PLAN VAN AANPAK (onderdeel van de definitiefase) Gemeentelijk Verkeers- en Vervoersplan Plan van Aanpak

Transcriptie

1 Naam van het project Opdrachtgever College b&w PLAN VAN AANPAK (onderdeel van de definitiefase) Primaathoudende eenheid Ontwikkeling en advies Portefeuillehouder Jan van der Heeden Gemeentelijk Verkeers- en Vervoersplan Plan van Aanpak Projectleider Marcus Rietveld Versie:0.4 Projectnummer Datum:10 juni 2016 Datum akkoord Deel A: algemeen Aanleiding en achtergrond - wat ging aan het project vooraf - wat zijn de relevante beleidskaders - wat is de context van het plan (omgeving, ontwikkelingen Het vorige Gemeentelijk Verkeers- en Veiligheidsplan dateert uit 1997.Veel voorgenomen maatregelen zijn uitgevoerd. In 2005 heeft een eerste evaluatie van het GVVP plaatsgevonden, maar de resultaten zijn niet in besluitvorming gebracht. Nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen, nieuwe (verkeers)inzichten, aangepaste wetgeving en veranderend landelijk mobiliteitsbeleid maken een actualisatie noodzakelijk. Van een strikt sectoraal verkeers- en veiligheidsplan naar een integraal afgestemd verkeers- en vervoersplan. Actueel met toekomstvisie, afgestemd op de landelijke, regionale en lokale context. Naast het evalueren van de uitgevoerde maatregelen uit het GVVP 1997 spelen er een aantal ontwikkelingen en /of zijn recent gereed gekomen, die meer of minder van invloed zijn op het goed functioneren van de verkeersstructuur in Hattem: Nieuwbouwwijk Assenrade. Hattem aan de IJssel Hanzeboog Uitloopgebied Assenrade/ijsbaanterrein Sportaccommodaties Konijnenbergerweg e.o. Scouting De Trijsberg Bedrijventerrein Hattemerbroek/ontsluiting A28 Transformatie bedrijventerrein t Veen Verkeerscirculatie(plan) binnenstad Hattem Agenda Binnenstad (ambitiedocument) Parkeerbeleid en nota Parkeernormen Aanpassing bebouwde komgrens/duurzaam veilig Basismobiliteit. Projectopdracht Voor het maken van het nieuwe Verkeers- en Vervoersplan is dit Plan van Aanpak geschreven. In het PvA wordt in grote lijnen beschreven welke stappen worden genomen en welke resultaten worden opgeleverd. Het is ook de basis voor de offerte-uitvraag. Bestuurlijk opdrachtgever; wethouder Verkeer (Jan van der Formulieren projecten nr. 3, versie 0.4 Laatste wijziging: 21 juni 2011

2 -door wie is de opdracht verstrekt? - beschrijving opdracht, die de projectleider heeft meegekregen Heeden) Ambtelijk opdrachtgever; eenheidsmanager OA (Marieke Hulsink) Ambtelijk opdrachtnemer/projectleider; beleidsmedewerker ro & verkeer (Marcus Rietveld) Projectdefinitie; Actualisatie Gemeentelijk Verkeers- en Veiligheidsplan 1997 (GVVP 1997) Doelstelling en resultaat - wat zijn de doelen - wat is het eindresultaat? Projectopdracht ; Opstellen van een Plan van Aanpak voor een nieuw Gemeentelijk Verkeers- en Vervoersplan, met een doorkijk van 5 jaar De samenleving meer betrekken bij het maken van (beleids)plannen is een nieuwe uitdaging voor de gemeente Hattem. In projecten rondom de binnenstad en herinrichting Vlierkamp e.o. en de Detailhandelsvisie is al enige ervaring opgedaan met meer betrokkenheid vanuit de samenleving bij de planvorming Gezien het bovenstaande is belangrijk het participatieproces goed te doordenken. En om duidelijk aan te geven wat er bij deze participatie wordt verwacht: welke ruimte is er en hoe wordt met de inbreng omgesprongen? Voor de aanpak van het GVVP worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Ambitie vast laten stellen door gemeenteraad Bij het ontwikkelen van de planconcepten is duidelijk dat een open en brede maatschappelijke discussie over alle onderwerpen binnen zo n plan niet mogelijk is zonder heldere kaderstelling. Eerst moet toch duidelijk worden welke ambities er zijn en hoe deze zich verhouden tot de verwachte ontwikkelingen in de maatschappij en het beleidsveld. Geadviseerd wordt de kaders en ambities vast te laten leggen door de gemeenteraad. Aan de hand van een evaluatie van het oude GVVP en de huidige situatie door de raad kan een ambitiedocument worden opgesteld, als uitgangspunt voor nadere uitwerking. Resultaat: Ambitiedocument Verkeer en Vervoer Visie opstellen vanuit inbreng van de belangenorganisaties In het visiegedeelte wordt een meer abstracte lange termijn analyse gemaakt van de verschillende typen mobiliteitsopgaven. Daarbij is vooral ingegaan op de wat en waarom vragen: wat is de rol van de gemeente bij deze opgave of probleem? Wat zou de gemeente hiermee willen bereiken? Waarom is dit een probleem? Zoals eerder aangegeven bevat het visiegedeelte die onderdelen waar veel inwoners niet direct inspraak in wensen. Hier bewaakt het college en de raad de inbreng en afweging van alle belangen. Via gesprekken met stakeholders uit de stad zorgen we voor input. Bekende belangenorganisaties (ondernemers (HAVO), bedrijven (BKH), Verkeersplatform, corporaties, ouderenbonden, milieuorganisaties etc.) gaan we interviewen om aan te geven waarover de visie moet gaan en wat de belangrijkste thema s moeten zijn. 2

3 Resultaat: concept GVVP Meer ruimte bieden voor positieve participatie In het GVVP worden andere vormen van inspraak en consultatie gefaciliteerd. Daarbij is het idee dat er mogelijkheden ontstaan om het proces te kunnen volgen op afstand, maar daar niet veel tijd in te hoeven steken door bijvoorbeeld inspraakavonden. Door participatie minder tijden plaatsgebonden te maken, kan iedereen zelf kiezen waar en wanneer men zich ermee wil bemoeien. Hierbij kan worden gedacht aan het inzetten van een participatietool op internet, die geïnteresseerden in staat stelt via een website hun voorkeuren aan te geven. Resultaat: opstellen webtool Maatregelen en projecten definiëren met de samenleving Met deze kaders en visie worden maatregelen en projecten gedefinieerd die een bijdrage leveren aan de doelstellingen. Hiervoor wordt de eerder beschreven participatietool ingezet. De resultaten van de participatietool geven inzicht in welke thema s en projecten er leven onder de mensen in de stad. Hiermee kan het belang van de projecten mede onderbouwd worden. Dit helpt ook bij beslissingen door de raad. Resultaat: Uitvoeringsparagraaf GVVP Effecten Wat zijn de beoogde effecten van het projectresultaat? Fasering - uit welke fasen bestaat het project? (fasering kan per project verschillen) - welk beslisdocument levert elke fase op? Het nieuwe GVVP is met inbreng van de samenleving in een helder en transparant participatieproces tot stand gekomen. Het omarmt zowel beleid en visie, als wel de vertaling naar concrete plannen en projecten. Een uitvoeringsparagraaf is toegevoegd, waarin, prioriteiten zijn vastgesteld. Dit kan worden gebruikt als kapstok voor afgeleid beleid en als input voor andere beleidsen beheersterreinen, zoals ruimtelijke ordening en milieu. Met een vastgesteld PvA wordt een aanzet gemaakt om te komen tot een verbeterde, duurzame en veilige verkeersstructuur in Hattem In grote lijnen worden de volgende fasen voorgesteld: 0. Opstellen Plan van Aanpak (Plan van Aanpak/ offerte) 1. Inventarisatie/analyse en ambtities ( Ambitiedocument) 2. Nieuw beleid/visievorming (concept GVVP) 3. Maatregelen en projecten (opstellen uitvoeringsparagraaf) 4. Ontwerp/uitvoeringsplan (definitief GVVP inclusief uitvoeringsparagraaf) 5. Besluitvorming (vaststelling GVVP) Projectactiviteiten - beschrijving evt. deelprojecten met 0. Opstellen Plan van Aanpak /offerte uitvraag 3

4 deelresultaten - beschrijving aanpak -beschrijving onderlinge afhankelijkheid tussen deelprojecten Opstellen PvA Opstellen offerte uitvraag Begeleiden aanbestedingstraject (opstellen projectplan) 1. Inventarisatie en analyse (ambitiedocument) Opstellen startdocument op basis van: Evaluatie GVVP 1997/2005 Participatie; brede consultatie vooraf bij de raad; opstellen kaders en ambitie Literatuuronderzoek huidig en toekomstige ontwikkelingen en beleid Kentekenonderzoek, verkeerstellingen en verkeersongevallenanalyse Actualisatie/opstellen verkeersmodel (kwantitatieve onderbouwing van plannen op gebied van verkeer, RO en milieu) Besluitvorming raad 2. Nieuw beleid/visievorming (concept GVVP) Inrichten organisatie (stuur- en projectgroep) Interviews met stakeholders; bepalen verkeersthema s Ambitie en kaders uitwerken in verkeers en vervoersmodel Opstellen concept GVVP 3. Maatregelen en projecten (opstellen uitvoeringsparagraaf) Opstellen webtool Inrichten communicatie 4. Ontwerp/uitvoeringsplan (definitief GVVP) Verwerken van gegevens participatietool Informatieavond concept GVVP Opstellen definitief GVVP 5. Besluitvorming Besluitvormingsprocedure college/raad Vaststellen GVVP Planning - wanneer start het project? - wanneer eindresultaat voorzien? Beslismomenten wanneer kunnen beslissers (B&W/ commissie/raad) invloed uitoefenen? Dit is een globale planning. De definitieve planning wordt uiteindelijk in overleg met de opdrachtnemer vastgelegd. Grofweg wordt de totale doorlooptijd geraamd op een jaar; Fase 0 juli augustus 2016 Fase 1 september november 2016 Fase 2 oktober januari 2017 Fase 3 voorjaar 2017 Fase 4 voorjaar 2017 Elk deelproject zal worden voorgelegd aan de stuurgroep en vervolgens aan het college en/of raad. Daarnaast zijn de mogelijkheden van een webtool, enquête (extra optie), interviews en een informatieavond meer indirecte vormen waar meningen kenbaar kunnen worden gemaakt. 4

5 Procesvoorstel Plan van Aanpak Projectvoorstel Ambitiedocument Conceptnota Definitief GVVP college/raadsbespreking college/raad stuurgroep/college raad stuurgroep/college/raadsinfo raad Deel B: middelen Organisatie - Hoe ziet de projectorganisatie eruit : stuurgroep, projectgroep, klankbordgroep, werkgroepen j/n (organogram toevoegen) - Wat is de samenstelling van de projectgroep met de rollen met verantwoordelijkheden en bevoegdheidsverdeling - Beschrijf de overlegstructuur 1.Stuurgroep: Portefeuillehouder Verkeer (bestuurlijk opdrachtgever) Manager OA (ambtelijk opdrachtgever) Gemeentelijk opdrachtnemer/projectleider Extern projectleider- op afroep Manager RB op afroep 1x maandelijks 2. Projectgroep: Gemeentelijk opdrachtnemer/projectleider Extern projectleider Ambtenaar OA : Verkeer en RO Ambtenaar RB : Realisatie en Uitvoering Ambtenaar Bedrijfsvoering: Financiën op afroep Ambtenaar VTH Ambtenaar Communicatie- op afroep Ambtenaar participatie Secretariaat 1x per 2 weken Hieronder de inzet van de organisatie in de deelprojecten. 1. Ambitiedocument: stuurgroep college en raad vaststelling door raad Geld - beschrijving van de kostenraming totaal, evt. per deelproject en deelbudgetten) inclusief uren en capaciteit projectgroepleden 2. Verkeers- en Vervoersplan: project en stuurgroep; ambtelijke organisatie, belangengroepen inzet webtool informatieavond samenleving inspraak algemeen vaststelling raad Het opstellen van een nieuw GVVP wordt geschat op (inclusief besluitvormingsproces). Hiervoor is budget opgenomen in de voorjaarsnota 2016 vanuit het product verkeer. De interne ambtelijke uren zijn gedekt. Mogelijke uitvoeringsaspecten zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen van een webtool is hier niet 5

6 - onderscheid maken tussen investeringen en exploitatie- en beheerslasten - wat doen we zelf, besteden we uit? - hoe wordt budgetbewaking geregeld? N.b. voor aanmelding investeringen zie afzonderlijk format Subsidiemogelijkheden Zijn er mogelijkheden subsidie te ontvangen en zo ja, hoe ziet het aanvraagtraject eruit? Kwaliteit Welke (SMART) eisen en verwachtingen worden door de opdrachtgever aan het eindresultaat gesteld? Hoe wordt (tussentijds) gemeten/gemonitord? Is er over het project juridisch overleg nodig? Hoe wordt de juridische kwaliteit geborgd? Informatie en communicatie a) hoe vindt communiceren en/of met evt. klankbordgroep plaats? b) hoe wordt de projectdocumentatie ingericht en beheerd? c)welke kosten zijn hiermee gemoeid? inbegrepen. In het verleden bestond de mogelijk om via het ROVON (voorheen het ROVG) subsidie te ontvangen voor het opstellen van een GVVP. Teruglopende mogelijkheden vanuit deze provinciale subsidies maken medefinanciering niet meer mogelijk. Uit te werken in projectplan. In het hierna op te stellen projectvoorstel zal zeer uitgebreid worden ingegaan het onderdeel communicatie. Tijdens het proces kan op verschillende manieren ruimte worden geboden aan belanghebbenden om te participeren. Op de participatieladder i worden voor de raad en extern belanghebbenden de volgende treden van betrokkenheid voorgesteld: In de eerste fase van het proces (ambitiedocument) kan aan de hand van een evaluatie van het bestaande GVVP uit 1997 de raad (vooraf) worden geconsulteerd. Deze consultatieronde is kaderstellend voor het vervolg en ambities worden vastgelegd. Daarnaast kan al snel in het proces wordt gestart met het opstellen van een webtool, bedoeld voor het ophalen van informatie uit de samenleving. Via gerichte interviews met het maatschappelijk middenveld worden georganiseerd om de visie nader vorm te geven en welke thema s aan bod moeten komen. In de interviews worden vertegenwoordigers van verschillende belangenverenigingen/groepen uitgenodigd om de belangen van hun achterban kenbaar te maken. Het betrekken van de genoemde organisaties en belangengroepen zal leiden tot een groter draagvlak voor nieuwe het verkeersbeleid. In een algemene informatieavond zal het concept GVVP worden gepresenteerd aan de samenleving van Hattem. Daarbij wordt uitdrukkelijk aangegeven hoe is omgegaan met de resultaten vanuit de webtool en de interviews met het maatschappelijke middenveld. Tijd - planning activiteiten voor het Document college raad 6

7 totaalproject met evt. deelprojecten Procesvoorstel/ PvA juni 2016 Juli 2016 Projectplan augustus 2016 Ambitiedocument nov/dec 2016 Concept GVVP voorjaar 2016 Vaststelling GVVP voorjaar 2017 Randvoorwaarden -zijn er vergunningen benodigd en zo ja, welke? - zijn er zaken die buiten de invloed van de projectleider liggen en die de opdrachtgever (nog) moet invullen? Risicobeheersing - bevat het project potentiële risico s en welke beheersmaatregelen kunnen hiervoor worden genomen? - is er een aparte risicoanalyse nodig? Projectevaluatie Hoe vindt de projectevaluatie plaats? Uit te werken in projectplan. Risico: In dit PvA is een grote rol voor samenleving weggelegd. Dit zorgt voor volledig overzicht en zal naar verwachting leiden tot meer draagvlak. Ook vroegtijdig de raad consulteren zal hieraan bijdragen. De keerzijde is wel is dat niet aan alle verwachtingen kan worden voldaan,maar hier zal bij de communicatie en participatie ook rekening worden gehouden., Het geschetste tijdspad is altijd lastig om aan vast te houden, voor draagvlak is tijd nodig. In de uitvoeringsparagraaf komen verkeerszaken aan de orde, waar (nog) geen financiële middelen op korte termijn voor zijn gereserveerd. In tijden van minder beschikbare middelen is het lastig om verwachtingen in te lossen Beheersmaatregel: Plan van Aanpak Projectplan inclusief aandacht voor communicatie en participatie Uitvoeringsparagraaf inclusief financiële doorkijk. Wordt in het nieuwe GVVP aangegeven en opgenomen Bijlagen bij projectplan (kruis aan indien het projectplan is voorzien van bijlagen) Organogram projectstructuur activiteitenplanning capaciteitsplanning risicoanalyse begroting, incl. urenplanning format investeringen communicatieplan 7

8 Deel C: Formele opdrachtverstrekking Bestuurlijk opdrachtgever: Verkeer Naam : Jan van der Heden Datum : Paraaf : Akkoordverklaring Plan van Aanpak Paraaf projectleider voor gezien en akkoord Naam :Marcus Rietveld Datum : Paraaf : Paraaf betrokken gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever/eenheidsmanagers voor gezien: 1. Gedel. ambtelijk opdrachtgever 2. Eenheidsmanager Datum Datum: Paraaf Paraaf Afschrift aan: 1. Opdrachtgever 2. Vakgroep BBI (financiële administratie). 8

9 i Een participatieladder is een hiërarchie van participatievormen gerangschikt naar de mate waarin participatie binnen een maatschappij mogelijk is. Met een participatieladder is de mate van invloed die actieve burgers kunnen uitoefenen te toetsen. Als de term 'participatieladder' valt, wordt meestal gedoeld op de oorspronkelijke, door Sherry Arnstein ontwikkelde, ladder.participatieladders worden onder andere door gemeentes gebruikt om te beoordelen welke graad van participatie binnen een bepaalde beleidscyclus geschikt is.