Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten GEMEENTE HAAREN. Gemeente Haaren Postbus ZG Haaren

Transcriptie

1 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten GEMEENTE HAAREN Gemeente Haaren Postbus ZG Haaren Telefoon Fax Internet

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Omschrijving van de opdracht De algemeen certificerende functie Controle overige (deel)verantwoordingen De natuurlijke adviesfunctie Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad Communicatie Tijdsplanning Geoffreerde prijs Facturering De gevraagde offerte De procedure Planning en data Informatiefase Indiening offerte en nadere informatie Offerte beoordelingsprocedure Gunning Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

3 1. Inleiding Voor de periode vanaf de start van de controle op de jaarrekening 2006 wil de gemeente Haaren een nieuwe overeenkomst aangaan met betrekking tot de accountantsdiensten. De gemeente heeft daartoe het voornemen een overeenkomst aan te gaan voor een periode van 4 jaar. Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de specifieke accountantsverklaringen ten aanzien van de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken, de zgn. single audit. Daarnaast is het ook mogelijk om aan de nieuw te benoemen accountant advieswerkzaamheden op te dragen. In de verordening ex. artikel 213 van de Gemeentewet is bepaald dat de gemeenteraad de accountant aanwijst en het programma van eisen vaststelt. De voorbereiding hiertoe is opgedragen aan een door het Presidium ingestelde aanbestedingscommissie. De eisen, wensen en de procedure voor het indienen van deze aanbieding zijn vermeld in dit Programma van eisen accountantsdiensten gemeente Haaren. Dit programma van eisen is bedoeld om de geïnteresseerde accountants de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. Opbouw van het programma van eisen Hoofdstuk 2, omvat het feitelijke programma van eisen, en daarin wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de algemeen certificerende functie, de controle van de overige (deel)verantwoordingen en de natuurlijke adviesfunctie. In hoofdstuk 3 wordt aangegeven wat algemeen en meer specifiek dient te worden opgenomen in de offerte en wordt tevens aangegeven welke prijscondities er van toepassing zijn. In hoofdstuk 4 tenslotte wordt nader ingegaan op de procedure van de aanbesteding en de wijze van gunning. In de bijlagen is verdere informatie opgenomen ter ondersteuning van de in het programma van eisen genoemde onderdelen, te weten: - Programmaverantwoording Productenrekening Programmabegroting Productenraming Controle verordening (verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële administratie Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 3

4 2. Omschrijving van de opdracht De opdrachtgever (de raad van de gemeente Haaren) wil een contract voor een periode van 4 jaar aangaan met een opdrachtnemer (een accountant) voor de controle van de jaarrekening(en) conform artikel 213 van de Gemeentewet. De omvang van de dienstverlening gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst bestaat uit de volgende onderdelen: - de algemeen certificerende functie; - controle overige verantwoordingen; - de natuurlijke adviesfunctie; - specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad. De opdrachtgever gaat uit van de minimale en wettelijke noodzakelijke controle werkzaamheden benodigd voor een deugdelijke grondslag van het oordeel in de verklaring. De opdrachtgever verwacht van de accountant dat er voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig is rondom de specifieke gemeentelijke ontwikkelingen en regelgeving. De opdrachtnemer is bereid om referenties te verstrekken van gelijksoortige gemeenten, die naar de aard en omvang in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening, waarvoor zij de jaarrekeningcontrole over het verslagjaar 2005 heeft verzorgd. De accountantsorganisatie geeft daarnaast zijn betrokkenheid en aantoonbare ervaring met betrekking tot actuele ontwikkelingen rond bijvoorbeeld dualisering nadrukkelijk aan. De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de planning- en control cyclus van de gemeente en de daarbij door de opdrachtgever vastgelegde tijdslimieten. De verdere verfijning van de planning- en control instrumentarium, de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie (die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges, maar deze risico's ook adequaat beheerst), de verbeterde financiële informatiesystemen en de uniformering van de administratie zorgen er voor dat het zelfcontrolerende vermogen van de gemeente toe kan nemen gedurende de looptijd van de overeenkomst. De accountant dient in de aanbieding duidelijk aan te geven of er bereidheid is (en op welke concrete wijze dit ingevuld wordt) om gedurende de contractperiode de contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerende vermogen van de gemeente toeneemt. De accountantsorganisatie dient te voldoen aan de eisen zoals beschreven in artikel 1a van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haaren. De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Naast de algemene grondslagen voor de accountantsdienstverlening zijn specifiek de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole gemeenten, wettelijke uitvoeringsbepalingen en controleprotocollen van diverse ministeries en andere overheden, raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen van toepassing. 2.1 De algemeen certificerende functie Jaarrekeningcontrole De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole gemeenten en de controleverordening van de gemeente Haaren. Bij de certificerende functie bepaalt de accountant zelfstandig de noodzakelijk geachte werkzaamheden om te komen tot een deugdelijke grondslag voor zijn oordeel. 4 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

5 De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Haaren en moet jaarlijks resulteren in: - een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole gemeenten; - verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole gemeenten; - een managementletter ten behoeve van het management; en 2x per jaar in - de eventuele melding als bedoeld in artikel 7 lid 1 respectievelijk de verslagen als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de controleverordening van de gemeente Haaren. Tussentijdse deelcontroles om de werklast beter te spreiden zijn in overleg mogelijk. Rapportering De accountantsverklaring dient aan te geven of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels, bedoelt in artikel 186 van de Gemeentewet. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. In de managementletter geeft de accountant aan: a. de verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning -en control instrumenten en het risicomanagement, echter indien en voorzover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie); b. de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voorzover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie). Rechtmatigheid De rechtmatigheidtoets betreft controle op de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer. Onder formele juistheid verstaan we dat de (administratieve) handelingen en beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke en andere) voorschriften. Als referentiekader gelden hierbij de (Gemeente)wet, het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit accountantscontrole gemeenten, richtlijnen in het kader van de single audit, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen. Onder materiële juistheid verstaan we dat de verantwoording of administratie in overeenstemming is met de werkelijkheid. De accountant geeft daarbij tevens een oordeel over de inspanningen die de gemeente doet om misbruik en oneigenlijk gebruik door de eigen organisatie en door derden te voorkomen. Goedkeuringstoleratie Het begrip goedkeuringstolerantie geeft de kwantitatieve grens aan voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers aan te tasten. De goedkeuringstolerantie wordt veelal uitgedrukt in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). In het Besluit accountantcontrole gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 5

6 raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). Deze maxima gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid gezamenlijk. De gemeente Haaren hanteert de hiervoor genoemde goedkeuringstoleranties. Voor fouten en onzekerheden is de goedkeuringstolerantie op verschillende percentages bepaald, omdat een fout in de jaarrekening aanwijsbaar niet correct is, terwijl een onzekerheid in de controle betekent dat de accountant niet kan controleren of iets correct is of niet. Zo kan een fout inhouden dat het college een bedrag heeft uitgegeven aan iets waarvan de raad heeft aangegeven dat in ieder geval niet te willen. De accountant kan een onzekerheid in de controle constateren als bijvoorbeeld bij het controleren van de jaarrekening blijkt dat subsidies zijn uitgekeerd, waarvan achteraf niet kan worden gecontroleerd of dit terecht was. Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen. Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. De rapporteringstoleranties zijn gelijk gesteld aan de goedkeuringstoleranties. 2.2 Controle overige (deel)verantwoordingen De overige activiteiten binnen de certificerende functie zijn ingericht op het afgeven van deelverklaringen ten behoeve van verschillende Ministeries en derden. De werkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig en op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn deze meer van incidentele aard en afhankelijk van activiteiten in de loop van het jaar. De opdrachtgever voor deze accountantswerkzaamheden is burgemeester en wethouders van Haaren. Vanuit efficiencyoverwegingen heeft het de voorkeur dat deze controles door dezelfde accountant worden verricht als die de jaarrekeningcontrole uitvoert. Derhalve maken de werkzaamheden deel uit van het programma van eisen, echter met inachtneming van artikel 6 lid 2 en 3 van de controleverordening van de gemeente Haaren. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen werkzaamheden wijzigen naar aard en omvang als gevolg politieke en wettelijke ontwikkelingen. De opdrachtnemer dient hier op een flexibele wijze mee om te gaan. Daarnaast kunnen incidentele verklaringen worden gevraagd op grond van individuele werkzaamheden. Voor de verstrekking van accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen stelt de gemeente in overleg met de accountant een planning op. De accountant is aan deze planning gehouden. Op het gebied van Sociale Zaken heeft de gemeente Haaren een samenwerkingsverband met de gemeente Boxtel. De deelverklaringen met betrekking tot dat beleidsveld worden uitgevoerd door de accountant van de gemeente Boxtel. 2.3 De natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk en bestuurlijk management zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, rechtmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico s en dergelijke. Het zijn adviezen van beperkte omvang: - die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; - die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; - die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; - die voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; 6 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

7 - die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; - die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid. De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeente Haaren toegesneden. Ook het op verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend. De accountant wordt door de gemeente op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatieonderdelen. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. 2.4 Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad Vanuit de controlerende taak van de gemeenteraad kan er naast de adviezen zoals genoemd onder 2.3. behoefte bestaan jaarlijks een of meerdere specifieke onderzoeken te laten verrichten, al dan niet voortvloeiend uit de jaarrekening. De presentatie van de uitkomsten van dergelijke onderzoeken zijn erop gericht de controlerende taak van de gemeenteraad te ondersteunen en te versterken. 2.5 Communicatie De accountant dient een controleleider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de gemeente Haaren. Deze controleleider fungeert als zodanig tevens als 1e aanspreekpunt en verstrekt de gemeente zowel gevraagd als ongevraagd advies. Teneinde een optimale communicatie met de gemeente te realiseren, zal er een zgn. audit-commissie in het leven geroepen worden, waarin zitting hebben, twee vertegenwoordigers uit de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en het hoofd financiën en de controleleider namens de accountant. Deze commissie vergadert zo dikwijls als nodig is maar komt in ieder geval bijeen om: - de pre-audit besprekingen te voeren; - het concept rapport naar aanleiding van de controle van de jaarstukken te behandelen. Eenmaal per jaar zal hierbij als evaluatie aandacht worden besteed aan de uitvoering van de overeenkomst. Tevens worden de onder hoofdstuk 2 bedoelde rapportages besproken met de overige relevante vertegenwoordigers. Daarnaast worden incidenteel en op verzoek commissie- en/of raadsvergaderingen bijgewoond. 2.6 Tijdsplanning De accountant geeft de tijdsfasering aan van de door hem uit te voeren werkzaamheden en rapportages. Daarbij wordt zichtbaar aangesloten bij de planning- en controlcyclus van de gemeente voor wat betreft de jaarrekening controle. De accountant rondt zijn controlewerkzaamheden rondom de jaarrekening uiterlijk 3 weken na aanlevering van de conceptjaarrekening af. Het resultaat van de controlewerkzaamheden wordt vastgelegd in een concept controle rapport dat wordt voorgelegd en besproken met de auditcommissie en overige relevante vertegenwoordigers van de gemeente. Binnen 1 week na afronding van zijn controlewerkzaamheden brengt hij het definitieve controlerapport van zijn bevindingen en de accountantsverklaring uit aan de raad met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In de loop van het boekjaar maar uiterlijk op 1 november van het boekjaar brengt de accountant een managementletter uit. De concept managementletter wordt slechts besproken met het college en/of overige relevante vertegenwoordigers binnen de gemeente. Daarnaast is de tijdsfasering in overeenstemming met de in bijlage 1 te geven verklaringen en overige (deel)verantwoordingen. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 7

8 2.7 Geoffreerde prijs Ten aanzien van de hierboven genoemde zaken gelden de volgende prijscondities: - Jaarrekening Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd onder 2.1. geldt in beginsel een vaste prijs per jaar, gedifferentieerd naar de geëiste goedkeuringstolerantie. - Controle overige (deel)verantwoordingen De aanbieding dient een stelpost te bevatten voor de jaarlijkse (deel)verklaringen, alsmede een overzicht van de te hanteren uurtarieven ten behoeve van de prijsbepaling van nader overeen te komen meer- en minderwerk voor verklaringen die thans niet zijn voorzien respectievelijk gedurende de looptijd van de overeenkomst niet meer nodig blijken. - Natuurlijke adviesfunctie en communicatie Voor de werkzaamheden met betrekking tot de natuurlijke adviesfunctie genoemd onder 2.3. alsmede de werkzaamheden genoemd onder 2.5 geldt in beginsel een vaste prijs per jaar. - Specifieke onderzoeksopdrachten Voor de werkzaamheden met betrekking tot specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad dient de aanbieding duidelijkheid te verschaffen in de wijze waarop de te hanteren prijs wordt bepaald. Daarnaast dient de aanbieding een overzicht te bevatten van de te hanteren uurtarieven. 2.8 Facturering Ten aanzien van de wijze waarop de facturering geschiedt gelden de volgende condities: - Jaarrekening Facturering van de jaarrekening werkzaamheden vindt per boekjaar plaats in 4 gelijke termijnen, waarbij de volgende factuurdata gehanteerd kunnen worden: - 1e termijn 15 september van het lopende boekjaar; - 2e termijn 15 december van het lopende boekjaar; - 3e termijn 15 maart van het jaar na het boekjaar; - 4e termijn 15 juni van het jaar na het boekjaar. Facturering van meerwerk is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf schriftelijke toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. - Controle overige (deel)verantwoordingen De facturering van de deelverklaringen worden na afloop van de betreffende werkzaamheden gespecificeerd gefactureerd, onder vermelding van bestede uren en gehanteerde tarieven. Facturering voor meerwerk voor verklaringen die zijn opgenomen onder de stelpost is slechts mogelijk indien daartoe vooraf en gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van het meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. - Natuurlijke adviesfunctie en communicatie Facturering van de hier bedoelde werkzaamheden geschiedt op overeenkomstige wijze als de facturering voor de werkzaamheden van de jaarrekening. 8 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

9 3. De gevraagde offerte De accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 2 bestaan uit een aantal elementen. De voorkeur van de gemeente gaat ernaar uit om alle elementen desgewenst te kunnen laten uitvoeren door de geselecteerde aanbieder binnen dezelfde overeenkomst. Van alle aanbieders wordt dan ook gevraagd om een offerte uit te brengen voor de totale behoefte. De aanbieding dient een goed beeld te geven van de kwaliteit/prijsverhouding die geboden wordt en dient minimaal de volgende elementen te bevatten: Algemeen: - de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de getrouwheid en doelmatigheid van de jaarrekening; - de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de rechtmatigheid; - de visie op de natuurlijke adviesfunctie; - de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden, inclusief een opgave van het aantal huidige gemeentelijke controleklanten in de schaal tot inwoners; - de eventuele betrokkenheid bij en aantoonbare ervaring met actuele ontwikkelingen. - de visie op de specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad. Specifiek: - de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle binnen de gemeente Haaren; - de stimulans die de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie zal geven aan de doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name voor de beheersing van strategische en operationele risico's; - de samenstelling van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid en de beschikbaarheid, de lokale en regionale inbedding; - in hoeverre de accountant van de gemeente Haaren op de hoogte is van de gemeentelijke branche als zodanig, maar ook een beeld heeft van de lokale en regionale situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen lokaal in de regio; - de woonplaats van de belangrijkste teamleden, de vestigingsplaatsen van het kantoor en het aantal overheidsklanten in Noord-Brabant; - de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwd, hoe lang hij in de gemeentelijke markt actief is, wat zijn marktaandeel is en in welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet. Prijs/Tariefstelling: - de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 uitgaande van de standaard goedkeuringsen rapporteringstolerantie zoals genoemd in het Besluit accountantscontrole gemeenten; - de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker c.q. per categorie werkzaamheden) die betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder 2.2; - de prijs voor de jaarlijkse (deel)verklaringen als beschreven onder 2.2; - de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.3, 2.4 en 2.5; - alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. BTW op prijspeil 2006; - tevens dient ten aanzien van de prijzen de wijze van indexering voor het jaar 2007 en volgende te worden aangegeven; - separaat dient te worden aangegeven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van de werkzaamheden neerwaarts kunnen worden bijgesteld naarmate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt. In alle gevallen waarin het programma van eisen niet voorziet of voor verschillende uitleg vatbaar is, zal het programma van eisen worden uitgevoerd naar het kennelijk bedoelde in het programma van eisen en de eisen die naar het inzicht van de opdrachtgever en de opdrachtnemer redelijkerwijs mogen worden gesteld. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 9

10 De door de inschrijver gemaakte kosten voor het aanbieden van de inschrijving en eventuele onderhandelingen worden niet vergoed. De offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal zes maanden, mede gelet op de besluitvorming door de gemeenteraad. Aan de inschrijving kunnen op geen enkele wijze rechten of plichten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen niet tot gunning over te gaan. 10 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

11 4. De procedure 4.1 Planning en data - Programma van eisen en wijziging controleverordening vaststellen in Raad Inschrijvingen uiterlijk ontvangen Presentatie 2 geselecteerde inschrijvingen Bepalen voorkeur Benoeming accountant door gemeenteraad Ingang overeenkomst Informatiefase Aanvullende vragen kunnen alleen schriftelijk gesteld worden en moeten uiterlijk op 7 juli 2006 in het bezit zijn van de gemeente Haaren. De aanvullende vragen moeten gericht worden aan: Aanbestedingscommissie gemeente Haaren t.a.v. P. Toonen Postbus ZG Haaren p.toonen@haaren.nl De antwoorden op alle gestelde vragen worden op schrift gesteld en automatisch opgestuurd aan alle potentiële accountants, op een zodanige wijze dat zij allemaal over dezelfde informatie beschikken. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan eventuele mondelinge uitspraken. Contact opnemen met anderen dan de aangegeven contactpersoon wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken u daarom alleen via de genoemde contactpersoon te communiceren. 4.3 Indiening offerte en nadere informatie De offerte voor het totale gewenste dienstenpakket dient uiterlijk 21 juli 2006 in 6-voud te zijn ingediend bij de gemeente Haaren en dient als volgt te worden geadresseerd: Aanbestedingscommissie gemeente Haaren t.a.v. P. Toonen Postbus ZG Haaren De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van zijn inschrijving. Nadere informatie met betrekking tot de procedure kunt u inwinnen bij de heer P. Toonen telefoon: p.toonen@haaren.nl 4.4 Offerte beoordelingsprocedure De door het Presidium ingestelde aanbestedingscommissie, die is belast met de voorbereiding van de keuze voor de nieuw te benoemen accountant zal de ingediende offertes beoordelen en op basis hiervan een keuze maken wie worden uitgenodigd een presentatie te verzorgen ten aanzien van de Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 11

12 ingediende offerte. De beoordeling geschiedt naar het principe van de economisch meest voordelige aanbieding, op grond van de opdrachtomschrijving in het programma van eisen. De inschrijvingen worden op de volgende punten met de hierbij genoemde wegingsfactoren beoordeeld: Financieel aanbod 40 % Uitvoering en kwaliteit dienstverlening 20 % Betrouwbaarheid 15 % Ervaring vergelijkbare gemeenten 15 % Kennis en toepassing nieuwe regelgeving en ontwikkelingen 10 % Nadat de presentaties (minimaal twee uitgeselecteerde aanbieders) zijn verzorgd zal door de aanbestedingscommissie een definitieve keuze worden gemaakt ten aanzien van degene die op basis van het programma van eisen het meest geschikt wordt geacht. De aanbestedingscommissie legt haar keuze uiteindelijk voor aan de gemeenteraad, die het definitieve aanwijzingsbesluit neemt. 4.5 Gunning De door de raad aan te wijzen accountant zal de overeenkomst die gebaseerd is op dit programma van eisen opstellen. In de overeenkomst zullen de afspraken omtrent planning, prijzen, eventuele aanvullingen en wijzigingen worden opgenomen. Nadat de gemeenteraad een definitief aanwijzingsbesluit heeft genomen zal z.s.m. daarna de overeenkomst worden ondertekend. Dit is verder opgedragen aan de burgemeester van de gemeente Haaren. Vastgesteld door de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 29 juni 2006 De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter 12 Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

13 Begripsomschrijvingen Natuurlijke adviesfunctie Vanuit de controle geconstateerde zaken zoals: leemtes, risico s, knelpunten en verbeterpunten, welke als vanzelfsprekend worden gemeld aan de opdrachtgever. Inclusief advisering en voorzien van een standpunt van de opdrachtnemer. Aanvullende diensten Diensten welke gerelateerd kunnen worden (direct of indirect) aan de controle van de jaarrekening en deelverantwoordelijkheden en door het controleteam worden uitgevoerd. Opdrachtgever De gemeenteraad van de gemeente Haaren. Rapporteringtolerantie Is een bedrag gelijk aan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Goedkeuringstolerantie Is het bedrag dat de som van fouten aangeeft in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. Deelverantwoording Een in opdracht van de raad opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 13