Initiatiefvoorstel aan de Raad

Transcriptie

1 Initiatiefvoorstel aan de Raad Datum raadsvergadering (klik hier voor de brief van het college van B&W dd. 15 augustus 2006) 23 augustus 2006 Nummer raadsvoorstel: 147/2006 Onderwerp: Bekrachtiging programma van eisen en gunningscriteria aanbesteding accountant Programma Concernsturing Voorstel van de raadswerkgroep Accountantsopdracht Samenvatting De gemeenteraad heeft op 19 april 2006 een besluit genomen over de Europese aanbestedingsprocedure Accountant. De Raad heeft daarmee ingestemd met het programma van eisen op hoofdlijnen en de selectiecriteria t.b.v. de aanbesteding. De verordening 212 bepaalt dat de raad ook de gunningscriteria en de weging ervan moet vaststellen. Om de procedure volgens de afgesproken termijnen na te leven heeft de werkgroep Accountant op 28 juni de raad verzocht de werkgroep te mandateren voor de vaststelling hiervan, met dien verstande dat de raad deze op 23 augustus zal bekrachtigen. Het College heeft in de vergadering van 11 juli over dit voorstel een advies uitgberacht. Dat treft u in de bijlage aan. In dit voorstel verzoekt de werkgroep de Raad het voorliggende programma van eisen, de gunningscriteria en de weging ervan te bekrachtigen. In de maand september/oktober legt de werkgroep accountant een voordracht voor een nieuwe accountant aan de gemeenteraad voor. Voorstel om te besluiten 1. het bekrachtigen van het programma van eisen, zoals in het voorstel omschreven op de volgende onderdelen:: a. algemene eisen en wensen b. eisen betreffende de stadsjaarrekening interimcontrole jaarrekeningcontrole c. afgeven van wettelijk vereiste (deel)verklaringen d. invulling van de natuurlijke adviesfunctie e. plan van aanpak f. gespreks- en rapportageplanning g. beschikbaarheid overige activiteiten 2. het bekrachtigen van de gunningscriteria zoals in het voorstel omschreven en de weging in percentages ervan: Prijs 30 % Controlefilosofie- en aanpak 15 % Adviesfunctie 20 % Teamstelling 20 % Communicatie 10 % Acceptatie overeenkomst 05 % 1

2 1. Inleiding De gemeenteraad heeft op 19 april 2006 een besluit genomen over de Europese aanbestedingsprocedure Accountant. De Raad heeft daarmee ingestemd met het programma van eisen op hoofdlijnen en de selectiecriteria t.b.v. de aanbesteding. De verordening 212 bepaalt dat de raad ook de gunningscriteria en de weging ervan moet vaststellen. Om de procedure volgens de afgesproken termijnen na te leven heeft de werkgroep Accountant op 28 juni de raad verzocht de werkgroep te mandateren voor de vaststelling hiervan, met dien verstande dat de raad deze op 23 augustus zal bekrachtigen. In dit voorstel verzoekt de werkgroep de raad het voorliggende programma van eisen, de gunningscriteria en de weging ervan te bekrachtigen. 2. Doel Naleving van de aanbestedingsprocedure nieuwe accountant volgens de Europese richtlijnen, opdat de raad na 4 oktober een contract met de nieuwe accountant kan sluiten voor een periode van 3 jaar, met een mogelijke verlenging van 2 jaren. 3. Programma van eisen A. Algemene eisen en wensen De gemeente verwacht van de accountant een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden. Daarnaast is de verwachting dat er een goede invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. De accountant dient signalen te geven over risico s die de gemeente mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte stadsrekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie. Voorts wordt een zodanige betrokkenheid van de accountant bij gemeenten in het algemeen en de gemeente Nijmegen in het bijzonder verwacht, dat de bestuurlijke ondersteuning en advisering een toegevoegde waarde voor de gemeente heeft. Tenslotte zal de controle gebaseerd moeten zijn op wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen. B. Stadsjaarrekening De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de Controleverordening gemeente Nijmegen vastgesteld. In overeenstemming met de wettelijke kaders, behelst de controle van de stadsjaarrekening: het getrouwe beeld van de in de stadsjaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde stadsjaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de stadsjaarrekening. Bij de controle worden, vooralsnog als minimum, de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3% van de omvangsbasis Voor de rapportagetoleranties kan vooralsnog worden uitgegaan van dezelfde tolerantie als de goedkeuringstolerantie. 2

3 De Raad behoudt zich het recht om telkenjare deze toleranties (goedkeuring en rapportages) aan te scherpen. Om die reden wordt gevraagd de consequenties inzichtelijk te maken van het aanscherpen van de tolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening van 0,5% van de omvangbasis. De accountant stelt elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zonodig tussentijds overleg. In dat kader overlegt de accountant met de werkgroep accountantsopdracht over eventuele posten van de gemeentelijke jaarrekening, gemeentelijke functies en/ of organisatieonderdelen, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden met daarbij te hanteren rapporteringtoleranties. Verder worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt over de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen informatie. Verwacht wordt dat de controleaanpak van de accountant leidt tot een leereffect voor de gemeente Nijmegen, zodanig dat de organisatie verder in control komt en de accountant minder aan controlewerkzaamheden hoeft uit te voeren. De aanbieder wordt verzocht om in het plan van aanpak aandacht aan dit onderwerp te schenken en de prijsopgaaf over de jaren 2006 tot en met 2008 hierop te baseren. Interim-controle Jaarlijks wordt één interim-controle gehouden. De interim-controle vindt in september/ oktober plaats en de rapportage daarover uiterlijk in november. Voor iedere directie worden de bevindingen neergelegd in een afzonderlijke managementletter, uit te brengen aan de desbetreffende directeur en controller. Het concept wordt vooraf besproken met de genoemde personen. Afschriften van de managementletters worden verzonden aan het College. De bestuurlijk relevante uitkomsten van de interim-controle worden opgenomen in een verslag van bevindingen aan het college en in afschrift aan de Raad. Ten behoeve van de Raad wordt een boardletter, een zelfstandig leesbare oplegnotitie bij het verslag van bevindingen, geschreven. Het concept hiervan wordt besproken met het College. Jaarrekeningcontrole De gemeente stelt een planning op voor de totstandkoming en bestuurlijke behandeling van de stadsjaarrekening. Met inachtneming van de door de gemeente te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant uiterlijk 1 december de planning voor de controle en de termijn voor het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld. De accountant brengt zijn rapport uit aan de Raad na bespreking van een concept met directe betrokkenen. De accountantsverklaring met verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Raad, aan het College gestuurd zodat deze de mogelijkheid heeft hierop te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling het verslag van bevindingen met de Raadswerkgroep (Audit Comité) en/ of Rekenkamer. Indien de accountant, tijdens de controle, afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan de Raad en zendt een afschrift hiervan aan het College. C. Afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen) De gemeente dient jaarlijks een aantal afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het rijk (ministeries) en overige geldgevers. Daarbij wordt aangegeven welke verklaringen momenteel aan de orde zijn en onder het basiscontract dienen te vallen. Jaarlijks wordt de lijst in overleg met de accountant aangepast aan de ter zake gewijzigde omstandigheden. De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt beperkt door de eisen van de ministeries en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. 3

4 Begeleiding van reviews van controledossiers door derden, bijvoorbeeld Rijk of Provincie, wordt als integraal onderdeel van de afgegeven verklaring gezien. In overeenstemming met artikel 6 van de controleverordening behoudt de gemeente zich het recht voor om indien dit in het belang van de gemeente is de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant. D. De natuurlijke adviesfunctie Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, evenals aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept- )rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s is hier van belang. Een pro-actieve houding wordt hierin verwacht. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Overleg met ambtelijk management, collegeleden, de Rekenkamer, het Auditoverleg, de raadswerkgroep Accountantsopdracht en met name de Raad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie; met inachtneming van de verschillende posities, taken en verantwoordelijkheden van alle daarbij genoemde partijen. De natuurlijke adviesfunctie appelleert in hoge mate aan het adviespotentieel van de opdrachtnemer. Hierbij wordt in het bijzonder bedoeld de kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Ook de mate waarin de opdrachtnemer binnen zijn eigen organisatie kan terugvallen op voor de gemeente relevante deskundigheid betreffende EDP-audits, grondbeleid, belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, enz. is hierbij van belang E. Plan van aanpak De aanbieder moet een beschrijving geven van manier waarop de in de opdracht geformuleerde doelstellingen bereikt kunnen worden. Verwacht wordt dat een omschrijving gegeven wordt van de methodiek die toegepast wordt en waaruit blijkt op welke wijze invulling wordt gegeven aan de verschillende werkzaamheden die zijn vermeld in dit programma van eisen. F. Gespreks en rapportage planning Bij de natuurlijke adviesfunctie wordt uiteraard van verlangd dat een aantal gesprekken gehouden zullen worden. Een communciatieplan is aan het bestek toegevoegd. G. Beschikbaarheid overige activiteiten De mogelijkheid bestaat dat de Raad of College de accountant extra opdrachten zal verstrekken. Ofwel geheel op eigen initiatief dan wel uitvoering gevend aan onderwerpen die uit de natuurlijke adviesfunctie voortvloeien. De aanbieder wordt verzocht aan te geven hoe de beschikbaarheid is voor dergelijke verzoeken en welke tarieven hierbij gehanteerd worden. 4. Gunningscriteria en de weging ervan Aan de hand van de hiernavolgende gunningscriteria en de weging daarvan worden de offertes beoordeeld door de projectgroep bestaande uit de leden van de raadswerkgroep Accountant en ambtelijke materiedeskundigen. De wijze waarop wordt beoordeeld wordt, is op voorhand vastgelegd in een beoordelingsdocument. De gunningscriteria en de weging daarvan zijn de volgende: 4

5 Gunningscriteria (per onderdeel) weging in percentages Prijs 30 % Controlefilosofie- en aanpak 15 % Adviesfunctie 20 % Teamstelling 20 % Communicatie 10 % Acceptatie overeenkomst 05 % Toelichting: 1. Prijs = 30 % De geoffreerde prijs moet worden gespecificeerd en onderbouwd, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar: 1. controleopdracht van de jaarrekening inclusief de interim controle, gebaseerd op de huidige organisatie 2. prijs deelverklaringen, prijs per verklaring 3. prijs voor adviesuren, gedifferentieerd naar soorten advies en medewerkers. 4. prijsverhoging ingeval van aanpassen fouttolerantie tot 0,5 % 5. prijsverlaging voor het leereffect; bedoeld wordt de competentie om de organisatie verder in control te krijgen, zodat er minder controle-uren besteed hoeft te worden. 2. Controleaanpak = 15 % De aanbieder moet de volgende informatie verschaffen: een beschrijving geven van de controleaanpak; in hoeverre de medewerkers actief contact zoeken in de organisatie; hoe invulling wordt gegeven aan de afspraken over de planning van de uit te voeren werkzaamheden. De aanbieder moet daarbij aangeven welke mogelijkheden er zijn om flexibel in te kunnen spelen op zich wijzigende omstandigheden; aangeven van responsetijd ingeval van spoedvragen; wijze van communiceren ingeval werkafspraken door partijen niet nagekomen worden c.q. op welk moment er sprake is van financiële consequenties. 3. Visie op de natuurlijke adviesfunctie = 20 % De aanbieder geeft aan op welke wijze gestalte wordt geven aan de natuurlijke adviesfunctie zoals omschreven in het programma van eisen; e.e.a. onder vermelding van relevante publicaties in de afgelopen 2 jaar.van eisen. Kennis van wet- en regelgeving, een pro-actieve houding, gevoel voor politieke verhoudingen en heldere en duidelijke adviezen zijn hierbij essentieel. 4. Samenstelling en ervaring controleteam = 20 % De aanbieder verstrekt een opgave van de medewerkers die voor de gemeente Nijmegen ingezet gaan worden, vergezeld van een beknopt curriculum vitae van het management en de controleleiders. Wij verwachten dat de voor de uitvoering verantwoordelijke accountants en controleleider(s) bij vergelijkbare gemeenten ervaring hebben opgedaan bij de uitvoering van dit soort controles. Bij samenstelling van het controleteam is deskundigheid van de te controleren sector vereist. Om een beeld te krijgen van de communicatieve vaardigheden vragen wij een voorbeeld van een boardletter. Tenslotte vragen wij aan de aanbieders uiteen te zetten welke interactie gebruikelijk is tussen de leden van het controleteam en de gemeentelijke belanghebbenden. 5. Presentatie en communicatie = 10 % Een onderdeel van de beoordeling is de presentatie. Iedere aanbieder krijgt daarvoor maximaal 1 uur de tijd om zich overstaan van de proejctgroep te presenteren. Naast de door de aanbieder gewenste inbreng vragen wij in te gaan op onderstaande vraag/casus: hoe kijkt de accountant aan tegen zijn adviesrol voor de Raad met betrekking tot bedrijfsvoeringsonderwerpen. 6. Acceptatieovereenkomst = 05 % De aanbieders moet de Nijmeegse inkoopvoorwaarden onderschrijven. 5

6 5. Vervolg procedure De planning van de aanebsteding is zodanig opgesteld dat de gemeenteraad naar verwachting op 20 september een besluit kan nemen over de nieuwe accountant. De raadswerkgroep Accountantsopdracht stelt hiervoor een advies op voor de Raad. Voorstel om te besluiten: 1. het bekrachtigen van het programma van eisen, zoals in het voorstel omschreven op de volgende onderdelen: a. algemene eisen en wensen b. eisen betreffende de stadsjaarrekening interimcontrole jaarrekeningcontrole c. afgeven van wettelijk vereiste (deel)verklaringen d. invulling van de natuurlijke adviesfunctie e. plan van aanpak f. gespreks- en rapportageplanning g. beschikbaarheid overige activiteiten 2. het bekrachtigen van de gunningscriteria zoals in het voorstel omschreven en de weging in percentages ervan: Prijs 30 % Controlefilosofie- en aanpak 15 % Adviesfunctie 20 % Teamstelling 20 % Communicatie 10 % Acceptatie overeenkomst 05 % Nijmegen, 5 juli 2006 De raadswerkgroep Accountansopdracht A.Hillen H.Veldman P.Breukers 6

7 Directie Algemeen Stadscontrol Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 15 augustus Datum uw brief Ons kenmerk Q400/ Contactpersoon Ab Smit Onderwerp initiatief raadsvoorstel aanbesteding accountant Aantal bijlagen - Doorkiesnummer Geachte leden van de raad, Ons College heeft kennisgenomen van het initiatiefraadsvoorstel van de raadswerkgroep accountantsopdracht gericht op bekrachtiging door uw raad van het programma van eisen en de gunningscriteria ten behoeve van de aanbesteding accountantsdiensten. Het voorstel vormt voor ons College geen aanleiding tot nadere inhoudelijke op- of aanmerkingen. Wij gaan er vanuit dat wij tezijnertijd bij het gunningsvoorstel in de gelegenheid zullen worden gesteld om onze zienswijze kenbaar te maken zoals nu ook bij dit voorstel is gebeurd. Met vriendelijke groet, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst P. Eringa reactie initiatief raadsvoorstel pve.doc