OVEREENKOMST TOT HET VERRICHTEN VAN DE ALGEMENE ACCOUNTANTSCONTROLE VAN DE VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN

Transcriptie

1 OVEREENKOMST TOT HET VERRICHTEN VAN DE ALGEMENE ACCOUNTANTSCONTROLE VAN DE VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN De ondergetekenden: de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter drs. F.J.M. Crone handelende ter uitvoering van het besluit van het algemeen bestuur d.d. 2 juli 2015, hierna te noemen VRF en..., gevestigd te.., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., hierna te noemen Leverancier. Overwegende: dat Leverancier is uitgenodigd offerte uit te brengen met betrekking tot de accountantscontrole van de administratie en daaruit voortvloeiende jaarrekening vanaf 2015 van de VRF; dat de Leverancier bij brief d.d. een offerte ten behoeve van de accountantscontrole van de VRF heeft uitgebracht op basis van het Programma van Eisen, vastgesteld door het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân op 19 maart 2015; dat het Programma van Eisen d.d. 19 maart 2015, de Nota van inlichtingen d.d... en de offerte van Leverancier inzake accountantscontrole van de VRF d.d., onderdeel uitmaken van deze overeenkomst en als bijlagen 2, 3 en 4 aan deze overeenkomst zijn toegevoegd; dat het algemeen bestuur van de VRF in zijn vergadering d.d. 2 juli 2015 het besluit heeft genomen de uit te voeren accountantscontrole met ingang van het boekjaar 2015 te gunnen aan Leverancier volgens de voorwaarden zoals hierna zijn omschreven; dat Leverancier deze opdracht heeft aanvaard; dat partijen de voorwaarden, waaronder de opdrachten worden uitgevoerd, contractueel wensen vast te leggen in de onderhavige overeenkomst. komen het volgende overeen: INHOUDSOPGAVE ARTIKEL 1 INKOOPVOORWAARDEN ARTIKEL 2 AFWIJKINGEN ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ARTIKEL 3 OPDRACHT ARTIKEL 4 OVERIGE AANGELEGENHEDEN IN HET KADER VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE ARTIKEL 5 DUUR VAN DE OVEREENKOMST ARTIKEL 6 HONORARIUM EN BETALING ARTIKEL 7 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ARTIKEL 8 GEHEIMHOUDINGSPLICHT ARTIKEL 9 KWALITEITSBEHEERSING ARTIKEL 10 BIJLAGEN ALS ONDERDEEL VAN DE OVEREENKOMST ARTIKEL 11 FACTURERING

2 ARTIKEL 1 INKOOPVOORWAARDEN 1.1. De Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân d.d. 27 maart 2013 zijn met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de Leverancier van toepassing op deze overeenkomst, voor zover daarvan hierin niet schriftelijk is afgeweken. ARTIKEL 2 AFWIJKINGEN ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2.1 Artikel 23 van de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân wordt vervangen door de volgende bepaling: Leverancier zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van hem mag worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat VRF aan Leverancier onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Leverancier voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. De totale aansprakelijkheid van Leverancier jegens VRF voor eventuele fouten die bij zorgvuldig handelen door Leverancier zouden zijn vermeden, is beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat VRF heeft betaald en/of nog verschuldigd is voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. Indien de opdracht een langere doorlooptijd heeft dan twaalf maanden, dan is de totale aansprakelijkheid in het kader van de opdracht beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat VRF aan Leverancier heeft betaald en/of nog verschuldigd is over de eerste twaalf maanden voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. De beperking van aansprakelijkheid van Leverancier geldt niet indien er aan zijn zijde sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid en/of indien enige dwingende (inter)nationale wet of (beroeps) regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. 2.2 Artikel 14 lid 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân is voor de uitvoering van de opdracht niet van toepassing. 2.3 Artikel 18 van de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân is voor de uitvoering van de opdracht niet van toepassing. ARTIKEL 3 OPDRACHT VRF verleent Leverancier de opdracht tot het verrichten van de accountantscontrole van de VRF met ingang van het boekjaar De inhoud van de opdracht is beschreven in het Programma van Eisen Accountantscontrole Veiligheidsregio Fryslân van de VRF d.d. 19 maart 2015 en bestaat uit het verrichten van de accountantscontrole voortvloeiende uit de volgende functies: de certificerende functie, gericht op het verstrekken van verklaringen; de natuurlijke adviesfunctie, die voortvloeit uit en onlosmakelijk verbonden is met de certificerende functie; de ondersteunende functie, omvattende alle overige activiteiten die gericht zijn op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. De werkzaamheden hebben bovendien betrekking op het ten behoeve van de Rijksoverheid en andere instanties verstrekken van accountantsverklaringen bij declaraties en andere verantwoordingen. De controle wordt zodanig ingericht dat de werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening en de controle ten behoeve van de specifieke (deel-)verklaringen (zoveel mogelijk) geïntegreerd worden uitgevoerd (single audit-gedachte). Een dergelijke opzet van de accountantscontrole, dat ook door het Rijk wordt nagestreefd, voorkomt extra werkzaamheden voor zowel VRF als Leverancier. Voor eventueel aanvullende meerwerkopdrachten wordt ten allen tijde een opdrachtbevestiging verzonden, gespecificeerd naar uren x tarief. Controlewerkzaamheden bij de VRF, geïnitieerd door de Rijksoverheid, vinden plaats met ondersteuning van Leverancier. Controlegegevens worden in principe eerst na akkoordbevinding van de VRF beschikbaar gesteld.

3 ARTIKEL 4 OVERIGE AANGELEGENHEDEN IN HET KADER VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE 4.1. Uitvoering werkzaamheden De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Om een snelle en effectieve controle mogelijk te maken vindt voorafgaand aan de controle overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de controller, de directeur Bedrijfsvoering en het afdelingshoofd Financiën, Personeel & Organisatie over de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld. Met de controller vindt informeel voortgangsoverleg plaats naar behoefte (onder meer over afstemming interne controlewerkzaamheden VRF). Nadere aanwijzigen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole worden vastgelegd in een jaarlijks op initiatief van de accountant opgesteld controleplan Bespreking rapportages De bevindingen van de jaarrekeningcontrole neergelegd in het verslag van bevindingen worden in concept besproken met de directeur Bedrijfsvoering, de controller en het afdelingshoofd Financiën, Personeel & Organisatie en in definitieve vorm aangeboden aan het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen wordt door de accountant toegelicht in de vergadering van de auditcommissie (deze adviseert het algemeen bestuur) en eventueel op verzoek van het dagelijks bestuur. Verder worden alle door Leverancier uit te brengen rapportages (waaronder de management letter) met de daarvoor in aanmerking komende functionarissen van de VRF in concept besproken. De deelname door Leverancier aan deze besprekingen is vastgelegd in de communicatiematrix van het Programma van Eisen (paragraaf 5.6) Evaluatie overleg Na het verstrekken van de accountantsverklaring bij de jaarrekening worden de uitvoering van deze overeenkomst en in algemene zin de verrichte werkzaamheden en bevindingen met maximaal twee vertegenwoordigers van partijen geëvalueerd zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht. Afspraken, die in dit overleg door de contactpersonen van partijen bevoegd en overeenkomstig dit artikel zijn gemaakt, worden geacht een aanvulling op deze overeenkomst te zijn. De partijen regelen in overleg de consequenties en leggen deze schriftelijk vast (bij voorkeur in het controleplan voor het eerstvolgende boekjaar) Administratieve organisatie en interne controle De VRF draagt er zorg voor dat de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle binnen de organisatie blijven voldoen aan de daaraan vanuit een oogpunt van externe controle in redelijkheid te stellen eisen. Door de accountant zullen naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden bij de VRF in de management letter adviezen worden verstrekt met betrekking tot: de opzet en werking van de belangrijkste administratief organisatorische processen en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle; het interne risico- en doelmatigheidsbeheer; de verslaggeving Oplevering jaarrekening De jaarrekening van de VRF en de bijbehorende specificaties worden uiterlijk 15 februari na afloop van het te controleren jaar, in de vanuit een oogpunt van controle en verslaglegging vereiste vorm, opgeleverd met bijbehorende analyses, specificaties en aansluitingen Afronding van de controle. De controle van de jaarrekening van enig jaar dient uiterlijk 1 maart na afloop van dat betreffende jaar te zijn afgerond. De rapportages van Leverancier worden opgeleverd uiterlijk 10 dagen na afloop van de controle.

4 4.7. Oplevering overige verantwoordingsstukken De declaraties en andere verantwoordingsstukken met betrekking tot de afzonderlijke (deel) accountantsverklaringen voldoen aan de kwaliteitseisen volgens regelgeving ter zake en worden adequaat en tijdig opgeleverd. ARTIKEL 5 DUUR VAN DE OVEREENKOMST 5.1. Deze overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd voor een periode van 4 boekjaren. Het betreft de controle van de beleidsrekeningen 2015 tot en met De in het vorige lid genoemde duur van de overeenkomst kan eenmalig worden verlengd met de controle van 1 boekjaar. ARTIKEL 6 HONORARIUM EN BETALING 6.1. De Leverancier zal de werkzaamheden die voortvloeien uit de algemene controle van de jaarrekening en specifieke (deel-)verklaringen verrichten op basis van onderstaande vaste prijzen: Item Het basispakket van de dienstverlening volgens hoofdstuk 5 van het Programma van Eisen bestaande uit: de certificerende functie de specifieke (deel-)verklaringen Prijs Totaal prijs voor het bovenstaande pakket voor het jaar 2015 Totaal prijs voor het bovenstaande pakket voor het jaar 2016 Totaal prijs voor het bovenstaande pakket voor het jaar 2017 Totaal prijs voor het bovenstaande pakket voor het jaar 2018 Een uurtarief voor eventuele aanvullende opdrachten voor de aanvullende adviesfunctie. Partner / director Senior manager Controleleider Senior assistent accountant Assistent-accountant Fiscalist Assitent-fiscalist De in het overzicht vermelde prijzen zijn exclusief BTW Overeengekomen prijzen en tarieven kunnen jaarlijks eenmaal, voor het eerst op 1 juli 2016, worden aangepast overeenkomstig de wijzigingen van het CBS-prijsindexcijfer voor CAOlonen (bedrijfsklasse financiële instellingen en de zakelijke dienstverlening) Wijziging van voornoemde bedragen als gevolg van belangrijke veranderingen in de omvang van de activiteiten van de VRF (bijvoorbeeld het afstoten van organisatieonderdelen, (rijks) heroverwegingsmaatregelen c.q. inpassing van nieuw beleid, toename van het zelf controlerend vermogen) worden in onderling overleg vastgesteld en door de VRF goedgekeurd Bij de controle van jaarrekening en specifieke (deel-)verklaringen wordt er van uitgegaan dat door de functionarissen van de VRF een adequaat dossier wordt samengesteld met alle relevante gegevens, zoals kopieën van de relevante regelingen, aansluitingen met de financiële administratie, onderliggende bescheiden en analyses van de posten Als sprake blijkt te zijn van onbillijkheden in de uitvoering van de verrichte werkzaamheden en daarmee verband houdende kosten van deze overeenkomst worden deze in het jaarlijkse overleg met de ambtelijke dienst aan de orde gesteld. ARTIKEL 7 UITVOERING VAN DE OPDRACHT 7.1. De algemene leiding met betrekking tot de te verrichten controle- en advieswerkzaamheden evenals de verantwoordelijkheid voor de opdracht als geheel, berusten bij de Leverancier /

5 accountant. De controller fungeert voor de uitvoering van deze overeenkomst als eerste aanspreekpunt vanuit de VRF voor Leverancier Indien de controlewerkzaamheden van Leverancier aanwijzingen voor fraude opleveren, rapporteert Leverancier daarover onmiddellijk aan de auditcommissie en aan het dagelijks bestuur Het niet direct afdwingen van enige bepaling of voorwaarde in deze overeenkomst door een der partijen zal de rechten en bevoegdheden van partijen onder deze overeenkomst niet beïnvloeden of beperken. Afstand van recht van enige bepaling of voorwaarde in deze overeenkomst zal uitsluitend van kracht zijn indien deze schriftelijk is gedaan De bepalingen van deze overeenkomst, waarvan het uitdrukkelijk of stilzwijgend de bedoeling is dat zij ook na beëindiging van deze overeenkomst van kracht blijven, zullen nadien van kracht blijven en partijen beiden blijven binden De VRF zal alle gegevens en bescheiden, die Leverancier nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door Leverancier gewenste vorm en wijze aan Leverancier ter beschikking stellen. De VRF staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Leverancier ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn De opdracht wordt door Leverancier uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Leverancier is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is. ARTIKEL 8 GEHEIMHOUDINGSPLICHT In aanvulling op het bepaalde in artikel 20 van de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân d.d. 27 maart 2013 geldt het volgende. De VRF heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de inhoud van rapporten, adviezen of andere al dan niet schriftelijke uitingen van de Leverancier. Op de geheimhoudingsplicht van beide partijen wordt een uitzondering gemaakt in het geval enig wettelijk voorschrift (waaronder de Wet Openbaarheid van Bestuur), beroepsregel of uitspraak van de rechter de desbetreffende partij tot bekendmaking verplicht. ARTIKEL 9 KWALITEITSBEHEERSING 9.1 Het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing van Leverancier voldoet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening. Deze normen worden onder meer bepaald door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants en de Autoriteit Financiële Markten. 9.2 Leverancier zal onverwijld en volledig de aanwijzingen opvolgen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, de Autoriteit Financiële Markten en eventuele andere toezichthouders betreffende tekortkomingen in het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing. Indien Leverancier daartoe in gebreke blijft is Leverancier aansprakelijk. ARTIKEL 10 BIJLAGEN ALS ONDERDEEL VAN DE OVEREENKOMST De volgende bijlagen maken integraal onderdeel uit van de overeenkomst: 1. Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân d.d. 27 maart 2013; 2. Nota van inlichtingen (vragen en antwoorden naar aanleiding van het Programma van Eisen) d.d. 9 april 2015; 3. Programma van Eisen vastgesteld door het algemeen bestuur d.d. 19 maart 2015; 4. Offerte van Leverancier voor de levering van accountantsdiensten d.d Voor zover de overeenkomst en de bijlagen in tegenspraak zijn, prevaleren de bepalingen van de overeenkomst boven die van de bijlagen. Voor wat betreft de bijlagen geldt de aangegeven rangorde, waarbij de hoger gerangschikte bijlage prevaleert boven de lager genoemde.

6 Aanvullingen op en/of wijzigingen van deze overeenkomsten kunnen uitsluitend schriftelijk plaatsvinden. ARTIKEL 11 FACTURERING Aanvullend op artikel 12 van de Algemene inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân dient u de facturen te richten aan: Veiligheidsregio Fryslân Financiële Administratie Postbus BK Leeuwarden Leverancier zendt in de loop van het jaar tussentijdse facturen die in overeenstemming zijn met de uitgevoerde dienstverlening en werkelijk bestede tijd. Voor aanvullende opdrachten worden afzonderlijke nota s toegezonden. Na afsluiting van de controle volgt een eindafrekening. Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te Leeuwarden op... Veiligheidsregio Fryslân, Leverancier, drs. F.J.M. Crone, Voorzitter