SELECTIELIJST PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN. Deze lijst mag enkel toegepast worden op documenten vanaf 1945

Transcriptie

1 Griffie - Archiefdienst SELECTIELIJST PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN Deze lijst mag enkel toegepast worden op documenten vanaf 1945 gecoördineerde versie februari 2009 met wijzigingen en toevoegingen: 12 september november november december januari december november november januari november december februari november 2004

2 Inhoudstafel pagina 1. Provinciale Beleidsorganen Provincieraad en Deputatie Provincieraad Deputatie Provinciegriffier Arrondissementscommissarissen 2 2. Financiën Boekhouding Provinciale belastingen 6 3. Inbreng in intercommunales en Vereniging Vlaamse Provincies 7 4. Overheidsopdrachten en investeringen Provinciale overheidsopdrachten (gebouwen, wegen, waterlopen, 7 domeinen, leveringen, diensten) 4.2. Provinciale subsidiëring Provinciale concessies Wegvergunningen en lijnstellingen Buurtwegen Gemeentewegen Monumenten, stads- en dorpsgezichten Onbevaarbare waterlopen Bevaarbare waterlopen (= enkel de Damsevaart) Militaire domeinen Administratief toezicht Provinciale Commissie Monumenten en Landschappen Commissie ter instandhouding van de grenspalen Internationale Zwincommissie Commissie Hoogspanningsleidingen Pers- en mediacontacten Informatisering 12

3 7. Veiligheid, gezondheid en verfraaiing / Interne Dienst Preventie en Bescherming (IDPB) Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB) Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing der werkplaatsen (Comité VGV) Hoog Overlegcomité, vanaf 1990 Basisoverlegcomité Veiligheid Personeel Grafische vormgeving Archief Openbare hulpverlening Provinciale werkgroepen m.b.t. rampenplanning Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie tussen 17 Gemeentelijke Politiediensten Provinciale Commissie Intergemeentelijke Politiesamenwerking Provinciale Commissie Voorkomen Misdadigheid/Provinciale Commissie Criminaliteitspreventie Provinciaal Comité voor Verdediging Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie bij dringende 17 Medische Hulpverlening Provinciaal Vijfhoeksoverleg/Provinciaal Veiligheidsoverleg Commissie Verkeersveiligheid Brandweer Politie Provinciale werkgroepen m.b.t. Preventie Rampenfonds Provinciale mandatarissen en personeel lokale besturen Provincie Administratief toezicht lokaal personeel Gewestelijke ontvangers Eigen personeel Militie Militieraad Herkeuringsraad Provinciale Militievergoedingscommissie Samenstelling Militiecontingent Verkiezingen Provincieraadsverkiezingen 26

4 15.2. Gemeenteraadsverkiezingen O.C.M.W.-verkiezingen Verkiezingen polders en wateringen Verkiezingen van kerkraden Werking en organisatie lokale besturen, brandweer en politie, en provinciale vergunningen Administratief toezicht bestuursraden Administratief toezicht lokale besturen Administratief toezicht op de exploitatie van autobusdiensten Bevolking en Burgerlijke Stand Openbare Orde Brandweer en politie Provinciale Commissie van Advies voor Plaatsnaamgeving Provinciale vergunningen Kustgemeenten Varia Provinciale Landbouwkamer Beheer provinciaal patrimonium en administratief toezicht patrimonium lokale besturen Provinciaal patrimonium Administratief toezicht patrimonium lokale besturen Administratief toezicht lokale besturen varia Apotheken, architecten en meetkundige schatters Beroepskamer O.C.M.W. en Speciaal Onderstandsfonds O.C.M.W. Beroepskamer Gemeen Fonds beheerd door Deputatie Adviserende Commissie van het Speciaal Onderstandsfonds en het Fonds Onderwijs Provinciale Commissie voor studiebeurzenstichtingen Arrondissementele fondsen voor meestbegaafden Identiteitskaarten, reispassen en visa Administratief toezicht op financiën lokale besturen Begrotingen en rekeningen lokale besturen Belastingen geheven door gemeenten of polders en wateringen 38

5 23.3. Toezicht op financiën lokale besturen toe te passen vanaf Milieu Provinciale Milieuvergunningscommissie Provinciale Commissie voor Ontgrondingen Provinciale Coördinatiecommissie voor Waterproblemen Comité West-Vlaanderen voor de Bevordering van de Arbeid Duurzame ontwikkeling Stedenbouw en ruimtelijke ordening Regionale Commissie van Advies voor de Ruimtelijke ordening / PROCORO Provinciale Verkeerscommissie - Provinciale Mobiliteitsraad / PROMORA Provinciale domeinen, groene assen, tuinen en parken Adviescommissie Provinciaal Domein "De Gavers" Adviescommissie Raversijde Adviescommissie Raversijde-Recreatiezone Adviescommissie Raversijde - Werkgroep Atlantikwall Adviescommissie Raversijde - Werkgroep Memoriaal Adviescommissie "De Palingbeek" Milieu-educatie, natuur en landschap en duurzame ontwikkeling Provinciaal Natuurfonds Provinciale Milieu- en Natuurraad Westvlaams NME (Natuur- en Milieu-educatie)-platform Diverse adviscommissies Sociale zaken en huisvesting Instellingen en verenigingen Individuele personen Provinciale initiatieven Provinciale Welzijnscoördinatiecommissie Provinciale Werkgroep Huisvesting Provinciale Commissie Gehandicaptenbeleid Provinciale Commissie Seniorenbeleid Provinciale Commissie voor het Gezin Provinciale Commissie Bijzondere Jeugdbijstand Provinciale Commissie Gezondheidszorg 51

6 Provinciale Jeugdraad Provinciale Werkgroep Sport door Gehandicapten West-Vlaams Overleg Adviesraden Senioren West-Vlaams Vormingsproject Maatschappelijke Werkers Culturele zaken Algemeen Subsidiëring en wedstrijden Materiële dienstverlening (Uitleendienst) Provinciale Bibliotheek en Documentatiecentrum (PBD) Uitvoerend Bureau en Algemene Vergadering Provinciale Raad voor Cultuur Commissie voor Beeldende Kunst Commissie voor Openbaar Bibliotheekwerk Commissie voor Dramatische Kunst/Commissie voor Podiumkunsten Commissie voor Geschiedenis en Volkskunde Commissie voor Instrumentale Kunst Commissie voor Vocale Muziek Commissie voor Letteren en Taal Commissie voor Vormings-en Ontwikkelingswerk Provinciale Molenadviesraad d Comité Wooncultuur Commissie Musea Stuurgroep Culturele Projecten/Commissie Multidisciplinaire Projecten Stuurgroep Gemeentelijk Cultuurbeleid Commissie voor Muziek Interprovinciaal Overleg voor Cultuur (I.O.C.) Externe betrekkingen Samenwerking met Nederland en Frankrijk in het kader van Interreg 56 I en II-projecten Samenwerking buiten Interreg met regio's in de buurlanden (Eurogio Scheldemond, 56 Permanente Gemengde Commissie, Copit, Département des Bouches-du Rhône, Suffolk, Kent, Ierland) Samenwerking in diverse Europese projecten Emancipatie Interne Begeleidingscommissie Provinciale Werkgroep Emancipatiebeleid 57

7 31.3. Coördinatieprojecten (Gelijke Kansenbeleid) Dossiers en documenten eigen initiatieven (interne en externe 57 emancipatieprojecten, publicaties, enz.) 32. Public relations Documenten betreffende tussenkomsten in plechtigheden van derden Provinciaal Informatiecentrum Provinciale scholen en administratief toezicht gemeentelijk onderwijs Medisch schooltoezicht en P.M.S of C.L.B Documenten betreffende leerlingenraden, ouderverenigingen en oudleerlingenbonden Landbouw / Provinciaal Centrum voor Land- en Tuinbouw Provinciaal Comité voor Landbouw Provinciaal Comité voor Kleinvee Provinciaal Tuinbouwcomité Musea Verzameling Werking Diverse comités en commissies opgericht in verband met de musea Zwembaden Archief vzw's Erediensten Gouverneur TiNCK Economie, landbouw en visserij Provinciale Commissie voor de Distributie Stuurgroep Kwaliteitszorg Sport Subsidiëring Provinciale Sportraad Provinciale werkgroep Mountainbiking Provinciale werkgroep Gehandicaptensport V.Z.W. West-Vlaamse Sportpromotie 69

8 43. West-Vlaams Instituut voor de Vorming van Overheidspersoneel Organisatie Financieel beheer Werking School voor Bestuursrecht Organisatie Financieel beheer Werking Promotie 72

9 1. Provinciale Beleidsorganen 1.1. Provincieraad en Deputatie Dossiers ter voorbereiding van beleidsnota's, memoranda, enz. tot publicatie tekst 'Bestuursmemoriaal' 'Stand van het Bestuur' 1.2. Provincieraad Processen-verbaal Provincieraad permanent Bureau Provincieraad (= voorzitters, ondervoorzitters, secretarissen en quaestoren): - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Commissies Provincieraad: - ambtelijke (t.e.m. eind 1996) en politieke verslagen (wijziging, 12 september 1997) - uitnodigingen, briefwisseling en bescheiden van de themavergaderingen na vernietigen Centrale Commissie Provincieraad (= Bureau Provincieraad, woordvoerders Provincieraad en Deputatie): - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Quaestoren: - verslagen - dossiers aankopen materiële uitrustingsgoederen t.b.v. provincieraadsleden na vernietigen 1.3. Deputatie Notulen Deputatie permanent Pagina 1 van 72

10 Voorgelegde dossiers aan de Deputatie betreffende algemene zaken (deze dossiers werden niet overgemaakt ter uitvoering aan Diensten en bevinden zich uitsluitend op het niveau van de Griffie) 1.4. Provinciegriffier Routinebriefwisseling na vernietigen Briefwisseling met Diensten en individuele ambtenaren Dossiers juridische zaken waarbij de Provincie betrokken partij is permanent Dienstorders (basisverzameling - vanaf 1937) 6 j. Overleggroepen Provinciale Administratie: - verslagen - briefwisseling, uitnodigingen, enz. na vernietigen Ontwerpen van toespraken Provinciegriffier 6 j. indien gepubliceerd vernietigen; indien niet permanent te bewaren Stukken betreffende vervanging voorzitter Deputatie en oproepen voorzitter Provincieraad als deputatielid 6 j. na 6 j. vernietigen Stukken betreffende het toekennen van eretitels aan provincieraadsleden en gedeputeerden tot overlijden betrokkenen 1.5. Arrondissementscommissarissen Stukken betreffende tijdelijke vervangingen arrondissementscommissarissen te vernietigen Bevoegdheden over alle gemeenten van het arrondissement Algemene verslagen over de toestand van het arrondissement (wijziging, 30 november 2009) indien gepubliceerd vernietigen; indien niet permanent te bewaren Pagina 2 van 72

11 Verslagen van de arrondissementscommissarissen over de openbare orde Ingekomen verslagen over de openbare orde, de algemene politieke toestand en bijzondere sociale en politieke gebeurtenissen opgemaakt door burgemeesters, rijkswacht, politie, enz. (toevoeging, 30 november 2009) Dossiers per gewetensbezwaarde Dossiers over de instellingen waar gewetensbezwaarden dienst uitoefenden (toevoeging, 30 november 2009) na grondige schoning Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door de veldbrigadiers over de werking van de landelijke politie (toevoeging, 30 november 2009) indien ze voorkomen op Provinciaal niveau vernietigen; indien niet onder de arrondissementscommissaris Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door individuele veldwachters Adviezen van de arrondissementscommissarissen over kandidaat bijzondere wachters (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen vernietigen Verslagen van de vergaderingen van de commissies belast met het toezicht op de psychiatrische instellingen Documenten inzake de praktische organisatie van de vergaderingen Berichten van bewegingen van krankzinnigen (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen vernietigen Verslagen inzake de Provinciale geneeskundige commissies (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen indien de documenten op Provinciaal niveau bewaard worden; indien niet onder de arrondissementscommissaris Documenten betreffende kosteloze vervoerbewijzen uitgereikt aan rechthebbenden op bezoeken aan de graven van gesneuvelde militairen (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen Pagina 3 van 72

12 Dossiers betreffende jachtverloven Dossiers betreffende jachtvergunningen - dossiers beroep tegen weigering jachtverlof of jachtvergunning - dossiers neerlegging jachtplannen - dossiers geschillen in verband met jachtplannen (toevoeging, 30 november 2009) 1 j. tot wijziging plan na vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtverlof na 1 j. vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtvergunning na wijziging vernietigen Documenten betreffende eigen initiatieven van de arrondissementscommissarissen (toevoeging, 30 november 2009) na grondige schoning Bevoegdheden over de niet-ontvoogde gemeenten Documenten van het toezicht op de algemene werking van de nietontvoogde gemeenten (toevoeging, 30 november 2009) Begininventaris en eindrekening van gewestelijke ontvangers (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen Beheer kantoor en personeel Documenten over het beheer van het kantoor en het personeel (toevoeging, 30 november 2009) vernietigen 2. Financiën Begrotingen en begrotingswijzigingen (met bijlagen en toelichtingen) 30 j. origineel met handtekeningen Dossiers opmaak begrotingen en begrotingswijzigingen (toevoeging, 25 november 1998) 30 j. na 30 j. vernietigen Jaarrekeningen en bijlagen 30 j. goedgekeurd exemplaar Provinciale portefeuille of waardentas 30 j. Dossiers "Fonds van de provincies" of "Vlaams Provinciefonds" (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Pagina 4 van 72

13 Inventaris roerende goederen (wijziging, 26 november 2008) 30 j. na 30 j. vernietigen; de inventaris van 2003 (= de basisinventaris) 2.1. Boekhouding Dagboeken (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Grootboeken 30 j. Standopgaven kas (= kasverrichtingen) (wijziging, 25 november 1998) 30 j. na 30 j. vernietigen Rekeninguittreksels (toevoeging, 25 november 1998) na vernietigen Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken los van Europese programma's Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken in verband met Europese programma's (wijziging, 30 november 2009) 1 na vernietigen na 1 vernietigen Lijsten regularisatieverhandelingen na vernietigen Lijsten niet betaalde geordonnanceerde bevelschriften na vernietigen Besluiten Deputatie over ten onrechte ontvangen sommen of dossiers DVO (Dienst voor Orde) (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Schuldvorderingen voor verleende diensten en besluiten over ontvangen toelagen door de Provincie (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Rekeningen buitengewone rekenplichtigen of rekeningen kasprovisie (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Pagina 5 van 72

14 Beheersrekeningen bijzondere ontvangers of rekeningen beheerders van geringe dagontvangsten (wijziging, 26 november 2008) 30 j. Briefwisseling met het Rekenhof Dossiers provinciale leningen (wijziging, 26 november 2008) looptijd lening + 30 j. Dossiers openbare leningen (obligaties) (wijziging, 26 november 2008) looptijd lening + 30 j. Dossiers verbranding coupons leningen en obligaties looptijd lening na looptijd te vernietigen (indien aanwezig enkel specimina van coupons bewaren) Subsidiedossiers beheerd door de dienst Financiën (= dossiers verlenen van subsidies door de Provincie, niet door andere diensten behandeld) (toevoeging, 26 november 2008) 2.2. Provinciale belastingen Reglementen looptijd reglement indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet Kohieren 30 j. enkel de kohieren i.v.m. belastingen met een sociaal, economisch of industrieel karakter ; de overige na 30 j. vernietigen Aangiftebladen of aangifteformulieren (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Vaststellingen overtredingen na vernietigen Verantwoordingsstukken oninbare posten fiscale en niet-fiscale ontvangsten (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Pagina 6 van 72

15 Bezwaarschriften provinciale belastingen 6 j. na 6 j. vernietigen; enkel de bezwaarschriften met juridische precedentswaarde of met beroep en deze voorgelegd aan de Deputatie Algemene briefwisseling in verband met de inning van belastingen (toevoeging, 26 november 2008) 6j. na 6 j. vernietigen 3. Inbreng in intercommunales en Vereniging Vlaamse Provincies Oprichtingsakten intercommunales tot na ontbinding Statuten intercommunales tot wijziging statuten of ontbinding intercommunale Documenten aanduiding provinciale vertegenwoordigers tot 6 j. na einde mandaat Jaarverslagen intercommunales Documenten betreffende de jaarlijkse provinciale financiële inbreng 30 j. of tot ontbinding na 30 j. vernietigen Akten van transacties van onroerende goederen verleden voor de Gouverneur (toevoeging, 18 november 2005) permanent 4. Overheidsopdrachten en investeringen 4.1. Provinciale overheidsopdrachten (gebouwen, wegen, waterlopen, domeinen, leveringen, diensten) Bouwvergunningen van werken door de Provincie (wijziging, 26 november 2008) Dossiers buitengewone en ingrijpende werken (wijziging, 26 november 2008) Dossiers onderhoudswerken na vernietigen Pagina 7 van 72

16 Dossiers leveringen en diensten (wijziging, 26 november 2008) architectuurcontracten na vernietigen; enkel dossiers in verband met leveringen en diensten essentiële duurzame goederen, resultaten van studieopdrachten, architectuurcontracten en contracten met veiligheidscoördinatoren permanent te bewaren Dossiers schadegevallen (schade aan het provinciaal domein aangebracht door derden) (wijziging, 25 november 1998) na vernietigen; enkel procesdossiers met precedentswaarde Klachten over infrastructuur (wijziging, 26 november 2008) Rooiplannen en onteigeningsplannen betreffende provinciewegen Postinterventiedossiers in verband de veligheidscoördinatie (toevoeging, 26 november 2008) zolang gebouw in gebruik is Procesdossiers in verband met onderhoudswerken en leveringen en diensten (toevoeging, 26 november 2008) Dossiers onderhoudswerken door polders en wateringen 2de categorie (= volledig door de Provincie gedragen) (toevoeging, 26 november 2008) Vragen om inlichtingen en meldingen van problemen i.v.m. provinciale gebouwen, wegen, waterlopen en domeinen (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen Adviezen aan openbare besturen die een bouwvergunning vragen (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen 4.2. Provinciale subsidiëring Aanvragen voor subsidiëring aan Deputatie en Provincieraad (door lokale besturen voor investeringen) 1 Pagina 8 van 72

17 Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van individuele personen voor aansluiting op het waterleidingsnet (toevoeging, 12 september 1997) na vernietigen; enkel overzichtslijsten permanent te bewaren Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van gemeenten voor de uitbreiding van het waterleidingsnet in landelijke gebieden (toevoeging, 24 november 2000) na vernietigen Aanvragen restauratiepremies door lokale besturen en privé-personen Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie voor de aanleg van een eigen installatie voor waterbevoorrading na vernietigen; enkel overzichtslijsten permanent te bewaren 4.3. Provinciale concessies Aanvragen en concessieverleningen binnen de provinciale infrastructuur 30 j. na 30 j. vernietigen; indien de concessie o.m. bouwwerken meebracht, 4.4. Wegvergunningen en lijnstellingen Dossiers betreffende het subsidiëren van ruilverkavelingen, het adviseren van lijnstellingen, het vergunnen van de plaatsing van reclameborden, rioolaansluitingen, telefoonaansluitingen en duikers langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000 en 26 november 2008) Dossiers betreffende het verlenen van vergunningen met retributie: in verband met de plaatsing van elektrische leidingen, waterleidingen, gasleidingen en teledistributieleidingen langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000) 4.5. Buurtwegen Atlas der buurtwegen (met bijhorende tabellen, aanvullingen en wijzigingen) permanent Dossiers van erkenning, wijziging of klassering tot buurtweg van groot verkeer permanent Dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen permanent Pagina 9 van 72

18 4.6. Gemeentewegen Dossiers van herklasseringen tot grote wegen of gemeentewegen Adviezen dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen 4.7. Monumenten, stads- en dorpsgezichten Register beschermde monumenten, stads- en dorpsgezichten permanent Dossiers betreffende het toezicht op de werken met restauratiepremie aan beschermde monumenten (toevoeging, 24 november 2000) 4.8. Onbevaarbare waterlopen Atlas der onbevaarbare waterlopen (met tabellen, aanvullingen, wijzigingen en dossiers kunstwerken) permanent Vergunningen waterlopen Stukken in verband met het organiseren van het openbaar onderzoek voor het uitvoeren van wijzigingen aan onbevaarbare waterlopen van categorie 1 na vernietigen Statistieken van gevangen muskusratten en bruine ratten (toevoeging, 30 november 2009) 4.9. Bevaarbare waterlopen (= enkel de Damsevaart) Adviezen Deputatie bij machtigingen minister Openbare Werken na vernietigen Militaire domeinen Dossiers van aflijning militaire domeinen Pagina 10 van 72

19 4.11. Administratief toezicht Dossiers administratief toezicht gemeenten, OCMW's en politiezones betreffende gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten: - met Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000) - zonder Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000) bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht; bescheiden betreffende niet substantieel belangrijke aankopen, na 20 j. vernietigen na vernietigen Dossiers administratief toezicht kerkfabrieken betreffende buitengewone werken bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers administratief toezicht polders en wateringen betreffende buitengewone werken bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers betreffende klachten in verband met het administratief toezicht op werken aan gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten (toevoeging, 24 november 2000) Documenten betreffende overheidsopdrachten van politiezones (toevoeging, 30 november 2009) na vernietigen; enkel bij dwangtoezicht Provinciale Commissie Monumenten en Landschappen (vanaf 1/1/1986 tot 1994 provinciaal): - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen Commissie ter instandhouding van de grenspalen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en stukken betreffende de terugbetaling instandhoudingswerken - uitnodigingen na vernietigen Pagina 11 van 72

20 4.14. Internationale Zwincommissie: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en briefwisseling - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen Commissie Hoogspanningsleidingen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen over investeringsprogramma's maatschappijen nutsvoorzieningen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen 5. Pers- en mediacontacten Persoverzichten (met ontsluitingssysteem) - basiscollectie Dossiers organisatie persconferenties met: - uitnodigingen (wijziging, 3 december 2007) - persteksten - aanwezigheidslijsten (wijziging, 3 december 2007) - mandaten (wijziging, 30 november 2009) na vernietigen na vernietigen na vernietigen Dossiers eigen initiatieven (organisatie plechtigheden en ontvangsten, promotiecampagnes, publicaties, enz.) met: (wijziging, 3 december 2007) - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009) na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Voorbereidende teksten samenstelling 'Jaarboek' na vernietigen Foto- en videotheek betreffende Provinciale gebeurtenissen en activiteiten 30 j. 6. Informatisering Pagina 12 van 72

21 Dossiers eigen initiatieven (op vlak informatisering) met: - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009) na afhandeling zaak na afhandeling zaak na afhandeling zaak na afhandeling zaak na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Vergaderingen Dienst Informatietechnologie: - verslagen - documentatie na grondige schoning Documentatie van studiedagen e.d.m. na vernietigen Back-up tapes betreffende de netwerkgebruikers (= veiligheidskopieën van gegevens die ook op papier bewaard worden) na vernietigen 7. Veiligheid, gezondheid en verfraaiing / Interne Dienst Preventie en Bescherming - IDPB (wijziging, 10 februari 2004) 7.1 Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB) (toevoeging, 11 december 2006) Jaarverslagen 30 j. Verslagen stafvergaderingen 30 j. Dossiers eigen initiatieven en werking 30 j. Verzekeringsdossiers arbeidsongevallen met ongevallensteekkaarten en verslagen (wijziging, 30 november 2009) - zonder rente - met rente 30 j. zolang de rente loopt na 30 j. vernietigen na looptijd vernietigen Aangifteformulier arbeidsongevallen 3 j. na einde tewerkstelling vernietigen Pagina 13 van 72

22 Gezondheidsdossiers van de werknemers 1 na 1 vernietigen of aan de door de werknemers aangewezen artsen bezorgen Gezondheidsdossiers van werknemers blootgesteld aan kankerverwekkend of mutageen agens 40 j. na 40 j. dossier overmaken aan de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Administratie van de arbeidshygiëne en geneeskunde Lijsten van werknemers die op gebied van gezondheidstoezicht bijzondere aandacht vereisen na vernietigen Inventarissen van de gevaren met het oog op het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen tot opmaak nieuwe versie na opmaak nieuwe versie de oude vernietigen Inventarissen van gevaarlijke producten, toestellen en emissiepunten 30 j. Wettelijk voorgeschreven documenten (Identificatiedocumenten, Globaal preventieplannen, Jaaractieplannen, Documentatie) 30 j. Jaaractieplan veiligheid, gezondheid en verfraaiing 30 j. na 30 j. vernietigen Maandverslagen veiligheid, gezondheid en verfraaiing 30 j. na 30 j. vernietigen Verslagen plaatsbezoeken VGV, Interbedrijfsgeneeskundige Dienst en Technische Inspectie 30 j. Algemene briefwisseling na vernietigen Kopieën allerlei bescheiden ter inzage van de vakbondsafgevaardigden en Technische Arbeidsinspectie (ministerie van Tewerkstelling en Arbeid) na vernietigen Verslagen interne dienstvergaderingen 30 j. na 30 j. vernietigen Rekeningen, facturen en mandaten (wijziging, 30 november 2009) na vernietigen Pagina 14 van 72

23 Documentatie (wijziging, 10 februari 2004) na vernietigen 7.2. Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing der werkplaatsen (Comité VGV): (toevoeging, 11 december 2006) - huishoudelijke reglementen - stukken betreffende samenstelling van het Comité - verslagen - Uitnodigingen, briefwisseling, enz. tot wijziging reglement tot wijziging samenstelling na vernietigen indien opgenomen in jaarverslag zoniet na vernietigen 7.3. Hoog Overlegcomité, vanaf 1990 Basisoverlegcomité Veiligheid Personeel: (verplaatsing, 10 februari 2004) - stukken betreffende samenstelling Comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het Comité - register met voorstellen en opmerkingen van werknemers (toevoeging, 11 december 2006) 3 j. tot 1994, vanaf 1995 vernietigen (= opgenomen in jaarverslagen) na vernietigen na 3 j. vernietigen 8. Grafische vormgeving Kopieën besluiten Deputatie betreffende aankopen materieel na vernietigen Werkfiches van de publicaties (affiches, boeken, brochures, enz.) met de verschillende drukproeven 30 j. werkfiches met afgewerkte publicaties permanent te bewaren; drukproeven en andere stukken vernietigen Verzendings- en leveringsbons na vernietigen Mandaten van aankopen bij leveranciers (wijziging, 30 november 2009) na vernietigen Documentatiedossiers 30 j. na 30 j. vernietigen 9. Archief Pagina 15 van 72

24 Chronologisch geordende briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers na grondige schoning Dossiers eigen initiatieven (organisatie tentoonstellingen, eigen publicaties, enz.) met telkens: - voorbereidingsstukken - besluit Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009) na grondige schoning na grondige schoning na vernietigen Uitgewerkte nota's in verband met methodiek en beheer archief permanent Inventarissen permanent Documentatiedossiers 30 j. na 30 j. vernietigen Provinciale Archiefcommissie: - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling enz. tot wijziging samenstelling na vernietigen 10. Openbare hulpverlening Rampenplan of noodplan (wijziging, 26 november 2008) 20 j. Provinciale veiligheidscel: - stukken betreffende de samenstelling van de cel - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale werkgroepen m.b.t. rampenplanning of noodplanning: (wjziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling werkgroepen - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Pagina 16 van 72

25 10.2. Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie tussen Gemeentelijke Politiediensten: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie Intergemeentelijke Politiesamenwerking: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie Voorkomen Misdadigheid/Provinciale Commissie Criminaliteitspreventie: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciaal Comité voor Verdediging: - stukken betreffende de samenstelling comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie bij dringende Medische Hulpverlening of Provinciale Commissie voor Dringende Medische Hulpverlening: (wijziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Pagina 17 van 72

26 10.7. Provinciaal Vijfhoeksoverleg/Provinciaal Veiligheidsoverleg: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling overleg - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - gedrukte rapporten betreffende de Inter Politie Zones enkel voorgelegd aan het Vijfhoeksoverleg (toevoeging, 26 november 2004) - documenten en dossiers betreffende eigen initiatieven (toevoeging, 26 november 2004) - zonale veiligheidsraden (toevoeging, 26 november 2008) na vernietigen na grondige schoning Commissie Verkeersveiligheid: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. na vernietigen Vergunningsdossiers ioniserende stralingen duur vergunning (= max. 30 j.) Adviezen inzake vergunningen ioniserende stralingen duur vergunning (= max. 30 j.) na vergunningsduur vernietigen Vergunningsdossiers inzake springstoffen duur vergunning (= max. 30 j.) Adviezen inzake vergunningen gasleidingen duur vergunning (= max. 30 j.) na vergunningsduur vernietigen Jaarverslagen over de diverse opdrachten toevertrouwd aan de Gouverneur (toevoeging, 24 november 2000) Documenten betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van de organisatie van militaire oefeningen (verplaatsing, 24 november 2000) na vernietigen Pagina 18 van 72

27 10.9. Brandweer: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen officieren - dossiers betreffende intercommunale of bovengemeentelijke overeenkomsten en kostenverdeling - dossiers geglobaliseerde aankopen brandweermaterieel - interventie-, activiteiten- en inspectieverslagen - statistieken van interventies 20 j. na einde loopbaan 20 j. indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' permanent te bewaren na 20 j. vernietigen na vernietigen indien niet opgenomen in 'Stand van het Bestuur' Pagina 19 van 72

28 Politie: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen en oppensioenstellingen politieofficieren en brigadecommissarissen - documenten betreffende aanstellingen gemachtigde toezichters en bijzondere wachters (wijziging, 3 december 2007) - documenten met machtigingen voor politiehulp in andere gemeenten en kostenverdeling - dossiers aankopen politiematerieel met subsidies minister Binnenlandse Zaken - documenten betreffende de verdeling van ademtesttoestellen - documenten betreffende de levering van kledij en de organisatie van schietoefeningen voor de landelijke politie - documenten betreffende kennisgeving van waardetransporten (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van gegevens omtrent openbare orde verstrekt door de politie ten behoeve van het ministerie van Binnenlandse Zaken (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het verlenen van toestemming door de Gouverneur voor de organisatie van snelheidswedstrijden met motorvoertuigen voor zover er werd voldaan aan de wet op de verplichte aansprakelijkheidsverzekering (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het ontwikkelen van de Inter Politie Zones (I.P.Z.)(toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende de provinciale betrokkenheid bij het ontwikkelen van initiatieven inzake politie (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers evaluaties van korpschefs - dossiers advisering benoemingen en evaluaties dirco's (= bestuurlijke directeurcoördinators) - dossiers aanstellingen verbindingsambtenaren - C.I.C.-overleg (Communicatie en Informatie Centrum van de Federale Politie) + stukken samenstelling overleg + verslagen + uitnodigingen, briefwisseling, enz. 20 j. na einde loopbaan 20 j. 20 j. indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' permanent te bewaren na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen na vernietigen Pagina 20 van 72

29 Lokale fondsen (centraal beheerde kas gespijsd door de gemeenten t.b.v. allerlei verplichte uitgaven, zoals abonnement op 'Bestuursmemoriaal') 20 j. na 20 j. vernietigen Verslagen van de kwartaalvergaderingen van de hoofdveldwachters van de landelijke politie (toevoeging, 11 december 2006) Provinciale werkgroepen m.b.t. Preventie: - stukken betreffende de samenstelling van het overleg - verslagen - campagnes, projecten, ontwikkeld materiaal - uitnodigingen, briefwisseling, enz. (toevoeging item, 26 november 2008) na vernietigen 11. Rampenfonds Voorbereidende briefwisseling met gemeenten en ministeries, en verslagen van de gemeentebesturen en de Gouverneur permanent Dossiers van geteisterden met verslagen experts en besluiten Gouverneur 12 j. na grondige schoning Statistieken 12 j. indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet 12. Provinciale mandatarissen en personeel lokale besturen Provincie Individuele dossiers gedeputeerden na einde mandaat Stukken betreffende wedden en pensioenen gedeputeerden (wijziging, 12 september 1997) na einde mandaat of pensioen Administratief toezicht lokaal personeel (gemeente, OCMW, polders en wateringen, politie en brandweer) (wijziging, 30 november 2009) Pagina 21 van 72

30 Stukken betreffende personeelsformatie, administratief en geldelijk statuut 30 j. na wijziging bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging, bij algemeen toezicht en bij dwangtoezicht Individuele dossiers niet-wettelijke en wettelijke graden: - i.v.m. benoemingen (wijziging, 12 september 1997) - i.v.m. pensioneringen (wijziging, 12 september 1997) - documenten betreffende benoeming, aanwerving en bevordering van personeel politiezones na pensionering wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur enkel wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Personeelsfiches (met summiere loopbaangegevens) tot einde loopbaan na administratieve bewaartermijn vernietigen (onvolledige gegevens) Tuchtdossiers (= wettelijke schrapping tuchtzaak) enkel bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht Dossiers toekenning van eervolle onderscheidingen en onderscheidingen in de nationale orden (toevoeging, 30 november 2009) na publicatie Koninklijk Besluit Gewestelijke ontvangers Aanwervingsdossiers gewestelijke ontvangers (wijziging, 30 november 2009) permanent 13. Eigen personeel Provincieraadsbesluiten inzake formatie, bezoldigingen en toelagen permanent Algemene briefwisseling (vragen om inlichtingen, enz.) na vernietigen Pagina 22 van 72

31 Aanwervings-, bevorderingsexamens en selectieprocedures: (wijziging, 10 februari 2004) - sollicitatiebrieven - examenkopijen - examendossiers (wijziging, 30 november 2009) - stukken van selectieprocedures (wijziging, 30 november 2009) 50 j. 50 j. na vernietigen na vernietigen na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal (met deelnemerslijsten, vragen en uitslagen) na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal afsplitsen en Personeelsdossiers, dossiers gepensioneerden permanent Dossiers van studenten die in het kader van hun schoolopleiding stage liepen (wijziging, 26 november 2008) 1 j. na 1 j. vernietigen Dossiers jobstudenten (wijziging, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Dossiers aangelegd n.a.v. bepaalde uitzonderlijke feiten (epuratie, stakingen) permanent Verlofbladen na vernietigen Controlebladen prikklok geen te vernietigen Betaalstaten mandaten of bevelschriften tot betaling na vernietigen Geschreven fiches loon- en pensioenstortingen tot en met 1986 (wijziging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Overzichten loon- en pensioenstortingen per kwartaal (toevoeging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008) na vernietigen Pagina 23 van 72

32 Jaaroverzichten betalingen per persoon vanaf 1987 (wijziging, 21 januari 2000) 50 j. na 50 j. vernietigen Lijsten belastingsaangiften na vernietigen Bescheiden inzake reis- en verblijfkosten, sociale abonnementen, buitengewone prestaties, weekendtoeslagen, deputatiebesluiten en kwartaalverslagen om diplomavergoeding te bekomen (wijziging, 26 november 2008) na vernietigen Staten van betalingen van het ministerie van Onderwijs ten behoeve van de Provinciale Scholen (toevoeging, 26 november 2004) na vernietigen R.S.Z.-aangiften: (wijziging titel, 21 januari 2000) - vanaf vóór j. na vernietigen na 50 j. vernietigen Briefwisseling en lijsten wijzigingen wedden aan C.D.V.U. (= Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven van het Rijkspersoneel) na vernietigen Bijzonder Onderhandelingscomité (B.O.C.) en Bijzonder Hoog Overlegcomité (B.H.O.C.)(wijziging, 26 november 2008) (verplaatsing item, 12 september 1997) - stukken betreffende samenstelling comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het comité 3 j. tot 1994, vanaf 1995 vernietigen (opgenomen in jaarverslagen) na vernietigen na 3 j. vernietigen Stukken betreffende de uitreiking van maaltijdcheques (toevoeging, 11 december 2006) (wijziging, 26 november 2008) 1 j. na 1 j. vernietigen Stukken in verband met vorming van individuele personeelsleden (toevoeging, 26 november 2008) 50 j. na 50 j. vernietigen Pagina 24 van 72

33 Stukken in verband met de evaluatie van individuele personeelsleden (toevoeging, 26 november 2008) tot uitdiensttreding Aangifteformulieren bezoldigingen in het kader van de polis arbeidsongevallen (toevoeging, 11 december 2006) na vernietigen 14. Militie (vanaf 1924 toepasbaar: invoering individueel telblad of model nr. 1) Militieraad: - dossiers samenstelling militieraad - stukken betreffende vergoedingen aan leden Militieraad - dossiers en lijsten uitstellen (art. 10 Dienstplichtwet) - model 18 (= uitstel wegens studie - tot eind 1990) - dossiers vrijlatingen (art. 12 en 13 = wegens broederdienst, als kostwinners enz.) - dossiers ontwikkelingshelpers (art. 16) - dossiers verzakingen of intrekken uitstel - oproepingslijsten - stamboekuittreksels of individuele immatriculatiebulletins - wekelijkse staten - statistieken van de lichtingen (model 16) vernietigen (= dubbels boekhouding) vernietigen vernietigen na vernietigen vernietigen vernietigen vernietigen na vernietigen vernietigen vernietigen Herkeuringsraad: - dossiers samenstelling Herkeuringsraad - stukken betreffende vergoedingen aan leden Herkeuringsraad - dossiers keuringen vernietigen (= dubbels boekhouding) vernietigen Provinciale Militievergoedingscommissie (vanaf 1/6/1990): - dossiers samenstelling Militievergoedingscommissie - stukken betreffende vergoedingen aan leden Militievergoedingscommissie - dossiers van beroepen tegen de door de minister toegekende militievergoedingen vernietigen (= dubbels boekhouding) na vernietigen Pagina 25 van 72

34 14.4. Samenstelling Militiecontingent: - dossiers inschrijvingen en schrappingen - dossiers spoedverloven (om sociale of andere reden) - dossiers vervroegde dienstnemers - dossiers weerspannigen en dienstweigeraars - dossiers deserteurs - dossiers gewetensbezwaarden 30 j. 30 j. na vernietigen na vernietigen vernietigen na vernietigen 15. Verkiezingen Niet gebruikte stembrieven aan Gouverneur bezorgd te vernietigen na (on)geldigheidsverklaring verkiezingen - Dossiers Europese verkiezingen (= stukken betreffende voorbereidende werkzaamheden en drukwerken) na vernietigen Dossiers parlementsverkiezingen en verkiezingen Vlaams Parlement (= stukken betreffende voorbereidende werkzaamheden en drukwerken) na vernietigen Provincieraadsverkiezingen: - processen-verbaal en tabellen hoofdtelbureaus - processen-verbaal stembureaus en opneembureaus - lijsten van voordrachten van de kandidaten en afsluitingen van de kandidaatslijsten (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers voorbereiding en organisatie verkiezingen - stukken i.v.m. controle van geloofsbrieven van de verkozenen na vernietigen na vernietigen Pagina 26 van 72

35 15.2. Gemeenteraadsverkiezingen: - processen-verbaal, tabellen hoofdtelbureaus en geldigheidsbesluiten van de Deputatie/de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (wijziging, 30 november 2009) - processen-verbaal stembureaus en opneembureaus - lijsten met kandidaten en voordragers - kiezerslijsten (toevoeging, 26 november 2004) - dossiers aangaande de voorbereiding en de organisatie van de verkiezingen (toevoeging, 26 november 2004) - aangiften van de verkiezingsuitgaven verricht door de deelnemende kandidaten (toevoeging, 26 november 2004) - klachten en bezwaarschriften aangaande de verkiezingen, met besluiten van de Deputatie /de Raad voor Verkiezingsbetwistingen en/of arresten van de Raad van State (toevoeging, 26 november 2004) (wijziging, 30 november 2009) na vernietigen na vernietigen na vernietigen O.C.M.W.-verkiezingen: - processen-verbaal en geldigheidsbesluiten van de Deputatie/de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (wijziging, 30 november 2009) Verkiezingen polders en wateringen: - processen-verbaal Verkiezingen van kerkraden: - processen-verbaal Dossiers verkiezingen provinciale senatoren door Provincieraad (met geloofsbrieven, stembrieven, processen-verbaal, stemverrichtingen, enz.) enkel de geloofsbrieven en processen-verbaal van de stemverrichtingen Dossiers voordrachten kandidaten ambten raadsheer in de hoven van beroep, voorzitter en ondervoorzitter rechtbanken eerste aanleg door Provincieraad (met kandidatuurstellingen, stembrieven, enz.) enkel de geloofsbrieven en processen-verbaal van de stemverrichtingen Lijsten van gezworenen voor de hoven van assisen na vernietigen Pagina 27 van 72

36 16. Werking en organisatie lokale besturen, brandweer en politie, en provinciale vergunningen Administratief toezicht bestuursraden (Gemeenteraad, OCMW-raad, Politieraad, Polderbestuursraad, Kerkraad/bestuursraden van de andere erkende erediensten): (wijziging, 30 november 2009) - stukken betreffende verkiesbaarheid, onverenigbaarheden, opvolging, eedaflegging, rangorde of tuchtzaken - stukken betreffende presentiegelden, bezoldigingen en pensioenen - tuchtdossiers gemeentelijke mandatarissen - dossiers i.v.m. toekennen eretitels aan burgemeesters, schepenen en voorzitters O.C.M.W.-raden - dossiers betreffende de samenstelling en de verkiezing van de Politieraad (wijziging, 30 november 2009) na einde mandaat of einde (overlevings)pensioen 1 na administratieve bewaartermijn vernietigen Pagina 28 van 72

37 16.2. Administratief toezicht lokale besturen: - stukken en dossiers toezicht op algemeen beleid, bijeenroeping en agenda, notulering, reglementen en poltieverordeningen - lijsten van de beslissingen van de Gemeenteraden, van de autonome Gemeentebedrijven, van de O.C.M.W.-raden, van de bestuursraden van OCMW-verenigingen, van de Politieraden, van de Polderbestuursraden en van de kerkraden/bestuursraden van de erediensten (wijziging, 30 november 2009) - stukken toezicht op gemeentelijke tombola s en collecten - dossiers gemeentelijke vergunningen begraafplaatsen, grafconcessies en concessies lijkenvervoer (wijziging, 25 november 1998) - dossiers gemeentelijke vergunningen en reglementering taxiuitbatingen (wijziging, 25 november 1998) - dossiers vastleggen en corrigeren grenzen en fusies van gemeenten, polders en wateringen en kerkfabrieken (op advies van de Deputatie/Gouverneur) (wijziging, 30 november 2009) - dossiers gemeenteraadsbesluiten over gemeentewapen en gemeentevlag, en straatnamen - dossiers verdeling van goederenbezit tussen kerkfabrieken (goederenwaarde meer dan 1 milj. BEF = op advies van de Deputatie) (toevoeging, 25 november 1998) - dossiers verdeling van goederenbezit tussen kerkfabrieken (goederenwaarde minder dan 1 milj. BEF = op beslissing Gouverneur) (toevoeging, 25 november 1998) - stukken betreffende de publicatie van politieverordeningen in 'Bestuursmemoriaal' - documenten met onderrichtingen i.v.m. politiezones (wijziging, 30 november 2009) 3 j. enkel bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht na 3 j. vernietigen na vernietigen enkel wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van die van het lokaal bestuur enkel bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht na vernietigen na vernietigen na vernietigen indien gepubliceerd in Bestuursmemoriaal vernietigen; indien niet Administratief toezicht op de exploitatie van autobusdiensten: (toevoeging, 25 november 1998) - dossiers vertegenwoordiging in het Comité van Advies voor de Personenvervoerdiensten over de Weg en in de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen - aanvraagdossiers voor exploitatie van autobusdiensten uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen binnen de provincie - aanvraagdossiers voor exploitatie van autobusdiensten uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Belgische Spoorwegen en uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen die de provinciegrenzen overschrijden (op advies van de Deputatie) na vernietigen Pagina 29 van 72

38 16.4. Bevolking en Burgerlijke Stand: - inspectieverslagen registers Burgerlijke Stand en Bevolkingsboeken - documenten betreffende het vastleggen van de verblijfplaats van individuen na vernietigen Openbare orde: - dossiers en stukken betreffende maatregelen n.a.v. bijzondere gebeurtenissen (betogingen, stakingen, enz.) na grondige schoning Brandweer en politie: - dossiers geglobaliseerde aankopen politie- en brandweermateriaal gericht aan de minister van Binnenlandse Zaken - interventie-, activiteiten- en inspectieverslagen - statistieken verkeersongevallen - verslagen bezoeken aan strafinrichtingen door Gouverneur of zijn gemachtigde 20 j. 2 j. na vernietigen na 2 j. vernietigen na vernietigen (verslagen worden overgemaakt aan ministerie van Justitie) Provinciale Commissie van Advies voor Plaatsnaamgeving - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen Provinciale vergunningen: - vergunningen wapenbezit (wijziging, 3 december 2007) - vergunningen wapenhandel, wapenopslagplaatsen en wapenverzamelingen (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende beroepen ingesteld bij de Gouverneur tegen geweigerde wapenvergunningen (toevoeging, 11 december 2006) - stukken betreffende schorsingen van wapenvergunningen door de Gouverneur (toevoeging, 11 december 2006) - vergunningen wedstrijden met motorvoertuigen, wielerwedstrijden, tombola s en collecten in meer dan een gemeente na vernietigen na vernietigen Kustgemeenten: - processen-verbaal vergaderingen Gouverneur met gemeentebesturen kust inzake specifieke problemen - dossiers betreffende organisatie reddingsdiensten 2 j. Pagina 30 van 72

39 Varia: - documenten betreffende de provinciale woonstvergoeding aan bedienaars erediensten - stukken betreffende de beëdiging van diergeneeskundige inspecteurs - dossiers bestrijding planten- en dierenziekten - documenten betreffende het toezicht op aanstellingen van vleeskeurders in de slachthuizen en op het vastleggen van de tarieven toegepast door de vleeskeurders ("keurrechten") (toevoeging, 25 november 1998) 30 j. na vernietigen na vernietigen na vernietgen Provinciale Landbouwkamer: - stukken betreffende de samenstelling van de kamer - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling na vernietigen 17. Beheer provinciaal patrimonium en administratief toezicht patrimonium lokale besturen Provinciaal patrimonium: - eigendomstitels en bijhorende dossiers (met briefwisseling notarissen, kopieën plannen, enz.) - dossiers onroerende voorheffingen (wijziging, 26 november 2008) - dossiers verzekeringen - dossiers schadegevallen (schade waarbij derden de Provincie betrekken) (wijziging, 25 november 1998 en 26 november 2008) permanent tot na beëindiging verzekeringscontract na vernietigen na beëindiging verzekeringscontract vernietigen na vernietigen; enkel procesdossiers permanent te bewaren Pagina 31 van 72