PROJECTPLAN (onderdeel van de definitiefase)

Transcriptie

1 PROJECTPLAN (onderdeel van de definitiefase) Naam van het project Maatschappelijke Visie Opdrachtgever Marieke Hulsink Primaathoudende eenheid Ontwikkeling en advies Portefeuillehouder André Borst Projectleider Susanne Annot Projectnummer Datum akkoord Versie: Definitief Datum: Deel A: algemeen Aanleiding en achtergrond - wat ging aan het project vooraf - wat zijn de relevante beleidskaders - wat is de context van het plan (omgeving, ontwikkelingen) In 2012 is de Toekomstvisie 2025 vastgesteld. Het laatste hoofdstuk van de Toekoms tvisie sluit af met een zevental strategische opgaven. Eén daarvan is het speerpunt: We maken Hattem sociaal sterker. Onder dit speerpunten onderscheiden we de volgende concrete acties: o We ontwikkelen samen met de partners een sociale strategie o We stimuleren zelfredzaamheid door effectieve woonzorgzones te creëren o We stimuleren mantelzorg, vrijwilligerswerk en het verenigingsleven o We proberen te sturen op een evenwichtige bevolkingsopbouw o We realiseren een Kulturhus, zwembad en CJG. Een aantal van deze punten zijn volop in proces of afgerond, zoals Kulturhus, zwembad, CJG en woonzorgzones. Het eerste actiepunt: sociale strategie staat op het punt van start te gaan. Deze actieve raadsinfo geeft de samenhang en het proces aan van de sociale strategie, ook wel maatschappelijke visie genoemd. Al geruime tijd leeft bij de gemeente Hattem, maar ook de maatschappelijke partners, de be - hoefte om een integrale visie op te stellen voor maatschappelijke vraagstukken. De maat - schappelijke visie is een belangrijke paraplu die helpt kaderen en prioriteren als het gaat om maatschappelijke ontwikkelingen al dan niet in relatie tot ruimtelijke ontwikkelingen. Startpunt: De toekomstvisie Hattem 2025 is in 2011 door de raad vastgesteld. Deze geeft aan waar Hat - tem staat in Dit is een algemene paraplu waaronder de organisatievisie, de maatschap - pelijke visie en de ruimtelijke structuurvisie vallen. In Hattem werken we met een organisatie - jaarplan en de ruimtelijke structuurvisie. Er is nog geen maatschappelijke visie.

2 Context: Leven, wonen, werken, ontmoeten, ontspannen, opvoeden, opgroeien, ontwikkelen en mee - doen in Hattem. Hoe willen we dat in de toekomst doen? Deze vraag staat centraal in de maat - schappelijke visie. Het proces om te komen tot een maatschappelijke visie is nauw vervlochten met actuele vraagstukken zoals onderwijshuisvesting en sportaccommodaties, de doorontwik - keling van het CJG en de decentralisaties. De maatschappelijke visie staat in nauwe relatie met de wet maatschappelijke ondersteuning. Deze visie is daarom een breed strategisch kader voor de WMO. De besproken thema s raken alle prestatievelden van de WMO. Voor nieuw be - leid betekent het meer dan ooit dat we dwarsverbanden moeten leggen tussen beleidsvelden en synergie moeten vinden door gezamenlijk in te zetten op de ambities van de maatschappe - lijke visie. Beleidskaders: Toekomstvisie Hattem 2025 Uitgangspunten Kracht! (Kadernota en begroting) Projectopdracht -door wie is de opdracht verstrekt? - beschrijving opdracht, die de projectleider heeft meegekregen De opdracht om te komen tot een maatschappelijke visie komt voort uit het collegeprogra mma. Maar ook de raad onderkent de noodzaak van een maatschappelijke visie. Daarnaast heeft de raad naar aanleiding van de krachtenbundel door middel van twee moties verzocht om te ko - men tot een visie op onderwijshuisvesting en sportaccommodaties. Opdrachtformulering: Kom tot een overkoepelende visie die recht doet aan toekomstige maatschappelijke ontwikke - lingen, ruimtelijke vraagstukken met een maatschappelijk component en demografische ont - wikkelingen. Maak hierbij gebruik van de kennis en expertise van maatschappelijke partners. Na doorlopen van het proces ligt er een gedragen maatschappelijke visie en een ruimtelijke vertaling van de maatschappelijke accommodaties middels een vlekkenplan. Op onderdelen (sportaccommodaties en onderwijshuisvesting) bevat de maatschappelijke visie een uitge - werkt uitvoeringsprogramma. De maatschappelijke visie zal gebaseerd worden op drie thema s die alles omvatten en in overleg met de WMO-raad zijn opgesteld: o Opgroeien en ontwikkelen; o Ouder worden; o Samen leven en meedoen. Doelstelling en resultaat - wat zijn de doelen - wat is het eindresultaat? Het doel van het project is: In samenspraak met maatschappelijke partners komen tot een haalbare toekomstvisie die ant - woord geeft op: Toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen; Ruimtelijke vraagstukken met een maatschappelijk component; Demografische ontwikkelingen. 2

3 Het resultaat van het project is: Een maatschappelijk visie die dient als een paraplu voor maatschappelijke vraagstukken (in relatie met ruimtelijke vraagstukken) en ontwikkelingen. Onderdeel van de maatschappelijke visie is een vlekkenplan van Hattem waarop verschillende maatschappelijke functies een plek hebben gekregen en een uitvoeringsprogramma voor de deelonderwerpen sportaccommodaties en onderwijshuisvesting. Omschrijving: Ambitie is nodig om verder te komen, te ontwikkelen. Ambitie is gericht op groei en vooruit - gang. Het uitspreken van Wat willen we? (en wat misschien wel niet) geeft ons richting. Hierdoor zetten we koers en bepalen we richting als een wegwijzer voor de toekomst. Effecten Wat zijn de beoogde effecten van het projectresultaat? - Iedere Hattemer heeft recht op een prettige leef- en woonomgeving. Het effect van de maatschappelijke visie is dat dit zo blijft en waar mogelijk sterker wordt door verbinding en afstemming. Om dat te bereiken is het noodzakelijk te weten wat goed is voor Hattem en welke maatschappelijke voorziening daarbij horen, wie uitvoert en op welke manier. Daa r- om is het nodig deze visie in gezamenlijkheid op te stellen, waarbij kritisch wordt gekeken naar de rol van de gemeente. - Een tweede effect is een ruimtelijke vertaling van de maatschappelijke visie. Hierdoor kan beter antwoord worden gegeven op vraagstukken aangaande voorzieningen. De visie geeft een kader voor nieuwe beleidsvraagstukken. Fasering - uit welke fasen bestaat het project? (fasering kan per project verschillen) - welk beslisdocument levert elke fase op? Om te komen tot de maatschappelijke visie onderscheiden we een aantal fases: Fase 0: Afronding procesplan en afbakening van de kaders November 2012 maart 2013 Fase 1: Beleidsnota (de maatschappelijke visie) Maart 2013 december 2013 Fase 2: Uitvoeringsnotitie December 2013 maart 2014 Projectactiviteiten - beschrijving evt. deelprojecten met deelresultaten - beschrijving aanpak -beschrijving onderlinge afhankelijkheid tussen deelprojecten Fase 0: Afronding en afbakening van de kaders (zie uitwerking processchema) - Het opleveren van het projectplan Resultaat: Projectplan Besluitvorming: Raad Fase 1: Beleidsnota (maatschappelijke visie) Deze fase kent een aantal stappen die hieronder in volgorde staan beschreven. a. Verdieping van de thema s (intern) Verkenning van de kaders geformuleerd Toekomstvisie 2025 en Kracht! 3

4 Doorrekenen van gebruik, waarde en overige financiële vraagstukken (0-meting) b. Startbijeenkomst: Op basis van eerste verkenning van kaders met maatschappelijke part - ners toewerken naar een gezamenlijk vertrekpunt. Resultaat: basisdocument Besluitvorming: College c. Uit één gaan in clusters: Vanuit het gezamenlijk vertrekpunt binnen de drie genoemde the - ma s interactief opgaven formuleren en scenario s beschrijven. Ten aanzien van de complexiteit van het onderwerp moet rekening worden gehouden met in - zet van externe begeleiding. Om goede financiële afwegingen ten aanzien van meerjarenon - derhoud en eventuele investeringen te kunnen maken, moet ook rekening worden gehouden met kosten voor het uitvoeren van onderzoek naar de huidige onderhoudstoestand van de ac - commodaties. d. Naar elkaar toebrengen van de resultaten: Verwerken in discussienota Na discussie uitwerken in een beleidsnota. Resultaat: Beleidsnota (maatschappelijke visie) Besluitvorming: Raad Fase 2: Uitvoeringsprogramma In samenspraak met de maatschappelijke partners uitwerken: Wie, wat, waar en wanneer. Resultaat: Op onderdelen een uitvoeringsprogramma, in ieder geval voor sportaccommodaties en onderwijshuisvesting. Besluitvorming: Raad Planning - wanneer start het project? - wanneer eindresultaat voorzien? Beslismomenten wanneer kunnen beslissers (B&W/ commissie/raad) invloed uitoefenen? De formele start van het project wordt gemarkeerd door een startbijeenkomst met alle relevante maatschappelijke partners. Deze eerst bijeenkomst vindt plaats in februari Eind 2013 verwachten we gereed te zijn met het formuleren van een gedragen maatschappelijke visie. Vervolgens wordt voor de verschillende onderwerpen een uitvoeringsprogramma opgesteld. Het proces kent twee beslismomenten. Namelijk ter afsluiting van fase 0 (besluit college, raadsinformatie) en het vaststellen van de integrale visie met vlekkenplan (raad). Tijdens het proces worden college en raad regelmatig geïnformeerd en waar mogelijk en wenselijk betrokken. Deel B: middelen Organisatie - Hoe ziet de projectorganisatie eruit : stuurgroep, projectgroep, klankbordgroep, werkgroepen j/n (organogram toevoegen) - Wat is de samenstelling van de pro- Het betreft hier een projectstructuur: Verantwoordelijke portefeuillehouder: André Borst Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever: Marieke Hulsink Projectleider: Susanne Annot Projectsecretariaat: Nicole de Groot. 4

5 jectgroep met de rollen met verantwoordelijkheden en bevoegdheidsverdeling - Beschrijf de overlegstructuur Stuurgroep: André Borst, Marieke Hulsink, Susanne Annot, Saïd Satyane en Klaas-Jan Ritzema. De stuurgroep komt 1 keer in de drie weken bij elkaar op donderdagochtend. Afstemmingsoverleg ambtelijk opdrachtgever: Tussen de projectgroep en de ambtelijk opdrachtgever is wekelijks een moment gepland op donderdagochtend om af te stemmen, voor te bereiden en het proces te bewaken. Klankbordgroep: Maatschappelijke partners (in overleg te bepalen) Geld - beschrijving van de kostenraming totaal, evt. per deelproject en deelbudgetten) inclusief uren en capaciteit projectgroepleden - onderscheid maken tussen investeringen en exploitatie- en beheerslasten - wat doen we zelf, besteden we uit? - hoe wordt budgetbewaking geregeld? N.b. voor aanmelding investeringen zie afzonderlijk format Projectgroep: De projectgroep bestaat uit Susanne Annot, Saïd Satyane en Klaas-Jan Ritzema. Er worden kosten voorzien voor de volgende activiteiten: 0-meting onderwijs 0-meting sportaccommodaties 0-meting maatschappelijke voorzieningen Ondersteuning van proces maatschappelijke visie: - meedenken - inhoudelijke verbanden leggen - inhoudelijke vernieuwing meegeven. Organisatie bijeenkomsten (locatie, sprekers etc.) Capaciteit interne uren: Projectmedewerkers: 300 uur per persoon Clusterondersteuning: 40 uur per persoon Kostenoverzicht: 1. Organisatiekosten - Huur ruimte plenaire bijeenkomsten 500,00 - Catering plenaire bijeenkomsten 500,00 - Organisatie catering 3x6 clusters 350,00 - Materiaalkosten 150,00 2. Communicatie - Definitief rapport redigeren en opmaken - Drukkosten 100 x full color 500,- 3. Onvoorzien 500,- Totaal 2.500,- 4. Externe ondersteuning op basis van de uitgebrachte offerte 5

6 Procesondersteuning (projectgroep, clusters en plenaire bijeenkomsten) 0-meting, benchmark en vlekkenplan ,- Totaal ,- Subsidiemogelijkheden Zijn er mogelijkheden subsidie te ontvangen en zo ja, hoe ziet het aanvraagtraject eruit? Voor het opstellen van de maatschappelijke visie zijn geen subsidiemogelijkheden aanwezig. Voor de projecten die voorvloeien uit de verschillende uitvoeringsprogramma s wellicht wel. Dit wordt in de uitvoeringsfase nader onderzocht. Kwaliteit Welke (SMART) eisen en verwachtingen worden door de opdrachtgever aan het eindresultaat gesteld? Hoe wordt (tussentijds) gemeten/gemonitord? Is er over het project juridisch overleg nodig? Hoe wordt de juridische kwaliteit geborgd? Informatie en communicatie a) hoe vindt communiceren en/of met evt. klankbordgroep plaats? b) hoe wordt de projectdocumentatie ingericht en beheerd? c)welke kosten zijn hiermee gemoeid? Tijd - planning activiteiten voor het totaalproject met evt. deelprojecten Randvoorwaarden -zijn er vergunningen benodigd en zo ja, welke? - zijn er zaken die buiten de invloed van de projectleider liggen en die de opdrachtgever (nog) moet invullen? Risicobeheersing - bevat het project potentiële risico s en welke beheersmaatregelen kunnen hiervoor worden genomen? - is er een aparte risicoanalyse nodig? Projectevaluatie Hoe vindt de projectevaluatie plaats? In januari wordt een specifiek communicatieplan opgesteld. Het project start na besluitvorming raad in februari 2013, de oplevering van de beleidsnota staat gepland voor eind 2013, begin Niet van toepassing. Risico: Beheersmaatregel: Aan het einde van het project is er een brede evaluatie gepland. Deze zal nader vorm gegeven worden t.z.t. Bijlagen bij projectplan (kruis aan indien het projectplan is voorzien van bijlagen) Organogram projectstructuur activiteitenplanning capaciteitsplanning risicoanalyse begroting, incl. urenplanning format investeringen communicatieplan 6

7 Deel C: Formele opdrachtverstrekking Bestuurlijk opdrachtgever: Naam : Datum : Paraaf : Akkoordverklaring projectplan Paraaf projectleider voor gezien en akkoord Naam : Datum : Paraaf : Paraaf betrokken gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever/eenheidsmanagers voor gezien: 1. Gedel. ambtelijk opdrachtgever 2. Eenheidsmanager Datum Datum: Paraaf Paraaf Afschrift aan: 1. Opdrachtgever 2. Vakgroep BBI (financiële administratie). 7