Onderwerp Aanbestedingsdocument en bijlagen tbv gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten BMW gemeenten

Transcriptie

1 Vergadering: 14 september 2010 Agendanummer: 10 Status: Opiniërend Portefeuillehouder: P.E. Broeksma Behandelend ambtenaar F. Geertsema, E mail: gemeente@winsum.nl (t.a.v. F. Geertsema) Aan de gemeenteraad, Onderwerp Aanbestedingsdocument en bijlagen tbv gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten BMW gemeenten Voorgestelde besluit De Raad besluit akkoord te gaan met de hierna vermelde tekst uit het aanbestedingsdocument en bijlagen ten behoeve van de gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten door de BMW gemeenten. Inhoud a. Aanleiding: In 2009 is in het kader van de BMW samenwerking het initiatief genomen om na afloop van de huidige accountantscontracten gezamenlijk een aanbesteding te verzorgen voor een nieuwe vierjarige periode (boekjaren 2011 t/m 2014). Hiertoe werd in de drie gemeenten een raadsvoorstel ingediend met een planning en een voorstel ter uitvoering door een werkgroep Aanbesteding accountantsdiensten. De werkgroep bestaat uit twee vertegenwoordigers van de gemeente Bedum, twee uit gemeente De Marne en twee uit gemeente Winsum. De drie gemeenteraden zijn in 2009 akkoord gegaan met dit voorstel (zie Raadsbesluit d.d. 27 oktober 2009). Achterliggende documenten (in te zien op de Fractiekamer) Raadsbesluit gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten BMW d.d. 27 oktober 2009 Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten BMW versie 1.6 Bijlagen aanbestedingsdocument versie 1.4 1

2 Toelichting De overeenkomst met de huidige accountant voor de accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in art. 213, lid 2 Gemeentewet loopt na boekjaar 2010 ten einde. Een nieuwe overeenkomst ten aanzien van de controle voor boekjaar 2011 en volgende jaren dient, in opdracht van de gemeenteraden van de BMWgemeenten, middels een openbare Nationale aanbestedingsprocedure plaats te vinden. Doel van de aanbesteding De BMW gemeenten wensen een Raamovereenkomst af te sluiten voor de Accountantsdiensten. De uiteindelijke overeenkomst wordt door elke gemeente individueel ondertekend. Er wordt een overeenkomst afgesloten met één opdrachtnemer, met ingang van boekjaar 2011, voor de duur van vier boekjaren, inclusief interim controle. Conform haar controleverordening en het controleprotocol willen de gemeenteraden van de BMW gemeenten vanaf boekjaar 2011 haar wettelijke accountantscontrole laten uitvoeren door een door de raad op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet aangewezen accountant. Het doel van de controlewerkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening van de BMWgemeenten. Naast het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen bevat de accountantsverklaring tevens de verantwoording van de specifieke uitkeringen die vallen onder het systeem van single information single audit (SiSa). Tot de dienstverlening behoren naast de wettelijk vereiste controles ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant, gerelateerd aan de certificerende functie en activiteiten, gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Duur overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor een termijn van vier jaar en beslaat de boekjaren 2011 tot en met 2014, met de mogelijkheid deze termijn met maximaal twee keer één jaar te verlengen. 2

3 Bestek (aanbestedingsdocument en bijlagen) De aanbesteding Accountantsdiensten BMW gemeenten wordt uitgevoerd middels een aanbestedingdocument met bijlagen (in totaal het bestek genoemd). In het aanbestedingsdocument hoofdstuk 3 en in bijlage 9 Kwaliteit staan alle eisen geformuleerd die binnen de drie gemeentes zijn geïnventariseerd op het gebied van accountantsdiensten. De inventarisatie heeft in 2009 plaatsgevonden. Deze eisen leiden tot de geformuleerde gunningcriteria, die moeten leiden tot de economisch meest voordelige dienstverlening. De tekst van hoofdstuk 3 (Omschrijving van de opdracht) en van bijlage 9 (Kwaliteit) is onderscheidend te noemen wat betreft de keuze voor een accountant. De teksten van pagina 7 13 en van pagina bij dit raadsvoorstel zijn een letterlijke weergave van hoofdstuk 3 en bijlage 9 van het aanbestedingsdocument. De overige tekst van het bestek bestaat uit algemene informatie en wettelijk verplichte opsommingen van eisen. Richtlijn en gunning Aanbestedingsprocedure De aanbesteding geschiedt op basis van de algemene Europese Richtlijn 2004/18/EG die per 1 december 2005 in de Nederlandse wetgeving is geïmplementeerd door middel van het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao). De procedure welke van toepassing is op de onderhavige aanbesteding is de Nationale openbare procedure. Voorbehoud De gemeenten behouden zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Gunningcriterium Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium de economisch meest voordelige aanbieding (EMVI). Aanbestedende dienst Gemeente De Marne is penvoerder tijdens onderhavige aanbesteding en vertegenwoordigt daarmee de samenwerking tussen de gemeenten Bedum, De Marne en Winsum. 3

4 Codering door de Raad Het college verzoekt aan de Raad om akkoord te gaan met de geformuleerde eisen en criteria in de hierna volgende teksten. Deze teksten zijn letterlijk overgenomen uit hoofdstuk 3 (Omschrijving van de opdracht) van het Aanbestedingsdocument en uit Bijlage 9 (Kwaliteit) bij het aanbestedingsdocument. Burgemeester en wethouders van Winsum, W. Zorge, loco burgemeester drs. R.J. Bolt, secretaris 4

5 Agendanummer: 10 Vergadering: 14 september 2010 De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; b e s l u i t : akkoord te gaan met de bij dit raadsvoorstel behorende tekst uit het aanbestedingsdocument en bijlagen ten behoeve van de gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten door de BMW gemeenten. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van. De raad voornoemd, voorzitter, griffier, 5

6 Aanbestedingsdocument hoofdstuk 3 Omschrijving van de opdracht (behoort bij raadsvoorstelnr. 10; raad 14 september 2010) 6

7 3. Omschrijving van de opdracht Dit hoofdstuk omschrijft de gewenste prestaties van de te contracteren Opdrachtnemers en de geraamde omvang van de Opdracht. 3.1 Omvang van de Opdracht De totale waarde van de gezamenlijke opdrachten wordt geschat op gemiddeld ,= tot ,= per gemeente per jaar. Dit bedrag omvat zowel de dienstverlening ten aanzien van de audit en fiscale adviezen, als de overige dienstverlening. De gegeven cijfers zijn uitsluitend ter indicatie. Hieraan kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. De daadwerkelijke omzet kan verschillen. De Opdrachtgever geeft geen omzetgaranties. 3.2 Aard van de Opdracht Het activiteitenjaar voor de accountant start in september van elk jaar met het indienen van een plan voor de controle van de jaarrekening en de bekostigingsgegevens. Daarin worden op basis van een risico analyse, het controleprotocol, wat door de gemeenteraad wordt vastgesteld, en de specifieke aandachtspunten voor de controle(s) vastgesteld. Het plan beschrijft naast een tijdsplanning, tevens de geplande inzet van het controleteam en de wijze van samenwerking met de gemeente. 3.3 Prestaties van de te contracteren Opdrachtnemers De werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Verordening Gedrags en Beroepsregels Accountants (deugdelijke grondslag) en door de beroepsorganisatie uitgevaardigde richtlijnen voor de accountantscontrole. De controle dient verder gebaseerd te zijn op de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten, wettelijke regelingen alsmede de gemeentelijke verordeningen en richtlijnen. De controle richt zich op het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer Algemeen De omvang van de dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: a) de certificerende functie; b) de natuurlijke adviesfunctie; c) bestuurlijke ondersteuning. Deze onderdelen vormen het basispakket waarvoor de overeenkomst wordt gesloten. Aanvullende opdrachten kunnen worden verstrekt voor: d) De advies functie, hierbij wordt gedoeld op adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard; e) De administratieve ondersteuning, waarbij het accountantsbureau in voorkomende gevallen in staat moet zijn op aanvraag administratieve ondersteuning te leveren. 7

8 De functies a, b en c (de certificerende functie, natuurlijke adviesfunctie en ondersteuning) vormen het basispakket waarvoor de overeenkomst wordt gesloten. De functies d en e zijn facultatief; dat wil zeggen hiervoor dienen in het contract de uurtarieven te worden opgenomen. Afhankelijk van de situatie wordt er in meer of mindere mate gebruik van gemaakt. Hoewel de functies d en e niet primair tot de taak van de voor de functies a, b en c te selecteren accountants behoren en deze functies dus ook aan andere accountants kunnen worden opgedragen, maken deze wel deel uit van dit Beschrijvend document De Accountancyfunctie per onderdeel De accountancyfunctie algemeen Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrags en Beroepsregels en door de beroepsorganisatie uitgevaardigde richtlijnen voor de accountantscontrole. De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (met name artikel 212 en 213), het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Wet Financiering Decentrale Overheden, het Besluit Leningvoorwaarden Decentrale Overheden, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, het Besluit accountantscontrole gemeente enz., maar ook de geldende gemeentelijke regelingen zoals de Financiële verordeningen van de BMW gemeenten, de Controle verordeningen en de door de raad vastgestelde controleprotocollen. De controlewerkzaamheden zijn gericht op: getrouw beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 gemeentewet; controle van de verantwoording SiSa; controle van losse (wettelijk voorgeschreven) verantwoordingen; inrichting van financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. In het kader van de single audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico s die de gemeente loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke exploitatie, actief gesignaleerd te worden. De rechtmatigheidtoets betreft de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van beheer. 8

9 Onder formele juistheid verstaan we dat de (administratieve) handelingen en beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven wettelijke en andere voorschriften en de door de Raad genomen beslissingen. Onder materiële juistheid verstaan we dat de verantwoording of administratie in overeenstemming is met de werkelijkheid. De accountant geeft daar bij tevens een oordeel over de inspanningen die de gemeenten doen om misbruik en oneigenlijk gebruik door eigen organisatie en derden te voorkomen De certificerende functie Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de jaarrekeningen van de BMW gemeenten. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen de planning en controlcycli van de BMWgemeenten te volgen, binnen de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde planning. De werkzaamheden bestaan uit: Accountantsverklaring en verslag van onderzoek bij de concernrekening en concernverslag conform de planning en controlcyclus van de betreffende gemeente, op een datum te bepalen voor het einde van het afgelopen boekjaar, ten behoeve van de Gemeenteraad met een afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders; Samenvatting van bevindingen van de concernadministratie (interim controles en eindcontroles) ten behoeve van de Gemeenteraad met een afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders; Managementletter bij de interim controle ten behoeve van het hoofd Middelen, de Gemeentesecretaris en het College van Burgemeester en Wethouders; Bespreking van de interim controle met een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie en de wethouder Financiën; Bespreking van het controlerapport bij de jaarrekening met het hoofd Middelen, de wethouder Financiën en event. griffier. Bereidheid om een tot drie keer per jaar (dit kan verschillen per gemeente) aanwezig te zijn bij bijeenkomsten van Raad en/of auditcommissie. Periodiek afstemmingsoverleg ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de Raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de Gemeentesecretaris en een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. 1 Indien gewenst, het bijwonen van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad; Bespreken en/of beantwoorden van incidentele vragen van raadsleden en in de toekomst de Rekenkamer aangaande voornoemde stukken. 1 Minimaal twee keer per jaar vindt er overleg plaats. In december ter voorbereiding op en in juni na afronding van het jaarrekeningtraject. 9

10 De controletoleranties die gehanteerd moeten worden bij het beoordelen van de jaarrekening en de deelverantwoordingen, zijn de minimum eisen accountantscontrole zoals gesteld in het Besluit Accountantscontrole Gemeenten (BAG). De controletoleranties luiden als volgt: Soort verklaring Goedkeuringstoleranties Goedkeurend Beperking Oordeel Afkeurend onthouding Fouten in de jaarrekening 1 % > 1 % < 3 % 3% (% van totale lasten) Onzekerheden in de 3 % > 3 % < 10 % 10 % controle (% van de totale lasten) De Raad heeft de mogelijkheid om voor delen van de jaarrekening lagere rapporteringtoleranties vast te stellen bijvoorbeeld bij politiek gevoelige kwesties of risicovolle projecten. Voorafgaande aan de jaarrekeningcontrole kunnen hiertoe jaarlijks een tweetal projecten/aandachtsgebieden aangewezen worden in het periodieke afstemmingsoverleg dat tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de Raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de Gemeentesecretaris en het hoofd Middelen plaatsvindt Natuurlijke adviesfunctie Deze onlosmakelijke aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de managementletter en zich daarin uitkristalliseren. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant dan wel op verzoek van de gemeente. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en op de situatie van de BMW gemeenten toegespitst zijn. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie kan tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden. Verder worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeente voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht kan worden aan inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen en bestuurlijke informatievoorziening. Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie zal van de accountant gevraagd worden binnen redelijke termijn na het verzoek van de gemeente (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om de benodigde capaciteit te leveren. 10

11 De gemeente houdt de accountant op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het gemeentelijk apparaat. Bij ontwikkelingen op het gebied van risicoanalyse, financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een sparringpartner die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische consequenties en de beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van een moderne gemeentelijke organisatie. Voorgaande brengt ten minste met zich mee, naast de contactmomenten ten behoeve van de planning en uitvoering van de controle en de rapportage daarover, dat: de verantwoordelijke accountant direct aanspreekbaar is per mail of telefonisch voor de beantwoording van praktijkvragen; van tevoren dienen afspraken te worden gemaakt wie namens de gemeente het aanspreekpunt is en contact opneemt met de accountant; de verantwoordelijke accountant bereikbaar is voor afstemming en advies m.b.t. de controles die plaatsvinden binnen de gemeentelijke organisaties; de verantwoordelijke accountant duidelijkheid geeft over de responstijd bij spoedvragen; de verantwoordelijke accountant minimaal 2x per jaar overleg heeft met de (concern)controller en /of andere ambtelijke vertegenwoordigers over de ontwikkelingen; de verantwoordelijke accountant 1x per jaar een dagdeel voorlichting geeft over actuele onderwerpen op de actualiteitendag van de financiële medewerkers van de gemeenten. 11

12 Bestuurlijke ondersteuning Deze ondersteuning omvat de overige activiteiten gericht op de advisering aan en ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Te noemen valt: het op verzoek bijwonen van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Wethouders, de Gemeenteraad en de Rekenkamer; overleg met het College of individuele Collegeleden, Gemeentesecretaris en het hoofd Middelen; het op verzoek geven van informatie en adviseren van de leden van het College van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad De adviesfunctie De adviesfunctie omvat incidentele adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy. De uitvoering van het onderzoek en het naar aanleiding daarvan uit te brengen advies vindt eerst plaats nadat schriftelijk opdracht met probleemformulering en verwacht resultaat is verstrekt. Bij de opdrachtformulering wordt de wijze van inzet geregeld. Deze inzet kan bestaan uit het participeren in overlegsituaties of het zelfstandig uitvoeren van opdrachten. Dit type adviezen is niet exclusief voorbehouden aan de beoogde contractpartij, maar kan ook aan andere gespecialiseerde bureaus worden opgedragen. 3.4 De controle De vereiste controle is een controle op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne controletechnieken. Vereist wordt een interim controle met als doel het vergroten van de efficiency, effectiviteit en het versnellen van de eindejaarscontrole, onder meer door het creëren van mogelijkheden tot tussentijdse bijsturing. 3.5 Brede ervaring Degenen die de controle uitvoeren dienen ruime ervaring te hebben met de controle van gemeenten die bij voorkeur qua omvang vergelijkbaar zijn en goed op de hoogte te zijn van de specifieke gemeentelijke kenmerken. Deze ervaring moet onder meer blijken uit het feit dat de aanbieder aantoonbare (bij voorkeur recentelijk) ervaring heeft met de reguliere controle van andere gemeenten. 3.6 De rapportages De accountant dient in de rapportage kritisch te zijn naar de organisatie. Hij dient de rapportages transparant op te stellen dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn en in de rapportages een consistente gedragslijn te volgen is. Tevens dient hij in zijn rapportages de tekortkomingen en risico s tijdig te signaleren en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. Naast de standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen) worden ook onderwerpen opgenomen die voortvloeien uit de kritische succesfactoren. Uit het rapport moet blijken dat de accountant de organisatie kent. Tevens dient de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen. 12

13 De Raad heeft de mogelijkheid om voor delen van de jaarrekening lagere rapporteringtoleranties vast te stellen bijvoorbeeld bij politiek gevoelige kwesties of risicovolle projecten. Voorafgaande aan de jaarrekening controle kunnen jaarlijks een tweetal projecten/aandachtsgebieden aangewezen worden in het periodieke afstemmingsoverleg dat tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de Raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de Gemeentesecretaris en het hoofd Financiën plaatsvindt. In de rapportage wordt hieraan expliciet aandacht besteed. 3.7 Specifieke onderwerpen De accountant dient: een vaste accountantmanager aan te stellen, waarmee alles met betrekking tot de accountant besproken wordt; zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen; professioneel zijn: dat wil zeggen kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen en afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijke en open houding hebben; continuïteit in het controleteam te creëren: wisselingen in samenstelling van het team dienen zoveel mogelijk te worden beperkt, het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. Binnen het team dient goede kennisoverdracht plaats te vinden; de accountantswerkzaamheden moeten in nauwe samenwerking met het gemeentelijke personeel worden verricht. De samenwerking met de Raad, het College, de Gemeentesecretaris en het hoofd Middelen moet effectief en doelmatig zijn; bij afstoting van taken de contractprijs neerwaarts bij te stellen; te werken met een vooraf afgesproken planning, die past binnen de P&C cyclus van betreffende gemeente. 13

14 Aanbestedingsdocument Bijlage 9 Kwaliteit (behoort bij raadsvoorstelnr. 10; raad 14 september 2010) 14

15 Bijlage 9. Gunningscriterium G.2: Kwaliteit Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is, bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Naast de in te vullen tabellen dient hier de gevraagde informatie per Gunningscriterium te worden toegevoegd. De verschillende onderdelen dienen van elkaar gescheiden te worden middels (gekleurde) tussenvellen. Omschrijving G 2.1 Samenstelling team Inschrijver dient per dienstverleningsactiviteit (zie hoofdstuk 3) aan te geven hoe het team (functies, aantal personen en namen van partner, accountant RA, senior controleleider en controleleider) voor de opdrachtgever wordt samengesteld en voor welke termijn dit team kan worden ingezet. Hierbij geeft de inschrijver aan om welke wijze de continuïteit van teams gegarandeerd. Omschrijving G 2.2 Uitvoering dienstverlening Inschrijver dient per dienstverleningsactiviteit aan te geven hoe zij hieraan invulling geven. Voor de jaarrekening controle, interim controle en de controle bekostiging dient tevens een draaiboek/pva en globale planning te worden bijgevoegd. Inschrijver dient tevens per dienstverleningsactiviteit aan te geven hoe zij aan service en beschikbaarheid invulling geeft. Omschrijving G.2.3 Duurzaamheid Inschrijver dient aan te geven hoe invulling wordt gegeven aan de Criteria voor duurzaam inkopen van Externe Adviesdiensten en wat inschrijver eventueel meer doet in het kader van duurzaamheid (bijv. MVO jaarverslag of duurzaamheidsverslag conform GRI Richtlijnen). Max. aantal pagina s A4 3 Max. aantal pagina s A4 6 Max. aantal pagina s A4 1 Informatie toegevoegd Ja Nee Informatie toegevoegd Ja Nee Informatie toegevoegd Ja Nee 15

16 Omschrijving G 2.4 Specifieke deskundigheid Inschrijver dient aan te geven, welke specifieke deskundigheid in de onderneming aanwezig is voor de volgende gebieden: jaarrekeningrecht, loonbelasting, omzetbelasting, vennootschapsbelasting, automatisering (EDPaudit), benchmarking op het gebied van gemeenten en branchespecifieke kennis BVE. Max. aantal pagina s A4 2 Informatie toegevoegd Ja Nee Omschrijving G 2.5 Kwaliteitsborging Een beschrijving van de maatregelen die inschrijver treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren. Dit kan door middel van een certificaat wat is opgesteld door een als bevoegd erkend officieel instituut of dienst voor kwaliteitscontrole (bijvoorbeeld ISO) of bijvoorbeeld door het geven van een beknopt overzicht van de interne protocollen welke door inschrijver worden gehanteerd. Indien daarom wordt verzocht, wordt bij de beoordelingsvergadering het bewijs overlegd. Max. aantal pagina s A4 3 Informatie toegevoegd Ja Nee Omschrijving G 2.6 (Management) rapportages Inschrijver voegt een voorbeeld toe van de management letter/accountantsverslag die ook gehanteerd zal worden bij opdrachtgever. Max. aantal pagina s A4 nvt Informatie toegevoegd Ja Nee 16

17 Omschrijving G 2.7 Klantontwikkelingsproces Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning en controlinstrumentarium geldt de mate waarin de controle en advieswerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges maar deze risico s ook adequaat beheerst. Eén en ander moet onder meer blijken uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerende vermogen van de gemeentelijke organisatie toeneemt. Inschrijver dient aan te geven op welke manier zij onze organisaties deelgenoot maakt van hun controlemethodieken en op welke wijze inschrijver bereid is om de contractprijs neerwaarts bij te stellen. Max. aantal pagina s A4 1 Informatie toegevoegd Ja Nee Omschrijving G 2.8 Betrokkenheid Gemeentelijke Organisatie Inschrijver dient aan te geven op welke wijze voeding wordt gehouden met wat in de raad en de betreffende raadcommissie leeft. Max. aantal pagina s A4 1 Informatie toegevoegd Ja Nee Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver Naam tekenbevoegde Handtekening Datum 17