Advies- besluit 1. het Plan van Aanpak Aanbesteding accountant Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland vast te stellen.

Transcriptie

1 Nota voor : vergadering algemeen bestuur Datum : 3 juli 2014 Onderwerp : Aanbesteding accountant Agendapunt : 6a Kenmerk : AB/1410a Bijlage: Plan van Aanpak Aanbesteding Accountant VNOG Portefeuillehouder: H.J. van Schaik Inleiding Bij de invoering van het duale stelsel voor het gemeentebestuur is ook de rol van de accountant geherdefinieerd. In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad, in het geval van de VNOG het algemeen bestuur, een accountant aanwijst die belast is met de controle van het financiële jaarverslag. Vanaf 2007 is gebruik gemaakt van accountantsbureau PwC. De overeenkomst met deze accountant eindigt per 1 januari De dienstverlening door de accountant moet aanbesteed worden. De procedure hiervoor zal de komende periode plaatsvinden. Voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure en de selectie van een accountant is een Plan van Aanpak opgesteld. Advies- besluit 1. het Plan van Aanpak Aanbesteding accountant Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland vast te stellen. Beoogd effect Het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure voor diensten en de selectie van een accountant voor de VNOG. Argumenten 1.1 De huidige overeenkomst met de accountant PwC eindigt per 1 januari De lopende overeenkomst met de accountant kan niet worden verlengd. Dat betekent dat er een nieuwe aanbesteding moet worden gedaan. 1.2 het Plan van Aanpak Aanbesteding accountant omvat de kaders voor de aanbesteding en de selectie. Om de procedure goed te laten verlopen bevat het Plan van Aanpak een programma van eisen, dat gebaseerd is op de geldende en door het algemeen bestuur vastgestelde Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de VNOG. Daarnaast kent het Plan van Aanpak de uitgangspunten voor de aanbesteding, de beoordelingscriteria van de offertes en de planning. Kanttekeningen Geen. Uitvoering/ communicatie/ inwerkingtreding De aanbestedingsprocedure geschiedt op basis van een meervoudige onderhandse aanbesteding. 1

2 Naast de huidige accountant worden nog twee tot vier andere op de gemeentelijke accountantsmarkt opererende organisaties uitgenodigd om een aanbieding te doen. Gezien de hoogte van het budget op jaarbasis voor de controlekosten wordt ervan uitgegaan dat het niet noodzakelijk is om de accountantscontrole Europees aan te besteden. In het plan van aanpak is beschreven dat van de ontvangen aanbiedingen ambtelijk een voorselectie zal worden gemaakt. Het ambtelijke advies zal worden voorgelegd aan de commissie middelen-moed die de aanbieder vervolgens zal uitnodigen voor het houden van een presentatie. Vervolgens zal de commissie middelen-moed een advies voorleggen aan het algemeen bestuur. De adviescommissie zal ambtelijk ondersteund worden. De adviescommissie middelen-moed zal over de voortgang communiceren met het dagelijks bestuur en indien noodzakelijk met het algemeen bestuur. Relevante documenten zullen ter informatie beschikbaar worden gesteld. Het proces van de aanbestedingsprocedure is erop gericht om in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 december 2014 een besluit te nemen over de benoeming van de accountant voor de periode Rapportage/ evaluatie Niet van toepassing. Personele consequenties Niet van toepassing. Financiën Het aanbestedingstraject wordt uitgevoerd door de eigen ambtelijke organisatie. De kosten voor de accountant, waarmee na de aanbesteding een overeenkomst wordt gesloten worden gedekt uit het reguliere budget dat hiervoor beschikbaar is binnen de begroting van de VNOG. Bijlagen Plan van Aanpak Aanbesteding accountant Veiligheidsregio Noord- en Oost- Gelderland. 2

3 Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland; Bijeen in de vergadering d.d. 3 juli 2014; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 12 juni 2014; Besluit: 1. het Plan van Aanpak Aanbesteding accountant Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland vast te stellen. De voorzitter De ambtelijk secretaris Drs. J.C.G.M. Berends mr. M. Assies Apeldoorn, 3 juli

4 Plan van aanpak Aanbesteding accountant Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 1

5 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Programma van eisen accountantscontrole 3. Controletoleranties 4. Rechtmatigheid 5. Uitgangspunten 6. Inhoud en opbouw offerte 7. Overige bepalingen offerte 8. Beoordeling offerte 9. Planning aanbestedingstraject 10.Informatiepakket bij aanvraag 11.Bijlage diverse definities 2

6 1. Inleiding Door het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) is de aanbesteding van de accountant en de van toepassing zijnde regelgeving vastgelegd in de Controle verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland Tot deze verordening behoort ook het Controle protocol zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 13 december 2007 waarin wordt aangegeven dat de opgenomen goedkeuring- en controletoleranties een doorlopend karakter hebben met de restrictie dat het algemeen bestuur op elk moment tot een aanpassing kan overgaan. Onderstaand een korte uitwerking van het Controle verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland en het bijbehorende Controleprotocol. 2. Programma van eisen accountantscontrole Het object van de accountantscontrole (wat controleert de accountant) wordt navolgend beschreven. Deze beschrijving is gebaseerd is op de "Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Noorden Oost-Gelderland". In deze verordening is met name artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole van belang. Lid 1 bepaalt o.a. dat de benoeming van de accountant voor een periode van 4 jaar geschiedt. Uit lid 3 volgt dat het algemeen bestuur voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststelt voor de jaarlijkse controle. De aard en de omvang van de werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants en de door de beroepsorganisatie uitgevaardigde richtlijnen voor de accountantscontrole. De controle dient verder gebaseerd te zijn op de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, wettelijke regelingen, de controleprotocollen van de departementen alsmede de door de VNOG vastgestelde verordeningen en richtlijnen. De VNOG zal zorgdragen voor een zo volledig mogelijke aanlevering van de te controleren stukken. De controle richt zich op het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer. De werkzaamheden omvatten: 1. De ingevolge artikel 213 van de Gemeentewet in opdracht van het algemeen bestuur uit te voeren algemene controle van de jaarrekening; 2. De natuurlijke adviesfunctie. Gedacht kan worden aan adviezen die direct voortvloeien uit controlebevindingen en/of gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van (concept) rapportages; 3. Het jaarlijks onderzoeken van de opzet en de werking van de belangrijkste administratief organisatorische processen en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. 4. Het jaarlijks in het najaar uitvoeren van een interimcontrole zodat bij het opstellen van de jaarstukken de bevindingen van de accountant al voor een belangrijk deel bekend zijn. 5. De controle en verantwoording van de Sisa-regelgeving is een onderdeel van de jaarrekeningcontrole. De verantwoording per specifieke uitkering komt hiermede te vervallen. De accountant stelt elk jaar een controleplan op en voert hierover overleg met de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland. Verder moeten de werkzaamheden bestaan uit: 1. Het uitbrengen van een accountantsrapport (verslag van bevindingen) aan de het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en over eventuele onrechtmatigheden in de jaarrekening; 2. Het eenmaal per jaar, na de interim-controle, uitbrengen van een managementletter(s) aan het dagelijks bestuur en directie. 3. Periodiek overleg met (een vertegenwoordiger van) het dagelijks bestuur en/of het verantwoordelijke management voor het financiële beheer; 3

7 4. Desgewenst ad hoc overleg met een vertegenwoordiger van het algemeen bestuur en/of dagelijks bestuur en/of het verantwoordelijke management voor het financiële beheer. Er is dus sprake van twee verschillende rapporten. Op de eerste plaats het naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole uit te brengen verslag van bevindingen, gericht aan het algemeen bestuur. Als tweede wordt er naar aanleiding van de interim-controle een managementletter uitgebracht aan het dagelijks bestuur en aan het management. De interim-controle en uiteraard ook de managementletter is sterk gericht op de bedrijfsvoering. 3. Controletoleranties Het "Besluit accountantscontrole decentrale overheden" bevat regels voor de omvangbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven, te weten: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. De controleopdracht voor de accountant dient te voldoen aan de vereisten met betrekking tot accountantscontrole. Het gaat hierbij met name om aspecten van rechtmatigheid, die onderdeel uitmaken van de controleopdracht. In de Controle verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2004 en het bijbehorende Controle protocol uit 2007 zijn de controlegaranties door het algemeen bestuur vastgesteld. Goedkeuringstolerant Fouten ie in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking accountantsverklaring: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Rapporteringstolerantie In het controleprotocol van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland is ook de rapporteringstolerantie vastgesteld. Dit bedrag is gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiende uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt door de accountant rapportering plaats in zijn verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie is op basis van de besluitvorming gesteld op 30% van de goedkeuringstolerantie. 4. Rechtmatigheid Rechtmatigheid betekent het voldoen aan weten regelgeving. Dit controleaspect richt zich op de beheers handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. In het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden wordt het begrip rechtmatigheid nader uitgewerkt. 5. Uitgangspunten In dit deel wordt ingegaan op de vereisten van inschrijving en de procedurevoorschriften, waaraan de inschrijver dient te voldoen. Indien de inschrijver niet akkoord is met één of meerdere punten, of de beantwoording niet volledig heeft plaatsgevonden, behoort uitsluiting van verdere beoordeling tot de mogelijkheden. De aanbesteding geschiedt met inachtneming van de volgende uitgangspunten: a) De aanbesteding bestaat uit de controle van de jaarrekening (en alle daarmee gemoeid zijnde werkzaamheden). b) De benoeming van de accountant geschiedt voor een contractperiode van vier jaar. Dit betekent dat de accountant voor de boekjaren 2015 tot en met 2018 wordt aangesteld. c) Het is de inschrijver niet toegestaan voor een deel van de beschreven dienstverlening gebruik te maken van onderaannemers. d) De VNOG wenst het contact met de inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en een vaste plaatsvervanger in deze organisatie. e) Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding, tot aan de definitieve gunning, dient schriftelijk te verlopen via de contactpersoon van de zijde van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland. 4

8 f) De VNOG behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enige kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. g) Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte door de inschrijver, zijn voor de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland geen kosten verbonden. Eventuele kosten die ontstaan, zijn voor rekening en risico voor de inschrijver. h) Van de inschrijver wordt verwacht dat strikte vertrouwelijkheid in acht wordt genomen ten aanzien van de inhoud van dit aanbestedingsdocument en ten aanzien van alle vertrouwelijke informatie die verstrekt wordt over de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland. Anderzijds zal de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland de inhoud van de inschrijvingen evenzeer strikt vertrouwelijk behandelen. i) Middels het doen van een aanbieding geeft de inschrijver aan in te stemmen met de uitgangspunten voor de inschrijving zoals beschreven. j) De inschrijving dient in een, van inschrijver afkomstige, gesloten envelop dan wel gesloten verpakking te worden aangeboden, voorzien van de vermelding: VERTROUWELIJK NIET OPENEN "Inschrijving aanbesteding accountantsdiensten". k) De inschrijving dient uiterlijk op de in de uitnodigingsbrief vermelde datum ingeleverd te zijn op het adres: Bestuur Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Postbus AE Apeldoorn. m) Indien de inschrijver nadere inlichtingen wenst kunnen deze worden ingewonnen, uitsluitend langs schriftelijke weg. Deze vragen zullen middels een Nota van inlichtingen schriftelijk worden beantwoord en geanonimiseerd worden toegestuurd aan alle inschrijvers. 6. Inhoud en opbouw van de offerte De offerte dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten: 1. Een open calculatie voor de geoffreerde bedragen per jaar voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle van de jaarrekening. De offerte dient zodanig te zijn opgesteld dat naderhand een objectieve calculatie kan plaatsvinden. De offerte dient te zijn gebaseerd op een realistische inschatting van de situatie bij de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland. De per functionaris te hanteren uurtarieven dienen hierbij te worden vermeld. Tevens dient aangegeven te worden hoeveel tijd de betreffende functionarissen aan de controle naar verwachting zullen besteden. De aangegeven tarieven dienen ook in meerwerksituaties van toepassing te zijn. De controlewerkzaamheden vinden in principe tegen een maximumprijs plaats. Alleen in bijzondere gevallen kan er, in overleg met en na toestemming van de VNOG meerwerk worden afgesproken. Alleen op deze manier wordt geaccepteerd dat de eindafrekening hoger uitvalt dan het oorspronkelijk geoffreerde bedrag. De offerte dient op basis van prijspeil 2014 te worden ingediend. De jaarlijkse prijsindexering is conform het prijsindexcijfer voor de materiële overheidsconsumptie. De eerste indexering is pas mogelijk in Een beschrijving van de controleaanpak en de verwachting van de te maken werkafspraken. Uit deze beschrijving moet onder andere blijken hoe invulling wordt gegeven aan de rechtmatigheidscontrole. 3. Een beknopt curriculum vitae van de medewerkers van het controleteam. De cv's dienen in ieder geval de werkervaring met vergelijkbare controleopdrachten aan te geven. 4. Een beschrijving van het dienstenaanbod (back office kennis) van de organisatie op het gebied van gemeentelijke financiën en regelgeving. 5. Een beschrijving van de visie van de accountant inzake functioneren van de accountant in het kader van (het duale stelsel 1 bij) een gemeenschappelijke regeling. 6. Een beschrijving van hoe intern bij het accountantskantoor de onafhankelijkheid is geregeld, indien tevens sprake is van andere werkzaamheden dan controle, zoals dienstverlening en advisering. 7. Het houden van een presentatie door het beoogde controle team van de aanbieder waarin wordt ingegaan op de verschillende onderdelen van de offerte en waar ruimte wordt geboden om mogelijke vragen te beantwoorden. 7. Overige bepalingen 1. Verwacht wordt dat de aanbieder geen bestuursleden of ambtenaren persoonlijk benadert over de offerte. 1 Het duale stelsel geldt vooralsnog niet voor gemeenschappelijke regelingen. Momenteel is een wetsvoorstel aanhangig bij de Eerste Kamer dat erin voorziet het duale stelsel ook voor gemeenschappelijke regelingen te laten gelden. 5

9 2. De VNOG kan in voorkomende gevallen de controle van specifieke financiële verslagen opdragen aan een andere accountant. 3. De VNOG behoudt zich het recht voor om bij onvoorziene omstandigheden het aanbestedingstraject tijdelijk of geheel te stoppen. 8. Uitnodiging aanbieders en beoordelingscriteria Het management zal na een inventarisatie bij de deelnemende gemeenten bepalen welke aanbieders er worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen op de voorgenomen aanbesteding. Vervolgens zal van de ontvangen aanbiedingen een ambtelijke advies worden gemaakt. Het ambtelijke advies zal worden voorgelegd aan de commissie middelen-moed die de aanbieder zal uitnodigen voor het houden van een presentatie waarbij zal worden beoordeeld of de aanbieder voldoet aan de gestelde criteria. Vervolgens zal de commissie middelen-moed een advies voorleggen aan het algemeen bestuur. Bij de uiteindelijk door het algemeen bestuur te maken keuze van een accountant worden de volgende punten in de beoordeling betrokken: Gehanteerde tarieven en prijzen; Methode van aanpak en werken; Samenstelling en stabiliteit van het controleteam en expertise van deze medewerkers; Branchekennis en ervaring alsmede kennis over de diverse overheidsterreinen binnen de totale organisatie (back office); Referenties van andere organisaties; Garanties over de continuïteit van de dienstverlening en voldoende kritische massa van de accountantsorganisatie; Verwachting van een wisselwerking tussen de accountantsorganisatie en de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland: inschatting van de kwaliteit van de samenwerking alsmede het qua organisatieontwikkeling op dezelfde lijn zitten (offerte gebaseerd op reële situatie en niet op theoretische situatie); Algemene indruk van de uitgebrachte offerte en de gehouden presentatie. 9. Planning van het aanbestedingstraject De planning van de verdere procedure ziet er als volgt uit: Ambtelijk Advies cie 1. Plan van aanpak en programma van eisen mei Juni Juli 2. Uitnodiging accountantskantoren voor het uitbrengen van eenaanbieding. 3. Accountantskantoren de gelegenheid geven tot het stellen van vragen en de beantwoording 4. Offertes moeten uiterlijk door de VNOG ontvangen zijn op juli augustus augustus DB AB 5. Ambtelijke voorselectie die wordt voorgelegd aan de commissie middelen-moed 6. Uitnodiging voor het houden van een presentatie aanbieder uit voorselectie. Bekrachtiging voorstel voorselectie 7. Presentatie aanbieder aan commissie middelen-moed september september oktober 8. Vervaardigen van een AB-voorstel oktober 9. Definitieve besluitvorming gunning november december 6

10 10. Informatiepakket bij offerteaanvraag Om de accountantskantoren in de gelegenheid te stellen zich bij de offerteaanvraag een goed beeld te kunnen vormen van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en de inhoud van het instrumentarium van de budgetcyclus worden bij de uitnodiging de volgende stukken meegestuurd: o Organisatieplan VNOG (brandweer en GHOR) o Financiële verordening o Controle verordening en controle protocol o Interne controleplan 2014 en normenkader o Jaarrekening en Accountantsverklaring o Begroting 2015 van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland o Kadernota Enkele definities a. Accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde: registeraccountant of accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; c. waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. d. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante weten regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. e. Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. 7