwoordelijk is voor de hele dienstverlening en daarnaast als aanspreekpunt voor de gemeente fungeert. Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces is daarbij van groot belang. Gemeentelijke regelgeving In het bijzonder wordt nog gewezen op de volgende gemeentelijke besluiten: 1. Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 3. Besluit tot instelling van commissie selectie accountant 4. Financiële verordening gemeente Hoogeveen 5. Controleverordening gemeente Hoogeveen 6. Verordening voorbereiding behandeling jaarrekening 7. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Hoogeveen. Referenties 8

9 Uit een lijst met referenties moet blijken dat de accountant relevante ervaring heeft in gemeenten van een vergelijkbare omvang als Hoogeveen. Korte beschrijving procedure met tijdschema Dag Datum Omschrijving Actie door vr 20 aug Verzending stukken naar griffie Afd. Advies (FIN) ma 23 aug Beoordeling stukken Griffie di 24 aug Verzending stukken naar B&W Afd. Advies Idem naar leden selectiecommissie Griffie di 31 aug Behandeling stukken B&W wo 1sep Verzending stukken naar gemeenteraad Griffie do 16 sep Behandeling programma van eisen Commissie Bestuur vr 17 sep Verzending uitnodigingen voor inschrijvingen Afd. Advies do 30 sep Vaststelling programma van eisen Gemeenteraad ma 18 okt Sluitingsdatum indiening offertes di 19 okt Verzending offertes naar selectiecommissie Griffie ma 25 okt Vaststelling voorselectie Selectiecommissie wo 27 okt Gesprekken met geselecteerde inschrijvers Selectiecommissie do 28 okt Productie voorstel voor gunning Afd. Advies (FIN) do 10 nov Behandeling gunningsvoorstel Commissie Bestuur do 25 nov Vaststelling gunningsvoorstel Raad 9