1. Korte beschrijving project en proces Stand van zaken - planning Wat ging goed? Wat is voor verbetering vatbaar?...

Transcriptie

1

2 2 van 12

3 Inhoudsopgave 1. Korte beschrijving project en proces Stand van zaken - planning Wat ging goed? Wat is voor verbetering vatbaar? Welke gebeurtenissen hebben geleid tot afwijkingen? Burgerbetrokkenheid Welke methodieken, technieken, hulpmiddelen en tools zijn gebruikt? Aanbesteding pilot gebieden innovatief bestek Raamovereenkomst met minicompetitie Financiën Samenvatting van 12

4 1. Korte beschrijving project en proces De gemeente Putten heeft zich als doel gesteld de kwaliteit van haar groen weer up to date te brengen. Veel groenvakken zijn door leeftijd versleten. Een goede renovatie versterkt de groenstructuur en brengt het leef- en vestigingsklimaat op peil. Gezien de noodzakelijke besparingen zal de resultante van de renovatie dusdanig moeten zijn, dat de langdurige beheer- en onderhoudskosten lager moeten zijn dan de huidige kosten. Door bij de inrichting (meer gras dan sierheesters) meer aandacht aan efficiënt, integraal en duurzaam beheer te geven kan hier jaarlijks aanzienlijk worden bespaard. De renovatieprojecten geeft Putten de mogelijkheid op basis van outputgericht sturen om bij de aanbesteding op een adequate wijze de arbeidsparticipatie optimaal in te zetten. De raad van de gemeente Putten heeft 8 november 2012 ingestemd met de kaderstellende notitie Groenbeeld Putten een krediet beschikbaar gesteld om de groenrenovaties eerste tranche tot uitvoering te brengen. 2. Stand van zaken - planning De planning van de eerste trance heeft de periode aangegeven als uitvoeringsperiode. De start van project inclusief voorbereiding is half Een extern bureau heeft in oktober 2013 de opdracht gekregen om de groenrenovatie voor te bereiden. Bijgevoegde overzichtskaart geeft een uiteenzetting van de status per deelgebied. In dit project zijn opgenomen de deelgebieden 1 t/m 14 (eerste tranche groenrenovatie). Deelgebied 1, 10 en 14 kunnen momenteel nog niet opgestart worden door geplande werkzaamheden (projecten) in deze gebieden. Om die reden zal in de geplande volgende tranche van 3 deelgebieden ook deelgebied 15 in voorbereiding genomen worden. Verwachting is de uitvoering van de eerste tranche van 14 deelgebieden in het najaar van 2016 af te ronden. Uit bovenstaande kan geconcludeerd worden dat het project achter loopt op het streven om dit deel eind 2015 gerealiseerd te hebben. 3. Wat ging goed? De doelstelling om na renovatie van het versleten groen tot goedkopere onderhoudskosten te komen gaat lukken. In de reeds gerenoveerde deelgebieden heeft omvorming plaats gevonden door meer gazon toe te passen. De oppervlakte gazon/gras/bloemenmengsel ten op zicht van beplanting is ruim hoger dan de voorgestelde ca. 60% in de kadernota. Momenteel is dit bij de gerenoveerde deelgebieden gemiddeld hoger dan 70%. Er worden wel accentpunten aangelegd met een vaste planten assortiment volgens een bepaald concept. De eerste twee jaar is dit bewerkelijk in onderhoud, daarna zijn de kosten vergelijkbaar met het onderhoud van gewone sierheesters. Dit komt door de dan volledige bedekking van het plantvak, waardoor onkruid niet veel kans meer krijgt. In de kaderstellende notitie wordt de voorkeur uitgesproken een groot deel in één keer aan te besteden. Na een pilot van 2 deelgebieden zijn de overige 12 deelgebieden in één Raamovereenkomst gegoten en aanbesteed onder 6 regionale groenaannemers. De deelgebieden worden onder de overgebleven 3 raamcontracthouders aanbesteed in de vorm van deelopdrachten. Dit heeft geleid tot scherpe aanneemprijzen waarmee een zeker aanbestedingsvoordeel behaald is. De landschapsarchitect is sterk naar burgers, goed overleg met burgers is een wens van gemeente Putten. Hieraan wordt voldaan door onder andere een Plancaravan in de wijk, workshops waar bewoners ideeën kwijt kunnen en ook enig inzicht krijgen in kosten en mogelijkheden. 4 van 12

5 4. Wat is voor verbetering vatbaar? De organisatie is nog niet gewend aan projectmatig werken. Door het integraal bundelen van werkzaamheden kunnen voordelen behaald worden. Projecten kunnen beter afgestemd worden op elkaar, zodanig dat een logische werkvolgorde ontstaat. Het project afkoppelen riolering loopt langer door dan het project groenrenovatie. Hier wordt rekening mee gehouden in het project groenrenovatie. Daar waar mogelijk voorzieningen aangelegd worden t.b.v. de afkoppeling wordt zo mogelijk gras/gazon toegepast. Deze afstemming heeft tijd gekost om tot een werkbaar compromis te komen. Zaken die goed gegaan zijn blijken ook een schaduwkant te hebben. Er is aanbestedingsvoordeel genoten door groot aan te besteden. Door het scherpe inschrijven van de aannemers leidt dit voor de organisatie wel tot een hoger benodigde graad van toezicht. De technische kennis is in eigen organisatie aanwezig, maar kost tijd. Dit betreft een check op het invullen van soort beplanting op de juiste plaats. 5. Welke gebeurtenissen hebben geleid tot afwijkingen? Het startproces heeft langer geduurd door: - interne afstemming (oude organisatie, weinig respons); - projectmatig werken is hierdoor niet uit de verf gekomen door te weinig kennis van projectmatig werken intern, proces is nog niet volledig doorgedrongen; - kaderstellende notitie zegt niets over aanplant bomen, aanleg parkeerplaatsen, aanpassingen bestrating, vervangen meubilair, oplossen van ongewenste situaties, dit wordt tegelijkertijd meegenomen, in komende voorbereidingen komen daar ook de speelaangelegenheden bij (Leidraad speelvoorzieningen); - burgerbetrokkenheid; Afbeelding 1 Aanleg extra parkeerplaatsen Afbeelding 2 Boom-plantgaten zuigen 6. Burgerbetrokkenheid In de notitie is gesteld dat het project zich uitstekend leent voor het betrekken van burgers bij de renovatieplannen. Dat leidt tot meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid van burgers voor hun directe leefomgeving en kan een voorzichtige stap zijn richting een vorm van wijkbeheer. De groenrenovatie zien we als een pilot voor burgerbetrokkenheid bij werkzaamheden in de openbare ruimte van de gemeente Putten. De eerste projecten is het nog zoeken naar de juiste formule, maar ondertussen kunnen we stellen dat we het kunnen uitrollen over het gehele project. De projectgroep doet goede ervaringen op, op het gebied van burgerbetrokkenheid. Bij deelgebied 3 (Schoolstraat) is met de uitkomst van een 1 e bewonersavond voortvarend aan de slag gegaan. Op deze avond waren alleen direct aanwonenden aanwezig. In een later stadium, 5 van 12

6 na presentatie van een voorlopig ontwerp werd projectgroep verrast door belanghebbenden verderop in de wijk, die aangaven gebruik te maken van de speeltuin, die door projectgroep op basis van reacties 1 e bewonersavond uit het ontwerp was gehaald. Gevolg is dat dit deelgebied tot op heden nog niet is gerenoveerd. Dit is een leerpunt geweest voor de projectgroep. Dit deelgebied betreft één van de eerste twee pilotgebieden. Bij de 12 daarop volgende deelgebieden wordt vooraf een Plancaravan ingezet in de wijk. Daar worden bewoners geïnformeerd over de op hand zijnde groenrenovatie. Tegelijkertijd komt er zeer veel informatie binnen over wat er allemaal speelt in de wijk. Dit beperkt zich niet tot de renovatie van het groen. Voor de burger is het een eenvoudige manier om in contact te komen met de gemeente en deelt hier allerlei zaken rondom straatverlichting, verkeer, hondenpoep, tekort aan parkeerplaatsen, reiniging, afvalinzameling etc. Afbeelding 3,4,5 en 6 De Plancaravan wordt goed bezocht Na de Plancaravan wordt een soort workshop ingepland waar bewoners samen met de landschapsarchitect kunnen ontwerpen en ideeën delen. De projectgroep krijgt regelmatig reacties van bewoners dat ze het fijn vinden om gehoord te worden. Uitnodigingen en informatie over (voorlopige) ontwerpen wordt in samenwerking met afdeling Communicatie in een aansprekende kleurige folder onder de betreffende bewoners verspreid. Dit wordt zeer gewaardeerd. Deze werkmethode zorgt er voor dat er ook daadwerkelijk veel reacties binnen komen via de bijeenkomsten in de wijk, per brief en vooral per . Er is veel tijd gemoeid met persoonlijke beantwoording en het opnieuw doorlopen van het proces bij veel reacties. Het is niet mogelijk om het werkelijk iedereen naar de zin te maken. Het percentage voorbereiding/participatie en afstemming is daardoor op dit project aanmerkelijk hoger. 6 van 12

7

8 7. Welke methodieken, technieken, hulpmiddelen en tools zijn gebruikt? 7.1. Aanbesteding pilot gebieden innovatief bestek Van de 14 deelgebieden zijn de eerste twee deelgebieden als pilot uitgevoerd. Dit betreft deelgebied 4 (Molenweg) en deelgebied 5 (Sparrenhof en omgeving). Afbeelding 7 Molenweg voor en. Afbeelding 8 Molenweg na renovatie Hier zijn bestekken voor gemaakt waarbij we meer gebruik maken van de kennis en kunde van de aannemer. Voor deze pilots is er voor gekozen drie groenaannemers te kiezen die regelmatig werkzaamheden voor gemeente Putten uitvoeren. Vooraf zijn de aannemers bijeen geroepen en is uitleg gegeven over de nieuwe aanpak. Niet alles wordt tot in detail uitgeschreven in het bestek. Aannemer krijgt een definitief ontwerp op schaal waar de maatvoering van afgelezen kan worden. De hoeveelheden worden door gemeente aangeleverd. Bijvoorbeeld de aanleg van gazon binnen een deelgebied bestaat uit kleine stukjes en uit grotere percelen. Aannemer moet in staat zijn om hier één eenheidsprijs voor aan te leveren. Dit vergt dus meer inschattingsvermogen van de aannemer. Wij gaan er van uit dat deze kennis aanwezig is bij de aannemers aangezien zij ruime ervaring opgedaan hebben met soortgelijke werkzaamheden. Afbeelding 9,10 Sparrenhof gerenoveerd in najaar van 12

9 Afbeelding 11, Sparrenhof begint groen te kleuren 7.2. Raamovereenkomst met minicompetitie De overige 12 deelgebieden zijn aanbesteed binnen een Raamovereenkomst met minicompetitie, waarbij is voortgeborduurd op de opgedane ervaringen met de pilot gebieden. Zes reguliere groenaannemers zijn uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst waarin informatie is gegeven met betrekking tot het project Groenrenovatie. Tijdens deze bijeenkomst is het doel van de groenrenovatie benoemd (kwaliteit openbare ruimte terugbrengen, verhogen leefen vestigingsklimaat, helderheid in structuur brengen, kostenbesparing beheer en inrichting aanpassen aan de huidige tijd). Binnen de Raamovereenkomst wordt ook invulling gegeven aan de Participatiewet door toepassen van een Sociale Paragraaf. Vijf procent van de aanneemsommen moet besteed worden aan Social Return On Investment. Dit kan door inzet van mensen (inwoners gemeente Putten) met een afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen de gestelde voorwaarden kan aannemer hier op een eigen creatieve wijze mee omgaan. Lukt dit niet, dan moet het bedrag gestort worden in de SROI pot van de gemeente Putten. Burgerbetrokkenheid is belangrijk, aannemer kan hier op inspelen met zijn EMVI-plan. EMVI is een afkorting voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. De Raamovereenkomst bestaat uit eenheidsprijzen waarbij de totale omvang van de 12 deelgebieden is ingeschat, hier komt een totaalprijs uit. Daarnaast kan aannemer op kwaliteit scoren middels zijn EMVI-plan waar hij dan ook aan gehouden wordt. Met dit EMVI-plan kan een van te voren vastgestelde meerwaarde behaald worden. Totale inschrijfprijs minus de behaalde meerwaarde leidt tot een fictieve inschrijfprijs, deze bedragen worden met elkaar vergeleken. De laagste 3 inschrijvers worden raamcontracthouder. Na gereedkomen van de voorbereidingen worden de deelgebieden aanbesteed in een minicompetitie tussen de drie raamcontracthouders. De meer gedetailleerde gegevens van betreffend deelgebied zijn dan bekend. In de Raamovereenkomst zijn de standaard werkzaamheden en leveranties opgenomen. Buiten de Raamovereenkomst vallen de kosten voor levering van planten en bomen, divers meubilair, levering bestratingsmateriaal, natuurlijke 9 van 12

10 speelvoorzieningen (klimbomen) en onvoorziene kosten. Deze worden door gemeente rechtstreeks of via een stelpost ingekocht. 8. Financiën In de kaderstellende notitie Groenbeeld van 8 november 2012 heeft de raad ,- inclusief indirecte kosten ter beschikking gesteld. Figuur 2 Financieel overzicht renovatie uit kaderstellende notitie Groenbeeld Vanuit het toegekend budget is uitgegaan van 15% VAT (Voorbereiding, Aanbesteding en Toezicht). Dit resulteert dan in het volgend overzicht: Figuur 3 Totaal beschikbare budget De aanneemsommen van de 1 e twee pilot-gebieden zijn binnen de kostenraming gebleven. Hetzelfde geldt voor de 12 deelgebieden die zijn aanbesteed in de vorm van een Raamovereenkomst. De verwachting is dat de projecten binnen het gestelde budget kunnen worden uitgevoerd. 10 van 12

11 PLANNING STATUS 30 APRIL 2015 GEREED BIJZONDERHEDEN Omschrijving Deelgebied 1 - Voorhuizerstraat Volgt na reconstructie Voorthuizerstraat Deelgebied 2 - Hoge Eind dec 2014 Gerealiseerd april % Onderzoek haalbaarheid voet-fietspad Deelgebied 3 - Schoolstraat (Pilot) april 2014 Voorbereiding uitvoering Vertraagd (Leidraad Speelruimteplan 14) Deelgebied 4 - Molenweg (Pilot) april 2014 Gerealiseerd april % Deelgebied 5 - Sparrenhof okt 2014 Gerealiseerd okt % Nog toevoegen ouderen beweegbaan Deelgebied 6 - Meidoornlaan eo dec 2014 Gerealiseerd april % Deelgebied 7 - Pinnenburgerweg eo dec 2014 Gerealiseerd april % Deelgebied 8 - Tollenstraat eo april 2015 Voorbereiding uitvoering Deelgebied 9 - Bilderdijkstraat eo april 2015 Voorbereiding uitvoering Deelgebied 10 - Gemeentehuis eo Verzamelen gegevens i.c.m. Centrumplan Deelgebied 11 - Brinkstraat eo mrt 2016 Voorbereiding Ontwerpfase Deelgebied 12 - Anna van Buuren eo april 2015 Voorlopig Ontwerp Deelgebied 13 - Hoge Eng mrt 2016 Voorbereiding Ontwerpfase Deelgebied 14 - P sporthal Engweg Volgt na afronding bouw "de Schauw" Figuur 4 Statusoverzicht tijd tot 30 april van 12

12 9. Samenvatting Dit is een globale samenvatting. Voor een juiste interpretatie is het noodzakelijk de gehele tekst door te nemen. Om het groen van gemeente Putten weer up to date te brengen is een goede renovatie nodig voor versterking van de groenstructuur en het terug op peil brengen van leef- en vestigingsklimaat. Het project groenrenovatie eerste tranche loopt achter op het streven om dit deel eind 2015 gerealiseerd te hebben. De doelstelling om na renovatie van het versleten groen tot goedkopere onderhoudskosten te komen gaat lukken. Na een pilot van 2 deelgebieden zijn de overige 12 deelgebieden in één Raamovereenkomst gegoten en aanbesteed onder 6 regionale groenaannemers. De landschapsarchitect is sterk naar burgers, goed overleg met burgers is een wens van gemeente Putten. De organisatie is nog niet gewend aan projectmatig werken. Afstemmen van projecten kan beter, deze afstemming heeft tijd gekost om tot een werkbaar compromis te komen. Door groot aan te besteden is aanbestedingsvoordeel genoten. Wel leidt het scherpe inschrijven van aannemers voor de organisatie voor een hoger benodigde graad van toezicht. Het startproces heeft langer geduurd door interne afstemming en te weinig kennis van projectmatig werken. Naast de groenrenovatie wordt aanplant van bomen, aanleg van parkeerplaatsen, aanpassingen aan bestrating, vervangen van meubilair en het oplossen van ongewenste situaties tegelijkertijd meegenomen. Burgerbetrokkenheid vergt tijd. Het project groenrenovatie wordt gezien als pilot voor burgerbetrokkenheid bij werkzaamheden in de openbare ruimte. Het percentage voorbereiding/participatie en afstemming is daardoor op dit project aanmerkelijk hoger. Er zijn innovatieve bestekken gemaakt waarbij meer gebruik gemaakt wordt van de kennis en kunde van de aannemer. De 12 deelgebieden zijn aanbesteed binnen een Raamovereenkomst met minicompetitie. Een sociale paragraaf, waarbij aannemer invulling geeft aan Social Return On Investment is onderdeel van de Raamovereenkomst. Daarnaast kan de aannemer scoren op kwaliteit. In de kaderstellende notitie Groenbeeld van 8 november 2012 heeft de raad ,- inclusief indirecte kosten ter beschikking gesteld. De verwachting is dat de projecten binnen het gestelde budget kunnen worden uitgevoerd. 12 van 12