Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten.

Transcriptie

1 Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten. Sinds 2000 tracht de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen de archiefzorg en het archiefbeheer bij de West-Vlaamse lokale besturen in kaart te brengen. Na achtereenvolgens de gemeenten, de polders en wateringen, en de OCMW s waren nu de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten het voorwerp van een uitgebreide enquête en van verschillende plaatsbezoeken. Doel was opnieuw gegevens verzamelen over de bewaring en ontsluiting van het archief bij deze besturen. De bijeengebrachte informatie kan dienstig zijn voor al wie deze archieven wenst te raadplegen, maar zij dient ook als vertrekbasis bij het uittekenen van duurzame oplossingen voor de archivering. Waar vroeger nog gekozen werd voor een uitgave op papier, is er nu geopteerd om de gegevens enkel in de vorm van een digitale databank te publiceren. Inhoudelijk sluit de informatie evenwel aan bij de brochures Uit de vergeethoek. Archiefzorg en archiefbeheer in de West-Vlaamse gemeenten (2000), Uit de vergeethoek. Archiefzorg en archiefbeheer bij de West-Vlaamse polders en wateringen (2001) en Uit de vergeethoek. Archiefbeheer en archiefzorg bij de West-Vlaamse openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW s) (2002). Enkel dankzij de medewerking van de leden van de bestuursraden, van pastoors of van andere parochiale contactpersonen die tijd vrij maakten om de voorgelegde enquête zo nauwkeurig mogelijk in te vullen en het nodige denkwerk te verrichten rond de toestand van hun archieven kon de databank gerealiseerd worden. Onbekend en onbemind. De archieven van de kerkfabrieken Kerkfabrieken kennen een lange voorgeschiedenis. Hun oorsprong als bestuursorganen belast met het beheer van kerkelijke goederen situeert zich in de 13de eeuw. Hun erkenning als openbare instellingen dateert van na de Franse Revolutie. Een uniforme regelgeving die de organisatie en bevoegdheden bepaalde, ontstond met het keizerlijk decreet van 30 december 1809 en met de wet van 4 maart Deze laatste bleef van kracht tot het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten die de oude regeling grotendeels verving. De bestuursorganen van de rooms-katholieke en van de protestantse erediensten werden als openbare instellingen erkend door de wet van 8 april 1802; van de Israëlitische en van de anglicaanse erediensten door de wet van 4 maart 1870; van de islamitische eredienst door de wet van 19 juli 1974 en van de orthodoxe eredienst door de wet van 17 april In principe wordt een bestuur met rechtspersoonlijkheid opgericht per eredienst en per erkende entiteit van de eredienst. Vier erediensten zijn georganiseerd op het niveau van de gemeente: de rooms-katholieke, de protestantse, de anglicaanse en de Israëlitische. Het zijn dan ook de gemeenten die bijdragen in de tekorten van deze eredienstbesturen. De orthodoxe en islamitische erediensten zijn georganiseerd op het niveau van de provincie en bijgevolg moeten de provinciebesturen tegemoet komen bij tekorten van deze eredienstbesturen. Het decreet van 7 mei 2004 schrijft daarenboven de oprichting van centrale kerkbesturen (CKB s) voor. In gemeenten met vier of meer erkende parochies van de rooms-katholieke eredienst moet een CKB opgericht worden. Dit geldt op overeenstemmende wijze ook voor de andere erkende erediensten. Het CKB fungeert als centraal aanspreekpunt voor de gemeente (de provincie in het geval van de orthodoxe en islamitische erediensten) in alle aangelegenheden omtrent de besturen van de erediensten, het zorgt voor het gemeenschappelijk indienen van alle documenten inzake het financieel beheer van de besturen en het verleent ondersteuning bij hun werking. Bestuur van de eredienst: organisatie, werking en bevoegdheden Het bestuur is belast met de zorg voor de materiële voorwaarden die de uitoefening van de eredienst en het behoud van de waardigheid ervan mogelijk maken, staat in voor het onderhoud en de bewaring van de kerk(en), en voor het beheer van de goederen en de gelden die eigendom zijn van het bestuur of die bestemd zijn voor de uitoefening van de eredienst.

2 Binnen de rooms-katholieke eredienst werd elke kerkfabriek tot 2004 bestuurd door een beraadslagend orgaan, de kerkraad, en een uitvoerend orgaan, het bureau van kerkmeesters. De kerkraad besliste over alles wat de kerkfabriek aanbelangde, met uitzondering van de aangelegenheden die door de wet uitdrukkelijk aan het bureau toegewezen waren. Uit de verkiesbare leden koos de kerkraad drie leden die samen met de pastoor het bureau vormden. Het bureau van kerkmeesters koos jaarlijks onder zijn leden een voorzitter, een penningmeester en een secretaris en stond onder meer in voor de opmaak van de begroting, het voorafgaandelijk nazicht van de jaarrekening, de samenstelling van de dossiers, het gunnen van de opdrachten voor de uitvoering van werken, leveringen en diensten, de controle op de boekhouding, de benoeming van het lekenpersoneel, enz. Met het decreet van 7 mei 2004 is het uitvoeringsorgaan afgeschaft en viel dus het onderscheid tussen kerkraad en bureau van kerkmeesters weg. Het beheer van de materiële organisatie en de werking van de eredienst werd nu opgedragen aan één bestuursorgaan: de rooms-katholieke kerkraad, de protestantse bestuursraad, de anglicaanse kerkraad, de Israëlitische bestuursraad, de orthodoxe kerkfabriekraad en het islamitisch comité. De raad of het comité bestaat uit vijf (zes voor de Israëlitische) verkozen leden en een lid van rechtswege, die om de drie jaar gedeeltelijk vernieuwd worden. Het mandaat van bestuurslid duurt zes jaar. Bij elke gedeeltelijke vernieuwing duidt de raad of het comité onder de verkozen leden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. De raad of het comité regelt alles wat de kerkfabriek, de (kerk)gemeente of de gemeenschap aanbelangt, met uitzondering van de aangelegenheden die uitdrukkelijk toegewezen zijn aan de voorzitter, aan de secretaris, aan de penningmeester of aan het CKB. De taken van de raad of het comité omvatten onder meer het opmaken van het meerjarenplan en het budget, het vaststellen van de jaarrekening, de kennisname van de eindrekening, het beheer en de beschikking over de goederen, het definitief aanvaarden van schenkingen en het aanvaarden van legaten. De voorzitter roept de raad of het comité bijeen en leidt de vergaderingen. De secretaris is belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen en met het bewaren van het archief. De voorzitter en de secretaris staan samen onder meer in voor de uitvoering van de besluiten van de raad of het comité en de ondertekening van de bekendmakingen, de akten en de briefwisseling. De penningmeester heeft als opdrachten het innen van de gelden en het betalen van de uitgaven, het bijhouden van de boekhouding, het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan en van het jaarlijks budget, het opmaken van de jaarrekening en de eindafrekening, en het voorlopig aanvaarden van schenkingen. Documentenvorming en administratief toezicht door de provinciale overheid Tot 2001 was de erkenning van de erediensten, evenals de organisatie en de werking van het bestuur van de erkende erediensten zaak van de federale overheid. Door artikel 4 van de bijzondere wet van 13 juli 2001 houdende overdracht van diverse bevoegdheden aan de gewesten en de gemeenschappen werden de gewesten met ingang van 1 januari 2002 bevoegd voor de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten. De erkenning van de erediensten, de wedden en pensioenen van de bedienaars der erediensten bleven federale bevoegdheid. De besturen van de erkende erediensten kunnen in de meeste gevallen autonoom handelen en zijn niet afhankelijk van goedkeuring of voorafgaande machtiging door de toezichthoudende overheid. Op de besluiten van de raad, van het comité en van de voorzitter en de secretaris die samen optreden, is er een algemeen administratief toezicht van toepassing. Slechts in enkele gevallen geldt er een bijzonder toezicht. Er is dwangtoezicht voorzien wanneer de raad of het comité in gebreke blijft. Om het algemeen administratief toezicht mogelijk te maken, ontvangen de toezichthoudende overheden een afschrift van de notulen. Het college van burgemeester en schepenen kan een besluit schorsen wanneer het gemeentelijk belang en in het bijzonder de financiële belangen van de gemeente geschaad worden. De provinciegouverneur wordt op de hoogte gebracht van schorsingsbesluiten door het college en hij kan zelf overgaan tot het schorsen van besluiten wanneer de wet of het algemeen belang geschaad worden. De Vlaamse Regering is bevoegd om besluiten te vernietigen. Ook daarvan wordt de provinciegouverneur op de hoogte gebracht. Aangezien de besturen van de orthodoxe en van de islamitische eredienst op provinciale basis erkend worden, is de toezichtsregeling enigszins anders. De deputatie kan de besluiten schorsen als het provinciaal belang en inzonderheid de financiële belangen van de provincie

3 geschaad worden. De provinciegouverneur kan schorsen als het besluit de wet schendt of het algemeen belang schaadt. De Vlaamse Regering beschikt opnieuw over de vernietigingsbevoegdheid. Bij bijzonder administratief toezicht is de toezichthoudende overheid verplicht in welbepaalde gevallen op te treden en advies of goedkeuring te formuleren. Ontvangt het eredienstbestuur geen tijdig advies of een beslissing tot goedkeuring, dan wordt dit beschouwd als een positieve reactie. Het bijzonder toezicht is van toepassing op het meerjarenplan, het budget, de budgetwijziging(en), de rekening en de eindrekening. Het goederenbeheer valt sinds 2004 volledig onder het algemeen administratief toezicht en is dus niet meer onderworpen aan voorafgaande machtiging. Er moet wel nog rekening gehouden worden met voorgeschreven machtigingen uit andere wetgevingen, bijvoorbeeld voor werken aan beschermde gebouwen en voor werken aan niet-beschermde gebouwen bestemd voor de eredienst. Het dwangtoezicht treedt in werking wanneer de provinciegouverneur uit eigen beweging optreedt omdat leden van de kerkraad nalaten hun taak naar behoren uit te voeren, namelijk als ze verzuimen gevolg te geven aan waarschuwingen gevraagde inlichtingen of opmerkingen in te zamelen of maatregelen ten uitvoer te brengen die voorgeschreven zijn bij wetten, decreten, algemene reglementen en besluiten. De bepalingen in verband met het budget (vroeger: begroting) en de rekening zijn nagenoeg identiek voor alle erkende erediensten. Het opmaken van het budget is een wettelijke verplichting en een vereiste voor een goed financieel beheer. De ingeschreven ontvangsten moeten in principe volstaan om de geplande uitgaven te dekken. Sinds 1 januari 2007 wordt de boekhouding opgebouwd vanuit het meerjarenplan en verder uitgewerkt in het budget. De gerealiseerde cijfers ten slotte worden opgenomen in de jaarrekening. Elke raad moet een meerjarenplan opstellen dat de financiële afspraken met de gemeenteoverheid voor een periode van zes jaar bevat. De meerjarenplannen worden door het CKB ingediend bij het erkend representatief orgaan (voor advies), bij de gemeente (voor goedkeuring) en bij de provinciegouverneur. Enkel in geval van niet-goedkeuring door de gemeenteraad zijn de meerjarenplannen onderworpen aan de goedkeuring van de provinciegouverneur. Er kan beroep ingesteld worden bij de Vlaamse Regering. Het CKB legt de budgetten van de kerkbesturen voor advies voor aan het erkend representatief orgaan. Als de gemeentelijke bijdrage in het budget binnen de grenzen van het meerjarenplan blijft, dan neemt de gemeenteraad akte van het budget. Indien niet, dan moet de gemeenteraad zich uitspreken over de goedkeuring van het budget. De kerkfabriek kan bij de provinciegouverneur beroep aantekenen tegen de beslissing van de gemeenteraad. Voor de budgetwijzigingen geldt dezelfde procedure. Jaarlijks stelt de raad de rekening van het voorgaande jaar vast. Het CKB dient de jaarrekeningen in bij de gemeente (voor advies) en bij de provinciegouverneur. De gouverneur spreekt zich uit over de goedkeuring van de rekening en stelt de bedragen definitief vast. Bij de orthodoxe en de islamitische erediensten treedt de provincie in de rol van de gemeente. De materiële uitvoering van het budget is terug te vinden in de boekhouding van de penningmeester. Alle ontvangsten en uitgaven worden in chronologische volgorde in het dagboek ingeschreven. Zowel voor de uitgaven als voor de ontvangsten moeten bewijsstukken voorgelegd kunnen worden. Deze maken geen deel uit van de jaarrekening en moeten niet ingediend worden. In het kader van het administratief toezicht kunnen de bewijsstukken wel opgevraagd worden. Het bijhouden van een grootboek is niet expliciet voorgeschreven, maar het wordt wel aangeraden. Om de toezichthoudende overheden de mogelijkheid te geven zicht te krijgen op het volledige patrimonium en ontwikkelingen ervan op te volgen, zijn de kerkfabrieken verplicht om een boekhoudkundige inventaris bij te houden. De inventaris moet niet ingediend worden, maar kan eveneens opgevraagd worden in het kader van het administratief toezicht. Het archief van de besturen van de erkende erediensten Artikel 13 van het decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten belast de secretaris met het bewaren van het archief. De besturen van de erkende erediensten zijn als openbare instelling onderworpen aan de regeling inzake de openbaarheid van bestuur en aan het decreet betreffende de bestuurlijkadministratieve archiefwerking ( het Archiefdecreet van 9 juli 2010 ). Artikel 12 van dit decreet stelt dat zorgdragers alleen archiefdocumenten kunnen vernietigen als ze over een

4 vastgestelde selectielijst beschikken en als de vernietiging overeenstemt met de bepalingen in die vastgestelde selectielijst. Selectielijsten worden opgesteld door een selectiecommissie en bekrachtigd door de Vlaamse Regering. In de archieven van elk bestuur van een erkende eredienst zijn in principe dezelfde documentenreeksen terug te vinden. Wetten, reglementen en omzendbrieven beschrijven de structuur, de bevoegdheden en de taken van de instelling. De briefwisseling en de notulen van de vergaderingen werpen een licht op de besluitvorming, op de eigen initiatieven en op de relaties met de toezichthoudende overheden. Uit de budgetten met bijlagen, de jaarrekeningen en andere financiële documenten kan men aflezen hoeveel geld het bestuur investeert of welke de inkomstenbronnen zijn. De stukken betreffende het patrimonium geven informatie over het beheer van de onroerende goederen, maar zijn ook vanuit kunsthistorisch opzicht van belang. Archievenoverzicht betreffende de West-Vlaamse besturen van de erkende erediensten De besturen en de bedienaars van de West-Vlaamse erkende erediensten kregen in 2007 een enquêteformulier toegestuurd waarin gevraagd werd naar de toestand van het archief. Alle gegevens in de databank zijn afkomstig van deze antwoordformulieren van de respondenten; soms zijn ze nog aangevuld met telefonische nagesprekken of plaatsbezoeken. Aangezien nog heel wat formulieren niet teruggestuurd zijn, loopt de enquête nog steeds verder. We hopen geleidelijk aan de ontbrekende gegevens te kunnen vervolledigen. Commentaar bij enkele rubrieken in het archievenoverzicht Overwegend de secretaris of de pastoor worden aangeduid als archiefverantwoordelijke. Een aantal besturen doet beroep op één of meerdere vrijwilligers voor het uitvoeren van de archiefwerkzaamheden (vooral de inventarisering van het archief). Uit de antwoorden blijkt dat het archief vaak verspreid bewaard wordt. In veel gevallen doen de pastorie, de privéwoning van de secretaris en/of van de voorzitter dienst als bewaarplaats voor (een gedeelte van) het archief. De antwoorden over de omvang van het archief moeten eerder omzichtig geïnterpreteerd worden, omdat niet steeds duidelijk is wat precies opgemeten werd. De opsomming van de belangrijkste bewaarde archiefreeksen heeft niet de pretentie volledig te zijn, maar geeft wel een indicatie over de inhoud van het archief. Het vaak weerkerende antwoord dat archief neergelegd werd in het rijksarchief vloeit voort uit art. 1 van de Archiefwet van De praktijk van het vernietigen van archiefbescheiden houdt dan weer verband met art. 5 van de Archiefwet, waarin gesteld werd dat de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of diens gemachtigden vereist is voor het vernietigen van overheidsarchief. Slechts enkele besturen schijnen zich al bewust ingelaten te hebben met de selectie en vernietiging van documenten. Nochtans is selectieve vernietiging niet alleen kostenbesparend; ze draagt ook bij tot een vlottere toegankelijkheid van de documenten. De rubriek dienstverlening geeft informatie over de toegankelijkheid en de raadpleegbaarheid van het archief. Het antwoord dat de raadpleging van documenten geen formaliteiten vereist betekent niet dat het archief volledig en zonder beperkingen geraadpleegd kan worden. Voor overheidsarchieven zijn immers de wettelijke bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing. In de rubriek opmerkingen ten slotte konden de respondenten alle mogelijke bedenkingen bij de enquête of betreffende hun archief kwijt. Enkel wat relevant bleek voor de gebruikers van het archievenoverzicht werd weerhouden. Vooral uit deze laatste rubriek, maar ook bij telefonische contacten en tijdens plaatsbezoeken blijkt dat er een grote nood is aan praktische hulp bij de uitvoering van het archiefbeheer. Literatuur W. DE KEYZER, A. MINKE, M. VAN DER EYCKEN en R. VAN LAERE, Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven, Brussel, 1997, (Miscellanea Archivistica. Studia, 96). J. DUJARDIN (red.), Bestuur van de erediensten, Brugge, 2005, (Administratieve Rechtsbibliotheek Bijzondere Reeks). G. HOENS, Inventaris van het archief van de Sint-Amandusparochie te Sint-Amandsberg ( ), Brussel, 2008, (Onuitgegeven verhandeling Master na Master in de Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer).

5 B. VERCAUTEREN en K. COLPAERT-ARICKX (red.), Vademecum Kerkbesturen, Brussel, 2010, (losbladig).