Reactie op Verslag van bevindingen (Ernst & Young, bij jaarrekening 2012)

Transcriptie

1 Reactie op Verslag van bevindingen (Ernst & Young, bij jaarrekening 2012) Aan: Van: Dagelijks Bestuur Robin Zoet CC: Datum: 16 mei 2013 Doorkiesnummer: 5298 Betreft: Reactie op Verslag van Bevindingen bij jaarrekening 2012, dd 16 mei 2013 Opmerkingen: Geacht bestuur, De extern accountant heeft op 16 mei het verslag van bevindingen uitgebracht bij de jaarrekening 2012 van Servicepunt71. Dit verslag gaat in op de uitkomsten van de controle, de analyse van het resultaat, de bevindingen naar aanleiding van de controle en de wijze waarop de controle is uitgevoerd. Het rapport sluit af met het een aantal actuele ontwikkelingen. In dit memo wordt het rapport kort samengevat en wordt gereageerd op de aanbevelingen en ontwikkelingen die Ernst & Young in het rapport heeft opgenomen. 1. Uitkomsten controle Goedkeurende controleverklaring (getrouw en rechtmatig). Belangrijke voorwaarde: ongewijzigde vaststelling door AB op 11 juli. Geen fouten of onzekerheden geconstateerd die gecorrigeerd moesten worden. 2. Analyse resultaat Geen bijzonderheden tav de financiële positie of schattingselementen in jaarrekening 3. Bevindingen nav controle Via aanvullende werkzaamheden voldoende zekerheid over posten waarvan de beheersmaatregelen in het assurancerapport als niet effectief zijn beoordeeld. Er worden enkele aanbevelingen mbt rechtmatigheid gegeven 4. Uitvoering controle Controle is uitgevoerd conform wettelijke kaders en gemaakte afspraken ontwikkelingen Deze zijn generiek voor de sector. Indien van belang voor Servicepunt71 zijn ze in onderstaande tabel opgenomen. Postadres Servicepunt71 Postbus AD Leiden tel www. servicepunt71.nl BNG KvK Servicepunt

2 1 Pg 6 Bezuinigingen Bestuurlijke Niet alleen de gemeentelijke bezuinigingen die al vorm hebben gekregen, moeten de komende jaren aandachtspunten worden gerealiseerd, ook ziet het er naar uit dat door de verdergaande rijksbezuinigingen nieuwe bezuinigingen op de gemeenten af gaan komen en daarmee op de ontvangen middelen van de gemeenten aan gemeenschappelijke regelingen. Wij adviseren vooruitlopend op komende bezuinigingen nieuwe opties te overwegen, een stringent begrotingsbeheer is daarbij een must. 2 Pg 6 Bedrijfsvoeringsprocessen Bestuurlijke Servicepunt71 is een uitvoeringsorganisatie voor de deelnemende gemeenten. Bij de aandachtspunten bedrijfsvoeringsprocessen hebben wij over 2012 een assurance-rapport verstrekt met een beperking in het oordeel. De beperking in het oordeel is het gevolg van het niet effectief zijn van beheersmaatregelen. In ons assurance-rapport 2012 en het verslag van bevindingen 2012, beide gedateerd op 15 maart 2013, hebben wij dit nader uitgewerkt. Voor de organisatie en het bestuur van Servicepunt71 brengt dit voor 2013 en verder de uitdaging mee om de effectiviteit van de processen te verbeteren. Gelet op de sterke verwevenheid van de processen met de processen bij de deelnemende gemeenten kan deze verbetering alleen slagen wanneer Servicepunt71 en de deelnemende gemeenten hierin samen optrekken. Dit begint bij het uitwerken van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen het Servicepunt71 en de deelnemende gemeenten. Ook het duidelijk afbakenen van processen is ons inziens een belangrijk aandachtspunt. 3 Pg 8 Weerstandvermogen nader beschouwd Analyse De risico-inventarisatie is niet opgenomen in de jaarrekening. Deze wordt geactualiseerd bij de financiële begroting en bij de tweede bestuursrapportage. Wij adviseren voor toekomstige jaarrekening een positie samenvatting op te nemen van de risico-inventarisatie zodat de jaarrekening een zelfstandig leesbaar document wordt. Servicepunt71 heeft deze oproep ook via de zgn. Strijkbrief ontvangen. Gezien de risico s voor de realisatie van reeds ingeboekte taakstellingen en de beoogde kwaliteitsdoelstellingen, adviseert Servicepunt71 terughoudendheid bij het opleggen van nieuwe taakstellingen. Aan de andere kant wordt beseft dat de gemeentelijke begrotingen onder druk staan. Daarom zoekt Servicepunt71 bij het realiseren van bestaande taakstellingen ook naar andere opties, bijv. het verkennen van mogelijkheden om extra inkomsten te creeren. Dit pakken we op via het project Standaardisatie binnen het programma Doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering, waarin procesinrichting centraal staat. Procesverbetering mbt de financiele functie en Inkoop heeft hierbij prioriteit. Deze aanbeveling wordt overgenomen in de jaarrekening

3 4 Pg 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik Bevinding In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om mbt rechtmatigheid misbruik- en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Binnen uw organisatie heeft geen zichtbare toets plaatsgevonden op het misbruik- en oneigenlijk gebruik. Wel hebben wij gemerkt dat uw organisatie kritisch is ten aanzien van het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik en waar nodig (preventieve) maatregelen treft. Wij adviseren u het beleid met betrekking tot Misbruik en Oneigenlijk vast te leggen in een nota. 5 Pg 12 Europese aanbestedingen Bevinding Op 1 april 2013 is de aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Deze wet stelt, in aanvulling op de mbt rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen, nadere eisen aan de aanbesteding van werken, diensten en leveringen in Nederland. De wet bevat nadere richtlijnen voor het uitvoeren van meervoudige onderhandse en nationaal openbare aanbestedingen. Deze aanvullende wettelijke aanbestedingsrichtlijnen zullen naar verwachting een grote invloed hebben de rechtmatigheid van de jaarrekening Als aanbestedende organisatie dient Servicepunt71 te voldoen aan deze aanvullende aanbestedingsrichtlijnen. Het belang van een goede interne beheersing van het aanbestedingsproces is met invoering van de aanbestedingswet significant toegenomen. Wij adviseren u op korte termijn de impact van de aanvullende aanbestedingsrichtlijnen op de inkoop en aanbesteding van werken, goederen en diensten van Servicepunt71 te inventariseren en de benodigde maatregelen te treffen om de rechtmatigheid van de inkopen te waarborgen.. 6 Pg 16 Invoering IBAN Momenteel vindt de migratie plaats naar IBAN en betaalmiddelen die zijn gebaseerd op Europese standaarden in Nederland. Uiterlijk 1 februari 2014 moeten deze standaarden ingevoerd zijn. Het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie constateert dat publieke instellingen, in tegenstelling tot IT elders in Europa waar publieke instellingen een voorbeeldfunctie vervullen, niet vroeg overgaan. Met name gemeenten zullen een extra inspanning moeten verrichten voor de overgang op IBAN, die momenteel nog erg achterblijft. Uit de migratiemonitor blijkt dat een substantieel deel van de Deze aanbeveling wordt overgenomen. De planning richt zich op vaststelling in het AB in december Servicepunt71 heeft de impact reeds beoordeeld. Dit heeft onder andere geleid tot een bijstelling van het regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze bijgestelde nota wordt voor de zomer van 2013 in besluitvorming gebracht. Service-eenheid Financiën heeft een implementatieplan in uitvoering voor de invoering van IBAN. Voortgang van dit plan wordt gemonitiord via de Actielijst verbeteringen beheersmaatregelen nav accountantsrapporten Servicepunt71 3

4 7 Pg 16 IT 8 Pg 17 9 Pg Pg 19 gemeenten zijn planning nog moet bepalen. Wij willen u graag wijzen op de naderende deadline en het belang om de planning ten aanzien van de IBAN implementatie te bepalen. Bring your own device Vele gemeenten denken momenteel na over invoering van Bring your own device. Bring your own device is het concept waarbij medewerkers gebruik maken van (computer)apparatuur die niet het eigendom is van de gemeente. Hierbij valt te denken aan de inzet van eigen smartphones of tablets. Indien de gemeente ervoor kiest bijvoorbeeld en agenda via deze persoonlijke apparatuur te ontsluiten, heeft dit impact op de beveiliging van de ontsloten informatie. Daarnaast spelen fiscale aspecten een rol indien u uw medewerkers een budget geeft voor de aanschaf van de apparatuur. Loonheffingen Invoerings Werkkostenregeling (WKR): Afhankelijk van de uitkomst van de inventarisatie kan vanuit beleidsmatig oogpunt een betere beslissing genomen worden over het invoermoment en de mogelijk noodzakelijke aanpassingen in arbeidsvoorwaarden en/of administratie. BTW-compensatiefonds Door de beperking van de compensatie en de structurele bezuinigingsdoelstellingen die daarnaast gelden, hebben gemeenten en provincies er in de toekomst belang bij om btw-heffing op hun inkopen te verminderen/voorkomen. Wij zien goede mogelijkheden om ter zake van de bepaalde activiteiten de btw-druk voor uw gemeente aanzienlijk te beperken. Uitbreiding VPB-plicht overheidsbedrijven Uw gemeenschappelijke regeling is niet onderworpen aan de vennootschapsbelasting. In mei 2012 heeft de staatssecretaris van Financiën in zijn Notitie Belastingplicht Overheidsbedrijven echter aangekondigd: (i)alle indirecte overheidsbedrijven integraal te willen belasten voor de vennootschapsbelasting; en (ii)overheden te willen verplichten hun concurrerende activiteiten in te brengen in een (belaste) BV of NV. Tevens heeft de staatssecretaris aangekondigd een consultatieronde te zullen houden in het Service-eenheid ICT initieert vooralsnog geen beleidsontwikkeling op het gebied van BYOD maar bereid zich wel voor op de vraag om mobiele devices te beheren. Dit wordt waarschijnlijk een nieuw product in de PDC. De fiscale aspecten worden betokken bij de implementatie van de Werkkostenregeling. Er wordt samen met gemeenten gewerkt aan de invoering van de Werkkostenregeling. Het streven is om deze vanaf 2014, geharmoniseerd, in te voeren. De fiscalisten van Servicepunt71 zijn blijvend op zoek naar mogelijkheden om fiscale risico s te mitigeren en fiscale kansen te verkennen. We laten ons zonodig hierbij extern adviseren, bijvoorbeeld door de accountant. De fiscalisten en controller van Servicepunt71 zijn aangesloten op het landelijk netwerk en volgen deze ontwikkelingen nauwgezet. 4

5 kader van de vormgeving van de regeling. In deze consultatieronden zal met onder meer de overige ministeries, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen worden overlegd. Deze consultatieronde is in januari 2013 van start is gegaan. Aangenomen wordt dat de beoogde ingangsdatum van de nieuwe regeling 1 januari 2014 is. Voor uw gemeenschappelijke regeling zou de voorgenomen regeling kunnen betekenen dat zij specifieke activiteiten zou moeten afzonderen in een afzonderlijke (belaste) rechtspersoon. Wij raden u aan om in de komende periode de te verwachten impact van de voorgenomen wijzigingen in beeld te krijgen. Dit stelt u in staat waar mogelijk tijdig op de beoogde wijzigingen te anticiperen. Ook adviseren wij u een strategie te bepalen voor de behartiging van uw belangen tijdens de geplande consultatieronde van de staatssecretaris. 5