Programma van eisen & wensen (PvE)

Transcriptie

1 IBMN-2016-WIL-MV-001 Programma van eisen & wensen (PvE) Accountantscontrole november 2016 IBMN-2016-WIL-MV-001 Versie 0.2 Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (V0.2) 1

2 Inhoudsopgave Programma van eisen & wensen (PvE)... 1 Accountantscontrole Algemene informatie Inleiding Contractperiode Het bestuur Planning en controlcylus Planning Procedurele richtlijnen Wat verwachten we van de accountant? Richtlijnen vanuit de controleverordening Controleverordening Te hanteren toleranties Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid Omvang en verloop accountantscontrole Verslag van bevindingen Bijzondere verklaringen Aanbestedingsprocedure Eisen en Wensen Eisen Wensen Beoordeling offerte Gunningscriteria Beoordelingscriteria op hoofdlijnen: Beoordeling offerte Gehanteerde prijzen en tarieven (algemeen) Gehanteerde prijzen en tarieven (bijzondere verklaringen) Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 2

3 1. ALGEMENE INFORMATIE 1.1. Inleiding Het huidige contract met de accountant van gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) loopt op 31 mei 2017 af. WIL (gezamenlijke sociale zaken van de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vianen) wenst na deze datum continuïteit in accountantscontrole en adviesdiensten. Daarvoor schrijft zij een onderhandse aanbesteding uit. Het aanbestedingstraject zal in samenwerking tussen algemeen bestuur en de organisatie plaatsvinden. Een essentieel element van dit traject is het Programma van Eisen. Hierin zijn de aan de accountantsorganisatie te stellen offertevereisten geformuleerd. Het Programma van Eisen (hierna PvE) zal worden gebruikt om de ingediende offertes te beoordelen en om te komen tot een advies aan het algemeen bestuur voor de benoeming van een accountant. Doel van de aanbesteding is op transparante wijze te komen tot een overeenkomst met een ervaren en betrouwbare marktpartij, er voor te zorgen dat de aanbesteding rechtmatig verloopt en op een transparante, objectieve en niet discriminerende wijze wordt aanbesteed. Het proces zal worden begeleid door Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN). Informatieverstrekking naar de markt geschiedt, in kader van functiescheiding, door IBMN Contractperiode Werk en Inkomen Lekstroom wil een overeenkomst afsluiten voor accountantswerkzaamheden voor de periode van 4 jaar. De overeenkomst vangt aan op 1 juni 2017 en eindigt van rechtswege op 31 mei Het bestuur Het algemeen bestuur benoemt de accountant. Het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding voor Planning en controlcylus Planning en control krijgen veel aandacht binnen WIL. Als bijlage 4 is het intern controleplan (6 februari 2013) toegevoegd Planning De overeenkomst met de accountant zal tot stand komen op basis van onderhandse aanbesteding. Wij nodigen tenminste 3 en maximaal 5 partijen uit om een offerte uit te brengen. De aanbestedingsprocedure bevat de volgende stappen met de bijbehorende data: Datum Omschrijving Deadline Betreft: 11 januari 2017 Vaststellen programma van eisen algemeen bestuur 16 januari 2017 Verzenden van programma van eisen & wensen 6 maart 2017 Indienen van schriftelijke vragen 10 maart 2017 Verzenden Nota van Inlichtingen (uiterlijk) 21 maart 2017 Aanbestedingsdatum (indienen tot 11:00 uur) 23 maart 2017 Presentatie 24 maart 2017 Beoordeling offertes inkoopteam 28 maart 2017 Behandeling gunningsvoorstel MT 13 april 2017 Behandeling gunningsvoorstel dagelijks bestuur 18 mei 2017 Benoeming accountant algemeen bestuur 31 mei 2017 Contractondertekening Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 3

4 1.6 Procedurele richtlijnen Bij het aanbesteden dient rekening gehouden te worden met de volgende voorwaarden: 1. Het inzenden van de offerte houdt in dat wordt ingestemd met de beschreven procedure van het offertetraject en met de inhoudelijk gestelde eisen aan de offerte. Als de inschrijver niet akkoord gaat met één of meerdere punten, of de beantwoording op de door WIL gestelde vragen niet volledig heeft plaatsgevonden, kan hij van verdere beoordeling worden uitgesloten. De inschrijver dient in de offerte aan te geven of er bezwaren bestaan tegen de vereisten en voorschriften die voor deze aanbesteding gelden. 2. De offerte dient de gehanteerde volgorde en nummering van dit PvE aan te houden. 3. Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding, tot aan de definitieve gunning, dient te verlopen via de contactpersoon voor deze aanbesteding: Werk en Inkomen Lekstroom P/a Inkoop Bureau Midden Nederland Kenniscentrum 4. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid aan de opdrachtgever.wil behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. 5. De offerte is voorzien van naam, telefoonnummer en adresgegevens van de contactpersoon, die op verzoek van de opdrachtgever toelichting kan geven op de offerte of vragen om verduidelijking kan beantwoorden. 6. De offertes dienen te worden toegelicht door middel van een presentatie aan de leden van het inkoopteam. Dit maakt deel uit van de beoordeling. Er wordt hiervoor met uw organisatie nog een afspraak gemaakt voor het juiste tijdstip. WIL gaat er vanuit dat bij de presentatie kennis gemaakt kan worden met minimaal de eindverantwoordelijke voor de aanbieding (directeur/partner) en de verantwoordelijke van het controleteam (controleleider). 7. De presentatiebijeenkomst is gepland op donderdag 23 maart Er zullen geen onderhandelingen worden gevoerd. Ook is het niet mogelijk om bij of op de presentatie de offerte bij te stellen of aan te vullen. 8. De presentatie mag ongeveer 50 minuten duren waarin opgenomen discussie en het beantwoorden van vragen. In de presentatie dient de volgende vraag centraal te staan: Waarom moet WIL kiezen voor uw accountantskantoor? Hierbij dient vooral ingegaan te worden op: de essentie van uw controleaanpak; de accountant als adviseur. U dient vooral niet in te gaan op uw organisatie en achtergronden hiervan, immers wij hebben de selectie voor de bedrijven die deze opdracht voor ons zouden kunnen uitvoeren zelf uitgevoerd. 1.7 Wat verwachten we van de accountant? Wij verwachten van de accountant een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden, zijnde de controle van de jaarrekening en het financieel beheer van WIL. Daarnaast dient de accountant adequaat invulling te geven aan zijn natuurlijke adviesfunctie. De accountant dient signalen te geven over risico s die WIL mogelijk loopt. Deze signalen kunnen voortvloeien uit de jaarrekeningcontrole maar ook uit allerlei externe ontwikkelingen. Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 4

5 Verder hebben wij behoefte aan een accountant die wil fungeren als klankbord voor vraagstukken die spelen op het terrein van onder andere de financiën, bedrijfsvoering en administratieve organisatie die spelen op het terrein van (sociaal maatschappelijke) samenwerkingsverbanden. 1.8 Richtlijnen vanuit de controleverordening Controleverordening De controleverordening fungeert als beleidskader waarin nadere aanwijzingen staan voor de accountantscontrole. De verordening wordt bij dit PvE als aanvullende informatie meegeleverd. Een beschrijving van het controleproces maakt onderdeel uit van de verordening. In de offerte dient de accountant aan te geven of hij bereid is zijn controle op basis van de controleverordening te baseren. In dit PvE worden de belangrijkste richtlijnen opgenomen. Het gaat hierbij om: Te hanteren toleranties; Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid; Omvang en verloop van de controles; Verslag van bevindingen; Bijzondere accountantsverklaringen Te hanteren toleranties Het algemeen bestuur heeft de algemene goedkeuringstoleranties vastgesteld gelijk aan het wettelijk minimum. Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaar- 1% >1%<3% - 3% rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - Het geeft de accountant een algemene rapporteringtolerantie van ,00 mee om te betrekken in de controle. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en onzekerheden die dit bedrag te boven gaan rapporteert in zijn verslag van bevindingen Reikwijdte van de controle op rechtmatigheid Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aandacht besteedt worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het voorwaardencriterium; 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). Voor het M&O-criterium is geen beleidskader vastgesteld. M&O-maatregelen zijn verwerkt in processen en procedures die dienen te waarborgen dat relevante gegevens juist, tijdig en volledig worden verkregen Omvang en verloop accountantscontrole De controleopdracht van de accountant omvat: een tussentijdse controle; een eindcontrole (waaronder jaarrekening); een aantal afstemmingsmomenten. Voorafgaand aan de uitvoering van de controles is er een afstemmingsoverleg tussen algemeen bestuur en de accountant. De accountant krijgt de vrijheid, volgend uit zijn eigen verantwoordelijkheid, om binnen de controleopdracht zijn eigen auditcyclus te volgen. De onderwerpen van deze cyclus worden doorgesproken in het afstemmingsoverleg. Het algemeen bestuur kan ieder controlejaar een aantal onderwerpen selecteren die specifieke aandacht krijgen tijdens de controles. Deze onderwerpen worden tijdens het afstemmingsoverleg besproken met de accountant. De uitkomsten van dit overleg verwerkt de accountant in een Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 5

6 Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Wanneer er overeenstemming is over de uit te voeren werkzaamheden en de daaraan verbonden kosten, wordt de DVO door beide partijen ondertekend. De accountant voert in oktober van het controlejaar een tussentijdse controle uit. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle brengt de accountant een controlerapportage uit. De interim controlerapportage wordt in concept besproken met het management (toepassen hoor en wederhoor). De definitieve interim controlerapportage wordt verzonden aan het algemeen bestuur (ter informatie), het dagelijks bestuur en het management. De accountant voert in week 6 / 7 van het jaar volgend op het controlejaar de eindcontrole uit. Over de uitkomsten van de eindcontrole brengt de accountant een verslag van bevindingen uit en een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. (de controleverklaring). De rapportage wordt in concept besproken UITERLIJK week 9 met het dagelijks bestuur en management (toepassen hoor en wederhoor). Daarna wordt dit verslag uitgebracht aan algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur. Om de nodige flexibiliteit in te bouwen wenst het algemeen bestuur de gelegenheid te krijgen om tussentijds met de accountant wijzigingen in de opdracht te kunnen aanbrengen Verslag van bevindingen De accountant levert de volgende producten op: Controlerapportage van de interim-controle; Controlerapportage van de eindcontrole; Controleverklaring; Verklaring t.b.v. de individuele accountants van de in WIL deelnemende gemeenten om te voorkomen dat zij opdrachtgever opnieuw gaan controleren t.b.v. de jaarrekeningcontrole. Leunen op verklaring van gecertificeerde actuaris. (NBA 1120) In de rapportages over de bevindingen wordt in ieder geval gerapporteerd over: 1. De opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen; 2. Gesignaleerde onrechtmatigheden. Deze worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium etc.); 3. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden. Deze worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen; 4. Eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van het door WIL gehanteerde management informatie systeem; 5. Relevante informatie vanuit de adviesfunctie van de accountant; 6. De stand van zaken c.q. voortgang met betrekking tot in eerdere rapportages vermelde aanbevelingen en verbeterpunten; 1.9 Bijzondere verklaringen Het algemeen bestuur kan de accountant opdracht geven een deelverklaring op te stellen voor een bepaalde organisatie-eenheid. De accountant is de eerst aangewezene voor het afgeven van specifieke verklaringen. Het algemeen bestuur is conform de Controleverordening bevoegd om voor het afgeven van een specifieke accountantsverklaring een andere accountant dan de huisaccountant aan te wijzen indien dit in het belang van WIL is Aanbestedingsprocedure Het contract geldt voor een periode van 4 jaar. Conform de drempelwaarden zoals genoemd in de Aanbestedingswet 2012 voor overheidsopdrachten, bedraagt de grens voor diensten ,00 (exclusief BTW). Komt de contractwaarde boven deze drempel dan is WIL verplicht Europees aan te besteden. De verwachte contractwaarde zal deze drempel niet overstijgen. Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 6

7 2. 2. EISEN EN WENSEN 2.1 Eisen E-1 De controle wordt uitgevoerd conform de Controleverordening ex art 213 Gemeentewet Regionale Samenwerking Sociale Zaken Lekstroomgemeenten (GR Werk en Inkomen Lekstroom). E-2 De controle moet principle based (naar de geest van de wet) worden uitgevoerd in plaats van rule based (tot op detail). E-3 Opdrachtnemer stemt door in te schrijven in met de rechten en verplichten in de bijgevoegde overeenkomst. Als de opdrachtnemer zich niet (geheel) conformeert aan de overeenkomst, kan dit ten tijde van de inlichtingenronde kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever geeft in de Nota van Inlichtingen aan in hoeverre dit acceptabel is. E-4 Opdrachtgever wil op de hoogte blijven van wijzigingen die van belang zijn in het kader van deze opdracht. Het betreft algemene wijzigingen binnen de organisatie van opdrachtnemer. E-5 In geval van fusies en overnames behoudt opdrachtgever zich het recht voor het contract, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, te beëindigen. E-6 Als wijzigingen in wet en regelgeving tot gevolg hebben dat in dit programma van eisen en wensen beschreven werkzaamheden niet (meer) uitgevoerd hoeven te worden, dan is de opdrachtgever niet verplicht tot afname en betaling van deze diensten. E-7 Advies is integraal onderdeel van de controleopdracht. Dit betreft primair adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages en adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Het geven van advies vindt op eigen initiatief, maar ook in voorkomende gevallen op verzoek, plaats. E-8 In te zetten medewerkers dienen minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring te hebben in controle bij Sociale Diensten. E-9 Het controleteam dient een bestendige gedragslijn te kennen in de controleaanpak. E-10 Meerwerk buiten de zaken die voortkomen uit dit programma van eisen wordt slechts uitgevoerd op basis van een vooraf verstrekte schriftelijke opdracht, tegen de geoffreerde tarieven in de eenheidsprijzenstaat. E-11 Na opdrachtverstrekking dient u 5 % van de inschrijfsom volgens het SROI beleid van WIL (Bouwblokkenmethode) in te vullen. Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 7

8 2.2 Wensen KWALITEIT Aanpak Een beschrijving (Maximaal 6 A4 Arial10) van uw controleaanpak en uw verwachting van de te maken werkafspraken. Hoe voert u uw controle uit? In deze beschrijving dient u de bepalingen uit paragraaf 1.7 t/m 1.9 te beantwoorden. Specifiek dient u in te gaan op mogelijke belangentegenstelling in verband met advisering voor de Bestuur en organisatie. Hoe denkt u met de adviesrol om te gaan in uw rol als accountant? Vindt u dat u wel of niet ongevraagd advies uit kunt brengen aan het Bestuur en/of het management van de organisatie over algemene ontwikkelingen? Wanneer ontstaat er volgens u een ongewenste situatie in uw rol ten opzichte van uw opdrachtgever het Bestuur - en daarnaast advisering naar de organisatie? In de aanpak dient u nadrukkelijk aan te geven hoe u gebruik maakt van en steunt op de Interne Controle. Tevens dient u aan te geven hoe u toegang tot de digitale data wenst te verkrijgen. Controleteam U dient een beknopt cv (Maximaal 2 A4 Arial10 per medewerker) te geven van de vaste medewerkers die u gedurende de opdracht bij WIL denkt in te zetten, zoals directeur/partner, manager, controleleider, eerste medewerker etc. In de cv's dient te worden ingegaan op de werkervaring in vergelijkbare controleopdrachten bij sociale diensten. De ploeg dient een gezonde kritische houding uit te stralen bij de uit te voeren controles. Een juiste mix tussen wat de organisatie aan informatie verstrekt en wat het controleteam uit ervaring weet over het betreffende onderwerp. Continuïteit Hoe wordt invulling gegeven aan afspraken over planning van de uit te voeren werkzaamheden en welke mogelijkheden er zijn om flexibel in te kunnen spelen op gewijzigde omstandigheden. (Maximaal 2 A4 Arial10) Presentatie Inschrijvers wordt gevraagd een presentatie te geven. De presentatie mag ongeveer 50 minuten duren waarin opgenomen discussie en het beantwoorden van vragen. In de presentatie dient de volgende vraag centraal te staan: Waarom moet WIL kiezen voor uw accountantskantoor? Hierbij dient vooral ingegaan te worden op: de essentie van uw controleaanpak; de accountant als adviseur. U dient vooral niet in te gaan op uw organisatie en achtergronden hiervan, immers wij hebben de selectie voor de bedrijven die deze opdracht voor ons zouden kunnen uitvoeren zelf uitgevoerd. Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 8

9 3. BEOORDELING OFFERTE De beoordeling van de inschrijvingen / presentatie zal plaatsvinden door het inkoopteam bestaande uit; Portefeuillehouder Financiën Directeur WIL Manager bedrijfsbureau Financieel medewerker Medewerker Interne Controle Juridisch Medewerker Projectleider Het proces wordt gecoördineerd en begeleid door het Inkoopbureau Midden Nederland 3.1. Gunningscriteria De opdracht zal, onder de condities genoemd in dit PvE, gegund worden aan de inschrijver met de Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding (BPKV). Bij de beoordeling van de aanbiedingen worden de navolgende gunningcriteria gehanteerd, teneinde de Beste PKV te bepalen: 1. de kwaliteit (70%); 2. de prijs (30%) 3.2. Beoordelingscriteria op hoofdlijnen: Criterium Prijs Weging (30%) Gehanteerde tarieven en prijzen Maximaal 100 punten Criterium Kwaliteit Weging (70%) Methode van aanpak en werken Samenstelling van het controleteam en expertise van deze medewerkers Continuïteit in de dienstverlening Presentatie Maximaal 50 punten Maximaal 30 punten Maximaal 10 punten Maximaal 10 punten Het inkoopteam beoordeelt de inschrijvingen op de beoordelingscriteria zoals aangegeven in bovenstaande tabel. Per criterium en per inschrijver wordt een cijfer toegekend op een schaal van 1-10 waarbij: 10 = Uitmuntend; 9 = Zeer goed; 8 = Goed; 7 = Ruim voldoende; 6 = Voldoende; 5 = Onvoldoende; 4 = Matig; 3 = Zeer matig; 2 = Slecht; 1 = Voldoet niet. Beoordelingsmethode: eerst individuele beoordeling kwaliteitsaspecten door leden van het inkoopteam. Vervolgens, om eventuele subjectieve beoordeling te minimaliseren, wordt plenair de individuele score besproken (bij grote afwijkingen ten opzichte van elkaar) om gezamenlijk de definitieve score vaststellen. Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 9

10 3.3 Beoordeling offerte Waarop beoordeelt WIL de ingediende offertes? De geoffreerde prijs gerelateerd aan diverse kwalitatieve criteria vormen de basis voor onze beoordeling en definitieve keuze voor een accountant. In de volgende paragrafen worden de specifieke eisen binnen de genoemde criteria nader uitgewerkt. In de offerte zal hieraan ruimschoots aandacht besteedt dienen te worden Gehanteerde prijzen en tarieven (algemeen) Wij vragen u het inschrijfbiljet in te vullen met uw offertebedrag waarin u, op basis van de huidige stand van zaken bij WIL (zoals niveau AO/IC), aangeeft hoeveel een controle kost. In de offerte dient te worden opgenomen een urencalculatie (geen prijzen opgeven in het kwalitatief deel!) voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle over de jaarstukken van de boekjaren 2017 tot en met Hierbij worden de volgende onderdelen onderscheiden: 1. Voorbereiding en planning; 2. Interim-controle; 3. Interim-controle rapport, inclusief besprekingen; 4. Jaarrekeningcontrole; 5. Eindcontrolerapport + besprekingen; 6. Adviezen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie. De prijsopgave (KLUIS 2) dient op basis van de bovengenoemde onderdelen (1 t/m 6) opgebouwd te zijn. Hierbij dient inzicht te worden gegeven in hoeveelheid uren x gehanteerde uurtarieven. Daarnaast dient weergegeven te zijn op welke functionarissen deze tarieven betrekking hebben (partner, manager, controleleider, assistenten). De prijsopgave dient exclusief BTW plaats te vinden. De door u aangegeven tarieven dienen ook in meerwerksituaties van toepassing te zijn. Er is pas sprake van meerwerk als dit vooraf is aangegeven door de accountant en door WIL is goedgekeurd. WIL wenst voor de af te nemen accountantsdiensten een prijsafspraak te maken voor de gehele contractperiode (4 jaar). In de offerte wordt aangegeven op welke wijze omgegaan wordt met gewijzigde omstandigheden binnen de contractperiode. Het kan hierbij gaan om: Wetswijzigingen waardoor (denk bijvoorbeeld aan rechtmatigheid) een intensievere controle noodzakelijk is (dus meerkosten); Het is ook mogelijk dat door interne verbeterslagen (bijvoorbeeld op het gebied van AO/IC) de accountant minder intensief hoeft te controleren. Dit zou dus tot een lagere urenbesteding (en dus lagere kosten) kunnen leiden; Worden tarieven jaarlijks geïndexeerd en zo ja, welke systematiek wordt daarbij toegepast? Het algemeen bestuur kan ieder controlejaar een tweetal onderwerpen selecteren die specifieke aandacht krijgen tijdens de controles. Hoe werken deze keuzes door in de accountantskosten? De offerte dient te aan te geven wat wel en wat niet in het geboden tarief valt Gehanteerde prijzen en tarieven (bijzondere verklaringen) In de offerte wordt een opgave gedaan van de kosten/tarieven voor bijzondere verklaringen in het kader van specifieke wetten en regelingen Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 10

11 Als bijlagen bij dit PvE wordt het volgende aan informatie meegestuurd: a) Controleverordening ex art 213 Gemeentewet b) Managementrapportage huidige accountant 2015 c) Begroting 2017 (programmabegroting en productenbegroting) d) Plan van aanpak interne controle e) SROI-beleid WIL Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole WIL (0.2) 11