10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j.

Transcriptie

1 1. Provinciale Beleidsorganen 1.1. Provincieraad en Deputatie Dossiers ter voorbereiding van beleidsnota's, memoranda, enz. tot publicatie tekst 'Bestuursmemoriaal' 'Stand van het Bestuur' 1.2. Provincieraad Processen-verbaal Provincieraad Bureau Provincieraad (= voorzitters, ondervoorzitters, secretarissen en quaestoren): - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Commissies Provincieraad: - ambtelijke (t.e.m. eind 1996) en politieke verslagen (wijziging, 12 september 1997) - uitnodigingen, briefwisseling en bescheiden van de themavergaderingen na vernietigen Centrale Commissie Provincieraad (= Bureau Provincieraad, woordvoerders Provincieraad en Deputatie): - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Quaestoren: - dossiers aankopen materiële uitrustingsgoederen t.b.v. provincieraadsleden na vernietigen Pagina 1 van 73

2 1.3. Deputatie Notulen Deputatie Voorgelegde dossiers aan de Deputatie betreffende algemene zaken (deze dossiers werden niet overgemaakt ter uitvoering aan Diensten en bevinden zich uitsluitend op het niveau van de Griffie) 1.4. Provinciegriffier Routinebriefwisseling na vernietigen Briefwisseling met Diensten en individuele ambtenaren Dossiers juridische zaken waarbij de Provincie betrokken partij is Dienstorders (basisverzameling - vanaf 1937) 6 j. Overleggroepen Provinciale Administratie: - briefwisseling, uitnodigingen, enz. na vernietigen Ontwerpen van toespraken Provinciegriffier 6 j. indien gepubliceerd vernietigen; indien niet te bewaren Stukken betreffende vervanging voorzitter Deputatie en oproepen voorzitter Provincieraad als deputatielid 6 j. na 6 j. vernietigen Stukken betreffende het toekennen van eretitels aan provincieraadsleden en gedeputeerden tot overlijden betrokkenen 1.5. Arrondissementscommissarissen Stukken betreffende tijdelijke vervangingen arrondissementscommissarissen te vernietigen Pagina 2 van 73

3 Bevoegdheden over alle gemeenten van het arrondissement Algemene verslagen over de toestand van het arrondissement indien gepubliceerd vernietigen; indien niet te bewaren Verslagen van de arrondissementscommissarissen over de openbare orde Ingekomen verslagen over de openbare orde, de algemene politieke toestand en bijzondere sociale en politieke gebeurtenissen opgemaakt door burgemeesters, rijkswacht, politie, enz. (toevoeging, 30 november 2009) Dossiers per gewetensbezwaarde Dossiers over de instellingen waar gewetensbezwaarden dienst uitoefenden (toevoeging, 30 november 2009) na grondige schoning Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door de veldbrigadiers over de werking van de landelijke politie (toevoeging, 30 november 2009) indien ze voorkomen op Provinciaal niveau vernietigen; indien niet onder de arrondissementscommissaris Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door individuele veldwachters Adviezen van de arrondissementscommissarissen over kandidaat bijzondere wachters (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen vernietigen Verslagen van de vergaderingen van de commissies belast met het toezicht op de psychiatrische instellingen Documenten inzake de praktische organisatie van de vergaderingen Berichten van bewegingen van krankzinnigen (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen vernietigen Verslagen inzake de Provinciale geneeskundige commissies (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen indien de documenten op Provinciaal niveau bewaard worden; indien niet onder de arrondissementscommissaris Documenten betreffende kosteloze vervoerbewijzen uitgereikt aan rechthebbenden op bezoeken aan de graven van gesneuvelde militairen (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen Pagina 3 van 73

4 Dossiers betreffende jachtverloven Dossiers betreffende jachtvergunningen - dossiers beroep tegen weigering jachtverlof of jachtvergunning - dossiers neerlegging jachtplannen - dossiers geschillen in verband met jachtplannen (toevoeging, 30 november 2009) 1 j. tot wijziging plan na vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtverlof na 1 j. vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtvergunning na wijziging vernietigen Documenten betreffende eigen initiatieven van de arrondissementscommissarissen (toevoeging, 30 november 2009) na grondige schoning Bevoegdheden over de niet-ontvoogde gemeenten Documenten van het toezicht op de algemene werking van de nietontvoogde gemeenten (toevoeging, 30 november 2009) Begininventaris en eindrekening van gewestelijke ontvangers (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen Beheer kantoor en personeel Documenten over het beheer van het kantoor en het personeel (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen 2. Financiën Begrotingen en begrotingswijzigingen (met bijlagen en toelichtingen) 30 j. origineel met handtekeningen Dossiers opmaak begrotingen en begrotingswijzigingen (toevoeging, 25 november 1998) 30 j. na 30 j. vernietigen Jaarrekeningen en bijlagen 30 j. goedgekeurd exemplaar Provinciale portefeuille of waardentas 30 j. Dossiers "Fonds van de provincies" of "Vlaams Provinciefonds" (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Pagina 4 van 73

5 Inventaris roerende goederen (wijziging, 26 november 2008) 30 j. na 30 j. vernietigen; de inventaris van 2003 (= de basisinventaris) 2.1. Boekhouding Dagboeken (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Grootboeken 30 j. Standopgaven kas (= kasverrichtingen) (wijziging, 25 november 1998) 30 j. na 30 j. vernietigen Rekeninguittreksels (toevoeging, 25 november 1998) na vernietigen Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken los van Europese programma's Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken in verband met Europese programma's 1 na vernietigen na 1 vernietigen Lijsten regularisatieverhandelingen na vernietigen Lijsten niet betaalde geordonnanceerde bevelschriften na vernietigen Besluiten Deputatie over ten onrechte ontvangen sommen of dossiers DVO (Dienst voor Orde) (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Schuldvorderingen voor verleende diensten en besluiten over ontvangen toelagen door de Provincie (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Rekeningen buitengewone rekenplichtigen of rekeningen kasprovisie (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Pagina 5 van 73

6 Beheersrekeningen bijzondere ontvangers of rekeningen beheerders van geringe dagontvangsten (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Briefwisseling met het Rekenhof Dossiers provinciale leningen (wijziging, 26 november 2008) looptijd lening + 30 j. Dossiers openbare leningen (obligaties) (wijziging, 26 november 2008) looptijd lening + 30 j. Dossiers verbranding coupons leningen en obligaties looptijd lening na looptijd te vernietigen (indien aanwezig enkel specimina van coupons bewaren) Subsidiedossiers beheerd door de dienst Financiën (= dossiers verlenen van subsidies door de Provincie, niet door andere diensten behandeld) (toevoeging, 26 november 2008) Goedkeuring bestellijsten: (toevoeging, 12 november 2012) na vernietigen 2.2. Provinciale belastingen Reglementen looptijd reglement indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet Kohieren 30 j. enkel de kohieren i.v.m. belastingen met een sociaal, economisch of industrieel karakter ; de overige na 30 j. vernietigen Aangiftebladen of aangifteformulieren (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Informatieve formulieren voor de opmaak van kohieren in verband met de belasting op de tweede verblijven (toevoeging, 20 november 2013) tot vastlegging kohieren na vastlegging kohieren vernietigen Pagina 6 van 73

7 Vaststellingen overtredingen na vernietigen Verantwoordingsstukken oninbare posten fiscale en niet-fiscale ontvangsten (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Bezwaarschriften provinciale belastingen (wijziging, 20 november 2013) 6 j. na 6 j. vernietigen; enkel de bezwaarschriften met juridische precedentswaarde of met beroep te bewaren Algemene briefwisseling in verband met de inning van belastingen (toevoeging, 26 november 2008) 6j. na 6 j. vernietigen 3. Inbreng in intercommunales en Vereniging Vlaamse Provincies Oprichtingsakten intercommunales tot na ontbinding Statuten intercommunales tot wijziging statuten of ontbinding intercommunale Documenten aanduiding provinciale vertegenwoordigers tot 6 j. na einde mandaat Jaarverslagen intercommunales Documenten betreffende de jaarlijkse provinciale financiële inbreng 30 j. of tot ontbinding na 30 j. vernietigen Akten van transacties van onroerende goederen verleden voor de Gouverneur (toevoeging, 18 november 2005) 4. Overheidsopdrachten en investeringen 4.1. Provinciale overheidsopdrachten (gebouwen, wegen, waterlopen, domeinen, leveringen, diensten) Bouwvergunningen van werken door de Provincie (wijziging, 26 november 2008 en 30 november 2011) Pagina 7 van 73

8 Dossiers buitengewone en ingrijpende werken opgenomen onder het investeringsbudget (wijziging, 26 november 2008 en 20 november 2013) Dossiers onderhoudswerken opgenomen onder het exploitatiebudget (wijziging, 30 november 2011 en 20 november 2013) na vernietigen Dossiers leveringen en diensten (wijziging, 26 november 2008, 22 november 2010, 30 november 2011 en 20 november 2013) na vernietigen; enkel dossiers in verband met leveringen en diensten essentiële duurzame goederen opgenomen onder het investeringsbudget, resultaten van studieopdrachten, architectuurcontracten, contracten met veiligheidscoördinatoren en dossiers betoelaagd met Europese middelen Dossiers schadegevallen (schade aan het provinciaal domein aangebracht door derden) (wijziging, 25 november 1998) na vernietigen; enkel procesdossiers met precedentswaarde Klachten over infrastructuur (wijziging, 26 november 2008) Rooiplannen en onteigeningsplannen betreffende provinciewegen Postinterventiedossiers in verband de veligheidscoördinatie (toevoeging, 26 november 2008) zolang gebouw in gebruik is Procesdossiers in verband met onderhoudswerken en leveringen en diensten (toevoeging, 26 november 2008) Dossiers onderhoudswerken door polders en wateringen 2de categorie (= volledig door de Provincie gedragen) (toevoeging, 26 november 2008) Vragen om inlichtingen en meldingen van problemen i.v.m. provinciale gebouwen, wegen, waterlopen en domeinen (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen Pagina 8 van 73

9 Adviezen aan openbare besturen die een bouwvergunning vragen (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen 4.2. Provinciale subsidiëring Aanvragen voor subsidiëring aan Deputatie en Provincieraad (door lokale besturen voor investeringen) 1 Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van individuele personen voor aansluiting op het waterleidingsnet (toevoeging, 12 september 1997) na vernietigen; enkel overzichtslijsten te bewaren Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van gemeenten voor de uitbreiding van het waterleidingsnet in landelijke gebieden (toevoeging, 24 november 2000) na vernietigen Aanvragen restauratiepremies door lokale besturen en privé-personen Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie voor de aanleg van een eigen installatie voor waterbevoorrading na vernietigen; enkel overzichtslijsten te bewaren 4.3. Provinciale concessies Aanvragen en concessieverleningen binnen de provinciale infrastructuur 30 j. na 30 j. vernietigen; indien de concessie o.m. bouwwerken meebracht, 4.4. Wegvergunningen en lijnstellingen Dossiers betreffende het subsidiëren van ruilverkavelingen, het adviseren van lijnstellingen, het vergunnen van de plaatsing van reclameborden, rioolaansluitingen, telefoonaansluitingen en duikers langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000 en 26 november 2008) Dossiers betreffende het verlenen van vergunningen met retributie: in verband met de plaatsing van elektrische leidingen, waterleidingen, gasleidingen en teledistributieleidingen langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000) 4.5. Buurtwegen Atlas der buurtwegen (met bijhorende tabellen, aanvullingen en wijzigingen) Pagina 9 van 73

10 Dossiers van erkenning, wijziging of klassering tot buurtweg van groot verkeer Dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen 4.6. Gemeentewegen Dossiers van herklasseringen tot grote wegen of gemeentewegen Adviezen dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen 4.7. Monumenten, stads- en dorpsgezichten Register beschermde monumenten, stads- en dorpsgezichten Dossiers betreffende het toezicht op de werken met restauratiepremie aan beschermde monumenten (toevoeging, 24 november 2000) 4.8. Onbevaarbare waterlopen Atlas der onbevaarbare waterlopen (met tabellen, aanvullingen, wijzigingen en dossiers kunstwerken) Vergunningen waterlopen Stukken in verband met het organiseren van het openbaar onderzoek voor het uitvoeren van wijzigingen aan onbevaarbare waterlopen van categorie 1 na vernietigen Statistieken van gevangen muskusratten en bruine ratten (toevoeging, 30 november 2009) 4.9. Bevaarbare waterlopen (= enkel de Damsevaart) Adviezen Deputatie bij machtigingen minister Openbare Werken na vernietigen Pagina 10 van 73

11 4.10. Militaire domeinen Dossiers van aflijning militaire domeinen Administratief toezicht Dossiers administratief toezicht gemeenten, OCMW's en politiezones betreffende gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten: - met Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000) - zonder Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000) bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht; bescheiden betreffende niet substantieel belangrijke aankopen, na 20 j. vernietigen na vernietigen Dossiers administratief toezicht kerkfabrieken betreffende buitengewone werken bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers administratief toezicht polders en wateringen betreffende buitengewone werken bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers betreffende klachten in verband met het administratief toezicht op werken aan gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten (toevoeging, 24 november 2000) Documenten betreffende overheidsopdrachten van politiezones (toevoeging, 30 november 2009) na vernietigen; enkel bij dwangtoezicht Provinciale Commissie Monumenten en Landschappen (vanaf 1/1/1986 tot 1994 provinciaal): - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen Commissie ter instandhouding van de grenspalen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en stukken betreffende de terugbetaling instandhoudingswerken - uitnodigingen na vernietigen Pagina 11 van 73

12 4.14. Internationale Zwincommissie: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en briefwisseling - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen Commissie Hoogspanningsleidingen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen over investeringsprogramma's maatschappijen nutsvoorzieningen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen 5. Pers- en mediacontacten Persoverzichten (met ontsluitingssysteem) - basiscollectie Dossiers organisatie persconferenties met: - uitnodigingen (wijziging, 3 december 2007) - persteksten - aanwezigheidslijsten (wijziging, 3 december 2007) - mandaten na vernietigen na vernietigen na vernietigen Dossiers eigen initiatieven (organisatie plechtigheden en ontvangsten, promotiecampagnes, publicaties, enz.) met: (wijziging, 3 december 2007) - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Voorbereidende teksten samenstelling 'Jaarboek' na vernietigen Foto- en videotheek betreffende Provinciale gebeurtenissen en activiteiten 30 j. 6. Informatisering Pagina 12 van 73

13 Dossiers eigen initiatieven (op vlak informatisering) met: - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten na afhandeling zaak na afhandeling zaak na afhandeling zaak na afhandeling zaak na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Vergaderingen Dienst Informatietechnologie: - documentatie na grondige schoning Documentatie van studiedagen e.d.m. na vernietigen Back-up tapes betreffende de netwerkgebruikers (= veiligheidskopieën van gegevens die ook op papier bewaard worden) na vernietigen 7. Veiligheid, gezondheid en verfraaiing / Interne Dienst Preventie en Bescherming - IDPB (wijziging, 10 februari 2004) 7.1 Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB) (toevoeging, 11 december 2006) Jaarverslagen 30 j. Verslagen stafvergaderingen 30 j. Dossiers eigen initiatieven en werking 30 j. Verzekeringsdossiers arbeidsongevallen met ongevallensteekkaarten en verslagen - zonder rente - met rente 30 j. zolang de rente loopt na 30 j. vernietigen na looptijd vernietigen Aangifteformulier arbeidsongevallen 3 j. na einde tewerkstelling vernietigen Pagina 13 van 73

14 Gezondheidsdossiers van de werknemers 1 na 1 vernietigen of aan de door de werknemers aangewezen artsen bezorgen Gezondheidsdossiers van werknemers blootgesteld aan kankerverwekkend of mutageen agens 40 j. na 40 j. dossier overmaken aan de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Administratie van de arbeidshygiëne en geneeskunde Lijsten van werknemers die op gebied van gezondheidstoezicht bijzondere aandacht vereisen na vernietigen Inventarissen van de gevaren met het oog op het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen tot opmaak nieuwe versie na opmaak nieuwe versie de oude vernietigen Inventarissen van gevaarlijke producten, toestellen en emissiepunten 30 j. Wettelijk voorgeschreven documenten (Identificatiedocumenten, Globaal preventieplannen, Jaaractieplannen, Documentatie) 30 j. Jaaractieplan veiligheid, gezondheid en verfraaiing 30 j. na 30 j. vernietigen Maandverslagen veiligheid, gezondheid en verfraaiing 30 j. na 30 j. vernietigen Verslagen plaatsbezoeken VGV, Interbedrijfsgeneeskundige Dienst en Technische Inspectie 30 j. Algemene briefwisseling na vernietigen Kopieën allerlei bescheiden ter inzage van de vakbondsafgevaardigden en Technische Arbeidsinspectie (ministerie van Tewerkstelling en Arbeid) na vernietigen Verslagen interne dienstvergaderingen 30 j. na 30 j. vernietigen Rekeningen, facturen en mandaten na vernietigen Pagina 14 van 73

15 Documentatie (wijziging, 10 februari 2004) na vernietigen 7.2. Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing der werkplaatsen (Comité VGV): (toevoeging, 11 december 2006) - huishoudelijke reglementen - stukken betreffende samenstelling van het Comité - Uitnodigingen, briefwisseling, enz. tot wijziging reglement tot wijziging samenstelling na vernietigen indien opgenomen in jaarverslag zoniet na vernietigen 7.3. Hoog Overlegcomité, vanaf 1990 Basisoverlegcomité Veiligheid Personeel: (verplaatsing, 10 februari 2004) - stukken betreffende samenstelling Comité - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het Comité - register met voorstellen en opmerkingen van werknemers (toevoeging, 11 december 2006) 3 j. tot 1994, vanaf 1995 vernietigen (= opgenomen in jaarverslagen) na vernietigen na 3 j. vernietigen 8. Grafische vormgeving Kopieën besluiten Deputatie betreffende aankopen materieel na vernietigen Werkfiches van de publicaties (affiches, boeken, brochures, enz.) met de verschillende drukproeven 30 j. werkfiches met afgewerkte publicaties te bewaren; drukproeven en andere stukken vernietigen Verzendings- en leveringsbons na vernietigen Mandaten van aankopen bij leveranciers na vernietigen Documentatiedossiers 30 j. na 30 j. vernietigen 9. Archief Pagina 15 van 73

16 Chronologisch geordende briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers na grondige schoning Dossiers eigen initiatieven (organisatie tentoonstellingen, eigen publicaties, enz.) met telkens: - voorbereidingsstukken - besluit Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Uitgewerkte nota's in verband met methodiek en beheer archief Inventarissen Documentatiedossiers 30 j. na 30 j. vernietigen Provinciale Archiefcommissie: - samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling enz. tot wijziging samenstelling na vernietigen 10. Openbare hulpverlening Rampenplan of noodplan (wijziging, 26 november 2008) 20 j. Provinciale veiligheidscel: - stukken betreffende de samenstelling van de cel - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale werkgroepen m.b.t. rampenplanning of noodplanning: (wjziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling werkgroepen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Pagina 16 van 73

17 10.2. Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie tussen Gemeentelijke Politiediensten: - stukken betreffende de samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie Intergemeentelijke Politiesamenwerking: - stukken betreffende de samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie Voorkomen Misdadigheid/Provinciale Commissie Criminaliteitspreventie: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciaal Comité voor Verdediging: - stukken betreffende de samenstelling comité - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie bij dringende Medische Hulpverlening of Provinciale Commissie voor Dringende Medische Hulpverlening: (wijziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Pagina 17 van 73

18 10.7. Provinciaal Vijfhoeksoverleg/Provinciaal Veiligheidsoverleg: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling overleg - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - gedrukte rapporten betreffende de Inter Politie Zones enkel voorgelegd aan het Vijfhoeksoverleg (toevoeging, 26 november 2004) - documenten en dossiers betreffende eigen initiatieven (toevoeging, 26 november 2004) - zonale veiligheidsraden (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen na grondige schoning Commissie Verkeersveiligheid: - stukken betreffende de samenstelling commissie - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Vergunningsdossiers ioniserende stralingen duur vergunning (= max. 30 j.) Adviezen inzake vergunningen ioniserende stralingen duur vergunning (= max. 30 j.) na vergunningsduur vernietigen Vergunningsdossiers inzake springstoffen duur vergunning (= max. 30 j.) Adviezen inzake vergunningen gasleidingen duur vergunning (= max. 30 j.) na vergunningsduur vernietigen Jaarverslagen over de diverse opdrachten toevertrouwd aan de Gouverneur (toevoeging, 24 november 2000) Documenten betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van de organisatie van militaire oefeningen (verplaatsing, 24 november 2000) na vernietigen Pagina 18 van 73

19 10.9. Brandweer: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen officieren - dossiers betreffende intercommunale of bovengemeentelijke overeenkomsten en kostenverdeling - dossiers geglobaliseerde aankopen brandweermaterieel - interventie-, activiteiten- en inspectieverslagen - statistieken van interventies 20 j. na einde loopbaan 20 j. indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' te bewaren na 20 j. vernietigen na vernietigen indien niet opgenomen in 'Stand van het Bestuur' Pagina 19 van 73

20 Politie: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen en oppensioenstellingen politieofficieren en brigadecommissarissen - documenten betreffende aanstellingen gemachtigde toezichters en bijzondere wachters (wijziging, 3 december 2007) - documenten met machtigingen voor politiehulp in andere gemeenten en kostenverdeling - dossiers aankopen politiematerieel met subsidies minister Binnenlandse Zaken - documenten betreffende de verdeling van ademtesttoestellen - documenten betreffende de levering van kledij en de organisatie van schietoefeningen voor de landelijke politie - documenten betreffende kennisgeving van waardetransporten (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van gegevens omtrent openbare orde verstrekt door de politie ten behoeve van het ministerie van Binnenlandse Zaken (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het verlenen van toestemming door de Gouverneur voor de organisatie van snelheidswedstrijden met motorvoertuigen voor zover er werd voldaan aan de wet op de verplichte aansprakelijkheidsverzekering (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het ontwikkelen van de Inter Politie Zones (I.P.Z.)(toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende de provinciale betrokkenheid bij het ontwikkelen van initiatieven inzake politie (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers evaluaties van korpschefs - dossiers advisering benoemingen en evaluaties dirco's (= bestuurlijke directeurcoördinators) - dossiers aanstellingen verbindingsambtenaren - C.I.C.-overleg (Communicatie en Informatie Centrum van de Federale Politie) + stukken samenstelling overleg + verslagen + uitnodigingen, briefwisseling, enz. 20 j. na einde loopbaan 20 j. 20 j. indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' te bewaren na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen Pagina 20 van 73

21 Lokale fondsen (centraal beheerde kas gespijsd door de gemeenten t.b.v. allerlei verplichte uitgaven, zoals abonnement op 'Bestuursmemoriaal') 20 j. na 20 j. vernietigen Verslagen van de kwartaalvergaderingen van de hoofdveldwachters van de landelijke politie (toevoeging, 11 december 2006) Provinciale werkgroepen m.b.t. Preventie: - stukken betreffende de samenstelling van het overleg - campagnes, projecten, ontwikkeld materiaal - uitnodigingen, briefwisseling, enz. (toevoeging item, 26 november 2008) na vernietigen 11. Rampenfonds Voorbereidende briefwisseling met gemeenten en ministeries, en verslagen van de gemeentebesturen en de Gouverneur Dossiers van geteisterden met verslagen experts en besluiten Gouverneur 12 j. na grondige schoning Statistieken 12 j. indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet 12. Provinciale mandatarissen en personeel lokale besturen Provincie Individuele dossiers gedeputeerden na einde mandaat Stukken betreffende wedden en pensioenen gedeputeerden (wijziging, 12 september 1997) na einde mandaat of pensioen Administratief toezicht lokaal personeel (gemeente, OCMW, polders en wateringen, politie en brandweer) Pagina 21 van 73

22 Stukken betreffende personeelsformatie, administratief en geldelijk statuut 30 j. na wijziging bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging, bij algemeen toezicht en bij dwangtoezicht Individuele dossiers niet-wettelijke en wettelijke graden: - i.v.m. benoemingen (wijziging, 12 september 1997) - i.v.m. pensioneringen (wijziging, 12 september 1997) - documenten betreffende benoeming, aanwerving en bevordering van personeel politiezones na pensionering wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur enkel wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Personeelsfiches (met summiere loopbaangegevens) tot einde loopbaan na administratieve bewaartermijn vernietigen (onvolledige gegevens) Tuchtdossiers (= wettelijke schrapping tuchtzaak) enkel bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers toekenning van eervolle onderscheidingen en onderscheidingen in de nationale orden (toevoeging, 30 november 2009) na publicatie Koninklijk Besluit Gewestelijke ontvangers Aanwervingsdossiers gewestelijke ontvangers 13. Eigen personeel Provincieraadsbesluiten inzake formatie, bezoldigingen en toelagen Algemene briefwisseling (vragen om inlichtingen, enz.) na vernietigen Pagina 22 van 73

23 Aanwervings-, bevorderingsexamens en selectieprocedures: (wijziging, 10 februari 2004) - sollicitatiebrieven - examenkopijen - examendossiers - stukken van selectieprocedures 50 j. 50 j. na vernietigen na vernietigen na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal (met deelnemerslijsten, vragen en uitslagen) na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal afsplitsen en Personeelsdossiers, dossiers gepensioneerden Dossiers van studenten die in het kader van hun schoolopleiding stage liepen (wijziging, 26 november 2008) 1 j. na 1 j. vernietigen Dossiers jobstudenten (wijziging, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Dossiers aangelegd n.a.v. bepaalde uitzonderlijke feiten (epuratie, stakingen) Verlofbladen na vernietigen Controlebladen prikklok geen te vernietigen Betaalstaten mandaten of bevelschriften tot betaling na vernietigen Geschreven fiches loon- en pensioenstortingen tot en met 1986 (wijziging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Overzichten loon- en pensioenstortingen per kwartaal (toevoeging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008) na vernietigen Pagina 23 van 73

24 Jaaroverzichten betalingen per persoon vanaf 1987 (wijziging, 21 januari 2000) 50 j. na 50 j. vernietigen Lijsten belastingsaangiften na vernietigen Bescheiden inzake reis- en verblijfkosten, sociale abonnementen, buitengewone prestaties, alarmie, gevarentoelage, verstoringstoelage, weekendtoeslagen, Deputatiebesluiten en kwartaalverslagen om diplomavergoeding te bekomen (wijziging, 26 november 2008 en 20 november 2013) na vernietigen Staten van betalingen van het ministerie van Onderwijs ten behoeve van de Provinciale Scholen (toevoeging, 26 november 2004) na vernietigen R.S.Z.-aangiften: (wijziging titel, 21 januari 2000) - vanaf vóór j. na vernietigen na 50 j. vernietigen Briefwisseling en lijsten wijzigingen wedden aan C.D.V.U. (= Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven van het Rijkspersoneel) na vernietigen Bijzonder Onderhandelingscomité (B.O.C.) en Bijzonder Hoog Overlegcomité (B.H.O.C.)(wijziging, 26 november 2008) (verplaatsing item, 12 september 1997) - stukken betreffende samenstelling comité - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het comité 3 j. tot 1994, vanaf 1995 vernietigen (opgenomen in jaarverslagen) na vernietigen na 3 j. vernietigen Stukken betreffende de uitreiking van maaltijdcheques (toevoeging, 11 december 2006) (wijziging, 26 november 2008) 1 j. na 1 j. vernietigen Stukken in verband met vorming van individuele personeelsleden (toevoeging, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Pagina 24 van 73