WORKING TIME SCHEDULER

Transcriptie

1 HANDLEIDING Versie 5.1 NL WORKING TIME SCHEDULER Déhora Consultancy Group B.V. Afdeling Déhora Software A.J. Ernststraat 595k 1082 LD AMSTERDAM t.: +31-(0) f: +31-(0) i: i: e:

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING WELKOM KOPPELING WTS-WTE-WTR SYSTEEMEISEN INSTALLATIE INSTALLEREN WORKING TIME OFFICE INSTALLEREN WEEKNUMMERS OPENEN EN OPSLAAN VAN WTS OPENEN VAN DE WTS WERKMAP CONFIGURATIE WTS OVERZICHT LICENTIE OP EXTRA MODULES RAPPORTAGE INSTELLEN VAN DE RAPPORTAGE OMGEVING OVERZICHT MOGELIJKE FOUTMELDINGEN OPSLAAN VAN DE WTS WERKMAP DEMOBESTAND IN DE WORKING TIME SCHEDULER INFORMATIE EN HELP MELD EEN PROBLEEM KLEUR KLEUR DAG IN DE WTS MARKEREN ALS FEESTDAG MENU MEDEWERKERS DIENSTEN AFWEZIGHEDEN KWALIFICATIES CONTRACTEN AFWEZIGHEID TELLERS INSTELLINGEN Working Time Scheduler 2 / 71 Déhora Software

3 7.8. AUTORISATIE INSTELLINGEN AUTORISATIE AFDRUKKEN AFDRUKVOORBEELD AFDRUK WERKBLADEN INVOEREN BASISGEGEVENS MEDEWERKERS INVOEREN MEDEWERKERS TYPE MEDEWERKERS VRIJE VELDEN DIENSTEN INVOEREN DIENSTEN TYPE DIENSTEN VRIJE VELDEN BIJZONDERE DIENSTEN INVOEREN AFWEZIGHEID INVOEREN PLANNEN IN DE WTS ROOSTERVIEW EN PLANPERIODE MEDEWERKER ROOSTER REGELS INFO1 EN INFO2: WTE-PARAMETERS CAPACITEITSPLANNING AFWEZIGHEID PLANNING TELLERS DIENSTEN UREN AFWEZIGHEID UREN DIENSTEN EN AFWEZIGHEID TELLERS GEWERKTE UREN EXTRA MODULE GEWERKTE UREN INVOEREN GEWERKTE UREN UREN EXPORTEREN NAAR WTE AUTEURSRECHTEN INDEX Working Time Scheduler 3 / 71 Déhora Software

4 1. INLEIDING 1.1. Welkom Welkom bij de Working Time Scheduler (WTS), een roosterprogramma ontwikkeld in Excel door Déhora Consultancy Group. De WTS stelt in u in staat overzichtelijke en duidelijke perioderoosters of basisroosters te maken. Via handige instelschermpjes kunnen diensten, medewerkers en afwezigheden worden ingevoerd. De ingevoerde diensten kunnen via de Working Time Servers online worden geëvalueerd op de regels van de Arbeidstijdenwet (ATW), de Rooster Risico Profiel Analyse (RRPA) en op vele Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO). Het is voor iedere planner eenvoudig te leren. Ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring met Excel hebben. Voor de installatie verwijzen wij naar de Working Time Office waar de WTS als module deel van uitmaakt. Deze handleiding geeft uitleg over de wijze waarop u het rooster kunt invullen. Alle functies worden stap voor stap uitgelegd Koppeling WTS-WTE-WTR De WTS maakt onderdeel uit van de Working Time Office suite, waarin ook de Working Time Evaluator (WTE) en de Working Time Reports (WTR) zijn opgenomen. Met de WTE module kunnen roosters via Internet door onze Working Time Servers worden geëvalueerd op wet- en regelgeving. Met de WTR kunnen complexe uurrapportages worden uitgevoerd. De koppeling met de WTE wordt in de WTS tot stand gebracht door de knop 'WTE Start'. Deze staat in het menu. Door op deze knop te klikken start de WTE automatisch op, met het door u gemaakte rooster uit de WTS. Hierna kan direct worden begonnen met het roosterbeheer, door het aanpassen van de geplande begin- en eindtijden, afwijkende- en gerealiseerde uren, oproepen en dienstruilingen. Ook de laatste wijzigingen als gevolg van ziekmeldingen en verlofaanvragen. Tijdens dit planproces kan er voortdurend worden getoetst op wet- en regelgeving door evaluaties uit te voeren. Vanuit de WTS en de WTE is er verder een koppeling met de WTR, waarmee complexe uurrapportages kunnen worden afgedrukt welke als sjabloon zijn meegeleverd, of speciaal zijn ontwikkeld. Working Time Scheduler 4 / 71 Déhora Software

5 2. SYSTEEMEISEN De WTS is getest op Besturingsysteem Windows 2000 / XP / Vista / Windows 7 Microsoft Office versie Office Professional 2000 / 2003 / 2007 / 2010 Intern geheugen Minimaal 1024 MB intern geheugen Processor Pentium III / Pentium IV Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 2 MB Schermresolutie 1280x720 Minimale Systeemeisen Besturingsysteem Windows 2000 Microsoft Office versie Office 2000 standaard Intern geheugen 128 MB intern geheugen * Processor Pentium III * Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 512 KB Schermresolutie 1280x720 Aanbevolen Systeem eisen Besturingsysteem Windows XP of hoger Microsoft Office versie Office 2003 standaard Intern geheugen 512 MB intern geheugen * Processor Pentium IV of hoger * Ruimte harde schijf 100 MB Internet snelheid 1 MB Schermresolutie 1600x1024 * zie ook uw MS Office versie systeemeisen Working Time Scheduler 5 / 71 Déhora Software

6 3. INSTALLATIE 3.1. Installeren Working Time Office Tijdens de installatie van de WTO worden alle modules geïnstalleerd, waaronder ook de Working Time Scheduler. Zie voor de installatie van de WTO de separate handleiding. Het kan voorkomen dat u de WTS als zelfstandig programma ontvangen heeft, bijvoorbeeld via onze Helpdesk. Als u het als een.zip bestand heeft ontvangen, kunt u de software installeren of uitpakken naar de standaardmap. In Windows XP is dit: 'C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Dehora Software\Working Time Office' Gebruikt u Windows 7 of hoger, dan is dit: 'C:\ProgramData\Dehora Software\Working Time Office' 3.2. Installeren weeknummers Om de weeknummers te gebruiken in de WTS is een functie nodig die niet altijd op iedere computer staat geïnstalleerd. In dat geval dient alsnog de hiervoor noodzakelijke invoegtoepassing te worden geïnstalleerd. Dit kunt u zelf handmatig vanuit Excel uitvoeren. De handleiding van Excel (via de Help functie) schrijft hierover: Working Time Scheduler 6 / 71 Déhora Software

7 LET OP! Als deze functie niet beschikbaar is en de fout #NAAM? als resultaat wordt gegeven, moet u de invoegtoepassing Analysis ToolPak installeren en laden. 1. Klik op Invoegtoepassingen in het menu Extra. 2. Schakel in de lijst Beschikbare invoegtoepassingen het selectievakje Analysis ToolPak in en klik op OK. 3. Volg indien nodig de aanwijzingen op in het installatieprogramma. 4. OPENEN EN OPSLAAN VAN WTS 4.1. Openen van de WTS werkmap De WTS is een normale Excel werkmap, waaraan de Working Time Scheduler functionaliteiten als een invoegtoepassing via macro's zijn toegevoegd. Door op dit bestand te klikken wordt dit in Excel geopend, waarbij meestal de volgende waarschuwing wordt getoond:. U komt dan in een werkmap van de WTS terecht, met enkele diensten, medewerkers en afwezigheden al in het rooster ingevoerd. Met dit demobestand kunt u enige ervaring opdoen, waarna u dit kunt verwijderen en direct kunt beginnen met het invoeren van uw eigen roostergegevens (zie hiervoor de volgende hoofdstukken). Indien er tijdens het opstarten van de WTS niet wordt gevraagd om de optie 'Macro's inschakelen' aan te zetten, kan dit ook handmatig worden ingesteld. Working Time Scheduler 7 / 71 Déhora Software

8 Ga dan in Excel naar het 'Hoofdmenu' - 'Extra' -'Macro' en 'Beveiliging...' en zet het beveiligingsniveau (in het tabblad 'Beveiligingsniveau') op 'Gemiddeld' en druk op de 'OK' knop. Sluit vervolgens Excel af en open het WTS bestand opnieuw. LET OP! De WTS en WTE bestanden worden opgeslagen in het standaard.xls (of.xlsm) formaat dat door Excel wordt gebruikt. Andere bestanden worden niet door de Working Time Office ondersteund Configuratie WTS Wanneer u de WTS voor de eerste keer opstart, zal u eerst het licentie invoerscherm te zien krijgen. Voor meer informatie over dit scherm kunt u de WTO handleiding raadplegen. Vervolgens wordt het volgende scherm getoond, waarin u wordt gevraagd om de WTS te configureren. U kunt in dit scherm de volgende onderdelen configureren: Roosterperiode: Hier kunt u instellen of u plant in weken of in maanden. Hierbij is het belangrijk te weten dat de tellers die in de WTS worden bijgehouden ook in weken of maanden zullen worden geteld, afhankelijk van uw selectie. Start van de week: Hiermee kunt u instellen op welke dag de weken dienen te beginnen. Startdatum van het eerste jaarrooster: Met deze selectie stelt u in vanaf wanneer u uw eerste jaarrooster wilt inplannen. Startdatum van de eerste roosterperiode: Aan de hand van de hierboven gemaakte instelling zal deze datum automatisch worden berekend. Working Time Scheduler 8 / 71 Déhora Software

9 LET OP! De configuratie van uw WTS kan maar eenmalig worden gedaan. Indien u een andere configuratie wilt gebruiken voor uw WTS dient u een nieuwe WTS sheet te gebruiken. Na het instellen van deze configuratie wordt u gevraagd om een standaard contract aan te maken. Dit contract zal bij het aanmaken van nieuwe medewerkers automatisch worden toegewezen. Het standaard contract kunt u op een later moment nog wijzigen. Meer informatie over de contracten is verderop in de handleiding opgenomen. Vervolgens dient u het wachtwoord van de applicatie beheerder in te stellen. Dit wachtwoord wordt gebruikt voor toegang tot bepaalde cruciale instellingen binnen de WTS. Working Time Scheduler 9 / 71 Déhora Software

10 Nadat u dit wachtwoord heeft ingesteld, wordt u gevraagd of u gebruik wilt maken van autorisatie. Nee worden geactiveerd of gedeactiveerd. Meer informatie over autorisatie is verderop in deze handleiding te vinden. Working Time Scheduler 10 / 71 Déhora Software

11 4.3. Overzicht licentie op extra modules De modules Online Tellers Import Export, Import gewerkte uren Rooster publiceren kunnen optioneel aangeschaft zijn. Deze modules zijn via het menu te bereiken. Indien deze modules niet tot uw licentie behoren, dan verschijnt hierover de volgende melding. Working Time Scheduler 11 / 71 Déhora Software

12 4.4. Rapportage De huidige roostergegevens kunnen worden gerapporteerd via de module Working Time Reports (WTR). Hierbij wordt het huidige rooster eerst geëvalueerd en wordt vervolgens het resultaat getoond in de WTR. Om een rapportage te maken volgt u de volgende stappen: Menu Geplande uren Gewerkte uren beeld: Evaluren Report wizard invoerschermen kunt u de gewenste evaluatie laten uitvoeren. Volgende Volgende medewerkers selecteren die u wilt evalueren. Working Time Scheduler 12 / 71 Déhora Software

13 In het daarop volgende scherm selecteert u vervolgens de gewenste periode, en geeft u aan welk rooster u wilt evalueren. Volgende H WorkingTime Checker verschijnt. Working Time Scheduler 13 / 71 Déhora Software

14 Indien het scherm 'WorkingTime Checker' een groene achtergrondkleur krijgt en vervolgens verdwijnt, dan is de Working Time Reports Zie de WTR handleiding voor een toelichting op het gebruik van deze module Instellen van de rapportage omgeving Tijdens de installatie worden de standaard waardes ingesteld. Deze kunnen worden gewijzigd om een specifieke situatie te ondersteunen. Menu Instellingen WTR selecteren. Ook kunt u in deze tab de locatie van het rapportagebestand selecteren. Zorg er wel voor dat de beoogde gebruiker schrijfrechten heeft voor deze locatie Overzicht mogelijke foutmeldingen Als er een fout optreedt bij de verbinding met de evaluatie venster een rode achtergrondkleur tonen. Probeer het probleem op te lossen aan de hand van de foutmelding die verschijnt in het verbindingsscherm. instellingen. Working Time Scheduler 14 / 71 Déhora Software

15 Wanneer de evaluatie niet gelukt is kunt u een van de volgende foutmeldingen krijgen: - ERR_PASSWORD_INVALID Probeer in te loggen met het juiste wachtwoord. Controleer eventueel de Caps Lock instelling. - XML path not found - The file <naam, locatie bestand> does not exist - Input file is not present Locatie uitvoerb Controleer of de gebruiker schrijfrechten heeft op deze locatie. - wtereports.exe is not found. Locatie door te bladeren naar de locatie van het WTR.exe bestand. - Evaluation went wrong - SOAP function 'configureevaluators' did not return a result - SOAP function 'evaluateschedule' did not return a result - ERR_SERVER_CONNECTION_FAILED - Overige foutmeldingen Neem contact op met de WTO helpdesk. Working Time Scheduler 15 / 71 Déhora Software

16 4.7. Opslaan van de WTS werkmap Nadat u de WTS heeft opgestart en roostergegevens heeft ingevoerd in de werkmap van de WTS, kunt u op elk moment het bestand opslaan. U gaat daarvoor naar de menubalk en klikt op 'Bestand' - 'Opslaan' als u het bestand wilt opslaan. Indien u de werkmap onder een andere naam wilt opslaan, gaat u daarvoor naar de menubalk en klikt u op 'Bestand' - ' ' en selecteer de gewenste map (links boven) waarin u de werkmap wilt bewaren. Voer een bestandsnaam in en klik op 'Opslaan', zoals in het onderstaande scherm getoond Demobestand in de Working Time Scheduler Nadat de WTS voor het eerst wordt opgestart verschijnen er enkele roostervoorbeelden in beeld. Het is goed mogelijk om met dit demobestand te oefenen en te testen. Neem even de tijd en loop deze handleiding goed door om alle functionaliteiten volledig te benutten. Working Time Scheduler 16 / 71 Déhora Software

17 Het demobestand kan worden verwijderd via het 'Menu' en 'Instellingen' en de knop 'Reset WTS'. Ook is het op deze manier mogelijk om het demobestand opnieuw te laten instellen. Let hierbij wel op, alle bestaande medewerkers, diensten, afwezigheden en roostergegevens worden eerst verwijderd! LET OP! Bij 'Knippen' van gegevens gaan gegevens verloren, zoals de celeigenschappen in de betreffende cel. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk om altijd te werken met 'Kopiëren' en 'Plakken' in de WTS en WTE modules. Om de inhoud uit de gekopieerde cel te wissen, kan met de rechtermuisknop op de cel worden geklikt en in het snelmenu dat verschijnt voor 'Inhoud wissen' worden gekozen. LET OP! Het is niet mogelijk een werkblad toe te voegen of te verwijderen. Working Time Scheduler 17 / 71 Déhora Software

18 5. INFORMATIE EN HELP Klik in het menu op de knop 'Instellingen' en laatste tab 'Over', waarna u in het volgende scherm komt. Hier staan de contactgegevens van Déhora vermeld. Ook vindt u hier het versienummer van WTS die u in gebruik heeft en onderaan staan de licentiegegevens en de optie om de licentie te verlengen. LET OP! WTS is een planinstrument voor het vervaardigen van periode-, of basisroosters, rekening houdend met contracturen van medewerkers en de capaciteit vraag van diensten. Ook kunt u alle wijzigingen als gevolg van langer en korter werken, oproepen, gerealiseerde uren, kortdurende afwezigheid en dienstruilingen uitvoeren, oftewel, het roosterbeheer. Tijdens alle stappen van het roosterproces kunnen roosterevaluaties op wet- en regelgeving worden uitgevoerd. Op basis van de resultaten kunnen daarna de roosters worden aangepast en verder geoptimaliseerd. Van daaruit kan WTR vervolgens de gewenste rapporten afdrukken Meld een probleem Meld een probleem Hier kunt u selecteren welk soort probleem u krijgt en een omschrijving van het probleem geven. Bij het klikken Versturen automatisch de laatst opgeslagen en de huidige WTS sheets meegestuurd. Working Time Scheduler 18 / 71 Déhora Software

19 U kunt via deze knop ook een vertaalfout rapporteren. Hierbij worden de WTS sheets uiteraard niet meegestuurd. LET OP! Meld een probleem geïnstalleerd en geconfigureerd. Ook dient Outlook opgestart te zijn. Working Time Scheduler 19 / 71 Déhora Software

20 6. KLEUR Wanneer u links bovenaan in het werkblad 'Rooster' Extra informatie treft u de knop Z/W of 'Kleur' aan, waarvan de functionaliteit onderstaand wordt beschreven Kleur Met de knop 'Kleur' kunnen in het rooster de kleuren worden weergegeven welke bij 'Diensten' of 'Afwezigheden' via 'Celeigenschappen ' (op de cel klikken met de rechtermuisknop) zijn ingesteld. Met Z/W verdwijnen deze weer. Working Time Scheduler 20 / 71 Déhora Software

21 6.2. Dag in de WTS markeren als Feestdag Markeer een dag in de WTS als Feestdag door de dag van de week (regel 5) een (willekeurige) kleur te geven. Bij het starten van de WTR en bij Export naar de WTE krijgen alle diensten op die dag een 7. MENU Met de knop 'Menu' komt u in onderstaand scherm terecht, waarin u de verschillende instellingen kunt veranderen en de voorgedefinieerde afdrukken van rooster en tellingen kunt afdrukken. De functies van de verschillende knoppen wordt in de volgende paragrafen behandeld. Working Time Scheduler 21 / 71 Déhora Software

22 7.1. Medewerkers Bij de optie 'Medewerkers' in het menu kunt u de medewerkergegevens inzien, toevoegen, kopiëren, bewerken of verwijderen. (Zie Hoofdstuk 'Invoeren Basisgegevens'). Met de opties 'Omhoog' en 'Omlaag' kunt u de volgorde van medewerkers veranderen en zo bijvoorbeeld medewerkers bij elkaar groeperen of sorteren. Zodra op een van de knoppen wordt geklikt, verandert de volgorde, ook in het rooster wordt de volgorde direct aangepast Diensten Bij de optie 'Diensten' in het menu kunt u de diensten inzien, kopiëren, toevoegen, bewerken of verwijderen (Zie Hoofdstuk 'Invoeren Basisgegevens'). Working Time Scheduler 22 / 71 Déhora Software

23 7.3. Afwezigheden Bij de optie 'Afwezigheden' in het menu kunt u de afwezigheidcodes inzien, kopiëren, toevoegen, bewerken of verwijderen (Zie Hoofdstuk 'Invoeren Basisgegevens') Kwalificaties Kwalificaties toe kunt wijzen. Aan deze kwalificaties kunt u bijvoorbeeld een type toewijzen en verdelen in verschillende niveaus. Als voorbeeld staan de onderstaande kwalificaties ingevoerd. Working Time Scheduler 23 / 71 Déhora Software

24 Kwalificaties geven Contracten Contracten het standaard contract wijzigen, de contracten van medewerkers beheren en de afgesloten uren van een medewerker compenseren. Contracten kunnen contracten aan de medewerker worden toegekend. Wanneer u een nieuw contract toewijst, zal een voortdurend contract automatisch worden beëindigd op het moment dat het nieuwe contract aanvangt. Working Time Scheduler 24 / 71 Déhora Software

25 Voor het compenseren van de contracturen selecteert u de gewenste medewerker en klikt u op Contracturen bewerken t u de gewenste afgesloten periode en klikt u op Bewerken OK 7.6. Afwezigheid Tellers Afwezigheid Tellers eenzelfde manier als bij de contracturen. Working Time Scheduler 25 / 71 Déhora Software

26 7.7. Instellingen Algemeen Bij de optie 'Instellingen' vindt u eerst de tab 'Algemeen' waar u de kleur en taal kunt kiezen. Ook kunt u hier kiezen om 'Titels blokkeren' op te heffen, of juist weer aan te zetten. TIP! In Excel kunt u ook via 'Venster' kiezen voor 'Titelblokkering opheffen' en zelf de plek in het rooster selecteren waar u de blokkering wenst. Het is ook mogelijk om via de optie 'Venster' te kiezen voor 'Splitsing' waarna het rooster wordt opgedeeld en met de schuifbalken ingesteld. Wellicht is dit een instelling om het rooster naar uw wensen te presenteren. Ook is het mogelijk om kolommen en/of regels te verbergen als u deze (tijdelijk) niet nodig heeft. Working Time Scheduler 26 / 71 Déhora Software

27 Op ieder moment kunt u via de knop 'Taal selectie' overschakelen naar een andere taal. Deze knop kunt u vinden in het instellingenscherm, zoals hieronder getoond. Ook is de knop opgenomen in het standaard menu. Er is een groot aantal talen beschikbaar om uit te kiezen. Hebt u kennis van een bepaalde taal en meent u dat de vertaling niet correct is, dan kunt u per (info@workingtimeoffice.nl) ons hierover berichten. Meld een probleem LET OP! Kiest u alleen een andere taal als u deze beheerst! Na het veranderen worden onmiddellijk alle menuknoppen en aanduidingen in het rooster aangepast. Zonder kennis van de taal kan het lastig zijn uw weg door de menu's terug te vinden. Uiteraard worden de roostergegevens die door u zelf zijn ingevoerd, zoals medewerker- en dienstnamen, of afwezigheden niet vertaald! Rooster verschuiven U kunt uw rooster gemakkelijk enkele dagen naar links of rechts verschuiven door middel van de Verschuiven Working Time Scheduler 27 / 71 Déhora Software

28 . Vink de gewenste roosteronderdelen aan en klik een van de twee pijltjesknoppen om de gegevens een dag voor- of achteruit te verplaatsen. Door de optie 'Waarschuw bij overschrijven van rapportages' aan te vinken, worden de rapportages welke onderin het scherm als werkblad worden weergegeven, niet meer overschreven. Standaard worden de rapportage werkbladen automatisch overschreven nadat wijzigingen in het rooster zijn aangebracht, zodra een werkblad word geopend door er op te klikken. Working Time Scheduler 28 / 71 Déhora Software

29 Na het openen van een van de werkbladen wordt in dat geval onderstaande melding getoond: De opti Verberg de info rijen elke medewerker te verbergen. Verminder de contracturen met de volledige aanwezigheidsdienst uren wordt de totale lengte van de aanwezigheidsdienst als geplande uren gerekend. Wanneer deze optie uit staat wordt alleen de normale dienst in de aanwezigheidsdienst als geplande uren gerekend. WTE Onder de tweede tab 'WTE' kunt u instellen naar welk WTE bestand de roosters worden geëxporteerd en verzameld. Indien u de optie 'Automatisch exporteren...' aanvinkt wordt bij het starten van de WTE automatisch de locatie van het exportbestand gebruikt. Indien de locatie van het exportbestand leeg is wordt gekeken of er zich een WTE bestand in de standaard WTE map bevindt, deze wordt dan geselecteerd. Working Time Scheduler 29 / 71 Déhora Software

30 Als de optie 'Automatisch exporteren...' is uitgevinkt of als het ingestelde WTE bestand niet aanwezig is, krijgt u de mogelijkheid om handmatig een WTE bestand te selecteren waarnaar u de gegevens wilt exporteren voor het uitvoeren van een evaluatie. WTE Start rooster naar de WTE exporteren. WTR WTR waar het exportbestand aangemaakt dient te worden. Bij het starten van de WTR worden dan automatisch de geselecteerde locaties gekozen. Working Time Scheduler 30 / 71 Déhora Software

31 de laatst gebruikte gebruikersnaam en wachtwoordcombinatie initieel geselecteerde medewerkers en periode betreffende opties aan te zetten. Import Onder de tab 'Import' kunt u roostergegevens uit andere WTS roosters of uit een ander systeem middels een.csv bestanden importeren in de huidige WTS. Zo kunt u bijvoorbeeld medewerkers, diensten, afwezigheden en/of roosters overnemen/toevoegen vanuit andere bestanden. Importeren kan handig zijn om gegevens uit oudere WTS versies over te nemen in de meest recente WTS versie, of om gegevens uit andere software pakketten gemakkelijk over te nemen. Bij het importeren vanuit een ander WTS bestand kunt u aangeven welke gegevens u wenst te importeren. Het importeren van gegevens uit andere systemen gaat middels het standaard.csv (Comma Separated Values) bestandsformaat en verloopt via enkele stappen. - Maak vanuit uw andere systeem (Salaris, HRM, oud Planpakket) een.csv bestand met daarin de gegevens van uw medewerkers. Maak indien gewenst ook een tweede bestand met de dienstgegevens. Deze bestanden kunnen er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Working Time Scheduler 31 / 71 Déhora Software

32 LET OP! Het is belangrijk dat er voor de eigenschappen van elke medewerker of dienst een aparte regel wordt gebruikt. Elke eigenschap (zoals naam, telefoonnummer, teamnaam, of tijd) dient te worden gescheiden door middel van een puntkomma ( ; ). - Na een druk op de 'Importeer' knop wordt gevraagd om de gegevens van uw medewerkers te importeren. Selecteer het.csv bestand en klik op 'Openen' om verder te gaan. Working Time Scheduler 32 / 71 Déhora Software

33 - Vervolgens verschijnt het ondertaande scherm, met daarin de veldnamen van de in het.csv bestand gevonden medewerkers. De volgorde van de gegevens kan nu worden aangepast door velden met de '<<' < > of '>>' knop te schuiven en zodoende de gegevens in het juiste veld te importeren. Is voor een veld geen data beschikbaar dan blijft dit leeg en wordt er <niet aanwezig> vermeld. Indien er in het.csv bestand extra velden aanwezig zijn die niet kunnen worden geïmporteerd in WTS, kunt u dit veld koppelen aan een <niet importeren> regel. Zodoende wordt dit veld overgeslagen bij het importeren. - Na een druk op de 'OK' toets wordt vervolgens gevraagd om de gegevens van uw diensten te importeren. Selecteer het.csv bestand en klik op 'Openen' om verder te gaan. Working Time Scheduler 33 / 71 Déhora Software

34 De volgorde van de dienstgegevens kunnen op dezelfde wijze worden verschoven om in het juiste veld te worden geïmporteerd. - Hierna wordt de melding getoond dat het importeren succesvol is verlopen. Over In het menu 'Instellingen' is verder de optie 'Over te vinden, welke reeds is eerder is beschreven Autorisatie instellingen Bepaalde delen van de WTS kunnen middels autorisatie worden afgeschermd voor bepaalde Menu Autorisatie instellingen het (tijdens de configuratie) opgegeven applicatiebeheerders wachtwoord om de autorisatie instellingen te wijzigen. Wanneer u bent geautoriseerd als applicatiebeheerder krijgt u het volgende scherm te zien. Working Time Scheduler 34 / 71 Déhora Software

35 Gebruik Autorisatie autorisatie. Onder het kopje Wachtwoorden instellen gebruikers (opnieuw) instellen en kunt u het applicatiebeheerder wachtwoord wijzigen. Autorisatie instellingen Aanbevolen de aanbevolen autorisatie Wissen Herstellen 7.9. Autorisatie Wanneer u gebruik maakt van autorisatie zal bij het openen van de sheet worden gevraagd om u te autoriseren. Hiervoor wordt het volgende scherm getoond. Working Time Scheduler 35 / 71 Déhora Software

36 Na deze autorisatie zal uw gebruikersniveau worden opgeslagen voor deze sessie. Wanneer u vervolgens een actie wilt uitvoeren waarvoor een hoger autorisatieniveau voor vereist is, zult u ditzelfde scherm weer te zien krijgen. Dit dient u iedere keer te doen wanneer u een actie uit wilt voeren waarvoor hogere autorisatie nodig is. U kunt ook uw autorisatieniveau wijzigen door in te Autorisatie voor de sessie en u zult niet meer worden gevraagd om autorisatie voor delen van de WTS waarvoor u voldoende gebruikersrechten heeft. 8. AFDRUKKEN Met de optie 'Afdrukken' in het menu kunt u alle onderdelen van het rooster apart afdrukken op papier om voor rapportage doeleinden te gebruiken. Middels het pijltje in het menu wordt er een keuze aangeboden voor de verschillende rapportage mogelijkheden. Selecteer de gewenste optie en druk op OK om een afdruk te maken Afdrukvoorbeeld De gekozen rapportage wordt in het 'Afdrukvoorbeeld' venster getoond. Diverse instellingen kunnen worden ingesteld, zoals de marges, de pagina-instellingen, zwart/wit of kleur en de printer waarop u wilt afdrukken. Klik vervolgens op 'Afdrukken' om het voorbeeld af te drukken. Working Time Scheduler 36 / 71 Déhora Software

37 LET OP! Het is aan te raden om bij het afdrukken een roosterview van maximaal 4 á 5 weken of 1 maand te hanteren. Wanneer een langere periode wordt afgedrukt zullen de gegevens minder goed leesbaar zijn Afdruk werkbladen Van de roosteronderdelen op het eerste werkblad kunnen niet alleen afdrukken worden gemaakt. Er is ook van elk onderdeel een apart werkblad beschikbaar, waarin alle rooster informatie wordt weergegeven. Deze werkbladen worden direct gesynchroniseerd met het 'Rooster' werkblad, waardoor alle wijzigingen in het rooster onmiddellijk in alle werkbladen worden aangepast. Door op één van de 'Tabs' te klikken onder in het venster van WTS, schakelt u direct over naar dat specifieke onderdeel van het rooster. Automatisch wordt de actuele roosterinformatie getoond. De werkbladen kunnen aangepast worden door delen (kolommen en regels) bijvoorbeeld van bepaalde medewerkers of andere informatie, te verbergen voor het afdrukken. De volgende onderdelen van het rooster zijn als aparte werkbladen beschikbaar: Diensten Rooster Medewerker Rooster Capaciteit Planning Afwezigheid Planning Dienst Uren Diensten Tellers Afwezigheid Uren Afwezigheid Tellers Toont het rooster vanuit de diensten met de geplande medewerkers Toont het rooster vanuit de medewerkers met de geplande diensten Geeft een overzicht van de inzetbehoefte en eventuele tekorten Toont het aantal malen dat medewerkers niet beschikbaar zijn Per dienst wordt hier het totaal aantal diensturen weergegeven Laat het aantal diensten per medewerker zien Per afwezigheid wordt getoond wat het totaal aantal uren is Geeft het aantal maal dat een medewerkers afwezig is Working Time Scheduler 37 / 71 Déhora Software

38 LET OP! Maak een kopie van een door u aangepast werkblad, want zodra u het werkblad verlaat wordt het onmiddellijk weer aangepast door de automatische synchronisatie met het rooster! Maak een kopie van het geselecteerde werkblad in een nieuwe werkmap die u in Excel kunt openen. Deze kan naar eigen inzicht worden aangepast. Vergeet deze niet op te slaan! 9. INVOEREN BASISGEGEVENS 9.1. Medewerkers invoeren Via het 'Menu' en de knop 'Medewerkers' komt u door op 'Nieuw' of op 'Bewerken' te klikken in het venster 'Medewerker' waar u alle gegevens kunt invullen en aanpassen. LET OP! De medewerker ID dient uniek te zijn. Als deze 2 x voorkomt kunt u die uniek maken door bijvoorbeeld een teken of getal toe te voegen aan die medewerker. Working Time Scheduler 38 / 71 Déhora Software

39 In het tabblad 'Dienstverband Contracten 'Contracturen'. Middels de Contracten Contracturen knop kunnen de gewerkte uren worden gecompenseerd. Tijdens het plannen worden de ingeplande diensturen op de contracturen in mindering gebracht. De kolom 'Contract' in het rooster vermeldt het totaal te werken uren voor deze periode, terwijl in de kolom 'Gepland' de uren staan van het totaal aantal ingeroosterde diensturen. Zodra er een dienst op een bepaalde dag wordt ingepland, worden de diensturen direct in mindering gebracht op deze teller. Zo hebt u altijd een inzicht in het nog te werken aantal uren en kunt u overuren en/of leegloopuren voorkomen, wat een flinke besparing op kan leveren. Indien er in het veld 'Telefoonnummer 1e' (tabblad 'Telefoon/ ') een telefoonnummer wordt ingevuld verschijnt dit ook in het rooster, zodat een medewerker zonder zoeken direct kan worden opgebeld. In de kolom '+/- Uren' wordt het saldo van de +/- uren getoond dat de medewerker in alle voorafgaande afgesloten perioden heeft opgebouwd. Deze compensatie-uren worden met de uren in de kolom 'Contract' verrekend. De medewerker kan zo de te veel gewerkte uren in deze periode verminderd krijgen, of juist de te kort gewerkte uren in de nieuwe periode inhalen. Het resterend aantal +/- uren na de geselecteerde periode wordt in de kolom 'Huidige periode saldo' getoond. Dit +/- uren saldo is een optelling van de voorgaande afgesloten periodes en de uren in de Eind saldo - uren saldo dat een medewerker na de Working Time Scheduler 39 / 71 Déhora Software

40 laatst afgesloten periode heeft. Hierbij wordt door middel van een kleurcodering de planner gewaarschuwd voor te veel of te weinig gewerkte uren. Oranje: Te veel uren gepland, overuren! Rood: Dit aantal uren nog in te plannen. Groen: Alle contracturen zijn ingepland Medewerkers Type De ingevulde waardes Kwalificaties worden automatisch in het medewerker venster overgenomen. Deze kwalificatie informatie komt ook via keuzemenu's in het rooster beschikbaar. Op deze manier kunt u gemakkelijk de juiste kwalificaties aan de medewerkers toekennen. Working Time Scheduler 40 / 71 Déhora Software

41 9.3. Medewerkers Vrije velden Naast de kwalificaties staat een informatie kolom. Hier zijn 3 regels vrij naar keuze in te vullen. Deze invoer komt dan terug bij de medewerkers, tabblad 'Types'. Hiermee kan de medewerker verder worden getypeerd om een keuze tijdens het plannen te vergemakkelijken. De informatievelden Kwalificaties Medewerkers kunnen in het venster 'Medewerker' met de knop 'Verwijderen' uit het rooster worden verwijderd. Dupliceren van een medewerker is mogelijk via de knop 'Kopiëren' om extra typewerk te voorkomen Diensten invoeren Via het 'Menu' en de knop 'Diensten' komt u door op 'Nieuw' of op 'Bewerken' te klikken in het venster 'Dienst' waar u alle gegevens kunt invullen en aanpassen. De 'Dienstnaam' wordt in de eerste kolom bij de diensten weergegeven, terwijl de 'Dienstcode' in het rooster wordt getoond. Working Time Scheduler 41 / 71 Déhora Software

42 LET OP! Ook de dienstnamen dienen uniek te zijn in verband met de export van het rooster naar de WTE module. Is dit niet het geval dan geeft de WTE hier een melding van. Als iedere dienst uniek is van naam, dan gaat de export naar de WTE zonder problemen Diensten Type Kwalificaties kunt u verschillende kwalificatie categorieën voor diensten invoeren. Als voorbeeld zijn deze al ingevuld met Kwalificatie1, Kwalificatie2 en Kwalificatie3', echter, deze kunt u geheel naar eigen inzicht aanpassen. Zo kunt u een categorie anders benoemen en daarachter de keuzemogelijkheden invullen die binnen uw bedrijf of instelling voorkomen. Working Time Scheduler 42 / 71 Déhora Software

43 De ingevulde waardes worden automatisch in het diensten venster overgenomen. Deze kwalificatie informatie komt ook via keuzemenu's in het rooster beschikbaar. Working Time Scheduler 43 / 71 Déhora Software

44 9.6. Diensten Vrije velden Ook bij de diensten staat rechts van de kwalificaties een informatie kolom. Hier zijn 3 regels vrij naar keuze in te vullen. Deze invoer komt dan terug bij de diensten, tabblad 'Omschrijving'. Hiermee kan de dienst verder worden getypeerd om een keuze tijdens het plannen te vergemakkelijken. De Kwalificaties voorzien. Diensten kunnen in het venster 'Diensten' met de knop 'Verwijderen' uit het rooster worden verwijderd. Dupliceren van een dienst is mogelijk via de knop 'Kopiëren' om extra typewerk te voorkomen. Working Time Scheduler 44 / 71 Déhora Software

45 9.7. Bijzondere diensten invoeren In het veld 'Dienst categorie' kunt u aangeven of het een normale of bijzondere dienst (Consignatie, Bereikbaarheidsdienst of Aanwezigheidsdienst) is. Een 'Consignatiedienst' is een dienst waarbij men opgeroepen kan worden om onverwachte werkzaamheden uit te voeren. Een 'Aanwezigheidsdienst' ook wel slaapdienst genoemd, is een dienst waarbij men op de arbeidsplaats aanwezig moet zijn, om direct op een spoedoproep te kunnen reageren. Een 'Bereikbaarheidsdienst' is een dienst die alleen binnen de Zorgsector kan worden toegepast. Deze dienst kan maximaal 24 uur duren, waarin de medewerker bereikbaar dient te zijn voor een oproep om arbeid te verrichten. Deze dienst bestaat in de meeste gevallen uit een actief deel (normale dienst) waarop volgt een inactief deel, waarin de medewerker vanuit de 'thuissituatie' (niet werkplek) kan worden opgeroepen voor arbeid. U selecteert dan bij de 'Dienst categorie' de juiste bijzondere dienst. Als u consignatie en bereikbaarheidsdiensten in het rooster opneemt, zullen deze uren niet meegerekend worden als geplande uren, want zolang er geen oproepen plaatsvinden is het gelijk aan rusttijd. Alle bijzondere diensten worden bij export naar de WTE als zodanig herkend. In de WTE kunt u alle gerealiseerde begin- en eindtijden van oproepen toevoegen, indien deze plaatsvinden tijdens consignatie of een bereikbaarheidsdienst. Working Time Scheduler 45 / 71 Déhora Software

46 Voor de invoer van 'Roostervrij' en 'Onbetaald verlof' geldt hetzelfde. Deze 'diensten' hoeven echter geen begin- en eindtijd te hebben, want deze gelden niet als arbeidstijd! Deze diensten worden daardoor niet meegerekend als geplande uren. Om deze reden worden de contracturen ook niet Voor onbetaald verlof waarbij de contracturen wel Bijzonder verlof verderop uitgelegd LET OP! Bij 'Consignatie' wordt geen pauze ingevoerd omdat het om een aaneengesloten periode gaat. Dit wordt gezien als rust. Pas als er tijdens de consignatiedienst een oproep plaatsvindt, gaat de arbeidstijd in. Zie verder de handleiding van de WTE. Bij 'Roostervrij' en 'Onbetaald verlof' kunnen geen begin- en eindtijden worden ingevoerd en er worden dus geen contracturen verrekend. Dit omdat het geen arbeidstijd is, maar eigen tijd van de medewerker. Opgeven van een vaste oproep bij Aanwezigheids- en Bereikbaarheidsdiensten. Bij deze Dienst categorieën verschijnt de regel knop grijs. Working Time Scheduler 46 / 71 Déhora Software

47 9.8. Afwezigheid Invoeren Via het 'Menu' en de knop 'Afwezigheid' komt u door op 'Nieuw' of op 'Bewerken' te klikken in het venster 'Afwezigheid' waar u alle gegevens kunt invullen en aanpassen. In de eerste kolom wordt de 'Afwezigheidcode' weergegeven evenals in het rooster.. Het is (halve) een Dienst hoeft te worden gepland. Hierbij kunt u de arbeids Zodra er een afwezigheid op de licht gele 'Afw' regel wordt geselecteerd uit het keuzemenu, moet de dienst blijven staan vanwege de contracturen berekening, maar onderaan in de capaciteitsplanning valt de dienst open. Er dient een nieuwe medewerker te worden ingepland, of de dienst blijft onbezet. Working Time Scheduler 47 / 71 Déhora Software

48 LET OP! De limiet aan het aantal Diensten/Afwezigheden wordt bepaald door het aantal kolommen dat beschikbaar is in de versie van Excel waarmee u werkt. Elke definitie (van een Dienst of een Afwezigheid) beslaat 1 kolom. In Excel 2003 is het aantal kolommen 256. Er zijn dus ongeveer 120 kolommen beschikbaar voor definities. In latere versies van Excel is het aantal mogelijke kolommen zeer groot, waardoor er in de praktijk met een limiet geen rekening hoeft te worden gehouden.. Working Time Scheduler 48 / 71 Déhora Software

49 10. PLANNEN IN DE WTS Roosterview en planperiode Het WTS werkblad geeft een duidelijk overzicht van elk onderdeel van de planning. Via de schuifbalken kunt u alle onderdelen van het roosterwerkblad bekijken en sommige onderdelen ook direct bewerken. Wanneer u voor de eerste keer de WTS opstart krijgt u de vraag of u een roosterperiode van weken of maanden wilt gebruiken. Afhankelijk van uw roosterperiode heeft u een roosterview van enkele weken (maximaal 13) of maanden (maximaal 3). De lengte van uw roosterview kunt u op elk gewenst moment aanpassen via de knop Periode uw periode aanpassen. De weeknummers en datums zullen worden bijgewerkt na het verlaten van het Menu. U kunt uw roosterview een week/maand < > linksboven in de sheet. U kunt ook << >>. Met deze knoppen verschuift u direct de gehele viewlengte. In de WTS kunt u voor een in principe oneindige periode vooruit plannen, zelfs buiten uw roosterview. De geplande uren worden opgeslagen op een verborgen tabblad. Zodra u de roosterview verschuift wordt deze gesynchroniseerd met het verborgen tabblad en wordt zo de juiste roosterview getoond. Working Time Scheduler 49 / 71 Déhora Software

50 10.2. Medewerker rooster In het rooster staan aan de linkerzijde de namen van de medewerkers met daarnaast in de kolomen informatie betreffende een ploegen- of teamindeling. Daarnaast staan de gegevens van de door u ingestelde 'Type' (kwalificaties en vrij invoer), waarmee u bij het plannen rekening kunt houden. Tijdens het plannen worden ook actueel de resterende contracturen berekend. Vervolgens kan er via de keuzemenu's bij een medewerker een dienst worden ingepland. In de grijze balk worden allerlei tellers bijgehouden, van bijvoorbeeld het totaal aantal te werken uren, het totaal aantal geplande uren en de nog resterende uren. Ook een dagtotaal is te zien. Er kunnen per dag twee diensten worden ingepland, in de D1 en D2 velden. Zo kan er bijvoorbeeld in D1 een Ochtenddienst staan en in D2 een Nachtdienst welke op dezelfde dag begint. Na het exporteren naar de WTE wordt deze combinatie als dubbele dienst met een plusteken (bijv. O+N) weergegeven. Op de lichtgele regel kan de afwezigheid worden gepland. U kunt bij de afwezigheid aangeven of deze voor de bij D1 geplande dienst geldt, of voor de D2 dienst en voor beiden kan ook. Ook een combinatie van een Aanwezigheidsdienst of Bereikbaarheidsdienst met daarin een Normale dienst worden als dubbele diensten in de WTE weergegeven. In de WTE dient bij deze combinatie het plusteken te worden vervangen door het '&' teken. Dit kan eenvoudig door de combinatie via de 'Zoek' en 'Vervang' functie van Excel te gebruiken. Working Time Scheduler 50 / 71 Déhora Software

51 10.3. Regels Info1 en Info2: WTE-parameters Een WTE parameter is een toelichting op een dienst. Om bijvoorbeeld in WTE te registreren dat - - TIP! Als er op een bepaalde dag bij een medewerker iets genoteerd moet worden, kunt u met de rechtermuisknop kiezen voor 'Opmerking invoegen'. Als u een opmerking heeft ingevoerd wordt dit kenbaar gemaakt door een rood hoekje rechts bovenin de cel. Working Time Scheduler 51 / 71 Déhora Software

52 Regels Info1 en Info2 verbergen/tonen Via het menu Instellingen, tab algemeen kunt u opgeven dat de regels Info1 en Info2 niet getoond hoeven te worden. Working Time Scheduler 52 / 71 Déhora Software

53 10.4. Capaciteitsplanning Dit onderdeel van de WTS geeft een capaciteitsoverzicht weer van de geplande diensten. Het overzicht geeft een goed beeld van een te kort of te veel aan gepland/benodigd personeel. Bovenin wordt voor een snelle indicatie de 'Dienst totalen' getoond, daaronder per dienst. Per dag kan bij 'Gevraagd' het gewenste aantal medewerkers worden ingevuld dat nodig is voor het uitvoeren van de dienst. Zodra een medewerker in het rooster wordt ingepland, zal dit bij 'Gepland' worden getoond en op het gevraagde aantal in mindering gebracht en bij 'Verschil' worden berekend. Wordt voldaan aan de vraag dan wordt cel op groen ingesteld, zijn er teveel medewerkers ingepland dan wordt oranje weergegeven. Zijn er echter te weinig mensen ingepland, dan wordt dit ter signalering in rood weergegeven. Working Time Scheduler 53 / 71 Déhora Software

54 10.5. Afwezigheid Planning Dit onderdeel functioneert hetzelfde als de Capaciteitsplanning. Bovenin wordt voor een snelle indicatie de 'Afwezigheid totalen' getoond, daaronder per afwezigheid. Per dag kan bij 'Maximaal' het aantal medewerkers worden ingevuld dat afwezig zou mogen zijn. Dit is vooral handig om een vakantieplanning te beheren. Zodra een afwezigheid in het rooster wordt ingevoerd, wordt deze op het maximaal aantal in mindering gebracht en bij 'Verschil' berekend. Working Time Scheduler 54 / 71 Déhora Software

55 11. TELLERS Diensten Uren Rechts van de 'Capaciteit Planning' staat het 'Diensten Uren' overzicht, met daarin het totaal uren per dienst zoals deze ingepland staan. Het geeft direct inzicht in hoeveel er per dienst gewerkt zal worden in dit basisrooster. Bovenaan staan begin- en eindtijden van de dienst en onderaan de pauzeduur. Daaronder staat de dienstnaam met de ingestelde kleuren. De duur van dienst wordt ook vermeld. Ter indicatie van de diensten kunnen er kleuren worden ingesteld. Door in het rooster op de 'Dienstnaam' met de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Celeigenschappen ' kunt u via de tab 'Opvulling' de gewenste kleur instellen. De gekozen kleuren worden in het rooster weergegeven en kunnen met de knop 'Kleur' - 'Z/W' worden getoond en verwijderd. Kleuren kunnen ook worden gebruikt om de diensten in kolom A te kenmerken. Dit kan door er met de rechtermuisknop op te klikken kies dan 'Celeigenschappen ' waarna via de tab 'Opvulling' de kleur kan worden gekozen. Zo kan een kleur ook gebruikt worden om bijvoorbeeld een blokkering aan te geven. Working Time Scheduler 55 / 71 Déhora Software

56 11.2. Afwezigheid Uren Rechts van de 'Afwezigheid Planning' staat het 'Afwezigheid Uren' overzicht, met daarin het totaal aantal uren per afwezigheid zoals deze zijn ingepland. Het geeft direct inzicht in hoeveel uren er per afwezigheid in dit basisrooster voorkomen. Per afwezigheid kan worden aangegeven of het om een afwezigheid voor de gehele dag gaat. Dit kan door bij de 'Afwezigheid instellingen' te kiezen voor D1 én D2. Heeft u in het rooster op een dag twee diensten ingeroosterd, dan vallen beide diensten open zodra u deze afwezigheid ingepland heeft. U kunt deze diensten dan bij andere wél beschikbare medewerkers inplannen. Working Time Scheduler 56 / 71 Déhora Software

57 Een medewerker kan ook voor één van mogelijke twee diensten afwezig worden gepland. Kies dan voor een afwezigheid met D1 als instelling, dan valt alleen de eerste dienst open. Alleen aan deze dienst kan dan ter vervanging een andere medewerker worden toegewezen. Bij een eventuele tweede ingeplande dienst kan dit uiteraard ook, door bij een afwezigheid de code D2 toe te wijzen. De code instellingen zijn in het bovenstaande deel van het rooster direct zichtbaar. TIP! Ook een 'Afwezigheid' kan van een kleur worden voorzien, ter herkenning in het rooster. Working Time Scheduler 57 / 71 Déhora Software

58 11.3. Diensten en Afwezigheid Tellers Rechts van het 'Medewerker Roosters' staat het 'Diensten telleroverzichten', met daarin het totaal aantal opkomsten per dienst, zoals deze zijn ingepland. Het geeft direct inzicht in hoeveel keer een medewerker naar de werklocaties moet komen en dus reistijd- en reiskosten maakt. Als andere medewerkers minder opkomsten hebben, kan dat een reden zijn om dit te optimaliseren. Naast het diensten telleroverzicht treft u de tabel aan met het 'Afwezigheid telleroverzicht', met daarin het aantal malen dat een medewerker afwezig is gepland. Dit geeft direct inzicht in hoe vaak een medewerker staat ingepland voor bijvoorbeeld opgenomen vakantiedagen. 12. GEWERKTE UREN De WTE functionaliteit is voor groot deel geïntegreerd in de WTS. Hiervoor is een aparte module aangemaakt. Dit heeft als grote voordeel dat u de gewerkte uren in de WTS kan invoeren zonder de WTE te openen Invoeren gewerkte uren module is toegevoegd aan uw licentie. In dit tabblad kunnen de gewerkte uren worden ingevoerd. Working Time Scheduler 58 / 71 Déhora Software

59 uren in het lichtgele vlak: Vervolgens kunnen de uren worden gekopieerd van gepland naar gewerkte uren (wat nu nog blauw is). Dit kan middels het oproepen van onderstaand menu door op diverse velden binnen het gewerkte rooster dubbel te klikken met de linkermuis knop.. Het is mogelijk om deze knoppen te activeren per cel of per dag. Het oproepen van dit menu kan dus op verschillende plaatsen binnen deze sheet, namelijk: - Klik op een cel bij gewerkte uren (binnen het rooster): alleen dan worden de taken van de knoppen alleen voor deze cel uitgevoerd - Klik op een cel boven het rooster ter hoogte van de tijdlijn: dan worden de taken uitgevoerd voor alle medewerkers op de betreffende datum. Working Time Scheduler 59 / 71 Déhora Software

60 Met bovenstaand menu kan het geplande rooster worden gekopieerd naar de gewerkte uren. (knop Dag kopiëren Week kopiëren Maand kopiëren ), de uren krijgen dan de kleur geel, net als de kopië uren gelijkgesteld aan de geplande uren. Vervolgens kunnen de gewerkte tijden worden aangepast Dag bewerken dan krijgen gewenste dagen worden gewijzigd in gerealiseerde uren. Als deze uren defi Week afsluiten Maand afsluiten. meer worden aangepast of verwijderd. Alle weken kunnen ook weer worden heropend ( Heropenen rooster ). Working Time Scheduler 60 / 71 Déhora Software

61 De functies van bovenstaande knoppen worden in de volgende afbeelding nog even aangeduid. Samenvatting van de kleuren die bij de gewerkte uren worden weergegeven: Blauw: Er zijn nog geen geplande uren gekopieerd naar de gerealiseerde uren. Geel: De geplande uren zijn gekopieerd naar de gewerkte uren. Oranje: De gewerkte uren zijn gewijzigd ten opzichte van de gepland uren. Groen: De gewerkte uren zijn afgesloten kunnen (in principe) niet worden gewijzigd. Dag kopiëren Week kopiëren / Maand kopiëren verschijnt het volgende scherm: Working Time Scheduler 61 / 71 Déhora Software

62 Bovenaan V medewerker en de datum waarvoor het geldt: In dit scherm zijn de volgende velden actief (zowel bij dagdeel 1 en dagdeel 2): Huidige celwaarde: hierin staan de huidige gewerkte uren. Vervang door: dit zijn de geplande uren die zijn ingegeven en worden gekopieerd naar de gewerkte uren. Daarmee worden dus de gewerkte uren eventueel vervangen. Onderaan in dit scherm staan een aantal knoppen met de volgende functies: Ja altijd ë uitgevoerd, zonder dat voor iedere cel een akkoord wordt gevraagd. Ja = ja de uren worden gekopieerd Nee geldt logischerwijs het omgekeerde! A diensttijden en eventueel dienstinformatie (zoals kwalificaties) in te staan, zoals hieronder weergegeven: Working Time Scheduler 62 / 71 Déhora Software

63 Als de uren zijn gekopieerd, dan kun je direct overgaan tot realiseren van de uren. Dat wil zeggen het wijzigen van de geplande uren in gewerkte/gerealiseerde uren. Klik hiervoor op Dag bewerken en dan verschijnt het volgende scherm: Bovenaan in het eerste blok staan de volgende velden: Datum: selecteer de datum van te wijzigen uren (eventueel met pijl vooruit en achteruit) Naam medewerker: ook hier kan de medewerker worden geselecteerd op dezelfde wijze. Working Time Scheduler 63 / 71 Déhora Software

64 Diensten kopiëren: de dienst van de geplande uren worden gekopieerd naar de gewerkte uren Uren verwijderen: de uren die zijn gewerkt worden verwijderd. Uren blokkeren: na invoeren van wijzigingen kan direct de uren worden geblokkeerd (kleur groen) Gewerkte uren kunnen daadwerkelijk de gewerkte tijden, type dienst, pauzes en extra informatie (zoals cursus) worden ingevoerd. Dit kan voor dagdeel 1 en dagdeel 2. Dit kan als volgt: Dienst categorie: kies hier de soort dienst die van toepassing is ( Normale dienst ) Werktijden: vul hier de gerealiseerde begin- en eindtijden in. Pauzes: klik op de [+] om de pauzes uit te klappen. U kunt ook op het grijze vlak klikken. Daarna kunnen de gerealiseerde pauzetijden en soort pauze worden ingevoerd. Afwezigheden: klik op het vlak van afwezigheden om uit te klappen en voer daar indien gewenst verlof en ziekte in. Er kan worden gekozen voor volledige afwezigheid (dus de hele dienst) of een gedeelte van de dienst. In dit laatste geval dienen de begin- en eindtijd te worden ingevoerd. Extra informatie geplaatst in de WTE. Als de uren zijn hieronder weergegeven: Let op: Menu Periode afsluiten Working Time Scheduler 64 / 71 Déhora Software